KENSYS: Kennismanagement bij RWS-DZH

Transcriptie

1 KENSYS: Kennismanagement bij RWS-DZH Rapportage fasen 1 en 2 van het kennismanagement project KENSYS en beschrijving van fase 3. november 2000 Rapport RIKZ/ R. Bosman en R. Kint, RIKZ, RWS. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 1

2 KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 SAMENVATTING 5 1 INLEIDING 9 2 WERKWIJZE 10 3 BESCHIKBARE DOCUMENTEN 11 4 KENSYS FASE 1: Definitiefase 13 5 KENSYS TUSSENFASE: Voorbereiding pilots Organisatorisch spoor Technologisch spoor KENSYS FASE 2: Organisatorisch spoor Kwaliteitscontrole rapporten Toegankelijk maken productenoverzicht (doc files) Benutting bestaande systemen Fysieke tentoonstelling producten bij APS Overzicht van vragen en benodigde informatie (projectendatabase) Opslag en terugzoeken kaarten en luchtfoto s in GIS werkomgeving Interne kennisoverdracht (lezingen, koffiepraatjes) Versterken informele contacten intern APS/APV en met klanten en kennisleveranciers Digitaal smoelenboek wie is wie, competenties en ervaring van APS/APV medewerkers Meting bereikte resultaten met kennismanagement 18 7 KENSYS FASE 2: Technologisch spoor Het Digitaal Smoelenboek De Digitale Boekenkast De KENSYS website Technologische aspecten De Web server Het Smoelenboek De Digitale Boekenkast Inventarisatie van bestaande systemen De RIKZ Metabrowser Relaties Kennismanagement binnen en buiten RWS 27 9 KENSYS VERVOLG: fase Discussie en aanbevelingen Discussie en conclusies organisatorische spoor (hoofdstuk 6.) Discussie en conclusies technologische spoor (hoofdstuk 7.) 31 KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 3

4 11 Afkortingen en verklarende woordenlijst Referenties 36 KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 4

5 SAMENVATTING In de periode september 1998 tot mei 2000 is door RIKZ voor de RWS directie Zuid- Holland het KENSYS project uitgevoerd. Doel van het project is om door middel van kennismanagement de kwaliteit van het werk van DZH te borgen en waar mogelijk te verbeteren. Hiervan afgeleide doelen zijn om kennismanagement in de praktijk te brengen bij de hoofdgroep Planvorming Water (AP), de afdelingen bewust te maken van wat kennismanagement betekent en draagvlak te creëren voor het toepassen van kennismanagement in de organisatie. Dit laatste houdt in dat er een organisatorische inbedding van kennismanagement moet worden bereikt. Er is door DZH voor gekozen om na de oriëntatiefase de ervaring met kennismanagement eerst toe te passen in projecten om daarmee de waarde van kennismanagement aan te tonen en pas later in de afdeling structureel kennismanagement toe te passen. De in het KENSYS project ontwikkelde kennis en ervaring wordt nu toegepast in een tweetal beheersprojecten van DZH: Ander beheer sluizen Haringvliet en borgen kennis en kunde m.b.t. de Maeslantkering. In de oriëntatiefase van het KENSYS project is de kwaliteitsborging in meer algemene zin bij DZH-AP ontwikkeld. Bereikte resultaten tot nu toe zijn: Smoelenboek-plus wie is wie bij DZH (foto, telefoonnummer, kamernummer e.d.), welke opleidingen hebben zij gevolgd en welke expertise bezitten zij. Tevens is er ruimte voor het aangeven van hobby s of meer persoonlijke voorkeuren. KENSYS website verleent toegang tot smoelenboek-plus, tot de digitale boekenkast, en bevat een intelligente, associatieve metabrowser. Deze laatste vergemakkelijkt sterk het zoeken naar zaken ook als geen precieze zoekterm voor handen is. Digitale boekenkast. In deze boekenkast worden alle rapporten (na accordering redactieraad) volledig digitaal opgeslagen. Informatie is terug te vinden op trefwoorden maar ook kan full text worden gezocht. In Figuur 1 is een schematisch overzicht gegeven van de onderlinge relaties en opzet van het kennissysteem bij DZH (APS). KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 5

6 Projecten (DOC files) Medewerkers (Smoelenboek) Navigatiestructuur Interface: Web Browser Zoekmachine (Aqua browser) Documenten (Digitale boekenkast) Thesaurus (Omega) Catina (Modelinfo) Thesaurus (RWS) Telefoongids (DZH) Figuur 1: Schematisch overzicht onderdelen kennissysteem APS/DZH, bron: Demis BV Delft Verschillende organisatorische zaken zijn in het kader van het KENSYS project geregeld, zoals kwaliteitscontrole rapporten, beschikbaarheid van projectfiles, boekenkast op de gang met recente rapporten, meer mondelinge kennisoverdracht e.d. Om te meten in hoeverre kennismanagement de cultuur bij DZH (ten goede) beïnvloedt is een t=0 meting d.m.v. een enquête uitgevoerd (met als referentiekader de gegevens van andere (overheids)bedrijven i.s.m. TU Eindhoven. Prof. M. Weggeman (ref.1); over ca. 1-2 jaar zal een t=1 meting worden uitgevoerd en zullen de verschillen met de t=0 meting worden geanalyseerd en geëvalueerd. RIKZ onderhoudt, mede t.b.v. DZH, het netwerk met de andere RWS diensten (DNH, DNZ, DON, DIJG, DL), de specialistische diensten (RIZA, AVV, MD) en met directie Kennis (V&W Kenniscommunity) om bij hen ontwikkelde kennis en ervaring op het vlak van kennismanagement bij DZH en omgekeerd de ervaringen bij DZH in de RWS organisatie in te brengen. Directie Noordzee heeft RIKZ gevraagd om mee te denken / mee te werken bij het opzetten van een kennissysteem voor de Noordzee inclusief eenzelfde zoekmachine als bij DZH. Voor de directie Noord Holland wordt vermoedelijk door RIKZ in 2001 een project gestart om documenten, rapporten en verslagen van POK, RKB en RKO in een kennissysteem onder te brengen. Verder heeft RIKZ de ambitie om Kennismanagement binnen geheel RWS verder vorm geven en heeft daartoe overleg gestart met de directie Kennis om zodoende de projecten bij DZH, DNZ en DNH goed in te bedden in toekomstige RWS ontwikkelingen. Bij het Haringvliet project zijn de doelstellingen enerzijds het vastleggen (kennis borgen) van zoveel mogelijk aanwezige kennis en informatie (MER rapporten, verslagen overleggroepen, onderzoeksrapporten) over het alternatief beheer van de Haringvlietsluizen (sluizen op een kier), het toegankelijk maken van deze informatie (kennis delen) door slimme zoeksystemen (Metabrowser) en aanbieden op inter/intranet en anderzijds de communicatie met doelgroepen (waterleidingbedrijven, waterschappen, burgers, provincie) ondersteunen met beschikbare technologie. Deze communicatie op verschillende niveaus vormt een belangrijk onderdeel van het KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 6

