Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten --

Transcriptie

1 Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Innovatief partnerschap Philips Lighting 1- Notagegevens Notanummer Datum Programma: 03 Leefomgeving Portefeuillehouder Weth. Rorink Team ORB 2- Bestuursorgaan [X]B & W [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar [ ]Besloten -- Routing d.d. programmamanager Leefomgeving directeur wethouder par. [ ]adj.secr. -- [ ]gem.secr. -- BIS Openbaar Status Definitief Bijlagen - Samenwerkingsovereenkomst Philips Lighting - Volmachtverlening B & W d.d.: Besloten wordt: 1 De samenwerkingovereenkomst betreffende het aangaan van een innovatief partnerschap met Philips Lighting voor de duur van 3 jaar vast te stellen; 2 de burgemeester te verzoeken wethouder F. Rorink volmacht te verlenen tot het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst; 3 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Ja Begrotingswijziging Ja Financiële gevolgen opvangen het innovatiebudget in te zetten voor een organisatorische en inhoudelijke kwaliteitsimpuls bij de uitvoering van onderhoud in de openbare ruimte. Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel:

2 Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb Nee Nee ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Nee Toelichting Inleiding In de visie Leefomgeving is opgenomen dat we de komende jaren willen gaan sturen op beleving (pijler 3: maatschappelijk rendement). Dit betekent dat bij het onderhoud van de leefomgeving wij ons niet alleen laten leiden door de technische staat, maar dat we rekening houden met de beleving door het publiek. Immers: bewoners ervaren de leefomgeving vaak anders dan mensen die er vakmatig mee werken. Landelijk zijn er op dit vlak al enkele ontwikkelingen. De meest aansprekende uitwerkingen komen van de NS en Schiphol. Zij gebruiken uitgekiende onderzoeksmethoden voor hun platforms en de directe omgeving. Voor de openbare ruimte in het algemeen is dit nog een minder ontgonnen terrein. Daarnaast komen slimme technologieën meer en meer beschikbaar voor toepassingen in de openbare ruimte. Denk bijvoorbeeld aan allerlei sensoren in lichtarmaturen. Toepassingen op het gebied van openbare verlichting zijn al beschikbaar, maar de verwachting is dat de technologie zich snel ontwikkelt. Dit heeft consequenties voor hoe wij als gemeente omgaan met de openbare ruimte (zie lectorale rede van Mettina Veenstra "Verbonden en verbindend. De openbare ruimte in de smart city"). Door financieel beperkte middelen is het voor de gemeente Deventer op dit moment niet mogelijk kwalitatief te investeren in inzet en ontwikkeling van kennis op dit vlak. Afgelopen periode zijn we echter in gesprek gekomen met Philips Lighting. Zij zien veel potentie in deze onwikkeling en willen hierin investeren. De gesprekken hebben geleid tot een (concept) samenwerkingsovereenkomst, waarin een innovatief partnerschap wordt aangegaan. Concreet is het voorstel dat Philips Lighting ons een innovatiebudget geeft binnen het product openbare verlichting die afhankelijk is van de lichtarmaturen omzet. Hiervoor zijn wij bereid onze openbare verlichting en onze openbare ruimte in te zetten om als innovatief pilot gebied te fungeren. Daarnaast zijn wij bereid te investeren in een adviseur beleving, die als klankbord voor Philips Lighting kan dienen. Het doel is gezamenlijk data te genereren en kennis te ontwikkelen over de relatie openbare ruimte versus beleving. Dit doel komt overeen met de gemeentelijke ambitie, zoals is verwoord in de Visie Leefomgeving en de nieuwe aanpak die wordt beoogd rondom overlast in de openbare ruimte (veiligheidsgevoel). Beoogd resultaat Het beoogde resultaat is een openbare ruimte in Deventer, met een bijbehorende aansturing, die voorbereid is op de veranderende samenleving en maatschappelijke ontwikkelingen. In dit specifieke geval gaat het om sturing op beleving van inwoners en gebruikers van de openbare ruimte. Kader Visie Leefomgeving (concept) Uitvoeringsprogramma Visie Leefomgeving Uitgangspunten Organisatie van de Toekomst

3 Argumenten voor en tegen Argumenten voor: Om te kunnen sturen op de beleving van bewoners is het noodzakelijk om meer onderzoek te doen naar de relatie tussen openbare ruimte en beleving. Alhoewel de toekomstige ontwikkelingen onzeker zijn en de consequenties voor de openbare ruimte dus nog niet concreet zijn, willen we als gemeente wel klaar zijn voor deze mogelijke ontwikkelingen. Een partnerschap met een wereldspeler op het gebied van technologische innovaties biedt ons een unieke kans ons voor te bereiden en mee te gaan met deze ontwikkelingen. Intern is er groot draagvlak en behoefte aan deze ontwikkeling. Vanuit andere programma's, betrokken teammmanagers en vakgebieden is er interesse in deze benadering. Met deze constructie is er geen sprake van het afwijken van een aanbestedingsverplichting. De individuele opdrachten aan Philips zijn beperkt qua financiële omvang (op zichzelf staande werken van bijvoorbeeld ,-) en de totale geraamde omvang gedurende drie jaar (prognose ca ,-) blijft onder de drempel om bijvoorbeeld Europees aan te moeten besteden. Deze ontwikkeling gaat ook gepaard met ethische vraagstukken (hoever mag je bij data-analyse gaan?). Private partijen hebben de kennis en mogelijkheden om nieuwe technologische innovaties uit te werken en toe te passen in de openbare ruimte. De directe betrokkenheid van een (gemeentelijke) overheid zorgt ervoor dat het maatschappelijk belang geborgd wordt. Argumenten tegen: De huidige praktijk is dat vanuit het Meerjarenprogramma Groot Onderhoud (MJOP) de grotere werken meestal integraal aanbesteed worden. In de gevallen dat bij projecten in het kader van groot onderhoud ook sprake is van vervanging van openbare verlichting wordt in het ontwerpproces afgewogen of masten, armaturen en lampen van Philips of gelijkwaardig voorgeschreven worden. Afwijkend van die huidige praktijk zullen we de opdracht voor leveren en aanbrengen van de openbare verlichting, in die gevallen dat Philips voorgeschreven zal worden, direct aan Philips gunnen. Dit is van toepassing op ongeveer 75% van het areaal. Dit brengt in de uitvoering risico s in de coördinatie en afstemming met zich mee. De risico's zullen we beheersen door specifiek aandacht voor coördinatie te hebben bij deze projecten. Alhoewel de pilots zorgvuldig voorbereid zullen worden, bestaat het risico dat er nadelige effecten zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan niet-werkende technologie of juist een meer negatieve beleving. Dit laatste biedt overigens ook waardevolle informatie. Extern draagvlak (partners) In het algemeen kunnen ontwikkelingen waarbij het welzijn en de beleving van inwoners en gebruikers van de openbare ruimte positief worden beïnvloed rekenen op draagvlak. Financiële consequenties De samenwerkingsovereenkomst heeft geen directe financiele consequenties. Het innovatiebudget wordt via nadere afspraken uitgewerkt en zal worden ingezet voor een organisatorische en inhoudelijke kwaliteitsimpuls bij de uitvoering van onderhoud in de openbare ruimte. Aanpak/uitvoering Na besluitvorming zal de samenwerkingsovereenkomst getekend worden. De ingangsdatum wordt gesteld op 1 juli 2016.

4 De uitwerking zal pragmatisch ingevuld worden waarbij wordt aangesloten op onze onderhoudsprogrammering, omdat we als gemeente geen aanvullende investeringsruimte hebben. In onderlinge samenwerking zullen de pilots verder worden uitgewerkt, waar nodig / wenselijk ook met inwoners. Het partnerschap zal ook kijken naar subsidiemogelijkheden en andere bronnen van externe financiering van pilotprojecten. Aanvullend zal gekeken worden of het partnerschap kan worden aangevuld met (lokale) kennisinstellingen.

5 Samenwerkingsovereenkomst voor innovatief partnerschap Afspraken over ambities, programma en condities bij het realiseren van een pilot beleving van de openbare ruimte tussen Philips Lighting Lighting en de Gemeente Deventer Versie

