1 De functiewaarderingskenmerken

Transcriptie

1 1 De functiewaarderingskenmerken Zoals eerder aangegeven kent de methode van resultaatgericht functiewaarderen vier functiewaarderingskenmerken, te weten verantwoordelijkheid, problematiek, deskundigheid en bezwarende werkomstandigheden. Omdat je deze vier begrippen ruim kunt interpreteren, zijn ze nader gedefinieerd. Alleen dan bereik je dat je consequent kunt communiceren over conclusies. Elk functiewaarderingskenmerk is gedefinieerd vanuit een statische dimensie die betekenis krijgt door een dynamische dimensie. Zo wordt de statische dimensie van "verantwoordelijkheid" gevormd door het belang van de bijdrage van een functie. De dynamisch dimensie is hier de mate waarin er sprake is van invloed op dat belang. De dimensies "belang" en "invloed" bepalen samen de mate van verantwoordelijkheid. Bij gelijkblijvend belang, neemt de verantwoordelijkheid toe naarmate er meer ruimte is voor eigen invloed. Bij gelijkblijvende invloed, neemt de verantwoordelijkheid toe als het belang groter wordt. Voor het wegen van verantwoordelijkheid moet er dus sprake zijn van enig belang én enige invloed. Door het onderscheid tussen statische en dynamisch dimensies kan functiewaardering beter aansluiten op de dynamiek van organisaties. De statische dimensie geeft de uitgangssituatie aan en de dynamische dimensie is gericht op het bereiken van feitelijke resultaten. In lijn met de resultaatgerichte opzet zijn de vergelijkingskenmerken hiermee dus ook resultaatgericht gedefinieerd. De vier functiewaarderingskenmerken kennen de volgende statische en dynamische dimensies: verantwoordelijkheid krijgt pas gewicht naarmate het belang van de functie (statisch) verbonden is aan eigen invloed (dynamisch); problematiek krijgt pas gewicht naarmate de complexiteit van probleemsituaties (statisch) met eigen creativiteit (dynamisch) tot oplossingen moet leiden; deskundigheid krijgt pas gewicht naarmate de kennis (statisch) via handvaardigheden of sociale vaardigheden (dynamisch) wordt omgezet; bezwarende werkomstandigheden krijgen pas gewicht naarmate de soort van omstandigheden (statisch) in intensieve en frequente mate voorkomt (dynamisch). In verkorte vorm: 1. verantwoordelijkheid = belang x invloed; 2. problematiek = complexiteit x creativiteit; 3. deskundigheid = kennis x vaardigheid 4. bezwarende werkomstandigheden = soort x mate. In de volgende paragrafen worden de vier functiewaarderingskenmerken nader gedefinieerd en uitgewerkt, gevolgd door een algemene toelichting over de keuze van deze kenmerken. 1

2 1.1 Verantwoordelijkheid Het functiewaarderingskenmerk "verantwoordelijkheid" is als volgt omschreven: "Het belang van de functieresultaten voor de organisatie in relatie tot de mate waarin dit belang vanuit de functie kan worden beïnvloed." Belang gekoppeld aan invloed levert een bepaalde (grotere of kleinere) verantwoordelijkheid op. Samenvattend overzicht van het vergelijkingskenmerk Verantwoordelijkheid Het onderscheid tussen de statische en dynamische dimensie van verantwoordelijkheid is hier gemaakt door een verantwoordelijkheid te splitsen in: het statische belang van de structureel vastgelegde functieresultaten en de dynamische invloed die is verbonden aan de invulling van de functie. Bij dit functiewaarderingskenmerk wordt dan ook eerst een vergelijking gemaakt tussen de belangen van de te vergelijken functies. Daarna volgt een vergelijking van de mate waarin eigen invloed aan de orde is. Onder de dimensies "belang" en "invloed" verstaan wij het volgende: Belang Hierbij wordt gewogen wat het belang is van het functieresultaat in relatie tot het organisatiebelang. De zwaarte van het te vergelijken belang is een afgeleide van het bovenliggende organisatiebelang. Bij het vergelijken van het belang van twee functies moet bij voorkeur aan een voor beide functies geldend bovenliggend belang worden gerefereerd. Om realistische vergelijkingen te kunnen maken zal dit bovenliggende belang zo dicht mogelijk bij beide functies moeten liggen. Het belang van een functie kan sterk variëren van bijvoorbeeld: 2

