Gelet op de aanvraag van het Parkeeragentschap van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (parking.brussels) ontvangen op 13/05/2014;

Transcriptie

1 1/14 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 56/2014 van 9 juli 2014 Betreft: Machtigingsaanvraag van het Parkeeragentschap van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (parking.brussels) om toegang te krijgen tot sommige gegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken in het raam van zijn wettelijke opdracht om het parkeerbeleid van het Gewest uit te voeren en de goede werking ervan te verzekeren (RN-MA ). Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Parkeeragentschap van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (parking.brussels) ontvangen op 13/05/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 19/06/2014;

2 Beraadslaging RR 56 /2014-2/14 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 9 juli 2014, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. Het Parkeeragentschap van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (parking.brussels), hierna de aanvrager, heeft een aanvraag ingediend om toegang te hebben tot sommige gegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken in het raam van zijn wettelijke opdracht om het parkeerbeleid van het Gewest uit te voeren en de goede werking ervan te verzekeren.. 2. Sinds 1/03/2014 hebben verschillende gemeenten de opdracht inzake beheer, controle en inning in verband met parkeren uitbesteed aan de aanvrager. In deze context is de aanvrager belast met het uitvoeren van alle taken verbonden aan deze opdracht van beheer van de vrijstellingskaarten met gewestelijke en/of gemeentelijke geldigheid (verwerking, uitgifte, productie, ) en met de inning en invordering van de retributies en gemeentelijke administratieve sancties (verzending betalingsuitnodiging, herinneringen, ). II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. De machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken en om toegang te verkrijgen tot of mededeling te bekomen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, WRR wordt onder meer door het Comité verleend " aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. (artikelen 5, 1 ste lid, 1 en 2 en art. 8 van de WRR). 4. Volgens artikel 25, 1 van de Ordonnantie van 22 januari 2009 houdende de organisatie van het parkeerbeleid en de oprichting van het Brussels Hoofdstedelijk Parkeeragentschap (hierna "de Ordonnantie van 22 januari 2009"), "wordt er een naamloze vennootschap naar publiek recht met rechtspersoonlijkheid opgericht onder de benaming " Brussels

3 Beraadslaging RR 56 /2014-3/14 Hoofdstedelijk Parkeeragentschap ", hierna genoemd het Parkeeragentschap en belast met de opdrachten vermeld in afdeling 5". Artikel 36 van deze ordonnantie verduidelijkt "Het Parkeeragentschap is een autonome bestuursinstelling van categorie 2" en geeft aldus de organieke band aan tussen de aanvrager en de openbare overheid. 5. Artikel 29 van de ordonnantie van 22 januari 2009 bepaalt "Het Parkeeragentschap heeft als opdracht het parkeerbeleid van het Gewest uit te voeren en te zorgen voor de goede werking ervan" en detailleert de opdrachten van de aanvrager. 6. De aanvraag om toegang te krijgen tot deze gegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken valt binnen het raam van deze opdrachten. 7. Gelet op wat voorafgaat komt de aanvrager op grond van de artikelen 5, eerste lid, 2, en artikel 8, WRR in aanmerking om gemachtigd te worden om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 8. Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens en het identificatienummer van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. DOELEINDEN 9. Overeenkomstig artikel 29 van de ordonnantie van 22 januari 2009 heeft de aanvrager " als opdracht het parkeerbeleid van het Gewest uit te voeren en te zorgen voor de goede werking ervan". 10. Voormeld artikel 29 detailleert de verschillende opdrachten van de aanvrager. In verband met zijn machtigingsaanvraag voor toegang tot het Rijksregister is de aanvrager belast met: "5 het beheer van en de controle op de uitvoering van het parkeerbeleid op de wegen waarmee het Parkeeragentschap belast is, met inbegrip van de inning van de parkeerretributies;

