Samen duurzaam door in Noordoost Fryslân

Transcriptie

1 Samen duurzaam door in Noordoost Fryslân Organisatie en doorontwikkeling van samenwerking Groningen/Harlingen, 3 december 2013 Drs. Frank Burkels mmc cmc

2 Inhoud Inleiding en aanleiding... 3 Organisatieontwikkeling als breder perspectief... 3 NME als businessmodel... 4 Leidende organisatieprincipes en meerwaarde van samenwerking... 5 Kwaliteit... 5 Toekomstbestendig... 5 Efficiëntie... 5 Samenwerking... 5 Van zes naar één... 6 Samenwerking en structuur... 6 Van richten naar inrichten... 7 Schets van het vervolgtraject... 8 Van intenties naar formalisatie van samenwerking... 8 Bijlage: Intentieverklaring... 9 Pagina 2 van 9

3 Inleiding en aanleiding Dit rapport bevat een bondige eindrapportage naar aanleiding van het traject met het kernteam NME Noordoost Fryslân, bestaande uit Marjolein Staal (NME centrum De Klyster), Ragna van Sonsbeek ( Achtkarspelen) en Joke Breembroek ( Tytjerkstera) in de periode oktober december 2013, gericht op de organisatie en doorontwikkeling van de NME centra in Noordoost Fryslân. Naast deze memo is een uitgebreide presentatie beschikbaar, zoals deze ook op 28 november jl. in Burgum besproken is met wethouders en ambtenaren van de betrokken gemeenten. Op dit moment zijn er drie NME centra in Noordoost Fryslân: NME Achtkarspelen, NME Tytjerkstera en NME centrum De Klyster (werkend voor de gemeenten Dantuma, Kollumerland c.a. en Dongeradeel). In Ferwerdera is momenteel geen NME aanbod. Het aanbod in de vijf gemeenten is op zich goed georganiseerd en sluit aan bij het Akkoard fan Earnewald. Er is echter behoefte aan een sterke, kwalitatieve en betaalbare infrastructuur in de regio, die nadrukkelijk bijdraagt aan borging, continuïteit en doorontwikkeling van NME activiteiten in Noordoost Fryslân. Vanuit de NME centra is het initiatief gestart om nog nauwer te gaan samenwerken en te onderzoeken op welke wijze deze samenwerking ingevuld kan worden. Een toekomstvisie is hiertoe reeds uitgewerkt. Ook is gesproken met de verschillende betrokken partijen, Provincie Fryslân, de hierboven genoemde gemeenten en de NME centra, en is een projectfinanciering via de Provincie Fryslân beschikbaar om het proces naar duurzame samenwerking te faciliteren. De voorliggende vraag betreft nu de wijze waarop de samenwerking verder vorm moet gaan krijgen. Welke structuur sluit aan bij de visie? Welke traject moet ingezet worden om daar invulling aan te geven? Wat zijn de effecten op zaken als structuur en (rechts)vorm, personele gevolgen en financiële aspecten? En wat is uiteindelijk de meerwaarde van samenwerking? Organisatieontwikkeling als breder perspectief Het geschetste traject betreft in feite organisatieontwikkeling. Hiertoe wordt vaak een viertal stappen doorlopen: belichten (vraagstelling en huidige situatie), richten (visie, richting en kaders), inrichten (structuren, processen, mensen en middelen) en verrichten (in de praktijk brengen). In de hierna opgenomen afbeelding is het traject aan de hand van deze stappen weergegeven en voorzien van een planning. Deze rapportage is input voor het besluit om van richten over te gaan op inrichten. Pagina 3 van 9

