Handleiding. Safescan Time Attendance Workforce Planner

Transcriptie

1 Handleiding Safescan Time Attendance Workforce Planner

2 Content 1 Voorwoord Overzicht van de handleiding De handleiding gebruiken Systeem vereisten Verklaring van de symbolen Inrichten van titelbalken Installatie Het programma installeren De software instellen Eerste stappen Status Aanwezigheid / real-time overzicht Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Sorteren Afdrukken Rapport verzenden per Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Systeemlogbestand Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Sorteren Afdrukken Rapport verzenden per Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Overzicht Kloktijden - lijstweergave Kloktijden aanpassen Kloktijd toevoegen Boeking aanpassen Boeking verwijderen Enkele boeking verwijderen Meerdere boeking verwijderen Filters (vrije filter, afdeling filter of keuzemenu van gebruikers) Sorteren... 21

3 6.2.8 Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Rapport verzenden per Afdrukken Dag Overzicht aanmaken Filters (vrije filter, afdeling filter of keuzemenu van gebruikers) Sorteren Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Rapport verzenden per Afdrukken Periode Overzicht aanmaken Filters (vrije filter, afdeling filter of keuzemenu van gebruikers) Sorteren Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Rapport verzenden per Afdrukken Rapportages / Rapporten Maandrapportage / Rapport Uitwerken en afdrukken van een maandrapportage Weekrapportage / Rapport Weekrapportage uitwerken en afdrukken Perioderapportage / Rapport Perioderapportage uitwerken en afdrukken Werk- of projectcode Evaluatie per werknemer of afdeling Evaluatie per werk- of projectcode Verfijnde resultaten met de groepering filter (dag / persoon / code) Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Uitprinten van de resultaten Het instellen van werkcodes in de TA-800 apparaat Het instellen van werkcodes in de TA-900 apparaat Het aanmelden aan de apparaat met een werkcode

4 6.7 Kloktijdentabel Rapportselectie Rapporttype Rapportfilter Vrije filter Afdeling filter Gebruiker filter Instellen van de kloktijdentabel Kloktijd toevoegen in de kloktijdentabel Toevoegen van ontbrekende kloktijden Kloktijd veranderen in de kloktijdentabel Kloktijd verwijderen uit het roosteroverzicht Exporteren Afdrukken Beheer Afdeling / Groep Afdeling / groep maken Afdeling / groep bewerken / wijzigen Afdeling / groep verwijderen Gebruiker Gebruiker invoeren in de software Vingerafdruk Wachtwoord Gebruiker instellen op apparaat Gebruikers bewerken Gebruikers verwijderen Systeemgegevens Persoonlijke gegevens Gebruiker - vakantie Jaarlijkse arbeidstijd van de gebruiker Instelling van het overzicht Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren

5 Rapport verzenden per Afdrukken Rooster / Weekplanning Een rooster uitwerken met vaste werktijden Opstellen van een rooster met flexibele werktijd (alleen pauze-aftrek) Afrondingen Automatische pauze-aftrek Dienstrooster bewerken / wijzigen Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Export overviews as a CSV file Rapport verzenden per Afdrukken Planning Planningsraster Instelling van de kloktijdentabel Planningsmodus Planningsperiode Planningstype Filter gebruiker Afdeling filter Gebruiker-filter Iconen: Opbouw van het planningsraster Plannig lijstweergave Planning met tijdschema s Tijdschema uitwerken Een tijdschema toevoegen Werkcode toevoegen Medewerker met een rooster tijdelijk anders inplannen Inzetten en plannen met tijdschema s Planning met tijdschema voor afdelingen Planning met tijdschema voor Alle Planning zonder tijdschema toevoegen

6 De planning bewerken, aanpassen of verwijderen Afdrukken planningsraster Vakantieplanning Aanmaken van vakantie schema s Vakantie rooster Werk schema Vakantie-tijdschema voor flexibele tijdsplanning Verlofplannen met tijdschema s Feestdagen Instellingen Algemeen Taal instellen Databaseverbinding Backup Toestel / tijdregistratie apparaat Gegevensverbinding met TCP/IP De gebruikersgegevens synchroniseren Gegevensoverdracht met USB-stick Boekingen in de PC inlezen Gebruikersgegevens synchroniseren Werkcodes Werkcode toevoegen / opstellen Werkcode bewerken Werkcode verwijderen Info Help Technische ondersteuning Updates Updates en upgrades Server installatie Safescan Workforce Planner verwijderen