7 Kennissysteem Haringvliet. Verwacht wordt dat het Kennissysteem ook bijdraagt aan de werkprocesondersteuning van het Haringvlietproject (ondermeer door veel gestelde vragen van burgers efficiënt af te handelen en met zo min mogelijk capaciteitsinzet informatievragen van de verschillende doelgroepen adequaat te beantwoorden). Op basis van in het KENSYS project verworven kennis, inzichten en ontwikkelde technologie is in maart 2000 het kennismanagement deel van het Haringvliet project van start gegaan en dit wordt nu gefinancierd uit het Haringvliet project. De verantwoordelijke projectleider is Ir. S. Kerkhofs (APV/DZH). In Figuur 2 is aangegeven welke gebruikers bij het Kennissysteem Haringvliet worden onderscheiden. De figuur laat zien dat de leden van de projectgroep gering in aantal zijn maar veel documentatie nodig zullen hebben, terwijl de burgers (onderzijde linker driehoek) met velen zijn maar weinig informatie nodig zullen hebben. De wijze van communiceren dient hierop te worden afgestemd (LAN...Internet). Gebruikers van kennissysteem Documenten in kennissysteem steem W erkprocesondersteuning Project groep Bevoegd gezag (RWS, LNV, VROM) LAN (WAN?) Werkdocumenten Publicaties ter beoordeling, protocollen in wording Betrokken partijen ( waterschappen, drinkwater - leidingbedrijven, boeren ) Geïnteresseerde burger Intranet Internet Overeenkomsten, protocollen O fficiële pu blicaties Communicatie Overdracht van informatie in de vormvan documen - ten zal mogelijk via ver - schillende platformen ver- lopen. Aantal potentiële ge - bruikers neemt toe naar mate de doel - groep algemener van samenstelling is. Aantal documenten dat aa n de doelgroepen ter beschikking staat neemt af naar m ate de doel - groep algemener is. Protocollen hoe documenten worden toegekend aan de verschillende doel - groepen. Figuur 2: Gebruikersgroepen Kennissysteem Haringvliet, bron: Demis b.v. Delft KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 7

8 Bij het Maeslantkering project zijn de doelstellingen het zeer langdurig vastleggen en toegankelijk maken van de kennis en kunde van de kering. Veel betrokkenen bij het Maeslantkering project werken inmiddels elders (soms buiten Nederland), waardoor het kennisnetwerk niet goed meer op orde is. Naast het terughalen, vastleggen en toegankelijk maken van de hierboven bedoelde kennis is een tweede doelstelling het in kaart brengen van het kennisnetwerk (sleutelpersonen, adressen, bereikbaarheid, welke kennis en expertise hebben zij (expliciet en impliciete kennis) en zorgen dat dit kennisnetwerk in stand en van voldoende kwaliteit blijft. Ook het Maeslantkering project steunt op de in KENSYS verworven kennis, inzichten en ontwikkelde technologie. In het KENSYS project is een eerste verkenning gedaan naar werkwijzen en presentatietechnieken om kennisnetwerken in kaart te brengen. Inmiddels is ook het Maeslantkering project zelfstandig verder gegaan en wordt vanuit het KENSYS project samengewerkt om de kennis en ervaring over deze kennismanagement aspecten bij RWS in te brengen en omgekeerd kennis van elders bij het Maeslantkering project in te brengen. De technologie voor het in kaart brengen van het kennisnetwerk is nog niet uit ontwikkeld en zal nog verder worden uitgewerkt. De verantwoordelijk projectleider voor het Maeslantkering project is heer Ir. W. Bijl (DZH-APS) en Ir. A.F. Franken (BD). Er zijn een tweetal zaken, die bij DZH met betrekking tot kennismanagement nog de nodige aandacht behoeven: 1. De organisatorische inbedding heeft nog veel aandacht nodig totdat kennismanagement volledig geïncorporeerd is in het normale werkproces van DZH. Zolang dat niet het geval is bestaat het gevaar dat de ontwikkelde systemen onvoldoende worden gebruikt en onderhouden en daarom vervolgens eroderen. 2. Er zijn een aantal technische problemen, die veroorzaakt worden door de achterstand van RWS op de huidige stand der ICT-technologie. Het ontsluiten van kennis (rapporten) zou gemakkelijker en efficiënter kunnen plaatsvinden, wanneer van meer moderne technologie gebruik zou kunnen worden gemaakt. Ook de communicatie met belanghebbenden buiten RWS wordt technologisch niet binnen RWS ondersteund. Inmiddels is overleg met MD en Hoofdkantoor gaande om oplossingen hiervoor te bedenken. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 8

9 1 INLEIDING In augustus 1998 is het project KENSYS gestart (toen bij RIKZ onder de naam KENNISMOD). Na veel inleidende besprekingen tussen Drs. J.P. Al (DZH) en Drs. R. Bosman (RIKZ. Afd. Chemie) in 1997 en 1998 is door RIKZ een offerte uitgebracht (RIKZ , DZH/APS d.d ) voor de eerste fase van het KENSYS project. Aanleiding voor DZH/APS om dit project te starten was de wens om de kwaliteitsborging van het werk van APS en de hoofdafdeling AP een goede stimulans te geven. Nieuwe medewerkers bij DZH hadden vaak geen goede, gemakkelijke toegang tot oudere documenten (vaak uit het grijze circuit), waardoor oude en bestaande kennis niet optimaal werd gebruikt. In dit rapport wordt de stand van zaken weergegeven van het project KENSYS over de periode september 1998 tot en met mei In deze periode zijn de fasen 1, een tussenfase en fase 2 van dit project uitgevoerd. Fase 1 betreft een verkenningsfase en fase 2 een ontwerp/pilot fase. Voortvloeiend uit het KENSYS project worden nu kennissystemen gemaakt en geïmplementeerd voor het Haringvliet (in kader van het project Ander beheer Haringvlietsluizen - borgen en toegankelijk maken van kennis, rapporten, verslagen, discussie resultaten - periode ) en voor de Maeslantkering (kennisnetwerk zichtbaar maken, zeer langdurig (100 jaar) borgen en toegankelijk maken van de kennis en kunde Maeslantkering). Doel van het eerste fase van het KENSYS project is om goed na te denken hoe kennismanagement bij DZH handen en voeten kan krijgen en aan welke aspecten (borgen kennis, delen kennis, vernieuwen kennis en communiceren) van kennismanagement de meeste behoefte bestaat. Op basis van de uitkomsten van de eerste fase van het KENSYS project is voor de start van de tweede fase een tussenfase uitgevoerd om een pilot kennissysteem te kiezen en de doelen en functies van het kennissysteem betere te specificeren. Doel van de tweede fase is om enerzijds de organisatorische inbedding van kennismanagement bij APS te bevorderen en anderzijds een plan van aanpak op te stellen voor toepassing van kennismanagement in een voor DZH belangrijk beleidsrelevant project. In fase 3 van het project KENSYS wordt de bouw en implementatie van 2 Kennissystemen begeleidt en wordt de implementatie van kennismanagement bij DZH voortgezet. De diverse activiteiten worden geëvalueerd om te bezien waar KM opgenomen is in het normale werkproces en waar dit nog niet het geval is. Afhankelijk van deze evaluatie zal besloten worden of het KENSYS project kan worden afgesloten of dat een vierde fase nodig is specifiek gericht op die onderdelen waar de implementatie in het gewone werkproces nog niet is gelukt en waar dit wel zinnig wordt geacht. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 9

10 2 WERKWIJZE De werkwijze van het project is er op geënt dat RIKZ het KENSYS project uitvoert, waarbij het uitvoerende werk maximaal wordt uitbesteed. RIKZ voert de projectleiding, zorgt voor afstemming met het hoofdkantoor (RWS directie Kennis en kenniscommunity), zorgt voor afstemming met ontwikkelingen bij andere RWS diensten (AVV, DNH, DNZ, DON, DL) en zorgt voor afstemming met ontwikkelingen buiten RWS. Door middel van 3 workshops is eerst draagvlak op de werkvloer van APS en later APV verkregen en zijn de eerst nog ruwe ideeën verder uitgewerkt. Kansrijke deelprojecten zijn geïdentificeerd, welke in een stemsessie zijn geprioriteerd. Duidelijk werd dat om kennismanagement succesvol te implementeren het project in twee lijnen moet worden opgedeeld: een organisatorische lijn en een kennistechnologische lijn. De organisatie moet worden gericht op het willen toepassen van een praktisch kennismanagement om de technologische oplossingen ook werkelijk te laten gebruiken. Belangrijk uitgangspunt van het project is dat het proces (invoering en concretisering kennismanagement) het tempo bepaalt. Een tweede uitgangspunt is dat de technologische kant van kennismanagement (bouwen en implementeren van kennissystemen) gelijk op moet gaan met de organisatorische ontwikkeling van kennismanagement. Bij de prioritering kwamen minstens evenveel kansrijke deelprojecten naar voren op het organisatorische spoor als voor het technologische spoor, welke vaak ook met weinig kosten kunnen worden uitgevoerd. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 10

11 3 BESCHIKBARE DOCUMENTEN Overzicht beschikbare documenten Contract Produkten 1. Fase 1 KENSYS RKZ Verslag worskhop-1 Kennisproblematiek; Verslag Workshop-2 Evaluatie, analyse en synthese; Workshop-3: oplossingsrichtingen en prioritering; Kennismanagement bij APS: Waarom en hoe; maart Eindrapport Verkenningsfase KENSYS; april Verkenningsfase opdrachtbon Workshop kennissystemen ; rol en functies kennissystemen bij AP en keuze pilotproject. 2. Plan van aanpak fase 2 KENSYS; juni Fase 2- KENSYS detachering organisatorische lijn (product O3) 4. Fase 2-KENSYS levering produkten O1, O2, O4, O5 en O6 organisatorische lijn 5. Fase 2- KENSYS detachering technologische lijn (produkten K4, K5, K6 en K7) RKZ Voortgangsverslag en faserapport; november 1999; voortgangsverslagen perioden tot en t/m , mei RKZ O1 en O2: Voortgangsverslag en faserapport; november O4: kennisnetwerk heeft een andere invulling gekregen met voorbereiding Kennissysteem Maeslantkering en in kaart brengen kennisnetwerk daarvan. 3. O5: workshop interne communicatie 1; en O5: 2 e workshop vervalt; wordt gebruikt voor kennissysteem Maeslantkering. 5. O6: eerste versie smoelenboek-plus. RKZ Workshop interne communicatie 1; Voortgangsverslag en faserapport; november 1999? 3. K4: doelstellingen en ambitieniveau kennissysteem Ander beheer sluizen Haringvliet, K5: De (on)mogelijkheden van interen intranet t.b.v. kennissystemen bij AP; K6: Kennissysteem Ander beheer Haringvlietsluizen; plan van aanpak versie 1.0; K7: Overzicht van documenten die in KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 11

12 6. Fase 2-KENSYS levering produkten K1, K2, K3, K8, K9 en K10 - technologische lijn kennissysteem Haringvliet worden geborgd. Memo DEMIS/Eelco Berghuis van 26 juni RKZ K1/2: overleg met RIKZ en DZH 2. K3:inventarisatie bestaande systemen voor een digitale boekenkast; K8: verslag workshop technologisch spoor; K9: Prototype kennissysteem Haringvliet; CD en rapport: Prototype kennissysteem Haringvliet, 25 maart K10: Bespreekverslag workshop kennissysteem Haringvlietsluizen van 14 juni Eindrapport RKZ 756, technologisch spoor fase 2 KENSYS, juni KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 12

13 4 KENSYS FASE 1: Definitiefase Voor het in kaart brengen van de mogelijke kennisproblematiek bij APS zijn in fase 1 van het project KENSYS twee workshops gehouden op 8 december 1998 en op 18 januari De rapportage daarvan heeft plaatsgevonden in het rapport Kennismanagement bij APS: Waarom en hoe. De voornaamste conclusies zijn: Kennismanagement bij APS is nuttig en noodzakelijk. 1. Er is een breed draagvlak binnen APS om actief en gezamenlijk Kennismanagement aan te vatten in een bottom up proces en rustig aan. 2. Kennismanagement bij APS moet gemiddeld iets meer nadruk leggen op de zachte human resources dan op de kennistechnologie 3. Er is bij APS behoefte aan verbetering van borging van kennis, van distributie van kennis, van combinatie van kennis en van vernieuwing van kennis. 4. Er is behoefte aan een visie van het management waarbinnen de kennismanagement activiteiten bottom up kunnen plaats vinden. 5. Er zijn kansrijke projecten met een inhoudelijk karakter en met een organisatorisch karakter. Er dient een nadere afweging van de kansrijke projecten plaats te vinden. Voor de afweging van de kansrijke projecten is op 11 maart 1999 een afsluitende workshop georganiseerd. In deze workshop ging het om het verkennen en prioriteren van kansrijke oplossingen. In de eindrapportage van fase 1 is het verslag van deze workshop opgenomen alsmede een plan van aanpak. De voornaamste conclusies en aanbevelingen van het eindrapport zijn: 1. Er moet voor kennismanagement zowel aan de organisatorische kant als aan de kennistechnologische kant gewerkt worden aan oplossingen. Een flink aantal projecten op organisatorisch gebied lijken zinvol om aan te pakken, daarbij kan een flink deel van het uitvoerende werk door APS zelf gedaan worden met steun van externe consultants en Specialistische Diensten (RIKZ en RIZA). 2. Kennissysteem projecten die hoge prioriteit moeten krijgen zijn projecten over beleidsrelevante onderwerpen met een beperkt aantal kennishouders en een groot aantal te verwachten vragen. 3. Er zal een nadere uitdieping plaats vinden omtrent doel en functie van kennissystemen voor APS in het algemeen, alvorens gekeken gaat worden naar een feitelijke invulling van individuele kennissystemen 4. In de workshop zijn vijf belangrijke beleidsrelevante kennissystemen genoemd. De primaire functie van de kennissystemen moet zijn Kennisborging en Kennisdistributie. Het betreft de volgende kennissystemen: MER Haringvliet IVB (ruimte voor de rivieren) Waterbodemsanering / depot Waterkering Natuurontwikkeling Het verdient aanbeveling om vast na te gaan denken over een digitale boekenkast. Immers voor alle vijf voornoemde beleidsonderwerpen zullen onderzoeken worden gerapporteerd, waarvan de kennis moet worden geborgd. Met als idee om de opslag op het intranet te laten plaats vinden zou hiervoor een plan van aanpak kunnen worden geschreven. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 13

14 5 KENSYS TUSSENFASE: Voorbereiding pilots In het eindrapport van fase 1 is een concept plan van aanpak voor fase 2 gepresenteerd. Dit plan van aanpak is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: 1. Kennismanagement bij APS moet bestaan uit twee hoofdlijnen: een lijn die de nadruk legt op de zachte human resources kant (organisatorische aspecten van kennismanagement) een lijn die de nadruk legt op de kennistechnologie, dat wil zeggen inhoudelijke beleidsrelevante kennissystemen 2. De ontwikkeling van Kennismanagement is een proces dat rustig en doordacht moet worden opgezet en uitgevoerd. Het leidende credo is Het proces bepaalt de voortgang. 3. De basis voor het organisatorische spoor wordt gevormd door een inventarisatie van de kennisstromen en werkprocessen ( de virtuele afdeling ). Daaraan gekoppeld kunnen een flink aantal kansrijke organisatorische projecten worden gedefinieerd. 4. Het organisatorische spoor wordt opgedeeld in twee deelactiviteiten: Inventarisatie van kennisstromen en werkprocessen ( Virtuele afdeling ) Ondersteuning van gekozen projecten met organisatorisch karakter ( Doen ) 5. Voor het kennistechnologische spoor is het nodig om eerst een workshop over doelen en functies van kennissystemen te organiseren, voordat kan worden begonnen met het uitwerken en implementeren van (één of meerdere) kennissysteem pilot projecten. Op basis van de uitkomsten van fase 1 is een tussenfase uitgevoerd om een pilot kennissysteem te kiezen en de doelen en functies van het kennissysteem betere te specificeren. Daartoe is op 21 juni 1999 een workshop met mensen van APS, APV, RIZA en RIKZ georganiseerd, waar de 2 sporen (organisatorisch en technologisch) verder zijn ingevuld en waarin een keuze is gemaakt voor een kennissysteem t.b.v. het project Ander beheer Haringvliet. 5.1 Organisatorisch spoor. Een eerste doelstelling is om de kennisstromen en werkprocessen van AP in kaart te brengen en te analyseren in relatie met de huidige organisatiestructuur. Deze analyse kan dan helpen bij het ontwikkelen van de AP strategie en het concretiseren daarvan in de afdelingsplannen. Een tweede doelstelling is om een aantal relatief eenvoudige zaken op het organisatorische vlak te regelen om daarmee snel zichtbare vorderingen te boeken. De gekozen zaken zijn: 1. Kwaliteitscontrole rapporten. 2. Toegankelijk maken productenoverzicht (doc files). 3. Benutting bestaande systemen zoals GeoKey, DONAR, OaseView, OMEGA e.d. 4. Fysieke tentoonstelling producten bij APS. 5. Overzicht van vragen en benodigde informatie (projectendatabase). 6. Opslag en terugzoeken kaarten en luchtfoto s in GIS werkomgeving. 7. Interne kennisoverdracht (lezingen, koffiepraatjes). 8. Versterken informele contacten intern APS/APV en met klanten en kennisleveranciers. 9. Digitaal smoelenboek wie is wie, competenties en ervaring van APS / APV medewerkers. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 14

15 5.2 Technologisch spoor. Voor het technologische spoor is gekozen om als pilot kennissysteem het project Ander beheer Haringvliet te kiezen, omdat het een langlopend project is (minstens 10 jaar) en er verschillende aspecten van kennismanagement aan bod komen: 1. Borgen kennis door opslaan van alle relevante documenten (inclusief complete MER) 2. Distribueren (delen) van kennis door toegankelijk maken via intranet en internet aan allerlei betrokkenen (RWS: DZH, RIKZ, RIZA, waterschappen, drinkwaterbedrijven, provincie Zuid-Holland, burgers, e.d.) 3. Monitoring van de status en voortgang van het werkproces. 4. Bijdragen en faciliteren van de discussies met betrokken partijen via internet en intranet (discussieforum). Op basis van de resultaten van deze tussenfase is besloten om in fase 2 van het KENSYS project enerzijds het organisatorisch spoor verder te vervolgen zoals hierboven aangegeven en verder een pilot-project voor het kennissysteem Haringvliet op te zetten, waarna na evaluatie in fase 3 de implementatie volgt. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 15

16 6 KENSYS FASE 2: Organisatorisch spoor In fase 2 is gewerkt volgens 2 sporen: het organisatorische spoor en het kennistechnologische spoor. Voor deze splitsing is gekozen om zowel inbedding in de organisatie te bewerkstelligen en anderzijds snel tastbare successen te kunnen laten zien in de vorm van pilot-kennissystemen. In totaal zijn 4 contracten afgesloten met het bedrijf DEMIS voor de uitvoering van KENSYS fase 2. Dit hoofdstuk behandelt het organisatorische spoor; het technologische spoor komt in het volgende hoofdstuk aan de orde. Ten behoeve van het organisatorische spoor is door DEMIS (onder contract RKZ 753) Ir. A. Kuik (4iQ) gedetacheerd bij DZH afdeling APS om de volgende zaken in het werkproces bij APS te implementeren: 1. Kwaliteitscontrole rapporten. 2. Toegankelijk maken productenoverzicht (doc files). 3. Benutting bestaande systemen zoals GeoKey, DONAR, OaseView, OMEGA e.d. 4. Fysieke tentoonstelling producten bij APS. 5. Overzicht van vragen en benodigde informatie (projectendatabase). 6. Opslag en terugzoeken kaarten en luchtfoto s in GIS werkomgeving. 7. Interne kennisoverdracht (lezingen, koffiepraatjes). 8. Versterken informele contacten intern APS/APV en met klanten en kennisleveranciers. 9. Digitaal smoelenboek wie is wie, competenties en ervaring van APS / APV medewerkers. In de loop van de uitvoering van het organisatorische spoor zijn de inzichten enigszins veranderd hetgeen tot de volgende realisatie en invulling heeft geleid: 6.1 Kwaliteitscontrole rapporten Besloten is om de kwaliteitscontrole van rapporten door de lijn van AP te laten uitvoeren. De betrokken personen zijn: Ir. J. Al (hoofd APS) Ir. J. v.d. Velden (waarnemend hoofd APV) en Mw. Ir. J. v..d Wouw (hoofd APV) Drs. J. Kuijpers (hoofd AP). Vooralsnog zijn geen criteria vastgesteld waarop de kwaliteit van rapporten wordt beoordeeld. Aanbeveling: In de loop van fase 3 van het KENSYS project dient te worden geëvalueerd in hoeverre deze wijze van kwaliteitscontrole goed functioneert. 6.2 Toegankelijk maken productenoverzicht (doc files). De reeds bij DZH beschikbare cluster files (DOC files) zijn opgenomen in de digitale boekenkast en daarmee via de KENSYS website goed toegankelijk geworden. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 16