3 een deel van een eindproduct (bijvoorbeeld: gecontroleerde gegevens) tot een bestuurlijke bijdrage (bijvoorbeeld: het personeelsplan van de organisatie). Invloed Het hiervoor aangegeven belang krijgt pas betekenis als duidelijk is in welke mate dit belang wordt beïnvloed door de te waarderen functie. Hierbij wordt gekeken naar de mate waarin met eigen beslissingen en eigen handelen direct invloed kan worden uitgeoefend op de te behalen resultaten. Bij het in beeld brengen van invloed moet goed worden gelet op de mate waarin niet geregelde situaties leiden tot extra directe of indirecte invloed. Als deze invloed door de organisatie wordt gedoogd of zelfs aangemoedigd, behoort deze invloed bij de functie. Je kunt deze invloed ook wel de smeerolie van een organisatie noemen. Op dit punt ontstaat veel onenigheid over functiewaarderingsuitkomsten omdat de uitkomst vaak geen recht doet aan de informele manier waarop invloed wordt uitgeoefend. De mate van invloed kan variëren van bijvoorbeeld: het bijstellen van enkelvoudige productie (bijvoorbeeld: het aanpassen van het schema van huishoudelijke werkzaamheden), tot het invoeren van geheel nieuwe producten (bijvoorbeeld: het invoeren van nieuwe producten), of het besturen en inrichten van complete organisatieonderdelen. Relatie met de functiebeschrijving en het competentieprofiel De functiebeschrijving geeft informatie over verantwoordelijkheid in de rubrieken functiedoel, plaats in de organisatie en producten en problematiek. Belang en invloed kunnen als volgt van de functiebeschrijving worden afgeleid: Het belang van de functie blijkt met name uit het functiedoel. Dit doel heeft een bepaalde betekenis voor de organisatie. In het algemeen geldt dat het functiebelang kleiner wordt naarmate de functie op een lager hiërarchische niveau is geplaatst. Het is veelal zo dat functies die in leidinggevende posities naast elkaar staan ook vergelijkbare belangen vertegenwoordigen. Het functiebelang kan alleen worden bepaald door een relatie te leggen naar hogere en naastliggende belangen. Dit betekent dat het functiedoel moet worden gelezen in relatie tot het functiedoel van de leidinggevende en functiedoelen van naastliggende functies. De mate waarin het belang kan worden beïnvloed, wordt afgeleid van de mate waarin de afzonderlijk te leveren producten het functiedoel realiseren. Een grote lijst van producten geeft vaak minder ruimte voor eigen initiatief. Deze bewegingsruimte blijkt ook uit het karakter van de op te lossen problemen. 3

4 1.2 Problematiek Het functiewaarderingskenmerk "problematiek" is als volgt omschreven: "De moeilijkheidsgraad van de probleemsituaties in relatie tot de mate waarin met eigen creativiteit oplossingen moeten worden ontwikkeld." Moeilijkheidsgraad gekoppeld aan creativiteit levert een bepaalde (meer of minder) problematiek op. Samenvattend overzicht van het vergelijkingskenmerk Problematiek Problemen worden hier gezien als veranderingswensen. De afstand tussen de huidige situatie en de gewenste situatie vormt de probleemdefinitie. Voor het onderscheiden van de statische en dynamische dimensie is het proces van het oplossen van problemen verdeeld in twee stappen, te weten: statische analyse van de waarneming van een huidige situatie en het in beeld brengen van veranderingsmogelijkheden de dynamische oplossingsfase met het combineren van veranderingsmogelijkheden met de gewenste situatie en het bedenken van eigen oplossingen. Bij dit functiewaarderingskenmerk wordt eerst gekeken naar de moeilijkheid van de analysefase en vervolgens naar de creativiteit die nodig is voor de oplossingsfase. Onder de dimensies "complexiteit" en "creativiteit" wordt het volgende verstaan: 4