7 1 Voorwoord Safescan Workforce Planner is een tijdregistratie- en planningssoftware voor het registreren, verwerken en plannen van personeelstijden. Plan uw personeel en tijd efficiënt en nauwkeurig volgens de behoefte. Met behulp van de geïntegreerde kalender kunt u ploegen, absenteïsme en paraatheid plannen volgens de behoefte. De tot nu toe op papier gevoerde inzetplannen kunt u dus comfortabel in de planningsinterface van uw Safescan Workforce Planner Systemen weergeven, bewerken en natuurlijk ook afdrukken. Door de flexibele systeemarchitectuur kan Safescan Workforce Planner voor kleine tot middelgrote bedrijven in nagenoeg elke branche ingezet worden en voldoet het aan de eisen van een productieve tijdsanalyse. Safescan Workforce Planner ondersteunt alle Safescan tijdregistratie apparaten met de meest uiteenlopende eigenschappen. Daarom kunnen de beschreven functies mogelijkerwijs niet met alle tijdregistratie apparaten gebruikt worden. Bijzonderheden kunt u uit de eigenschappen in de informatie van de tijdregistratie apparaten halen, of u kunt contact opnemen met uw leverancier. De bedieningshandleiding omschrijft de installatie, de functie en het gebruik van het softwarepakket Safescan Workforce Planner. Bij gebruik van voorgaande versies zijn er afwijkingen in de omschrijving van de functies aanwezig. Speciale voorkennis van computertechniek is niet noodzakelijk voor de bediening. Kennis in het gebruik van de grafische gebruikersinterface van Microsoft Windows wordt echter wel verondersteld. De bedieningshandleiding vervangt de vereiste instructie en scholing over het systeem en dient als naslagwerk. Safescan Workforce Planner werd met grote zorg ontwikkeld en getest en voldoet aan de laatste stand van de techniek. Er kan echter, net als bij alle omvangrijke softwareproducten, geen garantie gegeven worden dat het absoluut vrij is van fouten en in het bijzonder geen aansprakelijkheid voor eventuele gevolgschade. Hebt u suggestie voor verdere verbetering van het programma, of ontdekt u fouten in het programma of in de bedieningshandleiding? Informeer ons dan. 5

8 2 Overzicht van de handleiding De handleiding biedt u een overzicht van het gebruik van Safescan Workforce Planner en bevat stapsgewijze instructies voor vaak uitgevoerde handelingen. De afgebeelde screenshots zijn geen richtlijnen en dienen enkel als voorbeeld. 2.1 De handleiding gebruiken In deze handleiding wordt aandacht besteed aan bediening met de muis. Met 'klikken' wordt altijd het drukken op de linkermuisknop bedoeld. Het markeren van regels houdt in dat deze invoer met de linkermuisknop wordt aangeklikt. Andere bedieningsstappen, zoals werken met de rechtermuisknop, worden concreet beschreven. 2.2 Systeem vereisten Voor het gebruik van Safescan Workforce Planner moet uw PC aan de volgende vereisten voldoen. Pentium IV processor of hoger RAM minimaal 1024 MB USB-interface; TCP/IP-interface Harde schijf met minimaal 100 MB vrije opslagruimte Cd-rom-station Resolutie van 1024 x 768 of hoger (aanbevolen 1280 x 1024) Besturingssysteem vanaf Windows XP of hoger 2.3 Verklaring van de symbolen Kloktijden in een kloktijdentabel Planningsmodule voor ploeg- en verlofplanning Effectieve weergaves of rapporten per verzenden Filter Download de boekingsgegevens van een TA 655 Synchronisatie van de gebruikersgegevens Afdrukken van het opgestelde overzicht Exporteren van de gegevens Weergaves of rapporten per verzenden Afbeelding afdrukken Planning toevoegen 6

9 Planning bewerken Planning verwijderen Gegevens updaten Wisselen naar lijstweergave Wisselen naar rasteraanzicht Importeren van de nationale feestdagen Openen en sluiten van de voorbeeldlijst Openen en sluiten van de legenda van de werkcode bij de planning Afdrukken van de weekplanning Opslaan Terug Zoeken naar nieuwe apparaten Tijd op apparaat gelijkstellen USB-stick uitlezen Verbinding verbroken Verbinding gemaakt Toepassing sluiten Rooster aan / uit 7

10 2.4 Inrichten van titelbalken Wanneer u met de rechtermuisknop op de titelbalk klikt, verschijn er een keuzelijst met alle in de effectieve weergave mogelijke kolommen, die u kunt in- of uitschakelen door ze aan te klikken. De kolommen die ingeschakeld zijn worden weergegeven met een. Toegevoegde kolommen worden in de weergave steeds aan het Einde van de titelbalk toegevoegd. Alle kolommen kunnen met de muis naar de gewenste plek gesleept worden (Slepen & neerzetten). De invoeren worden door het systeem geaccepteerd en opgeslagen. Op deze wijze kunt u uw werkvenster individueel vorm geven. 8

11 Opmerking: De vormgeving is individueel op uw werkplek en wordt niet bij eventuele andere gebruikers aangegeven. 3 Installatie 3.1 Het programma installeren 1. Plaats de installatie-cd-rom in het cd-rom-station van uw computer. 2. Open het bestand [TimeAttendanceSetup], zodat het installatieprogramma gestart wordt. 9

12 3. Aanvaard de gebruiksvoorwaarden van de licentie. 4. Voer de doelmap in. c:/program Files/Safescan/TA4 wordt voorgesteld als standaardpad. Voor een andere doelmap selecteert u [Browse]/[Zoeken] en vervolgens selecteert u het gewenste pad. (Wij raden u aan het standaardpad te gebruiken). 10