4 Beraadslaging RR 56 /2014-4/14 7 de bouw, de aankoop of de huur, alsook de organisatie, het beheer en de controle van alle publieke parkings die eigendom zijn van het Gewest, die het Gewest in concessie heeft of rechtstreeks beheert, of dit nu transitparkings zijn of niet; 10 de ontwikkeling van een aanbod van beveiligde, publieke en overdekte bromfiets-, motorfiets- en fietsstallingen aangepast aan de verschillende behoeften op dit vlak". 11. In verband met voormeld punt 5 van artikel 29 van de ordonnantie van 22 januari 2009 bepaalt artikel 40 van deze ordonnantie dat de aanvrager controle uitoefent op de naleving van de parkeerregels en de inning van de parkeerretributie op de gewest- en de gemeentewegen van de gemeenten die hem uitdrukkelijk gelast hebben om deze opdracht in hun plaats uit te voeren. 12. Twee aspecten kunnen dus door de gemeenten worden gedelegeerd: het luik controle en het luik inning. 13. Het luik controle op het parkeren omvat het beheer van de vrijstellingskaarten op het grondgebied van de betrokken gemeente. De gemeenten Elsene, Evere, Sint-Agatha- Berchem, Koekelberg, Schaarbeek en Sint-Joost-Ten-Noode hebben deze taak gedelegeerd aan de aanvrager. 14. De aanvrager is bijgevolg belast met de aflevering en de controle van de vrijstellingskaarten op het grondgebied van de betrokken gemeente. De toegang tot het Rijksregister is noodzakelijk in het raam van de behandeling van de aanvraagdossiers voor vrijstellingskaarten waarvan de modaliteiten voor aflevering en gebruik vastgelegd werden door de Brusselse Hoofdstedelijke Regering in haar besluit van 18 juli 2013 betreffende de gereglementeerde parkeerzones en de vrijstellingskaarten (hierna "het besluit van 18 juli 2013"), in uitvoering van artikel 6 van de ordonnantie van 29 januari Artikel 45, 1 ste lid van het besluit van 18 juli 2013 bepaalt "Het Parkeeragentschap zorgt voor een geïnformatiseerd beheersysteem van de vrijstellingskaarten, dat tegen betaling toegankelijk is voor de gemeenten, en dat tot doel heeft het gebruik, het toezicht en het misbruik te controleren". 16. Het luik inning verwijst naar de inningsopdracht van parkeerretributies en gemeentelijke administratieve sancties (GAS) die aan de aanvrager werd gedelegeerd op het grondgebied van de betrokken gemeenten. In onderhavig geval hebben tot op heden de gemeenten Sint- Agatha-Berchem, Koekelberg, en Sint-Joost-Ten-Noode deze taak aan de aanvrager gedelegeerd.

5 Beraadslaging RR 56 /2014-5/ Concreet wordt bij de parkeercontrole gebruik gemaakt van een toegang tot de gegevens van de DIV om de eigenaar van het overtredend voertuig te identificeren. De DIV-gegevens verstrekken ook het adres naar hetwelk de betalingsuitnodiging (retributie of GAS-boete) of de eventuele herinneringen moeten worden gestuurd. Aangezien de DIV echter niet de authentieke bron is voor het adres van de woonplaats wenst de aanvrager toegang te krijgen tot de gegevens van het Rijksregister om zich te vergewissen van de juistheid van het adres en de identiteit van de belastingplichtige. 18. In het licht van punt 7 van artikel 29 van de ordonnantie van 22 januari 2009 is een toegang tot het Rijksregister noodzakelijk in het raam van het beheer en de uitbating van openbare parkings die door het agentschap worden beheerd voor wat de behandeling betreft van de aanvraagdossiers voor een abonnement "buurtbewoner" aan voordeeltarief. 19. Het Comité stelt vast dat de hierboven vermelde opdrachten die de gevraagde gegevens van het Rijksregister vereisen duidelijk uitgevaardigd en afgebakend zijn in de ordonnantie van 22 januari 2009 en in het het besluit van 18 juli 2013 dat hieruit voortvloeit. Bijgevolg kaderen de door de aanvrager beoogde verwerkingen onder de in de WVP in haar artikel 5, e) toegelaten gevallen waarin wordt bepaald dat de verwerking van persoonsgegevens is toegelaten "wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van openbaar belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, die is opgedragen aan de verantwoordelijke voor de verwerking of aan de derde aan wie de gegevens worden verstrekt". 20. De aanvrager verklaart dat de toegang tot de gegevens van het Rijksregister in het algemeen zal toelaten het administratief werk gevoelig te vergemakkelijken, de betrouwbaarheid van de ingezamelde gegevens te verhogen, bij te dragen tot een snellere en efficiëntere afhandeling van de dossiers, regelmatige bijwerking van de bestanden mogelijk te maken, een rationelere werking van de aanvrager te bewerkstelligen en de invoering van een efficiëntere controle toe te laten. Het zou eveneens de administratieve werklast van de aanvrager gevoelig verlichten. 21. Gelet op wat voorafgaat stelt het Comité vast dat de beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP en artikel 5, 2 de lid van de WRR.