5 Complexiteit De complexiteit van problematiek betreft met name de analysefase voor het aanpakken van probleemsituaties. Situaties worden ingewikkelder naarmate er sprake is van verschillende systemen die op elkaar inwerken. Als het werkproces in technische zin problemen geeft, worden probleemsituaties ingewikkelder als bij de situatie analyse naast de technische situatie ook het gedrag van medewerkers moet worden betrokken. Een belangrijke ingang voor het overzien van de ingewikkeldheid van probleemsituaties is dus de mate en de afstand waarin er samenhang is met andere situaties. De moeilijkheidsgraad hangt samen met het functiewaarderingskenmerk deskundigheid. Daar waar meer deskundigheid aanwezig is, zijn probleemsituaties in het algemeen ook eenvoudiger te analyseren. De moeilijkheidsgraad van de werkzaamheden kan variëren van bijvoorbeeld: routinematige problemen in bekende situaties en bekende veranderingsmogelijkheden (zoals het verstrekken van standaardinformatie aan een informatiebalie), tot situaties die samenhangen met veel en sterk verschillende andere situaties waar bovendien sprake is van moeilijk haalbare veranderingsmogelijkheden (bijvoorbeeld: een sociaal probleem dat zowel de winstpositie, het arbeidsklimaat, de productkwaliteit als het bedrijfsimago beïnvloedt). Creativiteit Problematiek krijgt pas betekenis als duidelijk is in welke mate eigen creativiteit een rol speelt om problemen binnen de functie op te lossen. Voor het bedenken van eigen oplossingen is eigen initiatief, verkenning van mogelijkheden, denkkracht en soms creërend vermogen nodig. Bij het beoordelen van de benodigde creativiteit gaat het om de mate waarin dit in de functie aan de orde is. Creativiteit is als begrip een ingewikkeld fenomeen. Alle vernieuwing bouwt voort op eerdere vindingen. Het unieke zit vaak in verrassende combinaties waardoor er onverwachte invalshoeken ontstaan. Hierdoor worden vastgeroeste traditionele denkpatronen losgelaten en kan er sprake zijn van vernieuwing. Vernieuwen is in feite een leerproces, met ruimte voor twijfel en verwarring. Het is overigens eenvoudiger om verwarring te zaaien, dan te vernieuwen. Wij beschouwen het kenmerk creativiteit dan ook vanuit het gehele proces van losmaken tot het leveren van werkbare oplossingen. Met deze benadering kan goed in beeld worden gebracht waar een functie eigen bewegingsruimte heeft die vanuit eigen vindingrijkheid of intuïtie moet worden opgelost. Zo zal de bejaardenhelpende die met name voor de dagelijkse hygiëne van mens en omgeving wordt ingezet, situaties tegenkomen waarin ouderen met onverwachte wensen komen en onverwacht gedrag vertonen. De bejaardenhelpende is beperkt opgeleid voor dit soort van problemen. Hierdoor vaart de bejaardenhelpende vaak op de eigen sociale intelligentie en komt soms tot betere resultaten dan de therapeutische aanpak. Het is van belang dat ook dit soort van creativiteit wordt meegewogen bij functiewaardering. Een medewerker mag meer problemen oplossen dan waarvoor hij of zij heeft doorgeleerd. Iedereen doet dat. Door het idee dat problemen alleen maar goed kunnen worden opgelost met rationeel verantwoorde kennis loop je het risico te weinig oog hebben voor andere ingangen om problemen op te lossen. Het beoordelen van dimensie "creativiteit" vraagt dan ook extra oplettendheid. Creativiteit kan bijvoorbeeld variëren van bijvoorbeeld: het combineren van min of meer bekende situaties en richtlijnen (zoals het oplossen van fouten in facturen), tot het ontwikkelen van een strategische koers (zoals het het creëren van een nieuwe marktpositie). 5