13 5. Klik vervolgens op [Next]/[Volgende] om door te gaan. Het programma wordt geïnstalleerd. 6. Bevestig de voltooiing van de installatie met [Finish]. 11

14 3.2 De software instellen Open de software onder Start / Safescan Workforce Planner. Voer uw adres en de licentiesleutel in die u per hebt ontvangen. Bij het eerste gebruik van de software of later, wanneer geen supervisor/beheerder is ingesteld (in de software en/of op de tijdregistratie apparaat), wordt het volgende bericht weergegeven. Zodra een supervisor of beheerder geregistreerd is, kunt u zich met uw gebruikersnaam en wachtwoord aanmelden. Bent u uw wachtwoord vergeten? Voer als gebruikersnaam uw gebruikers-id in en als wachtwoord uw licentiecode. (U vindt de licentiecode op de verpakking van de cd.) Bevestig met OK. 12

15 4 Eerste stappen 1. Selecteer de gewenst taal, zie Hoofdstuk Maak afdelingen aan, zie Hoofdstuk Maak roosters aan, zie Hoofdstuk Maak werkcodes aan, zie Hoofdstuk Registreer gebruikers in de tijdregistratie apparaat of in de software, zie Hoofdstuk Verbind uw tijdregistratie apparaat met de software en synchroniseer de gegevens met de tijdregistratie apparaat, zie Hoofdstuk Vul de stamgegevens van de medewerker aan, zie Hoofdstuk Plan uw medewerkers, zie Hoofdstuk 8 9. Begin met het registreren van de kloktijden op de tijdregistratie apparaat. 5 Status 5.1 Aanwezigheid / real-time overzicht Het real-time overzicht doet dienst als aan- en afwezigheidscontrole van uw medewerkers. U ziet in één oogopslag wie zich wanneer en waar aan- of afgemeld heeft of wie pauze heeft. Met de eenvoudige filtermethode ziet u direct de gewenste informatie op uw scherm of kunt u de gegevens afdrukken op uw printer. 13

16 5.1.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Aanwezigheids filter: Selecteer de gewenste instelling in het keuzemenu: In, Uit, Pauze of All. Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten. Afdeling filter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruikersfilter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruikersfilter te gebruiken. 14

17 Gebruiker-filter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A) Afdrukken Het real-time overzicht kan steeds worden afgedrukt met Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het effectieve overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden. 15

18 5.1.5 Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren U kunt het effectieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd. 5.2 Systeemlogbestand Het systeemlogbestand bevat alle gebeurtenissen, wijzigingen en andere bewerkingen op de tijdregistratie apparaat. In het systeemlogbestand wordt het verloop van de communicatie in en met de tijdregistratie apparaat chronologisch geregistreerd. Als er zich communicatieproblemen voordoen, kunt u aan de hand van de foutbeschrijving de oorzaken aanpakken Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten. Afdeling filter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruiker-filter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruiker-filter te gebruiken. 16

19 Gebruiker-filter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A) Afdrukken Het systeemlogbestand kan niet worden afgedrukt Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het effectieve overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren U kunt het effectieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd. 17

20 6 Overzicht Onder Kloktijden vindt u alle op het tijdregistratie apparaat geregistreerde kloktijden die direct via TCP/IP of USB-stick overgedragen werden naar de software. U hebt keus uit een lijstoverzicht waarin u een chronologische opsomming hebt van alle kloktijden en een kloktijdentabel waarin u de kloktijden ziet volgens de individuele instelling per medewerker en zijn rooster. 6.1 Kloktijden - lijstweergave Onjuiste kloktijden of vergeten kloktijden worden in dit overzicht in het oranje weergegeven (zie onderstaande afbeelding). Controleer a.u.b. of het verloop klopt (in / uit of in pauze terug uit enz.). Het toevoegen van een onjuiste kloktijd staat beschreven in Hoofdstuk Het op de juiste status instellen van dubbele of onjuiste kloktijd (bijv. negeren) staat beschreven in Hoofdstuk Kloktijden aanpassen Kloktijden kunnen zowel onder kloktijden als in het kloktijdenraster toegevoegd of gecorrigeerd worden. Indien u de kloktijdentabel selecteert, dan hebt u de beschikking over eenvoudige hulpmiddelen voor correctie of om vergeten boekingen toe te voegen. Zie het Hoofdstuk 6.7 Kloktijdenraster Kloktijd toevoegen Ontbrekende kloktijden kunnen achteraf als volgt toegevoegd worden: 1. Selecteer in het gebruiker-filter de gewenste gebruiker. 2. Klik op toevoegen of klik op de rechtermuisknop en selecteer Toevoegen kloktijd. 18