4 Ontwikkeling NME NO Fryslân SAMEN DUURZAAM DOOR IN NOORDOOST FRYSLÂN Belichten -Aanleiding -Verkenning en voorbespreking -Projectaanvraag Samen duurzaam door Besluit Richten Inrichten -Uitwerken visie op samenwerking -Uitwerken organisatiemodel (okt - nov 2013) -Toelichting wethouders (nov 2013) -Herzien organisatiemodel (nov dec 2013) -Notitie/ advies t.b.v. B&W betrokken gemeenten (dec 2013) -Bespreking raden betrokken gemeenten (feb - mrt 2013) Verrichten - Voorbereiden en inrichten van de nieuwe situatie / organisatie (voorjaar / zomer 2014) - Starten, werken volgens de nieuwe situatie / organisatie (zomer / najaar 2014) Besluit ( ) 25 november 2013 NME als businessmodel Iedere organisatie kan worden beschouwd aan de hand van de elementen van een businessmodel. Dit leidt tot vier kernvragen: wie? (klant, gebruiker), wat? (aanbod, meerwaarde), hoe? (organisatie, processen, mensen en middelen) en? (vertaling naar opbrengsten en kosten). Het huidige businessmodel kenmerkt zich door verschillen: het NME aanbod per gemeente verschilt, doelgroepen verschillen, werkwijze en organisatie zijn verschillend, financiële aspecten zijn verschillend per gemeente. De toekomstvisie van de samenwerkende NME centra is gericht op een integraal, afgestemd totaalaanbod voor Noordoost Fryslân, aansluitend bij het Akkoard fan Earnewald, onder de noemer UurNatuur. De doelgroep bestaat dan uit alle basisschoolleerlingen in de regio (ca. 100 basisscholen met ca leerlingen). De organisatie bestaat uit volledige samenwerkende NME centra, die op termijn één sterke NME organisatie vormen. En ook aan de financiële kant zijn de zaken op vergelijkbare wijze ingericht: bijdragen, tariefstelling en begroting. Uiteindelijk ontstaat daardoor een breder aanbod, door sterkere NME centra, voor dezelfde financiële middelen als in de huidige situatie. Twee vragen staan daarbij centraal: Hoe organiseren we dit? Hoe komen we daar? Pagina 4 van 9

5 Leidende organisatieprincipes en meerwaarde van samenwerking Organisatieprincipes vormen de basis van een nieuwe organisatievorm. Het zijn in feite de criteria waaraan getoetst kan worden of de nieuwe organisatie daadwerkelijk meerwaarde biedt en daarmee zijn het doelstellingen bij de verdere vormgeving van één sterke NME organisatie in Noordoost Fryslân: Kwaliteit Ambitie is uiteindelijk één sterke NME organisatie Één afgestemd aanbod onder noemer UurNatuur Toekomstbestendig Duurzame borging voor regio door slimme samenwerking Continuïteit en innovatiemogelijkheden door bredere basis Efficiëntie Doelmatige inzet van maatschappelijke middelen Juiste balans met maatschappelijke opbrengsten Samenwerking Samenwerking is het centrale uitgangspunt voor de nieuwe NME-organisatievorm. Dit zal leiden tot een breed scala aan voordelen: Één gezamenlijke ambitie, helder geformuleerde (gewenste) prestaties; Één menukaart/aanbod (UurNatuur) voor Noordoost Fryslân, aansluitend bij het Akkoard fan Earnewald), met ruimte voor gebiedseigen kenmerken; Één gesprekspartner voor partners op en rond NME-thema s; Krachtiger benadering van co-financiering: sponsors, partners, subsidies; Verbindende rol overheid, onderwijs, omgeving, onderzoek en ondernemers in de regio Noordoost Fryslân; Mogelijkheden vergroten voor ontwikkeling vrijwilligers: scholing, begeleiding, etc.; Efficiënte inzet overhead, zowel binnen de NME organisatie als in relatie tot de betrokken gemeenten; Effectief gebruik maken van elkaars kwaliteiten en expertise: taken verdelen tussen de direct betrokkenen bij NME in Noordoost Fryslân; Vermindering personele en organisatorische kwetsbaarheid; Professionalering medewerkers: trainingen, volgen ontwikkelingen, etc.; Communicatie bundelen middels één (digitale) portal, wat effectiviteit naar de doelgroep vergroot en efficiënt beheer mogelijk maakt; NME nadrukkelijker in beeld brengen als beleids- en communicatieinstrument op relevante beleidsvelden en aansluiten bij regionale thema s en projecten. Pagina 5 van 9

