Productencatalogus Basispakket

Transcriptie

1 Productencatalogus 2016 pakket Maart 2016

2 Inhoudsopgave basispakket productencatalogus 2016 Advies & ondersteuning Strategie & beleid: 1. Advisering financiële & business control 2. Beleidsadvisering 3. HR-planning 4. HR-advies 5. Klant(tevredenheids)onderzoek 6. Kwaliteitszorg 7. Marketing DNB Huisvesting: 8. (Her)inrichting, verbouw en nieuwe concepten 9. (Technisch) onderhoud gebouwen Algemene Zaken/Bevoorrading 10. Bevoorrading vestigingen Collectie: aanschaf, verwerking & beheer en roulatie Collectieaanschaf: 11. Provinciaal collectioneren Collectieverwerking en beheer: 12. Bestelcoördinatie en plankklaar afleveren 13. Titelbeheer centrale catalogus - standaard Roulatie: 14. Samenwerkingscollectie Communicatie Communicatie: 15. Communicatie Repro & Vormgeving: 16. Repro 17. Vormgeving en DTP Digitale Bibliotheek Drenthe 18. BicatWise 19. G!ds 20. Ondersteuning e-content 21. Websites bibliotheken 22. Webbeheer bibliotheeksites, site Biblionet Drenthe & intranet Educatie 23. Boekstart en dbos: initiatie, voorbereiding en implementatie 24. Educatieve dienstverlening 2

3 Financiën Control: 25. Begroting, jaarrekening en rapportages Financiële administratie: 26. Centrale inkoop 27. Crediteurenproces 28. Debiteurenproces 29. Proces kas, bank, giro 30. Verzekeringen Managementinformatie: 31. Managementinfo/statistiek Salarisadministratie: 32. Salarisadministratie Klantenadministratie: 33. Klantenadministratie ICT 34. Bibliotheekautomatisering 35. Cursusomgeving 36. Skype for Business 37. Werkplekservice 38. Wifi standaard 39. Zelfservice Leenverkeer 40. IBL 41. Onderling leenverkeer Drentse bibliotheken Secretariaat 42. Standaard secretariële ondersteuning 43. Vergaderfaciliteiten en apparatuur Werkgeverschap 44. Arbo en verzuimbegeleiding 45. Cao en arbeidsvoorwaarden 46. Functiewaardering 47. HR-gesprekscyclus 48. Invallerscoördinatie 49. Medewerkerstevredenheidsonderzoek 50. Ontwikkeling en opleiding 51. Personeelsadministratie 52. Werving en selectie 3

4 Voorwoord Tot 2012 had de productencatalogus een min of meer zelfstandige status. Sindsdien is deze gekoppeld aan de overeenkomst van dienstverlening (OvD) tussen Biblionet Drenthe en de bibliotheekstichtingen van Drenthe die onder het werkgeverschap van Biblionet vallen. In 2015 hebben zich twee belangrijke wijzigingen voorgedaan: 1. Biblionet Drenthe kent per 1 januari 2015 een nieuw bestuursmodel, waarin wordt voorzien in een fusie van Biblionet Drenthe en 9 bibliotheekstichtingen. De bibliotheken van Aa en Hunze en Borger-Odoorn zijn al volledig opgegaan in de nieuwe stichting. De besturen van Coevorden, De Wolden, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld volgen zo spoedig mogelijk daarna. Op grond van deze fusie wordt op dit moment gewerkt aan een nieuwe uitvoeringsovereenkomst, die in nauw overleg met de gemeenten wordt opgesteld. 2. De provincie heeft besloten de provinciale subsidie te herverdelen: ze heeft minder geld over (in 2016: , was in 2015: ) voor de ondersteunende taken en verlegt dat naar de wettelijke taken. In 2016 wordt deze verlegging door de provincie gecompenseerd. Het beleid van de provincie t.a.v. de subsidiëring van de ondersteunende taken voor 2017 is nog niet bekend. Deze twee wijzigingen maken het noodzakelijk kritisch te (blijven) kijken naar de geleverde diensten en producten en de betaalbaarheid ervan. Voor vragen over de productencatalogus als geheel kunt u terecht bij de bibliotheekmanager, voor inhoudelijke informatie over de producten bij de functionarissen die bij de producten staan vermeld. H. G. van der Werf, Directeur Biblionet Drenthe Maart

5 Advies & ondersteuning; strategie & beleid 1. Advisering financiële en business control Doelgroep Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. Doel Het ondersteunen van het management bij het planning- en controlproces, alsmede het gericht houden van de onderneming op zijn (strategische) ondernemingsdoelstellingen. Proactieve advisering ten aanzien van business opportunities. Omschrijving De advisering en ondersteuning die zich beperkt tot het huidige planning- en controlproces van Biblionet, zijn gekwalificeerd als basis dienstverlening. Bij advisering en ondersteuning die zich richt op nieuwe (business) concepten of projecten is er sprake van een plusdienst met een verrekening op basis van de kostprijs. De advisering zal zich vooral richten op het strategisch en tactisch niveau. De advisering en ondersteuning kan betrekking hebben op: - De inrichting van een planning- en controlproces. - Investeringen. - De uitwerking van businessconcepten en -plannen. - De ontwikkeling naar ondernemerschap en marktconformiteit. - Het juridisch vlak, fiscaliteit, treasury, administratieve organisatie en interne controles. Leveringsgaranties van de opdrachtnemer Bij de grotere opdrachten zal schriftelijk worden vastgelegd aan welke eisen het gewenste advies moet voldoen. Ook zal een datum van oplevering afgestemd worden. Voorwaarden aan de afnemer - Duidelijkheid over het gewenste advies. - Afbakening van de ondersteuning. Contactinformatie Controller: Eindverantwoordelijk Directeur:

6 Advies & ondersteuning; strategie & beleid 2. Beleidsadvisering Doelgroep Bibliotheekmanagers. Doel Beleidsmatige ondersteuning bij bibliotheekinhoudelijke kwesties. Omschrijving Voor bibliotheekinhoudelijke adviezen kan een beroep worden gedaan op de beleidsmedewerker. Zijn taak is het adviesvraag helder te krijgen en vervolgens te bepalen waar deze vraag binnen de organisatie thuis hoort. Naast zijn (eventueel) eigen aandeel heeft hij de taak van spelverdeler en procesbewaker. Bij afdelingsoverschrijdende adviesvragen en voor het maatwerkadvies betrekt de beleidsmedewerker diverse deskundige medewerkers uit de organisatie erbij. Voorbeelden: maken van een beleidsplan; advisering inzake Brede School-ontwikkelingen, enz. Leveringsgaranties van de opdrachtnemer De beleidsmedewerker komt een termijn en datum overeen met de desbetreffende manager voor de oplevering van het advies. De beleidsmedewerker checkt na oplevering of het aan de vooraf afgesproken verwachtingen voldoet. Voorwaarden aan de afnemer De bibliotheekmanager omschrijft zo duidelijk mogelijk de opdracht inclusief de verwachte resultaten. Bijzonderheden Een adviesvraag die voor alle bibliotheken geldt, is een basisproduct. Een adviesvraag die op één bibliotheek van toepassing is, is een plusproduct. Voorbeeld: schrijven van beleid voor ouderen > basisproduct; het schrijven van een beleidsplan voor een bibliotheek > plusproduct. Contactinformatie Beleidsmedewerker: Eindverantwoordelijk Directeur:

7 Advies & ondersteuning; strategie & beleid 3. HR-planning: borging en inbedding van HR-beleid Doelgroep Managers, Ondernemersraad, Raad van Bestuur. Doel Adviseren en ondersteunen bij de realisatie van de doelen uit het strategisch plan Drents Netwerk Bibliotheken. Omschrijving Het verbinden van strategie, inhoud, proces, organisatiestructuur met HR-visie (cultuur) en HR-beleid. Adviseren en ondersteunen bij gezamenlijke veranderingsvraagstukken. Het ontwikkelen van leiderschap. Het ontwikkelen van een lerende organisatie. Leveringsgaranties van de opdrachtnemer Jaarlijks wordt in overleg met de doelgroepen en in afstemming met de afdeling P&O een HRplanning gemaakt. Dan worden ook SMART afspraken over de leveringsgaranties gemaakt, afhankelijk van doelstellingen en te behalen resultaten en beschikbare middelen. Voorwaarden aan de afnemer Actieve deelname aan portefeuille-overleg HRM. Managers zijn zich bewust van belang van hun leiderschap inzake de ontwikkeling van de organisatie. Contactinformatie HR-manager: Eindverantwoordelijk Directeur:

8 Advies & ondersteuning; strategie & beleid 4. HR-advies Doelgroep Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. Doel Het ondersteunen van het management bij ontwikkelingsvraagstukken m.b.t. personeel en/of organisatie. Omschrijving Gevraagd en ongevraagd advies geven m.b.t. kleinere (ter indicatie: minder dan 4 uur tijdsbesteding), bijvoorbeeld: - Structureel kwartaalgesprekken voeren met de managers, over zaken als: re-integratie medewerker (ondersteunen casemanager bij gespreksvoering en re-integratie). - HR-gesprekscyclus (analyse van de uitkomsten en opvallende zaken benoemen en adviseren omtrent door- of uitstroom van hoogscoorders en laagscoorders. - Leer- en opleidingsvraagstukken (bijvoorbeeld vestigingsleider ondersteunen in voeren gesprek). - Lokale personeelsplannen (feedback geven op reeds ontwikkeld plan). - Individuele vraagstukken (coaching of begeleiding medewerkers). - Instroom, doorstroom en/of uitstroom vraagstukken. - Gezamenlijke knelpunten van managers inventariseren, en eventueel ondersteuning faciliteren. Leveringsgaranties van de opdrachtnemer In onderling overleg vast te stellen, voorzien van een realistische tijdsplanning. Bijzonderheden Dit product is in ontwikkeling. Voor grotere, complexere adviesvraagstukken geldt een maatwerktraject (pluspakket) en/of strategisch HRM-advies. Contactinformatie Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel Eindverantwoordelijk Manager Financiën en P&O:

9 Communicatie 5. Klant(tevredenheids)onderzoek (KTO) Bibliotheken. De dienstverlening van de bibliotheek is optimaal afgestemd op de wensen van de klant. Middels onderzoek krijgt de bibliotheek een representatief beeld van klantgedrag en mate van klanttevredenheid m.b.t. collectie, dienstverlening, huisvesting, personeel etc. Het KTO is van belang in het kader van de INK-cyclus en certificering. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de basisbibliotheken. De termijnen en wijze waarop het onderzoek plaatsvindt zijn mede afhankelijk van de eisen m.b.t. certificering. Van belang is dat de bibliotheek regelmatig een representatief beeld krijgt van klantgedrag en de mate van klanttevredenheid en dat de bibliotheekorganisatie er ook daadwerkelijk iets mee kan doen. M.i.v nemen de Drentse bibliotheken deel aan BiebPanel met twee panels (stad en platteland). Biebpanel behandelt in 2015 de volgende thema s: Ontmoetingsfunctie van de bibliotheek (maart) Maatschappelijke aarde (juni) Communicatie (september) Nader te bepalen (december) Leveringsgaranties van de opdrachtnemer Vier keer per jaar een onderzoeksrapport met onderwerpspecifieke aanbevelingen voor de bibliotheek. Een goedgekeurd alternatief voor het standaard KTO. Frequent actuele inzichten in de motieven en wensen van klant(groepen). Structureel inzicht in de mening van onze klanten. Loyaliteitsinstrument richting de bibliotheekleden. Toegang tot het BiebPanel Dashboard voor aanvullende analyses en onderzoeksresultaten. Infographic van de resultaten van elk BiebPanel-onderzoek. Mogelijkheid tot benchmarken van resultaten Kennisdeling met deelnemende bibliotheken Biblionet neemt de bibliotheek werk uit handen door als tussenpersoon te fungeren naar ProBiblio Uitvoering van evt. verbeterplannen op basis van de onderzoeksresultaten is de verantwoordelijkheid van de bibliotheekmanager/-directeur. Bijzonderheden: - De prijs, zijnde de kosten van het onderzoek door ProBiblio, wordt jaarlijks vastgesteld op basis van het aantal deelnemende bibliotheekvestigingen. - Kleinschalig onderzoek kan door Biblionet in overleg - m.b.v. NetQ worden uitgevoerd. Beleidsmedewerker: Beleidsmedewerker:

10 Advies & ondersteuning; strategie en beleid 6. Kwaliteitszorg Doelgroep Bibliotheek- en afdelingsmanagers. Doel Er voor zorg dragen dat het Drents Netwerk Bibliotheken als organisatie kwalitatief op een hoger plan komt. Er voor zorgen dat de bibliotheken en Biblionet Drenthe als netwerk gecertificeerd worden in Omschrijving Op brancheniveau is vastgelegd dat bibliotheken werken met de brancheformule kwaliteitszorg een afspraak die door de VNG wordt ondersteund. Hierin is o.a. opgenomen dat bibliotheken het INKsturingsmodel voor hun organisatie toepassen. Er is een set normen vastgesteld met daarbij behorende eisen. Onafhankelijke auditoren stellen vervolgens vast of de bibliotheekorganisatie voldoet aan de normeisen en al dan niet gecertificeerd kan worden. Maar kwaliteitszorg omvat meer dan alleen certificering; het raakt alle facetten van de organisatie. Doel is om de organisatie kwalitatief op een hoger plan te krijgen (in INK-termen: van fase 1: activiteit georiënteerd naar fase 5: excelleren en transformeren). Belangrijke onderdelen zijn: Er voor te zorgen dat de bedrijfsvoering aansluit bij de steeds veranderende eisen en verwachtingen van de klant en de eisen die aan een product of dienst worden gesteld. Grip krijgen op processen en deze in de gewenste vorm weten te borgen. Concreet betekent dit in nauw overleg en samenwerking met de bibliotheken dat er op grond van de vorige certificeringsronde, de nieuwe positiebepaling en KTO s- verbeterplannen dienen te worden opgesteld. Leveringsgaranties De kwaliteitszorgmedewerker/stuurgroep kwaliteitszorg: zorgt ervoor dat er een gezamenlijke positiebepaling is/komt. analyseert de KTO s en evt. andere onderzoeken. doet voorstellen voor verbeterplannen. coördineert de certificering. Voorwaarden aan de afnemer Bibliotheken erkennen in dezen hun (netwerk)verantwoordelijkheid. Dat betekent dat zij: er zelf voor zorgen dat ze - op basis van een in het najaar overeengekomen planning voor het jaar daarop - regelmatig een representatief beeld krijgen van de klanttevredenheid (KTO, digitaal klantenpanel, enz.), op een dusdanige manier dat je er als bibliotheekorganisatie ook daadwerkelijk iets mee kunt. Actief bijdragen aan de positiebepaling en het opstellen van de verbeterplannen. Bibliotheken zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de verbeterplannen. Contactinformatie Beleidsmedewerker: Eindverantwoordelijk Directeur:

11 Advies & ondersteuning; strategie en beleid 7. Marketing DNB Doelgroep Het Drents Netwerk Bibliotheken (DNB). Doel Beleidsmatige en coördinerende ondersteuning bij de verandering van een intern gerichte organisatie naar een markt- en klantgerichte organisatie. Omschrijving Op het gebied van marketing kan meer kwaliteit en kostenbesparing worden bereikt door samenwerking van het DNB. De marketingmanager geeft hier inhoudelijk invulling aan door: Het schrijven van de gezamenlijke marketingstrategie en het omzetten van de strategie in concrete marketingactiviteiten; De coördinatie van de uitvoering ervan door het Marketing-Communicatieteam (MarCom) Concrete activiteiten zijn: De ontwikkeling van innovatieve marketingconcepten: o doelgroepmarketing op basis van de Wise marketingmodule o businessmarketing (gericht op stakeholders) o bibliotheek als platform voor activiteiten (faciliteren) o vermarkten van e-booksaanbod. Het verzorgen van overleg over de uitvoering van de marketingstrategie. Het uitvoeren van de concrete marketingactiviteiten. Leveringsgaranties van de opdrachtnemer De marketingmanager volgt en bewaakt de Marketingstrategie en het marketingjaarwerkplan voor het lopende jaar conform opdracht van het DNB. Voorwaarden aan de afnemer Het DNB stelt bij het maken van de jaarlijkse begrotingen vooraf aan elk kalenderjaar het gezamenlijke marketingbudget vast. Het gaat hierbij om het marketingbudget dat gebruikt wordt voor de out-of-pocket-kosten voor de uitvoering van de provinciale marketingstrategie. Bijzonderheden De provinciale marketingstrategie kan lokaal worden door vertaald. Hiervoor kan een beroep op de marketingmanager worden gedaan voor advies en begeleiding (pluspakket). Contactinformatie Marketingmanager: Eindverantwoordelijk Directeur:

12 Advies & ondersteuning; huisvesting 8. (Her)inrichting, verbouw en nieuwe concepten Doelgroep Bibliotheekmanagers/vestigingsleiders. Gevraagd en ongevraagd adviseren en ondersteunen van de bibliotheekmanager op het gebied van verbouw, (her)inrichting en (multi)functionele verbreding van de Drentse bibliotheken. De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: - bewaking van het Huisstijlhandboek en handboek Gebouwen DNB. - ondersteuning van de bibliotheekmanager op zijn/haar verzoek- door te participeren in samenwerkingstrajecten m.b.t. (nieuwe) concepten (bijv. MFA s, Brede school, erfgoedpunten, enz.). - initiëren en/of meedenken m.b.t. inrichtingsconcepten. - (financiële) ondersteuning en budgetbewaking bij samenwerkingstrajecten en verbouw- en inrichtingstrajecten: maken van (deel)begrotingen & planning en terugkoppeling naar FA van Biblionet. - het (laten) tekenen van een nieuwe plattegrond. - de bijbehorende interne en desgewenst- externe communicatie m.b.t. de verbouw of herinrichting. - het inkopen van diensten van derden (bijv. ICT, aannemer, verhuizer, schilder, enz.). - het inkopen van meubilair. - Bewaking van de provinciale standaards /huisstijl handboek en handboek gebouwen DNB. - Op basis van separate afspraken, afhankelijk van het project. Oplevering binnen gemandateerd budget. - De desbetreffende manager komt een termijn en datum overeen met de adviseur voor de oplevering van het advies/herinrichting. - De desbetreffende manager maakt afspraken met de adviseur over de mate van autonomie van de adviseur inzake het project of traject. Bijzonderheden: - Herinrichting in de zin van aanpassen aan de tijd en herinrichting volgens het retailconcept behoren tot het basispakket. Marketingmanager Concrete marketingactiviteiten 12

