agendanummer afdeling Simpelveld

Transcriptie

1 Aan de raad agendanummer afdeling Simpelveld VI- algemeen onderwerp Simpelveld 2.0 Inleiding Gemeenten acteren binnen een samenleving die een steeds groter beroep doet op de kwaliteit van bestuur, organisatie en management. Ook Simpelveld moet inspelen op nieuwe ontwikkelingen om de taken als lokale overheid, dienstverlener en maatschappelijke partner voor de inwoners goed te vervullen. In dat licht hebben college en management zich in de afgelopen periode beraden op wat er nodig is om zo goed mogelijk op veranderende omstandigheden in te spelen. Dit heeft geleid tot voorstellen voor een doorontwikkeling van cultuur en inrichting van de organisatie. Deze zijn vervat in het rapport Simpelveld 2.0 dat voor u ter inzage ligt. Om deze voorstellen te realiseren is incidenteel budget nodig. Wij stellen u voor om daarvoor middelen beschikbaar te stellen. Formeel kader, beleidskader, programma De veranderingen in de maatschappelijke context van Simpelveld hebben voor een deel een wettelijk karakter, maar komen vooral voort uit algemene ontwikkelingen. De belangrijkste daarvan zijn de volgende: - de rijksoverheid formuleert steeds strengere eisen aan de taakuitvoering van gemeenten, met name op het vlak van elektronische dienstverlening, vergunningverlening en handhaving; daarnaast ligt verdere overheveling van taken in het verschiet waardoor de grenzen van spankracht van kleine gemeenten worden bereikt, - de bevolkingskrimp en de economische positie van de regio vereisen van overheden in de regio een duidelijk en actiegericht antwoord op een bovenlokale schaal, - inwoners worden kritischer en mondiger waardoor eisen aan moderne dienstverlening en communicatie toenemen en de positie van de burger centraal moet staan in het gemeentelijk handelen, - de economische crisis leidt tot een substantiële en structurele vermindering van de bestedingsruimte van de gemeente. De inrichting van het openbaar bestuur is onderdeel van de grote heroverwegingsoperatie als gevolg van de economische crisis. Daarbij spelen overwegingen over efficiency, bestuurskracht en organisatieschaal een rol. De positie van kleine gemeenten is zeer expliciet aan de orde. Pagina 1/ 6

2 Relatie tot eerdere voorstellen Wij investeren in de ontwikkeling van Simpelveld als elektronische gemeente (Egem-i). U hebt voor dat programma middelen beschikbaar gesteld. Op het vlak van de wettelijke verplichtingen zitten we op het goede spoor. De ontwikkeling van de niet-wettelijke, maar wel noodzakelijke verbetering van de dienstverlening vertoont te weinig progressie. De onderdelen zijn zodanig versnipperd in de organisatie dat een duidelijke aansturing moeilijk is. Wij zijn tot de slotsom gekomen dat een bundeling van dienstverlenende taken binnen een organisatieonderdeel een belangrijke voorwaarde is om het management te versterken en echte stappen te zetten. Dat is uitgewerkt in Simpelveld 2.0, waarbij Egem-i is ingepast. Het deel van het beschikbaar gestelde Egem-budget is daaraan toe te rekenen. U hebt in februari j.l. het Pact van Parkstad vastgesteld. Het besluit behelst intensieve op uitvoering gerichte samenwerking op vijf benoemde kernthema s, waarnaast ook gesproken wordt over samenwerking op andere gebieden, onder andere bedrijfsvoeringstaken in de vorm van shared service centers of een Gemeenschappelijk Dienstenbedrijf Parkstad. De uitwerking hiervan is door de gezamenlijke gemeentesecretarissen ter hand genomen, waarbij ervoor gekozen wordt om de ruggengraat van de uitvoeringstaken te laten vormen door een gezamenlijk georganiseerde moderne dienstverlening onder het motto Parkstad heeft antwoord. U hebt een strategische visie Simpelveld opgesteld. Hierin wordt voor de bestuurlijke oriëntatie ingezet op zelfdoen waar mogelijk en samenwerken waar nodig. Gezien de ontwikkelingen vraagt dit heroverweging. In vervolg op de rapportage van de bestuurskrachtmonitor (2008) is reeds afgesproken dat de visie wordt geactualiseerd. Wij komen binnenkort met voorstellen hiervoor. Simpelveld heeft in de loop der jaren reeds de nodige taken in samenwerking georganiseerd of de uitvoering bij derden ondergebracht. In het licht van de taakopgaven, de organisatorische spankracht, het financiële perspectief en de bestuurlijke ontwikkelingen in de regio zal nog sterker op het gezamenlijk uitvoeren van taken worden ingezet. De invalshoek verschuift van zelfdoen waar mogelijk en samenwerken waar nodig naar samenwerken waar mogelijk en zelfdoen waar nodig. Wij stellen daarom voor om niet vast te houden aan de keuze van de strategische visie, maar voluit in te zetten op gezamenlijke uitvoering van taken binnen Parkstad. Deze keuze sluit overigens niet uit dat samenwerking met gemeenten in het Heuvelland voor een aantal beleidsvelden een reële optie blijft. Overwegingen De genoemde ontwikkelingen hebben grote invloed op de gemeentelijke organisatie. We zullen steeds meer gaan samenwerken en taken, samen met delen van de formatie, overdragen aan regionale verbanden. Dat vergt een flexibele organisatie die dat soort aanpassingen soepel kan opvangen. In lijn hiermee willen we taken binnen de organisatie anders bundelen, zodat de samenhang bij verdere taakoverdracht niet verloren gaat. We willen werken aan een organisatie die niet achter de ontwikkelingen aanloopt, maar die in staat is om te sturen op verandering. Wij streven naar betere dienstverlening, betere integrale afstemming van beleid en een meer planmatige bedrijfsvoering, waarbij de oriëntatie op de burger centraal staat. Onze eerste intentie was om dit te bereiken door het verder ontwikkelen van kennis, houding en Pagina 2/ 6

