JAARVERSLAG POPPODIUM BAROEG SPINOZAWEG ET ROTTERDAM

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2015 POPPODIUM BAROEG SPINOZAWEG ET ROTTERDAM

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk Pagina Inhoudsopgave 1 Inleiding en colofon 2 1. Toelichting op het prestatieraster Aantal producties 1.2 Aantal presentaties 1.3 Aantal bezoekers 2. Toelichting op de jaarrekening Algemeen 2.2 Mogelijke financiële risico s 3. Toelichting op de voor Baroeg relevante beleidsthema s Cultureel ondernemerschap 3.2 Talentontwikkeling 3.3 Levendige (binnen)stad 4. Overig beleid Governance Code Cultuur 4.2 Kernwaarden 4.3 Baroeg XL 4.4 Erkend leerbedrijf 4.5 Veiligheid 4.6 Pop Up Rotterdam 5. Toelichting op bedrijfsvoering en marketing Organisatie 5.2 Bestuur 5.3 Directie / Staf 5.4 Medewerkers Management Team (MMT) 5.5 Overlegstructuren 5.6 Marketing en Communicatie Bijlage: Prestatieraster JAARVERSLAG

3 Inleiding De stichting poppodium Baroeg, voorheen de stichting Open Jongeren Centrum Baroeg, speelt al bijna 35 jaar een belangrijke rol in de culturele sector van Rotterdam. Vanaf 1993 is Baroeg actief met het versterken en verbreden van haar podium-functie en in januari 2009 heeft dat geleid tot een statutenwijziging. De programmering van het podium richt zich voornamelijk op harde alternatieve muziek, met stijlen als rock, metal, hardcore, punk, psychobilly, electro en industrial. Poppodium Baroeg is een zo professioneel mogelijk opererend poppodium met nationale en zelfs internationale uitstraling. Baroeg is uniek in Nederland met een structureel aanbod van harde en alternatieve muziek. Het podium boekt niet alleen artistiek succes, maar ook op het financiële vlak draait het podium voortvarend. Voor het derde jaar op rij heeft Baroeg meer bezoekers getrokken en is het financiële boekjaar met een positief saldo afgesloten. Dat stemt tot tevredenheid. Het jaarlijks gratis festival Baroeg Open Air (BOA) werd in 2015 voor de achtste keer georganiseerd. In 2014 won BOA de prijs beste festival tijdens de door de Popunie georganiseerde Rotterdam Music Awards. In de twee jaren ervoor werd BOA door de VNPF (Vereniging Nederlandse Poppodia en Festivals) genomineerd als een van de vijf beste festivals van Nederland tijdens de uitreiking van de IJzeren Podiumdieren. Directeur / programmeur Leon van Rijnsbergen kreeg in 2015 een nominatie als een van de vier beste programmeurs van Nederland tijdens dezelfde uitreiking. Deze prijs en deze nominaties ziet Baroeg als een enorme eer. Niet in de laatste plaats vanwege het feit dat in de juryrapporten wordt aangegeven dat de programmering van het podium en het festival van hoge kwaliteit is, dat ze internationale uitstraling hebben en dat het prijzenswaardig is dat er zoveel vrijwilligers bij betrokken zijn (70 bij Baroeg, 200 bij BOA). In dit jaarverslag wordt uiteengezet welke prestaties Baroeg in 2015 heeft geleverd, zowel artistiek als financieel, aan welke beleidsthema s er is gewerkt en hoe de bedrijfsvoering is geweest. Colofon Bestuur Erik de Boer, voorzitter (t/m ) Carla van Bokhoven-Claassens, algemeen lid (t/m ) / voorzitter (vanaf ) Carla Leurs, secretaris André Groeneveld, penningmeester André ten Dam, algemeen lid Elbert Kelholt, algemeen lid (vanaf ) Directie Leon van Rijnsbergen, directeur / programmeur Staf David Kuiper, communicatiemedewerker Fried Bruggink, medewerker beheer en horeca Zilla Goverde, administratief medewerker Poppodium Baroeg Spinozaweg ET Rotterdam Rotterdam, 31 maart 2016 Coverfoto: publiek bij het uitverkochte concert van D.R.I. in Baroeg, ( GWMP.nl) JAARVERSLAG