21 Vul de roodgemarkeerde velden in. Dit zijn verplichte velden die ingevuld moeten worden. 3. Pas indien nodig de kloktijddatum aan. 4. Vul in het invoerveld Tijd de kloktijd in. Deze waarde moet in overeenstemming met uw landinstelling in de computer ingevoerd worden (bijv. 08:30 of afhankelijk van landinstelling). Hele uren kunt u als enkel getal invoeren (bijv. 8 = 8:00; 13 = 13:00). 5. Selecteer bij Uit/in de juiste functie. 6. Indien er meerdere tijdregisratie apparaten op uw software zijn aangesloten, dan selecteert u deze. 7. Indien u een absentie, zoals vakantie of doktersbezoek, achteraf moet toevoegen, of indien een medewerker aan een project, opdracht enz. werkt, voeg dan de benodigde werkcode toe aan de boeking. (zie voor verdere omschrijving van de werkcodes Hoofdstuk 11.20). Let er bij het werken met werkcodes op dat u pauzes en terugkeer niet als In boekt. In betekent voor de werkcodeberekening eind van de werkcode, vanaf hier begint de normale werktijd of een ander project. 8. U hebt de mogelijkheid om bij Opmerkingen verdere informatie toe te voegen die steeds duidelijk zichtbaar is in de rapportages. 9. Sluit het toevoegen van de boeking af met OK wanneer u deze wilt opslaan, of druk op annuleren om de boeking te verwerpen. 19

22 6.2.2 Boeking aanpassen U kunt een op het tijdregistratie apparaat of handmatig ingestelde boeking bewerken door rechtstreeks te klikken op de gewenste aan te passen boeking. Indien u alleen de status van de boeking moet corrigeren, dan klikt u met de rechtermuisknop op de aan te passen boeking. Er verschijnt een keuzemogelijkheid en u kunt de boeking eenvoudig op de juiste status zetten zonder het bewerkingsvenster te openen. Corrigeer de status In / Uit. Voeg een werkcode of een opmerking toe aan de boeking. Opmerking: Het is niet mogelijk om de tijd te wijzigen. Indien het hier gaat om een onjuiste boeking, stel de status dan in op Negeren en maak een nieuwe boeking aan met de juiste tijd Boeking verwijderen Het is niet mogelijk om boekingen die op het tijdregistratie apparaat of handmatig ingesteld werden te verwijderen. Om ervoor te zorgen dat er geen rekening gehouden wordt met onjuiste boekingen, moet u deze instellen op Negeren Enkele boeking verwijderen Markeer de te verwijderen boeking en klik erop met de rechtermuisknop. U kunt de boeking nu op Negeren instellen zonder het bewerkingsvenster te openen Meerdere boeking verwijderen Indien er meerdere boekingen onjuist zijn, dan kunt u deze selecteren door de Control-toets (Ctrl) ingedrukt te houden en de gewenste boekingen aan te klikken. Als u alle boeking die op Negeren ingesteld moeten worden gemarkeerd hebt, houdt u de Ctrl-toets nog steeds ingedrukt en drukt u gelijktijdig op de rechtermuisknop. Vervolgens selecteert u Wijzigen naar negeren. 20

23 Opmerking: Ter bescherming van de medewerkers kunnen de op het tijdregistratie apparaat geregistreerde tijden niet gecorrigeerd of verwijderd worden. Om een tijd aan te passen voegt u een nieuwe boeking toe en zet u de foutieve op negeren. De boeking die is geregistreerd op het tijdregistratie apparaat blijft bestaan, maar er wordt geen rekening meer mee gehouden Filters (vrije filter, afdeling filter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A). 21

24 6.2.8 Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren U kunt het effctieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het huidige overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden Afdrukken Het effectieve overzicht kan te allen tijde met afgedrukt worden. 6.3 Dag In het dagoverzicht vindt u een korte weergave van alle boekingstijden van de huidige dag die vanaf uw tijdregistratie apparaat direct via TCP/IP of USB-stick naar de software zijn overgedragen, en alle belangrijke gegevens van de actieve gebruiker. In het overzicht verschijnen de eerste en de laatste boeking, het dagsaldo, de pauzeafwezigheden en het toegewezen dienstrooster dat u met de knop / Dienstrooster aan/uit kunt in- en uitschakelen. U kunt de datum op elk moment aanpassen. De gegevens worden chronologisch weergegeven en kunnen desgewenst gefilterd en/of gesorteerd worden. 22

25 6.3.1 Overzicht aanmaken Selecteer bij "Rapportselectie" de vooraf gedefinieerde periodes of selecteer een eigen datumbereik met de datumkiezer Filters (vrije filter, afdeling filter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A). 23

26 6.3.4 Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren U kunt het effctieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het effectieve overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden Afdrukken Het effectieve overzicht kan te allen tijde met afgedrukt worden. 6.4 Periode In het periodeoverzicht worden alle boekingstijden van de actieve gebruiker in de geselecteerde periode in compacte vorm weergegeven. In het overzicht vindt u het totaal voor de volledige periode, de uren volgens het dienstrooster en het saldo van overeenkomstige overuren of uren tekort en telkens de dag saldi. De gegevens worden per gebruikersnummer weergegeven en kunnen desgewenst gefilterd en/of gesorteerd worden Overzicht aanmaken Bij "Rapportselectie" kunt u de vooraf gedefinieerde periodes selecteren of een eigen datumbereik selecteren met de datumkiezer. 24

