1. EVEN VOORSTELLEN 2. CLUBINFO 3. DOEL

Transcriptie

1 CLUBAFSPRAKEN Even voorstellen 2. Clubinfo 3. Doel 4. Locatie 5. Clubafspraken 6. De Algemene Vergadering 7. De Bestuursraad 7.1. Definitie 7.2. Verwachtingen 7.3. Huidige samenstelling 7.4. Werking van de bestuursraad 7.5. Continuïteit 7.6. Verdeling takenpakket 8. Clubactiviteiten 8.1. Onze club is een fietsclub : fietsen is de basisactiviteit De fietsgroepen De deelnemers De fietsritten De winterritten De oefenritten De officiële ritten voor het kampioenschap De rittenmakers De wegkapiteins De volgwagens De kampioenenviering 8.2. Activiteiten met financiële opbrengsten 8.3. Andere activiteiten 8.4. Openingsvergadering met voorstelling jaarprogramma 9. Secretariaat 9.1. Inschrijvingen, omzendbrieven en verzekeringen 9.2. Opmaken van het kampioenschap 9.3. Andere correspondentie 10. Financiële werking 11. Sponsors 12. Gemeentelijke sportraad 13. Website 14. Kledij

2 1. EVEN VOORSTELLEN De wielertoeristenclub (WTC) De Wandelaars werd opgericht op 20 juni De club vestigde zich in Café De Wandeling aan de Dijleweg. Naar analogie met dit lokaal werd de naam van de club dan ook Wielertoeristenclub De Wandelaars. De club telde vlug vele leden en kende een mooie geschiedenis. In 2005 werd Chris Chevalier voorzitter en onder zijn leiding werd de club verder uitgebouwd. Onze vereniging staat volkomen buiten iedere politieke strekking en is toegankelijk voor liefhebbers van de fiets, wat ook hun stand of beroep moge zijn. Onze club telt momenteel ongeveer 80 leden. Het doel van de club is als vrienden te fietsen en te genieten van deze activiteiten. Onder het motto samen uit, samen thuis fietsen we iedere zon- en feestdag in clubverband. Om iedereen plezier te laten beleven aan zijn/haar hobby, wordt er in verschillende groepen gereden. Elke groep heeft zijn eigen rittenschema, afstanden en vooropgestelde snelheid. 2. CLUBINFO Wielertoeristenclub De Wandelaars Rijmenam Sleestraat Bonheiden Tel: GSM: website: 3. DOEL Doel 1: De club zorgt via wielertoerisme voor een gezonde en sportieve vrijetijdsbesteding. Wielertoeristen rijden in groep en zorgen zo voor gezonde en sportieve prestaties. Ze verkennen eveneens nieuwe wegen en streken. Doel 2: In de club heerst er een aangename en een kameraadschappelijke sfeer. Iedereen spant zich in om deze sfeer te bekomen en te behouden. Leden die zich sociaal niet positief instellen, horen in de club niet thuis. 2

3 4. LOCATIE We krijgen de kans om het clublokaal van tennisclub KIKSHAM te gebruiken als clublokaal. Dit clubhuis is pas gebouwd en werd officieel geopend op 1 mei 2015 : nieuw, licht, gezellig, ruim en gelegen in een mooie, rustige omgeving. Hier verzamelen we voor en na iedere rit. adres : Clublokaal TC Kiksham, Kikshamlei 2, 2820 Rijmenam tel: Wij zijn blij met dit nieuw clublokaal en daarom goede afspraken : - het clublokaal is van maart tot eind september open vanaf een half uur voor de start van de rit. - we parkeren onze fiets uitsluitend op de voorziene fietsenstalling. - we laten de tafels staan. - na de consumptie brengen we de gebruikte glazen naar de toog. - na een regenrit gebruiken we houten of plastikken stoelen en laten het lokaal zo proper mogelijk achter. - er zullen dikwijls leden van de tennisclub aan het tenissen zijn. We houden daar rekening mee. - ook in de week zijn we tijdens tennisactiviteiten welkom in het clublokaal. Wil je kennismaken met ons clublokaal? Surf eventjes naar 3

