DEELRAPPORT FASE 2: INVENTARISATIE

Transcriptie

1 Consolidatie Bibliotheeksystemen DEELRAPPORT FASE 2: INVENTARISATIE Sparrenheuvel 32, 3708 JE Zeist (030) info@mxi.nl Project Versie 1.0 / 24 april 2015 Marnix van Welie Karin Zwiggelaar Rosemie Callewaert Sanneke van der Linden

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING 3 2 PBS EN IN GETALLEN Kengetallen Kosten per PBS Kwaliteitskenmerken Tevredenheid leverancier 9 3 SWOT ANALYSE 10 Bijlage 1 Vragenlijst 12 Bijlage 2 Werkbezoeken provincies 15 Bijlage 3 Leveranciers PBS en 16

3 3/16 1 INLEIDING Dit deelrapport bevat de resultaten van inventarisatie van de zes PBS en die is uitgevoerd in het kader van de tweede fase van het haalbaarheidsonderzoek consolidatie Vlaamse bibliotheeksystemen. De inventarisatie had tot doel informatie te verzamelen over het functioneren van de PBS en, de beheerkosten inzichtelijk te maken en de bestuurlijke context te verkennen. Deze informatie is vervolgens gebruikt voor de haalbaarheidsanalyse (zie deelrapport fase 3). De inventarisatie is uitgevoerd door middel van: Een gestandaardiseerde vragenlijst (zie bijlage 1). Werkbezoeken aan de provincies (zie bijlage 2); waarbij gesproken is met: - de ambtelijk verantwoordelijke van de provinciale dienst waar de bibliotheekdiensten onder vallen; - enkele directeuren van lokale bibliotheken (PBS-gebruikers en bibliotheken met een eigen bibliotheeksysteem); - een financieel onderlegd persoon; - medewerkers van het PBS-beheerteam; - vertegenwoordigers van de leverancier van het bibliotheeksysteem (zie bijlage 3). Analyse van verstrekte documentatie. De resultaten van de inventarisatie zijn tijdens een workshop op 13 november 2014 gepresenteerd aan de werkgroep. Tijdens de workshop is een sterkte-zwakte analyse (SWOT) uitgevoerd en is verkend welke consolidatiescenario s voorlopig weerhouden zouden moeten worden. Tijdens de stuurgroep vergadering op 18 november 2014 zijn de resultaten van de inventarisatie gepresenteerd en is een standpunt geformuleerd ten aanzien van de te weerhouden consolidatiescenario s. Leeswijzer Dit deelrapport is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 2 bevat de kengetallen die op basis van de inventarisatie zijn berekend. Hoofdstuk 3 bevat de uitkomst van de SWOT-analyse, namelijk die door de onderzoekers is opgesteld en die door de deelnemers aan de workshop is opgesteld.

4 4/16 2 PBS EN IN GETALLEN 2.1 KENGETALLEN Kengetal Totale kosten PBS-en ,= PBS kosten per actief lid 3,45 PBS kosten per gemeente ,= PBS kosten per inwoner 0,76 PBS kosten per provincie Tabel 1 Kengetallen PBS kosten Vlaanderen Toelichting De kengetallen betreffen de gemiddelde jaarlijkse kosten van de zes PBS en tezamen. De kosten betreffen de kosten voor de aanschaf, de inrichting, het beheer, het onderhoud en de infrastructuur van de PBS en inclusief koppelingen. De kosten zijn berekend over het boekjaar 2013, investeringen zijn meegenomen van een periode van 5 jaar ( ). Het betreft het totaal van kosten die de provincies voor de PBS en maken. Inkomsten, zoals de bijdragen van de bibliotheken aan de provincie zijn niet verrekend. Sommige PBS-licentiekosten worden gedragen door de bibliotheken zelf en zijn niet opgenomen in de totalen. Dat kan per provincie verschillen. In Vlaams-Brabant en Oost Vlaanderen lopen infrastructuurkosten via gemeenten, deze zijn niet meegenomen. De kostenberekening is gebaseerd op bevraging van de provincies, zonder enige vorm van externe controle. Dit was gelet op het mandaat van de onderzoekers en de initiële opzet en context van de studie ook niet aan de orde. Tijdens de loop van het onderzoek werd echter een bestuurlijke beslissing genomen (overheveling van provinciale bevoegdheden) met verstrekkende gevolgen voor de interbestuurlijke relaties en met stevige financiële impact (overheveling budgetten). Gelet op het mandaat van de onderzoekers is niet geconstateerd dat dit de transparantie van de provincies over hun uitgaven heeft beïnvloed.

5 5/16 Figuur 1 Verdeling PBS kosten Figuur 1 geeft de relatieve verdeling van kosten over het totaal van alle PBS-kosten weer. Dit betreft de gemiddelden over alle provincies. 2.2 KOSTEN PER PBS Omdat de omvang van de PBS en verschillend is per provincie zijn de kosten per PBS onderling vergelijkbaar gemaakt door deze uit te drukken in gemiddelde kosten per aangesloten gemeente en gemiddelde kosten per actief lid. Omdat niet alle provincies de infrastructuurkosten voor het PBS in beeld hebben zijn ook grafieken zonder infrastructuurkosten opgenomen. Figuur 2 PBS kostenverdeling per deelnemende gemeente

6 6/16 Figuur 3 PBS kostenverdeling per deelnemende gemeente zonder technische infrastructuur Figuur 4 PBS kostenverdeling per actief lid

7 7/16 Figuur 5 PBS kostenverdeling per actief lid zonder infrastructuur 2.3 KWALITEITSKENMERKEN De tevredenheid over de kwaliteit van de PBS en is geïnventariseerd op basis van vragen over de functionele kwaliteit en de technische kwaliteit. De vragen zijn beantwoord door medewerkers van de provincies en betreffen dus een eigen oordeel. Figuur 6 en 7 geven het totaalbeeld over alle PBS en op de verschillende kwaliteitsaspecten. De score is kwalitatief van 1 tot 5 waarbij score 1 = zeer ontevreden tot 5 maximaal tevreden. Voor de tevredenheid over de functionaliteit van het PBS is gevraagd naar de mate van ondersteuning van het systeem aan de verschillende bibliotheekprocessen. Merk op dat het PBS niet of nauwelijks gebruikt wordt voor digitale collecties management en marketing. Daarom is de score voor die processen laag. Voor bibliotheekmanagement is zijn de rapportages en statistieken beoordeeld. De kernfunctionaliteiten van de PBS en betreffen collectiemanagement, circulatie (=uitleningen) en catalografie.

8 8/16 Figuur 6 Tevredenheid functionele kwaliteit PBS Figuur 7 tevredenheid technische kwaliteit PBS Tabel 2 en 3 geven de tevredenheidsscores per PBS weer op een schaal van 1 tot 5 over alle kwaliteitskenmerken tezamen. Functionele kwaliteit Score Limburg 3,19 VGC 2,50 Antwerpen 2,81 West Vlaanderen 2,44 Oost Vlaanderen 2,19 Brabant 1,75 Tabel 2 Totaalscore tevredenheid functionele kwaliteit per PBS

9 9/16 Technische kwaliteit Score Limburg 3,86 VGC 3,00 Antwerpen 4,29 West Vlaanderen 2,57 Oost Vlaanderen 2,29 Brabant 5,00 Tabel 3 Totaalscore tevredenheid technische kwaliteit per PBS 2.4 TEVREDENHEID LEVERANCIER De PBS-teams is gevraagd een oordeel te geven over de tevredenheid over de dienstverlening van de leverancier van het PBS. Figuur 8 geeft de scores over de verschillende aspecten van de dienstverlening van alle PBS en tezamen aan op een schaal van 1 = zeer ontevreden tot 5 = zeer tevreden. Tabel 4 bevat de gemiddelde tevredenheidsscores over alle kenmerken per PBS. Figuur 8 Tevredenheid leverancier PBS Tevredenheid leverancier Score Limburg 3,38 VGC 2,50 Antwerpen 3,38 West Vlaanderen 1,88 Oost Vlaanderen 2,38 Brabant 4,00 Tabel 4 Totaalscore tevredenheid leverancier per PBS

10 10/16 3 SWOT ANALYSE Op 13 november 2014 is met de deelnemers van de workshop een SWOT analyse uitgevoerd (strengths, weaknesses, opportunities and threats). De uitkomst daarvan is weergegeven in tabel 5. Strenghts Korte lijn PBS, nabijheid versus schaalgrootte Totaalpakket PBS en SBB (synergie) Centralisering van kennis en diensten Know how opgebouwd binnen de besturen Cultuuromslag naar samenwerkingsmodel Standaardisering en professionalisering Maatwerk op provinciaal niveau Er bestaan al SLA's (bij sommigen) Er zijn al IT-budgetten Netwerkdenken Draagvlak om te komen tot één Vlaams systeem Weaknesses Kleinschaligheid teams Weinig mogelijkheden om te specialiseren, te generalistische profielen Te operationeel Klassiek denken Beperkt budget Weinig visie, de visie wordt bepaald door de beperkingen van de systemen Featurities Openheid en modulariteit Standaardisering waardoor lokale eigenheden misschien minder mogelijk zijn Nog niet iedereen is aangesloten op het PBS-netwerk Lokale versus bovenlokale belangen Vendor lock-in Opvolging SLA's Tabel 5 SWOT analyse deelnemers workshop Opportunities Bestuurlijke hervorming Ontwikkeling van expertise Bundeling van budgetten (efficiëntie, innovatie) Meer aansturing en coördinatie Kans op innovatie Koppelingen met systemen buiten de bibliotheeksector Schaalvoordelen (expertise, budget, visie, specialisatie,...) Een nieuw systeem dat meer ondersteunt dan enkel bibliotheekfuncties Open standaarden Code in eigen bezit Meer slagkracht t.a.v. leveranciers Markt wordt opnieuw opengebroken Leveranciers moeten meer hun best doen (prijs, functionaliteit, visie,...) Minder maatwerk om te koppelen met verschillende bibliotheeksystemen Threats Onzekerheid toekomst Immobilisme Versnippering (lokaal cultuurbeleid versus centraal bibliotheeksysteem) Diversiteit wordt moeilijker als budgetten en systemen gebundeld worden Relaties met politiek Te snel willen gaan Uniformisering op te grote schaal Vermindering van budgetten Vendor lock-in Trage implementatie Verarming van de dienstverlening Afstand voor ondersteuning, opleidingen, lokale opvolging

11 11/16 De onderzoekers hebben ook een SWOT tabel ingevuld, deze is weergegeven in tabel 6. Strenghts PBS teams dicht bij gebruikers PBS teams worden gewaardeerd PBS teams hebben kennis lokale situatie Consolidatie naar PBS heeft voor bibliotheken toegevoegde waarde gehad Lokaal niveau inhoudelijk gericht Op Vlaams niveau een aantal bewezen innovaties Weaknesses Kwetsbaarheid PBS-teams (continuïteit, kennis, omvang, slagkracht) Matige inkoopkracht Te informele klant-leveranciersrelatie Regievoering vanuit PBS team op productontwikkeling leveranciers Financiële draagkracht matig Architecturale basis, legacy huidige PBS-en Weinig gedeelde visie op wat technologie kan betekenen voor bibliotheken en hun klanten Tabel 6 SWOT analyse van de onderzoekers Opportunities Politieke ontwikkeling: versterking Vlaams besturingsniveau In sommige teams relatief sterke expertise aanwezig Lokaal niveau staat open voor verdere consolidatie Aantal contracten PBS en end of life 6x 1 is meer dan 6, minder kwetsbaar, meer kwaliteit, meer expertise Meer regie en slagkracht richting leverancier. Echt goed passend systeem op basis waarvan je kunt innoveren Gebundelde budgetten Threats Politieke ontwikkelingen, uithollen provincie Minder middelen voor cultuur (financiering onzeker) Duaal model met gemeenten v.w.b. regelgeving Duaal model met gemeenten v.w.b. lokale infrastructuur Schaalgrootte verschillen tussen bibliotheken Digitale versus fysieke collecties: minder zicht op integraal gebruik collecties Dienstmodel digitale collecties niet uitgekristalliseerd Meerwaarde Vlaams bibsysteem voor lokaal? Afstand Vlaams bibsysteem tot lokaal is groot Eén te machtige leverancier, monopolie positie Bestuurlijke complexiteit

12 12/16 B I J L A G E 1 V R A G E N L I J S T 1. Algemene vragen Provincie Contactgegevens invuller Datum 2. Organisatie kenmerken Aantal actieve leden in totaal van de bibliotheken van de provincie Aantal inwoners van de provincie Aantal personeelsleden PBS Organisatie Aantal personeelsleden PBS Organisatie (in fte) Totaal aantal ICT-medewerkers in de organisatie Totaal aantal ICT-medewerkers in de organisatie (in fte) Totaal aantal gemeenten in de provincie Aantal gemeenten die het PBS gebruiken Totale omvang van de begroting van de PBS Organisatie Totaal aantal actieve eindgebruikers (accounts) van het PBS in de provincie 3. Software en softwarediensten 3.A1 Aanschafkosten software Afschrijvingskosten 2013 Exploitatiekosten 2013 Investeringen A2 Licentie- en/of onderhoudskosten Afschrijvingskosten 2013 Exploitatiekosten 2013 Investeringen A3 Softwarediensten Afschrijvingskosten 2013 Exploitatiekosten 2013 Investeringen A3 Incidentele ontwikkelingen Afschrijvingskosten 2013 Exploitatiekosten 2013 Investeringen B1 Bibliotheekautomatisering Specificatie 3.B2 Koppelingen Specificatie 3.B3 Maatwerk Specificatie 4. Infrastructuur 4.A1 Servers en storage Afschrijvingskosten 2013 Exploitatiekosten 2013 Investeringen A2 WAN (netwerkverbindingen) Afschrijvingskosten 2013 Exploitatiekosten 2013 Investeringen B1 Servers en storage Specificatie 4.B2 WAN (netwerkverbindingen) Specificatie

13 13/16 5. Personeelskosten Formatie Eigen personeel Inhuur personeel Servicedesk Voltijdsequivalent Kosten Kosten Applicatiebeheer Voltijdsequivalent Kosten Kosten Systeem- en netwerkbeheer Voltijdsequivalent Kosten Kosten Projecten en innovatie Voltijdsequivalent Kosten Kosten Overig personeel (management) Voltijdsequivalent Kosten Kosten 6. Functionele kwaliteit PBS 1 Gebruikersservice 1.1 Onthaal en inlichtingen 1.2 Online services 1.3 Opleidingen voor gebruikers 1.4 Discovery 1.5 Referenties en informatie 1.6 Animatie en mediatie 1.7 Circulatie 1.8 Identiteits- en acces management 2 Bibliotheekmanagement 3 Marketing 4 Collectiemanagement - catalografieprocessen 5 Fysieke collecties management 6 Digitale collecties management 7 Speciale collecties management 8 Oordeel over het gebruiksgemak van het PBS 7. A. Technische kwaliteit PBS 1 Beheerbaarheid: gemak waarmee het systeem operationeel beheerd kan worden. 2 Onderhoudbaarheid: gemak waarin technische en functionele wijzigingen doorgevoerd kunnen worden. 3 Performantie: mate waarin het systeem voldoet aan de eisen en verwachtingen ten aanzien van respons- en verwerkingstijden. 4 Stabiliteit: mate waarin het systeem voldoet aan gestelde beschikbaarheidseisen, binnen toleranties t.a.v. fouten blijft en voorzieningen heeft voor herstel (back-up en recovery). 5 Moderne architectuur: mate waarin het systeem volgens moderne inzichten en met moderne technieken is ontwikkeld. Bijvoorbeeld scheiding tussen data, proces, presentatie en service oriëntatie. 6 Modulariteit: mate waarin het systeem modulair is opgebouwd waarbij modules zelfstandig kunnen worden gebruikt en/of weggelaten kunnen worden. 7 Interoperabiliteit: gemak waarmee andere applicaties en (rand)apparatuur kan worden gekoppeld. 7. B. Technische kenmerken PBS 1 Ondersteunde hardware platforms 2 Ondersteunde database management systemen 3 Ondersteunde clients (standalone desktop, client-server, web-client, mobile clients) 4 Ondersteunde web browsers 5 Gebruikte ontwikkel taal- platform- of suite

14 14/16 8. Tevredenheid leverancier PBS 1 Algehele tevredenheid over de leverancier 2 Visie van leverancier op ontwikkelingen in bibliotheekveld 3 Vertaling van deze visie in producten / innovatiekracht 4 Tevredenheid over algehele dienstverlening door leverancier 5 Tevredenheid over accountmanagement 6 Tevredenheid over releasebeleid en ondersteuning nieuwe releases 7 Tevredenheid over advisering en consultancy 8 Perceptie prijs/prestatie verhouding producten en diensten

15 15/16 B I J L A G E 2 W E R K B E Z O E K E N P R O V I N C I ES Provincie Datum werkbezoek Vlaamse Gemeenschapscommissie 9 september 2014 Provincie Antwerpen 13 september 2014 Provincie Limburg 16 september 2014 Provincie Vlaams Brabant 23 september 2014 Provincie West Vlaanderen 27 september 2014 Provincie Oost Vlaanderen 30 september 2014

16 16/16 B I J L A G E 3 L E V E R A N C I E R S P B S E N Provincie Leverancier Leverancier Bibliotheeksysteem diensten bibliotheeksysteem Vlaamse Gemeenschapscommissie Infor Infor Vubis Smart Provincie Antwerpen Cipal Cipal Brocade Provincie Limburg Infor Infor Vubis Smart Provincie Vlaams Brabant Libis Ex Libris Aleph Provincie West Vlaanderen Cevi Infor Vubis Smart Provincie Oost Vlaanderen Cevi Infor Vubis Smart