27 6.4.2 Filters (vrije filter, afdeling filter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A) Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren U kunt het effectieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het effectieve overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden Afdrukken Het effectieve overzicht kan te allen tijde met afgedrukt worden. 25

28 6.5 Rapportages / Rapporten Controleer de door de gebruiker geregistreerde kloktijden onder Kloktijden op vergeten of onjuiste boekingen en vul deze in of corrigeer ze, zodat de analyse aan het eind van de maand het juiste resultaat weergeeft (zie Hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Voeg, indien gewenst, een werkcode toe aan de kloktijden. Safescan Workforce Planner is een systeem dat direct berekeningen uitvoert. Alle doorgevoerde correcties worden na invoer automatisch verrekend, zodat een voortdurend actueel overzicht gegarandeerd is. Aanvullende berekeningen voor het doorvoeren van een maandafsluiting zijn niet noodzakelijk. In de rapportages wordt rekening gehouden met alle informatie die ingevoerd werd in Safescan Workforce Planner. De rapportages geven de effectieve stand van overuren en saldi, evenals de vakantie voor het huidige jaar, de reeds opgenomen vakantie en de nog resterende vakantie in uren tot het eind van het jaar. Safescan Workforce Planner biedt u na de installatie verscheidene standaardrapportages die geschikt zijn voor de meeste standaardgevallen van een analyse. De volgende standaardrapportages worden aangeboden in Safescan Workforce Planner: Maandrapportage Weekrapportage Perioderapportage Werkcoderapport Maandrapportage / Rapport De Maandrapportage geeft alle boekingen, saldi en evenementen voor de gekozen periode. De werkcode bij boekingen wordt weergegeven bij Opmerkingen/Werkcode Uitwerken en afdrukken van een maandrapportage Selecteer het menupunt Rapport. Selecteer in het uitklapmenu de gewenste tijdsperiode (effectieve maand, vorige maand, enz.). De effecieve maand wordt standaard weergegeven. U ziet in het overzicht de maandrapportages voor alle gebruikers. Selecteer afgedrukt. en alle rapportages worden Selecteer in het Afdeling filter een afdeling en u krijgt de maandrapportages van deze afdeling. Selecteer in het Gebruiker-filter de gewenste gebruiker en u krijgt de maandrapportage voor deze gebruiker. 26

29 Opmerking: Alle rapportages kunnen afgedrukt of naar csv-bestandsindeling geëxporteerd worden Weekrapportage / Rapport De weekrapportage is analoog aan de maandrapportage. Selecteer in het uitklapmenu Week en ga op dezelfde wijze te werk als bij het maandbericht om het gewenste overzicht te verkrijgen en af te drukken. De weekrapportage geeft in compacte vorm alle belangrijke informatie voor de gekozen periode en gebruiker. In de rapportage verschijnen de eerste en de laatste boeking, de aanwezigheid, de gewenste tijd en het dagsaldo. Aanvullend worden het totale saldo op het tijdstip van de uitgekozen datum en een eventuele reden van afwezigheid afgedrukt. In het onderste deel van de lijst worden alle waardes voor de gekozen gebruiker opgeteld Weekrapportage uitwerken en afdrukken Selecteer het menupunt Rapport. Selecteer in het uitklapmenu de gewenste tijdsperiode (effectieve week, vorige week, enz.). De effectieve maand wordt standaard weergegeven. U ziet in het overzicht de weekrapportages voor alle gebruikers. Selecteer afdrukken en alle rapportages worden afgedrukt. Selecteer in het Afdeling-filter een afdeling en u krijgt de weekrapportages van deze afdeling. Selecteer in het Gebruiker-filter de gewenste gebruiker en u krijgt de weekrapportage voor deze gebruiker. 27

30 Opmerking: Alle rapportages kunnen afgedrukt of naar csv-bestandsindeling geëxporteerd worden Perioderapportage / Rapport De Perioderapportage komt in opbouw overeen met de maand- en weekrapportage. De waardes voor een gekozen periode worden echter opgeteld. In het rapport worden de sommen van de werkelijke uren, de gewenste uren en de dagelijkse saldi weergegeven. In één kolom ziet u verder het opgetelde totaalsaldo van de gekozen periode. Onderaan de lijst worden alle waardes voor de gekozen medewerker samengevat Perioderapportage uitwerken en afdrukken Selecteer het menupunt Rapport. Selecteer in het uitklapmenu selecteren en geef met de Datum-Picker de gewenste datum van tot in. De effctieve maand wordt standaard weergegeven. U ziet in het overzicht de perioderapportage voor alle gebruikers. Selecteer afdrukken en alle rapportages worden afgedrukt. Selecteer in het Afdeling-filter een afdeling en u krijgt de perioderapportages van deze afdeling. Selecteer in het Gebruiker-filter de gewenste gebruiker en u krijgt de perioderapportage voor deze gebruiker. 28

