1. Technisch beheer. Begripsomschrijving en indeling exploitatiekosten (zie ook Jellema 13)

Transcriptie

1 De voorbereidingen van het eerste gebouw de knik zijn inmiddels in volle gang. De start van de bouwwerkzaamheden is gepland op 9 september Om vanuit beheersoptiek invloed uit te kunnen oefenen op kwaliteit van het eindproduct is het belangrijk dat de toekomstige beheerders vroegtijdig betrokken worden bij het ontwikkelproces. In het project de wijk van morgen gebeurd dit door studenten. De studenten zullen hierbij ondersteund worden door de corporaties d.m.v. beschikbaar stellen van bijv. stageplekken of begeleiding van studenten bij deelopdrachten en action-learning opdrachten. 1. Technisch beheer De exploitatiekosten van een gebouw zijn de kosten die voortvloeien uit het in eigendom of in gebruik hebben van onroerend goed. Als de eigenaar van het onroerend goed niet de gebruiker is, betalen de eigenaar en de gebruiker elk een deel van de exploitatiekosten die noodzakelijk zijn voor het gebruiken en in stand houden van het onroerend goed. Deze verdeling van kosten kan van geval tot geval verschillen. Ook wanneer een gebouw niet gebruikt wordt, blijft een groot gedeelte van de exploitatiekosten bestaan. De begripsomschrijvingen en indeling van de exploitatiekosten van gebouwen zijn vastgelegd in de NEN Uitgaande van deze norm wordt in dit hoofdstuk aangegeven hoe in de diverse situaties de uiteindelijke exploitatiekosten berekend en vergelijkbaar gemaakt kunnen worden. Rekening houden met alleen de exploitatiekosten van een gebouw is niet voldoende. Het gebruik van een gebouw leidt ook tot kosten (huisvestingskosten). Betrouwbare kengetallen op het gebied van exploitatie- en/of huisvestingskosten zijn een handig hulpmiddel om de prestatie van de eigen gebouwen of de in beheer zijnde gebouwen te toetsen. Een groot gedeelte van de huisvestingskosten is namelijk beïnvloedbaar. Ook kan de relatie gelegd tussen het plegen van investeringen voor veranderend gebruik/vernieuwing en de exploitatiekosten. De exploitatiekosten vormen over een reeks van jaren een veelvoud van de investeringskosten. Vreemd genoeg krijgen de exploitatiekosten bij lange na niet dezelfde aandacht als de investeringskosten. Juist de keuzes op het gebied van kwaliteit, onderhoudsgevoelige componenten, uitvoeringsvorm en gebruikersintensiteit kunnen grote consequenties hebben voor de uiteindelijke exploitatie. Begripsomschrijving en indeling exploitatiekosten (zie ook Jellema 13) De NEN 2632 geeft de begripsomschrijving en de indeling van de exploitatiekosten weer. De norm is van toepassing op onroerend goed, namelijk gebouwen en bijbehorende terreinen. In de norm worden de exploitatiekosten omschreven als de terugkerende kosten als gevolg van het in eigendom hebben, in stand houden dan wel gebruiken van onroerend goed. De terugkerende kosten worden verdeeld over vijf hoofdgroepen. Allereerst wordt er dieper ingegaan op de hoofdgroepen. Daarna wordt de relatie gelegd naar de verdeling van de kosten tussen de eigenaar en de gebruiker. NEN 2632: vijf hoofdgroepen De NEN 2632 bevat de volgende vijf hoofdgroepen: A1 Vaste kosten ; A2 Energiekosten; A3 Onderhoudskosten; A4 Administratieve beheerskosten; A5 Specifieke bedrijfskosten. 2. Facility beheer Het onderhoudsbeheer van een gebouw is essentieel voor de instandhouding van de conditie van een gebouw. In de eerste periode zal het (achterstallig) onderhoud bijna niet van toepassing zijn, dit betekend daarentegen

2 niet dat hiermee in de voorbereidingsfase geen rekening mee moet worden gehouden. Bij het beheer van gebouwen gaat het erom de conditie van gebouwen te bewaken, achterstallig onderhoud te voorkomen en inzicht te hebben in noodzakelijke instandhoudingkosten over een langere periode. Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning (preventief onderhoud) is daarom van belang. Conditiemetingen zoals in de NEN 2767 zijn methoden om de conditie van bouw- en installatiedelen vast te leggen. De vraag is echter of/ - en hoe dit van toepassing is op nieuwe- en duurzame installaties. Het onderhoudsbeheer is een afgeleide van het huisvestingsbeleid. Voorafgaande het bepalen van dit onderhoudsbeheer zal een doelgroep/ huurder/ gebruiker bekend moeten zijn. Voor het project de wijk van morgen is het onzeker of er in de voorbereidingsfase al een huurder/gebruiker bekend zal zijn. Hier zal in het huisvestingsconcept rekening mee moeten worden gehouden. Deze langetermijnvisie is essentieel om het gebouw voor verschillende gebruikers optimaal te kunnen laten functioneren. De facilities planning bestaat uit twee hoofdfasen die parallel liggen aan de investeringsfase en de exploitatiefase. De eerste fase van facility planning kan in zeven stappen worden ingedeeld: vaststellen van een basisconcept voor het ruimtegebruik vaststellen van de ruimtebehoefte relatie -analyse Vergelijking behoefte/aanbod Vlekkenplan Wandenplan Inrichtingsplan De tweede fase is het ruimtebeheer: spacemanagement onderhoudsplanning registratie Door het huisvestingsbeleid al vanaf de voorbereidingsfase mee te nemen in de planning kan tijdens de exploitatie op voorhand ingespeeld worden op dergelijke uitdagingen. 3. Strategisch beheerplan Bij deze (deel)opdracht is het de bedoeling dat studenten een beheerplan opstellen t.b.v. het (deel)project. de volgende thema s dienen hierbij aan de orde te komen: Algemene omschrijving en kenmerken Verhuur Onderhoud Omgeving Financieel Onderstaand schema geeft de positie aan van het strategisch voorraadbeleid en beheer bij een woningcorporatie. Rollen vastgoed algemeen Fundmanagement: - beleggingen, allocatie vermogen Rollen woningcorporaties Strategisch beleid: - organisatiebrede hoofdlijnen van beleid en speerpunten, doelgroepen

3 Portefeuillemanagement: - allocatie binnen portefeuille, risicomanagement, acquisitie, dispositie, performance Portfoliobeleid: - marktaandeel, spreiding, verdeling woningtypen, leeftijd, rendementseisen, beleid op hoofdlijnen per regio Assetmanagement: - optimalisatie deelportefeuille, (des)investeringen (strategisch) voorraadbeleid: - kengetallen en beleidskeuzen per complex: exploitatie, huur, onderhoud, (des)investeringen Property management: - optimalisatie exploitatie, serviceverlening Beheer (administratief, technisch, verhuur, sociaal) en dienstverlening Het beheerplan heeft als doel om het te gebruiken voor communicatie en als handleiding voor het beheer. Strategisch voorraadbeleid volgt uit portfoliobeleid Het portfoliobeleid geeft de kaders aan waarbinnen de vestigingen hun strategisch voorraadbeleid vaststellen. In het strategisch voorraadbeleid wordt op complex niveau het portfoliobeleid uitgewerkt. In het strategisch voorraadbeleid wordt bepaald welke complexen op termijn worden afgestoten en welke activiteiten moeten worden ondernomen om een bepaald complex tegen de gewenste kwaliteitseisen in exploitatie te houden. De relatie tussen strategisch voorraadbeleid en portfoliobeleid niet worden gezien als eenrichtingsverkeer. Het strategisch voorraadbeleid van de vestigingen geeft dusdanige input dat op basis hiervan het portfoliobeleid periodiek kan worden bijgesteld. Om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over in het portfoliobeleid en strategisch voorraadbeleid gehanteerde begrippenkader is in bijlage F een overzicht opgenomen van begrippen en bijbehorende definities. Portfoliobeleid volgt uit strategie In het strategisch plan worden de financiële en maatschappelijke doelstellingen gedefinieerd. Deze doelstellingen worden vertaald naar het portfoliobeleid. In dit portfoliobeleid wordt bepaald welke type vastgoed men in voorraad moet hebben om de gewenste strategie uit te voeren. In het portfoliobeleid wordt de richting met betrekking tot de omvang en de aard van de woningvoorraad vastgelegd. Daarnaast is het van belang om te bepalen welk voorzieningenniveau tegen welke prijs moet worden geleverd. Ook wordt bepaald op welke doelgroepen WoonZorg Zuyd zich wil richten. Het portfoliobeleid kwantificeert als het ware de financiële en maatschappelijke rendementseisen. De meerjaren onderhoudsplanning volgt uit het strategisch voorraadbeleid Hiervoor is beschreven dat in het strategisch voorraadbeleid wordt vastgelegd welke activiteiten moeten worden ondernomen om een bepaald complex tegen de gewenste kwaliteitseisen in exploitatie te houden. Het is een logisch gevolg dat deze strategische keuzes op complex- of gebouwniveau worden vertaald in een meerjaren onderhoudsplanning. Vanuit het strategisch voorraadbeleid wordt vervolgens bepaald hoe de hieruit voortvloeiende beheerstrategieën inpasbaar zijn in de meerjaren onderhoudsplanning. Vanuit het strategisch voorraadbeleid en het (technisch) kwaliteitsbeleid worden de uitgangspunten vertaald naar de meerjaren onderhoudsplanning per gebouwelement. De verlangde kwaliteit wordt vertaald in onderhoudswerkzaamheden en een onderhoudsbegroting.

4 4. Marketingplan Marktonderzoek Een marktonderzoek of marktstudie is een onderzoek gedaan door een marktonderzoeker of -bedrijf naar de haalbaarheid van de technologie, de afzetmarkt en het rendabel uitbaten van een nieuw product of dienst. Marktonderzoek moet niet verward worden met marketingonderzoek. Hoewel beide termen veel op elkaar lijken, verwijst marketingonderzoek naar de activiteiten die door marketingwetenschappers ondernomen worden. Bij marketingonderzoek draait het om marketing in het algemeen, en niet zoals bij marktonderzoek om concrete producten of diensten. Het marktonderzoek is één van de essentiële elementen van marketing en dient als uitgangspunt voor elk er op volgend marketing- en communicatiebeleid. Het begrip kan gedefinieerd worden als: "Het aanwenden van subjectieve en objectieve onderzoeksmethoden om informatie te verzamelen en te analyseren. Deze informatie vormt de basis om een marketingstrategie te definiëren en te evalueren." Die informatie heeft in het algemeen betrekking op de gedragingen, de houding en de motivaties van een bepaalde doelgroep. Het marktonderzoek is de eerste stap die voorafgaat aan elke beslissing. Haar functie als informatiebron is slechts doeltreffend als ze de betrokken onderneming of organisatie in staat stelt beslissingen door te drukken op het vlak van marketingstrategie. Het onderzoek loopt door gedurende het hele marketingproces: in elk stadium worden de reacties van het doelpubliek geanalyseerd om het beleid indien nodig te kunnen bijsturen. Marketingplan Er dient een marketingplan opgesteld te worden waarbij minimaal de volgende onderwerpen aan de orde komen: Marktonderzoek Interne analyse Externe analyse SWOT analyse Marketingmix 5 Financiële onderbouwing Deze deelopdracht betreft een bedrijfseconomische onderbouwing van de gebouwen op Avantis. De opdracht is tweeledig: vanuit het oogpunt van een woningcorporatie met als doelstelling de panden duurzaam te verhuren. Op basis van de uitkomsten van de vorige deelopdrachten kunnen kosten en opbrengsten worden verwerkt in een rekenschema om de NCW hiervan te bepalen. Het rendement (BAR, IRR) dient te worden getoetst aan de interne rendementseis. vanuit het oogpunt van een belegger/woningcorporatie om als beleggingsobject hierin te investeren met uitpondscenario s van 10 en 15 jaar. Het uit te brengen advies moet inzicht geven in het bepalen van de maximale en minimale koopsom waarbij een minimaal vereist rendement gehaald moet worden. hiervoor is inzicht nodig in de huidige en toekomstige verhuursituatie en de gehanteerde scenario s voor marktontwikkelingen. Ook moet er een oordeel worden gevormd over het minimaal aan te nemen vereiste IRR-rendementscriterium voor een bepaalde periode (10 en 15 jarig scenario). Onderdelen beide opdrachten (indien van toepassing): beschrijving locatie in termen van omgeving, bereikbaarheid en locatietypering;

5 beschrijving van het object in termen van onderhoud, huurders en huurcontracten; geef een inschatting van de verhuurstaat bij positieve en negatieve scenario s; samenvatting van de voor- en nadelen van het gebouw of de gebouwen; maak als onderdeel van de gebouwanalyse een inschatting van de concurrentie en de concurrentieontwikkelingen. Kijk daarbij naar Parkstad, Limburg, Nederland en niet te vergeten de Euregio; analyseer de markt in termen van de vastgoedcyclus ( wat is in het verleden gebeurd, hoe gaat het nu en wat kunnen we verachten in de toekomst) vraag en aanbod van soortgelijke objecten ( hoeveel m2 kan er worden aangeboden, hoe zit met nieuwbouw, huurprijzen etc. verleden, nu en toekomst); behandel alle losse onderdelen in het rekenmodel afzonderlijk. Vermeld ook de bronnen hoe gekomen is to een keuze en welke effecten dit heeft op de investeringsbeslissing. maak hierbij onderscheid in: economische ontwikkelingen, rendementscriteria, marktontwikkelingen en objectgebonden ontwikkelingen; geef op basis van bovenstaande analyses een gedegen advies of de koop van een of meerdere gebouwen een goede aanvulling is op de huidige portefeuille van de corporatie. Indien aanpassingen gewenst zijn of problemen zich voordoen, probeer dan tevens een oplossing te vinden; omdat deze opdrachten serieuze adviezen omhelzen waarbij de bedragen niet gerineg zijn en de berekeningen en de conclusies gebaseerd zijn op zeer accurate inschattingen van percentages, komt het niet professioneel over als er taalfouten in voorkomen.