Elementaire kennis Bedrijfsadministratie Deel 2 Theorieboek

Transcriptie

1 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie Deel 2 Theorieboek

2

3 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie Peter H. C. Hintzen

4 Omslagontwerp: Proforma, Barcelona Zetwerk: Fritschy opmaak & redactie, Leiden isbn Uitgeverij Edu Actief b.v. Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uit gave, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door de derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 Auteurswet 1912 en in het kb van 20 juni 1974 (Stb. 351, 1974) ex artikel 16b Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in of buiten rechte op te treden. Correspondentie inzake overneming of reproductie richten aan: Edu Actief, Postbus 1056, 7940 KB Meppel, info@edu-actief.nl,

5 Inhoud Voorwoord 9 Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten Kosten worden voor een periode tegelijk vooruit- of achteraf betaald Kosten worden voor een periode tegelijk vooruitbetaald Kosten worden voor een periode tegelijk achteraf betaald Opbrengsten worden voor een periode tegelijk vooruit- of achteraf ontvangen Opbrengsten worden voor een periode tegelijk vooruitontvangen Opbrengsten worden voor een periode tegelijk achteraf ontvangen 26 Samenvatting 31 Hoofdstuk 2 Boekingen in verband met duurzame productiemiddelen Aankoop en financiering van duurzame productiemiddelen De aankoop van een bedrijfsauto De aankoop en financiering van een pand De betaling van interest en aflossing van een hypotheek Afschrijven op duurzame productiemiddelen Het boeken van de kosten van afschrijving op duurzame productiemiddelen De grootboekrekening Afschrijvingskosten Een aparte afschrijvingsrekening in rubriek De permanentie toegepast op de afschrijvingen Afschrijven over delen van een jaar Buitengebruikstelling, verkoop en inruil van duurzame productiemiddelen 53 Samenvatting 61 Inhoud 5

6 Hoofdstuk 3 De bepaling van de voorraden en de brutowinst Voorraadwaardering en winstbepaling bij de permanentie Voorraadwaarderingen tegen vaste verrekenprijs Inkoopfacturen en verkoopfacturen Creditinkoopfacturen en creditverkoopfacturen Afwikkeling van het saldo van de rekening Prijsverschillen bij inkoop Inventarisatie tegen vaste verrekenprijs en voorraadverschillen Aanpassing van de vaste verrekenprijs Toepassing van de vaste verrekenprijs inclusief directe inkoopkosten 74 Samenvatting 78 Hoofdstuk 4 Voorafgaande journaalposten, correctie boekingen en kolommenbalans Correctieboekingen Voorafgaande journaalposten 86 Samenvatting 95 Hoofdstuk 5 Het boeken van loonkosten Het stelsel van sociale zekerheid Werknemersverzekeringen Volksverzekeringen Te betalen premies en andere afdrachten Loon, loonkosten en loonheffingen Het boeken van uitbetalingen en inhoudingen Het boeken van de sociale lasten Het boeken van de betalingen 108 Samenvatting 112 Hoofdstuk 6 Ontvangst van goederen en facturen op verschillende tijdstippen Eerst goederenontvangst, daarna ontvangst van de factuur Elementaire kennis Bedrijfsadministratie

7 6.2 Eerst factuurontvangst, daarna ontvangst van de goederen Er is geen vaste volgorde in de ontvangst van de goederen en de ontvangen factuur 122 Samenvatting 126 Hoofdstuk 7 Verzenden van goederen en facturen op verschillende tijdstippen Eerst verzenden van de goederen, daarna verzenden van de factuur (nafacturering) Eerst verzenden van de factuur, daarna verzenden van de goederen (voorfacturering) Er is geen vaste volgorde in het verzenden van de goederen en het versturen van de factuur 135 Samenvatting 138 Hoofdstuk 8 Administratieve organisatie Introductie Doelbepaling Doelrealisatie Control Controletechnische functiescheiding Financiële administratie 153 Samenvatting 155 Hoofdstuk 9 Archivering Inleiding Het doel van archiveren en enkele begrippen Soorten archieven Het papieren archief Het digitale archief Bewaarplicht en bewaartermijnen Bewaarplicht Bewaartermijnen 166 Inhoud 7

8 9.4.3 Extra aspecten voor de bewaarplicht/bewaartermijn bij overstap naar digitaliseren van administratie en archieven Het ordenen van archiefgegevens Privacywetgeving Wet bescherming persoonsgegevens Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) 174 Samenvatting 176 Hoofdstuk 10 Fiscale wetgeving voor de ondernemer Functies van de financiële administratie voor de ondernemer Een tweede belanghebbende: de Belastingdienst De Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW) De BTW-tarieven De rekeningen van de BTW; afdracht en terugvordering De administratie van de BTW BTW en factuurvereisten BTW en zaken doen binnen de Europese Unie Intracommunautaire prestatie Intracommunautaire verwerving BTW en zaken doen buiten de Europese Unie Het aangifteformulier voor de BTW Het analyseren van de BTW uit de kolommenbalans en het invullen van de aangifte Belastingen van provincies en gemeenten 204 Samenvatting 205 Rekeningschema 207 Trefwoordenregister Elementaire kennis Bedrijfsadministratie

9 Voorwoord De serie Kennis en vaardigheden voor de Financiële Beroepen is gebaseerd op de kwalificatieprofielen van de sector Financiële Beroepen (Ecabo). Daarnaast dekt deze serie vanaf het schooljaar alle SPL-toetstermen af. Dit boek, samen met Elementaire kennis Bedrijfsadministratie, deel 1, is gebaseerd op de toetsmatrijs met de aanduiding F1. Toch hebben we het boek willen voorzien van een aantal extra hoofdstukken. Enerzijds omdat docenten hebben laten weten daar prijs op te stellen mede omdat studenten op deze wijze beter zijn voorbereid op het hbo-onderwijs. Weliswaar komt in deze hoofdstukken van dit boek een aantal onderwerpen ter sprake die ook zijn opgenomen in de SPL-producten in het kader van Praktijkleren en om die reden niet in de SPL-tentamens worden getoetst, maar een theoretische component is bij het Praktijkleren soms ook welkom, zo lieten docenten ons weten. Anderzijds omdat we in ons lesmateriaal toch een samenhangend verhaal willen bieden en niet louter een overzicht van toetstermen. In het onderstaande schema geven we aan welke hoofdstukken het SPL-tentamen afdekken. Onderwerp Code Toetsterm Hoofdstuk Boekingen journaliseren 3.3 De kandidaat kan van een buitenlandse voorraadinkoopfactuur 10 inkoopboek 16% de journaalpost samenstellen in het inkoopboek. 3.4 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost 3 samenstellen in het inkoopboek met betrek king tot vaste verrekenprijs en prijsverschillen. 3.5 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost 6 samenstellen in het inkoopboek met betrek king tot gescheiden ontvangst van goederen en de inkoopfactuur. 3.6 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost samenstellen in het inkoopboek met betrekking tot vooruitbetaalde of achteraf betaalde kosten. 1 Voorwoord 9

10 Onderwerp Code Toetsterm Hoofdstuk Boekingen journaliseren verkoopboek 11% 4.3 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost samenstellen in het verkoopboek met betrekking tot gescheiden levering goederen en factuur. 7 Boekingen journaliseren memoriaal (elementair) 16% Elementaire kennis van administratieve organisatie Kennis van (digitale) archiveringssystemen en archiveringsvereisten 5% 7.1 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost 2 samenstellen in het memoriaal met betrekking tot afschrijvingen. 7.2 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de juiste 4 journaalpost samenstellen in het memoriaal met betrekking tot eenvoudige correctieboekingen. 7.4 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost 1 samenstellen in het memoriaal met betrekking tot transitoria. 7.5 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost 6 samenstellen in het memoriaal met betrekking tot de inkoopwaarde van de omzet bij gelijktijdige levering van goederen en factuur. 7.6 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost 6 samenstellen in het memoriaal met betrekking tot de inkoopwaarde van de omzet bij gescheiden levering van goederen en factuur. 7.7 De kandidaat kan voor een gegeven situatie de journaalpost samenstellen in het memoriaal met betrekking tot gescheiden ontvangst van goederen en factuur De kandidaat kan voor een gegeven situatie binnen 8 het inkoop- of verkoopproces de minimaal benodigde documenten bepalen. 9.2 De kandidaat kan voor een gegeven situatie binnen het 8 inkoop-, verkoop- of betalingsproces een stroomschema samenstellen. 9.3 De kandidaat kan de belangrijkste functies bij functiescheidingen 8 benoemen. 9.4 De kandidaat kan voor een gegeven situatie over 8 inkoop, verkoop of betalingsverkeer adviseren op welke wijze het frauderisico verminderd kan worden De kandidaat kan voor een gegeven situatie bepalen 9 op welke wijze de documenten gearchiveerd kunnen worden De kandidaat kan de belangrijkste (actuele) wettelijke 9 bewaarplicht of bewaartermijnen in relatie tot sociale wetgeving en/of belastingwetgeving benoemen. 10 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie

11 Onderwerp Code Toetsterm Hoofdstuk 10.3 De kandidaat kan de belangrijkste (actuele) wettelijke 9 bewaarplicht of bewaartermijnen in relatie tot privacywetgeving benoemen De kandidaat kan beoordelen of een bedrijfsvoorschrift 9 conform wettelijke voorschriften is. Kennis van BTW 11.1 De kandidaat kan, conform de Wet op de omzetbelasting, 10 (BTW-percentages, BTW-heffing, BTWafdracht en intracommunautaire 11.2 de termijn bepalen waarbinnen een onderneming moet factureren. De kandidaat kan de termijn bepalen waarbinnen een 10 levering) 8% 11.3 BTW-aangifte gedaan moet worden. De kandidaat kan bepalen of de factuur voldoet aan de wettelijke vereisten De kandidaat kan voor een gegeven situatie bepalen welk 10 BTW-tarief van toepassing is De kandidaat kan voor een gegeven situatie bepalen of er 10 sprake is van intracommunautaire leveringen De kandidaat kan bepalen op welke wijze de BTW van een buitenlandse factuur in de boekhouding verwerkt moet worden. 10 Voor de docent is er per titel in de serie Financiële Beroepen extra materiaal beschikbaar. Daarvoor kan de docent op een docentenaccount aanmaken (dat hij/zij meestal heeft gedaan om een docentenexemplaar van het boek te bestellen) en naar de hoofdtitel gaan, in dit geval: Elementaire kennis Bedrijfsadministratie, deel 2, theorieboek. Het extra materiaal (dat dus niet voor anderen dan docenten toegankelijk is) bestaat uit de uitwerkingen van de opgaven, extra digitale opgaven met uitwerkingen en proeftentamens in de stijl van SPL-tentamens. Wij bedanken drie personen die hun medewerking hebben verleend bij de herziening van dit deel van de methode. De heer Sven Janssen heeft zijn specifieke kennis over het onderwerp Administratieve Organisatie ingezet bij het schrijven van het hoofdstuk over dat onderwerp. De heer Ruud Kastelijn liet zijn kritische blik over de tekst van een aantal hoofdstukken gaan en van zijn constructieve opmerkingen hebben wij dankbaar gebruikgemaakt. Tot slot heeft ook de heer Jo Coenen aan dit deel een bijdrage geleverd in de vorm van aanbevelingen en suggesties bij delen van de concepttekst. Voorwoord 11

12 Bij de vijfde druk De aanpassingen in de nieuwe druk zijn beperkt. Het onderwerp duurzame productiemiddelen is nu in zijn geheel opgenomen in hoofdstuk 2. Aan het boeken van loonkosten is een apart hoofdstuk gewijd. Het hoofdstuk over administratieve organisatie is geheel opnieuw geschreven. Ook Fiscale wetgeving voor de ondernemer is nu als hoofdstuk 10 een afgerond onderwerp. Bovendien hebben we de kans aangegrepen om vele kleine fouten te herstellen. Opmerkingen over de inhoud van deze uitgave die kunnen leiden tot verbeteringen in een volgende druk, zullen wij in dank ontvangen. Wij willen u daarom vriendelijk verzoeken op- en aanmerkingen door te geven aan de uitgever, waarvan u de gegevens op de achterzijde van het boek aantreft. Posterholt, juni 2014 Peter H.C. Hintzen 12 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie

13 Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten In de voorgaande hoofdstukken hebben we gezien dat ondernemingen eenmaal per jaar een balans en een resultatenrekening samenstellen. Wil een onderneming op elk moment en snel een balans en winst-en verliesrekening kunnen maken, dan passen de meeste bedrijven daartoe in hun boekhouding de permanentie of permanence toe. Voluit: permanence de l inventaire et des profits et des pertes. Een wat lange dure (Franse) benaming, zodat wij het houden op de permanentie. Permanentie De wijze van boeken, waarbij op elk moment (meestal maandelijks) een balans en winst- en verliesrekening kan worden opgesteld. Voorwaarde is wel dat met zuivere rekeningen wordt gewerkt. Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten 13

14 Als in het grootboek uitsluitend wordt gewerkt met zuivere rekeningen, kan de onderneming permanent aan de hand van de kosten en opbrengsten het resultaat bepalen. Omdat permanentie kenmerk is van de gehele boekhouding, zijn alle cirkels in het schema op de vorige bladzijde gearceerd. Om op elk gewenst moment een resultatenrekening te kunnen opstellen, moet de onderneming permanent de waarde van elke bezitting, schuld, kosten en opbrengst weergeven in het grootboek. Wanneer het saldo van een grootboekrekening alleen maar een bezit, of alleen maar een schuld, of alleen maar een resultaat weergeeft, spreken we van een zuivere rekening. Zuivere rekeningen Rekeningen waarvan het saldo of naar de balans (bezit/schuld), of naar de winst- en verliesrekening (opbrengst/kosten) gaat. Er mogen bij de permanentie dan ook geen rekeningen voorkomen waarvan eerst nog uitgezocht moet worden welk bedrag naar de balans gaat en welk bedrag naar de winst- en verliesrekening. Een zuivere rekening van bezit of schuld noemen we een balansrekening. Balansrekeningen treffen we aan in de rubrieken 0, 1, 2 en 7. Een zuivere rekening waarvan het saldo een winst of verlies voorstelt, noemen we een resultatenrekening. Resultatenrekeningen staan in de rubrieken 4, 8 en 9. Het boeken van de kosten is eenvoudig indien de kosten van elke maand gelijk zijn aan de uitgaven van elke maand. Indien bijvoorbeeld de huurkosten, groot 1.500,, maandelijks in de betreffende maand per Rabobank worden betaald, boeken we: 440 Huurkosten 1.500, aan 110 Rabobank 1.500, Het komt in de praktijk echter regelmatig voor, dat: kosten vooruit worden betaald, zoals bijvoorbeeld huurkosten en verzekeringskosten; kosten achteraf worden betaald, zoals bijvoorbeeld interestkosten en telefoonkosten. 14 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie

15 Indien kosten niet in de betreffende maand worden betaald en we toch elke maand de nettowinst willen bepalen, moeten we bij de kosten het principe van de permanentie toepassen. We dienen dan in de betreffende maand of kwartaal een duidelijke scheiding te maken tussen: het boeken van de betaling van de kosten; het boeken van de kosten. In paragraaf 1.1 zullen we aan de hand van een aantal voorbeelden illustreren hoe bovenstaande boekingen verlopen indien we de permanentie toepassen. Naast kosten kan een ondernemer bij het berekenen van het resultaat ook te maken krijgen met opbrengsten die achteraf of vooruit worden ontvangen. Ook hier moeten we de permanentie doorvoeren om maandelijks het resultaat te kunnen bepalen. De permanentie in de opbrengsten behandelen we in paragraaf 1.2. Om de kosten en de opbrengsten evenredig over de verschillende perioden te verdelen zonder dat daardoor de resultatenrekening wordt beïnvloed, moeten we gebruikmaken van vier nieuwe balansrekeningen: 170 Vooruitbetaalde bedragen rekening van bezit 171 Vooruitontvangen bedragen rekening van schuld 172 Nog te ontvangen bedragen rekening van bezit 173 Nog te betalen bedragen rekening van schuld. Activa Balans Passiva 170 Vooruitbetaalde bedragen 171 Vooruitontvangen bedragen 172 Nog te ontvangen bedragen 173 Nog te betalen bedragen We noemen deze vier rekeningen samen transitorische rekeningen of transitoria. Deze vier rekeningen kunnen we weer onderverdelen in: transitorische activa: posten waarbij de kosten vooruitbetaald worden (170 Vooruitbetaalde bedragen) of de opbrengsten achteraf ontvangen worden (172 Nog te ontvangen bedragen); transitorische passiva: posten waarbij de kosten achteraf worden betaald (173 Nog te betalen bedragen) of de opbrengsten vooruit worden ontvangen (171 Vooruitontvangen bedragen). Maak nu de kennisvragen 1 t/m 9 van hoofdstuk 1. Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten 15

16 1.1 Kosten worden voor een periode tegelijk vooruit- of achteraf betaald Bij het betalen van kosten zijn er de volgende mogelijkheden: 1. Kosten worden voor enkele maanden tegelijk of een jaar vooruit betaald. We maken dan gebruik van de rekening 170 Vooruitbetaalde bedragen. 2. Kosten worden voor enkele maanden tegelijk achteraf betaald. Nu gebruiken we de rekening 173 Nog te betalen bedragen. Beide mogelijkheden zullen we aan de hand van een voorbeeld toelichten Kosten worden voor een periode tegelijk vooruitbetaald Als we kosten voor enkele maanden per bank vooruitbetalen, journaliseren we bij de permanentie in de kosten: Bij de vooruitbetaling: 170 Vooruitbetaalde bedragen aan 1.. Bank Betreffende de kosten in een bepaalde maand: 4.. kosten aan 170 Vooruitbetaalde bedragen ZZ Voorbeeld Vooruitbetaalde bedragen Op 2 januari 2013 wordt 6.000, per ASN Bank vooruitbetaald aan verzekeringskosten over het jaar Gevraagd a. Geef de journaalpost van deze betaling indien de onderneming geen gebruik maakt van de permanentie. b. Geef de journaalpost van de betaling van de verzekeringskosten op 2 januari en de maandelijkse kostenboeking indien de onderneming gebruikmaakt van de permanentie. c. Welke journaalpost moet worden gemaakt in mei 2013? d. Stel de grootboekrekeningen 480 Verzekeringskosten en 170 Vooruitbetaalde bedragen samen per 31 mei Sluit per die datum tevens de beide rekeningen af. 16 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie

17 e. Stel de gedeeltelijke kolommenbalans samen per 31 mei 2013 voor beide genoemde rekeningen uit vraag d. Uitwerking a Verzekeringskosten 6.000, aan 115 ASN Bank 6.000, Door deze manier van boeken worden de kosten niet evenredig over de verschillende maanden verdeeld. De kosten van de verzekeringspremie, groot 6.000,, zouden alleen maar betrekking hebben op de maand januari. De overige maanden van 2013 dienen echter ook voor een evenredig deel te worden belast. Indien we daarentegen gebruikmaken van de permanentie worden de verzekeringskosten wel evenredig verdeeld over de twaalf maanden van b. Verzekeringskosten per maand: 6000, : 12 = 500,. We dienen de maandelijkse kosten van de verzekering te boeken op de laatste dag van elke maand (ultimo) Vooruitbetaalde bedragen 6.000, aan 115 ASN Bank 6.000, Verzekeringskosten 500, aan 170 Vooruitbetaalde bedragen 500, Deze laatste journaalpost dienen we elke maand te maken, dus ook op 31 mei. c Verzekeringskosten 500, aan 170 Vooruitbetaalde bedragen 500, d. 480 Verzekeringskosten Datum Stuknr. Omschrijving Debet Credit Januari 500, Februari 500, Maart 500, April 500, Mei 500, Naar winst- en verliesrekening 2.500, 2.500, 2.500, Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten 17

18 170 Vooruitbetaalde bedragen Datum Stuknr. Omschrijving Debet Credit Verzekeringspremie 6.000, Verzekering januari 500, Verzekering februari 500, Verzekering maart 500, Verzekering april 500, Verzekering mei 500, Naar balans 3.500, 6.000, 6.000, e. Gedeeltelijke kolommenbalans per 31 mei 2013: Grootboekrekening Proefbalans Saldibalans Winst- en verliesrekening Balans Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit 170 Vooruitbetaalde bedragen Verzekeringskosten Maak nu kennisvraag 10 en de opgaven 1.1 t/m 1.9 van paragraaf Kosten worden voor een periode tegelijk achteraf betaald Als we kosten voor enkele maanden achteraf per bank betalen, journaliseren we bij de permanentie in de kosten: Betreffende de kosten in een bepaalde maand: 4.. kosten aan 173 Nog te betalen bedragen Bij de betaling achteraf: 173 Nog te betalen bedragen aan 1.. Bank 18 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie

19 ZZ Voorbeeld Nog te betalen bedragen Detaillist Hendrix heeft op 1 juli 2013 een bedrijfspand gehuurd. Op 30 september wordt 6.000, huur per Rabobank achteraf betaald voor het derde kwartaal (juli, augustus en september). Gevraagd a. Geef de journaalpost van de betaling van de huurkosten op 30 september 2013 indien detaillist Hendrix geen gebruik maakt van de permanentie. b. Geef de journaalpost die moet worden gemaakt voor de maande lijkse huurkosten van het derde kwartaal als detaillist Hendrix in zijn boekhouding iedere maand het resultaat wil vaststellen (permanentie). c. Geef de journaalpost van de betaling van de huur op 30 september 2013 als Hendrix in zijn boekhouding de permanentie toepast. d. Stel de rekeningen 440 Huurkosten en 173 Nog te betalen bedragen samen per 31 juli Je hoeft de rekeningen niet af te sluiten. e. Geef de gedeeltelijke kolommenbalans per 31 juli 2013 voor de rekeningen 440 Huurkosten en 173 Nog te betalen bedragen. f. Stel de rekeningen 440 Huurkosten, 173 Nog te betalen bedragen en 110 Rabobank samen per 30 september Sluit deze drie rekeningen af. g. Geef de gedeeltelijke kolommenbalans per 30 september 2013 voor de rekeningen 440 Huurkosten, 173 Nog te betalen bedragen en 110 Rabobank. Bij de uitwerking van bovenstaande vragen maken we gebruik van onder staande tijdlijn. Maand Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Huurkosten Betaling huurkosten Uitwerking a Huurkosten 6.000, aan 110 Rabobank 6.000, b. Als detaillist Hendrix zijn resultaat elke maand wil bepalen, dan heeft hij zowel in juli als in augustus als in september 2.000, huurkosten gemaakt en niet 6.000, in september. Hij maakt dan ook maandelijks (juli, augustus en september) de journaalpost die de werkelijk gemaakte kosten van de betreffende maand weergeeft. Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten 19