Wetgeving overheidsopdrachten: een last? een lust? Impact op proces en organisatie.

Transcriptie

1 26/04 Wetgeving overheidsopdrachten: een last? een lust? Impact op proces en organisatie. Impact op proces en organisatie Werkgroep Klinische Biologie West-Vlaanderen

2 26/04, Inhoud Basisbeginselen en gevolgen Europese regels en de gevolgen - Conceptueel kader van het bestek - Bekendmaken informeren motiveren - Rechtsbescherming Specifieke Belgische regels en de gevolgen - Prijs - Standaardvoorwaarden Betaling Risico Invloed op de aankooptechnieken Invloed op het proces Invloed op de organisatie

3 26/0 Basisbeginselen Het principe van de gelijkheid (non-discriminatie) en de transparantie Het principe van de mededinging Het verbod om opdrachten te splitsen Het verbod tot belangenvermenging

4 26/0l1 Gevolgen ledereen die toegang heeft tot de markt kan zich inschrijven of kandidaat stellen, ook de leverancier waar u niet zo tevreden van was. Splitsingframingsregels vereisen een kennis van wat u aankoopt/hoeveel u aankoopt in uw organisatie: - «soortgelijke» diensten binnen een zelfde dienstencategorie (andere taxonomie, zie bijlage 11 aan de wet) - leveringen binnen CPV groep Meestal zal dit aanleiding geven tot opdrachten voor leveringen of diensten boven de Eur drempel (W:S.OOO.OOO, L: , D : )

5 26/04 Gevolgen Onderhandelen wordt een wettelijke uitzondering - Zeer grondige voorbereiding van bestek - Bepaalde formele aspecten kunnen leiden tot het verplicht uitsluiten van inhoudelijk zeer goede offertes Wat met de leverancier die een substantie Ie onregelmatigheid begaat in zijn offerte, maar waarmee u 10 jaar zeer goed hebt samengewerkt? Opdrachten moeten regelmatig terug in mededinging worden gebracht - Regeling rond de duur van de (raam)-overeenkomsten Ook tijdens de uitvoering zijn er beperkingen: wijzigingen aan de overeenkomst kunnen enkel onder bepaalde voorwaarden

6 26/04, Europese regels Meestal verplicht gebruik van een bestek met strikt conceptueel kader (zie verder) - Regels rond technische specificaties Hierarchie van de normen Gelijkwaardigheidsbeoordeling Merknamen enkel onder welbepaalde voorwaarden Specificaties dienen te kunnen gerechtvaardigd worden door het voorwerp van de opdracht en kunnen door de rechter worden getoetst Termijnen voor gunningsprocedure Regels rond bekendmaken/motiveren/informeren Regels mbt rechtsbescherming (wachttijd,... )

7 rl S_p_e_c-if-ic-at-ie-s~~~ 26/04 Conceptueel kader «ondernemer» I""' Contract I voorwaarden / t Selectie criteria EMVO GC of LP

8 26/04! Specifieke Belgische regels Het Belgische overheidsopdrachtenrecht heeft deze EURverplichtingen of analoge regels ook in grote mate van toepassing gemaakt op de opdrachten beneden de drempels van het toepassingsgebied van de richtlijnen Het Belgisch overheidsopdrachtenrecht leidt tot een zeer duidelijk contractueel kader, maar ook daarmee gepaard gaande beperking van de contractuele vrijheid - Wijze van prijsbepalen (zie verder) - Betalingsregeling en voorschottenregeling - Bijzondere risicoregeling (artikel16 AAV) - Bijkomende zekerheden/verplichtingen Borgtocht Formalisme (gemotiveerde beslissing) Forfaitaire schadevergoedingsregeling voor werken in min (art 42 AAV) Prijsherzieningsregeling voor aannemers/onderaannemers

9 26/04 Prijs De vaste prijs - Vormen De opdracht voor een globale prijs De opdracht volgens prijslijst (eenheidsprijzen) De gemengde opdracht ( een combinatie) - Temperen - «Cast plus» is een wettelijke uitzondering "Onvoorzienbare omstandigheden" (art.16 van de AAV), waarvoor de aannemer een herziening of verbreking kan vragen wanneer hij een ernstig nadeel lijdt. - Groter risico langs de aankoopzijde Prijsherzieningsclausules - Evt verplichte prijsherziening