6 Van zes naar één Het streven van het kernteam is te komen tot één sterke NME organisatie per eind 2015 die actief is voor alle zes gemeenten in Noordoost Fryslân. Via de weg van programmatische samenwerking wordt deze gedurende de komende twee jaar door het kernteam NME Noordoost Fryslân verder vormgegeven. Deze programmatische samenwerking sluit aan bij relevante thema s uit de ANNOagenda. Vanuit het kernteam is een eerste schets gemaakt van de (beleids)thema s en relevante projecten in de betreffende jaren: Jaar (Beleids)thema Relevante activiteiten en projecten 2014 Riolering Voorbereiding nieuwe situatie Natuursprong Vervolg NFW UurNatuur uitwerken Nieuwsbrief nieuwe stijl 2015 Energy Challenge Nader te bepalen 2016 Zwerfafval Nader te bepalen Samenwerking en structuur Op dit moment is de NME organisatiestructuur per gemeente verschillend. Zoals eerder genoemd werkt NME centrum De Klyster voor Dongeradeel, Dantuma en Kollumerland c.a. Achtkarspelen heeft het eigen NME Achtkarspelen. Tytjerkstera heeft de uitvoering van de NME activiteiten in handen gegeven van It Fryske Gea. Ferwerdera heeft momenteel geen NME aanbod. Tijdens het traject van de afgelopen maanden is een aantal structuuropties verkend: Continueren van de huidige situatie, inclusief aansluiten van Ferwerdera; NME binnen de gemeentelijke organisatie(s) (Centrummodel): één gemeente richt een NME organisatie in en overige gemeenten kopen dienstverlening in; NME buiten de gemeentelijke organisatie(s): NME activiteiten onderbrengen in een stichting; NME activiteiten uitbesteden aan een derde partij; Voor de komende twee jaar is een praktische oplossingsrichting wenselijk, die ruimte biedt om te komen tot een onderbouwde structuurkeuze en die toch al invulling geeft aan de eerder genoemde organisatieprincipes. Pagina 6 van 9

7 l l Het kernteam stelt daarom voor om de komende twee jaar de NME-activiteiten in Noordoost Fryslân te organiseren volgens een netwerkmodel, waarbij alle NME-activiteiten gebundeld worden in dat netwerk. De NME-centra gaan in feite al samenwerken als ware er reeds één NME organisatie, waarbij de huidige organisatorische, financiële en personele zaken gehandhaafd blijven. Het NME aanbod in Ferwerdera wordt gedurende deze periode verzorgd door De Klyster, waar men ervaring heeft met het verzorgen van activiteiten voor meerdere gemeenten. NME in NO Fryslân Van zes naar één SAMEN DUURZAAM DOOR IN NOORDOOST FRYSLÂN n Vrijwilligers K.L. ca Zes gemeenten D- dee D- Vrienden Klyster F- NME Achtkarspelen 8-K T- n D- D- dee K.L. ca 8-K F- Vrienden Samenwerkende Klyster NME NO Fryslân NME Achtkarspelen Zes gemeenten Terreinbeheerders Drie zelfstandige NME centra It Fryske Gea Vrijwilligers T- Vrijwilligers Terreinbeheerders Vrijwilligers It Fryske Gea Één sterke NME organisatie Gedurende twee jaar wordt via de weg van de programmatische samenwerking verder verkend welke structuuroptie uiteindelijk passend is. Daarbij worden eerst geen onomkeerbare stappen gezet. Van richten naar inrichten Het voorjaar van 2014 staat in het teken van het uitwerken en inrichten van de nieuwe netwerkorganisatie. Daarbij wordt onder meer aandacht besteed aan het uitwerken van het UurNatuur aanbod, de onderlinge taakverdeling tussen de betrokkenen uit de verschillende NMEcentra, de financiële afspraken met Ferwerdera, communicatie (website, nieuwsbrief), organisatie van uitleenactiviteiten en de organisatie en inzet van vrijwilligers. Dit geheel wordt gebundeld in een bondig inrichtingsplan. Pagina 7 van 9

8 Schets van het vervolgtraject Een globale schets van het vervolgtraject in 2014 ziet er als volgt uit: 2013 (eventueel begin 2014) Afstemming colleges van B&W 2014 Afstemming met gemeenteraden Uitwerken en ondertekenen intentieverklaring Voorbereiden nieuwe netwerkorganisatie (nader uitwerken in inrichtingsplan ) Start netwerkorganisatie en UurNatuur aanbod per start schooljaar Van intenties naar formalisatie van samenwerking Een belangrijke eerste stap op weg naar één sterke NME organisatie is het uitspreken van een positieve grondhouding vanuit de zes deelnemende gemeenten, bekrachtigd middels een intentieverklaring. Dit fungeert dan als een go in het samenwerkingstraject, aansluitend bij de constructieve bespreking met wethouders en ambtenaren van 28 november jl. Vóór de daadwerkelijke start van de nieuwe organisatievorm per eind 2015 worden de onderliggende afspraken verder uitgewerkt en vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Een belangrijk uitgangspunt is de horizon van langdurige samenwerking: in ieder geval voor vijf jaar. Pagina 8 van 9

9 Bijlage: Intentieverklaring Samen duurzaam door in Noordoost Fryslân Organisatie en doorontwikkeling van samenwerking op het gebied van NME Namens de betrokken gemeenten: Naam en functie Datum Handtekening Achtkarspelen Dantuma Dongeradeel Ferwerdera Kollumerland c.a. Tytjerkstera