31 Opmerking: Alle rapportages kunnen afgedrukt of naar csv-bestandsindeling geëxporteerd worden. 6.6 Werk- of projectcode De bij de apparaat geregistreerde werk- of projectcodes kunnen in de software worden geëvalueerd en berekend (dit is niet mogelijk met de Safescan TA-655). Voor de berekening of evaluatie van de werkcodes kiest u werkcode in het menu rapport en past u de rapportselectie aan uw wensen Evaluatie per werknemer of afdeling Indien u wilt zien hoeveel tijd er aan projecten is besteed per afdeling of medewerker, gebruikt u de afdelingsof gebruiker-filters. U krijgt een overzicht van alle activiteiten met een werkcode. 29

32 6.6.2 Evaluatie per werk- of projectcode Met de werkcode filter kunt u een specifiek project bekijken. U krijgt een overzicht van de medewerkers en de uren die zij aan het project hebben gewerkt inclusief datum Verfijnde resultaten met de groepering filter (dag / persoon / code) Indien u dag selecteert ziet u de som van de projecturen per dag. Indien u persoon selecteert ziet u de som van de projecturen per persoon. Indien u werkcode selecteert ziet u het totaal aantal uren dat aan het project is gewerkt. 30

33 Voor een overzicht van het totaal aantal uren gewerkt per project, selecteert u bij de werk code filter alle en bij de groepering filter werkcode Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren U kunt het effectieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd Uitprinten van de resultaten Het geselecteerde overzicht kan geëxporteerd worden naar CVS met het export icoontje om vervolgens bijvoorbeeld in Excel te verwerken of kan direct geprint worden met behulp van het printer icoontje Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het effectieve overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden. 31

34 6.6.6 Het instellen van werkcodes in de TA-800 apparaat Voor het invoeren van een werkcode door de medewerkers kan een selectie gemaakt worden uit 2 opties: voor of na het aanmelden aan de apparaat. Activeer de functie werkcode op uw apparaat. Voor de TA-800 serie: Druk op de menu knop en meldt u aan als administrateur. Selecteer Opties/ Sys Opties/ Geav + Opties Scrol naar beneden met de F3 toets naar de optie Werk Co (staat standaard op Nee ) en bevestig met OK. U kunt de volgende opties kiezen: Nee: Werkcode functie staat niet ingeschakel Mode 1 = de werknemer voert de werkcode in na het aanmelden Mode 2 = de werknemer voert de werkcode in voor het aanmelden Bij de TA-800 serie kunnen enkel numerieke codes ingevoerd worden. Het wordt aanbevolen een overzicht met codes naast de apparaat op te hangen Het instellen van werkcodes in de TA-900 apparaat Bij de TA-900 serie kunt u de werkcodes beschrijven onder een functietoets. Menu Gebruiker Project Toevoegen Bewerken Opmerking: De beschrijvingen en codes moeten overeenkomen met de code en beschrijving die u in de software hebt aangemaakt! Het aanmelden aan de apparaat met een werkcode Afhankelijk van de door u gekozen instelling wordt de gebruiker voor of na het aanmelden gevraagd een werkcode in te voeren. Indien niet aan een specifiek project wordt gewerkt kan de werknemer het verzoek om een code in te geven negeren. Werkcodes moeten ingegeven worden bij het aan- en afmelden, niet bij het klokken van een pauze! Indien een medewerker gedurende de dag aan verschillende projecten werkt, moet hij zich aanmelden met de nieuwe werkcode indien hij van project wisselt. Aan het eind van de dag, of indien de werknemer algemene taken gaat vervullen, moet de werknemer zich afmelden met de werkcode. 32

35 Voorbeeld: 8: 00-11: 00 project London (code 100) 10: 00-10: 15 pauze 11: 00-17: 15 project Paris (code 110) De medewerker registreert zich als volgt: 8:00 Klok-in/Code :00 Pauze 10:15 Eind Pauze 11:00 Klok-In/Code :15 Klok-Uit/Code 110 Berekening van project: Project London 2 uur 45 min, pauze 15 min, Project Paris 5 uur 15 min (- 1 uur lunch pauze volgens werknemers rooster) = 8 uur Overzicht op het maandrapport: Indien een medewerker zich vergeet af te melden aan het eind van de werkdag, registreert het systeem automatisch de eindtijd van het ingegeven rooster van de werknemer. Indien voor de werknemer geen rooster is aangemaakt, zal de administrateur de gemiste kloktijd handmatig moeten invoeren. Voorbeeld: Een medewerker vertrekt om uur voor een bezoek aan de huisarts (code 6). Tot die tijd werkt hij aan project London (code 100). Na zijn bezoek aan de dokter gaat hij direct door naar huis. De werknemer klokt als volgt: 8:00 Klok-In /Code :00 Klok -In/Code 6 33