3 gedrag van onszelf, het management en de medewerkers zonder de organisatie aan te passen. Gaandeweg zijn wij tot het inzicht gekomen dat eisen die gesteld worden aan rollen, taken en gedrag sterk bepaald worden door het soort werkproces dat wordt verricht. Bijvoorbeeld beleidsrealisatie waarbij de burger als partner betrokken wordt, vraagt een heel andere aanpak en sturing dan dienstverlening waarbij de burger als klant goed en zo snel mogelijk bediend moet worden. Deze taken lopen nu binnen de afdelingen overal door elkaar. Het goed ordenen van de processen vormt een belangrijke bijdrage aan een duidelijke sturing van de organisatie. Wij kiezen daarom voor aanpassing van de organisatie waarbij taken worden gebundeld naar de drie hoofdprocessen leefomgeving, dienstverlening en bedrijfsvoering. Leefomgeving betreft beleid en beheer van de ruimtelijke en maatschappelijke vraagstukken en voorzieningen, waarbij de burger partner of gebruiker is. Dienstverlening behandelt de vragen van de individuele burger of bedrijf en stuurt op tevredenheid van de klant en handhaving van de regels die bij het geleverde product horen. Bedrijfsvoering draagt zorg voor efficiënte inzet en beheer van middelen (mensen, geld, faciliteiten). Met deze inrichting kunnen doelen beter gedefinieerd en verantwoord worden. Dit komt de ambtelijke aansturing ten goede, maar draagt ook bij aan een bestuurlijke taakinvulling die meer uitgaat van het sturen op resultaten dan van het oplossen van incidenten. Overigens zetten wij hiermee zeker geen unieke stap. Veel andere gemeenten kiezen of hebben gekozen voor een procesgerichte inrichting van de organisatie om de veranderende eisen die aan de lokale overheid worden gesteld tegemoet te treden. Ontwikkeling van bestuur, management en organisatie kan uiteraard niet volstaan met verandering van structuur. Minstens zo belangrijk is dat bestuurders, managers en medewerkers bereid en in staat zijn om hun houding en gedrag aan te passen aan de veranderende eisen. Daarom wordt een programma uitgewerkt voor opleiding, training en cultuurverandering. Andersom kan ook niet volstaan worden met alleen verandering van gedrag en cultuur, maar wordt pas een blijvend resultaat bereikt als dat samengaat met duidelijke toedeling van verantwoordelijkheden, inrichting van processen en organisatie. Daarom zijn gedragsverandering en organisatieverandering onlosmakelijk verbonden. Door deze inzichten is een verschuiving opgetreden binnen de opdracht die wij aan een externe verandermanager hebben gegeven. De oorspronkelijke inzet was om ander gedrag binnen bestuur en management te bewerkstelligen als hefboom voor verbetering van de prestaties van de organisatie als geheel. Door voortschrijdend inzicht is deze zodanig gewijzigd dat ook de aanpassing van de systemen en structuur daarbij betrokken wordt. Een groot deel van de werkzaamheden wordt door en met de organisatie zelf verzorgd, maar de ervaring uit eerdere trajecten leert dat een goede professionele begeleiding nodig is. Dit vraagt middelen, evenals het gedeeltelijk compenseren van ambtelijke uren zodat tijdens de verbouwing de winkel open kan blijven. Wij hebben ons afgevraagd of de benodigde investeringen lonend zijn. Wij gaan er daarbij van uit dat Simpelveld de komende jaren zelfstandig is en, ook bij een verregaande aanpassing van het openbaar bestuur, zeker nog een aantal jaren de zorg heeft voor de inwoners en de medewerkers. Voortgaan op de huidige weg leidt ertoe dat wij onze taken niet meer naar behoren kunnen uitvoeren. De ontwikkeling van uitvoeringsdiensten binnen Parkstad komt niet van de ene op de andere dag tot stand. Dat geeft ons de ruimte om de organisatie hierop goed voor te bereiden. Bovendien hebben wij als werkgever er de verantwoordelijkheid voor dat medewerkers toegerust zijn om soepel in die ontwikkelingen mee te gaan. Wij kiezen er daarom voor om nu deze stap te zetten. Pagina 3/ 6

