HANDLEIDING InterFaunus Nederlandse Versie

Transcriptie

1 HANDLEIDING InterFaunus Nederlandse Versie 2013, GiVi Group Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de GiVi Group.

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Aan- en afmelden in InterFaunus InterFaunus opstarten InterFaunus opstarten via het intranet InterFaunus opstarten via het internet Inloggen als InterFaunus gebruiker Unieke code om in te loggen Algemene principes van de toepassing Schermhoofding van InterFaunus Instroommogelijkheid overzicht Wachtlijst van deze instroommogelijkheid Instroommogelijkheid gegevens Plaatsbeheer Vrije plaatsen in de lijst bijmaken Vrije plaatsen in de lijst verwijderen Gegevens bekijken van de jongere die gekoppeld is aan vrije plaats Jongere koppelen aan vrije plaats Gebruikersbeheer Nieuwe gebruiker aanmaken Gegevens bekijken van de gebruiker Handleiding InterFaunus - I / 22

3 1. Inleiding Wat is Faunus : interfaunus? Faunus is een applicatie die alleen tijdens de voorstart in Oost-Vlaanderen zal gebruikt worden door de jeugdhulpregisseurs in de ITP. Deze applicatie is er gekomen omdat het luik Jeugdhulpregie dat ook een onderdeel van INSISTO is, nog in ontwikkeling is. Faunus zal met andere woorden tijdens de voorstartregio de jeugdhulpregie mee ondersteunen. De functionaliteiten van deze applicatie zijn erop voorzien om minimaal tegemoet te komen aan de vereisten om communicatie en samenwerking tussen de voorzieningen die een nietrechtstreeks toegankelijk jeugdhulpaanbod hebben en de jeugdhulpregisseurs te bewerkstelligen. Belangrijk hierbij te vermelden is dat vanaf 01 maart 2014 INSISTO in zijn volle functionaliteit beschikbaar zal zijn en dan deze (Faunus) tussenoplossing verlaten zal worden. interfaunus is het stukje van Faunus waarmee de voorzieningen met een NRTJ-aanbod aan de slag kunnen in functie van instroommogelijkheden (wachtlijsten) en opstarten van het hulpaanbod. Hoe komen cliënten op deze instroommogelijkheden? Zoals u weet is na het afleveren van het indicatiestellingsverslag door het team indicatiestelling, het aan het team jeugdhulpregie om het benodigde vrije aanbod te zoeken. Die zoektocht begint met het matchen van de vraag met het beschikbare aanbod. Het proces van matching zal vanaf 1 maart 2014 mee opgenomen zijn in de applicatie INSISTO. In (Inter)Faunus is dat matchingsproces niet meegenomen, we starten vanaf de jongere effectief aan een instroommogelijkheid gekoppeld wordt. Hoe verloopt de matching dan in de voorstartfase. De jeugdhulpregisseur zal na het opmaken van de long-list (overzicht van alle mogelijke hulpaanbod) een short-list opmaken (het meest waarschijnlijk geschikte aanbod). Deze shortlist zal aan de contactpersoon/aanmelder en de cliënt bezorgd worden Eventueel bezoeken ze deze voorzieningen maar ze maken alleszins een keuze waar de cliënt geholpen wil worden. Zij kunnen per typemodule maximum 2 voorkeurvoorzieningen uitkiezen. Deze voorkeurvoorzieningen worden door de contactpersoon/aanmelder gemeld aan de jeugdhulpregisseur. Indien uw voorziening wordt weerhouden als voorkeurvoorziening, dan zal de jeugdhulpregie u hiervan op de hoogte brengen via de applicatie InterFaunus. U ontvangt een van het systeem. U kunt dan eventueel bijkomende informatie telefonisch opvragen bij het team jeugdhulpregie. De minderjarige is vanaf dan zichtbaar in het plaatsbeheer van uw instroommogelijkheid en kunt u ze laten instromen in de voorziening. De jongeren die al op een wachtlijst stonden in MIKADO of in de CRZ worden manueel door de jeugdhulpregisseurs naar FAUNUS overgezet. Dat werk kan aan het begin van de voorstartfase wel wat tijd in beslag nemen. Bij twijfel contacteren de jeugdhulpregisseurs uw voorziening. In InterFaunus beheert u dus de vrije plaatsen zelf. Er zijn enkele spelregels: 1. Indien u een vrije plaats meldt, kunt u kiezen uit die jongeren die op uw instroomlijst vermeldt staat. Let wel: u moet eerst kiezen uit jongeren met een prior. 2. Indien een cliënt met prior niet ingaat op de instroommogelijkheid, wordt dit gemeld aan de jeugdhulpregisseur. De prior voor deze cliënt zal dan worden ingetrokken. 3. Indien u een cliënt wenst op te nemen die geen prioritaire status heeft, kan dat enkel met goedkeuring van de jeugdhulpregie. U moet dan motiveren waarom u toch deze jongere opneemt en niet één met prior. Handleiding InterFaunus - 2 / 22

4 Het opnemen van de jongeren in de voorziening wordt helemaal geregeld door InterFaunus. De administratieve afhandeling gebeurt dan weer vanuit INSISTO waardoor we bij de opstart van de toegangspoorten in Vlaanderen FAUNUS kunnen afsluiten zonder verlies van gegevens. Onderstaande handleiding omschrijft hoe u van deze applicatie gebruik kunt maken. Technische ondersteuning kunt u vragen via faunus@jongerenwelzijn.be Praktische ondersteuning in hoe het programma te gebruiken (in aanvulling bij deze handleiding) kunt u vragen via tom.elen@jongerenwelzijn.be Handleiding InterFaunus - 3 / 22

5 2. Aan- en afmelden in InterFaunus InterFaunus opstarten Er zijn 2 mogelijkheden om de toepassing InterFaunus op te starten: - Via het intranet van de Vlaamse Overheid. Dit kunt u alleen gebruiken indien u zich reeds met behulp van uw Windows gebruikersnaam en wachtwoord aangemeld heeft op het netwerk van de Vlaamse Overheid. - Via het internet. Dit kunt u toepassen wanneer u bijvoorbeeld van thuis uit in de toepassing wenst te werken. De enige vereiste is dat u een internetconnectie heeft. U moet over een federaal token of een elektronische identiteitskaart met kaartlezer beschikken. - U moet toegang hebben tot minstens één instroommogelijkheid. Ofwel kreeg u die van de beheerder van die instroommogelijkheid, ofwel bent u zelf de beheerder en ontving u een unieke code waarbij u bij het eerste gebruik van de applicatie uzelf als beheerder kunt activeren InterFaunus opstarten via het intranet Start de toepassing Internet Explorer. Geef in de adresbalk bovenaan het URL-adres van InterFaunus in: U komt terecht in het aanmeldscherm van InterFaunus. Handleiding InterFaunus - 4 / 22

6 InterFaunus opstarten via het internet Om ook vanuit een andere locatie toegang te krijgen tot de toepassing InterFaunus, moeten de volgende voorwaarden voldaan zijn: - U beschikt over een internetconnectie. - U beschikt over een elektronische identiteitskaart en een kaartlezer. Indien u hier niet over beschikt, kunt u ook gebruik maken van een federaal token (d.i. een papieren kaartje met codes die gebruikt worden om u te identificeren) U gebruikt dat token ook om bijvoorbeeld uw belastingfiche elektronisch mee in te vullen: Indien de bovenstaande voorwaarden vervuld zijn, gaat u als volgt te werk om de toepassing InterFaunus via het internet op te starten: Start de toepassing Internet Explorer. Geef in de adresbalk bovenaan het URL-adres van InterFaunus in: U komt terecht in het volgende scherm. Bij voorkeur meldt u aan met uw e-id of elektronische identiteitskaart. Daarvoor heeft u natuurlijk ook de pincode van uw identiteitskaart nodig. In noodgevallen werkt InterFaunus ook met het burgertoken. U komt terecht in het aanmeldscherm van InterFaunus. Handleiding InterFaunus - 5 / 22

7 2. 2. Inloggen als InterFaunus gebruiker Van zodra u InterFaunus opgestart heeft, moet u zich eerst inloggen. Hiervoor gaat u als volgt te werk. U hebt een unieke code ontvangen op het adres dat u hebt ingevoerd bij locaties in de moduledatabank. Hebt u dit nog niet gedaan, dan kunt u ook geen code ontvangen hebben. Volg dan de procedure, beschreven in punt Indien u de eerste keer inlogt, moet u deze unieke code intypen in het tekstvak Unieke code. Na het invullen van de unieke code verschijnt in het midden van het scherm een lijst met groene titels. Klik, in de groene tabel, op de knop Inloggen. Het scherm Instroommogelijkheid overzicht verschijnt. Handleiding InterFaunus - 6 / 22

8 De volgende keren dat u inlogt, moet u de unieke code niet meer intypen en kunt u rechtstreeks op de knop Inloggen klikken Unieke code om in te loggen Om de unieke code te verkrijgen van uw voorziening, moet u uw adres plaatsen in de gegevens van de locaties van de voorziening. U gaat hiervoor als volgt te werk. Start de moduledatabank op. U komt in een overzichtsscherm terecht. Klik in het overzichtsscherm bovenaan op het tabblad Mijn voorziening. Klik daarna op het tabblad Locaties. Maak uw keuze in de lijst die verschijnt door op een voorziening te klikken. U komt terecht in het dialoogvenster Contactgegevens locatie. Handleiding InterFaunus - 7 / 22

9 Klik onderaan in het gedeelte Contactmogelijkheden op de knop om het adres bij te voegen. Het dialoogvenster Contactinfo verschijnt. Als u nog geen contactmogelijkheid ingaf, druk dan op de knop [Voeg contactmogelijkheid toe] en selecteer mail in de dropdown-lijst. Typ uw adres in het tekstvak Mail. Klik op de knop Bewaar. Klik nogmaals op de knop Bewaar. U krijgt per instroommogelijkheid een mail met een unieke code, die u kunt gebruiken om de eerste keer in te loggen in InterFaunus. Handleiding InterFaunus - 8 / 22

10 3. Algemene principes van de toepassing Van zodra u in InterFaunus bent ingelogd, komt u in het scherm Instroommogelijkheid overzicht terecht Schermhoofding van InterFaunus Deze schermhoofding omvat: Links: een logo Midden, in het groen: de naam en de versie van de software, alsook de gegevens van de persoon en de voorziening waarmee u bent ingelogd. Rechts: de snelle navigatiemogelijkheden, beschikbaar via, rechts van Maak uw keuze. Handleiding InterFaunus - 9 / 22

11 o o o Om naar het beginscherm te navigeren, klikt u op de optie Instroommogelijkheid overzicht. Dit wordt uitvoerig beschreven in punt Om een overzicht te krijgen van de vrije plaatsen en een jongere uit de wachtlijst te koppelen aan een vrije plaats, klikt u op de optie PlaatsBeheer. Dit wordt uitvoerig beschreven in punt Om InterFaunus te verlaten, klikt u op de optie Opnieuw inloggen. Handleiding InterFaunus - 10 / 22

12 4. Instroommogelijkheid overzicht Wachtlijst van deze instroommogelijkheid Van zodra u ingelogd bent in InterFaunus, komt u in het scherm Instroommogelijkheid overzicht terecht. Vanuit een ander scherm, kunt u steeds navigeren via de keuzelijst in de schermhoofding, gevolgd door de optie Instroommogelijkheid overzicht. In het verloop van de voorstartfase zal de wachtlijst van de jongeren rechtstreeks op het scherm verschijnen. Om nu de wachtlijst van de jongeren van uw instroommogelijkheid te visualiseren, moet u deze exporteren naar Excel. U gaat hiervoor als volgt te werk. Klik, onderaan in het scherm, in het gele gedeelte Wachtlijst van deze instroommogelijkheid op de knop [Exporteer]. Afhankelijk van de browser, krijgt u de mogelijkheid om de wachtlijst te openen of op te slaan. VB Klik op de knop [Openen]. De lijst wordt onmiddellijk geopend in Excel en u vindt alle nodige gegevens van de jongeren terug. Bij het begin van de voorstartfase is deze Excellijst nog in ontwikkeling. Nadat u het bestand heeft bekeken en Excel terug heeft gesloten, komt u automatisch terug terecht in het scherm Instroommogelijkheid overzicht. Als u in Excel de gegevens wijzigt, heeft dat GEEN enkele verandering tot gevolg in InterFaunus. Het exporteren is maar een momentopname. Handleiding InterFaunus - 11 / 22

13 4. 2. Instroommogelijkheid gegevens Van zodra u ingelogd bent in InterFaunus, komt u in het scherm Instroommogelijkheid overzicht terecht. In het bovenste oranje gedeelte van het scherm staan een aantal gegevens, die samenhangen met de ingelogde persoon/voorziening. Het plaatsbeheer wordt uitvoerig beschreven in punt 5. Handleiding InterFaunus - 12 / 22

14 5. Plaatsbeheer Van zodra u ingelogd bent in InterFaunus, komt u in het scherm Instroommogelijkheid overzicht terecht. Vanuit een ander scherm, kunt u steeds navigeren via de keuzelijst in de schermhoofding, gevolgd door de optie Instroommogelijkheid overzicht. Om de vrije plaatsen van uw voorziening op te roepen, gaat u als volgt te werk. Klik, in het oranje gedeelte Instroommogelijkheid gegevens op de knop [Ga naar plaatsbeheer]. Vanuit een ander scherm, kunt u steeds navigeren via de keuzelijst in de schermhoofding bij Maak uw keuze, gevolgd door de optie PlaatsBeheer. Handleiding InterFaunus - 13 / 22

15 In het gedeelte Actuele Plaatsen ziet u een lijst van het aantal vrije plaatsen die beschikbaar zijn in de voorziening. VB In bovenstaande afdruk zijn er vier lijnen in de tabel, dus zijn er vier vrije plaatsen. In de kolom ID staat er een computer technische aanduiding. In de kolom Vanaf staat de datum vanaf dat de plaats beschikbaar is. In de kolom Extra info kunt u extra informatie toevoegen zoals: beschrijving van de plaats of cliënt gecontacteerd voor contact of, In de kolom AantalPlaatsingsMeldingen kunt u zien of er al dan niet plaats meldingen zijn voor de geselecteerde plaats. Een plaats melding is het kiezen van een jongere uit de wachtlijst die in aanmerking komt voor een vrij aanbod. In deze kolom staat 1 of 0 * 1 = er is een cliënt in beeld voor deze plaats, * 0 = er is nog geen cliënt in beeld voor deze plaats Vrije plaatsen in de lijst bijmaken Om een vrije plaats in de lijst Actuele plaatsen bij te voegen, gaat u als volgt te werk. Navigeer naar het scherm Plaats beheer. Klik in het gedeelte Actuele Plaatsen op de knop [Nieuwe plaats]. Het voorgaande scherm vergroot en er komt een oranje deel Plaats detail bij. U kunt steeds naar boven scrollen om de rest van het scherm terug te bekijken. Handleiding InterFaunus - 14 / 22

16 In onderstaande tabel krijgt u een overzicht van de aandachtspunten bij enkele belangrijke invulvelden. Invulveld Vanaf Extra Info Aandachtspunt Dit is de datum vanaf wanneer die plaats beschikbaar is. Tracht bij voorkeur 2 weken op voorhand deze instroommogelijkheid aan te geven. U kunt hier een datum intypen van het formaat dd/mm/jjjj of u kunt gebruik maken van het pictogram, achter het tekstvak om de kalender op te roepen en een datum te selecteren door op de datum te klikken. Het is altijd interessant om in dit vak extra informatie te plaatsen in verband met de open plaats. Na het invullen van de gegevens, bevestigt u met de knop [Opslaan]. Er is dan een rij bijgekomen in de bovenstaande tabel Vrije plaatsen in de lijst verwijderen Om een vrije plaats in de lijst Actuele plaatsen te verwijderen, gaat u als volgt te werk. Navigeer naar het scherm Plaats beheer. Klik in het gedeelte Actuele Plaatsen, op de rij die u wenst te verwijderen, achteraan op de koppeling Detail. De gegevens van de vrije plaats verschijnen. Klik onderaan op de knop Verwijderen. De lijn is verdwenen uit de tabel. U kunt alleen een vrije plaats in de lijst verwijderen als er nog niets aan gekoppeld is, met andere woorden, in de kolom AantalPlaatsingsMeldingen moet een nul staan. Verwijdert u echter een plaats waar in de kolom AantalPlaatsingsMeldingen geen nul staat, dan verschijnt onderstaande foutmelding Gegevens bekijken van de jongere die gekoppeld is aan vrije plaats Om de gegevens te bekijken van de jongere die gekoppeld is, gaat u als volgt te werk. Navigeer naar het scherm Plaats beheer. Klik in het gedeelte Actuele Plaatsen, op de rij waarvan u de gegevens wilt bekijken, achteraan op de koppeling Detail. Het voorgaande scherm vergroot en er komen gekleurde delen bij. Handleiding InterFaunus - 15 / 22

17 U kunt steeds naar boven scrollen om de rest van het scherm terug te bekijken. VB In onderstaande afdruk zijn de detailgegevens opgevraagd van de eerste lijn van de tabel In het oranje gedeelte Plaats Detail vindt u de gegevens terug van de vrije plaats en kunt u eventueel wijzigingen aanbrengen. In het gele gedeelte PlaatsingsMeldingen (voor de geselecteerde Plaats) vindt u in tabelformaat de gegevens van de toegewezen jongere(n). Om de naam van de jongere te zien die gekoppeld is en om eventueel nog wijzigingen aan te brengen, gaat u als volgt te werk. Klik in de tabel, op de rij waarvan u de gegevens wilt bekijken, achteraan op de koppeling Detail. Het voorgaande scherm vergroot en er komt een oranje deel PlaatsingsMelding Detail bij. U kunt steeds naar boven scrollen om de rest van het scherm terug te bekijken. Handleiding InterFaunus - 16 / 22

18 5. 4. Jongere koppelen aan vrije plaats Om een jongere aan een vrije plaats te koppelen, gaat u als volgt te werk. Navigeer naar het scherm Plaats beheer. Klik in het gedeelte Actuele Plaatsen, op de rij waaraan u iemand wenst te koppelen, achteraan op de koppeling Detail. Klik in het gele gedeelte PlaatsingsMeldingen (voor de geselecteerde Plaats) op de knop [NieuwePlaatsingsmelding]. Het voorgaande scherm vergroot en er komt een oranje deel PlaatsingsMelding Detail bij. U kunt steeds naar boven scrollen om de rest van het scherm terug te bekijken. Handleiding InterFaunus - 17 / 22

19 In onderstaande tabel krijgt u een overzicht van de aandachtspunten bij enkele belangrijke invulvelden. Invulveld WachtLijstJongereNaam Aandachtspunt U selecteert eerst via de keuzelijst de naam van de jongere die in de wachtlijst staat. Dan klikt u op de knop om de geselecteerde jongere te bevestigen. De naam van de bevestigde jongere staat dan voor de knop MeldingsStatus. U selecteert eerst via de keuzelijst uit één van de opties InGesprek of InGediend. InGesprek: De voorziening kiest de jongere uit de wachtlijst en nodigt de jongere uit voor een intake. InGediend: De jongere is in de voorziening in het vrije aanbod ingestroomd. Dan klikt u op de knop om de optie te bevestigen. ExtraInfo Instroomdatum De gekozen optie staat dan voor de knop. Het is altijd interessant om in dit vak extra informatie te plaatsen in verband met de geselecteerde jongere en/of de plaatsingsmelding. Dit is de datum waarop de jongere instroomt in de voorziening. Let op: dit is niet noodzakelijk de startdatum in de jeugdhulpregiebeslissing die wordt bepaald door de jeugdhulpregisseurs en mag hoogstens 24h voor de effectieve melding gebeurd zijn. U kunt hier een datum intypen van het formaat dd/mm/jjj of u kunt gebruik maken van het pictogram, achter het tekstvak om de kalender op te roepen en een datum te selecteren door op de datum te klikken. Handleiding InterFaunus - 18 / 22

20 Uitstroomdatum Dit is de datum waarop de jongere het hulpaanbod van de voorziening verlaat. U kunt hier een datum intypen van het formaat dd/mm/jjj of u kunt gebruik maken van het pictogram, achter het tekstvak om de kalender op te roepen en een datum te selecteren door op de datum te klikken. Handleiding InterFaunus - 19 / 22

21 6. Gebruikersbeheer Om een beheerder voor uw voorziening aan te maken, gaat u als volgt te werk. Klik in de schermhoofding op de keuzelijst Maak uw keuze en selecteer de optie Instroommogelijkheid GebruikerBeheer Nieuwe gebruiker aanmaken Om een nieuwe gebruiker aan te maken, gaat u als volgt te werk. Navigeer naar het scherm Instroommogelijkheid GebruikerBeheer. Klik op de koppeling Nieuwe gebruiker. Vul de tekstvakken in. Van zodra u de cursor in een ander tekstvak plaatst, komt er onderaan de melding dat de gegevens nog niet werden bewaard. Na het invullen van de gegevens, bevestigt u met de knop [Opslaan]. Er is dan een rij bijgekomen in de bovenstaande tabel. Deze gebruiker kan nu rechtstreeks gebruik maken van InterFaunus, tenminste als u het rijsregisternummer correct invulde. Indien u niet alle verplichte gegevens invult, verschijnt onderstaande foutmelding. Handleiding InterFaunus - 20 / 22

22 6. 2. Gegevens bekijken van de gebruiker Om de gegevens te bekijken van de gebruiker, gaat u als volgt te werk. Navigeer naar het scherm Instroommogelijkheid GebruikerBeheer. Klik, op de rij waarvan u de gegevens wilt bekijken, achteraan op de koppeling Detail. De detailgegevens van de gebruiker verschijnen. Handleiding InterFaunus - 21 / 22