6 Beraadslaging RR 56 /2014-6/14 C. PROPORTIONALITEIT 22. Artikel 4 1, 3 van de Privacywet bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn in het licht van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen en verder worden verwerkt. C.1. Betreffende de gegevens 23. De aanvrager wenst in het raam van de beoogde doeleinden de mededeling van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, 1 ste lid, 1, 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd) 7, 9 en 14 van de WRR, namelijk: naam en voornamen (gegeven 1 ); hoofdverblijfplaats (gegeven 2 ); datum van overlijden (gegeven 3 ); beroep (gegeven 4 ); gezinssamenstelling (gegeven 5 ); verblijfstoestand (gegeven 6 ). 24. Vooreerst verwijst de aanvrager naar de bepalingen van het besluit van 18 juli 2013 dat de modaliteiten bepaalt voor het afleveren van de vrijstellingskaarten "buurtbewoner", standaard ("zorgverleners van dringende/niet-dringende medische hulp", "autodelen", "personen met een handicap") en facultatieve ("tijdelijke multisectoren", "overige gebruiker", " interventie"). 25. Overeenkomstig artikel 48 van het besluit van 18 juli 2013 dient de aanvrager de vrijstellingskaarten af te leveren nadat hij gecontroleerd heeft of de aanvrager van de vrijstellingskaart voldoet aan de toekenningsvoorwaarden, onder meer (de passages die de relevantie van de gegevens aantonen zijn onderstreept): betreffende de vrijstellingskaart "buurtbewoner": o "Art. 48. De vrijstellingskaart "buurtbewoner" wordt door het college van burgemeester en schepenen toegekend aan de persoon die is ingeschreven in het bevolkingsregister of in het wachtregister van de desbetreffende gemeente, en die woont in gereglementeerde rode zone, oranje zone, grijze zone, groene zone, blauwe zone of evenementenzone. De titularis van een vrijstellingskaart " buurtbewoner " is het enkel toegelaten om zijn voertuig te parkeren binnen de grenzen van de parkeersector of de parkeersectoren die hem zijn toegewezen en in de sectoren die grenzen aan de toegekende parkeersectoren, ten einde rekening te houden met het overloopeffect.