4 1. Toelichting op het prestatieraster In bijlage 1 treft de lezer het prestatieraster 2015 aan, volgens het format dat gehanteerd wordt door de afdeling Cultuur van de Gemeente Rotterdam (hierna te noemen: afdeling Cultuur). Per prestatie volgt in dit hoofdstuk een korte toelichting. De paragrafen 1.1 t/m 1.3 komen overeen met de prestaties in het raster, waar ze als A t/m C zijn weergegeven. 1.1 Aantal producties: 80 (A) Onder het aantal producties wordt het aantal openstellingen voor publiek verstaan. Baroeg is in 2015 in totaal 80 keer toegankelijk geweest voor publiek. De bezoekers dienden 69 keer entree te betalen, terwijl de toegang 11 keer gratis was. Deze 11 gratis producties waren voornamelijk talentenjachten en buurtactiviteiten, maar ook het gratis festival Baroeg Open Air op zaterdag 19 september 2015 hoort hierbij. Het uiteindelijke aantal van 80 producties overstijgt het begrote aantal producties in het jaarplan 2015 van Baroeg, want dat waren er Aantal presentaties: 301 (B) Het aantal presentaties is het totaal aantal acts (bands en dj's) dat gedurende het jaar heeft opgetreden tijdens de producties van Baroeg. In het jaarplan 2015 is een totaal van 300 presentaties als streefgetal opgenomen, uiteindelijk zijn het 301 presentaties geworden. Gemiddeld komt dit neer op 3,76 presentaties per productie. Het aantal presentaties per productie varieerde van minimaal 2 optredens (1 hoofdact en 1 supportact) tot maximaal 18 (Baroeg Open Air). 1.3 Aantal bezoekers: bezoekers (C) Terwijl in het jaarplan 2015 is gestreefd naar bezoekers, is dat aantal ruimschoots overschreden; er zijn uiteindelijk bezoekers geteld. De in paragraaf 1.1. genoemde 69 producties met een entreeprijs hoger dan 0 euro hebben in totaal bezoekers getrokken. Dat betekent dat de producties gemiddeld door 161 mensen zijn bezocht. Daarvan hebben per productie 132 bezoekers een kaartje gekocht en kwamen 29 bezoekers gratis binnen. De 11 gratis toegankelijke evenementen hebben in totaal bezoekers getrokken. Daarvan was Baroeg Open Air veruit de grootste, met bezoekers. De 10 gratis producties in Baroeg trokken samen dus bezoekers, hetgeen gemiddeld ruim 171 bezoekers per productie betekent. De genoemde gemiddelden zijn hoger dan in de voorafgaande jaren. JAARVERSLAG

5 2. Toelichting op de jaarrekening 2.1 Algemeen Stichting poppodium Baroeg heeft het boekjaar 2015 afgesloten met een nettowinst van ,-. Na de positieve resultaten van 2013 en 2014, met nettowinsten van respectievelijk 9.155,- en ,-, is dat een nieuwe opsteker. De positieve resultaten van de afgelopen jaren zijn voornamelijk te danken aan meer eigen inkomsten, lagere kosten (als gevolg van bezuinigingen op diverse inkopen) en meer externe financiering ten opzichte van 2012, toen het podium een financieel slecht jaar doormaakte. De belangrijkste externe financier van Baroeg is de gemeentelijke afdeling Cultuur, die de stichting subsidieert vanuit het Cultuurplan van de Gemeente Rotterdam. Vanaf 1 januari 2013 is er een tweede vaste subsidiepartner bij gekomen, namelijk het Fonds Podiumkunsten (FPK), dat verliesdekkende subsidies verleent wanneer Baroeg Nederlandse acts boekt. Meer uitleg hierover volgt in paragraaf De eigen inkomsten van de stichting bestaan uit de horecaomzet, entree- en garderobeomzet en de verkoop van merchandise. In 2015 heeft Baroeg geïnvesteerd in een geluidsmeetset, een keukenverbouwing, een update van het computernetwerk en een consumptiemuntautomaat waarmee contactloos betalen mogelijk is geworden. De openluchtfestival activiteiten zijn ondergebracht in de stichting Baroeg Open Air. De inkomsten van de stichting Baroeg Open Air bestaan uit externe financiering (fondsen en sponsors), advertentieverkoop, merchandiseverkoop, standhuur en horecaomzet. Baroeg Open Air (BOA) had financieel een minder goed jaar dan in BOA werd in 2015 bezocht door mensen, dat is een daling van 500 bezoekers ten opzichte van Hierdoor vielen de publieksinkomsten tegen, terwijl de inkomsten vanuit externe financiering lager waren dan begroot. Daarnaast stegen de beheerlasten. De stichting Baroeg Open Air heeft hierdoor in 2015 een verlies geleden van ,-. Het tekort van de stichting Baroeg Open Air wordt in 2015 nagenoeg gedekt door de nettowinst van poppodium Baroeg. 2.2 Mogelijke financiële risico s Hoewel er in 2015 voor het derde jaar op rij een positief financieel resultaat is behaald, is Baroeg zich bewust van de financiële risico s waar het podium in de nabije toekomst mogelijk mee te maken zal hebben. De afgelopen jaren zijn de vaste kosten (o,a. personeelskosten en huisvestingskosten) gestegen, terwijl de vaste inkomsten (subsidies, sponsoring etc.) deze trend niet volgden. Dit legt veel druk op het netto resultaat dat behaald dient te worden uit de activiteiten. Baroeg houdt er rekening mee dat de vaste inkomsten in de toekomst mogelijk zullen dalen. De organisatie is zich ervan bewust dat in de toekomst een beter resultaat behaald dient te worden vanuit externe financiering. Daartoe heeft de organisatie in de eerste helft van 2015 het zogenaamde Wijzer Werven traject gevolgd. Wijzer Werven is een samenwerkingsverband van de bedrijven Berenschot, Charistar en Van Dooren Advies. Wijzer Werven maakt deel uit van de het programma Ondernemerschap Cultuur van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en heeft als doel om het ondernemerschap bij culturele instellingen te versterken door het aanbieden van een trainings- en coachingsprogramma. De medewerkers van Baroeg hebben binnen dit project veel kennis opgedaan over fondsenwerving en de organisatie verwacht hiermee de financieringsmix op termijn te maximaliseren. Een ander financieel risico vormt het jaarlijkse buitenfestival Baroeg Open Air. Tot op heden heeft de organisatie altijd geluk gehad met het weer, maar als het in de toekomst wat dat betreft een keer tegenzit, dan kan dat financieel verstrekkende gevolgen hebben. Dat is ook een van de voornaamste redenen geweest om een aparte stichting op te richten voor het organiseren van het festival, want daarmee wordt het risico gespreid. Het werk wordt echter wel uitgevoerd door dezelfde mensen die poppodium Baroeg runnen en die organisatie zal er zeker hinder van ondervinden als Baroeg Open Air een keer met noodweer te maken krijgt. JAARVERSLAG

6 3. Toelichting op de voor Baroeg relevante beleidsthema s Tijdens de cultuurplanperiode heeft de Gemeente Rotterdam de volgende drie thema s als speerpunten van beleid gekozen: cultureel ondernemerschap, talentontwikkeling en levendige (binnen) stad. In dit hoofdstuk worden de vorderingen beschreven die Baroeg op deze vlakken heeft geboekt in Cultureel ondernemerschap Binnen Baroeg zijn er de afgelopen jaren diverse maatregelen genomen om meer eigen inkomsten binnen te halen. Zo is er in 2013 een communicatiemedewerker aangenomen binnen de betaalde staf, die onder andere als opdracht heeft meegekregen om de promotie van de producties te optimaliseren. Daarnaast is er dat jaar een nieuw algemeen bestuurslid aangenomen met een commerciële achtergrond vanuit de horecasector. In 2014 is de aftredende secretaris opgevolgd door een kandidate die ruimschoots ervaring heeft als cultureel ondernemer. Concrete voorbeelden van het binnenhalen van meer eigen inkomsten volgen in de subparagrafen (Vrienden van Baroeg), (Kernpodium) en (Verhuur). In de subparagrafen (Metropoolregio) en (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) wordt het cultureel ondernemerschap van Baroeg verder toegelicht Vrienden van Baroeg In 2015 zijn de voorbereidingen getroffen voor de start van de Vrienden van Baroeg. De opzet is dat mensen die Baroeg een warm hart toedragen, de instelling kunnen sponsoren door lid te worden van de vriendenclub. Er zijn verschillende sponsorpakketten samengesteld, met verschillende kleine tegenprestaties. Op deze manier genereert Baroeg extra inkomsten, en doet het podium ook aan klantenbinding. In 2015 is, deels onder begeleiding van Van Dooren Advies, de vriendenclub opgezet. Zo is een tone of voice ontwikkeld, een huisstijl en logo gemaakt, zijn de diverse pakketten getest bij potentiële leden en is het administratief systeem opgezet. Deze vriendenclub is officieel gestart Kernpodium Sinds 1 januari 2013 is Baroeg een Kernpodium C bij het Fonds Podium Kunsten (FPK). Deze erkenning is goed geweest voor de landelijke status van het podium, want Baroeg hoort sindsdien tot de 45 Nederlandse poppodia met de titel kernpodium. Niet minder belangrijk is het feit dat deze status ook financiële voordelen heeft. Als kernpodium kan Baroeg vanaf dat moment namelijk subsidie aanvragen bij het FPK, in gevallen dat er verlies geleden wordt bij concerten en dansavonden met Nederlandse bands, solo-muzikanten en dj's. In 2015 ontving Baroeg vanuit deze regeling ,- van FPK Verhuur In 2015 is Baroeg gestart met het promoten van de verhuur van de zaal. Wanneer er geen producties zijn staan zowel de zaal als het café leeg. Onder begeleiding van Van Dooren Advies is gekeken tegen welke prijsstelling en voor welke doelgroepen de zaal en / of het café verhuurd kan worden. Op basis van deze inzichten is een start gemaakt met het vaker verhuren van Baroeg. Dit heeft in 2015 geleid tot diverse verhuringen, voor onder andere een workshop concertfotografie, een workshop podiumpresentatie van het Zadkine en diverse verjaardagen Metropoolregio Als uiting van het voornemen in het cultuurbeleidsplan van Baroeg, is er in 2013 een samenwerking gestart met de organisatie van podium 't Paard in Den Haag. In dat jaar heeft Baroeg de eerste Rotterdamse bands in Den Haag op laten treden en heeft t Paard Haagse bands aangedragen die hebben opgetreden in Rotterdam. De samenwerking is in 2015 voortgezet. JAARVERSLAG

7 3.1.5 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Poppodium Baroeg ziet het structureel als een verantwoordelijkheid om een steentje bij te dragen aan de maatschappij in zijn algemeenheid en de lokale omgeving in het bijzonder. Baroeg doet er alles aan om tijdens concerten geluidshinder in de buurt te voorkomen. Daarnaast is Baroeg een OK-punt voor de stichting Meld Geweld en wordt onder de noemer Ontmoet Elkaar In Baroeg jaarlijks tweemaal een activiteit opgezet die zich puur richt op de buurtbewoners. Ook wordt er elk jaar een benefietavond voor een goed doel georganiseerd. In 2015 is er in samenwerking met de Liveline organisatie een concert georganiseerd waarvan de opbrengst ten goede is gekomen aan goalball, een sport voor blinden en slechtzienden. Op de Baroeg Open Air editie in 2015 is in samenwerking met de gemeentelijke dienst Stadsbeheer cluster Schoon een duurzaamheidsproject opgezet met betrekking tot het inzamelen van plastic bekers door bezoekers van het festival. 3.2 Talentontwikkeling De talentontwikkelingsactiviteiten van Baroeg in 2015 zijn te verdelen over 4 hoofdcategorieën: Rock Central, Metal Battle, Battle 4 BOA en Baroeg Open Air. Per categorie worden de projecten hier kort toegelicht Rock Central Rock Central is een talentontwikkelingsprogramma dat zich specifiek richt op alternatieve gitaarmuziek. Het project is een samenwerking tussen SKVR en poppodium Baroeg. In het SKVR-gebouw aan de Dalweg worden er op donderdagavond lessen gegeven in de categorieën bas, gitaar, drums, zang en bandcoaching. Na afloop van een lesperiode presenteren de leerlingen zich in Baroeg en deze showcases vinden 2 keer per jaar plaats. Hier presenteren de bands zich die les hebben gehad onder de vlag van Rock Central Metal Battle De Metal Battle is een landelijke wedstrijd voor beginnende metal bands. In alle provincies van Nederland vindt er een voorronde plaats en Baroeg organiseert elk jaar de Zuid-Hollandse voorronde. In de voorronde hebben de bands gestreden om 1 plaats in de halve finale, die ook in Baroeg heeft plaatsgevonden. Bij zowel de voorronde als de halve finale heeft Baroeg een driekoppige jury samengesteld, die bestaat uit muziekdeskundigen met ruime ervaring als bandlid en/of organisator van concerten. De jury let op deelaspecten als podiumpresentatie en uitstraling, strakheid en samenspel, composities, originaliteit, techniek van de muzikanten, zang, ambitie en over-all indruk. Na afloop van de avonden is er ruimte voor uitleg van en discussie met de juryleden. Dat zijn vaak leerzame momenten voor beginnende bands Battle 4 BOA Nadat in 2013 de eerste editie van deze wedstrijd voor beginnende bands uit het hele land heeft plaatsgevonden, is deze battle in 2015 voor de derde keer opgezet. Binnen de diverse harde en alternatieve genres hebben zich voor de editie in 2015 maar liefst 55 bands aangemeld. De programmeurs van Baroeg hebben daar, deels geholpen door een poll onder de facebook volgers van Baroeg, de 6 beste bands uitgekozen. Die 6 bands hebben op 7 juni 2015 opgetreden op het podium van Baroeg, waarbij een vakjury van 3 personen 1 winnaar heeft aangewezen. Deze band heeft uiteindelijk een plaats verdiend op Baroeg Open Air. Het jurybeleid was vergelijkbaar met de Metal Battle (zie paragraaf 3.2.2). JAARVERSLAG

8 3.2.4 Baroeg Open Air Op BOA hebben 3 opkomende bands opgetreden op de zogenaamde talent stage. Het programma op dit podium is als volgt tot stand gekomen. Als opener heeft er een Haagse band opgetreden, die is voorgedragen door poppodium het Paard in Den Haag. Dit in het kader van het Metropool regio project (zie ook paragraaf 3.1.4). De tweede band op de talent stage was de landelijke winnaar van de Metal Battle (zie paragraaf 3.2.2), terwijl de winnaar van de Battle 4 BOA (zie paragraaf 3.2.3) de talent stage mocht afsluiten. 3.3 Levendige (binnen)stad Baroeg Open Air is een gratis jaarlijks festival dat wordt georganiseerd door poppodium Baroeg. Het festival kenmerkt zich door de brede, underground programmering en ontspannen sfeer. Op zaterdag 19 september 2015 heeft de achtste editie van Baroeg Open Air plaatsgevonden in het Rotterdamse Zuiderpark bij Ahoy. De organisatie kijkt terug op een geslaagd evenement dat werd bezocht door 7000 mensen. Dat is het op één na hoogste bezoekersaantal in de historie van het festival. De weersomstandigheden speelden hierbij een rol, want in de aanloop naar en in de ochtend van het festival waren die verre van ideaal. Organisatorisch is de editie naar tevredenheid verlopen. Van tevoren is het contact met alle gemeentelijke instanties erg prettig geweest en het festival is volgens het draaiboek en zonder noemenswaardige incidenten verlopen. Na twee jaar op rij een nominatie te hebben gehad voor een IJzeren Podiumdier - een landelijke verkiezing die wordt georganiseerd door door de Vereniging Nederlandse Poppodia en Festivals (VNPF) - won BOA in 2014 de prijs beste festival tijdens de Rotterdam Music Awards, opgezet door de Popunie. In 2015 is Baroeg tevens gestart met deelname aan het Eendracht festival, een gratis Rotterdams showcase festival dat twee keer per jaar een podium biedt aan creatieve Rotterdammers die gezamenlijk de binnenstad levendiger willen maken. Meer dan 130 Rotterdamse muzikanten, kunstenaars, organisaties en ondernemers, verspreid over zo n 15 festivallocaties op en rond het Eendrachtsplein, laten zien hoeveel tofs Rotterdam te bieden heeft. Baroeg is sinds 2015 een van de zogenaamde hosts tijdens dit festival. De programmeurs van Baroeg selecteren per editie een zestal acts die tijdens het festival op mogen treden. Tijdens de editie in februari 2015 was Baroeg host van het podium in Club Vibes, tijdens de editie in juli 2015 mocht Baroeg de grote zaal van WORM hosten. Beide avonden waren succesvol, de zalen waren goed gevuld en de publieksreactie was zeer goed. De keuze van Baroeg om aan het Eendracht festival deel te nemen, heeft twee hoofdredenen. Niet alleen vindt Baroeg het festival een zeer goed en laagdrempelig initiatief dat talent een kans biedt, maar Baroeg ziet de deelname ook als een goede mogelijkheid om zichzelf in de binnenstad van Rotterdam te promoten. JAARVERSLAG

9 4. Overig beleid Poppodium Baroeg is in de periode voor het eerst opgenomen in het Cultuurplan van de gemeente Rotterdam. Sinds dat moment werkt de organisatie structureel aan professionalisering. Binnen de nieuwe cultuurplanperiode gaat dat proces verder. Onder andere op het gebied van cultureel ondernemerschap heeft het podium de afgelopen jaren vooruitgang geboekt, zoals reeds beschreven werd in paragraaf 3.1. Overige speerpunten van beleid worden in dit hoofdstuk besproken. 4.1 Governance Code Cultuur Goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording geven invulling aan 'good governance'. Het doel hiervan is culturele instellingen te ondersteunen bij hun dagelijkse uitvoering van hun beleid. Vanuit deze Governace Code Cultuur (GCC) heeft Baroeg gekozen voor het bestuur model, een van de twee besturingsmodellen. Hier heeft in 2015 geen wijziging in plaatsgevonden. De in 2012 opgestelde bestuursen directiereglementen, die regelmatig worden geactualiseerd, vormen een leidraad voor de uitvoering van de taken en bevoegdheden van het bestuur en de directie van Baroeg. Zie ook de paragrafen 5.1 Bestuur en 5.2 Directie / Staf. 4.2 Kernwaarden Met het in het leven roepen van kernwaarden is een positieve stap gezet in de richting van medewerkers en bezoekers van Baroeg. Met de opgestelde vijf kernwaarden trachten bestuur en directie duidelijk te maken waar zij voor staan. De kernwaarden zijn van toepassing op alles wat Baroeg doet, met als nevendoel om erover na te denken en er met anderen over te praten. De kernwaarden zijn: Klantgericht, Authentiek, Betrokken, Efficiënt en Laagdrempelig. In de uitwerking van de genoemde vijf kernwaarden worden zowel gewenst als ongewenst gedrag per item beschreven. 4.3 Baroeg XL Om de continuïteit van Baroeg te kunnen waarborgen, de ambities waar te kunnen maken en groei mogelijk te maken, is een verbouwing van het huidige pand (Spinozaweg 300, Rotterdam) noodzakelijk. Boekingskantoren kiezen regelmatig niet meer voor Baroeg, maar voor beter gefaciliteerde podia buiten Rotterdam. Dansavonden staan in Baroeg niet meer op het programma, omdat het pand niet geluidsdicht is. In de plannen die met de afdeling Cultuur en de verhuurder Stadsontwikkeling zijn gemaakt, staan kwaliteitsverbetering van de voorzieningen voor artiesten en het aanbrengen van geluidsisolatie dan ook centraal. In 2015 is in gezamenlijk overleg de wens uitgesproken om in de nieuwe cultuurplanperiode te starten met een verbouwing van het pand. 4.4 Erkend leerbedrijf Baroeg was in 2015 een erkend leerbedrijf volgens de maatstaven van de overkoepelende organisaties Savantis, Calibris en Ecabo. Sinds 2014 is er binnen de staf continu plaats voor 1 stagiair, die zich bezighoudt met uitvoerende en ondersteunende promotie- en productietaken. In 2015 heeft Baroeg tijdens de periode van Baroeg Open Air ook twee stagiairs begeleid. Voorbeelden van promotietaken zijn het verzinnen en uitvoeren van promotiecampagnes, het schrijven en verspreiden van persberichten en nieuwsbrieven en het bijhouden van de website, social media en online agenda s. Voorbeelden van productietaken zijn het invullen van productiesheets, het invoeren van productieinfo in het planningssysteem Stager en het meelopen met de producieleider tijdens de concerten. Daarnaast is er binnen Baroeg ruimte voor het uitvoeren van afstudeeronderzoeken. JAARVERSLAG

10 4.5 Veiligheid De organisatie van Baroeg doet er alles aan om tijdens de activiteiten de veiligheid van bezoekers, artiesten en medewerkers te waarborgen. De samenwerking met het externe securitybedrijf Q Beveiliging & Bewaking verloopt naar beider wens. Ook de samenwerking met de politie verloopt voorspoedig, mede vanwege het feit dat Baroeg eens per maand een overzicht van de producties verstuurt naar de wijkagenten. 4.6 ANBI-status Sinds 2012 is Baroeg aangewezen als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Een ANBI betaalt geen erfbelasting of schenkbelasting in het geval van erfenissen of schenkingen. Ook voor donateurs zijn de bedragen die ze schenken belastingvrij. De ANBI kan daarnaast energiebelasting terugvragen.in 2014 heeft ook de stichting Baroeg Open Air de ANBI-status toegewezen gekregen. 4.7 Pop Up Rotterdam De stichting Pop Up Rotterdam is opgericht in 2009 als gezamenlijk initiatief van de toenmalige poppodia in Rotterdam, te weten Rotown, WORM, WATT, WMDC en Baroeg. De hoofddoelstelling van de stichting is om meer samenwerking te bewerkstelligen tussen de Rotterdam podia, onder andere op het gebied van automatisering, marketing en programmering. Baroeg is altijd actief betrokken geweest bij dit collectief. In 2014 is de samenwerking binnen Pop Up intensiever geworden. Een van de gezamenlijke initiatieven was het projectplan De Stad Als Podium, dat in december 2014 werd ingediend bij de gemeente Rotterdam. JAARVERSLAG

11 5. Toelichting op de bedrijfsvoering en marketing 5.1 Organisatie De organisatie van de stichting Poppodium Baroeg bestaat uit een bestuur van vijf onbezoldigde leden, een staf van vier bezoldigde leden en een team van circa 70 vrijwillig medewerkers. Het statutaire doel van de stichting Poppodium Baroeg is 'het ontplooien van culturele activiteiten waaronder met name begrepen het organiseren van concerten en dansavonden'. Kwaliteit, stabiliteit en continuïteit vormen hierbij steeds de basis voor de organisatie en haar onderdelen. Poppodium Baroeg heeft eigen operationele activiteiten, verdeeld over de staf en haar medewerkers. De taakgebieden voor de stafleden zijn: zakelijke activiteiten, programmering, pre-productie, horeca, beheer, communicatie, marketing, promotie en administratie. De taakgebieden voor de vrijwillig medewerkers zijn: medewerkerscoördinatie (uitgevoerd door het medewerkers management team), productieleiding, bar, entree & garderobe, licht en keuken. Daarnaast maakt poppodium Baroeg tijdens de producties gebruik van ingehuurde geluidstechnici en beveiligers. 5.2 Bestuur Het bestuur van Baroeg werkt volgens de Governance Code Cultuur, zie ook paragraaf 4.1. De samenstelling is als volgt: een voorzitter, een penningmeester, een secretaris en twee algemene leden. Per 31 juli 2015 heeft bestuursvoorzitter Erik de Boer besloten na het verstrijken van zijn tweede termijn van vier jaar zijn functie neer te leggen. Per 1 augustus 2015 heeft Carla van Bokhoven-Claassens, voorheen algemeen bestuurslid, de voorzittersrol overgenomen. De vacante positie binnen het bestuur is overgenomen door Elbert Kelholt, hij is algemeen bestuurslid geworden. 