36 Project berekening: Project London = 7 uur, Bezoek arts = 1 uur. Totale werktijd: 8 uur Totale werkdag 08:00-17:00 = 9 uur minus de lunchpauze ingegeven in het rooster van de medewerker = 8 uur. 6.7 Kloktijdentabel De kloktijdentabel geeft u een overzicht van de boekingen van alle medewerkers in de effectieve maand (standaardinstelling), evenals het toegewezen rooster of ploegenrooster en alle evenementen. Filter op onjuiste boekingen en corrigeer deze direct in het raster, of bekijk op welke dag een medewerker zich niet aan het rooster heeft gehouden (vroeger vertrekken, te laat komen) en welke medewerkers met vakantie zijn of aan welk project zij werken. Wijzigingen, correcties of toevoegingen van vergeten kloktijden worden kinderspel in de kloktijdentabel. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld niet gestempeld heeft voor tijdregisratie of wanneer u achteraf ziekte of vakantie moet toevoegen, dan kan u dit met één muisklik afhandelen Rapportselectie In het rapportselectiefilter selecteert u de gewenste periode die in het overzicht weergegeven moet worden, bijv. maand, week, enz. 34

37 6.7.2 Rapporttype Dag = datum, bijv Week = weekdagen zijn zichtbaar in de titelbalk, kalenderweek in gebruikersveld en de datum in de cel Maand = planningsoverzicht van de volledige, effectieve maand waarin de in het rapport ingestelde periode zichtbaar is. Dagen zijn zichtbaar in de titelbalk, maanden in het gebruikersveld en de datum in de cel Maand - Week = in dit overzicht wordt de effectieve maand weergegeven zoals onder Maand en de weekdagen in de titelbalk. 35

38 6.7.3 Rapportfilter Alles = in deze weergave worden alle medewerkers weergegeven die in het systeem geregistreerd zijn (ook medewerkers waarvoor in de gekozen periode geen boekingen voorhanden zijn). Alleen present = in deze weergave worden alleen actieve medewerkers weergegeven waarvoor boekingen bestaan in de gekozen periode. 36

39 Alleen waarschuwingen = in deze weergave worden alleen werknemers weergegeven die incorrect geregistreerd zijn in de geselecteerde periode Vrije filter In het vrije filter voert u de eerste letters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letters weergegeven. Voer zo veel mogelijk details in van de naam om het resultaat zo veel mogelijk te beperken Afdeling filter Selecteer in het uitklapmenu de gewenste afdeling. In het overzicht en in het gebruiker-filter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken wanneer u tevens het Gebruiker-filter gebruikt. 37

40 6.7.6 Gebruiker filter Selecteer in het uitklapmenu de gewenste gebruiker. Deze weergave kunt u individueel instellen met de filterfuncties. De instelling wordt na het afsluiten van de toepassing geaccepteerd Instellen van de kloktijdentabel Met de keuze van de weergave, dag, gisteren, deze week, vorige week, deze maand, vorige maand, dit jaar, vorig jaar of selectie selecteert u een gewenste periode. In combinatie met het rapporttype: dag, week, maand of maand week en het rapportfilter: alle, alleen present of alleen waarschuwingen 38

41 evenals het afdeling- of gebruiker-filter kunt u de kloktijdentabel individueel vormgeven. Als standaardinstelling worden de effectieve maand en het rapporttype Maand en Alle evenementen, Alle afdelingen en Alle medewerkers gekozen. Dit kan u te allen tijde aanpassen. Opmerking: De vormgeving van de weergave is individueel en wordt alleen weergegeven op uw werkplek. Voorbeeld: Rapportselectie: Deze maand - Rapporttype: Maand -week Rapportfilter Alle Met deze instelling verkrijgt u een effectief maandoverzicht van alle medewerkers. Aan de linker zijde van het raster worden alle gebruikers op gebruikers-id en de naam van de effectieve maand weergegeven. In de titelbalk ziet u de afzonderlijke weekdagen ma zo en in de cellen staat de datum. In het raster krijgt u een overzicht van de geleverde arbeidstijd van de medewerker. Indien u de medewerker hebt toegewezen aan een rooster of ploegendienst dan wordt deze in het overzicht blauw weergegeven wanneer er nog geen werktijd op deze dag is uitgevoerd. 1 Vervulling van een werkschema of Shift schema 2 Vervulling van een werkschema of Shift schema met werk Code 3 Geplande Shift zonder vast werk rooster 4 Vakantie 39

42 Indien het rooster / de ploegendienst vervuld wordt, d.w.z. de tijd wordt geboekt volgens de planning, dan wordt dit groen weergegeven. Wijkt de daadwerkelijke werktijd af van het rooster of de ploegendienst, dan ziet u dit aan de blauwe achtergrondkleur (Bij de planning van de ploegen gekozen keur). Gepland Gewerkt Project of werkcode: wordt met een werkcode geboekt, bijv. doktersbezoek, vakantie of projectwerk wordt op het raster met de bij de werkcode behorende kleur weergegeven. U krijgt verdere informatie wanneer u met de cursor over de boeking beweegt. Tool Tip: alle informatie wordt weergegeven in een informatievenster, wanneer u met de cursor over de overeenkomstige boeking beweegt. U ziet bij een dag waarop nog niet gewerkt is hoe het rooster / de ploegendienst er uitziet en welke pauzes voorzien zijn. Op een dag met boekingen ziet u het rooster / de ploegendienst, evenals de daadwerkelijke aanwezigheid en eventueel werkcodes. Zo hebt u alle informatie over de dag. Foutmeldingen: indien een cel voorzien is van een uitroepteken, dan ontbreekt er een boeking of is een boeking onjuist. Klik met de rechtermuisknop op de onjuiste dag en controleer of de logische volgorde nagekomen is, of dat er een boeking vergeten werd. U kunt direct corrigeren terwijl u een boeking bewerkt of toevoegt. Bij het toevoegen wordt de datum uit de gekozen cel geaccepteerd. Het systeem is zo ontwikkeld, dat wanneer er een rooster opgeslagen wordt, de in het rooster ingevoerde eindtijd van de dag als provisorische uit-boeking wordt geaccepteerd zodat de berekening in de maandrapportage compleet is. Op de maandrapportage worden dergelijke boekingen met Door het systeem gecorrigeerd aangemerkt. Om een volledige en schone database te onderhouden, wordt het aanbevolen om deze foutmelding handmatig te corrigeren. 40

