ShareWorX. Roadmap Dia 1

Transcriptie

1 ShareWorX Roadmap Dia 1

2 Agenda Wat zijn de marktontwikkelingen? Wat is ons domein? Ontwikkel & Vrijgave agenda ShareWorX Vragen? Dia 2

3 Wat zijn marktontwikkelingen? Effecten Verhuurdersheffing Uitkomst Parlementaire enquête Sociaal Huurakkoord Nieuwe wet datalekken Uitkomst enquête KWH webmonitor 14 Reorganisaties & goedkoper werken Transparante informatie huishouding Wettelijke aanpassingen doorvoeren Controle op opslagsystemen Vergaande digitalisering Dia 3

4 Wat zijn marktontwikkelingen? Reactie Square DMS Voortdurend voeling houden met onze klanten & markt Workshops i.s.m. onze klanten Contact met gebruikergroep ( wij ontwikkelen voor jullie filosofie) Veelvuldig klantbezoek (Sales, Operations, Support, bezoeken klanten) Faciliteren van forum t.b.v. informatieuitwisseling Volgen van wetgeving Opleiding eigen medewerkers (o.a. kennissessies) Releasebeleid op basis van analyse van wensen, vragen, foutmeldingen Voeling houden met buitenwereld via Goldpartnership Microsoft Standaarden volgen (Nen2082, CORA, VERA) Voortdurende research en dus innovatief denken en doen Dia 4

5 Dia 5 Wat is ons domein?

6 Wat is ons domein? Moderne DIV-er De moderne DIV-er is gesprekspartner voor de afdelingen. De DIV-er luistert naar zijn collega s en vertaalt hun wensen in de inrichting en toepassing van het applicatielandschap. Uiteraard ook in overleg met ICT. We spreken dan over de driehoek: Organisatie DIV ICT. Samen zorg dragen voor een optimale invulling van de informatiebehoefte van de organisatie. Square DMS helpt DIV-& ICT-functionarissen hun weg te vinden in het digitale tijdperk. Voorbeelden hiervan zijn: Diverse workshops (Zaakgericht werken, Landscape) Opleiding tot Informatiemakelaar Ontzorgen (technisch en functioneel beheer begeleiden en/of tijdelijk overnemen) Dia 6

7 Wat is ons domein? Digitale postkamer De digitale postkamer is opgezet om documenten op een geautomatiseerde manier te verwerken. De investeringen die op dit vlak worden gedaan zorgen ervoor dat er minder handmatige handelingen nodig zijn om documenten te registeren. Voorbeelden hiervan zijn: Automatisch synchroniseren van data Spoolen van documenten Geïntegreerde facturenoplossing Drag&drop van s Dia 7

8 Wat is ons domein? Ontsluiting & Toegankelijkheid Kenniswerkers moeten op het juiste moment de juiste informatie tot hun beschikking hebben: snel en gemakkelijk. Voorbeelden hiervan zijn: Speciale zoekknoppen in ERP (hotkeys) Snel vinden via Mijn-functies (Mijn open zaken, -projecten, -documenten, etc) Favoriete zoekopdrachten Via Geschiedenis Snelzoeken & uitgebreid zoeken Via diverse ingangen (objecten) zoals: huurder, pand, project, zaak en taak N.b. SharePoint zorgt voor look&feel grafische userinterface van SWX. Dia 8

9 Wat is ons domein? Zaakgericht werken Zaakgericht werken is eigenlijk niet veel meer dan wat de term al zegt: Werken aan een zaak, een opdracht, een probleem. Wat is dan de definitie van een zaak? De meest gebruikte definitie van een zaak is: een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn: Zaken gegeneerd vanuit de primaire processen (o.a. verhuren eenheden, ontwikkelen leefomgeving, etc) Zaken gegeneerd vanuit de ondersteunde processen (o.a. leveren financiële diensten, leveren p&o diensten, etc) Zaken gegeneerd vanuit de sturende processen (o.a. ontwikkelen klantvisie, ontwikkelen inkoopbeleid, etc) Dia 9

10 Moderne DIV-er Opleiding voortgangsplannen Opleiding bureaubladen Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Zaakgericht werken SWX 5.0 SWX HRM 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0 Dia 10 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Con Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM

11 Moderne DIV-er Opleiding voortgangsplannen Opleiding bureaubladen Opleiding voortgangsplannen Voortgangsplannen is functionaliteit die standaard aanwezig is in SWX en wordt gekoppeld aan ZAKEN. Hiermee kan sturing en status worden gerealiseerd. De opleiding is gericht om de applicatiebeheerder hiermee te leren werken. Het betreft een hands on training. Duur van de training: 1 dag Vrijgeven Augustus Klant? 4.3 Dia 11

12 Moderne DIV-er Opleiding voortgangsplannen Opleiding bureaubladen Opleiding bureaubladen Wij leveren een aantal standaard bureaubladen op bij de implementatie van SWX. De organisatie kan er ook voor kiezen eigen bureaubladen te ontwikkelen om functionaliteit snel aan te roepen. De opleiding is gericht om de applicatiebeheerder hiermee te leren werken. Het betreft een hands on training. Duur van de training: 1 dag Vrijgeven Augustus Klant? 4.3 Dia 12

13 Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Spoolen naar zaken Omdat de unieke zaak in veel gevallen niet bekend of doorgegeven kan worden vanuit externe systemen wordt er nu alleen gespooled naar dossiers(huurders, vastgoed, project) in ShareWorX. De nieuwe (generieke) spoolen naar zaken dropfolderconfiguratie geeft de mogelijkheid om met een slim zoekmechanisme te bepalen of er een nieuwe zaak aangemaakt moet worden of dat er documenten aan een bestaande zaak toegevoegd moeten worden. Neem als voorbeeld een (bevestiging)sociale overlast melding. Indien er nog geen sociale overlast zaak aanwezig is bij de betreffende veroorzaker wordt er een nieuwe zaak aangemaakt. Indien er wel een zaak aanwezig is, wordt het document aan de meest recente huuropzeggingszaak toegevoegd. Indien er wel een uniek zaaknummer aangeleverd kan worden door het externe systeem kan hiervoor een dropfolder configuratie worden ingezet die de documenten plaatst in de juiste zaak in ShareWorX. Deze configuratie wordt nu nog alleen toegepast voor factuurzaken. Ontwikkeling Na afronding bèta Klant bekend 4.3, 5.0 Dia 13

14 Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Webservices lezen&schrijven De ShareWorX lezen&schrijven webservices maken het mogelijk om vanuit ERP-systemen, KCC systemen en Portalen gegevens te schrijven naar of op te halen uit ShareWorX. Een belangrijk uitgangspunt is dat de randvoorwaarden met betrekking tot gegevensbeveiliging en autorisatie zoals deze zijn bepaald voor ShareWorX - ook gelden voor deze ShareWorX Web Interface (SWI). Ruim 20 functionele aanroepen zullen er beschikbaar komen. Voorbeelden hiervan zijn maak een algemene zaak of maak een contactpersoon of haal een document op uit ShareWorX. Gegevens deleten is geen onderdeel van de oplossing. Ontwikkeling September Klant bekend 5.0 Dia 14

15 Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Webservices trigger services Deze service maakt het mogelijk bij het ontstaan van een gebeurtenis in ShareWorX gegevens of documenten automatisch aan te bieden aan het Portaal, KCC of ERP. Denk aan het activeren van een taak in een KCC of ERP op basis van een sociale overlast melding die per brief of binnenkomt en geregistreerd is in ShareWorX. We zullen starten met deze ontwikkeling nadat de Webservices lezen&schrijven zijn vrijgegeven. Plannen Dia 15

16 Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Webservices ESB (Enterprise Service Bus) Een ESB zorgt voor een transparante en efficiënte berichten uitwisseling tussen applicaties. In samenwerking met Condor Solutions onderzoeken we de mogelijkheden van een ESB in relatie tot de ShareWorX lezen&schrijven Webservices. Mogelijke onderdelen van een pilot die we gezamenlijk bij Wonen Zuid gaan uitvoeren zijn: Creatie van zaken Creatie/Update van contacten Creatie van documenten Onderzoek na bèta Klant bekend na bèta Dia 16

17 Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Spooler services 2.0 Er is reeds een nieuwe spooler service beschikbaar (4.3 en 5.0) die de stabiliteit van de dropfolder verwerking garandeert. Verdere verbeteringen die worden ontwikkeld, zijn: Logging en signalering via een te realiseren dashboard in de webadmin. Hierdoor kunnen ook notificaties via Outlook gerealiseerd worden. Beheer van de spooling configuratie (code-table documentindexering) in de webadmin. Ontbrekende entiteiten (contacten, vastgoed, contracten) aanmaken met default waarden. Ontwikkeling December Klant? 5.1 Dia 17

18 Digitale postkamer Spoolen naar zaken Webservices lezen&schrijven Webservices trigger services Webservices ESB Spooler services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Synchronisatie services 2.0 Net zoals de spooler service hebben de belangrijkste verbeteringen betrekking op logging en signalering via een te realiseren dashboard in de webadmin. Hierdoor kunnen ook notificaties via Outlook worden gerealiseerd. Daarnaast worden de volgende verbeteringen gerealiseerd: Foutieve records overslaan Ontbrekende entiteiten (contacten, vastgoed, contracten) aanmaken met default waardes. Splitsen entiteit synchronisatie (Op dit moment wordt het huurderdossier in zijn geheel gesynchroniseerd (zaak + contact + vastgoed). Indien er nu een fout optreedt zal de gehele batch aan informatie niet in ShareWorX worden opgenomen) Ontwikkeling December Klant? 5.1 Dia 18

19 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Con Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM SWX Export Module De SEM-module levert de brondata uit ShareWorX voor een datawarehouse(dwh). Op basis van deze brondata kunnen er rapportages gedefinieerd worden in een DWH. In samenwerking met CNS loopt er nu een bèta- bij één van onze klanten. Informatie vragen in dit project waren o.a. : Aantal zaken Doorlooptijden Workload Vrijgeven Juli Klant bekend 5.0 Dia 19

20 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Con Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM PDF Con Met de PDF con module kunnen bestanden automatisch worden omgezet naar PDF/A(-1b ISO level-b) formaat. PDF-con kan op 2 manieren gebruikt worden: Als een door de gebruiker handmatig te starten actie vanuit het bestandsmenu. Het bestand wordt dan geconverteerd naar een nieuwe bestaande uit een PDF-formaat. Bij het printen van een of meerdere documenten vanuit de documenten-tab van een zaak. Deze printactie stuurt géén documenten naar een printer, maar de documenten worden verzameld in één PDF-bestand. Vanuit het PDF-resultaat kan er geprint worden. Het PDFbestand kan ook als bijlage van een verzonden worden. De automatische formaat con wordt op een server uitgevoerd. Voor de PDF-con wordt gebruik gemaakt van de PixEdit Converter Server. De PDF-con kan op elke ShareWorX 4.3 e.v. -omgeving worden toegepast. Vrijgeven Juli Klant? 4.3, 5.0 Dia 20

21 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Con Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM Standaard Bureaubladen Standaard bureaubladen als landingsplek voor de incidentele gebruiker, te weten: Duidelijke iconen voor belangrijkste ingangen ShareWorX Start en overzicht vanuit één scherm (zaken, documenten, bestanden) Ontwikkeling December Klant? 5.1 Dia 21

22 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Con Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM Digitaal Vergaderen Oplossing Belangrijke onderdelen van het vergader proces zijn het verzamelen van de documenten, het aanbieden van deze documenten, de verwerking van deze documenten en de uiteindelijke distributie en archivering hiervan. Met behulp van zaken, voortgangsplannen en optioneel ten behoeve van ontsluiting kan ook de eworker app hiervoor worden ingezet. Deze oplossing kan Square DMS configureren. Maar gebruikers kunnen ook worden opgeleid om deze vergader-configuratie zelf uit te voeren. Afhankelijk van de wensen van de klant wordt een training hiervoor samengesteld. De eworker app kan optioneel worden toegevoegd aan deze oplossing. Vrijgegeven nvt Klant? 4.3 Dia 22

23 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Con Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 GGM SWX Externe Werkruimten Deze oplossing maakt het mogelijk in een SharePoint werkruimte vanuit ShareWorX-zaken en ShareWorX-projecten documenten te importeren en te exporteren. Op deze manier kunnen externe personen toegang krijgen tot een beveiligde SharePoint-werkruimte die gevuld kan worden met ShareWorX-documenten. Documenten die hier door externen worden geplaatst kunnen eenvoudig geïmporteerd worden naar een ShareWorX-zaak of project. Onderzoek September Klant? 5.0 Dia 23

24 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module PDF Con Standaard Bureaubladen Digitaal Vergaderen Oplossing SWX Externe Werkruimten SWX 5.1 gebruikersgemak SWX 5.1 gebruikersgemak Het centrale thema voor ShareWorX 5.1 is gebruikersgemak: Standaard bureaubladen als landingsplek voor de incidentele gebruiker Duidelijke iconen voor belangrijkste ingangen in ShareWorX Start en overzicht vanuit één scherm (zaken, documenten, bestanden) Meer met minder (=Minder velden tonen) Registratie schermen: standaard alleen de in te vullen velden tonen Bruikbaarheid velden, volgorde bepaling van velden Drag&drop naar de webinterface Pinned-items (boodschappenlijstje), Tagging (zoekveld genereren) Een 40-tal prio TFS items ontvangen onze ShareWorX gebruikers Geen infrastructurele wijzigingen, geen con impact. Ontwikkeling December Klant? 5.1 Dia 24

25 Zaakgericht werken SWX 5.0 SWX HRM 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0 SWX 5.0 Deze release heeft de benaming hoofdrelease gekregen vanwege het feit dat: de technische architectuur flink is aangepast de grafische user interface is vernieuwd de beheermodule ook ontwikkeld is in een webbrowser er nieuwe functionaliteit is toegevoegd het SharePoint platform 2013 van toepassing is Highlights (zie ook releasenotes) Behandel-/creatiemogelijkheden in Outlook Gebruikersinterface en nieuwe eigenschappen Nieuwe beheer-tool Verbeteringen WOCO-model Restyling online help Vrijgegeven Q Klant bekend 5.0 Dia 25