6 Samenwerkingsovereenkomst voor innovatief partnerschap Ondergetekenden: 1. gemeente Deventer, gevestigd te Deventer, Grote Kerkhof 1, ingeschreven bij de Kamer van koophandel, nr , te dezen krachtens artikel 171 van de Gemeente wet vertegenwoordigd door de heer F. Rorink, wethouder Leefomgeving, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. DATUM, nummer KENMERK, hierna te noemen: de Gemeente, en 2. Philips Lighting B.V., gevestigd te (5656AE) Eindhoven, aan de High Tech Campus 45, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, nr , te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer F.C.F. van der Vloed, General Manager Benelux, alleen en zelfstandig bevoegd tot vertegenwoordiging, hierna te noemen: Philips Lighting, hierna gezamenlijk te noemen: partijen, Overwegende dat: slimme technologieën meer en meer beschikbaar komen voor toepassingen in de openbare ruimte; er landelijk al enkele ontwikkelingen zijn op gebied van beleving van openbare ruimte, zoals de NS en Schiphol die gebruik maken van toegespitste onderzoeksmethoden voor hun platforms en de directe omgeving. Voor de openbare ruimte in het algemeen is dit echter een minder ontgonnen terrein; Philips Lighting de kwaliteit van leven wil verbeteren door te sturen op de beleving van openbare ruimte door middel van verlichting en daaraan gekoppelde technologieën. Philips Lighting voorkeur geeft aan het ontwikkelen van nieuwe toepassingen van technologieën in de praktijk; De Gemeente in de visie Leefomgeving heeft opgenomen dat ze de komende jaren wil gaan sturen op beleving (pijler 3: maatschappelijk rendement). Dit betekent dat de Gemeente bij het onderhoud van de tot de Gemeente behorende leefomgeving niet uitsluitend zal focussen op de technische staat van de leefomgeving, maar dat zij bij haar onderhoudswerkzaamheden tevens rekening zal houden met de beleving door het publiek; De Gemeente voorbereid wil zijn op de veranderende samenleving en maatschappelijke ontwikkelingen; Door financieel beperkte middelen het voor de Gemeente op dit moment niet mogelijk is om kwalitatief te investeren in inzet en ontwikkeling van kennis op dit vlak; De Gemeente en Philips Lighting in gesprek zijn geraakt en veel potentie zien in de bovengenoemde ontwikkelingen; Philips Lighting bereid is hierin te investeren; De Gemeente in ruil daarvoor de onderhoudsprojecten openbare verlichting (> ), met een geschatte waarde van (achthonderdduizend euro) die gedurende de looptijd van deze overeenkomst geprogrammeerd zijn in het meerjaren onderhoudsprogramma, en reeds bestaan uit Philips Lighting producten (hierna de Onderhoudsprojecten), direct aan Philips Lighting in opdacht zal geven. Partijen voornemens zijn om de door de Gemeente ter beschikking te stellen openbare ruimte te monitoren en zodoende data te verzamelen op basis waarvan technologieën ontwikkeld kunnen worden die bijdragen aan een nieuwe beleving van de openbare ruimte door het publiek; Partijen de gemaakte afspraken onder meer met betrekking tot de (i) wederzijdse doelstellingen, (ii) bijdrage aan wederzijdse ambities en inbreng en (iii) samenwerking tussen beide partijen in deze Samenwerkingsovereenkomst (hierna: de Samenwerkingsovereenkomst) wensen vast te leggen.

7 Komen het volgende overeen: Artikel 1. Doel Samenwerkingsovereenkomst 1.1 De gemeente en Philips Lighting beogen door middel van deze Samenwerkingsovereenkomst op meerdere niveaus samen te werken ten aanzien van de toepassing van slimme technologieën in de openbare ruimte. 1.2 Partijen wensen via een innovatief partnerschap gezamenlijk data te genereren en kennis te ontwikkelen over de relatie openbare ruimte versus beleving door het publiek. Dit zullen partijen doen door middel van gezamenlijk te ontwikkelen pilotprojecten (hierna: de Pilotprojecten).; De gezamenlijk ontwikkelde pilots zullen worden vastgelegd in projectbeschrijvingen. Hiermee beogen partijen zich voor te bereiden op de veranderende samenleving en maatschappelijke ontwikkelingen en hierin kansen te pakken. In dit specifieke geval gaat het om sturing op beleving van inwoners en gebruikers van de openbare ruimte; Artikel 2. Bijdrage partnership aan wederzijdse ambities Partijen A. Verplichtingen van de Gemeente I. De Gemeente zet de openbare verlichting en openbare ruimte van de Gemeente in als innovatief pilot gebied dat beschikbaar is voor Philips Lighting. Alle aspecten van (dagelijks) beheer en onderhoud van de openbare verlichting behoren tot de verantwoordelijkheid van de Gemeente. Beide partijen hebben een gedeelde verantwoordelijkheid bij het vinden van geschikte locaties voor de te realiseren Pilot Projecten; II. De Gemeente zal de hierna onder 2 B. beschreven korting van Philips Lighting inzetten om een adviseur beleving van de openbare ruimte aan te trekken die zich mede zal inzetten voor belevingssturing in de openbare ruimte (hierna; de Adviseur Beleving). De Adviseur beleving zal als klankbord voor Philips Lighting dienen bij het ontwikkelen van de Pilotprojecten; III. De Gemeente geeft de Onderhoudsprojecten exclusief het ondergronds netwerk aan Philips Lighting in opdracht. IV. De Gemeente zal bij investeringsprojecten (niet zijnde groot onderhoud) in de openbare ruimte zich inzetten voor medefinanciering van innovaties / ontwikkelingen op het vlak van sturing op beleving; De Gemeente zal zich inspannen subsidies te vergaren voor de pilotprojecten; V. De Gemeente verzorgt de project communicatie met bewoners over de Pilotprojecten en is aanspreekpunt voor de bewoners. B. Verplichtingen van Philips Lighting I. Philips Lighting geeft de Gemeente een korting op haar Professional Lighting Producten van 25% gedurende de looptijd van de Samenwerkingsovereenkomst bij de Uitvoering van de Onderhoudsprojecten. II. Philips Lighting zal in samenspraak met de Gemeente de Pilotprojecten ontwikkelen. III. Philips Lighting brengt haar kennis op het gebied van verlichting in bij de uitwerking van de Pilotprojecten. IV. Philips Lighting is bereid op onderdelen mee te investeren in de uitvoering van de Pilotprojecten. Daartoe stelt Philips Lighting jaarlijks een innovatiebudget beschikbaar. Over de hoogte van het budget zullen nadere afspraken worden gemaakt. Artikel 3. De Onderhoudsprojecten 3.1 Partijen zullen per Onderhoudsproject in overleg treden over een separate overeenkomst over de exacte invulling en rol van Philips Lighting met betrekking tot de verlichting in het betreffende Onderhoudsproject. 3.2 Partijen komen hiermee overeen dat op de Philips Lighting in het kader van de Onderhoudsprojecten te leveren Professional Lighting Producten en diensten de Leveringsvoorwaarden van Philips Lighting van toepassing zullen zijn.

8 Artikel 4. Duur en Beëindiging 4.1 Deze Samenwerkingsovereenkomst vangt aan op 1 juli 2016 en heeft een looptijd van 3 (drie) jaar. De Samenwerkingsovereenkomst eindigt derhalve van rechtswege op 1 juli Partijen komen overeen dat zij uiterlijk drie maanden voorafgaande aan 1 juli 2019 in overleg treden over een verlenging van de Samenwerkingsovereenkomst, waarbij beide partijen reeds nu de intentie uitspreken om de samenwerking nadien te verlengen. 4.2 Beide partijen hebben het recht de Samenwerkingsovereenkomst op te zeggen zonder opgave van reden met een opzegtermijn van een maand. 4.3 De beëindiging van de Samenwerkingsovereenkomst ontslaat Partijen niet van hun verplichtingen uit eventuele nader overeenkomsten, zoals de overeenkomsten die ten grondslag liggen aan de Onderhoudsprojecten. Artikel 5. Algemene Bepalingen 5.1 Partijen verstrekken elkaar tijdig en volledig alle informatie die van belang is voor het realiseren van de doelstellingen vastgelegd en voortkomend uit deze overeenkomst.; 5.2 Partijen komen overeen tenminste één keer per jaar bijeen te komen, bij voorkeur in het eerste kwartaal, om te bezien of eventuele aanpassing van de afspraken nodig is als blijkt dat afspraken niet leiden tot het beoogde resultaat. 5.3 Partijen komen overeen dat elke aankondiging of publicatie met betrekking tot deze Samenwerkingsovereenkomst dan wel de Pilotprojecten of Onderhoudsprojecten zal plaatsvinden in onderling overleg. 5.4 De data die uit de Pilotsprojecten worden verkregen zijn het gezamenlijk eigendom van Philips Lighting en de Gemeente; 5.5 Partijen zullen deze data niet openbaar maken zonder instemming van de andere partij; 5.6 Beide partijen zullen handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving o.a. op het gebied van privacy 5.7 Op deze Samenwerkingsovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen voortvloeiende uit deze overeenkomst zullen aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijsel worden voorgelegd.. Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend op 1 juli 2016 te Deventer, Philips Lighting B.V. Gemeente Deventer Naam: F.C.F. van der Vloed Functie: General Manager Benelux Naam: F. Rorink Functie: Wethouder

9 Volmachtverlening De burgemeester van Deventer; Gelet op het besluit van burgemeester en wethouders van Deventer d.d. 28 juni 2016 tot het aangaan van een samenwerkingsovereenkomst en bijbehorende afspraken over het innovatiebudget tussen de gemeente Deventer en Philips Lighting ten behoeve van innovatief partnerschap bij het realiseren van een pilot beleving van de openbare ruimte; Gelet op artikel 171 lid 2 Gemeentewet; B E S L U I T: Volmacht te verlenen aan wethouder F. Rorink ten behoeve van het namens de gemeente Deventer ondertekenen van de in de aanhef genoemde overeenkomst. De burgemeester van Deventer, Ir. A.P. Heidema Deventer, 29 juni 2016