13 Advies & ondersteuning; huisvesting 9. (Technisch) onderhoud gebouwen Bibliotheekmanagers De bibliotheekadviseur draagt zorg voor adequaat onderhoud van de gebouwen. Adviseren van de bibliotheekmanagers m.b.t. het gebouwenonderhoud. Opstellen en (doen) uitvoeren van een meerjarenonderhoudsplan (MOP). Uitvoeren van tussentijdse inspecties en waar nodig aanpassen van het MOP, in overleg met de bibliotheekmanagers. Terugkoppelen naar afdeling Financiën. De bibliotheekadviseur is contactpersoon en opdrachtgever voor de bouwtechnisch adviseur. Het MOP wordt elk jaar geactualiseerd. Waar nodig wordt het beleid m.b.t. de dotatie aan de voorziening onderhoud gebouwen (in overleg) aangepast. Bijzonderheden: Afwijkingen / extra s t.o.v. MOP en verzoeken m.b.t. huurpanden worden apart berekend (pluspakket). Technisch adviseur bibliotheken: Directeur:

14 Algemene zaken/bevoorrading 10. Bevoorrading vestigingen Bibliotheken. Efficiënte levering van bibliotheekbenodigdheden en media vanaf het logistiek plein van Biblionet Drenthe in De Nieuwe Kolk. Standaardbevoorrading van bibliotheekvestigingen: 2 x per week. Uitzonderingen voor 4 vestigingen die 1x per week bevoorraad worden: - Bovensmilde. - Gasselternijveen. - Oosterhesselen. - Schoonoord. Op basis van een vast weekrooster. Zie informatie op intranet. Volgens standaardprocedures (intranet). Bijzonderheden: Voor de zomer- en kerstvakantie wordt een apart rooster gemaakt. Coördinator logistiek: Bevobus: Directeur:

15 Collectie; aanschaf, verwerking & beheer en roulatie 11. Provinciaal collectioneren Doelgroep; Bibliotheken Het faciliteren, adviseren, ondersteunen en uitvoeren van de collectievorming voor alle Drentse bibliotheken. - Wekelijks wordt op basis van de collectieprofielen (ingegeven in de RCB-module) en een persoonlijke toetsing door de collectioneur de aanschaf verzorgd. - De collectioneur bespreekt 2x per jaar met de vestigingsleider de stand van zaken m.b.t. de collectie; de projectleider spreekt 1x per jaar met alle bibliotheekmanagers en directeuren over de collecties/het collectioneren. - De collectioneur draagt zorg voor: Budgetbeheer Collectiebeleids- en werkplan. Analyse RCB. Saneeradviezen. Wekelijks, gekoppeld aan het weekaanbod boeken. De afnemers conformeren zich aan de afspraken zoals deze in het Protocol Provinciaal Collectioneren zijn vastgelegd. Provinciaal collectioneurs: Manager Digitale Bibliotheek:

16 Collectie; aanschaf, verwerking & beheer en roulatie 12. Bestelcoördinatie en plankklaar afleveren Bibliotheken. Coördinatie van de bestellingen en plankklaar afleveren. Het NBD-aanbod wordt beschikbaar gesteld aan de collectioneurs (zie provinciaal collectioneren). De bestelling wordt bij de NBD geplaatst door de afdeling Media. De NBD levert de materialen af in dozen per vestiging. Zodra de dozen worden afgeleverd worden de dozen door Algemene Zaken in de rolcontainer geplaatst en met het eerst volgende transport worden de nieuwe boeken in de vestiging afgeleverd. De collectioneurs hebben negen dagen, waarvan zeven werkdagen om te bestellen. Vervolgens wordt de bestelling geplaatst door de afdeling media bij de NBD. Een werkdag na sluiting van de besteltermijn wordt de bestelling bij de NBD geplaatst en staan de titels als besteld in de catalogus en als geboekt in de budgetmodule. De NBD levert 6 tot 8 weken na bestelling. De vestiging plaatst de nieuwe boeken. Medewerker mediaverwerking: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

17 Collectie; aanschaf, verwerking & beheer en roulatie 13. Titelbeheer centrale catalogus - standaard Bibliotheken. Levering van titelgegevens voor de Bicat-catalogus. Laden van gecontroleerde titels in Bicat, onderhoud thesauri en titelonderhoud. Deze werkzaamheden worden wekelijks uitgevoerd. Bijzonderheden: De bestellingen van de wekelijkse aanbodbestanden worden de dinsdag na afsluiting van het aanbod in de catalogus geladen. Bibliotheken kunnen titels ter catalogisering aanbieden tot een maximum van 200 titels per jaar. Daarboven wordt een apart tarief in rekening gebracht (zie producten plus-pakket). Bibliotheek technisch specialist Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

18 Collectie; aanschaf, verwerking & beheer en roulatie 14. Samenwerkingscollectie Drenthe Bibliotheken. Aanvulling op de lokale collecties door levering van permanent wisselende boeken en dvd s. De samenwerkingscollectie dient zowel de verbreding als de verdieping van de lokale collecties en ondersteunt in het verlichten van de reserveringsdruk van veelgevraagde titels. De permanente wisseling van titels biedt de klant een uitbreiding van het titelaanbod. Een titel blijft een half jaar in het bezit van een vestiging. Wisseling vindt plaats o.b.v. een vastgesteld roulatieschema en a.d.h.v. kastlijsten. Een titel uit de samenwerkingscollectie is herkenbaar aan een plectrumsticker waarop staat: Tijdelijk in deze bibliotheek. De samenwerkingscollectie is van 9 bibliotheken gezamenlijk. Zij dragen 2,5% van hun boekenbudget af t.b.v. de samenwerkingscollectie. Het provinciaal collectieteam zorgt voor de aanschaf. Voor het aantal boeken dat bibliotheken uit de samenwerkingscollectie ontvangen worden de inwoneraantallen van de gemeenten als verdeelsleutel gebruikt. - Elke zes maanden wisselen de exemplaren in de samenwerkingscollectie van bibliotheek. - Na vijf jaar worden de boeken gesaneerd. - Bibliotheken dragen jaarlijks 2,5% bij van hun boekenbudget. - Bibliotheken dienen minimaal eens per week de controlelijst uit te draaien en de boeken van deze lijst op transport zetten naar een volgende vestiging in de route. Bijzonderheden: - De POI draagt bij aan de financiering van de Samenwerkingscollectie - In 2016 wordt het functioneren van de Samenwerkingscollectie geëvalueerd Provinciaal collectioneurs: Manager Digitale Bibliotheek:

19 Communicatie 15. Communicatie Bibliotheken en Biblionet Drenthe Het uitvoeren van werkzaamheden die voortvloeien uit de door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingstrategie en het ondersteunen van de standaard communicatieve uitingen van de bibliotheken en Biblionet Drenthe Het uitvoeren van het communicatieve deel van marketingacties, zoals ledenwerfactie, digitale nieuwsbrieven etc. Afstemming en uitvoering m.b.t. tarieven en prijsbeleid, zoals promotie automatische incasso, nabellen niet-betaalde acceptgiro s etc. Het bedenken en vormgeven van publieksacties t.b.v. het gebruik van de website en onder de aandacht brengen van diensten en producten, zoals de promotie van e-books Het (mede)organiseren van evenementen Advisering Het uitvoeren van standaard communicatieve uitingen zoals: o Het maken van folders, affiches en meegevers over de producten, dienstverlening, tarieven en leenvoorwaarden. o Het redigeren van teksten voor o.m. jaarverslagen en beleidsplannen o Het bewaken gebruik van de huisstijl o Het maken van (digitale) nieuwsbrieven voor verschillende doelgroepen o Het schrijven van persberichten. Conform het door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingplan Conform standaard- of overeengekomen termijnen de afnemer is verantwoordelijk voor de aanlevering van en de controle op de juistheid van de content de afnemer is op de hoogte van doorlooptijden van de productie en is daardoor mede verantwoordelijk voor het behalen van deadlines Marketingmanager Directeur:

20 Communicatie; repro & vormgeving 16. Repro Bibliotheken en PSO. De verzorging van kwalitatief hoogwaardig drukwerk, zowel op maat als standaard. Alle uitingen zijn in overeenstemming met de richtlijnen uit het huisstijlhandboek. Verzorgen van drukwerk en promotiemateriaal in de huisstijl van de bibliotheken. Als basis dient het Handboek Huisstijl Bibliotheken. De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: Kopieer- en drukwerk in de huisstijl. Verzorgen van standaard promotiemateriaal. Het huisstijlhandboek is up-to-date. Advies. Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. Bestelling drukwerk via opdrachtformulier op intranet. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met de orderbegeleider. De afnemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van een drukwerkbestand conform de aanleverspecificaties. De bibliotheekmanager is verantwoordelijk voor de opdracht. Voor vragen over (de productie van) drukwerk: Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: Directeur:

21 Communicatie 17. Vormgeving en DTP Bibliotheken en PSO. Drukwerk, digitale nieuwsbrieven en websites zijn vormgegeven conform de landelijke huisstijl van de bibliotheken. Het vormgeven van drukwerk en andere publicitaire uitingen in de huisstijl. Te denken valt aan: - Affiches en flyers. - Jaarstukken. - Brochures. - (Digitale)nieuwsbrieven. - Bewegwijzering in bibliotheken. - Onderdelen van websites zoals persoonlijke pagina s, banners e.d. Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. - Bestelling van vormgeving en DTP via het opdrachtformulier. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met de orderbegeleider. - De manager is verantwoordelijk voor de opdracht. - De afnemer is verplicht de voorgeschreven huisstijl toe te passen en verantwoordelijk voor de eindcontrole. Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: Voor vragen over vormgeving: Directeur:

22 Digitale Bibliotheek Drenthe 18. BicatWise Bibliotheken. Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem BicatWise en de hieraan gerelateerde modules. De dienstverlening bestaat uit: Levering, installatie en beheer van het bibliotheeksysteem bicatwise en de hieraan gerelateerde modulen Proactief monitoren van het bibliotheeksysteem bicatwise. Applicatiebeheer en functioneel beheer. Verhelpen van storingen (Het technisch beheer van BicatWise wordt uitgevoerd door afdeling ICT. Dit betreft onder meer: de installatie van nieuwe versies en de monitoring van het bibliotheeksysteem. Voor storingsafhandeling wordt samengewerkt met de servicedesk van afdeling ICT. Deze is bereikbaar: maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk voor storingen tijdens openingsuren. Buiten deze tijden via het mobiele nummer ( ) Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. Applicatiebeheerders: en Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

23 Digitale Bibliotheek Drenthe 19. G!DS - Databeheer Bibliotheken. Het ondersteunen van bibliotheken die gebruik maken van G!ds. G!ds is een landelijke database, waarin een bibliotheek (of elke andere instelling) lokale informatie kan vestleggen. De database ondersteunt lokale websites, die de G!DS-informatie ontsluit. G!ds wordt gebruikt voor de eigen bibliotheekwebsites en levert stamgegevens aan de Landelijke Digitale Infrastructuur. De provinciale servicemanager ondersteunt de diverse G!ds-activiteiten en onderhoudt contact met het landelijke servicemanagement van de G!ds. Bibliotheken dragen zorg voor het databeheer. Provinciaal servicemanager G!ds: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

24 Digitale Bibliotheek Drenthe 20. Ondersteuning e-content Bibliotheken. Het ondersteunen van de bibliotheken bij het beschikbaar stellen van e-content aan gebruikers. E-content betreft informatie, tekst, beeldmateriaal, dat in digitale vorm beschikbaar wordt gesteld ten behoeve van bibliotheekleden en bibliotheekbezoekers. Dit betreft onder meer e-books, tijdschriften en databanken, die via de websites van bibliotheken, naslagpc s in bibliotheken of via diverse apps worden aangeboden. Bijzonderheden: Naast telefonische ondersteuning worden aan het personeel van bibliotheken trainingen aangeboden. Projectmedewerker: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

25 Digitale Bibliotheek Drenthe 21. Websites bibliotheken Bibliotheken. Het voeren van de eindredactie van de bibliotheekwebsites, het beheren van de componenten waaruit de websites bestaan en het uitvoeren van helpdeskwerkzaamheden. Eindredactie: De inhoud, het concept en de aansturing van de bibliotheekwebsites zijn vastgelegd in een redactiestatuut. De eindredacteur is verantwoordelijk voor de naleving van het redactiestatuut. De eindredacteur wordt hierbij terzijde gestaan door een redactie. De redactie heeft betrekking op o.a. klantlogische indeling van de site, bewaking huisstijl en vormgeving, doorontwikkeling van de site en beoordeling webfunctionaliteit in dat kader. De bibliotheken zijn verantwoordelijkheid voor de invoer en het beheer van de gegevens voor nieuws-en kalenderrubrieken. Bijzonderheden: Projectmedewerker: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

26 Digitale Bibliotheek Drenthe 22. Webbeheer van de bibliotheekwebsites, website Biblionet Drenthe & Intranet Bibliotheken, POI, personeel. Het redactioneel beheren van de genoemde websites. Het plaatsen en redigeren van content op genoemde websites. Uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats conform de hiervoor opgestelde redactiestatuten. Bibliotheken zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op de bibliotheekwebsites m.b.v. G!ds; Afdelings- en bibliotheekredacteuren zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op Intranet. Projectmedewerker webredactie: Manager Digitale Bibliotheek Drenthe:

27 Educatie 23. Boekstart en dbos: initiatie, voorbereiding en implementatie Bibliotheken. Het adviseren over en ondersteunen van bibliotheken bij het projectmatig opzetten en implementeren van het bibliotheekconcept de Bibliotheek op school (dbos) en Boekstart met als eindresultaat een projectplan incl. business case en planning. Met dbos vindt feitelijk het bibliotheekwerk voor de jeugd op de basisscholen en de scholen voor voortgezet onderwijs plaats. Met het programma Boekstart voor de kinderopvang worden leesbevorderingsprogramma s uitgevoerd op instellingen voor kinderen in de voorschoolse leeftijd. Doel van Boekstart: het voorkomen van leesachterstanden door kinderen zo vroeg mogelijk met lezen goed leesgedrag in aanraking te brengen. Het doel van dbos: aan te sluiten bij het onderwijsbeleid dat de gemeente voert recht te (blijven) doen aan de kernfuncties lezen, informatie (en mediawijsheid) het hoofd te bieden aan het dalend bibliotheekgebruik en de ontlezing een betere aansluiting te vinden bij de jeugd (van de toekomst) dbos biedt een compleet geïntegreerd dienstenpakket voor de basisscholen, waarbij alle diensten in samenhang aangeboden worden, uitgevoerd door de leesconsulent ter ontlasting en ondersteuning van de leerkracht. De producten uit de Doorgaande Leeslijn vormen de bouwstenen voor dit dienstenpakket. Daarmee kunnen scholen en bibliotheken komen tot een structurele vorm van samenwerking die voor beide partijen interessant is. De betrokken gemeentes zijn belangrijke partners. Boekstart en dbos zijn een landelijk ontwikkelde en (deels landelijk) ondersteunde concepten. In Drenthe wordt de uitrol projectmatig ter hand genomen, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar organisatie en inhoud. Per gemeente wordt een businesscase gemaakt. - per gemeente wordt bekeken of invoering van Boekstart en dbos (financieel) haalbaar is - maatwerk per gemeente qua organisatie en implementatie - afstemming op provinciaal en landelijk niveau - projectmatige aanpak conform PRINCE2 Het kader is het concept dbos zoals vastgesteld door de B12. Bibliotheken verstrekken expliciet de opdracht om de initiatie en voorbereiding van dbos uit te voeren. Bibliotheken zorgen dat wordt voldaan aan de volgende kwaliteitseisen: o Er is sprake van een structurele samenwerking met het onderwijs vanuit een gezamenlijke doelstelling, vastgelegd in een meerjarencontract. o er wordt gewerkt met schoolwise o De kosten worden verdeeld tussen bibliotheek en onderwijs (en gemeente) o dbos is onderdeel van het schoolwerkplan en beleidsplan bibliotheek. o De monitor (meting resultaten) wordt jaarlijks uitgevoerd. o dbos heeft een duidelijk gezicht: fysiek en digitaal. 27

28 Bijzonderheden: De implementatie van dbos verloopt gefaseerd. In 2016 worden de implementatietrajecten van dbos BO afgerond. De landelijke programma s Boekstart en de Bibliotheek op school VO worden verder uitgebreid. Procescoördinator (organisatie): projectleider (inhoud): Bibliotheekmanager Noordoost-Drenthe: Bibliotheekmanager Zuidwest-Drenthe: Directeur:

29 Educatie 24. Educatieve dienstverlening Bibliotheken Een kind dat graag en goed leest, mediavaardig is, heeft alle instrumenten in handen om uit te groeien tot een kritische en mondige burger die moeiteloos zijn weg kan vinden in de maatschappij. De afdeling Educatie draagt hieraan bij door op strategisch niveau een gesprekspartner te zijn voor de bibliotheekmanager en op tactisch niveau voor de jeugdspecialist en leesconsulent. Met voorlichting, advies en scholing, kennisdeling en relatiebeheer, voor voorschools, primair onderwijs en voorgezet onderwijs. De afdeling Educatie ondersteunt tevens de bibliotheken bij de uitvoering van de afspraken die vastgelegd zijn in het convenant Bondgenootschap voor Geletterdheid Drenthe. De afdeling Educatie ondersteunt en adviseert de bibliotheken op het gebied van: leesbevorderingsprogramma s mediawijsheidprogramma s borging van (onderwijs) concepten zoals De bibliotheek op school implementatie en borging van leesbevorderingsprogramma s zoals BoekStart, MLP en Boekenpret. verzorgt 2x per jaar een nieuwsbrief voor het primair onderwijs ondersteuning van jeugdspecialisten bij het organiseren en uitvoeren van Gemeentelijke Leesbevorderings Platforms deskundigheidsbevordering door o.a. de organisatie van provinciale bijscholingsbijeenkomsten het verzorgen van scholing o.a. uitvoering schoolmonitor, training interactief voorlezen. nieuwe landelijke ontwikkelingen. De Educatieve Dienst signaleert nieuwe landelijke ontwikkelingen, informeert bibliotheken en vertaalt deze naar de Drentse situatie. de afdeling Educatie participeert op strategisch niveau binnen laaggeletterdheid door deel te nemen aan provinciaal overleg en tactisch d.m.v. de monitor De afnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van het advies. Bijzonderheden: De afdeling Educatie is in reorganisatie en fungeert nog tot 1 mei Daarna zijn de werkzaamheden ondergebracht bij de educatiemedewerkers in de frontoffice. Voorschools: , Primair onderwijs: , Voortgezet onderwijs: Teamleider Educatie: (tot 1 mei 2016). Bibliotheekmanager Noordoost-Drenthe: (na 1 mei 2016) Bibliotheekmanager Zuidwest-Drenthe: (na 1 mei 2016) Directeur:

30 Financiën; financiële administratie 25. Begroting, jaarrekening en rapportages Management van Biblionet Drenthe. Het i.s.m. manager opstellen van concept jaarbegroting, jaarrekening en kwartaal rapportages van de aangesloten bibliotheekstichtingen en Biblionet Drenthe t.b.v. de financiële verantwoording richting bestuur en reguliere subsidieverstrekker(s). De dienstverlening bestaat uit: opstellen concept jaarrekening o.b.v. richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 640) + verwerking mutaties na bestuursvergaderingen. opstellen financiële kwartaalrapportages na afloop betreffende kwartaal. opstellen concept jaarbegroting o.b.v. cijfers voorgaande periode en bekende ontwikkelingen. opstellen prognose resterend jaar na afloop 2e en 3e kwartalen. budgetoverzichten per bibliotheek. conform handboek procedures (intranet handleidingen) handhaving geldende termijnen Aanlevering financiële gegevens door management uiterlijk 2 weken na afloop kwartaal (o.a. projecturen/-bestedingen). Aanlevering begrotingsaannames volgens de overgekomen planning in jaar voorafgaand aan begroting. Vaststelling begroting en jaarrekening in bestuursvergadering. De prijs van deze dienstverlening is incl. accountantskosten (basisdienstverlening). Het tarief voor de financiële administratie gaat uit van gebruikmaking van 1 gezamenlijke accountant voor alle aangesloten bibliotheken. Bijzonderheden: Bovenstaande betreft de planning- en control cyclus betreffende de reguliere financiële stromen. Alle administratieve handelingen t.b.v. projectverantwoording dient gefinancierd te worden middels een bijdrage voor administratiekosten als onderdeel van projectsubsidies. Financieel medewerker van het desbetreffende bedrijfsonderdeel. Manager Financiën:

31 Financiën; financiële administratie 26. Centrale inkoop Bibliotheekmanagers. Behalen van inkoopvoordelen door gezamenlijke inkoopactiviteiten voor bibliotheken. voeren van onderhandelingen met leveranciers, in opdracht van bibliotheken en/of DNB verzorgen van niet reguliere inkoop, in voorkomende gevallen administratieve afhandeling van offertes en facturen behorende bij de gezamenlijk ingekochte contracten contractonderhandelingen conform aanbestedingsregels autorisatie facturen conform autorisatieschema contractbeheer up to date m.b.t. gezamenlijk ingekochte contracten Centrale inkoop kan alleen plaatsvinden bij minimaal 4 deelnemende stichtingen. Financiële administratie: Manager Financiën:

32 Financiën; financiële administratie 27. Crediteurenproces Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. Het op tijd registreren, laten accorderen en boeken van facturen, zodat er een betaling conform de betalingsvoorwaarden van de leverancier kan plaatsvinden. De dienstverlening bestaat uit registreren, laten accorderen, boeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen. Betaling aan leveranciers volgens betalingsvoorwaarden, binnen uiterlijk 21 dagen. Betaling geschiedt alleen indien accordering conform het autorisatieschema heeft plaatsgevonden. Algemeen: Werken onder een rekening courant met Biblionet Drenthe vanuit een centrale administratie (anders maatwerk). De manager/besteller is verantwoordelijk voor een optimale inrichting van de facturenstroom. (max 1 factuur per maand per leverancier, indeling van de factuur naar kostenplaatsen en juiste adressering/contactpersoon). Als de facturenstroom van een leverancier niet aan de optimale voorwaarden voldoet worden de meerkosten in rekening gebracht bij de afdeling/stichting van de besteller (tegen uurtarief). Bibliotheken: Facturen binnen 5 werkdagen na factuurdatum scannen en als pdf en naar biblionetdrenthe@facturen.proactive.nl Bijzonderheden: Een klein deel van de inkopen wordt centraal, via het facilitair bedrijf, ingekocht en aan bibliotheken doorbelast. Manager Financiën: Manager Financiën:

33 Financiën; financiële administratie 28. Debiteurenproces Medewerkers, Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. Het zo effectief mogelijk incasseren van vorderingen (op tijd voldoen van facturen) middels incidentele en terugkerende facturen. De dienstverlening bestaat uit: Vervaardiging van verkoopfacturen en de verzending hiervan. Bewaking van tijdige facturering van terugkerende facturen. Bewaking van binnenkomst van betalingen. Het versturen van herinneringen conform debiteurenbeleid. Periodieke check op juistheid en volledigheid terugkerende factureringsregister (tarieven en andere parameters) i.s.m. management. Correctiefacturen (die in eerste instantie niet goed zijn aangeleverd) worden apart in rekening gebracht. Incassobeleid Facturering binnen 2 weken na aanlevering bij FIN met betalingstermijn van (standaard) 30 dagen. De manager is verantwoordelijk voor de tijdige, volledige en juiste aanlevering van incidenteel te factureren bedragen conform formulier verzoek om facturering. Terugkerende facturen worden op initiatief van de manager in onderling overleg opgenomen in het factureringsregister. Daarna vindt periodieke facturering door Financiën plaats. Bewaking manager achteraf door analyse van tussentijdse financiële managementinformatie. Voor alle uitgaande facturen dient een bedrag van 5,- aan administratiekosten gecalculeerd te worden. De accountmanager / manager dient dit mee te nemen in de calculaties richting klant. Deze tegemoetkoming in de administratieve lasten zijn opbrengsten voor de afdeling Financiën. Bijzonderheden: Een deel van de verkoopfacturen wordt door financiën periodiek gefactureerd met behulp van een terugkerend factureringsregister. Er wordt gewerkt aan een volledig verkoopcontractregister i.s.m. het secretariaat en de verantwoordelijke managers. BTW belastingwetgeving is leidend in het wel of niet factureren met BTW. Indien onzekerheid hierover bestaat reeds voorafgaand aan de dienstverlening contact opnemen met Financiën. Manager Financiën: Manager Financiën:

34 Financiën; financiële administratie 29. Proces kas, bank, giro Elke afnemer van diensten van de financiële administratie. Het tijdig en juist verwerken van de kas, bank en girostukken. Het verwerken van kas-, bank- en giroafschriften als basis voor de verdere financiële administratie. In kwartaalrapportages zijn alle kas-, bank- en giromutaties verwerkt. Aanlevering van kas- en bankstukken door bibliotheken aan Financiën direct na binnenkomst in bibliotheek. Dit geldt met name voor niet-rabobankrekeningen. Bijzonderheden: Sinds media 2013 kan een klant die via de website een in BicatWise geregistreerd bedrag wil betalen, via Mijn menu de ideal-betaalknop in zijn bank selecteren. Vervolgens wordt hij/zij doorgeleid naar de internetbankierafdeling van zijn bank. Na inloggen staat hier de betaalopdracht klaar. De klant autoriseert zijn betaling en het bedrag wordt van zijn betaalrekening afgeschreven. De leverancier wordt geïnformeerd nadat de betaling heeft plaatsgevonden. Klanten kunnen met ideal betalen zonder zich daarvoor aan te hoeven melden. De afdeling ICT verzorgt het beheer en verhelpt storingen. Manager Financiën en P&O: Manager Financiën en P&O:

35 Financiën; financiële administratie 30. Verzekeringen Management bibliotheken en Biblionet Drenthe. Het verzekeren van panden, inboedel, ICT-apparatuur en personeels gerelateerde en overige zaken teneinde de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. - Onderhouden van contacten met verzekeraars/tussenpersonen. - Optimaliseren van de verzekeringsportefeuille en (laten) actualiseren van de te verzekeren bedragen. - Coördineren van schadeclaims. Afgedekte risico s conform BMO- en/of RvB-besluitvorming. Wanneer er wijzigingen optreden t.a.v. verzekerde objecten (verhuizingen, restyling etc.) worden de managers hiervan binnen 14 dagen op de hoogte gesteld. Bijzonderheden: De verzekeringspremies komen rechtstreeks ten laste van de bibliotheken en worden derhalve niet verrekend. Financiële administratie: Manager Financiën:

36 Financiën; financiële administratie 31. Managementinformatie Bibliotheekmanagers, teamleiders, bibliotheekstichtingen Genereren van managementinformatie met betrekking tot bibliotheekactiviteiten. Er worden een aantal basisrapporten per maand opgeleverd: Uitleenstatistieken Historische klanttellingen Contributieopbrengsten Daarnaast wordt jaarlijks de volgende informatie opgeleverd: Informatie ten behoeve van de jaarverslagen Leenrecht Bis rapportages Compensatievergoeding Schoolmonitor Gebruik digitale producten ( op aanvraag) websitegebruik Op aanvraag kan informatie met betrekking tot dbos worden opgeleverd. De maandrapportages zullen 20 werkdagen na afloop van de maand worden gepubliceerd. De afnemers zullen de (basis) informatiesystemen gebruiken volgens de daarvoor gemaakte afspraken. De afnemers zorgen dat de informatie die nodig is voor het opleveren van de rapportages tijdig cf. afspraken beschikbaar is Bijzonderheden: De tool managementinformatie is nog in ontwikkeling. Het landelijke traject Datawarehouse wordt gevolgd, maar ook andere opties worden bekeken. Medewerker statistiek: Manager Financiën:

37 Financiën; salarisadministratie 32. Salarisadministratie Medewerkers in dienst van Biblionet Drenthe. Het tijdig en correct verzorgen van de salarisadministratie. De dienstverlening bestaat uit: Het verwerken van mutaties, zoals: in- en uitdiensttreding, wijziging deeltijd, onkostendeclaraties, uren-/reiskostendeclaraties et cetera. Het laten berekenen en betaalbaar stellen van salarissen. Het doen van aangifte en afdrachten aan de belastingdienst (loonheffingen). Het gevraagd en ongevraagd geven van salaris-/ en pensioen gerelateerde adviezen. Het verwerken en journaliseren van de maandelijkse salariskosten. Het uitbetalen van salarissen conform CAO Bibliotheken. Het uitbetalen van salarissen rond de 25e van elke maand. Het uitbetalen van declaraties. Uitzonderingen worden expliciet via intranet gecommuniceerd. Declaraties dienen uiterlijk de 18e van elke maand ontvangen te zijn door de salarisadministratie (voorbeeld: declaraties mei, ingeleverd voor 19 juni, worden verwerkt met het salaris van juni). Mutaties en declaraties dienen volledig ingevuld en getekend door tekenbevoegde aangeleverd te worden. Voldoen de stukken niet aan deze eisen, dan worden ze geretourneerd ofwel later verwerkt. Bijzonderheden: Salariskosten worden doorbelast aan lokale stichtingen op basis van werkelijke bezetting. Optioneel is deelname aan een solidariteitsfonds mogelijk voor langdurige ziekte. Sinds 2003 zijn alle aangesloten bibliotheken, behalve Emmen, bij dit fonds aangesloten. Een deel van de werkzaamheden is uitbesteed aan derden. Financiële administratie: en Manager Financiën:

38 Financiën; klantenadministratie 33. Klantenadministratie Medewerkers bibliotheken en bussen. Leveren van administratieve diensten m.b.t. klanten van bibliobussen en aangesloten bibliotheken in Drenthe. Verwerken van mutaties in klantenbestand, zoals aan- en afmelding, wijziging adres, etc. Factureren, versturen van acceptgiro s, herinneringen en incasseren van contributies in de 3e/4e week van de maand voorafgaand aan de vervalmaand van het abonnement. Wekelijks verwerken van ontvangen betalingen en verwerking in financiële administratie. Vervaardigen van maandelijkse journaalpost voor boeking van de resultaten in de financiële administratie. Vragen beantwoorden en problemen oplossen van bibliotheekmedewerkers via telefoon en mail die niet (efficiënt) in de bibliotheek afgehandeld kunnen worden. Inschakelen incassobureau voor achterblijvende betalingen n.a.v. nota s boeken bibliotheek conform (nog te actualiseren) incassobeleid. Functioneel beheer klantenadministratie. Jaarlijkse verwerking nieuwe abonnementstarieven. Advisering bij herinrichting abonnement-, betalings- en/of klantenstructuur. Maandelijks incassering van contributies en wekelijkse verwerking van betalingen. Bijzonderheden: Leden die niet via automatische incasso hun contributie betalen, betalen 2,50 administratiekosten. Betaling via i-deal is mogelijk. Klantadministratie: Manager Financiën:

39 ICT 34. Bibliotheekautomatisering Opdrachtgevers, medewerkers en het publiek (gebruikers) van het bibliotheeksysteem van Biblionet Drenthe. Het zorg dragen voor een technisch betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem voor opdrachtgevers, medewerkers en het publiek van Biblionet Drenthe. De dienstverlening betreffende bibliotheekautomatisering is beschreven onder het hoofdstuk digitale bibliotheek. De technische ondersteuning is conform de omschrijving onder ICT Werkplekservice. - Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn aansluitvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: Aansluitvoorwaarden voor het Biblionet Drenthe ICT- netwerk. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn leveringsvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: Leveringsvoorwaarden voor ICTvoorzieningen van Biblionet Drenthe. - Aan het netwerk van Biblionet mag alleen goedgekeurde apparatuur aangesloten worden. De lijst van goedgekeurde apparatuur is beschreven in de Service Catalogus ICT. Servicedesk ICT: Manager ICT: