Biblionet Drenthe. Jaarverslag

Transcriptie

1 Biblionet Drenthe Jaarverslag 2014

2 Voorwoord De inwoners van Drenthe blijven goed gebruik maken van de bibliotheekvoorzieningen in Drenthe. Weliswaar daalt het aantal uitleningen in de provincie gemiddeld 7%, het aantal e-books dat wordt uitgeleend via onze landelijke portal kent direct het eerste jaar een explosieve groei: Drentse Bibliotheekleden maken een account aan en lezen e-books. In 2014 komt de Bibliotheek op school goed op stoom en worden op de scholen bijna materialen uitgeleend, ongeveer 3% van het totaal aantal uitleningen. Naast de uitleningen op school worden aan de leerlingen in de bibliotheken ook nog bijna exemplaren uitgeleend. Dat betekent dat ongeveer 8% van het totaal aantal uitleningen gerelateerd kan worden aan de Bibliotheek. Maar liefst 36 Drentse scholen in het werkgebied van Biblionet Drenthe ondertekenen, meestal samen met hun gemeente, een meerjarencontract met de bibliotheek voor de uitvoering van deze nieuwe dienstverlening. Biblionet Drenthe heeft ook landelijke een vooraanstaande rol de doorontwikkeling van het concept dbos. Alle provinciale serviceorganisaties (verenigd in SPN) hebben de projectaansturing bij Biblionet Drenthe belegd is het laatste jaar dat de bibliobussen van Biblionet Drenthe rijden. Bij de school in Gees maakt RTV Drenthe opnamen tijdens de laatste busstop. Na 60 jaar eindigt deze bijzondere vorm van bibliotheekvoorziening. Meerdere bibliotheken betrekken nieuwe huisvesting in een school of een multifunctionele accommodatie De bibliotheken zijn zeer actief in hun lokale netwerk. Schrijversavonden, politiek café, ipad-cafés, workshops, gezamenlijke 5 mei-activiteiten, huis-aan huis-krant en de week tegen de laaggeletterdheid: de bibliotheken bereiken veel inwoners. Rond de zomer presenteert de Raad van Bestuur de notitie De Drentse bibliotheken klaar voor de toekomst! waarin het personele verandertraject voor de bibliotheken wordt beschreven. Dit traject start eind In het najaar wordt ook langzamerhand duidelijk welke diensten Bibliotheek Emmen vanaf mei 2015 wel of niet meer van Biblionet Drenthe gaat afnemen. Het bestuur maakt bekend dat ze zelf weer werkgever wil worden en een aantal gezamenlijk bij de backoffice belegde taken weer in Emmen wil uitvoeren. Deze besluiten hebben ingrijpende gevolgen voor de organisatie. Bijna alle werkzaamheden die sinds de aansluiting van Emmen in 2001 bij Biblionet waren belegd, worden weer opgesplitst. Voor de medewerkers in Assen betekent dit dat 114 uur aan werkzaamheden verdwijnt. Hierdoor is de werkgever gedwongen opnieuw deze uren in reorganisatie te brengen. In 2014 wordt een besluit genomen dat historisch kan worden genoemd voor het bibliotheekwerk in Drenthe. Op 8 december 2014 ondertekenen de voorzitters van de 9 bibliotheekbesturen (Aa en Hunze, Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld) en Biblionet Drenthe de intentieovereenkomst om te komen tot een fusie. Dit gedenkwaardig en mooi moment wordt bijgewoond door de gedeputeerde de heer Henk van de Boer. Voor de uitwerking van dit besluit wordt een financiële en juridische commissie in het leven geroepen die alle

3 gevolgen in kaart brengt. Het hele proces wordt zorgvuldig afgestemd met de betreffende gemeenten en de provincie. De bibliotheekstichtingen Aa en Hunze, Borger- Odoorn zullen in 2015 als eerste fuseren. De naam Biblionet Drenthe blijft gehandhaafd. De gesprekken over de noordelijke samenwerking staan in 2014 op een laag pitje. Biblionet Groningen is intensief betrokken bij de overgang van de stadsbibliotheek naar het Groninger Forum. In Drenthe is bestuurlijk de aandacht vooral gericht op het nieuwe Drentse bestuursmodel. Aan het einde van het jaar verwelkomt Biblionet een nieuwe huurder. Biblionet biedt de medewerkers van het Drentse Jeugd- Sport en Cultuurfonds onderdak. In 2014 vinden meerdere gesprekken plaats met de beleidsmedewerkers van de provincie. Agendapunten zijn de financiën, de nieuwe bibliotheekwet en de nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen. Vooral door tijdig anticiperen kan Biblionet het financieel boekjaar zonder negatief resultaat afsluiten. Niet te onderschatten effect hiervan is de vermindering van de dienstverlening aan de inwoners van Drenthe (bibliobus) en de zeer nadelige gevolgen voor het personeel. Medewerkers moeten per 1 mei 2015 onvrijwillig 186 uur inleveren. Een groot compliment voor de inzet van alle medewerkers in deze onzekere tijden is hier zeer op zijn plaats. Lenie van der Werf Voorzitter Raad van Bestuur

4 Inhoud Jaarverslag Biblionet 2014 Voorwoord Raad van Toezicht A. Basistaken 5 1. Collectiebeleid Provinciaal collectioneren 1.2 Samenwerkingscollectie 2. Bevoorrading en leenverkeer Leenverkeer / bevoorrading bibliotheken 2.2 Interbibliothecair leenverkeer 3. Zorgen voor netwerken en allianties Drentse bibliotheekbesturen tekenen voor één organisatie 3.2 Beleidsadvisering 3.3 Provinciaal overleg (B12) 3.4 Kwaliteitszorg en certificering 3.5 Klanttevredenheidsonderzoeken 3.6 Secretariële ondersteuning 4. Ontwikkeling en implementatie innovatieve concepten 4.1 BoekStart 4.2 LeesKlik 4.3 De Bibliotheek op school 4.4 Laaggeletterdheid 4.5 Webontwikkeling 4.6 Toepassen sociale media B. Transitietaken Digitale bibliotheek Websites bibliotheken 5.2 BicatWise 5.3 SchoolWise 5.4 E-bookplatform 5.5 Studium Generale Digitale Bibliotheek 6. Versterking digitaal netwerk bibliotheken Aansluiting bibliotheek.nl 6.2 Nationale bibliotheekcatalogus 6.3 Data Ware House 7. Marketing en communicatie Communicatie 7.2 Klantstrategie 7.3 Huis-aan-huiskranten 7.4 Digitale nieuwsbrieven 7.5 Promotie e-books

5 8. HRM-beleid Vernieuwing frontoffice 8.2 Loopbaangesprekken 8.3 Strategische personeelsplanning 8.4 Reorganisatie 8.5 Personeelsregelingen 8.6 Stages 8.7 The Switch 8.8 Ontwikkeling en opleiding 8.9 Arbo en ziekteverzuim 9. Ondersteuning ICT Biblionet behaalt Microsoft Silver Partner Status 9.2 Verhuizingen en herinrichtingen bibliotheken 9.3 ICT-voorzieningen in de Drentse bibliotheken 9.4 ICT-ondersteuning De Nieuwe Kolk 9.5 Inrichten Server/SAN omgeving 9.6 Telefonie 10. Administratieve en organisatorische ondersteuning Begroting, jaarrekening en rapportages 10.2 Ontwikkelingstraject 10.3 Klantadministratie 11. Mediawijsheid Bibliobussen 23 C. Biblionet Drenthe als facilitair bedrijf Drentse jeugdfondsen onderdak bij Biblionet 13.2 Bestuursoverdracht Biblionet ID Bibliotheken 26 Bijlagen 31 Afkortingen en begrippen Statistische gegevens

6 Raad van Toezicht De samenstelling van de Raad van Toezicht in 2014 is als volgt: - Mevrouw M.M. Kool, voorzitter - De heer H. Hartog - De heer R.J.B. Jansen - De heer H.J. de Ruijter - Mevrouw E.W. de Vries De Raad van Toezicht komt meerdere malen bijeen om de a.s. fusie met de bibliotheekbesturen en alle daarvoor benodigde stappen te bespreken. De vergaderdata in 2014 zijn: - 27 maart - 20 mei - 28 augustus - 23 november - 2 december Vaststelling jaarstukken Het Jaarverslag 2013, de Jaarrekening 2013, Halfjaarrapportage 2014 en de Begroting 2015 worden vastgesteld. Bestuurlijk overleg Er vindt op 20 mei en op 3 november bestuurlijk overleg plaats met de gedeputeerde, de heer H. van de Boer, de voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Raad van Bestuur. Overleg juridische commissie Op 14 maart, 22 september, 30 oktober en 2 december vindt overleg plaats van de juridische commissie met een delegatie van de Raad van Toezicht en een aantal voorzitters van de lokale besturen over de juridische verkenning van het nieuwe bestuursmodel. Functioneringsgesprekken De functioneringsgesprekken met de RvB worden in 2015 gevoerd door twee leden van de RvT, waarna terugkoppeling plaatsvindt naar de RvT. Notulen Van alle vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn notulen gemaakt en vastgesteld. Mevr. M.M. Kool Voorzitter Raad van Toezicht

7 Toelichting Het Jaarverslag 2014 Biblionet Drenthe is zoveel mogelijk opgezet volgens het Activiteitenplan 2014 Biblionet Drenthe. Hierin benoemt de provincie de na te streven doelstellingen en de te verrichten prestaties. A. Basistaken 1. Collectiebeleid Collectievorming is een belangrijke netwerktaak van Biblionet Drenthe. Met het invoeren van het provinciaal collectioneren ontstaat een evenwichtig opgebouwde en klantgerichte collectie met een goede titelspreiding over de Drentse bibliotheken. Daarnaast zorgt Biblionet Drenthe voor afstemming met het landelijke beleid. 1.1 Provinciaal collectioneren In mei start het project Provinciaal collectioneren. Dit project loopt vooralsnog twee jaar. Het project beoogt: - kwalitatieve voordelen te behalen door afstemming, efficiency, rendement en actualiteit. - financieel voordeel te behalen door het collectioneren in minder uren te doen zonder dat de kwaliteit van het collectioneren onder druk komt te staan. Dat kan doordat het collectioneren nu niet meer versnipperd is over twaalf gemeenten, maar centraal door een klein team, bestaande uit drie medewerkers, wordt uitgevoerd; Rationeel collectioneren Een goede collectie moet vraaggericht zijn: waar meer vraag naar is, moet meer worden aangeboden. Ook dient een collectie niet te groot of te klein te zijn maar afgestemd te zijn op lokale omstandigheden. Met de module Rationeel Collectioneren Beheer (RCB) van Bicat kunnen de collectioneurs van Biblionet maatwerk per vestiging leveren: per vestiging wordt een gedetailleerd collectieprofiel aangemaakt. Omdat het veel tijd kost om grip te krijgen op de RCB-module zijn een aantal zaken die in het implementatieplan zijn benoemd vertraagd, zoals bijv. het collectiebeleids- & werkplan. Uit het intern klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat de bibliotheken tevreden zijn over de dienstverlening. Ook het collectioneren voor de Bibliotheek op school wordt opgepakt In het voorjaar van 2015 wordt het project geëvalueerd. Snelle levering Klanten vragen om actuele titels die via de media in de belangstelling staan. Omdat bibliotheken hier vanwege de landelijke lange aanlevertijden en lijnen onvoldoende aan kunnen voldoen, start Biblionet eind 2013 een samenwerking met!pet boekverkopers. De boekhandel geeft wekelijks aan het collectieteam nieuwe titels door waarvan wordt verwacht dat de klant ernaar vraagt. Met deze informatie maakt het collectieteam een keuze en de boekhandel levert die boeken vervolgens binnen drie werkdagen af bij Biblionet Drenthe. Na een summiere verwerking gaan de boeken naar de bibliotheken. Met deze verwerkingscylus van 5

8 vijf dagen wordt veel sneller ingespeeld op wat er leeft in de markt c.q. onder de lezers. Ook in 2014 wordt deze dienstverlening geleverd. In 2014 worden zowel klanten als bibliotheken hierover bevraagd: beide zijn tevreden over deze service. De service draagt ook bij positief bij aan het imago. 1.2 Samenwerkingscollectie De provinciale samenwerkingscollectie is het deel van de basiscollecties dat het provinciale netwerk samen organiseert. Kenmerkend voor deze collectie is dat er media gecollectioneerd (en gesaneerd) worden, waar vanuit de basisbibliotheken vraag naar is, maar die niet noodzakelijkerwijs in elke basisbibliotheek aanwezig hoeven te zijn. De collectie rouleert in delen langs de bibliotheken. Assen, Emmen en Hoogeveen besluiten niet meer deel te nemen aan de samenwerkingscollectie. In de samenwerkingscollectie was voor deze bibliotheken het verdiepingsdeel ondergebracht. Die materialen worden nu voor hun eigen collecties aangeschaft en blijven beschikbaar voor het netwerk. In 2014 wordt de samenwerkingscollectie gesaneerd en opnieuw in afgeslankte vorm in roulatie gebracht. 2. Bevoorrading en leenverkeer 2.1 Bevoorading bibliotheken/ Leenverkeer Ten behoeve van o.a. het leenverkeer, levering van nieuwe materialen, benodigde kantoormaterialen, enz. bevoorraadt Biblionet alle bibliotheken tweemaal per week. Het onderlinge leenverkeer tussen de Drentse bibliotheken blijft ten opzichte van het voorgaande jaar vrijwel stabiel. Het transport wordt gemeten in aantallen kratten met materialen die vervoerd moeten worden. In 2014 zijn dit er , een daling van 2.6%. In 2014 worden er 20% minder schoolcollecties van Educatie verwerkt dan in 2013, waarschijnlijk een gevolg van de opmars van de Bibliotheek op school. Het leenverkeer, de door klanten aangevraagde materialen, betreft inclusief verlengingen ca exemplaren. Via een compensatieregeling worden onderlinge verschillen in leveren en ontvangen tussen alle Drentse bibliotheken verrekend. 2.2 Interbibliothecair leenverkeer In het kader van het landelijk leenverkeer vervult Biblionet Drenthe een faciliterende rol. Dit betekent het verwerken van aanvragen door bibliotheekleden van materialen buiten de provincie en het afleveren bij de Drentse bibliotheekleden. Een in 2014 landelijk uitgevoerd onderzoek in opdracht van Stichting Bibliotheek.nl naar het interbibliothecair leenverkeer in Nederland laat zien hoe efficiënt het leenverkeer in Drenthe (en opzichte van andere provincies) is georganiseerd. Het merendeel van wat leden buiten hun eigen Bibliotheek lenen is afkomstig uit de Drentse bibliotheken (99.96 %). In absolute zin doen de Drentse bibliotheken het minst een beroep op bibliotheken buiten de provinciegrenzen, terwijl de Drentse bibliotheken relatief het hoogste scoren op het provinciaal leenverkeer. De bibliotheken buiten Drenthe, die aan Drentse bibliotheken leveren zijn grote 6

9 stedelijke bibliotheken, wetenschappelijke bibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag. De efficiency is te danken aan het feit dat alle Drentse bibliotheken nauw samenwerken in het zelfde bibliotheeksysteem. Hierdoor is voor bibliotheekleden de integrale collectie van Drenthe inzichtelijk en opvraagbaar. 3. Zorgen voor netwerken en allianties 3.1 Drentse Bibliotheekbesturen teken voor één organisatie Negen van de twaalf Drentse Bibliotheekbesturen en serviceorganisatie Biblionet Drenthe gaan samen verder in één nieuwe organisatie. Daartoe wordt op 8 december in aanwezigheid van o.a. gedeputeerde Henk van de Boer een intentieverklaring ondertekend. De keuze voor deze nieuwe organisatievorm is in nauw overleg afgestemd met de Drentse gemeenten en de provincie. Het betreft de negen Bibliotheekstichtingen van Aa en Hunze, Borger-Odoorn, Coevorden, De Wolden, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo en Westerveld. De besturen van de bibliotheken Assen, Emmen en Hoogeveen participeren niet in de nieuw organisatie maar nemen wel een aantal producten en diensten af van Biblionet Drenthe. Er zijn twee vormen van deelname: de lokale stichting wordt ontbonden en gaat op in de nieuwe organisatie óf de lokale Bibliotheekstichting blijft bestaan en draagt medeverantwoordelijkheid waarbij de nieuwe organisatie wordt gemandateerd aan de lokale afspraken uitvoering te geven. Het principebesluit om één nieuwe organisatie te vormen valt eind In de tijd tussen het principebesluit en de ondertekening van de intentieverklaring wordt veel werk verricht: financieel onderzoek, maken van een beargumenteerde keuze voor een bestuursvorm en de oplevering van de daarbij behorende documenten 7

10 als intentieovereenkomst, statuten, en directiereglement. Biblionet begeleidt en ondersteunt het gehele proces. 3.2 Beleidsadvisering De beleidsmedewerker van Biblionet Drenthe is ambtelijk secretaris van het B12- overleg van Bibliotheekmanagers en directeuren, het Provinciaal Directie Overleg (PDO) en de Besturenraad. Hij en het Secretariaat ondersteunen de overlegvormen. Concreet houdt dat o.a. in: voorbereiding agenda, verzamelen en redigeren van stukken, opstellen van adviezen, bewaken van de vergaderplanning en het maken van verslagen. Beleidsondersteuning afzonderlijke basisbibliotheken De beleidsmedewerker van Biblionet Drenthe ondersteunt op verzoek de Bibliotheekmanager van bij het opstellen van een meerjarenbeleidsplan voor de Bibliotheek De Wolden in samenspraak met de beleidsadviseur van de gemeente. 3.3 Provinciaal overleg (B12) Het B12 vergadert tenminste zes keer per jaar, de Besturenraad en het PDO in principe vier keer. Enkele belangrijke besluiten van het B12 in 2014 zijn: - Kostenbesparende maatregelen door Biblionet inzake het leenverkeer. - Hoe aan te haken bij de landelijke digitale Bibliotheek (aansluiting BNL). - In kaart te brengen of gespreide betaling van het abonnementsgeld door klanten geregeld kan worden. - Een planmatige aanpak van laaggeletterdheid. - Deelname aan BiebPanel (zie ook: kwaliteitszorg en certificering) - De vaststelling van het spreidingsplan: een provinciebrede spreiding van Bibliotheekfuncties en voorzieningen over Drenthe. 3.4 Nieuwe Bibliotheekwet De Eerste Kamer neemt op 19 november het wetsontwerp Wet stelsel openbare Bibliotheekvoorzieningen (Wsob), kortweg de Bibliotheekwet, aan. Vanaf 1 januari 2015 is deze van kracht. De Bibliotheekwet regelt dat de Koninklijke Bibliotheek (KB) de landelijke digitale Bibliotheek in stand houdt, d.w.z. de digitale infrastructuur ontwikkelt en beheert, de digitale collectie van context voorziet en de inkoop van digitale werken doet. Het Rijk zorgt voor de structurele financiering daarvan. De PSO s blijven verantwoordelijk voor de aansluiting op de landelijke infrastructuur, de zoekmachines en het servicemanagement. In de wet is vastgelegd dat alle kernfuncties van de Bibliotheek gelden. Ook zijn voorwaarden vastgelegd waaraan een Bibliotheek moet voldoen, bijvoorbeeld contributievrijdom voor de jeugd. Een gemeente is niet verplicht een Bibliotheek in stand te houden. Wel dient een gemeente waar een laatste vestiging verdwijnt in overleg te treden met de buurgemeente(n) hoe dit netjes op te lossen. In de Bibliotheekwet zijn taken belegd bij de Rijksoverheid, de provincie en gemeenten: de gemeente is verantwoordelijk voor het lokale Bibliotheekwerk, de provincie voor de ondersteuning en innovatie daarvan en het Rijk voor het stelsel als geheel. 8

11 De lokale bibliotheken, de provinciale ondersteuningsinstellingen en de Koninklijke Bibliotheek vormen één netwerk van Bibliotheekvoorzieningen. De deelnemers van het netwerk maken gebruik van een gezamenlijke catalogus, het interbibliothecaire leenverkeer, voeren collectiebeleid overeenkomstig het gezamenlijk collectieplan, maken gebruik van de digitale infrastructuur en ondersteunen het onderwijs. Ook in deze taken spelen PSO s een belangrijke rol. 3.5 Kwaliteitszorg en certificering Certificering Organisaties die in het bezit zijn van een bibliotheekcertificaat voldoen aan normen op het gebied van het niveau van producten en diensten en landelijke netwerkkwaliteit. De certificering wordt uitgevoerd door de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken (SCOB). Certificering vindt plaats voor de duur van vier jaar. Het Drents Netwerk Bibliotheken is in 2012 landelijk gecertificeerd en zal in 2016 opnieuw plaatsvinden (derde ronde). In juni 2014 worden voor de deze derde ronde nieuwe certificeringsnormen vastgesteld door de brancheorganisatie Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB). De VNG stemt in november in met de nieuwe certificeringsnorm voor openbare bibliotheken Zichtbare waarde. In 2015 beraden de Drentse bibliotheken zich op de vraag of ze weer voor netwerkbrede certificering gaan. Kwaliteitszorg De stuurgroep die in 2012 belast was met de certificering is na het behalen van het certificaat verbreed naar kwaliteitszorg. Deze groep, met afvaardiging van alle twaalf Bibliotheekstichtingen, komt eens per kwartaal bij elkaar om zich bezig te houden met de verbeterpunten die voortvloeiden uit de certificering. De coördinatie ligt bij Biblionet Drenthe. Hiernaast volgt de stuurgroep ook de totstandkoming van de nieuwe normen op de voet en maakt gebruik van de inspraakmogelijkheden. Enkele verbeterpunten vragen een lange adem, omdat daar meerdere partijen bij betrokken zijn, bijv. hoe de tevredenheid van de subsidiegevers beter te meten is. 3.6 Klanttevredenheidsonderzoeken Om aan de certificeringeisen te voldoen is het van belang dat regelmatig een representatief beeld wordt verkregen van de klanttevredenheid en ook dat de klant op dusdanige wijze bevraagd wordt zodat dat de Bibliotheekorganisatie hier bruikbare gegevens uit haalt. De Drentse bibliotheken voerden tot 2012 een standaardklantonderzoek uit. Met ingang van 2013 vinden modulair opgebouwde klanttevredenheidsonderzoeken plaats rond thema s als collectie, openingstijden, dienstverlening, abonnementen en digitaal gebruik. In 2014 vindt een dergelijk klantonderzoek niet plaats. Wel worden onder het eigen Drentse digitale klantenpanel onderzoeken uitgezet over de catalogus, de digitale nieuwsbrief, apps & e-books, spreiding van Bibliotheekvoorzieningen en abonnementsvormen. Daarnaast wordt voor bibliotheken op verzoek onderzoek uitgevoerd, bijv. m.b.t. de zondagopenstelling in Zuidlaren, de enquête 9

12 ouderbetrokkenheid in Meppel i.h.k.v. een BoekStartproject en een belangstellingspeiling voor digitale cursussen in Peize. BiebPanel Eind 2014 besluiten de Drentse bibliotheken om m.i.v deel te nemen aan BiebPanel, een online onderzoeksplatform dat speciaal is ontwikkeld voor de Bibliotheekbranche. Er komen twee panels: één voor Emmen en Hoogeveen (en Assen, vanaf 2016) en één voor de overige bibliotheken. Het voorziet deelnemende bibliotheken vier keer per jaar van actuele klantinformatie. Inmiddels doen landelijk al 45 bibliotheken mee aan BiebPanel, ook in de buurprovincies Groningen en Overijssel. Dat biedt de mogelijkheid tot het benchmarken van resultaten en kennisdeling met deelnemende bibliotheken. Het eigen Drentse digitale klantenpanel zal opgaan in de panels van BiebPanel. De voorbereidingen voor (het werken met) Biebpanel doet Biblionet i.s.m. Probiblio in Op het moment van schrijven is al duidelijk dat zich meer klanten hebben aangemeld als panellid dan wat minimaal vereist is. Een goed teken van betrokkenheid bij de bibliotheek! 3.7 Secretariële ondersteuning Het Secretariaat ondersteunt het Drents Netwerk Bibliotheken door het voorbereiden van agenda s, verslaglegging (vergaderingen van de 9, Besturenraad, PDO en B12), uitnodigingen sturen en het bijhouden relevante ontwikkelingen en informatie. Voor 2014 bestaat deze ondersteuning uit het verzorgen van 12 vergaderingen van Biblionet en de 9 bibliotheken, 5 vergaderingen van de Besturenraad, 3 vergaderingen van het PDO (Provinciaal Directie Overleg), 8 vergaderingen van het B12, 44 lokale bestuursvergaderingen en 13 portefeuille-overleggen. Digitalisering Voor een aantal vergaderingen wordt overgegaan tot het alleen op digitale wijze verstrekken van vergaderstukken. Dit om de papierstroom te verminderen. De stukken worden daarvoor in een apart deel in SharePoint geplaatst. Nieuwe ontwikkelingen Naast secretariële ondersteuning komt het accent steeds meer te liggen op het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Ook verzorgt het Secretariaat de exploitatie van de vergaderzalen in De Nieuwe Kolk voor interne- en externe vergaderingen en bijeenkomsten. Het gebruik daarvan neemt toe. 4. Ontwikkeling en implementatie innovatieve concepten 4.1 BoekStart BoekStart heeft in Drenthe een dekkingsgraad van 100%. In de hele provincie ontvangen ouders als hun baby drie maanden is via gemeente of consultatiebureau een uitnodiging om hun kindje lid te maken van de Bibliotheek en het gratis BoekStartkoffertje op te halen. 10

13 Naast baby s richt BoekStart zich sinds 2012 ook op dreumesen en peuters in kinderdagverblijven en peuterspeelzalen. In Drenthe zijn er inmiddels zeven basisbibliotheken die in totaal 70 locaties van kinderopvang begeleiden en samenwerken met partners in een leesbevorderingsnetwerk (gemeenten Emmen, De Wolden, Hoogeveen, Meppel, Midden Drenthe, Tynaarlo en Westerveld). Biblionet Drenthe (Educatieve Dienst) coördineert en ondersteunt de uitvoering van BoekStart. 4.2 LeesKlik Biblionet ontwikkelt het innovatieve concept LeesKlik, bestaande uit een website en voorleescollecties. Het doel van LeesKlik is om de taalontwikkeling bij jonge kinderen te stimuleren: thuis en op de peuterspeelzaal of de kinderopvang. In Aa en Hunze start de pilot van LeesKlik en in 2014 sluit Meppel/Nijeveen als tweede Bibliotheek bij het project aan. De Bibliotheek zoekt hierbij de samenwerking met meerdere organisaties van kinderopvang in de gemeente Meppel/Nijeveen. Financiering vindt plaats vanuit onderwijsachterstandsgelden (OAB). 4.3 De Bibliotheek op school In 2013 start de projectmatige aanpak van het concept De Bibliotheek op school en in 2014 wordt deze met succes verder uitgerold. Met het concept De Bibliotheek op school gaan de bibliotheken een strategische samenwerking met het basisonderwijs aan. Het resultaat is aantoonbare verbetering van de taal-, lees- en informatievaardigheden bij de kinderen. De Bibliotheek op school is een verplaatsing van het bibliotheekwerk voor 4 tot en met 12 jarigen van de Bibliotheek naar de school, met toevoeging van een aantal nieuwe elementen zoals het lees- en mediaplan en de Monitor de Bibliotheek op school (dbos) waardoor de leesbevorderingseffecten en effecten op het gebied van mediawijsheid versterkt en meetbaar worden. Het basisconcept is landelijk ontwikkeld maar de precieze inhoud is lokaal maatwerk, uitgaande van de wensen van de school en het beschikbare budget. Biblionet Drenthe is namens de landelijke organisatie van provinciale serviceorganisaties (SPN) portefeuillehouder van het landelijke project De bibliotheek op school Primair Onderwijs. Pakweg 70% van de 160 Nederlandse basisbibliotheken doen inmiddels mee aan de Bibliotheek op school en voeren het project in hun werkgebied uit. Op termijn gaat het landelijk om de inzet van een budget tot een maximum van 75 miljoen euro op jaarbasis. Biblionet Drenthe verzorgt namens SPN het landelijke management voor dit project. De Bibliotheek op school richt zich op een toekomstbestendige aanpak van het verbeteren van de taal-, lees- en informatievaardigheden van kinderen. Een aanpak die op een flexibele wijze kan inspelen op de steeds veranderende behoefte vanuit het basisonderwijs. Deze aanpak is onderdeel van het programma Kunst van Lezen , een gezamenlijk leesbevorderingprogramma voor de jeugd van 0 tot 18 jaar vanuit het ministerie van OCW en uitgevoerd door Stichting Lezen (penvoerder) en de Koninklijke Bibliotheek. Strategische leesbevorderingsnetwerken, BoekStart, (de ontwikkelfase van) de Bibliotheek op 11

14 school (VO) en de Bibliotheek op school (PO) vallen vanaf maart 2013 in strategische zin onder Stichting Lezen en KB gezamenlijk. SPN heeft zich als partij opgeworpen om De Bibliotheek op school PO voor de toekomst te borgen middels een projectorganisatie. Resultaten De Bibliotheek op school doet het landelijk en in Drenthe erg goed. In de gemeente Tynaarlo wordt in 2014 op 19 scholen (21 locaties) een Bibliotheek op school gerealiseerd, in de gemeente Meppel op 5 basisscholen (waaronder de eerste school voor speciaal basisonderwijs) en in de gemeente Noordenveld op 2 basisscholen. In het schooljaar vindt de verdere uitrol plaats op alle basisscholen in deze gemeenten. In de gemeenten Westerveld, Coevorden, Aa en Hunze, Midden-Drenthe worden contracten afgesloten met de koepelorganisaties onderwijs en wordt in het schooljaar een start gemaakt met de implementatie van de Bibliotheek op school in de hele gemeente. In Borger Odoorn en De Wolden vinden op bestuurlijk niveau oriënterende gesprekken plaats. Aan de Monitor de Bibliotheek op school doen inmiddels (2015) basisschoolleerlingen mee en landelijk zijn tussen de 30 en 40% van de basisscholen betrokken bij de Bibliotheek op school. 4.4 Laaggeletterdheid Ali B In mei verstrekt het Drents Netwerk van Bibliotheken (B12) aan Biblionet de opdracht beleid te ontwikkelen op het terrein van de bestrijding van laaggeletterdheid en het verzorgen van een promotiecampagne in de Week van de Alfabetisering. De promotiecampagne resulteert o.a. in een evenement op 12 september bij Het Palet in Meppel. Dit evenement levert de bibliotheken veel exposure op en brengt de ambitie van de bibliotheken (nogmaals) goed in beeld bij de netwerkpartners, provincie en de gemeenten. 12

15 Het programma bestaat uit een goed bezochte bijeenkomst voor stakeholders i.s.m. het Bondgenootschap voor een Geletterd Drenthe en een optreden van rapper Ali B voor pakweg 500 leerlingen. In het najaar verschijnt de startnotitie Drentse Bibliotheken en de aanpak van Laaggeletterdheid. De in de notitie voorgestelde keuze voor het Taalhuisconcept wordt breed door de bibliotheken gevolgd. Het Taalhuis zal in 2015 als project door de bibliotheken in Drenthe worden uitgevoerd. 4.5 Webontwikkeling LeesKlik De gemeente Meppel is opdrachtgever voor de ontwikkeling van het project LeesKlik. LeesKlik is een samenwerkingsproject tussen Bibliotheek en kinderopvang. Doel is kinderen zo vroeg mogelijk kennis te laten maken lezen door middel van een boekencollectie en een website. De kinderopvang en de ouders spelen hierin een cruciale rol. De website begeleidt ouders en kinderopvangpersoneel bij het voorlezen. 4.6 Toepassen sociale media De Drentse bibliotheken zijn actief op Twitter en Facebook. Via een twitterfeed worden de tweets nu ook op de websites getoond. Biblionet Drenthe beheert het gezamenlijke het eigen en de Facebookpagina van de Drentse bibliotheken. 13

16 B. Transitietaken 5 Digitale Bibliotheek 5.1 Websites bibliotheken De herinrichting van de websites van bibliotheken wordt voorbereid in 2013 en begin januari 2014 gaan deze live. De site voldoet daarmee aan de huisstijl en lay-out van de landelijke digitale Bibliotheek. De hernieuwde website maakt het o.a. mogelijk landelijk aangeleverde content via zogenaamde widgets te plaatsen, een applicatie die gegevens van een andere website toont. Overige aanpassingen en verbetering aan de websites: - er wordt een banner toegevoegd die geschikt is voor het plaatsen van lokale informatie; - het deel van de site dat betrekking heeft op de jeugd wordt geactualiseerd en anders gestructureerd (naar landelijk voorbeeld); - op de sites van de bibliotheken worden d.m.v. een twitterfeed de tweets van de bibliotheken getoond; - er wordt een start gemaakt met search engine optimization (SEO), het beter gevonden worden op Google. Hiermee worden inmiddels goede resultaten bereikt. 5.2 BicatWise: introductie Bibliotheekapp Een belangrijke nieuwe toepassing is de Bibliotheekapp, waarmee Bibliotheekleden via smartphone of tablet o.a. kunnen aanvragen en verlengen. De app is onderdeel van bicatwise, het Bibliotheekautomatiseringssysteem dat alle Drentse bibliotheken gezamenlijk gebruiken. Van die gezamenlijkheid profiteren de Drentse Bibliotheekleden doordat ze kunnen lenen uit het gezamenlijk Drentse collectieaanbod en kunnen lenen en terugbrengen waar zij willen. De app heeft eind 2014 zo n gebruikers. 5.3 SchoolWise Onderdeel van bicatwise is schoolwise. Met schoolwise organiseren scholen de schoolmediatheek op een dusdanige wijze dat de schoolmediatheken en de bibliotheken hierdoor geïntegreerd samenwerken. SchoolWise is de digitale component van het concept de Bibliotheek op school. In 2014 worden ca. 150 schoolbibliotheken op schoolwise aangesloten. Zie ook bij de Bibliotheek op school (hoofdstuk 4). Biblionet voert deze aansluiting voor alle scholen uit. 5.4 E-bookplatform In januari 2014 wordt het landelijke e-bookplatform Bibliotheek.nl/ebooks geïntroduceerd. Daarvoor is geëxperimenteerd met de zogenaamde VakantieBieb, een beperkt, gratis e-bookaanbod in de schoolvakanties. 14

17 Met het e-bookplatform wordt een permanent breed aanbod van e-booktitels gerealiseerd. Het aanbod is vooralsnog gratis voor bibliotheekleden. Het e- bookplatform heeft in de startfase te kampen met landelijke aanloopproblemen. Gaandeweg groeit het aantal gebruikers en het aantal beschikbare titels. Het eerste jaar blijkt een succes: Drentse Bibliotheekleden maken een account aan en lezen e-books. De Bibliotheekleden kunnen lenen uit een collectie van ca titels 5.5 Studium Generale Digitale Bibliotheek Op 6 november organiseert Biblionet op verzoek van lokale bestuurders en beleidsambtenaren een Studium Generale dat in het teken staat van de Digitale Bibliotheek. Inleider Jos Debeij, hoofd Stafafdeling Bibliotheekstelsel van de Koninklijke Bibliotheek, geeft een beschouwing op de ontwikkeling van het Bibliotheekwerk in het algemeen en de digitale Bibliotheek in het bijzonder. In een aantal presentaties en workshops door o.a. eigen medewerkers maken de ca. vijftig aanwezigen kennis met nieuwe digitale producten en producten die in ontwikkeling zijn. De reacties na afloop zijn positief en de deelnemers geven aan een dergelijke bijeenkomst voor herhaling vatbaar te vinden. Uit de na afloop gehouden enquête rolt het cijfer 7,5. 6 Versterking digitaal netwerk bibliotheken 6.1 Aansluiting landelijke digitale Bibliotheek In het kader van de aansluiting op de landelijke digitale Bibliotheek (BNL) besluiten de Drentse bibliotheken (B12) dit te doen via de eigen websites en niet via de WAAS, de landelijke website. Om toch de informatie van de landelijke content via widgets te kunnen tonen, ontwikkelt Biblionet een techniek op basis van API: Application Programming Interface. 6.2 Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC) Ten behoeve van de Nationale Bibliotheekcatalogus NBC levert Biblionet de collectiegegevens (titel- en exemplaarinformatie) van alle Drentse bibliotheken aan. De geautomatiseerde aanlevering wordt gevolgd door een aantal handmatige correctierondes. Al deze activiteiten worden eind 2014 afgerond. Ook wordt gestart met de synchronisatie (de geautomatiseerde aanvulling) tussen het Drentse Bibliotheeksysteem en de NBC. In 2015 zal een nieuwe zoekinterface aan de Drentse Bibliotheekbezoekers worden gepresenteerd, waarmee de verzamelde collecties binnen de NBC geraadpleegd en doorzocht kunnen worden. 6.2 Data Ware House In het landelijk Data Ware House worden alle lenersgegevens, collectiegegevens en transacties van Nederlandse bibliotheken verzameld en wekelijks geactualiseerd. Na de nodige afstemming start Biblionet de geautomatiseerde aanlevering eind 2014 en dit zal in de loop van 2015 zijn afgerond. Doel van het Data Ware House is om managementinformatie rond onder andere uitleningen en klantontwikkeling te genereren en te kunnen vergelijken met andere bibliotheken (benchmarking). In de toekomst zullen meer functies worden 15

18 aangeboden via het Data Ware House. Te denken valt aan lezersattendering en marketingacties. 7 Marketing en communicatie 7.1 Communicatie Marketing & Communicatie ondersteunt het Drents Netwerk Bibliotheken m.b.t. de verandering van een intern gerichte organisatie naar een markt- en klantgerichte organisatie. Dit doet zij door het geven van workshops, het uitschrijven van een incentive, het organiseren van brainstormsessies en het realiseren van acties om leden te werven en te behouden. Het team van Marketing & Communicatie werkt aan de zichtbaarheid en positionering van de bibliotheken door in te springen op actualiteiten als de Olympische spelen, Bevrijdingsdag en het WK voetbal. 7.2 Klantstrategie Biblionet ontwikkelt een welkomcampagne voor nieuwe leden. Dit is een geautomatiseerde digitale campagne waarbij nieuwe leden de eerste drie weken van hun lidmaatschap via de mail worden geattendeerd op de producten en diensten van de Bibliotheek. De digitale welkomcampagne is een onderdeel van het project Klantstrategie waarin klantprocessen per klantlevensfase worden beschreven en waarin processen worden geautomatiseerd. 7.3 Huis-aan-huiskranten Een huis-aan-huiskrant blijkt een effectief en gewaardeerd medium te zijn voor de Bibliotheek om de (potentiele) doelgroep te bereiken. In 2014 geeft Biblionet tweemaal een huis-aan-huiskrant uit namens de Drentse bibliotheken. De eerste editie wordt gekoppeld aan de Boekenweek en is in de hele provincie gelijk. De tweede editie verschijnt kort na de zomervakantie en heeft per gemeente twee lokale pagina s die de Bibliotheek zelf kan vullen, wat herkenbaarheid geeft voor de klant. Aan beide kranten wordt een ledenwerfactie gekoppeld die de bibliotheken ruim vijfhonderd nieuwe betalende leden oplevert. Voor bestaande leden staat in beide kranten een bon waarmee ze kunnen deelnemen aan een verloting. Dit stimuleert de klant om met bon de gang naar de Bibliotheek te maken. 16

19 7.4 Digitale nieuwsbrieven Biblionet Drenthe verstuurt digitale nieuwsbrieven naar de leden van de bibliotheken. Deze provinciale nieuwsbrieven attenderen en informeren klanten over acties van de Bibliotheek. Nieuw is de samenwerking met de vier Drentse theaters De Muzeval (Emmen), De Nieuwe Kolk (Assen), De Tamboer (Hoogeveen) en Schouwburg Ogterop (Meppel). Via de nieuwsbrief krijgen klanten korting op boekgerelateerde voorstellingen. Naast provinciale nieuwsbrieven verstuurt Biblionet steeds vaker lokale nieuwsbrieven op verzoek van een Bibliotheek. Deze worden o.a. ingezet bij bijzondere acties of verhuizing. Ook maakt Biblionet nieuwsbrieven voor speciale doelgroepen zoals vrijwilligers, bestuursleden en relaties in het onderwijs. 7.5 Promotie e-books Vanaf januari is het e-bookplatform van Bibliotheek.nl actief. Daarom ligt in de promotie door het hele jaar een sterk accent op de e-books. Rond de Olympische winterspelen wordt een advertentiecampagne ingezet. De medewerkers van de bibliotheken krijgen uitleg over de werking van het platform en het downloaden van de e-books. 7.6 Organisatie Bibliothekentag in Coevorden Maandag 20 oktober vindt de jaarlijkse Bibliothekentag plaats in Coevorden. Deze grensoverschrijdende dag wordt ondersteund vanuit de EDR. De dag wordt wisselend verzorgd door Duitse en Nederlandse bibliotheekorganisaties. Organisatie van de Bibliothekentag is mede in handen van Biblionet Drenthe. Zowel Nederlandse als Duitse sprekers geven presentaties over thema s als strategie, marketing en media en ondersteuning van leerprocessen. 17

20 8 HRM-beleid HRM is voor Biblionet Drenthe een belangrijk speerpunt. Immers: organisaties ontwikkelen zich als medewerkers zich ontwikkelen. 8.1 Vernieuwing frontoffice In de visienotitie van de Raad van Bestuur Drentse bibliotheken klaar voor de toekomst! die na de zomer van 2014 verschijnt, worden de veranderingen in spreiding en functieopbouw bij de bibliotheken aangegeven. Tijdens drie goedbezochte werkmeetings voor de medewerkers van de bibliotheken worden deze zaken interactief besproken en de personele gevolgen inzichtelijk gemaakt. Onderdeel van de werkmeetings zijn workshops en lezingen waarin veranderstrategieën, ondernemerschap en regie op eigen loopbaan centraal staan. Ondanks de onzekerheid die wordt ervaren als gevolg van de aangekondigde veranderingen, is er veel waardering voor deze vernieuwende werkvormen waarbij de medewerkers goed worden betrokken. Er worden vier nieuwe functieprofielen voor de frontoffice opgesteld in samenwerking met de HR-manager, de P&O consulent, twee bibliotheekmanagers en twee medewerkers van de frontoffice. Deze beschrijvingen dienen als basis voor de loopbaangesprekken die gevoerd worden met alle medewerkers van de frontoffice. 8.2 Loopbaangesprekken In aansluiting op de werkmeetings wordt door de HR-manager en de personeelsconsulenten met iedere medewerker uit de frontoffice (inclusief de medewerkers van de bibliobussen en de invalbibliothecarissen) een loopbaangesprek gevoerd. In totaal betreft het hier ruim 70 gesprekken waarvan de verslagen en terugkoppeling zorgvuldig wordt afgestemd met de medewerkers en hun leidinggevenden. Er wordt voor dit traject geen onderscheid gemaakt of het gaat om een medewerker met een contract voor onbepaalde of bepaalde tijd. Naar behoefte doen medewerkers een beroep op extra training of coachingsgesprekken. Bibliotheek Emmen doet niet mee aan deze loopbaangesprekken, maar volgt begin 2014 op eigen verzoek een apart individueel ontwikkeltraject. 18

21 8.3 Strategische personeelsplanning Naast het traject van de loopbaangesprekken wordt door de vijf bibliotheekmanagers (met advies vanuit de PSO) een Strategische Personeelsplanning (SPP) opgesteld. De managers brengen in kaart welke personeelskwaliteiten en kwantiteiten nu en straks nodig zijn. Dit SPP wordt het uitgangspunt om de personele inzet in de bibliotheken goed te kunnen organiseren en financieren. Tijdens de strategische sessie van de Raad van Bestuur en een aantal managers wordt ook aandacht besteed aan de zachte kant van de organisatie. Als huiswerk wordt De Caluwétest gedaan waarmee mooi inzichtelijk wordt welke veranderstijlen door ieder worden gehanteerd. Een goed hulpmiddel om elkaar aan te vullen in deze veranderperiode. 8.4 Reorganisatie Als gevolg van door gemeentelijke en provinciale overheden opgelegde bezuinigingen en beleidswijzigingen valt in september het besluit tot een derde reorganisatie. Voor uitvoering van de reorganisatie worden een stuurgroep en een projectgroep in het leven geroepen. De afdeling P&O is onderdeel van de projectgroep reorganisatie en besteedt veel tijd aan het zorgvuldig uitvoeren van het proces en het voorleggen van besluiten aan de stuurgroep reorganisatie. Meerdere keren doet de afdeling bij complexe vraagstukken een beroep op de expertise van de jurist. Tijdens verschillende personeelsbijeenkomsten licht de voorzitter van de Raad van Bestuur de besluiten toe en vult P&O aan t.a.v. de regelgeving. Bezuinigingen in Coevorden, het opzeggen van de Overeenkomst van Dienstverlening door Bibliotheek Emmen per 1 mei 2015 en andere strategische keuzes maken in december de aankondiging van een vierde reorganisatie noodzakelijk. Deze zal zijn beslag krijgen in de eerste maanden van Personeelsregelingen P&O bereidt nieuwe regelingen voor m.b.t. werktijden en mobiele apparatuur. Beide regelingen worden door de bestuurder aan de OR voorgelegd die er vervolgens mee instemt. Aansluitend hierop bereidt P&O zich voor op de nieuwe wet die op 1 januari 2015 zijn intrede doet. 8.6 Stages Biblionet Drenthe staat open voor het bieden van stageplekken. Hier wordt ook in 2014 goed gebruik van gemaakt door stagiaires van diverse mbo- en hboopleidingen. Ze werken een tijdje mee op verschillende afdelingen zoals Financiën, P&O en het Secretariaat. 8.7 The Switch Om de onderlinge samenwerking te verbeteren en om medewerkers van het facilitair bedrijf (weer) te laten ervaren hoe het werken in een Bibliotheek is, organiseert Biblionet The Switch. Tijdens de Kinderboekenweek in oktober werken alle medewerkers van de serviceorganisatie een dagdeel mee in een Bibliotheek. De ervaringen zijn overwegend positief en de collega s geven elkaar over en weer waardevolle tips een aandachtspunten mee. Omgekeerd worden de 19

22 medewerkers van de bibliotheken uitgenodigd om een dagdeel langs te komen bij het facilitair bedrijf om daar hun kennis te verdiepen. 8.8 Ontwikkeling en opleiding In 2014 volgen de medewerkers diverse opleidingen. Enkele voorbeelden zijn de marketingopleidingen Nima A en Nima C, verschillende opleidingen in het kader van de Bibliotheek op school en trainingen op het gebied van mediacoach, onderwijsspecialist, medewerkerscoaching en adviesvaardigheden. 8.9 Arbo en verzuimbegeleiding In het kader van de Arbo wordt voor de bewoners van De Nieuwe Kolk een gezamenlijke Bedrijfshulpverleningsoefening georganiseerd met als extra aandachtspunt een aantal ontruimingsoefeningen. In het kader van deze samenwerking worden in 2014 twee bedrijfshulpverleners opgeleid tot Hoofd Ploegleider. Alle bedrijfshulpverleners van het facilitair bedrijf en de bibliotheken volgen de jaarlijkse herhalingstraining. Het ziekteverzuimpercentage in 2014 bedraagt 3,61% (ter vergelijking: in 2013 was dit 4,75%). 9 Ondersteuning ICT Biblionet Drenthe bewijst ook in 2014 een betrouwbare ICT partner te zijn op het gebied van ICT dienstverlening voor onder andere de frontoffice van de Drentse bibliotheken, de backoffice van Biblionet en de klanten van de bibliotheken. Zo scoort het netwerk over 2014 een betrouwbaarheid van 99,94%. ICT werkt met betrekking tot het beheer en onderhoud van de infrastructuur nauw samen met de bewoners van De Nieuwe Kolk. 9.1 Biblionet behaalt Microsoft Silver Partner Status Met het behalen van de Midmarket Solutions Provider competentie wordt Biblionet Drenthe een Microsoft Silver Partner. Partners met een Silver competentie hebben expertise op hoog niveau en beschikken over bewezen vaardigheden en specialisten in een bepaalde technologie of dienstengebied. Een Microsoft Silver Partner voldoet aan een serie door Microsoft opgestelde voorwaarden, waaronder het in dienst hebben van Microsoft Certified Professionals en/of het door Microsoft geteste en goedgekeurde softwareoplossingen of hardwareproducten aan te bieden. 9.2 Verhuizingen en herinrichtingen bibliotheken In 2014 verhuist een groot aantal bibliotheken: Borger, Bovensmilde, Gasselternijveen, Emmer Compascuum, Peize, Roden, Dwingeloo en Norg. Daarnaast ondergaan de bibliotheken Ruinerwold, Meppel en Emmen centraal grote verbouwing. De overgang verloopt dankzij goede voorbereiding en afstemming met (externe) leveranciers en de bibliotheken zonder al teveel problemen. In veel van genoemde bibliotheken fungeert ICT ook als intermediair voor het leveren van apparatuur. 20

23 Biblionet ondersteunt de bibliotheken ook op bouwtechnisch gebied en inzake begrotingen en onderhandelingen. 9.3 ICT-voorzieningen in de Drentse Bibliotheken Werkplek- en baliefaciliteiten De publiekswerkplekken in de bibliotheken zijn voorzien van Windows 7 en er zijn multifunctionals aanwezig voor printen, kopiëren en scannen. Daarnaast zijn in de nagenoeg alle bibliotheken access points geïnstalleerd waarmee WiFi voor personeel en bezoekers beschikbaar is. Ook zijn op de computers in de bibliotheken en bij Biblionet cursusfaciliteiten beschikbaar. In samenwerking met de Digitale Bibliotheek ontwikkelt ICT een eigen selfservice bedoeld voor locaties waar de investeringen van selfservice apparatuur van externe partijen te hoog zijn. Draadloze bezoekertellers Voordelen van draadloze bezoekerstellers zijn dat er op een uniforme en eenduidige manier gemeten wordt en dat de data zijn in te zien op een centrale server. Door deze uniforme manier van tellen wordt benchmarking met andere bibliotheken mogelijk en kan bijvoorbeeld het effect op de bezoekersaantallen gemeten worden als er activiteiten in de Bibliotheek worden georganiseerd. De tellers zijn inmiddels in 17 bibliotheken geïnstalleerd. Kioskzuil Borger In Borger start eind 2014 de opbouw van de Kioskzuil. De Kioskzuil is een functie vanuit bicatwise waarmee de klant d.mv. swipen op een touchscreen via virtuele boekenplanken het aanbod kan bekijken. Ook kan de klant de leengegevens inzien. Game-pc s Hoogeveen In Hoogeveen wordt i.s.m. de Bibliotheek een game-omgeving gebouwd die bestaat uit vier krachtige pc s met daarop games voor jeugd en ICT-ondersteuning De Nieuwe Kolk In de ICT-ondersteuning aan Theater & Bioscoop in De Nieuwe Kolk wordt een aantal verbeterpunten doorgevoerd. Een sterke verbetering is de invoering van een maandelijks periodiek overleg waarbij de operationele problemen en incidenten worden behandeld. Naar aanleiding van klachten over een slecht WiFi-signaal in De Nieuwe Kolk wordt het aantal draadloze routers (Acces Points) uitgebreid. Daardoor kan in het pand nu ook draadloos spraakverkeer plaatsvinden. 9.5 Inrichten Server/SAN omgeving Met het inrichten en vervangen van de huidige servers realiseert Biblionet een betrouwbare en schaalbare ICT-infrastructuur. Een belangrijk onderdeel is het verder stabiliseren van de infrastructuur, het optimaliseren van de centrale backup, het optimaliseren van sublocaties en de inrichting van een intelligent disaster recovery om bij calamiteiten de dienstverlening snel te kunnen herstellen. 21

24 Hiermee wordt ICT-dienstverlening voor zowel De Nieuwe Kolk, de bibliotheken in Drenthe en de (toekomstige) externe klanten kwalitatief ondersteund en gewaarborgd. Deze actie is een onderdeel van het meerjarig verbeterplan IT infrastructuur. 9.6 Telefonie Biblionet gaat verder met het optimaliseren van het vaste telefonienetwerk. De vaste telefonie in de bibliotheken wordt centraal gemanaged om tegen lage kosten te kunnen telefoneren, onderling telefoneren is zelfs gratis. Op de valreep van 2014 wordt het telecomcontract vernieuwd wat op de mobiele abonnementen een besparing oplevert van ca. 65%. 10 Administratieve en organisatorische ondersteuning 10.1 Begroting, jaarrekening en rapportages Met de provincie is afgesproken dat Biblionet de jaarrekening versneld oplevert. Dit heeft tot gevolg dat naast de jaarrekening van Biblionet zelf, ook de jaarrekening van de stichtingen waarvoor Biblionet de financiën verzorgt, per 1 april worden opgeleverd. Deze versnelling wordt succesvol afgerond en resulteert in een goedkeurende verklaring van de accountant. Samen met de jaarrekening worden ook de jaarverslagen van Biblionet en de bibliotheken nu voor 1 april opgeleverd Ontwikkelingstraject De afdeling Financiën start met een ontwikkelingstraject waarin de klant en ondernemingsgericht denken centraal staan. Kwaliteit en prijs zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. Dit traject loopt door in 2015 en heeft als doel efficiënter te gaan werken, maar ook om concurrerend op de markt te kunnen zijn Bezuinigingsadviezen Door het opstellen van een aantal bezuinigingsscenario s adviseert afdeling Financiën een aantal bibliotheekbesturen bij het opstellen van hun begrotingen Klantadministratie Biblionet start in 2013 met de werkzaamheden om over te gaan op het nieuwe Europese betalingssysteem SEPA. Het Bibliotheeksysteem is goedgekeurd en begin 2014 kan de invoering van SEPA worden afgerond. 11 Mediawijsheid 11.1 Doorgaande lijn lezen en mediawijsheid 0-18 jaar Vanuit het onderwijs (voorschools, PO en VO) is er een toenemende vraag naar producten en diensten op het gebied van media-educatie en mediawijsheid. Biblionet Drenthe ondersteunt de Drentse bibliotheken bij het inrichten, opzetten en onderhouden van een doorgaande lijn lezen en mediawijsheid. In 2014 wordt een start gemaakt met de inventarisatie van producten en diensten die o.a. aansluiten bij de wensen vanuit het project De Bibliotheek op school. Het doel hierbij is om de bibliotheken op deze wijze te faciliteren bij hun 22