KWB 2009 OPMAAK DOCUMENTEN IN WORD

Transcriptie

1 KWB 2009 OPMAAK DOCUMENTEN IN WORD Opmaak documenten in Word (opgemaakt).doc E. Reybrouck

2

3 INHOUDSTAFEL 1 Algemeenheden Informatie over sjablonen (templates) Algemene sjablonen Documentsjablonen Locatie van documenten - sjablonen Opmerkingen Opmaak van sjablonen Nieuw Documentsjabloon Pagina instellingen: Marges spiegelen Documentmarges Werking van de horizontale liniaal Werking van de horizontale liniaal Kop- en voetteksten Invoegen eindemarkeringen: Soorten markeringen Uitwerking van een nieuwe sectie Sectie-einde verwijderen Vermelden van de bestandsnaam in de footer op het eerste blad Aantal laatst gebruikte documenten Enekel tips bij het uintypen van de tekst Alinea-einde Koppelteken Alles weergeven/verbergen Voorwaardelijk koppelteken: Opmaken van een document Opmaken van de vesrchillende niveaus Het niveau 1 opmaken Het niveau 2 opmaken Het niveau 3 opmaken Een nieuw profiel maken Wijzigen van een bestaand profiel: Opmaakmenu Nummering van de verschillende delen van het document Manueel de nummering in het document opstellen Inhoudstafel invoegen

4

5 1 Algemeenheden KWB 2009 Opmaak documenten In dit document krijg je uitleg over een aantal handelingen in WORD die je moeten toelaten om nadien een tekst op te maken zodat hij mooi presenteert. Bij de start is er nog niets opgemaakt. Naargelang de uitleg vordert zal dit op deze tekst toegepast worden 1.1 Informatie over sjablonen (templates) Elk Microsoft Word document is gebaseerd op een sjabloon. Een sjabloon bepaalt de onderliggende structuur van een document en bevat instellingen voor: Pagina opmaak Opmaakprofielen Macro s Speciale opmaak Autotekst fragmenten Toetstoewijzingen 1.2 Algemene sjablonen Algemene sjablonen, waaronder de sjabloon Normal.dot, bevatten instellingen die beschikbaar zijn in alle documenten. Bij het opstarten van Microsoft Word, wordt standaard altijd het sjabloon Normal.dot geladen en beschik je enkel over de instellingen die zijn opgeslagen in die sjabloon. Wanneer je werkt aan een document, kun je normaal gesproken alleen beschikken over de instellingen die opgeslagen zijn in het sjabloon dat gekoppeld is aan het document of in het sjabloon Normal.dot. Als je elementen wilt gebruiken die opgeslagen zijn in een andere sjabloon, kun je deze sjabloon laden als algemene sjabloon. 1.3 Documentsjablonen Documentsjablonen bevatten instellingen die alleen beschikbaar zijn in documenten die op basis van dat sjabloon gemaakt zijn. 1.4 Locatie van documenten - sjablonen Documentsjablonen kunnen opgeslagen worden op de vaste schijf of op een netwerklocatie Sla aangepaste sjablonen op in de map Sjablonen. De sjablonen die je opslaat in de map Sjablonen worden weergegeven in het dialoogvenster Sjablonen. Dit venster verschijnt wanneer je klikt op Nieuw in het menu Bestand en vervolgens op Algemene sjablonen in het taakvenster Nieuw document. Alle bestanden met de extensie.doc die je opslaat in de map Sjablonen fungeren ook als sjabloon. Selecteer in Word het menu Extra (Opties Bestandslocaties). In dit voorbeeld hieronder is het volledige pad naar: - gebruikerssjablonen: d:\documents and settings\gebruiker\ application data\microsoft\word\templates - opstarten d:\documents and settings\gebruiker\ application data\microsoft\word\startup In deze gevallen is d de drive letter van de computer en gebruiker is jouw user name / 21