4 5. CLUBAFSPRAKEN Een organisatie kan slechts functioneren indien de leden zich aan de afspraken houden, zo ook in onze club. Deze afspraken hebben tot doel de inwendige orde van de vereniging te regelen en iedereen duidelijkheid te geven. Ieder lid beschikt over de nodige discipline om het reglement te respecteren en het elkaar zo aangenaam mogelijk te maken. Het reglement wordt opgemaakt in de bestuursraden en is het hele jaar vatbaar voor wijzigingen. Deze wijzigingen worden meegedeeld op de daaropvolgende Algemene Vergadering (zie 6) of openingsvergadering (zie 8.4). Indien een lid het reglement niet of onvoldoende naleeft, zal de voorzitter dit lid aanspreken. Verwacht wordt dat er voldoende volwassenheid aanwezig is om vlug tot een oplossing te komen. Indien dit niet het geval is, kan de bestuursraad overgaan tot het uitsluiten van het lid. 6. DE ALGEMENE VERGADERING Iedere laatste zondag van november heeft in het clublokaal te uur de Algemene Ledenvergadering plaats. Hierop zijn alle actieve, steunende en ereleden uitgenodigd. Vaste agendapunten op deze vergadering zijn: - de actieve leden spreken zich uit of de vooropgestelde leden al dan niet het bestuur kunnen blijven uitmaken (zie 7.5.) - de voorzitter bespreekt de algemene toestand van de club - de leden kunnen het voorbije werkjaar becommentariëren - de leden doen voorstellen voor het komende werkjaar - wijzigingen aan het clubreglement worden meegedeeld - de financiële situatie van de club wordt uitgelegd Ook kunnen er derden uitgenodigd worden om een algemeen onderwerp dieper aan bod te laten komen. Op deze vergadering gebeurt ook de terugbetaling kledij (zie 14). 4

5 7. DE BESTUURSRAAD 7.1. Definitie De bestuursraad is het opperste orgaan van de club en bestaat uit bestuursleden die in hun midden de voorzitter kiezen. De bestuursleden zorgen ervoor dat vóór en na de fietsritten alle nodige activiteiten gebeuren, zorgen voor activiteiten met financiële opbrengsten en verzorgen de financiële werking, het secretariaat, de clubkledij en de website. Ze zorgen voor een afgevaardigde in de Gemeentelijke Sportraad en verzorgen het materiaal en de volgwagens. De bestuursleden werken in team, d.w.z. het takenpakket wordt verdeeld onder de bestuursleden. Ieder bestuurslid werkt zijn/haar opdracht / verantwoordelijkheid uit en legt dit resultaat voor aan de bestuursraad. De bestuursraad geeft groen of rood licht of stuurt de besluitvorming bij. Alle beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij gelijke stand is de mening van de voorzitter doorslaggevend. Ieder lid van de vereniging kan zich kandidaat stellen om te zetelen in de bestuursraad, maar het is de bestaande bestuursraad die beslist of het geïnteresseerde lid al dan niet opgenomen wordt in de bestuursraad. De bestuursraden hebben iedere maand plaats. Een bestuursraad is geldig als de helft van de bestuursleden aanwezig is. Ieder bestuurslid kan bij hoogdringendheid een vergadering bijeenroepen Verwachtingen Van een bestuurslid wordt verwacht : - dat hij / zij aanwezig is op de bestuursraden om er actief aan deel te nemen. Niet-aanwezigheden worden vooraf verwittigd aan de voorzitter. - dat hij / zij helpt bij het invullen van het fietsprogramma. - dat hij / zij aanwezig is een half uur voor de start van deze fietsactiviteiten. Niet-aanwezigheden worden vooraf verwittigd aan de voorzitter. - dat hij / zij helpt in de mate van eigen mogelijkheden bij andere clubactiviteiten - dat hij / zij de problemen van de club helpt op te lossen en de noden van de club helpt op te vangen. - dat hij / zij getuigt van verantwoordelijkheidszin: datgene wat afgesproken wordt, wordt ook uitgevoerd. - dat hij /zij openstaat voor nieuwe ideeën en getuigt van een positieve ingesteldheid. 5

6 7.3. Huidige samenstelling: Chevalier Chris - De Neef Josiane - De Weerdt Luc Van Baelen Bruno - Vanlangendonck Björn - Van den Bosch Kevin 7.4. Werking van de bestuursvergadering De vergaderingen worden voorbereid en geleid door de voorzitter. De voorzitter bezorgt minimum drie dagen voor de bestuursraad de agenda aan de bestuursleden. Ieder agendapunt is omschreven zodat de bestuursleden zich indien nodig - kunnen voorbereiden. Iedere vergadering start met het overlopen van de agenda en het toevoegen van eventueel varia-punten. Zo kan ieder lid via een bestuurslid een aspect van de werking op de agenda plaatsen. De bestuursvergaderingen beginnen stipt op het voorgeschreven uur, duren niet langer dan anderhalf uur en verlopen stijlvol en efficiënt. Er wordt niet afgeweken van de agenda Continuïteit Tijdens de Algemene Vergadering (zie 6) spreken alle leden zich anoniem en schriftelijk uit of de vooropgestelde leden al dan niet het bestuur gedurende het volgende werkjaar kunnen uitmaken. Deze brieven worden tijdens de Algemene Vergadering verzameld en onmiddellijk geteld door twee aanwezige leden. 6

7 Bij voor of gelijkheid van stemmen kunnen de vernoemde leden het bestuur uitoefenen. Bij een meerderheid van tegenstemmen stelt de vroegere voorzitter tegen de daaropvolgende openingsvergadering van het seizoen een nieuw bestuur samen dat opnieuw ter goedkeuring aan de leden wordt voorgelegd Verdeling takenpakket De bestuursraad bestuurt de club. Alle activiteiten en verantwoordelijkheden worden gecoördineerd door de voorzitter. Bruno Van Baelen is de voorzitter en wordt bij afwezigheid vervangen door Chris Chevalier, die steeds dicht bij de voorzitter functioneert. De verantwoordelijkheden zijn opgesplitst in: - kledij behoort toe aan Josiane De Neef - de financiële werking behoort toe aan Kevin Van den Bosch - het opvolgen van het fietsprogramma behoort toe aan Chris Chevalier - het secretariaat en de website behoren toe aan Bruno Van Baelen - organisatie eetdagen, sponsoring en afgevaardigde sportraad behoren toe aan Luc De Weerdt - organisatie mountinebike-weekend behoren toe aan Björn Vanlangendonck Voor alle vragen en problemen kunnen de leden steeds terecht bij alle bestuursleden. 7

8 8. CLUBACTIVITEITEN 8.1. Onze club is een fietsclub: fietsen is dus de basisactiviteit De fietsgroepen Er wordt gereden in drie groepen: Masters : ritten van 80 tot 100 km gemiddelde snelheid rond 27 à 28 km per uur. Bikers: ritten van 60 tot 80 km - gemiddelde snelheid rond 24 à 25 km per uur. Enjoyers: in deze groep zijn mannen en vrouwen welkom die graag afstanden fietsen van ongeveer 50 tot 60 km en dit op een recreatieve wijze. De snelheid wordt aangepast zodat alle deelnemers vlot volgen. Ieder lid maakt voor zichzelf uit met welke groep hij / zij die rit meefietst. De groep waarbij men fietst heeft geen enkele invloed op het kampioenschap. Bij ongevallen of onvoorziene voorvallen kan het bestuur niet aansprakelijk gesteld worden De deelnemers De deelnemers zijn ouder dan 16 jaar. Indien er iemand meefietst die jonger is, moet de voorzitter op de hoogte zijn en kan dit uitsluitend gebeuren onder toezicht en onder verantwoordelijkheid van een deelnemend lid. Wie geen lid is, mag maximaal driemaal meefietsen. Hij/zij dient wel voor de aanvang van de eerste rit een verzekeringsblad in te vullen en te ondertekenen (zie 9.1). Na drie ritten dient hij / zij te beslissen al dan niet tot de club toe te treden. Op één regel wordt er geen uitzondering toegestaan: Samen uit, Samen thuis! Niemand wordt in steek gelaten! Een andere regel die hoog in ons vaandel staat is veiligheid. De veiligheid primeert in alle omstandigheden boven alles. Er wordt stipt gereden zoals de Belgische wegcode het voorschrijft. In het buitenland wordt de wegcode van dat land gevolgd. Volgens de Belgische wegcode zijn wielertoeristen die een groep vormen van minstens 15 en maximum 50 deelnemers niet verplicht de fietspaden te volgen en mogen ze met twee naast mekaar rijden: - ze moeten gegroepeerd blijven : er rijdt dus niemand voor of achter de groep. - ze mogen slechts de rechter rijstrook van de rijbaan gebruik maken - indien de rijbaan niet in rijstroken verdeeld is mogen ze niet meer dan een breedte gelijk aan die van een rijstrook en in geen geval meer dan de helft van de rijbaan in beslag nemen. Tijdens de fietsactiviteiten is het dragen van een fietshelm verplicht. Accidenten zijn vlug gebeurd en daarom vragen we de leden ervoor te zorgen dat ze ingeënt zijn tegen tetanos. Bij ernstige valpartijen of accidenten gebeurt het vervoer steeds door de ziekenwagen. 8