6 Relatie met de functiebeschrijving en het competentieprofiel Het beeld van de problematiek kan worden gevormd door diversiteit van probleemsituaties te lezen uit de teksten die staan vermeld bij de problematiek. Per probleemsituatie kan vervolgens een beeld worden gevormd van de verschillende invloeden waar de functiehouder rekening mee zal moeten houden. De problematiek is daarnaast af te leiden van de afstand tussen het functiedoel en de concrete lijst van producten is in het algemeen een maat voor de complexiteit van zelf op te lossen probleemsituaties. Een abstract functiedoel maakt dat de medewerker op meer aspecten aanspreekbaar is en dat problemen in een bredere oriëntatie zullen moeten worden aangepakt. De relatie met de voor de functie benodigde deskundigheid geeft aanvullende informatie over de mate waarin zelf analyses moeten worden gemaakt en/of eigen oplossingen moeten worden ontwikkeld. Dit zegt zowel iets over de moeilijkheidsgraad alos de creativiteit. De benodigde creativiteit heeft veelal direct te maken met de ruimte voor eigen oplossingen. Deze ruimte is ook af te leiden van de afstand tussen het functiedoel en de producten. Het kan echter ook zo zijn dat de afzonderlijke producten vakspecialistische creativiteit vragen. Bijvoorbeeld "het maken van grafische ontwerpen" kan volledig ingesloten zitten in een beperkt functiedoel, doch vraagt wel de volledige creativiteit voor het maken van ontwerpen. De combinatie tussen de rubriek deskundigheid en de op te lossen problemen geeft aanvullende informatie over de mate waarin zelf analyses moeten worden gemaakt en/of eigen oplossingen moeten worden ontwikkeld. Dit zegt zowel iets over de moeilijkheidsgraad als de creativiteit. 6

7 1.3 Deskundigheid Het functiewaarderingskenmerk "deskundigheid" is als volgt omschreven: "De omvang van de kennis in relatie tot de vaardigheid waarmee deze kennis in resultaten moet worden omgezet." Kennis gekoppeld aan vaardigheid levert een bepaalde (meer of minder) deskundigheid op. Samenvattend overzicht van het vergelijkingskenmerk Deskundigheid Deskundigheid wordt hier gezien als de kwaliteit om, al dan niet na eigen probleemoplossing, feitelijk te handelen en invloed uit te oefenen op de omgeving. De mogelijkheden om feitelijk invloed uit te oefenen zijn van communicatieve of manuele aard. Je alleen maar situaties veranderen door te schrijven, te praten en/of fysiek materie te bewerken. Het onderscheid tussen de statische en dynamisch dimensie is hier als volgt gekozen: de statische aanwezigheid van een hoeveelheid kennis en de dynamisch inzet van communicatieve en manuele vaardigheden. Bij dit functiewaarderingskenmerk wordt dan ook eerst gekeken naar de omvang van de voor de functie benodigde kennis en vervolgens naar de vaardigheden om die kennis in waarneembare effecten om te zetten. Onder de dimensies "kennis" en "vaardigheid" wordt het volgende verstaan: Kennis Het gaat hierbij om de hoeveelheid algemene vakkennis, de specialistische kennis en de organisatiekennis als basis voor de functievervulling. Het betreft hier de diepgang, de complexiteit en de breedte van de benodigde deskundigheid, zoals algemene vakkennis (bijvoorbeeld: kennis van bedrijfseconomie), specialistische kennis (zoals kennis van bedrijfsadministratie) en organisatiegebonden kennis (zoals kennis van de administratieve organisatie van de provincie). Bij het vergelijken wordt de kennis als hoeveelheid naast 7