17 6.3 Benutting bestaande systemen Doel is om bestaande RWS systemen zoals geokey, DONAR, Oaseview, OMEGA in te bedeen in het kennissysteem van APS. Dit onderdeel is tot dusver echter nog niet opgepakt. OMEGA (RWS thesaurus) is een onderdeel van de metabrowser (aquabrowser). Wel zullen op de KENSYS website links komen naar deze systemen. 6.4 Fysieke tentoonstelling producten bij APS. Bij APS is de gewoonte om recent verschenen rapporten in een kast op de gang ten toon te stellen nieuw leven ingeblazen. Deze kast voorziet in een behoefte en wordt beheerd door iemand bij APS zelf. Ook APV wil een dergelijke kast maken. 6.5 Overzicht van vragen en benodigde informatie (projectendatabase). Deze activiteit is tot dusver niet opgepakt door APS. Het is nog onduidelijk in hoeverre deze actie nog prioriteit heeft. Zie ook Opslag en terugzoeken kaarten en luchtfoto s in GIS werkomgeving. Er is een demonstratie geweest van het KIK systeem van RIKZ, dat draait op de website van MARIS. Dit systeem bevat luchtfoto s van de Nederlandse kust met een beschrijving op meta-niveau en tevens informatie over de uitgevoerde zandsuppleties. De zandsuppleties kunnen grafisch worden weergegeven. Bij DZH/AP bestaat een Cardbox systeem voor de opslag van foto s en kaarten. In principe kan dit Cardbox systeem (een database) onderdeel uitmaken van de digitale boekenkast en via de Kensys Website (zie het hoodstuk over het technologische spoor) worden benaderd. Aanbeveling: Er dient een keuze te worden gemaakt welk (database) systeem voor de opslag van kaarten en foto s zal worden gebruikt. Tevens dient een implementatie traject te worden gestart en een beheerder te worden aangewezen (huidige beheerder Cardbox systeem is John Luijendijk). 6.7 Interne kennisoverdracht (lezingen, koffiepraatjes). Deze activiteit wordt sceptisch bekeken door APS. Verwacht wordt dat de belangstelling hiervoor gering zal zijn. Een poging om de kennis over het KENSYS project in een lunchbijeenkomst over te dragen aan de projectleiders van APS is wel geslaagd. Er waren veel projectleiders aanwezig en er ontstond een goede discussie met een actieve deelname van de meeste participanten. Inmiddels wordt 3* per jaar een APS brede bijeenkomst georganiseerd met inhoudelijke presentaties (vroeger 1* per jaar). APV heeft maandelijkse bijeenkomsten met inhoudelijke presentaties. Te overwegen valt de inhoudelijke presentaties van APS en APV te combineren. Aanbeveling: deze activiteit gedurende een 0,5-1 jaar stimuleren en uitproberen en vervolgens evalueren. 6.8 Versterken informele contacten intern APS/APV en met klanten en kennisleveranciers. Deze activiteit is niet aangepakt. Intern wordt dit niet nodig geacht en aan versterking van de externe kontakten is nog niet in het kader van het KENSYS project gewerkt. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 17

18 6.9 Digitaal smoelenboek wie is wie, competenties en ervaring van APS/APV medewerkers. Het digitale smoelenboek-plus is uiteindelijk in het technologisch spoor gerealiseerd. Er is een link met de digitale telefoongids van RWS-DZH. Van elke medewerker van APS en APV is een foto opgenomen en zijn projectgegevens en voorzover de medewerker dat zelf invult gegevens over hobby s e.d. opgenomen Meting bereikte resultaten met kennismanagement In het projectoverleg kwam de behoefte naar voren om bereikte resultaten met kennismanagement bij DZH te meten. Hoewel dit niet gemakkelijk is, is besloten om de enquête (ca. 40 vragen) van Prof. Weggeman (TU Eindhoven) door medewerkers van APS (en evt. later ook APV) te laten invullen en deze als een t=0 meting te hanteren. De enquête is door Kuik (4iQ) gedigitaliseerd en de resultaten kunnen na digitale invulling gemakkelijk door de bij 4iQ beschikbare software worden verwerkt. Door na 1 à 2 jaar deze meting te herhalen kan aan de hand van een analyse van de enquête resultaten de vorderingen in kennismanagement bij DZH/AP worden bepaald. Een voordeel van de enquête van Weggeman is dat deze ook door een groot aantal andere instituten en bedrijven is ingevuld en de score daarmee kan worden vergeleken. Met andere worden er is daardoor een referentiekader. Naast de enquête van Weggeman is door 4iQ ook de quick scan van het hoofdkantoor RWS (parapluie van Braam - HK-Kennis) gedigitaliseerd en bij DZH uitgezet. Deze scan is korter (6 baleinen van de parapluie) en de drempel om deze in te vullen is daardoor lager. Tot dusver zijn 12 enquêtes van Weggeman ingevuld en 20 van de quick scan (potentieel 50 personen). De analyse van de enquêteresultaten en de vergelijking met het referentiekader moet nog worden uitgevoerd. Aanbeveling: Eind 2001 dient de enquête door de zelfde personen nogmaals te worden ingevuld (t=1 meting) om de voortgang en effecten van het KENSYS project te kunnen meten en te vergelijken met de t=0 meting. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 18

19 7 KENSYS FASE 2: Technologisch spoor In het technologische spoor heeft het project zich geconcentreerd op het realiseren van een aantal pilot-systemen waarmee de haalbaarheid en gewenste functionaliteit van dergelijke systemen kon worden getoetst. Met haalbaarheid wordt hier niet alleen de technische haalbaarheid verstaan, maar zeker ook de haalbaarheid in termen van acceptatie en gebruik. Om deze scheiding in het technologisch spoor aan te geven en het proces inhoudelijk beheersbaar te houden, is gekozen voor een daadwerkelijke splitsing, die zich vertaalt in 2 aparte contracten. De eerste tak van deze splitsing is het ontwikkelen van de systemen zelf; een puur ICT uitbestedingsproject, waarbij de inhoudelijke inbreng van zowel DZH als RIKZ zeer belangrijk is. Het gaat immers om inhoudelijk beleidsrelevante systemen. De andere tak behelst de hulp bij het invoeren en de vulling van het kennissysteem voor een daadwerkelijk project bij DZH. Omdat dit specifiek gericht is op DZH, vinden de werkzaamheden in dit kader plaats bij DZH; in feite is het een detachering voor een beperkt aantal dagen, waarbij de gedetacheerde in kwestie de taak heeft om de invoering en het gebruik van het kennissysteem voor te bereiden en te faciliteren. De ontwikkelde systemen zijn de volgende: Digitaal Smoelenboek Digitale Boekenkast Overkoepelende KENSYS website De systemen zijn onderling gekoppeld, zodanig dat persoonsgegevens slechts éénmaal in het systeem hoeven te worden ingevoerd. Het invoeren van de gegevens gebeurt door middel van zogenaamde Wizards. Het ontsluiten van de gegevens is de taak van de KENSYS website. In onderstaande figuur is een schematisch overzicht gegeven van de onderlinge relaties en opzet van het kennissysteem bij DZH (afdeling APS) Projecten (DOC files) Medewerkers (Smoelenboek) Navigatiestructuur Interface: Web Browser Zoekmachine (Aqua browser) Documenten (Digitale boekenkast) Thesaurus (Omega) Catina (Modelinfo) Thesaurus (RWS) Telefoongids (DZH) Figuur 3: Schematisch overzicht onderdelen kennissysteem APS/ DZH, bron: Demis BV, Delft KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 19

20 7.1 Het Digitaal Smoelenboek. Het Digitaal Smoelenboek is de mens-factor binnen het kennissysteem. Met het smoelenboek wordt invulling gegeven aan één van de kernvragen van DZH, namelijk de mogelijkheid bieden om op een eenvoudige en snelle manier inzicht te verschaffen in de verdeling van kennis en competenties over de mensen van de afdeling. Figuur 4: Smoelenboek, bron: KENSYS CDROM (product voor APS/DZH) Het KENSYS Smoelenboek slaat van een medewerker de volgende gegevens op: Achternaam (*) Initialen (*) Roepnaam Titel(s) (*) Dienst (*) Afdeling (*) Kamer (*) Telefoonnummer (*) adres (*) Foto Gevolgde opleidingen en cursussen Vorige dienstbetrekkingen Omschrijving huidige functie Datum indiensttreding Relevante clusters binnen de afdeling (**) Specialismen en andere bijzondere kennis Andere informatie Contactpersonen binnen DZH Contactpersonen binnen V&W (buiten DZH) Contactpersonen buiten V&W De met een (*) aangemerkte gegevens worden door de Smoelenboek Wizard uit de reeds bestaande DZH telefoongids gehaald. Deze telefoongids wordt reeds beheerd bij DZH en is dus een goede bron voor basisinformatie van een medewerker. De met (**) gemerkte informatie wordt door middel van een keuzelijst aangeboden. De overige informatie kan in vrije vorm worden ingevoerd. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 20

21 7.2 De Digitale Boekenkast. Binnen de Waterstaat bestaan een aantal stromen van informatie (als afgeleide van kennis) tussen afdelingen binnen directies, tussen afzonderlijke directies, en tussen de directies en de academische wereld en de industrie. Het overgrote deel van deze informatie wordt (nog steeds) in de vorm van papieren rapporten en adviezen overgedragen. Wanneer een document een zodanige status heeft dat het wordt ingenomen en/of geadministreerd door de bibliotheek, dan is het betreffende document vaak nog goed terug te vinden. Echter, veel rapporten eindigen op bureaus en in kasten van individuele medewerkers zonder de archivering door de bibliotheek te hebben ondergaan. Hierdoor ontstaat een versnippering van kennis en, naarmate de tijd vordert, zullen onderzoeken voor niets overnieuw worden gedaan, worden vragen uit verschillende hoeken van een directie tegelijk gesteld; met andere woorden, het wiel wordt vaker en vaker opnieuw uitgevonden. Een ander probleem is dat de papieren adviezen en onderzoeksrapporten beetje bij beetje vervangen worden door electronische vormen daarvan. Het systematisch opslaan van electronische documenten vormt echter een probleem, omdat RWS in deze nog helemaal geen ervaring heeft. Electronische documenten verdwijnen vaak op de harde schijf van een individuele medewerker, die zelf vaak nog moeite heeft om het document naderhand nog terug te vinden. Electronische documenten worden namelijk vaak onder relatief cryptische namen opgeslagen en de archivering op een harde schijf is vaak niet eenduidig/consequent. In het meest gunstige geval worden documenten nog op een lokaal netwerk bewaard, maar ook dan kunnen andere medewerkers het gewenste document vaak niet terugvinden, als men al weet dat het bestaat. Om deze problemen te ondervangen is de Digitale Boekenkast ontwikkeld. In deze boekenkast worden documenten bewaard en gecategoriseerd op: relevant beleidsthema, watersysteem, cluster (van onderwerpen), kennisdiscipline type document (categorie) door de plaatser vrij op te geven kenmerken en categorieën Met de Digitale Boekenkast kunnen medewerkers op eenvoudige wijze (via een Wizard) een document in de boekenkast plaatsen en via de KENSYS website terugvinden. De indeling van de documenten wordt bepaald door de metagegevens die de eigenaar van het document meegeeft aan het document wanneer hij/zij het in de boekenkast plaatst. Bij het plaatsen van een document wordt de medewerker door een Wizard gedwongen om de relevante informatie over beleidsthema s, watersysteem, onderwerp-cluster en kennisdiscipline te kiezen uit een reeds bestaande lijst, of zelf steekwoorden toe te voegen aan deze lijst. Het resultaat is een boom waarin documenten zodanig zijn opgeslagen dat zij via verschillende paden kunnen worden teruggevonden. De paden worden gevormd door de metagegevens-bomen die ontstaan doordat de documenten via de Wizard aan verschillende metagegevens worden gekoppeld. Deze boom heeft een groot voordeel ten opzichte van de traditionele boom van directories: bij een directoryboom kan een document slechts via één pad worden teruggevonden. Het aantal paden in de Digitale Boekenkast om bij het gewenste document terecht te komen is groter en afhankelijk van de hoeveelheid KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 21

22 metagegevens die de eigenaar van het document bij het toevoegen aan de Boekenkast in de Wizard heeft meegegeven. Figuur 5: Voorbeeld van een website van een Kennissysteem, bron: KENSYS CDROM (product voor APS/DZH) 7.3 De KENSYS website. Kennismanagement wordt tegenwoordig bijna altijd in één adem genoemd met Internet en de bijbehorende technologie. De gegevens die met behulp van de Smoelenboek-Wizard en de Boekenkast-Wizard in het KENSYS systeem worden gezet kunnen via een Internet/Intranet website ontsloten worden. Dit is de KENSYS website. 7.4 Technologische aspecten. In het KENSYS project is vanaf het begin af aan uitgangspunt geweest dat de te gebruiken technologieën en gereedschappen zoveel mogelijk aansluiten bij datgene dat gangbaar is bij RWS. Daarom werden in dit spoor bestaande technologieën onderzocht waarmee de beoogde doelen gerealiseerd zouden kunnen worden. Voor zover deze technologieën bij de RWS bekend waren zijn zij niet alleen theoretisch beschouwd maar ook in (RWS-)operationeel gebruik bekeken. Tijdens deze inventarisatie van bestaande technologieën werd duidelijk dat de RWS op het gebied van Kennismanagement (KM) versplinterd opereert. Bij gebrek aan RWS-brede standaardisatie aangaande IT-platforms en KM-applicaties opereren de afzonderlijke onderdelen van RWS relatief autonoom. De huidige trend waarin meer en meer aandacht wordt besteed aan de IT-aspecten van KM brengt hier langzaam verandering in. Het KENSYS project is een goed voorbeeld van een KM-project waardoor de interne samenwerking binnen de RWS op KM-gebied wordt gestimuleerd. Tijdens de ontwikkeling van het KENSYS technologische spoor (Fase 2) zijn een aantal keuzes gemaakt met betrekking tot de gebruikte technologie. Bij het maken van deze keuzes zijn een aantal aspecten aan het licht gekomen met betrekking tot KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 22

23 standaardisatie bij de RWS en de keuzes waar men in de toekomst voor zal komen te staan De Web server. Het KENSYS systeem is gebaseerd op een web-server die gebruik maakt van het Windows-NT platform via een Visual Basic bibliotheek (een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van zogenaamde ASP pagina s). ASP is een techniek (ontwikkeld door Microsoft) die het mogelijk maakt op een relatief eenvoudige manier gegevens uit databases via een web-site op Internet te ontsluiten. ASP werkt echter alleen op servers die gebaseerd zijn op Windows NT. Een alternatief voor het gebruik van ASP is CGI. CGI wordt op andere server-platforms (zoals HP-UX) gebruikt, maar is minder eenvoudig te implementeren dan ASP. RWS heeft op dit moment geen standaard voor het bouwen van servers met Windows NT, terwijl er op diverse plaatsen binnen RWS wel een aantal NT-servers in gebruik zijn. Hierdoor is het al dan niet mogen installeren van een dergelijke server op dit moment nog onderhevig aan willekeur. Wanneer RWS / DZH gebruik zou maken van moderne kantoorautomatiseringspakketten (bijv. Office 2000 van Microsoft, inclusief Internet Information Server (IIS) en Site Server of vergelijkbare systemen) is de Digitale Boekenkast als relatief eenvoudig maatwerk te realiseren. Documenten kunnen dan eenvoudig vanaf de werkplek direct als HTML documenten op het Internet/Intranet gezet worden. In de huidige versie van het kantoorautomatiseringspakket van RWS (Office 95, 1995) is dit NIET eenvoudig en transparant voor de gebruiker te realiseren; dit remt de implementatie van de Digitale Boekenkast en het gebruik van het intranet. Aanbeveling: RWS dient criteria en een procedure op te stellen voor het installeren van Windows NT servers in het netwerk. Aanbeveling: RWS dient uit het oogpunt van Kennismanagement haar werkplekautomatisering te baseren op moderne kantoorautomatiseringssoftware zoals bijv. Office 2000 of vergelijkbare technologie Het Smoelenboek. De techniek waar het KENSYS smoelenboek gebruik van maakt is de techniek die reeds wordt gebruikt in de DZH-brede telefoongids (Visual Basic 4). Hiervoor is gekozen om ervoor te zorgen dat er geen nieuwe ondersteunende software voor het KENSYS Smoelenboek bij de gebruikers geïnstalleerd hoeft te worden, maar dat het Smoelenboek toch gebruik kan maken van de gegevens die zich in de DZH telefoongids bevinden. Dit is belangrijk omdat het Smoelenboek hiermee een uitbreiding is op de (reeds goed onderhouden) telefoongids. Enkele vaste gegevens worden door de Smoelenboek Wizard direct uit de telefoongids gevist en hoeven dus niet meer ingevoerd te worden. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 23

24 Figuur 6: De Digitale Boekenkast. Documenten worden in dit geval weergegeven via de ingang op cluster-niveau, bron: KENSYS CDROM (product voor APS/DZH) De Digitale Boekenkast. De Digitale Boekenkast is gebouwd om te werken met HTML-documenten. De op dit moment binnen de RWS gebruikelijke standaard, namelijk Word 95 documenten, kunnen in de huidige versie van het systeem niet worden verwerkt. Wanneer RWS over zou gaan op het gebruik van Office 97 of Office 2000 (of een ander administratief software-pakket waarin de tekstverwerker bestanden direct kan opslaan in HTML) dan is dit geen probleem. Nu moeten documenten eerst door middel van een apart conversieprogramma omgezet worden van Word 95 naar HTML alvorens zij in de Digitale Boekenkast kunnen worden opgeslagen Inventarisatie van bestaande systemen. Omdat het in de verwachting ligt dat in de markt software pakketten zouden kunnen bestaan waarmee de doelen van KENSYS met een meer beperkte IT-inspanning zouden kunnen worden bereikt, werden in het technologisch spoor van Fase 2 bestaande technologieën onderzocht. Voor zover deze technologieën bij de RWS reeds in gebruik zijn, zijn zij niet alleen theoretisch beschouwd maar ook in operationeel gebruik bekeken. De beschouwde technologieën zijn terug te vinden in de rapporten Inventarisatie Bestaande Systemen (taak K3 behorende bij RKZ-756) en Verslag Workshop technologisch spoor 27 januari 2000 (taak K8 behorende bij RKZ-756). Uit de inventarisatie blijkt dat wanneer het gaat om grote pakketten (Lotus Notes, Livelink) waarmee enterprise-breed zaken als Workflow-management, het opslaan (en ontsluiten van) gegevens en documenten en persoonsgegevens integraal worden ondersteund, de prijs van aanschaf, installatie en ondersteuning erg hoog uitvallen. Deze alternatieven kunnen voor een klein innovatief project als KENSYS geen optie zijn. Het zou beter zijn wanneer RWS (of het Ministerie van Verkeer en Waterstaat) het initiatief zou nemen tot het daadwerkelijk enterprise-breed inzetten van dergelijke hulpmiddelen. Dit zou ook de standaardisatie (en daarmee tevens de transparantie van de organisatie) sterk ten goede komen. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 24

25 Aanbeveling: Start een RWS/V&W breed onderzoek naar een standaard Workflowmanagement tool voor diverse bedrijfsprocessen binnen RWS/V&W. Wanneer het gaat om het zoeken in de opgeslagen informatie door middel van zoekmachines komt dezelfde problematiek om de hoek kijken. Veel systemen komen met hun eigen zoekmachine, terwijl V&W een licentie heeft voor gebruik van Netscape s Verity. Dit zorgt dan voor een spanningsveld. Het is immers niet duidelijk of de systeem-eigen zoekmachine dan ingezet mag worden volgens de V&W/RWS standaard; aan de andere kant is het soms niet mogelijk de in het systeem opgeslagen informatie te ontsluiten met de Verity zoekmachine. Tevens is het gebruik van Verity niet duidelijk gefaciliteerd vanuit V&W. Aanbeveling: Zorg voor voldoende informatie en facilitering van het gebruik van Verity als zoekmachine op V&W niveau. Dit is een taak voor de MD. Ook op het gebied van documentatie-opslag systemen (zoals noodzakelijk voor bibliotheken en post-archieven) worden vanuit verschillende hoeken van RWS en V&W verschillende initiatieven genomen. Deze systemen kosten, inherent aan hun taak en omvang, altijd erg veel geld. V&W breed wordt V&W-LIS ontwikkeld, maar er zijn ook andere initiatieven, zoals EXCALIBUR (bij AVV). V&W-LIS richt zich op de documentatie van RWS rapporten (DMS ), brieven (RMD) en het toegankelijk maken van (witte) literatuur. Technisch gezien vullen systemen als V&W-LIS en bijv. EXCALIBUR elkaar aan; gevoelsmatig is het echter mogelijk dat deze systemen door de respectievelijke beheerders en het V&W management als concurrenten worden gezien. Hierdoor ontstaat dan weer een ongewenst spanningsveld aan de kant van de beheerders. Ook voor de gebruikers ontstaat dan een onduidelijke situatie. Aanbeveling: Zorg voor duidelijkheid over de rollen die de verschillende documentsystemen spelen binnen RWS/V&W. Dit is een taak voor de MD De RIKZ Metabrowser. Voor het doorzoeken en de ontsluiting van gegevens zijn verschillende technieken bruikbaar. In de meeste gevallen wordt op dit moment gebruik gemaakt van een vrij simpele indexering van de woorden in de onderliggende documenten. Deze indexering kan dan gebruik worden voor het zoeken naar steekwoorden in de documenten door de gebruiker. De gebruiker dient het te zoeken woord precies in te tikken, waarna een lijst wordt gegenereerd van gevonden documenten. Zoeken naar termen kan efficiënter worden wanneer gebruik gemaakt wordt van metagegevens van documenten. Er kan dan niet alleen naar woorden in het document zelf gezocht worden, maar ook naar woorden in de beschrijving van het document. Tenslotte kan er binnen een bepaalde context gezocht worden. Hierdoor wordt de zoekopdracht nog specifieker. Bij het RIKZ is een Metabrowser ontwikkeld die nog een stap verder gaat. De context wordt gevormd door een aantal bij V&W als standaard aangemerkte elektronische entiteiten: de V&W thesaurus en de OMEGA database waarin definities staan voor de natte RWS (het zogenaamde Gegevenswoordenboek Water ). Verder bevat de Kennisbrowser een aantal algoritmen waarmee eventuele schrijffouten (in het Nederlands en het Engels) kunnen worden gecorrigeerd. Als gebruikersschil wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde Aqua schil. Met deze schil wordt de gebruiker als het ware uitgenodigd om niet door de documenten te surfen, maar door de context met de bijbehorende steekwoorden. Deze methode is zeer geschikt bevonden voor het associatief zoeken in ongestructureerde materie, of wanneer de gebruiker niet precies weet waar hij/zij naar zoekt. De RIKZ KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 25

26 Metabrowser wordt (door het gebruik van de Aqua schil) in de wandelgangen van V&W ook wel de Aquabrowser genoemd. Er zijn op dit moment een aantal partijen die de RIKZ Metabrowser (die in een pilot-stadium verkeert) willen uitbouwen tot een generieke kennisbrowser voor verschillende kennisgebieden binnen RWS en/of V&W. Figuur 7: De Metabrowser/Kennisbrowser, gebaseerd op de Liquid Solutions technologie (ook wel Aquabrowser-technologie genoemd), bron: RIKZ, Den Haag Aanbeveling: Ontwikkel een generieke kennisbrowser die gebaseerd is op het concept van de Metabrowser, waarmee gebruikers binnen V&W hun eigen documenten, thesauri e.d. kunnen samensmeden tot mini-kennissystemen. Dit is een taak voor het hoofdkantoor van RWS/V&W, het RIKZ, de FWTA, DZH, AVV (als ontsluitend hulpmiddel van EXCALIBUR ) en andere belanghebbenden. KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 26

27 8 Relaties Kennismanagement binnen en buiten RWS Door RIKZ wordt, gestimuleerd door het project KENSYS, een uitgebreid relatiebestand onderhouden op het gebied van kennismanagement. Zowel binnen RWS als buiten RWS worden contacten onderhouden. RIKZ stelt zich tot taak om goed op de hoogte te zijn van alle kennismanagement activiteiten binnen RWS; de kenniscommunity, georganiseerd door directie Kennis is daarvoor een belangrijk hulpmiddel. Met de volgende diensten en bedrijven wordt contact onderhouden: Binnen RWS: Dir. Kennis kenniscommunity uitwisselingsplatform op het vlak van kenismanagement KENSYS project; uitgevoerd door RIKZ t.b.v. DZH afd. APS en APV; beschreven in dit rapport. MD m.b.t. technologie office 2000, zoeksystemen zoals Verity, KM systemen, Aquest AVV EXCALIBUR / Merlijn zoeksystemen en ervaring KM algemeen BD gestructureerd KM visjesmodel KM visie en strategie. DWW Kennissysteem Oevers en Bopper GIS RIZA Haringvliet KM algemeen DNH vanaf 2001 zal een kennismanagement project (kust informatie management) voor DNH worden uitgevoerd. DNZ in april 2000 zijn presentaties over KM bij DNZ gehouden; in 2001 zullen in het project Instrumentatie eerste activiteiten m.b.t. Kennismanagement door RIKZ bij DNZ worden uitgevoerd. DIJG heeft ervaring met Workflow management DL heeft ervaring opgedaan met Lotus Notes bij de Maaswerken. DON - is actief in een KM traject; wordt nog in detail benaderd. FTWA/SPIN heeft interesse en ondersteunt KM activiteiten. RIKZ - invoering SPM, strategie- en visievorming, samenstelling kennisketens, kennistechnologie, metabrowser (Aquabrowser), Waterland website, KIK website, OMEGA beheer, uitvoering KM projecten voor DZH, DNH en DNZ. Buiten RWS: CAP Gemini Workflow management. TNO MEP en TNO- FEL werkprocesondersteuning IME consultants Kennismanagement Twijnstra en Gudde Management Consultants Coopers Lybrand KM algemeen werkt samen met Weggeman Open Text - Livelink workflow management IBM - MQ workflow management product TU Eindhoven prof. Weggeman enquête KM MARIS KIK = Kust informatie systeem. DEMIS - ontwikkeling KM- en Decision Support systemen Medialab - ontwikkeling Aqua (basis van de huidige DDW-Metabrowser) IBM/Lotus - Lotus Notes (workflow management) KENSYS - Kennismanagement bij RWS-DZH 27