6 Als je aangepaste tabposities wilt maken voor uw sjablonen in het dialoogvenster Sjablonen, maak je een nieuwe submap in de map Sjablonen en sla je de sjablonen op in de nieuwe submap. De locatie van de map moet overeenkomen met het pad naar Gebruikerssjablonen op het tabblad Bestandslocaties (menu Extra, opdracht Opties). De naam van de submap wordt op het nieuwe tabblad weergegeven. Sjablonen die je in een andere locatie opslaat, worden niet weergegeven in het dialoogvenster Sjablonen. Wanneer je een sjabloon uit het taakvenster Nieuw document gebruikt, wordt aan de hand van de twee volgende factoren bepaald welke documentsjablonen beschikbaar zijn en op welk tabblad in het dialoogvenster Sjablonen elke sjabloon wordt weergegeven: - de locatie van de sjabloon - de bestandslocaties die je hebt ingesteld voor gebruikerssjablonen en werkgroepsjablonen. Als je de ingestelde bestandslocaties wilt bekijken, klik je in het menu Extra op Opties en vervolgens op het tabblad Bestandslocaties. 1.5 Opmerkingen De map application data wordt normaal gezien niet weergegeven in de verkenner van Windows. Deze map wordt standaard verborgen door Windows. Om deze map zichtbaar te maken moet je het volgende doen: - Selecteer de optie mapopties in het menu extra van Windows verkenner. - Vink op het tabblad Weergave de optie Verborgen bestanden en mappen weergeven aan. - Klik op Toepassen / 21

7 2 Opmaak van sjablonen 2.1 Nieuw Documentsjabloon KWB 2009 Opmaak documenten Een nieuw sjabloon kan gemaakt worden op basis van een bestaand document of op basis van een bestaande sjabloon. Sjablonen kunnen meerdere pagina s, teksten, figuren, tabellen, macro s, enz bevatten. Een nieuw sjabloon wordt gemaakt op basis van normal.dot. 2.2 Pagina instellingen: Zijn te bereiken via het menu Bestand / Pagina-instelling - Op het tabblad Marges worden de marges, afdrukstand en de instelling voor meerdere pagina s bepaald - Op het tabblad papier worden de instellingen gemaakt voor papierformaat, papierinvoer (printerafhankelijk) en afdrukopties / 21

8 - Op het tabblad Indeling worden de instellingen gemaakt voor de sectiescheidingen, de kop- en voetteksten, de verticale uitlijning van de pagina, de regelnummers en de randen. KWB 2009 Opmaak documenten - Eenmaal je de gewenste instellingen ingegeven hebt, klik je op Standaard waarna al deze waarden in je Normal.dot opgenomen worden en bij het openen van elk nieuw document standaard ingesteld zijn. Bevestig dat je deze veranderingen wilt opnemen in je Normal.dot 2.3 Marges spiegelen Wordt gebruikt om bij dubbelzijdig afdrukken linker- en rechterpagina s te maken. Je krijgt dan een buiten- en een binnenmarge om de leesbaarheid te verbeteren en je kunt de kop- en voettekst verschillend instellen voor de linker- en de rechterbladzijden (zie verder) / 21

9 2.4 Documentmarges KWB 2009 Opmaak documenten Werking van de horizontale liniaal Hiermee kun je de linker- en rechtermarge van elke alinea apart of voor het ganse document instellen. Het witte gedeelte in de liniaal geeft het bruikbare bereik aan waarbinnen er tekst kan ingegeven worden. Als je met de muis boven de lijn tussen de grijze en de witte zone gaat staan verschijnt er naargelang de plaats: linker- of rechtermarge. Door deze verticale lijn te verslepen vergroot of verklein je de marge. Het blokje geeft de linker-marge van de eerste en de volgende regels van een alinea Het pijltje naar boven geeft de linkermarge van de volgende regels van een alinea (insprong). Het pijltje naar beneden geeft de linkermarge van de eerste regel van de tekst aan Het pijltje naar boven geeft de rechtermarge van de tekst Voorbeeld: Met deze tekst toon ik hoe het mogelijk is om in te stellen waar de tekst links begint, hoever hij naar rechts loopt en waar de volgende regels van een alinea links beginnen. Door het eenvoudig verslepen van het blokje of één van de pijltje verplaatst je de linker of rechter positie van de tekst. Deze instelling blijft geldig tot je een harde return geeft. Met een zachte return (shift + enter) begin je een nieuwe regel binnen de alinea. Het veranderen van de posities van de pijltjes heeft enkel invloed op de geselecteerde tekst Werking van de horizontale liniaal Hiermee kun je de bovenste en de onderste marge van de tekst veranderen of instellen. Door de lijn tussen de grijze en de witte zone te verslepen verander je de boven of ondermarge van de tekst. 2.5 Kop- en voetteksten Klik in het menu View op Koptekst en voettekst Bovenaan de pagina verschijnt de zone van de koptekst Onderaan verschijnt de zone van de voettekst / 21