26 Zaakgericht werken SWX 5.0 SWX HRM 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0 ShareWorX HRM module Vanaf 4.3 is het WoCo-model uitgebreid met Personeelsdossier, Personeelszaak, Personeelsdossier document, Personeelszaak document. Standaard zijn HRM documenten afgeschermd en alleen beschikbaar voor HRM medewerkers. Aanvullende rechten inregelingen zijn vaak klant specifiek en dus maatwerk configuratie. Op basis van uitgevoerde klant casu zijn er nu een best practice configuraties beschikbaar waarbij de dynamische rechten worden bepaald op basis van de toegekende interne contacten(ons team). Denk aan Personeelslid, manager HRM. Vrijgeven Augustus Klant bekend 4.3 Dia 26

27 Zaakgericht werken SWX 5.0 SWX HRM 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0 SWX Facturen Behandeling 2.0 SFB (ShareWorX Factuur behandeling) voorziet in een oplossing die factuur behandeling (paraferen) in ShareWorX mogelijk maakt indien de factuur behandeling niet kan plaatsvinden in de primaire applicatie. De SFB oplossing is nu actief bij een aantal klanten. Uit de workshops die we op 2 april jl. met deze klanten hebben gehad zijn de nodige wensen besproken en opgenomen in ons ontwikkelingspad. Enkele in behandeling genomen wensen zijn: Viewer koppelen aan totaaloverzicht factuurzaak Batchverwerking factuurzaken Ontwikkeling December Klant bekend 5.1 Dia 27

28 Dia 28 Huidige status Verwachte vrijgave Vrijgave in SWX Start Bèta of FCS* Moderne DIV-er Opleiding voortgangsplannen Vrijgeven Augustus 4.3** Opleiding bureaubladen Vrijgeven Augustus 4.3 Digitale postkamer Spoolen naar zaken Ontwikkeling Na beta Juni 4.3, 5.0 Webservices lezen&schrijven Ontwikkeling September September 5.0 Webservices trigger services Plannen 5.1 Webservices ESB Onderzoek Wonen Zuid na bèta Spooler services 2.0 Ontwikkeling December 5.1 Synchronisatie services 2.0 Ontwikkeling December 5.1 Ontsluiting & Toegankelijkheid SWX Export Module Vrijgeven Juli 5.0 PDF Con Vrijgeven Juli 4.3,5.0 Standaard Bureaubladen Ontwikkeling December 5.1 Digitaal Vergaderen Oplossing Vrijgegeven 4.3 SWX Externe Werkruimten Onderzoek September 5.0 SWX 5.1 gebruikersgemak Ontwikkeling December 5.1 Zaakgericht werken SWX 5.0 Vrijgegeven Q1 Mei 5.0 SWX HRM 2.0 Vrijgeven Augustus 4.3 SWX Facturen Behandeling 2.0 Ontwikkeling December 5.1 *FCS = first customer shipment / **Versie 4.3 betekent en niet 1.5.x

29 Research Naast het uitvoeren van het reguliere releasepad van ShareWorX ruimt Square DMS tijd in voor onderzoek naar o.a. Cloud toepassingen Verder ontwikkeling van eworker Contract management Dispatch Proces Engine App ontwikkeling Document Generator mogelijkheden Rapportage In alle ontwikkelingen staat gebruikersgemak centraal! In overleg met kerngroep zullen de prioriteiten van bovenstaande research items worden bepaald. Dia 29

30 eworx De laatste die nu in de markt staat, is 3.5. Deze is in Q vrij gegeven. Uitgangspunten zijn steeds geweest dat eworx-s qua ontwikkeling en support gecontinueerd blijven zolang dit technisch mogelijk is. De ontwikkeling van 3.6 is nog niet op de agenda geplaatst vanwege het ontbreken van vraag en omdat klanten overstappen naar ShareWorX. Daarnaast voeren we een discussie met de kerngroep wanneer de ontwikkeling van eworx definitief moet stoppen gelet op de impact om twee productlijnen te onderhouden. Zodra er een stop komt op deze ontwikkeling, zal het onderhoud gewoon worden gecontinueerd op basis van best effort. Dia 30

31 Overige activiteiten Scope 5.1 en 5.2 vaststellen i.s.m. kerngroep Scope SWX Facturen behandeling vaststellen i.s.m. bestaande klanten Workshop SWX plannen t.b.v. afstemmen functionaliteit / gebruikersgemak i.s.m. klanten Dia 31