10 26/04. Standaardvoorwaarden De regelgeving bepaalt het gebruik van standaardinkoopvoorwaarden, waarbij slechts onder welbepaalde voorwaarden van de standaardvoorwaarden kan worden afgeweken - Gebruik van deze voorwaarden - Materiële motiveringsplicht indien men in het bestek ervan afwijkt - Formele motiveringsplicht in het bestek voor afwijkingen van de in de regelgeving bepaalde artikelen Vb Borgtocht (Art.5), Klachten en verzoeken (art. 16), Middelen van optreden (art. 20) - Evt nietigheidssanctie Onderaannemers moeten ook aan een aantal voorwaarden voldoen - Uitsluitingsgronden Contracten met onderaannemers moeten ook aan bepaalde voorwaarden voldoen - Vb prijsherziening... indien prijsherziening in bestek met hoofdaannemer

11 I~ I - < Q) Q) cc <o~:::j (1) ~ ~ (1).., :::::! Q) -(1) < 0""' C" - CD :::::!..., CD.., ::s (.Q... 3 (.Q "C 0.::: en a..,3 ::s "C (') (1).., (1) Q) ::s (1) c: tn g. a 3 (') -.., CD (1) :::J en CJ)... Q) ::l c. Q) Q).., c. < 0 0 i Q) Q).., c. CD ::l

12 26/04, Risicoregeling artikel 16, 2 AA V Overmacht - Abnormaal slecht weer voor plaats en seizoen - In gebreke blijven van een onderaannemer door onvoorzienbare omstandigheden in de zin van hetzelfde artikel - Overstroming -Staking - Niet foutieve daden van derden - Foutieve daden van onbekende derden

13 26/04 Risicoregeling artikel 16, 2 AA V Gevolgen van overheidshandelen op de opdracht Onvoorzienbare uitvoeringsomstandigheden - Grondmechanische problemen Onvoorzienbare socio-economische omstandigheden - Vb onvoorzienbare prijsdalingen

14 26/04. Betaling Betalingen diensten - Eenmalig op het einde van de prestaties - Naargelang de vorderingen van de prestatie (betalingen in mindering) Alleen voorschotten in de gevallen bepaald bij KB! De betalingstermijnen zijn boven euro, excl BTW bepaald in de AAV, elke verlenging is van rechtswege nietig! - Recht op onderbreken/schadevergoeding/termijnverlenging

15 26/04 Aankooptechnieken Technieken - Analyse van portfolio: gewijzigde taxonomie - Analyse van de behoeften: specificaties gericht op behoeften, niet op merken of bedrijven, of individuele/collectieve, zelfs uit eigen ervaring gerechtvaardigde, persoonlijke voorkeuren - Leveranciersreductie? Timing - Proceduretermijnen (indienen kandidatuurstellingen, offertes, afsluiten verbintenis, bekendmaken geplaatste opdracht,... ) Keuzevrijheid - Mededinging: Vooraf bepaalde criteria voor gunning en criteria voor selectie - Verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden - Opvolging van de uitvoering: terugkoppeling naar gunning zeer beperkt, er is geen «zelfregelend systeem»

16 26/QL Rechtsbescherming van de leverancier Bekendmaken van de opdrachten Motiveren van de beslissingen op basis van de stukken en de vooraf bepaalde toepasselijke regels (niet op basis van perceptie/... ) Informeren van de partijen over de beslissingen Rechtsmiddelen indien regels niet gevolgd Risico Bevoegdheden gewone rechter Schorsen van de uitvoering Onverbindend verklaren (geen Europese bekendmaking, geen respect van de wachttermijn,... ) - Alternatieve sancties (Inkorten looptijd, Boetes (De boete bedraagt maximum 15 % van het gegunde opdrachtbedrag zonder belasting over de toegevoegde waarde,... : de sancties dienen doeltreffend, evenredig en afschrikkend te zijn) - Schadevergoedingen - Forfaitaire schadevergoedingsregeling bij aanbesteding..

17 I I s: c <D <D m Cl , ~ c: (I) c. c. c..., - cc 0 (I) (I) (I) <D 0 0 tn tn tn tn ;:111;"' (I) "'C (")... (I) c. c. c. :::r.:: tn (I) (I) (I) (I) c. <D ::s ::s ::s..., "'0 - c: cc - < c: :::l r+ < ::s 0 ::s ::s 0 ::s.., (I) C"' ~ N :::::!. ::s (I) ::s 3 3 tn Q) Q) cc - tn "'0 c. Q) Q) Sir ::s ::s ::s -c 0 c. tn (") cc (I) (I) (I) (I) m ::s ::s (I) c. ::i. c:.., 0 m (I)!» (I) '< n (I) ~ t/1 cc.., (I).., CD UI

18 26/04 Voorbereiden Bepalen Behoefte > Opstelle~ specifica~es Aanvragen budget /, \ "Vaststel~ ' n " Opstelle >Voorwaard bestek. "Kiezen" voorwaar en) L JHHRiH -S ijze Aanbesteden Bekendma~en opdracht?n Selecteren Leveranci~rs O.Qenen offertes Evaluerer) Offertes. \ Informere\ ;leveranci8;îs Wachttijd Notitieere Opdrachten Uitvoeren van de opdracht Starten Opdrach ) Betalen ) eruggeven orgtocht schorten restaties Beroep f P waarbo/! 2 Klachten Aanreke~en Boete Teruggave Boete en verzoeken :=:::> Wij~genvandeopdrnchl

19 26/04 Proces (Bijkomende activiteiten) Voorbereiding (+2WD) - Grondig overleg/overtuiging van interne klanten Behoeften Specificaties Bepalen criteria - Opmaken van een bestek volgens de regels van de kunst - Bredere marktprospectie - Verzamelen technische gegevens (grondiger)

20 2t Proces (Bijkomende activiteiten) Aanbesteden (+2,75 WD à 4 WD) Opmaken en verzenden bekendmakingen opdrachten - Opmaken wijzigingsberichten - Openen offertes (formele zitting, proces verbaal,.. ) - Archivering - Evalueren offertes: Geen vrije keuze om offertes te toetsen: offertes dienen getoetst aan de wettelijke/reglementaire eisen (grondige analyse van de offertes, vb copiers) - Motiveringsplicht: Gunningsverslag met gedetailleerde analyse (gemotiveerde scores) - Informatieverplichtingen: Briefwisseling naar ALLE deelnemers aan de procedure met beslissing, en/of (evt) ook brieven met de motivatie van de beslissing, deze motivatie kan getoetst worden door de rechter

21 26/04, Proces (Bijkomende activiteiten) Tijdens de uitvoering (+0,75 WO) - Opvolgen borgtocht - Opmaken proces-verbalen - Toepassen van boeteregeling - Regeling teruggave boete Straffenregeling (PV's) - Opmaken van dienstbevelen, proces-verbalen, ingebrekstellingen (borgtocht) - Opmaken van PV's voor opdrachten die in aanmerking komen voor betaling - Evt nieuwe gunningsprocedure bij maatregelen van ambtswege

22 26/QL Besluit Intensieve wijziging van de processen en actualisatie aan nieuwe regels! - Voorbereiding - Gunningsprocedure - Uitvoering van de opdracht Grondige wijziging van de cultuur/organisatie - Interne klanten - Omgaan met leveranciers - Kennisbeheer - Administratieve ondersteuning - Actualisatieinspanning Overheidsopdrachten speelt zich bijna altijd minstens af op het tactische niveau - Profielen? - Formalismen zijn slechts een klein, maar niet onbelangrijk, deeltje van het verhaal - Delegatieregeling? - Interne controle? "

23 Evalueren kanelidatuurstelling 1) Onderzoek toegangsrecht kandidaten 2) Onderzoek geschiktheid kandidáten 3) Rangschikken kandidaten Evalueren kandidatuurstelling 1) Onderzoek toegangsrecht kandidaten 2) Onderzoek geschiktheid kandidaten 3) Rangschikken kandidaten Selectiebeslissing Selectiebeslissing Uitnodigen indienen offerte Indienen offerte Openen offertes Openen offertes Evalueren offertes 1) Onderzoek toegangsrecht inschrijvers 2) Onderzoek geschiktheid inschrijvers 3) Onderzoek regelmatigheid offertes 4) Vergelijken offertes op basis van GC Evalueren offertes 1 ) ) ) Onderzoek regelmatigheid offertes 4) Vergelijken offertes op basis van GC Evalueren offertes 1) ) ) Onderzoek regelmatigheid offertes 4) Vergelijken offertes op basis van GC Evalueren offertes 1) Onderzoek toegangsreéht inschrijvers 2) Onderzoek geschiktheid inschrijvers 3) Onderzoek regelmatigheid öffertes 4) Vergelijken offertes op basis van GC