9 De fietsritten De winterritten In de maanden oktober, november, december, januari en februari wordt er, indien de weersomstandigheden dit toelaten, iedere zondag een winterrit gereden. De winterritten starten om 9 uur aan het clublokaal. Indien er later gestart wordt, wordt dit tijdig verwittigd. De snelheden worden aangepast en er wordt op een trager tempo gereden dan tijdens de zomerritten De oefenritten In de maand maart wordt er iedere zon- en feestdag een oefenrit gereden. Deze ritten vertrekken om 9 uur aan het lokaal De officiële ritten voor het kampioenschap De officiële ritten worden gereden op zon- en feestdagen vanaf de éérste zondag van april tot de laatste zondag van september. Voor het vertrek schrijft elk lid zich in. De leden bieden zich ten laatste 10 minuten voor het vertrek van de rit aan bij de inschrijver. Leden die zich later of niet aanmelden worden niet ingeschreven. De groepen vertrekken in april om 9 uur, vanaf de maand mei om 8.30 uur. Deze vertrekuren worden stipt nageleefd. Bij speciale uitstappen kunnen de vertrekuren wijzigen en zal het bestuur de leden tijdig verwittigen. Halverwege wordt er halt gehouden. De halte duurt niet langer dan nodig en na ongeveer 15 minuten wordt de rit verder gezet. Bij regen of overmacht kan het bestuur beslissen dat er niet gereden wordt. Dan vervalt de rit en telt die niet mee voor het kampioenschap. 9

10 Rittenmakers Tijdens de wintermaanden stellen de bestuursleden het programma op van volgend werkjaar. Om dit programma te kunnen opstellen, heeft onze club nood aan rittenmakers. We rekenen op leden die twee of drie jaren meefietsen om één of twee ritten te maken. Indien een rittenmaker onverwachts afwezig is, verwittigt hij/zij het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de opvolging van het programma (zie 7.6). De rittenmaker bereidt de rit voor, rijdt vooraan of in tweede positie. Uitsluitend de rittenmaker geeft de nodige richtlijnen om de juiste weg te volgen De wegkapiteins Per groep zijn er twee wegkapiteins. De wegkapiteins zorgen ervoor dat de groep veilig het geplande parcours aflegt en dat de richtsnelheid gerespecteerd wordt. De wegkapiteins zijn minstens 21 jaar oud en dragen omheen de linkerarm een armband met horizontale strepen in de nationale driekleur. Op de gele strook staan in zwarte letters het woord wegkapitein vermeld. Deze armbanden worden bekomen bij de verantwoordelijke opvolging programma en worden na de rit aan hem terugbezorgd. Zodra het te snel gaat voor een deelnemer, verwittigt deze een wegkapitein die het tempo onmiddellijk laat aanpassen. 10