4 Financiële aspecten De kosten voor Simpelveld 2.0 worden geraamd op Dit bedrag kent op hoofdlijnen de volgende opbouw. Extern programmamanagement, procesinrichting en doorontwikkeling dienstverlening Cultuur, opleidingen en trainingen Begeleiding plaatsing en overige personele maatregelen Compensatie van ambtelijke inzet (inhuur vervanging) Communicatie werkbudget Totaal Van deze kosten is toe te rekenen aan bestaande personele budgetten en de reserve Egem-i. Het resterend benodigde bedrag is In uw vergadering van 8 juli jl. hebt u bij de behandeling van de jaarstukken 2009 om bij de resultaatbestemming besloten om hiervoor een bedrag van te reserveren. Wij stellen u voor om het gereserveerde bedrag als budget beschikbaar te stellen. Personele aspecten De organisatieaanpassing zal ertoe leiden dat een aantal functies wijzigt en opnieuw beschreven en gewaardeerd wordt. Wij voorzien geen wijziging in functiewaarderingen die organisatiebreed doorwerken en voor een opwaartse druk op het loongebouw zorgen. Voor de loonkosten gaan wij uit van budgettaire neutraliteit. Het aantal managementfuncties zal verminderen van 5 naar 4. Voorts zullen er wijzigingen in functies optreden, met name binnen het onderdeel dienstverlening. Het is niet op voorhand zeker dat elke medewerker passend binnen de organisatie herplaatst kan worden. In die gevallen worden andere oplossingen gezocht. Overigens zal de verdergaande regionale samenwerking en overdracht van taken in de komende jaren sowieso leiden tot meer verschuivingen binnen het personeelsbestand. Daarnaast signaleren we dat de opleidingsbudgetten in Simpelveld structureel lager zijn dan in de gemeentelijke sector gebruikelijk is. Dit gegeven zullen we betrekken bij de voorbereiding van de begroting Opties Een mogelijk alternatief voor dit voorstel is om versneld taken over te dragen aan een grotere organisatie in de regio, maar ook dat vraagt een behoorlijke aanpassing van organisatie en gedrag (opdrachtgeverschap) en de financiële voordelen daarvan zijn beperkt. Gezien de opgave voor de gemeente is het geen optie om niets te doen en niet aanvullend te investeren in de ontwikkeling van dienstverlening, medewerkers en organisatie. Evaluatie Wij rapporteren u over de voortgang via de gebruikelijke bestuursrapportages. Pagina 4/ 6

5 Communicatie De nadruk ligt op interne communicatie; wijzigingen in dienstverlening worden actief naar buiten gecommuniceerd. Voorstel 1. Kennis te nemen van ons voornemen om een ontwikkelingstraject uit te voeren dat leidt tot een procesgerichte organisatie met een bijbehorende bestuurs- en managementcultuur conform de aanbevelingen van het rapport Simpelveld 2.0; 2. In te stemmen met het doen van eenmalige investering ten behoeve hiervan; 3. Hiervoor een budget van beschikbaar te stellen en ter dekking de reserve aan te wenden die gevormd is bij de resultaatbestemming van de jaarstukken Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris, De burgemeester, P.J.J.M. Schillings H.G.G. Bogman Commissieadvies In de raadscommissie vergadering van hebben de fracties als volgt geadviseerd: De fractie Burgerbelangen: voor / tegen Leefbaar Simpelveld: voor / tegen Simpelveld Lokaal: voor / tegen CDA: voor / tegen PvdA: voor / tegen De commissiegriffier Pagina 5/ 6

6 Aanbieding aan de Raad Aan de raad wordt voorgesteld om conform het voorstel te besluiten Simpelveld, Het presidium van Simpelveld, De griffier, De voorzitter, L.M.G. Wassenberg H.G.G. Bogman Pagina 6/ 6