Hoe maak je van een uurrooster een echt succes? Health and Care september 2016

Transcriptie

1 Hoe maak je van een uurrooster een echt succes? Health and Care september 2016

2 Wat is een succesvol uurrooster? MANAGEMENT KWALITEITSVOLLE DIENSTVERLENING BEWONERS MEDEWERKERS ervoor zorgen dat de juiste personeelsleden, met de juiste kwaliteiten, in de juiste aantallen, op de juiste momenten, op de juiste plaats, tegen de juiste verloning de juiste dingen in de organisatie doen 2

3 Hoe kom je tot een succesvol uurrooster? Visie Projectmatige aanpak x Leiderschap x = Resultaat Communicatie & betrokkenheid 3

4 Projectmatige aanpak ADDIE-model 4

5 Analyseren 5

6 Stap 1: werkvolume 6

7 Werkvolume Welke factoren bepalen het werkvolume zorg? 7

8 Bewonerspopulatie Zorgbehoevendheidsgraad Verhouding C/Cd-profielen Verhouding A-profielen Fysieke afhankelijkheidsgraad Psychische afhankelijkheidsgraad 8

9 Werkvolume Welke factoren bepalen het werkvolume zorg? 9

10 Takenpakket 10

11 Directe zorgtaken Sectorgemiddelde (minuten per dag per bewoner) 11

12 Indirecte zorgtaken sectorgemiddelde 25 à 35 minuten/dag/bewoner 12

13 Werkvolume Effectief werkvolume Zorguren per week 13

14 Werkvolume Effectief werkvolume Zorguren per dag 14

15 Werkvolume Effectief werkvolume Zorguren per week/30 bewoners 15

16 Werkvolume Effectief werkvolume Percentage werkvolume 16

17 Werkvolume Welke factoren bepalen het werkvolume zorg? 17

18 Organisatie van de zorg Een goede organisatie van de zorg betekent dat men streeft naar eenvoudige en excellente (directe en indirecte) zorgprocessen dewelke leiden tot een lagere werkdruk, minder ziekteverzuim en een hogere bewonerstevredenheid. 18

19 Voorbeeld overdracht Doel: relevante informatie efficiënt doorgeven betreffende de bewoners waar men verantwoordelijk voor is zodat men zijn/haar shift naar behoren kan uitvoeren. Kritische reflectie Waar wordt het gedaan en waarom daar? Wanneer wordt het gedaan en waarom dan? Wie is aanwezig en waarom deze personen? Wie coördineert en waarom deze persoon? Hoe wordt het gedaan en waarom op deze manier? Welke info wordt meegedeeld en waarom deze info? 19

20 Werkvolume Voorbeeld overdracht Tijd voor overdracht per bewoner 20

21 Werkvolume Welke factoren bepalen het werkvolume zorg? 21

22 Middelen De aanwezige middelen in een woonzorgcentrum hebben een invloed op de efficiëntie van de zorgprocessen en het werkvolume van het zorgpersoneel. 22

23 Werkvolume Welke factoren bepalen het werkvolume zorg? 23

24 Architectuur & infrastructuur 24

25 Stap 2: personeelsinzet 25

26 Personeelsinzet Personeelsinzet Zet men het juiste aantal medewerkers (zorgkundigen en verpleegkundigen) in op het juiste moment en de juiste plaats?

27 Personeelsinzet Wat? Het aantal zorguren dat verpleeg- en zorgkundigen presteren op dag- en weekbasis en de mate waarin deze zorguren fluctueren geeft een idee over de zorgkwaliteit en de werkdruk. 27

28 Aantal zorguren Aantal zorguren - organisatieniveau 28

29 Personeelsinzet Waar? Op een afdeling met een hoog werkvolume is een verhoogde personeelsinzet verantwoord zodat elke verpleeg- en zorgkundige een gelijke werklast ervaart en dat elke bewoner, ongeacht in welke afdeling deze verblijft, dezelfde kwaliteitsvolle zorg krijgt. 29

30 Personeelsinzet Waar? Aantal zorguren per 30 bewoners - afdelingsniveau 30

31 Wanneer? Tijdens de maaltijden en belangrijke zorgmomenten dient men ervoor te zorgen dat er voldoende handen zijn om kwaliteitsvolle zorg te leveren. 31

32 Personeelsinzet Ochtendzorg Maximaal theoretisch werkvolume per zorgmedewerker tijdens de ochtendzorg 32

33 Personeelsinzet Avondzorg Maximaal theoretisch werkvolume per zorgmedewerker tijdens de avondzorg 33

34 Personeelsinzet Ontbijt Maximaal theoretisch werkvolume per zorgmedewerker tijdens het ontbijt 34

35 Personeelsinzet Middagmaal Maximaal theoretisch werkvolume per zorgmedewerker tijdens het middagmaal 35

36 Personeelsinzet Avondmaal Maximaal theoretisch werkvolume per zorgmedewerker tijdens het avondmaal 36

37 Wie? Gezien de arbeidsmarktproblematiek en in het kader van kostenbeheersing is het aan te raden zoveel mogelijk te streven naar het inzetten van de zorgverstrekker met de juiste deskundigheid en ervaring op de juiste plaats, op het juiste moment en in de meest optimale omgeving. 37