7 Beraadslaging RR 56 /2014-7/14 ( )" (artikel 1, 5 definieert de parkeersector als "de geografische zone rond de verblijfplaats of de maatschappelijke- of exploitatiezetel, die de grenzen afbakent waarbinnen de vrijstellingskaarten geldig zijn"); o "Art. 51. Er kunnen per gezin niet meer dan twee " buurtbewoner " vrijstellingskaarten worden toegekend. Het aantal vrijstellingskaarten wordt berekend per gezin en omvat de vrijstellingskaarten " buurtbewoner " en " tijdelijke buurtbewoner ( )". o "Art. 57. De vrijstellingskaarten " buurtbewoner " hebben een geldigheidsduur van één of twee jaar, naar keuze van de aanvrager. De kaart is geldig vanaf de datum van aanschaf. Op het einde van de geldigheidsperiode moet de aanvrager de toekenning van een nieuwe vrijstellingskaart aanvragen. De gemeente verifieert bij die gelegenheid of de aanvrager nog steeds aan de toekenningsvoorwaarden voldoet. De vrijstellingskaart moet worden teruggegeven van zodra de begunstigde niet meer aan de toekenningsvoorwaarden voldoet ( )"; betreffende de standaard vrijstellingskaarten: o "Art. 64. De aanvrager van een vrijstellingskaart "zorgverlener dringende medische hulp", bezorgt aan de gemeente of aan het Parkeeragentschap het bewijs dat hij over een RIZIV-nummer beschikt als individuele zorgverstrekker. De colleges van burgemeester en schepenen controleren de bezorgde documenten en kunnen eisen dat bijkomende informatie wordt bezorgd, teneinde te kunnen controleren of de voormelde voorwaarden vervuld zijn"; betreffende de facultatieve vrijstellingskaarten: o "Art. 80. De aanvrager van een vrijstellingskaart " tijdelijke multisectoren " moet ingeschreven zijn in het bevolkingsregister of in het wachtregister van de desbetreffende gemeenten. ( )"; o "Art. 84. De vrijstellingskaarten " overige gebruiker " worden uitgereikt aan de volgende categorieën van gebruikers : - aan ondernemingen en zelfstandigen, met name aan de persoon of de onderneming met de maatschappelijke of exploitatiezetel in de gereglementeerde parkeersector ( ) Met `persoon wordt de houder van een vrij beroep of een zelfstandige bedoeld ( ) - aan leurhandelaars die een activiteit uitoefenen op het grondgebied van de gemeente ( )"; o "Art. 91. De vrijstellingskaart " interventie " is voorbehouden aan natuurlijke personen of rechtspersonen die aantonen dat ze, voor hun beroep, verschillende interventies in meerdere parkeersectoren van het Gewest dienen uit te voeren en die daar het bewijs van voorleggen."

8 Beraadslaging RR 56 /2014-8/ In deze context moet de aanvrager bij machte zijn om toegang te krijgen tot de gegevens van het Rijksregister om zich te kunnen uitspreken over de ontvankelijkheid van de aanvraag en na te gaan of de aanvrager op de vervaldatum of tijdens de geldigheidsduur van zijn kaart nog steeds aan de toekenningsvoorwaarden voldoet en meer in het bijzonder wat betreft: de woonplaats van de aanvrager (de geldigheidssector van de betrokken kaart bepalen); de gezinssamenstelling (de aanvragers identificeren die deel uitmaken van eenzelfde gezin); het beroep van de aanvrager (het frauderisico minimaliseren en de aanvraag voor de aanvragers vergemakkelijken). 27. Vervolgens wenst de aanvrager de gegevens van het Rijksregister te kennen in het raam van de inning van de parkeerretributies en de gemeentelijke administratieve sancties (GAS) voor wat betreft de naam, de voornaam, de woonplaats teneinde het risico op fouten te minimaliseren en de inning van de retributies en GAS-boetes te maximaliseren. 28. Concreet wordt bij de parkeercontrole gebruik gemaakt van een toegang tot de gegevens van de DIV om de eigenaar van het overtredend voertuig te identificeren. De DIV-gegevens verstrekken ook het adres naar hetwelk de betalingsuitnodiging (retributie of GAS-boete) of de eventuele herinneringen moeten worden gestuurd. Aangezien de DIV echter niet de reglementaire basis is voor het adres van de woonplaats wenst het agentschap toegang te krijgen tot de gegevens van het Rijksregister om zich te vergewissen van de juistheid van het adres en de identiteit van de belastingplichtige. 29. Wat tenslotte de behandeling van aanvraagdossiers betreft voor een abonnement "buurtbewoner" tegen voordeeltarief in relatie met de door de aanvrager beheerde openbare parkings, specificeren de bepalingen van het besluit van 18 juli 2013 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering houdende het reglementaire luik van het Gewestelijk Parkeerbeleidsplan dat (de passages die de relevantie van de gegevens aantonen zijn onderstreept): "Art. 48 Het Gewest en de gemeenten passen in de publieke parkings die ze beheren het principe van de voorkeurtarieven voor parkeren buiten de openbare weg toe voor de bewoners ( )"; "Art. 52. De bewoners genieten van een abonnement aan voorkeurtarief in publieke parkings ( ).Wordt in de zin van deze afdeling als bewoner beschouwd, de persoon die gedomicilieerd is in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in de parkeersector waar