8 elkaar gezet en in omvang vergeleken. Bij het vergelijken geeft het verschil in opleidingsduur en inwerktijd een goed handvat. De omvang van de algemene vakkennis kan variëren van bijvoorbeeld: enkelvoudige kennis van procedures en werkmethoden, tot integrale kennis van technische wetenschappen en de daaraan verbonden bedrijfsmatige kenmerken. Vaardigheid Het kenmerk kennis gaat pas iets betekenen als de kennis daadwerkelijk in resultaten wordt omgezet. Het gaat hier over alle vaardigheden waarmee resultaten zichtbaar worden gemaakt, te weten: praten (sociale vaardigheden), schrijven en tekenen (uitdrukkingsvaardigheden) en iets met de hand maken (manuele vaardigheden). Bij het vergelijken van vaardigheden moet met name worden gelet op de benodigde expressiviteit in de vorm van communicatieve en/of fysieke handelingen (invloed op gedrag van mensen, invloed op de werking van machines of invloed op bewerking van materiaal). Het niveau van vaardigheden neemt toe naarmate er meer initiatief en meer eigen optreden nodig is bij communicatie en/of manuele handelingen. Ook hier speelt mee dat verder moet worden gekeken dan rationele communicatiesituaties. De gastvrouw of gastheer van een restaurant weet via sociaal gedrag een klimaat te creëren waar de klant zich op zijn gemak voelt. Zo weet ook de secretaresse een werksfeer te creëren die rust en orde uitstraalt (terwijl zijzelf gek wordt van de werkdruk). Ook hier is het de sociale vaardigheid waarmee de gewenste uitstraling wordt geleverd. Deze sociale vaardigheden krijgen doorgaans minder aandacht dan sociale vaardigheden die in actieve overleg- en onderhandelingssituaties worden ingezet, terwijl ze qua functiewaarde vergelijkbaar kunnen zijn. Sociale en communicatieve vaardigheden worden vaak ten onrechte in verband gebracht met de daarmee gemoeide belangen. In ons model weegt het belang van de communicatie niet mee bij vaardigheid. Het belang is immers al gewogen bij het kenmerk verantwoordelijkheid. Wat wel van invloed is op de weging van sociale en communicatieve vaardigheid is de mate waarin de communicatie tot verandering leidt. Hierin zijn drie niveaus van invloed te onderscheiden: veranderen van kennis, veranderen van meningen en veranderen van gedrag. De vaardigheid zal zwaarder wegen naarmate de verandering gericht is op gedrag. Relatie met functiebeschrijving en competentieprofiel De voor de functie benodigde kennis kan worden gelezen in de rubriek deskundigheid. De vaardigheid staat ook aangegeven in de rubriek deskundigheid, doch kan alleen goed in beeld komen door een verbinding te maken met de mate waarin sprake is van eigen invloed. Zoals aangegeven bij het functiewaarderingskenmerk "verantwoordelijkheid" kan invloed worden gelezen uit de rubriek producten en problematiek. Manuele vaardigheid komt in het algemeen alleen voor in ambachtelijke functies. De informatie hierover kan worden afgeleid uit de aard van de zelf op te lossen problemen in relatie tot de op te leveren resultaten. In de functiebeschrijving wordt manuele vaardigheid vermeld in de rubriek deskundigheid. 8