38 Wie? Procentuele verhouding verpleegkundigen/zorgkundigen 38

39 Stap 3: personeelsbezetting 39

40 Personeelsbezetting Hoeveel koppen, VTE en welke contracten heeft het WZC ter beschikking en is deze in overeenstemming met de vooropgestelde personeelsinzet? 40

41 Aantal VTE Afhankelijk van de netto beschikbaarheid 41

42 Netto beschikbaarheid Bruto beschikbaarheid = De tijd dat de werknemer (WN) ter beschikking staat van de werkgever (WG) Te presteren tijd en gelijkgestelde tijd Voltijdse werknemer (38u/week) uur/jaar beschikbaar Netto beschikbaarheid = De arbeidsuren dat de WN effectief presteert Houdt rekening met: Vakantiedagen Feestdagen Ziekte Werkgroepen/vergaderingen Andere gewettigde afwezigheidsdagen 42

43 ( ) Netto beschikbaarheid Afdelingsniveau G e l i j k v l o e r s G L V L Zorgpersoneel 2016 Dagen Uren Kalenderdagen ,0 Weekenddagen ,4 Totaal weekdagen ,6 Feestdagen 10 76,0 Vakantiedagen ,8 Werkdagen ,9 Vormingsdagen 1 10,0 Ziekte- en afwezigheidsdagen 2 15,3 Klein verlet 0 0,0 Onbetaald verlof 0 0,0 Syndicaal verlof 0 0,0 Werkgroepen 5 34,9 Aantal dagen per VTE beschikbaar ,7 43

44 Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid 44

45 Aantal VTE Personeelsbezetting - verhouding verpleegkundigen/zorgkundigen 45

46 Aantal VTE Personeelsbezetting: inclusief en exclusief ADV 46

47 Aantal VTE Personeelsbehoefte - organisatieniveau 47

48 Aantal VTE Personeelsbehoefte afdelingsniveau 48

49 Aantal koppen Hoeveel koppen zijn noodzakelijk om de vooropgestelde weekendbezetting en vrijstellingen te kunnen garanderen? 49

50 Aantal koppen Personeelsbezetting versus personeelsbehoefte 50

51 Contracten Hoeveel voltijdse, deeltijdse en halftijdse contracten zijn noodzakelijk om de vooropgestelde shiften in de personeelsinzet te realiseren? 51

52 Stap 4: roosterbeleid 52

53 Roosterbeleid Wet- en regelgeving Gezond roosteren Dienstroosterplanning 53

54 Wet- en regelgeving 54

55 Wet- en regelgeving Toepassing arbeidswet Openbare instellingen die geneeskundige, hygiënische of profylactische verzorging verlenen Heeft betrekking op de voorziening (voor alle personeelsleden die hierin tewerkgesteld worden) Bepalingen inzake arbeidsduur niet van toepassing op leidinggevende functies in privé Arbeidstijdenwet niet van toepassing (OCMW s en gemeenten) 55

56 Wet- en regelgeving Voordelen/objectieven Werknemer beschermen Tekort aan nachtrust voorkomen Voorkomen van overbelasting Bevorderen van het plannen van persoonlijke activiteiten (werk/prive-balans) 56

57 Roosterbeleid Gezond roosteren 57

58 Indicatoren gezond roosteren Gebaseerd op Nederlands model van 1997 WHAW-methode: werkdruk en herstel bij afwijkende werktijden ontwikkeld in rijksuniversiteit Groningen 13 criteria waaraan roosters zoveel als mogelijk moeten voldoen 58

59 Indicatoren gezond roosteren Indicatoren gezond roosteren WHAW: 1. vermindering van het aantal nachtdiensten tot 2 hooguit 3 2. beperkt aantal gelijksoortige diensten na elkaar 3. na iedere nachtdienstperiode minimaal 48 uren vrij 4. gegarandeerde hersteltijd van tenminste 12 uren per 24 uren 5. voorwaartse rotatie 6. niet beginnen met een nachtdienstperiode 59

60 Indicatoren gezond roosteren Indicatoren gezond roosteren WHAW: 7. vroege dienst niet beginnen voor 7.00 uur 8. beperking van de lengte van de dienstenreeks 9. overlap van diensten 10. zoveel mogelijk besteedbare vrije tijd in de weekeinden 60

61 Indicatoren gezond roosteren Indicatoren gezond roosteren WHAW: 11. zoveel mogelijk vaste doordeweekse avonden vrij 12. zoveel mogelijk maaltijden in gezinsverband 13. zoveel mogelijk regelmatigheid in het rooster (niet te lange duur van de roostercyclus) 61

62 Roosterbeleid Dienstroosterplanning Toewijzen van diensten aan medewerkers = opmaken uurrooster. Pas mogelijk nadat alle voorgaande stappen zijn afwerkt! 62

63 Roosterbeleid Dienstroosterplanning Efficiënt Transparant 63

64 Analyseren 64

65 Ontwerpen & ontwikkelen 65

66 Implementeren & 66

67 67