9 Beraadslaging RR 56 /2014-9/14 zich een voetgangersingang tot een parking bevindt, of in één van de aangrenzende parkeersectoren, in zoverre dit gebied binnen de limiet van 150 ha blijft. " ( ) "Art. 59. In parkings buiten de openbare weg die door het Gewest of de gemeenten beheerd worden of die als publieke parking worden erkend, gelden voorkeurstarieven : - voor bromfietsen en motorfietsen vergeleken met wagens, in verhouding tot hun plaatsinname en in combinatie met de exploitatie- en beheerskost van de parking; - voor de fietsparkeerplaatsen, in principe op een niveau van 10 % van het tarief van een personenwagen ( )". 30. In deze context moet de aanvrager bij machte zijn om toegang te krijgen tot de gegevens van het Rijksregister om zich te kunnen uitspreken over de ontvankelijkheid van de aanvraag en na te gaan of de aanvrager op de vervaldatum of tijdens de geldigheidsduur van zijn kaart nog steeds aan de toekenningsvoorwaarden voldoet wat betreft de woonplaats van de aanvrager. 31. Voor wat overigens het gegeven datum van overlijden/afwezigheid betreft legt de aanvrager uit dat een toegang tot dit gegeven hem zou toelaten over te gaan tot de automatische schrapping/desactivering van de vrijstellingskaarten of abonnementen van overleden of verdwenen personen. 32. Wat het gegeven verblijfstoestand betreft zou dit gegeven de aanvrager toelaten de aanvragen voor vrijstellingskaarten "tijdelijke buurtbewoner" van buitenlanders te behandelen. 33. De aanvrager wenst eveneens de invoering van een geautomatiseerde mededeling door het Rijksregister opdat hij elke wijziging die aangebracht wordt aan de gevraagde gegevens, automatisch zou ontvangen. 34. De aanvrager verklaart dat dit mechanisme noodzakelijk is opdat de namen, voornamen en adressen in de dossiers steeds bijgewerkt zouden zijn zodat wordt vermeden dat documenten worden verstuurd naar een adres waar de betrokkene niet langer woont. Hij voegt hieraan toe dat hierdoor eveneens punctuele manuele raadplegingen van het Rijksregister om de juistheid van een adres te controleren worden vermeden. Ingeval van wijziging van de woonplaats, van het beroep, de gezinssamenstelling of de verblijfssituatie van de begunstigde moet de aanvrager verwittigd worden zodat hij kan controleren of de toekenningsvoorwaarden nog steeds vervuld zijn door de aanvrager. Zo niet moet de aanvrager maatregelen treffen voor regularisatie. Ingeval van overlijden zal de aanvrager