5.3 Directie / staf De betaalde staf van Baroeg bestaat uit 4 mensen, namelijk een directeur / programmeur (36 uur per week), een medewerker beheer / horeca (32 uur), een communicatiemedewerker (32 uur) en een administratief medewerker (8 uur). De staf is in dienst via het Werkgeversinstituut (WGI) en wordt verloond volgens de CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening. In 2015 zat de directeur in schaal 9, trede 12 van deze CAO. De staf wordt continu ondersteund door een stagiair die zich bezighoudt met uitvoerende taken op het gebied van promotie en (pre-)productie. 5.4 Medewerkers Management Team (MMT) De uitvoerende taken die voortvloeien uit het coördineren van vrijwilligers ligt binnen Baroeg bij een groep van ervaren vrijwilligers, aangestuurd door de directeur. Het MMT wordt gevormd door maximaal 8 medewerkers en is samengesteld uit de verschillende medewerkersgroepen (bar, entree/garderobe, keuken, licht). Het team heeft tot taak om intakegesprekken te voeren met nieuwe medewerkers, hun inwerktraject te verzorgen en de inroostering van medewerkers te verzorgen. Inmiddels is het MMT een volwaardig orgaan geworden binnen Baroeg, naast het team van productieleiders. Baroeg werkt met een groep van circa 70 vaste vrijwilligers. Voor Baroeg Open Air worden er 100 vrijwilligers extra ingezet. In 2015 is een nieuw medewerkersbeleid geïntroduceerd, dat is gepresenteerd en uitgereikt aan alle vrijwillig medewerkers. 5.5 Overlegstructuren Binnen de organisatie van Baroeg vinden er diverse overleggen plaats. In 2015 zijn er 8 bestuur / directievergaderingen geweest. Het bestuur is daarnaast 2 keer zonder de directie bij elkaar gekomen. Er zijn 20 stafvergaderingen geweest. Er zijn 6 MMT-overleggen geweest en het team van productieleiders heeft 8 keer vergaderd. Het MMT en de productieleiders zijn 1 keer met zijn allen bij elkaar gekomen in het kader van het te ontwikkelen medewerkersbeleid. Er is 1 algemene vrijwilligersvergadering geweest. Ook hebben er een aantal themavergaderingen plaatsgevonden in de voorbereiding op Baroeg Open Air, met achteraf een evaluatievergadering. JAARVERSLAG

12 5.6 Marketing en communicatie In 2015 heeft Baroeg op het vlak van marketing een aantal verbeteringen doorgevoerd. Zo is er in 2015 gestart met het adverteren op facebook, wat door behaald succes inmiddels een vast onderdeel is geworden van de Baroeg promotie. Daarnaast is via het bezoekersvolgsysteem Google Analytics op onze website en koppeling met facebook en onze ticketverkoper meer klantinformatie verworven die wordt gebruikt om onder andere deze advertenties effectiever in te zetten. Om beter zichtbaar te zijn in Rotterdam is Baroeg een samenwerking aangegaan met het Rotterdams Uitburo. Het Uitburo stelt zich ten doel (culturele) activiteiten in Rotterdam te promoten. Voor Baroeg heeft dit geleid tot artikelen in de metro, de Uitagenda maar ook zichtbaarheid op schermen in de stad en het OV. Door dit lidmaatschap is het voor Baroegmedewerkers voordeliger om aanwezig te zijn bij vakgerichte workshops en is er ook korting op inkopen van buitenreclame in Rotterdam. Op Baroeg Open Air is er een bezoekersonderzoek gehouden waarvan de resultaten richting geven aan onder andere het promotiebeleid van de editie in Aan het einde van 2015 is er ingezet in de opzet van een groot bezoekersonderzoek dat begin 2016 van start is gegaan. JAARVERSLAG

13 BIJLAGE Prestatieraster 2015 Prestatie Verwachting Resultaat 2015 Jaarplan 2015 A) Aantal producties B) Aantal presentaties C) Aantal bezoekers JAARVERSLAG