11 De volgwagens In de mate van het mogelijke, van begin maart tot eind september, begeleidt een volgwagen twee groepen. Er is reservemateriaal en eerste hulp aan boord. Deelnemers die ernstige fietspech hebben of waarbij lichamelijke ongemakken optreden, kunnen dan in de volgwagen stappen. De volgwagens blijven steeds achter de laatste deelnemer. De chauffeur waarschuwt met één claxonsignaal de wegkapiteins dat er zich iets onvoorziens voordoet De kampioenenviering De eerste zaterdag van oktober te 19 uur houdt de club haar gezellig samenzijn, nl. de kampioenenviering. Tijdens deze kampioenenviering worden de kampioenbekers uitgereikt. Hij/zij die het meest aantal officiële ritten gereden heeft, mag zich het volgende jaar kampioen noemen. Ingeval van gelijkheid wordt de winnaar bekend gemaakt door een kleine quiz of proef. De ritten moeten volledig uitgereden worden, d.w.z. vertrek en aankomst aan het lokaal. Sommige situaties, zoals ernstige fietspech of lichamelijke ongemakken kunnen een uitzondering vormen. Bestuursleden nemen niet deel aan het kampioenschap. Kampioenen van de laatste vijf seizoenen: 2011 Danny Geerinck 2012 Rudy Hendrickx 2013 Hubert Straetmans 2014 Christiane Van Espen 2015 Willy Van Loock 11

12 8.2. Activiteiten met financiële opbrengsten Om de werking te financieren organiseert de club activiteiten met financiële opbrengsten. Deze activiteiten verlopen onder de leiding van de verantwoordelijke voor deze activiteiten (zie 7.6). Traditioneel wordt er iedere eerste zondag van augustus én met Rijmenam Jaarmarkt telkens een eetdag ingericht, startte de club enkele jaren geleden eind oktober/begin november met een Halloweenmountainbike-weekend en richtten enkele leden de laatste jaren een standje op met Bonheidenjaarmarkt. Deze activiteiten vragen een ernstige voorbereiding en zonder inzet van vele leden is dit onmogelijk. Tot hiertoe en dit mag terecht beklemtoond worden - waren er steeds voldoende helpers aanwezig om tot een vlot verloop te komen. Via de financiële opbrengsten is het mogelijk de volgwagens te onderhouden, bij clubuitstappen sommige onkosten te betalen en het clubleven aangenaam te maken. Vooraleer van start te gaan, schatten de bestuursleden de werkzaamheden en de mogelijkheden in en houden de leden op hoogte Andere activiteiten Ieder jaar kunnen er andere activiteiten opgenomen worden. Zo werden in het verleden regelmatig activiteiten als een fietsvakantie, ritten op zater- of weekdagen, een start to bike, een gezamenlijk ontbijt, e.d. georganiseerd. Indien deze activiteiten door de bestuursraad georganiseerd worden, worden ze opgenomen in het jaarprogramma (zie 8.4). We steunen de initiatieven van leden die s zaterdags of op weekdagen in clubverband willen fietsen. Die leden kunnen steeds beroep doen op het secretariaat om de andere leden op deze activiteiten uit te nodigen. Indien deze activiteiten vooraf niet opgenomen zijn in het programma, worden die voor de verzekering ook niet beschouwd als clubactiviteiten Openingsvergadering met voorstelling jaarprogramma In het begin van het seizoen heeft de opening van het seizoen plaats. Op deze vergadering zijn alle actieve leden en hun partners uitgenodigd. Het jaarprogramma en de wijzigingen in de bundel clubafspraken worden voorgesteld. Ook de sponsors voor het komende werkjaar worden in het programma vermeld. Op deze vergadering kunnen de leden zich inschrijven en de clubverzekering afsluiten. (zie 9 ). 12