9 1.4 Bezwarende werkomstandigheden Het functiewaarderingskenmerk "bezwarende werkomstandigheden" is als volgt omschreven: "De soort en mate van bijzondere fysieke inspanningen en/of persoonlijke risico's die onvermijdelijk zijn verbonden aan de functie." Aard van de werksituaties gekoppeld aan mate waarin dit voorkomt levert een bepaalde (meer of minder) bezwarende werkomstandigheden. Samenvattend overzicht van het vergelijkingskenmerk Bezwarende werkomstandigheden Het werk kan bemoeilijkt worden door bepaalde werkomstandigheden. Evenals dat bij de andere kenmerken het geval is wordt bij de vergelijking alleen gekeken naar het verschil ten opzichte van een andere functie. Hier wordt dus op geen enkele manier een norm bedoeld m.b.t. acceptabele werkomstandigheden. In het algemeen geldt natuurlijk dat bezwarende werkomstandigheden moeten worden vermeden. Als ze onlosmakelijk aan het werk zijn verbonden en voor de functionaris onvermijdelijk zijn dan worden ze wel meegewogen met functiewaardering. De statische en dynamische dimensie van dit functiewaardering zijn als volgt onderscheiden: de statische werkomstandigheden die bezwaarlijk zijn en de dynamische situaties waarin deze werkomstandigheden onvermijdelijk voorkomen. Bij dit functiewaarderingskenmerk wordt dan ook eerst gekeken naar de soort van werkomstandigheid en vervolgens naar de mate waarin deze omstandigheid onvermijdelijk aan de orde is. Onder de dimensies "soort" en "mate" wordt het volgende verstaan: Soort Het gaat hierbij over werkomstandigheden die bijzondere persoonlijke risico's geven of bijzondere inspanningen vragen (vuil, zwaar of gevaarlijk werk), zoals: 9

10 fysiek zware arbeid (tillen, langdurig krachtzetten) inspannende houding (bukken, onnatuurlijk lichaamshouding) omgevingsinvloeden (kou, wind, lawaai, schadelijke stoffen e.d.) persoonlijke risico (infecties, lichamelijk letsel) monotonie (langdurig eensoortig werk, volledig ontbreken van eigen invloed) mentale druk door gebrek aan invloed op direct aan de functie verbonden grote belangen (bewaking zonder eigen invloed, menselijk leed aanzien zonder eigen invloed, e.d.) Bij het vergelijken van de soort van werkomstandigheid wordt gewogen hoe indringend het ongemak en/of persoonlijk risico inwerkt op de fysieke en/of mentale conditie van de medewerker, los van de mate waarin dit aan de orde is. De soort van werkomstandigheid kan variëren van bijvoorbeeld: koude werkomstandigheden bij het werk in koelcellen, waardoor de medewerker extra maatregelen moet nemen om de normale lichaamstemperatuur te behouden, tot werken met zwaar giftige stoffen en radioactief materiaal, waardoor de medewerker levensbedreigende infectierisico's loopt (zoals de brandweer bij branden, milieucalamiteiten en -rampen). Mate Bezwarende werkomstandigheden gaan pas betekenis hebben door mate waarin ze feitelijk voorkomen. Het is van belang hierbij te betrekken in welke mate de werkomstandigheden vermijdbaar zijn door bijvoorbeeld beschermende hulpmiddelen, werkinstructies e.d. De ingezette beschermende hulpmiddelen kunnen op zich ook leiden tot bezwarende omstandigheden die bij functiewaardering worden meegewogen. Hier wordt alleen de mate van het voorkomen van bezwarende werkomstandigheden betrokken, die onvermijdelijk is voor de functionaris. Langdurig in slechte weersomstandigheden werken is onvermijdelijk voor de postbode. Het vuile karakter van grondwerkzaamheden is onvermijdelijk voor de kabellegger. Het werken met lawaai van een machine is vermijdbaar door het dragen van oordoppen. Alhoewel oordoppen geen prettig gevoel geven wordt het dragen van oordoppen in het algemeen niet gezien als een bezwarende werkomstandigheid. De "mate" van de bezwarende werkomstandigheid kan variëren van bijvoorbeeld: eenmaal per week afvoeren van afvalcontainers, tot dagelijks werken met gezondheidsbedreigende bacteriën. Relatie met functiebeschrijving en competentieprofiel De functiebeschrijving geeft in de gelijknamige rubriek bezwarende werkomstandigheden informatie over dit vergelijkingskenmerk. Het komt in de praktijk voor dat sommige omstandigheden niet worden opgeschreven omdat ze wettelijk verboden zijn of slecht zijn voor het imago van een organisatie. Het is voor een goede en geaccepteerde functiewaardering van belang dat de feitelijke werkomstandigheden volledig worden meegenomen in de functiewaardering. 10