10 Er verschijnt een menubalk kop- en voettekst 1: paginanummer invoegen 2: totaal aantal pagina invoegen 3: opmaak van het paginanummer 4: de datum invoegen 5: de tijd invoegen 6: opmaak pagina aanpassen 7: de tekst van het document tonen of verbergen 8: koppeling met de vorige sectie verbreken of herstellen 9: switchen tussen kop- en voettekst 10: ga naar de vorige sectie 11:; ga naar de volgende sectie Invoegen eindemarkeringen: Soorten markeringen Wanneer je een nieuw document begint, bevat dit steeds 1 sectie waarin de kop- en voettekst van elke pagina dezelfde is. Als je op een bepaalde plaats de tekst op de volgende pagina wilt laten verderlopen ongeacht wat je vóór dat punt met de tekst aanvangt, voeg dan op die plaats een Pagina-einde in. Als je de indeling van een document wilt aanpassen of als je een aantal pagina's een andere indeling te geven bv. van staand naar liggend, bijlagen achteraan, enz., kun je Sectie-einden gebruiken (voorbeelden hiervan volgen): - Met Volgende pagina voeg je een sectie-einde in waarbij de nieuwe sectie begint op de volgende pagina. - Met Doorlopend voeg je een sectie-einde in waarbij de nieuwe sectie op dezelfde pagina begint. - Met Oneven pagina of Even pagina voeg je een sectie-einde in waarbij de nieuwe sectie op de volgende oneven of even pagina begint. Telkens je een sectie-einde invoert, kun je per sectie de volgende instellingen wijzigen: Marges Papierformaat en afdrukstand Papierbron voor een printer Randen om pagina's Verticale uitlijning Kop- en voetteksten Kolommen Paginanummering Regelnummering Voet- en eindnoten / 21

11 Deze secties zijn beschikbaar via het menu Invoegen / Eindemarkering Uitwerking van een nieuwe sectie Telkens je een nieuw sectie-einde invoegt, neemt de nieuwe sectie automatisch de ibnstellingen over van de vorige sectie. Rechts bovenaan de stippelzone voor de kop en de bvoettekst veschijnt er nu Zelfde als vorige Als je met de muis in zo n sectie gaat staan, zie je in de menubalk van de kop- en voettekst dat de knop van de koppeling omkaderd is. Wil je nu de nieuwe sectie een andere opmaak geven, dan moet je de koppeling met de vorige sectie verbreken. Om problemen hiermee te vermijden, heb ik hiervoor een regel van drie gemaakt: - Eerste regel: voeg een sectie-einde in; - Tweede regel: verbreek de koppeling met de vorige sectie; - Derde regel: verandere pas nu de instellingen van de nieuwe sectie Als je dit niet opvolgt, kom je hopeloos in de knoei (ik spreek uit ervaring) want als je iets wilt veranderen aan de nieuwe sectie, is dit dan ook van toepassing in de vorige sectie en op de duur weet je helemaal niet maar waar je aan toe bent. Bij de praktische voorbeelden zal dat wel duidelijk worden Sectie-einde verwijderen Hou er rekening mee dat een sectie-einde de opmaakkenmerken bevat van de tekst die aan het sectieeinde voorafgaat. Als je een sectie-einde verwijdert, wordt de tekst die vóór het sectie-einde stond onderdeel van de volgende sectie. De tekst zal dus ook de opmaakkenmerken van de volgende sectie overnemen. De laatste alineamarkering van het document bevat de sectieopmaak van de laatste sectie in het document (of van het hele document als het document geen secties heeft). 2.7 Vermelden van de bestandsnaam in de footer op het eerste blad Dit is heel handig om later een document terug te vinden waarvan je niet meer juist weet onder welke naam je het opgeslagen hebt. In de voettekst via het menu Invoegen / Veld. Klik 1x links in het venster Veldnamen. Typ de letter f en de veldnaam Filename licht op. Klik op OK en de bestandsnaam is ingevoegd in de voettekst / 21

12 Als je bij het opslaan de bestandsnaam veranderd, wordt dit mee opgeslagen in de voettekst en bij een volgend openen van het document getoond Aantal laatst gebruikte documenten Het is mogelijk de negen laatst gebruikte documenten in het menu Bestand weer te geven. Ga naar menu Extra / Opties en kies het tabblad Algemeen. Verhoog bij Laatst gebruikte bestanden de standaardwaarde van 4 naar 9. Onder het menu Bestand zie je dan de negen laatst gebruikte bestanden. Door op één ervan te klikken wordt dat bestand geopend zonder dat je het in de verkenner moet gaan opzoeken om te openen. Terwijl je in dit menu bent is het aangeraden nog een andere instelling na te zien en eventueel te wijzigen om later gemakkelijker je profielen te kunnen gebruiken / 21

13 - Klik op het tabblad Bewerken ; - Kijk onder het gedeelte Opties voor bewerken in de rechterkolom of de optie Opmaak bijhouden UITGEVINKT is. Is dit niet zo dan wordt ieder wijziging aan de opmaak van je document door WORD als een nieuw opmaakprofiel opgeslagen. Je krijgt dan op de duur zo n grote hoeveelheid profielen dat dit niet meer te overzien is; - Klik op OK. KWB 2009 Opmaak documenten / 21

14 3 Enekel tips bij het uintypen van de tekst 3.1 Alinea-einde Op het einde van een zin of alinea kun je op twee manieren de alinea afsluiten namelijk met een harde of een zachte return. Met een harde return (ENTER) begin je een nieuwe alinea. Met een zachte return (HOOFDLETTERTOETS+ENTER) blijf je binnen de huidige alinea maar begin je een nieuwe lijn Telkens je een return geeft begin je een nieuwe alinea in hetzelfde opmaakprofiel als de vorige alinea. Voorbeeld: Ik begin een zin. Als ik dan aan het einde van de uitleg gekomen ben, druk ik op ENTER om de alinea te beëindigen en een nieuwe alinea te beginnen. Hier begint mijn nieuwe alinea waarin ik een opsomming wil weergeven: - Eerste element - Tweede element. Maar hier moet ik heel wat uileg geven waarvoor ik verschillende zinnen nodig heb die ik allemaal onder dit streepje wil onderbrengen. Ik geef nu een zachte return(hoofdlettertoets + enter. Zoals je ziet blijf ik nog steeds onder het tweede streepje maar begint mijn zin op een nieuwe lijn. - Blablabla - blablabla 3.2 Koppelteken Alles weergeven/verbergen Tijdens het intypen van tekst kun je de opmaakinformatie weergeven of verbergen door op de knop te klikken Voorwaardelijk koppelteken: Als een woord te lang is, kun je in twee splitsen om het uitzicht van de tekst aangenamer te maken. Je kunt dit met een gewoon koppelteken. Maar WORD heeft nog een betere oplossing. Als je op die plaats een voorwaardelijk koppelteken ingeeft, zal WORD het woord op die plaats enkel splitsen als het nodig is. Voorbeeld: Ik heb bijvoorbeeld een zin waarin een heel lang woord voorkomt zoals kantoorachterblijversvereniging. Hierdoor ziet de tekst er niet meer mooi uit. Met een gewoon koppelteken kun je het woord wel op een plaats splitsen waardoor het uitzicht verbetert. Als je nadien vóór dat woord tekst bijvoegt, controleert Word of dat lang woord al dan niet nog moet gesplitst worden. Zie voorbeeld / 21

15 4 Opmaken van een document 4.1 Opmaken van de vesrchillende niveaus Stel per niveau de lettergrootte in. Een goede manier is om per dalend niveau een kleiner lettergrootte te nemen: Bv niveau 1: 16, niveau 2: 14, niveau 3: 12 en de tekst: 10 Achteraf kunnen deze waarden nog steeds bijgesteld worden. Bepaal nu per niveau hoe je de tekst wilt presenteren: vet, onderlijnd, insprong, enz Deze instellingen neem je dan over in de verschillende opmaakprofielen. Het venstyer voor de opmaakprofielen openen Via het menu Opmaak / Opmaakprofielen en opmaak Voor de nummering van de verschillende delen van het document heeft Word een aantal ingebouwde opmaak-profielen. Ze worden aangegeven door Kop1, kop2 enz Het niveau 1 opmaken Dit wordt in de praktijk uitgelegd aan de hand van de teskt in het pnut Typ enkele letters op een vrije lijn: - Ga aan het begin van de lijn staan; - Typ cijfer 1 gevolgd door een tabulator en druk op enter (de automatische nummering wordt geactiveerd; - Stel de lettergrootte in op 16 en zet hem vet; - Indien gewenst kun je de tekst nu ook schuin zetten, onderlijen, ander kleur geven, enz / 21

16 - Open het menu Opmaak / Alinea; - Stel de Afstand na in op 12. Hierdoor ontstaat een vrije ruimte onder de lijn waardoor het niveau beter uit de onderstaande tekst naar voor komt - Selecteer de tekst die je nu zonet opgemaakt hebt. - Ga met de muis boven het profiel Kop 1 staan en klik op het pijltje dat je rechts ziet verschijnen; - Klik nu op Bijwerken om met selectie te laten overeenkomen. - De opmaak van de geselecteerde tekst is nu opgenomen in het profiel en telkens je nu het profiel aan een tekstgedeelte toekent zal die tekst volgens dat profiel opgemaakt worden Het niveau 2 opmaken Typ enkele letters op een vrije lijn: - Ga aan het begin van de lijn staan; - Typ nu 1.1 gevolgd door een tabulator en druk op enter (de automatische nummering wordt geactiveerd; - Stel de lettergrootte in op 14 en zet hem vet; - Stel de Afstand na in op 9; - Selecteer de tekst die je nu zonet opgemaakt hebt en koppel hem zoals hierboven uitgelegd maar nu aan Kop Het niveau 3 opmaken Typ enkele letters op een vrije lijn: - Ga aan het begin van de lijn staan; - Typ nu gevolgd door een tabulator en druk op enter (de automatische nummering wordt geactiveerd; - Stel de lettergrootte in op 13 en zet hem vet; - Stel de afstand na in op 6; - Selecteer de tekst die je nu zonet opgemaakt hebt en koppel hem aan Kop Een nieuw profiel maken Als er nu geen profiel voorhanden is voor een bepaalde opmaak, maak dan een aangepast profiel. Dit gaat als volgt: / 21

17 - Klik op de knop Nieuw opmaakprofiel - Het volgende venster verschijnt; - Geef het profiel een naam die liefst verwijst naar de opmaakwijze; - Je kunt nu door op Opmaak te klikken alle parameters van je nieuw profiel instellen. Dit vergt wel enige kennis. Het is gemakkelijker om de tekst naar wens op te maken en deze opmaak later aan het nieuwe profiel te koppelen; - Vink Automatisch bijwerken aan. Als je nadien iets aan de opmaak van het profiel verandert, wordt dit automatisch uitgevoerd op alle tesk die in dit prifiel opgemaakt is; - Klik op OK. Maak nu de teskt op zoals je die wiolt presenteren Wijzigen van een bestaand profiel: Je wijzigt een bestaand profiel het gemakkelijkst door een tekstgedeelte in dat profiel naar wens te wijzigen en die wijzigingen dan in het profiel op te nemen (zie hoger). Voor de gevorderden bestaat de mogelijkheid om elke gewenste parameter manueel te wijzigen / 21

18 - Ga met de muis boven het te wijzigen profiel en klik op het pijltje rechts; - Klik nu op Wijzigen - Het volgende venster verschijnt; - Klik op Opmaak om één of meerdere instellingen van het profiel te wijzigen / 21

19 - Kies nu het gewenste onderdeel van het profiel dat je wilt wijzigen: lettertype, alinea, tab, enz - Bv; Lettertype - Het tabblad voor het instellen van het lettertype verschijnt; - Druk na het wijzigen op OK - Het tabblad Lettertype sluit; - Druk nogmaals OK. De wijzigingen zijn nu opgeslagen in het profiel en het tabblad Opmaakprofiel wijzigen sluit. Een nieuwe alinea heeft hetzelfde profiel als de vorige alinea behalve voor de profielen kop1, 2, 3 die na een enter het profiel standaard krijgen. Nu gaan we een en ander toepassen en verduidelijken op de onderstaande lijnen 4.2 Opmaakmenu / 21

20 4.2.1 Nummering van de verschillende delen van het document Via het menu Opmaak / Opsommingstekens en nummering Klik op het tabblad Meerdere niveaus en kies het gewenste type van nummering Manueel de nummering in het document opstellen We gaan dit doen aan de hand van de onderstaande lijnen aa bb Cc Dd Ee Ff Gg Hh Ii Jj Kk Ll Mm Nn Oo Pp Qq Rr Ss Tt Uu Vv Ww Xx Yy Zz Als je tijdens de opmaak van het document niet meer tevreden bent met een bepaald opmaakprofiel, kun je dit gemakkelijk veranderen met het grote voordeel dat deze wijzing(en) automatisch uitgevoerd wordt(en) op alle tekstgedeelten die dat opmaakprofiel hebben / 21

21 5 Inhoudstafel invoegen KWB 2009 Opmaak documenten Als alle profielen toegepast zijn, kan de inhoudstafel gemaakt worden Ga met de cursor naar op de plaats waar je de inhoudstafel wilt invoegen - Ga naar het menu Invoegen / Verwijzing Index en inhoudsopgave - Kies het tabblad Inhoudsopgave - Stel het aantal niveaus in dat je inde inhoudstafel wilt opnemen - Klik op Opties als je de niveaus wilt veranderen / 21