13 9. SECRETARIAAT 9.1. Inschrijvingen, omzendbrieven en verzekeringen Ieder jaar op de openingsvergadering schrijft een lid zich in via het inschrijvingsformulier. Hij / zij vult op dit formulier zijn/haar naam, adres, GSM- en telefoonnummer in. Aan de hand van dit inschrijvingsformulier stelt het secretariaat een aanwezigheidslijst op met vermelding van alle gegevens. Deze gegevens worden niet doorgegeven (wetgevingen privacy). De bestuursraad bepaalt jaarlijks het bedrag van het te betalen lidgeld. Momenteel betaalt een actief lid 50, betalen het tweede, derde,.actief lid dat onder hetzelfde dak woont 30, ereleden 20 en een steunend lid 10. In sommige gevallen komen de mutualiteiten financieel tegemoet bij een actief lidmaatschap bij een sportclub. Deze tussenkomst is afhankelijk van mutualiteit en regio. Het nodige formulier kun je bekomen op het kantoor of op de website van je mutualiteit. Het bestuur stelt regelmatig een omzendbrief op. Daarom dringen we erop aan dat de leden via een -adres deze correspondentie kunnen ontvangen. Indien hij/zij geen -adres invult, wordt dit op een andere manier bezorgd. s worden steeds in BCC verstuurd. Zodra een lid merkt dat hij/zij geen omzendbrieven ontvangt, verwittigt hij/zij onmiddellijk het secretariaat. inschrijvingsformulier verzekeringsformulier Ieder lid sluit voor de eerste rit een verplichte minimumverzekering af van 2,50 en is dan verzekerd voor rechtsbijstand en burgerlijke aansprakelijkheid. Deze verzekering is in ieders belang. Een uitgebreidere verzekering bedraagt 27. Daarbij is de verzekeringnemer verzekerd voor rechtsbijstand en burgerlijke aansprakelijkheid, maar ook bij een dodelijk ongeval tot 7500, bij een ongeval met blijvende invaliditeit tot , voor een dagvergoeding van 7,50 en voor medische kosten tot Deze verzekering wordt afgesloten door het invullen van het verzekeringsformulier. Naast deze clubverzekering vragen we ook je familiale verzekeringspolis na te kijken of deze verzekering groepsactiviteiten dekt. 13

14 9.2. Opmaken van het Kampioenschap Het secretariaat maakt voor iedere rit van het kampioenschap (zie ) een inschrijvingslijst. Daarop worden de inschrijvingen genoteerd. Via deze inschrijvingslijst wordt het kampioenschap opgemaakt Andere correspondentie Het secretariaat verzorgt de correspondentie met sponsors, gemeentelijke sportraad e.a.instanties. 10. FINANCIELE WERKING De financiële werking wordt verzorgd door de penningmeester. Tijdens de algemene vergadering krijgen alle leden een overzicht van de financiële toestand van de club. Alle mogelijke betalingen, zowel van leden als van sponsors, gebeuren bij voorkeur per overschrijving naar rekeningnummer BE van WTC De Wandelaars. 11. SPONSORS Met de sponsors die mee de clubkledij bekostigen wordt er een overeenkomst voor vier jaren afgesloten. De overeenkomst met sponsors voor andere zaken (vb. volgwagens, koffiekoeken, ) wordt jaarlijks afgesloten. We verzoeken onze leden onze sponsors bij aankopen te steunen en daarom worden de sponsors in het jaarprogramma vermeld. 12. GEMEENTELIJKE SPORTRAAD Onze club wil in Bonheiden-Rijmenam geïntegreerd zijn. Daarom zijn we lid van de gemeentelijke sportraad en dient het secretariaat tijdig het Erkenningsdossier bij de Gemeentelijke Sportraad in. Zo kunnen we een kleine subsidie ontvangen, kunnen we tegen een lage vergoeding gebruik maken van de gemeentelijke infrastructuur en eveneens van de uitleendienst 13. WEBSITE Onze club beschikt over een website die vooral bedoeld is om onze werking aan de buitenwereld kenbaar maken. 14

15 14. KLEDIJ De leden dragen de clubkledij tijdens de ritten. Bij het ontvangen van de kledij betalen bestaande leden 75 en nieuwe leden 100 voor een korte broek, een trui korte mouwen en een voorjaarsvest. De drie volgende jaren, telkens na deelname van 15 ritten tijdens het officiële seizoen, wordt er 25 terugbetaald. Een lid dat beslist tijdens het lopende seizoen niet langer lid te blijven, behoudt zijn / haar basisuitrusting en maakt geen enkele aanspraak op terugbetaling van kledij. Volgende maten zijn beschikbaar: S M L XL XXL XXXL XXXXL XXXXXL U kunt steeds de kledij vooraf passen Bijkomende kledij kan besteld worden aan inkoopprijs. Hiervoor is er geen terugbetaling mogelijk. Trui korte mouwen Trui lange mouwen... 41,50 Korte broek Korte broek betere kwaliteit Lange broek Driekwart broek Voorjaarsvest Thermovest... 86,50 Body