10 Beraadslaging RR 56 / /14 overgaan tot schrapping van de abonnementskaart van de overledene. Een wijziging van de voormelde gegevens kan een invloed hebben op de ontvankelijkheid van de aanvragen voor vrijstellingskaarten of abonnementen "buurtbewoner". De aanvrager wenst in kennis gesteld te worden over de wijzigingen om de vrijstellingskaarten en abonnementen efficiënt te kunne beheren en in voorkomend geval informatie- of regularisatiemaatregelen te kunnen nemen. Deze mededeling van wijzigingen betreft overigens enkel de persoonsgegevens van personen van wie de aanvrager een actief dossier beheert. De wijzigingen van de gegevens naam, voornamen en woonplaats zijn eveneens belangrijk voor de correcte uitvoering van de opdracht tot inning en invordering van de parkeerretributies en de gemeentelijke administratieve sancties (versturen van briefwisseling, ). 35. Het Comité wijst de aanvrager erop dat hij bij voorkeur moet beschikken over een verwijzingsrepertorium om te kunnen genieten van deze functionaliteit. Dit repertorium doet dienst als filter opdat de aanvrager slechts de informatie zou ontvangen die relevant is in het raam van de behandeling van zijn dossiers. Het Comité meent niettemin dat de aanvrager dit verwijzingsrepertorium niet noodzakelijk zelf moet oprichten. Bijgevolg verzoekt het Comité de aanvrager zich te integreren in een bestaand verwijzingsrepertorium van een dienstenintegrator zoals de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Een andere oplossing bestaat erin dat de aanvrager de rijksregisternummers van alle personen waarvoor hij een dossier beheert meedeelt aan de diensten van het Rijksregister waarna hij per kerende de bijgewerkte gegevens van deze personen ontvangt. 36. Gelet op deze gedetailleerde uitleg oordeelt het Comité dat een toegang tot de gevraagde gegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is in het licht van het nagestreefde doeleinde en conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. C.2. Betreffende het identificatienummer van het Rijksregister 37. Het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister wordt gevraagd om de aanvragen te kunnen behandelen (de burgers eenduidig te identificeren en fouten vermijden), zowel in het raam van de verrichtingen die deze laatsten kunnen uitvoeren via het elektronisch loket (webservice) als in het raam van het verlenen van toegang tot hun eigen dossier. 38. Een toevlucht tot het nummer zou eveneens toelaten de aanvragen rechtstreeks te behandelen aan de hand van de gegevens van het Rijksregister zonder nog gegevens zoals naam, voornaam en woonplaats te moeten vragen aan de persoon. In combinatie met de naam, voornaam en woonplaats laat het identificatienummer van het Rijksregister, dat een

11 Beraadslaging RR 56 / /14 uniek nummer is, toe een persoon met grote nauwkeurigheid te identificeren. Verwarring of misverstanden die zich kunnen voordoen ingevolge homonymie of schrijffouten worden aldus uitgesloten. 39. Het Comité besluit dat het beoogde gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister conform artikel 4, 1, 3 van de WVP is. C.3. Betreffende de frequentie van de raadpleging en de gevraagde duur 40. Uit de meegedeelde informatie blijkt dat de aanvrager een permanente toegang wenst tot de gevraagde gegevens. 41. De aanvragen voor vrijstellingskaarten, abonnementen kunnen op elk moment zonder beperking tijdens het jaar gebeuren. Voor de medewerkers van de aanvrager gaat het om een dagelijkse taak. De opdracht beheer van de parkeercontrole en inning van de retributies en GAS-boetes is eveneens een dagelijkse taak voor de medewerkers van de aanvrager. Een permanente toegang is dus noodzakelijk. 42. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager een toegang wenst kaderen binnen zijn wettelijke opdrachten die niet beperkt zijn in de tijd. In het licht van dit element oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur passend is en conform artikel 4, 1, 3 van de WVP. C.4. Betreffende de bewaringstermijn 43. Uit de verklaringen van de aanvrager blijkt dat de gegevens "naam en voornamen", hoofdverblijfplaats" en "beroep" zullen bewaard worden gedurende de duur van het contract (geldigheidsduur van de vrijstellingskaart of geldigheidsduur van het parkeerabonnement) of zolang het persoonlijk dossier actief is. De aanvrager verduidelijkt dat de vrijstellingskaart een geldigheidsduur kan hebben van 1 tot 2 jaar. 44. De aanvrager legt uit dat de gegevens "gezinssamenstelling" en "verblijfstoestand" slechts zullen bewaard worden gedurende de tijd die nodig is om het aanvraagdossier voor het bekomen van een vrijstellingskaart te behandelen. 45. Wat het gegeven "datum van overlijden/afwezigheid" betreft, zal het gegeven slechts bewaard worden gedurende de tijd die nodig is om het dossier schrapping/desactivering van de kaart of het abonnement te behandelen.

12 Beraadslaging RR 56 / / In het geval van het doeleinde inning van de retributies/gas-boetes, verzoekt het Comité de aanvrager de relevante gegevens niet langer te bewaren dan de verjaringstermijn die geldt voor deze inning. 47. Het Comité oordeelt dat voor zover de aanvrager deze termijnen respecteert hij handelt overeenkomstig artikel 4, 1, 5 van de WVP. C.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 48. De gegevens zijn bestemd voor de dienst van de aanvrager die belast is met de behandeling van de "klant" aanvragen voor vrijstellingskaarten, "parking" abonnementen, alsook met de parkeercontrole en de inning en invordering van de parkeerretributies en de gemeentelijke administratieve sancties inzake parkeren. De toegang tot de gegevens van het Rijksregister en het gebruik van het rijksregisternummer zal beperkt worden tot de personeelsleden van deze dienst die belast zijn met de behandeling van de aanvragen. 49. Wat externe mededelingen betreft legt de aanvrager uit dat ingeval van invordering van retributies het invorderingsdossier volgens de vastgestelde procedure na twee vruchteloze herinneringen wordt doorgezonden aan de deurwaarders en advocaten die door de aanvrager gemandateerd werden om de invorderingsprocedure uit te voeren. Voor wat de GAS-boetes betreft, wordt krachtens artikel 22 6 van de wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties, de originele vaststelling overgezonden aan de sanctionerend ambtenaar. De procureur des Konings wordt hiervan op de hoogte gebracht volgens de nadere regels bepaald in het protocolakkoord afgesloten tussen de gemeente en het parket. Het personeel van het agentschap zal eveneens controles kunnen uitvoeren doch enkel indien een gemeente deze opdracht delegeert aan het agentschap. In het raam van deze procedure zal er eveneens een mededeling plaatsvinden naar de bij de procedure betrokken organen (Procureur des Konings, gemeente). 50. Het Comité neemt hiervan akte. C.6. Netwerkverbindingen 51. Uit de door de aanvrager verstrekte uitleg blijkt dat er momenteel geen enkele informatie met derden wordt uitgewisseld op basis van het identificatienummer van het Rijksregister en bijgevolg is er dus geen netwerkverbinding.

13 Beraadslaging RR 56 / / Het Comité neemt hiervan akte. Volledigheidshalve benadrukt het Comité dat indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen: de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog waarop zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiligingen informatiebeveiligingsbeleid 53. De aanvrager beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging. 54. Uit de door de aanvrager meegedeelde documenten blijkt dat de betrokkene beschikt over een informatiebeveiligingsbeleid. D.2. Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van deze personen 55. Volgens de aanvrager zal de toegang tot de gegevens beperkt blijven tot de personen die belast zijn met de dossiers. 56. Het Comité preciseert dat een lijst moet opgesteld worden van de personen die toegang krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt en ter beschikking van het Comité worden gehouden. 57. De personen die op deze lijst voorkomen moeten bovendien een verklaring ondertekenen waarmee zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. 58. Het Comité verzoekt de aanvrager de nodige maatregelen te nemen om de loggings te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd.

14 Beraadslaging RR 56 / /14 OM DEZE REDENEN, Het Comité 1 machtigt de aanvrager om voor de onder punt B vermelde doeleinden en volgens de in onderhavige beraadslaging bepaalde voorwaarden, voor onbepaalde duur toegang te krijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 5, 6 (de plaats van overlijden uitgezonderd), 7, 9 en 14 van de WRR en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; 2 bepaalt dat bij iedere latere wijziging in de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die via de vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité werden verstrekt (aanduiding van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op vragen betreffende de organisatie van de beveiliging), de aanvrager een nieuwe, naar waarheid ingevulde vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging aan het Comité moet toesturen. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren; 3 bepaalt eveneens dat wanneer het Comité de aanvrager een vragenlijst stuurt over informatiebeveiliging, die vragenlijst volledig en naar waarheid moet worden ingevuld en naar het Comité teruggestuurd. Het Comité stuurt een ontvangstmelding en behoudt het recht daar later desgevallend op te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon