Efficiënt beheer van sportaccommodaties Werkgroep sportinfrastructuur (dag 1)

Transcriptie

1 Efficiënt beheer van sportaccommodaties Werkgroep sportinfrastructuur (dag 1) De sportdienst staat garant voor een kwaliteitsvolle infrastructuur ten dienste van de gebruikers. Het verbeteren van de achterliggende werking is daarbij een constant aandachtspunt. Een goede beheerder durft onderzoeken of een meer efficiënte oplossing mogelijk is. Via deze werkgroep willen we meer halen uit de exploitatie van bestaande infrastructuren. Aan de hand van goede praktijken tonen we mogelijkheden op vlak van beheer van technische installaties, reservatie van sportzalen en andere maatregelen die tot een betere aanwending van mensen en middelen kunnen leiden. 1. Volledige waarborg voor zwembad en sporthallen In heel wat gemeenten wordt een contract voor gedeeltelijke of totale waarborg toegepast voor het zwembad. In Mechelen heeft men de volledige waarborg veel ruimer gezien. Volledige waarborg toegepast in Mechelen Voor het onderhoud van het zwembad en de sporthallen werd steeds meer een beroep gedaan op externen. Omwille van de hoge kostprijs die daar aan verbonden is, werd in 2007 beslist om een aanbesteding te doen voor onderhoud via totale waarborg, en dit voor 6 sporthallen, 1 zwembad en 1 skeelerpiste (verlichting en kleedkameraccommodatie). De duur van het contract is 10 jaar (minimumvereiste). Wat zijn de voordelen van een volledige waarborg? Op vlak van kennis Technieken evolueren voortdurend. Er wordt meer en meer geautomatiseerd en geprogrammeerd en hiervoor is zeer specifieke kennis nodig. Men dient dan een keuze te maken: - Ofwel investeert men in opleiding voor eigen personeel. Dit zijn echter dikwijls enorm dure opleidingen die niet altijd even gemakkelijk te vinden zijn. De personeelsleden zijn bovendien op dat moment ook niet inzetbaar. - Ofwel wordt er een externe firma aangesteld met specialisten die op de hoogte zijn van de nieuwste technieken. Een externe firma organiseert immers voortdurend opleidingen over de recentste technieken. Dispatching 24 uur op 24 uur en 7dagen op 7: bij een onderhoudscontract is pechverhelping inbegrepen. Op elk moment van de dag of nacht kan je via één telefoonnummer het probleem laten oplossen. Dit is met eigen personeel onrealiseerbaar (onbetaalbaar). Snelheid van oplossing: technische firma s kunnen problemen sneller oplossen omwille van hun grotere kennis en expertise over bepaalde onderdelen en problemen. Op vlak van verantwoordelijkheid Bij een onderhoudscontract met totale waarborg neemt de firma de verantwoordelijkheid. Zij moeten er op toezien dat de installaties in de best mogelijke staat van veiligheid, zuinigheid en comfort beheerd worden. Indien zij in het kader van totale waarborg machines vervangen, zijn zij verplicht om het as-built-dossier aan te passen. De firma draagt de verantwoordelijkheid dat de installaties gedurende heel het jaar correct en goed werken. Zij staan er ook voor in dat alle installaties gekeurd en aangepast worden indien de keuring niet in orde is. Al deze afspraken worden vastgelegd in het lastenboek (zie lastenboek opstellen ). De beheerder kan alles opvolgen via enerzijds logboeken, die op elke locatie aanwezig zijn, waar de stand van zaken in vermeld is, en anderzijds via maandelijkse vergaderingen. Op vlak van continuïteit Wanneer je een contract met totale waarborg hebt, is de continuïteit en de duurzaamheid van de installaties verzekerd: De firma bestuurt de installaties: op een goede manier bewaken en bedienen, conform de nodige wetgeving en afspraken die gemaakt zijn. De firma staat in voor onderhoud: zowel preventief onderhoud, inspecties als pechverhelping. Bij een contract totale waarborg zullen materialen vervangen worden wanneer ze stuk zijn, of soms zelf preventief. Op deze manier moet een technische firma het rendement waarborgen en ervoor zorgen dat de installaties permanent draaien. In onderling overleg worden er sluitingen gepland, omdat bepaalde dingen niet kunnen gebeuren bij een infrastructuur die in gebruik is. Bijkomend voordeel van een contract totale waarborg is dat men geen rekening moet houden met lange wachttijden voor het leveren of bestellen van stukken aangezien een externe firma meerdere klanten in dezelfde sector heeft. Hierdoor kunnen zij wisselstukken sneller krijgen en aan betere condities. Wat zit er in het contract? Een contract kan men zo uitgebreid maken als men zelf wil. In Mechelen zit zo goed als alles in het contract: alles van Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 59 N 211

2 elektriciteit, HVAC 1, zwembadtechnieken, lampen, armaturen, camerabewaking, alarminstallaties Meldkamers van alarmoproepen, ontstoppen van leidingen zijn niet inbegrepen. Soms worden ook energiegaranties opgenomen, zoals bij Scherpenheuvel-Zichem. In het contract wordt dan een vast verbruik per jaar vermeld. Wanneer men over dit vastgelegd verbruik gaat, moet de firma dit betalen, bij winst wordt de winst gedeeld over de firma en de gemeente. Lastenboek opstellen Een lastenboek opstellen doe je niet van vandaag op morgen. Ofwel laat je dit door professionele instanties doen ofwel ga je te rade bij collega s en doe je het zelf. In Mechelen werd het zelf opgesteld. Enkele tips op basis van eigen ervaring: Werk best met som over het geheel (SOG). Bij het opstellen van een meetstaat loop je het risico dat een lamp, brandblusser, kraan wordt vergeten. Het vraagt ook veel tijd om alles te tellen. Plan een maandelijks overleg. Hierin overloop je de stand van zaken, de planningen (zowel het verleden als de toekomstige) Werk met boeteclausules. Vermeld in je lastenboek bijvoorbeeld aan welke temperaturen de kleedkamers of het zwembadwater moeten voldoen. De firma moet zich hier ook aan houden. Stel ook tijdsgrenzen in waarbinnen de firma aanwezig moet zijn. Vermeld in je lastenboek dat de firma s verplicht aanwezig moeten zijn op een georganiseerde bezoekdag. Op deze manier ben je zeker dat alle firma s dezelfde informatie hebben gekregen. Laat bedrijven voorstellen formuleren tot verbetering van de installaties (energiebesparende maatregelen). Is het nu efficiënter of goedkoper, of allebei? Na een jaar merkt men in Mechelen een gunstig resultaat, daarbij ook rekening houdend met de extra kennis en de continuïteit die worden geleverd en de verantwoordelijkheid die de firma draagt. Investeringen op dit vlak voor eigen personeel zijn er niet meer, en ook dit moet men in rekening brengen bij het maken van het kostenplaatje. 2. Automatisering van reservaties van boek tot computer De mogelijkheden In sommige kleine gemeenten wordt nog gewerkt met pen en papier om de sporthalreservaties te noteren. Afhankelijk van de aard en de grootte van de gemeente, de aard en de grootte van de infrastructuur en de inzet van personeel van sportdienst of van ICT, kan men inspelen op de verschillende mogelijkheden die worden geboden. Voor een kleinere sportdienst met een beperkt aanbod, kan pen en papier misschien perfect werken, maar zelfs daar moet men stilaan de wereld van de informatica inschakelen. We laten hier schematisch zien wat de mogelijkheden zijn, en wat de mogelijke voor- en nadelen zijn van de verschillende systemen. 1. Geen automatisering Meestal door middel van een agenda, een boek, een kaft met kopies waarin al dan niet met verschillende kleuren wordt gewerkt. Zeer goedkoop in aankoop Weinig of geen opleiding nodig Omslachtig Tijdrovend voor jaarreservaties Vaak slordig Geen automatische facturatie Beperkt tot ingeven op 1 locatie Niet altijd even overzichtelijk 2. Beperkte automatisering via algemene software Vaak via een agenda op de pc of lokaal netwerk (voorbeeld: Outlook ) Relatief goedkoop Minder tijdrovend Op verschillende plaatsen aanpasbaar/toegankelijk 3. Automatisering via specifieke software a. Zelf programma ontwikkelen voorbeeld: in Filemaker Pro Kennis van het pakket in huis Volledig op maat Alles zelf in de hand mogelijk? Relatief goedkoop in aankoop Geen automatische facturatie Niet altijd even overzichtelijk Zeer beperkte toepassing Geen aanpassingen op maat mogelijk Tijdrovend in opmaak Wat indien schrijver er niet meer is? Meestal geen ondersteuning Taak voor de sportdienst? b. Op maat geschreven pakket laten ontwikkelen Het programma wordt door een externe firma of persoon volledig op maat geschreven, waarbij de licentie al dan niet in uw bezit blijft. Wat indien firma er niet meer Volledig naar eigen wens is? Eventueel eigenaar van het Kostprijs? programma Tijdrovend in ontwikkelingsfase Snelle aanpassingen mogelijk Webmodule mogelijk 1 HVAC (Heating Ventilation and Airconditioning) omvat alles in verband met luchtbehandeling (verversing en conditionering van de lucht in ruimten). 60

3 c. Kant en klaar pakket installeren Dit pakket wordt aangeboden door firma s die een standaardpakket installeren en waarbij men de keuze heeft om bepaalde modules van het systeem te gebruiken. Bestaand pakket, dus snel installeerbaar Ondersteuning en permanentie Vaak veel bestaande mogelijkheden via verschillende modules Mailing? Meestal vrij duur Geen zeggenschap over het programma (eventuele aanpassingen moeten ook interessant zijn voor andere gebruikers) Door de vele mogelijkheden, vaak onoverzichtelijk en niet altijd even gebruiksvriendelijk Opleiding van personeel is nodig (en kan niet ter plaatse) Degelijke handleiding ontbreekt? Overdracht van factuurgegevens naar boekhouding kan soms voor problemen zorgen Wijzigingen in het systeem vragen zeer veel tijd Aandachtspunten bij specifiek softwarepakket Bij de aanschaf of opmaak moet men vooraf zo nauwkeurig mogelijk bepalen wat men wil: Hoeveel zalen moeten worden bijgehouden? Van op welke plaatsen moet het programma gebruikt kunnen worden? Met hoeveel mensen moet tegelijk gewerkt kunnen worden? Is een webmodule gewenst? Tracht zo exact mogelijk te achterhalen wat hardwarematig nodig is om efficiënt te kunnen werken. Ondersteuning door de firma. Idee van de kostprijs? 3. Onbemande geautomatiseerde sporthal Is het inzetten van zaalwachters een zinvolle en verantwoorde uitgave? Dragen zij bij aan een gevoel van veiligheid en hygiëne of zijn er ook andere mogelijkheden om een sportinfrastructuur efficiënter, maar ook kwaliteitsvol uit te baten? Twee onbemande sporthallen in Mechelen In het vorige bestuursakkoord van de stad Mechelen was beslist twee sporthallen bij te bouwen. De twee locaties zijn beiden dichtbij een school gelegen en zouden dus zowel overdag als s avonds zeer frequent gebruikt worden. Berekend in uren zou men al snel zes zaalwachters nodig hebben om de twee sporthallen te runnen. Er werd dus beslist te investeren in autonome sporthallen zonder zaalwachter (open sinds najaar 2006). De sporthallen hebben een afmeting van 32 m op 24 m op 7 m. Men kan hier dus geen officiële zaalvoetbalcompetitie spelen. Er worden wel andere officiële competities afgewerkt zoals basketbal en volleybal. Praktijkvoorbeeld Overzicht programma van eisen op-maat-pakket van sportdienst Leuven Beheer van Infrastructuren Doel van het pakket: een efficiënt beheer van reserveringen van sportaccommodaties Boeken van occasionele, jaarreservaties en seriereserveringen Uitgebreide prijsbepaling Rapporteringen - reservering/huur aanvraag/bevestiging; - grafische en tekstuele bezettingsoverzichten; - reservatieoverzichten en lijsten per klant/accommodatie; - statistieken (bezettingsgraden/bezoekersaantallen/...); - uitgebreide mailing functionaliteit; - lay-out van rapporten en lijsten zijn aanpasbaar; - mailing en adresetiketten; - lijst met opties van reserveringen; - dagstaat/weekstaat/maandstaat/jaarstaat van de bezettingstabel. Archivering Het pakket houdt alle reserveringen over de jaren heen bij. Integratie Het reservatiepakket is nauw geïntegreerd met de Officepakketten. Zo zal bijvoorbeeld de briefwisseling (brieven, mails, bevestigingsdocumenten ) rechtstreeks met MS Word kunnen communiceren en kunnen gegevensbestanden en lijsten rechtstreeks vanuit Access en Excel geraadpleegd worden. De sportdienst bepaalt zelf de instellingen en visuele weergaven van het systeem. Facturatie Het systeem neemt de volledige administratie van doorfacturatie voor zijn rekening. Het systeem is compatibel met het boekhoudprogramma van de financiële dienst Beveiliging Als er meerdere personeelsleden het reservatiepakket raadplegen of er mee werken, moet het mogelijk zijn om beveiligingen in te stellen Briefwisseling 1 HVAC (Heating Ventilation and Airconditioning) omvat alles in verband met luchtbehandeling (verversing en conditionering van de lucht in ruimten). Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 61 N 211

4

5 Hoe werkt het systeem? 1. De vaste reserveringsaanvragen gebeuren net zoals bij alle sporthallen voor 1 april op het secretariaat. 2. Elke vaste gebruiker kan een aantal badges ter beschikking krijgen. Per badge betaalt men een borg van 25. Elke badge staat op naam van de club zodat het gemakkelijk te achterhalen is wie er de sporthal is binnengegaan of heeft afgesloten. 3. Elke badge wordt geprogrammeerd. Per club wordt er een tijdzone aangemaakt om in te stellen wanneer welke club toegang heeft tot de zaal. De programmatie is zo ingesteld dat elke club 30 minuten voor aanvang de zaal kan betreden en 45 minuten na de reservatie de zaal moet verlaten. Op dit moment is het nog niet mogelijk om de programmatie van de badges rechtstreeks te koppelen aan ons reservatiesysteem. 4. Eenmaal een badge geprogrammeerd is, wordt deze via het netwerk geactiveerd met de overeenstemmende sporthal. Wanneer een club te vroeg binnen gaat of te laat buiten gaat, krijgt men een alarm. Bij foutief gebruik moet een boete betaald worden. 5. Via de historiek kan men bekijken wie waar is binnen gegaan. Katrien Van Dessel Wat is er zo anders dan een bemande infrastructuur? 1. Er moet bij de opstart zeker een gebruikersvergadering gehouden worden. Alle clubs moeten de afspraken duidelijk kennen en deze ook overbrengen naar hun leden. De clubs die gebruik maken van deze sporthallen weten dat de volledige sporthal bewaakt is met camera s. Zij weten ook dat er bij misbruik gebruik mag gemaakt worden van deze beelden. Er zijn verspreid over heel de sporthal acht camera s. 2. Clubs zijn verplicht bij gebruik van de zaal een gsm op zak te hebben. Er is geen telefoon aanwezig, dus een gsm is nodig in noodgevallen. 3. Respect voor het materiaal en de infrastructuur is van zeer groot belang. Alle clubs moeten voor aanvang controleren of er niets beschadigd is. Indien dit wel zo is, moeten ze dit onmiddellijk melden. Regelmatig wordt er vanuit het AGB controle gestuurd. Als er iets stuk is, wordt de laatste club hier verantwoordelijk voor gesteld, tenzij er reeds eerder verwittigd werd. 4. Elke club krijgt een handleiding hoe het systeem werkt. Deze handleiding wordt naar alle verantwoordelijke trainers doorgegeven en uitgelegd. In de opstartfase ging het alarm regelmatig af door foutief gebruik. Na 6 maanden was het systeem goed gekend en is de boeteformule er gekomen. Bij het onnodig laten afgaan van het alarm wordt automatisch een boete van 40 aangerekend om de kosten te dekken om een technieker of verantwoordelijke ter plaatse te sturen. 5. Elke club tekent een contract waar bovenstaande elementen in vermeld staan. Voor het dagelijks onderhoud werd een contract afgesloten met een externe onderhoudsfirma. Deze komt op de vrije uren de zaal en de kleedkamers schoonmaken. De clubs moeten na gebruik de douche zelf even schoonmaken. Opvolging is enorm belangrijk. Men moet er blijven op hameren dat alles net en verzorgd moet worden achtergelaten en dat de clubs respect voor de zaal moeten hebben. Elk jaar wordt een gebruikersvergadering gehouden om de clubs aan alle afspraken te herinneren. Sporthal zonder zaalwachters in Bornem In Bornem werd een nieuwe sporthal gebouwd zonder zaalwachters. Deze sporthal ligt onder hetzelfde dak als het gerenoveerde zwembad. Hier werd gebruik gemaakt van een systeem dat geïnstalleerd kan worden via het slot van de deur zowel op nieuwe als bestaande deuren. Met de balie als centraal punt voor vragen (dus geen volledig onbemande sporthal) zijn clubs en de scholen verder op zichzelf aangewezen. 1. Er worden nieuwe sloten geïnstalleerd op de deuren, bijvoorbeeld bij de kleedkamers en de tussendeuren. 2. Op elektronische sleutels worden de uren van de gebruikers geprogrammeerd door het personeel van de balie. Dit is slechts 1 maal per seizoen nodig. 3. Wanneer clubs de sleutels hebben, kunnen zij zelfstandig de sporthal en de kleedkamers betreden. 4.De beheerder heeft steeds de mogelijkheid de laatste 150 verrichtingen per slot na te kijken. Zo is elke controle bij vandalisme, diefstal enzovoort mogelijk. Dit is dus een ideaal systeem voor een beperkte aanpassing aan bestaande infrastructuur. Met dank aan de sprekers Katrien Van Dessel sportfunctionaris Mechelen Mieke Van Schepdael sportfunctionaris Leuven Peter Baens sportfunctionaris Scherpenheuvel-Zichem Met dank aan de moderator Marc Vlogaert diensthoofd sport Bornem Verslag: met dank aan de sprekers en Lien Van Belle, stafmedewerker ISB Trefwoord(en): automatisering, beheer, sportinfrastructuur Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 63 N 211