43 Voorbeeld 1: In dit voorbeeld werd het afmelden bij het tijdregistratie apparaat vergeten. Omdat er een rooster opgeslagen is voor de medewerker, berekent het systeem de werktijd tot het einde van de in het rooster ingevoerde eindtijd en derhalve wordt de dag weergegeven als gewerkt met een waarschuwing. De berekeningen in de maandrapportage worden correct uitgevoerd en op dagen waarop vergeten werd uit te checken staat een aanwijzing dat er afgemeld werd door het systeem. Corrigeer deze boeking als u een kloktijd toevoegt wanneer u de precieze tijd van het uitchecken weet, of u neemt het dienstrooster over met Dienstrooster kopiëren als kloktijd. Voorbeeld 2: In dit voordeel werd de logische volgorde niet correct nagekomen daar er tweemaal achter elkaar uitgecheckt werd. Corrigeer dit direct in de cel waarin u met de muisknop op het te corrigeren Uit drukt en de status wijzigt naar Uit of Negeren. Zodra de fout gecorrigeerd is, wordt de boeking normaal weergegeven, wanneer u het rapportfilter op Alleen fouten ingesteld hebt, verdwijnt deze uit de weergave. Indien u het rapportfilter op Alleen fouten hebt ingesteld, worden er in het overzicht alleen medewerkers weergegeven waarbij fouten bestaan in de boekingsvolgorde in de gekozen periode. Zodra de fouten verholpen zijn, worden de boekingen resp. medewerkers niet meer weergegeven in het overzicht. Opmerking: controleer de instelling van het rapportfilter indien u een leeg raster hebt. Staat deze op Alleen fouten dan zijn er geen onjuiste boekingen voor de gekozen periode. Wijzig de filterinstelling naar Alle Kloktijd toevoegen in de kloktijdentabel Om kloktijden aan het rasteroverizcht toe te voegen gaat u als volgt te werk: Klik met de rechtermuisknop in het veld waarin u een kloktijd wilt toevoegen en selecteer Nieuwe toevoegen. 41

44 Het invoerveld is zo ver met alle gegevens voorbereid dat u alleen nog de tijd en de status Uit/In moet invoeren en eventueel een werkcode moet toevoegen. U kunt natuurlijk alle instellingen aanpassen. Bevestig tot slot de invoer met OK om de gebeurtenis af te sluiten. De kloktijd wordt geaccepteerd Toevoegen van ontbrekende kloktijden Indien u achteraf bij medewerkers over meerdere dagen of weken een kloktijd moet toevoegen, bijv. ziekte of vakantie, of geen kloktijden in de apparaat wegens het verlies van een ID-kaart, dan kunt u dit met een muisklik afhandelen. Markeer de periode waaraan u kloktijden wilt toevoegen. En klik met de rechtermuisknop in de markering. Selecteer kopieer planning naar aanwezigheid. Selecteer, indien nodig, de geschikte werkcode en bevestig met OK. Het rooster of de ploegendienst wordt gekopieerd en als aanwezig resp. ziek, enz. geaccepteerd. U moet de boekingen dus niet afzonderlijk registreren. 42

45 Kloktijd veranderen in de kloktijdentabel Om een bestaande kloktijd aan te passen of te veranderen gaat u als volgt te werk: Selecteer de cel waarin u een kloktijd wilt aanpassen of veranderen en klik er met de rechtermuisknop op. Selecteer de kloktijd die u wilt veranderen of aanpassen. Voer de wijziging in het invoerveld in en sluit deze gebeurtenis met OK. De wijzigingen worden geaccepteerd Kloktijd verwijderen uit het roosteroverzicht Het is niet mogelijk om een kloktijd te verwijderen. Indien er een dubbele kloktijd of een onjuiste kloktijd is die u niet kunt corrigeren, stelt u de status van deze kloktijd in op Negeren en werk een nieuwe correcte kloktijd uit. Opmerking: Ter bescherming van de medewerkers kunnen de op het tijdregistratie apparaat geregistreerde tijden niet gecorrigeerd of verwijderd worden. Om een tijd aan te passen voegt u een nieuwe kloktijd toe en zet u de onjuiste op negeren. De kloktijd die is geregistreerd op het tijdregisratie apparaar blijft bestaan, maar er wordt geen rekening meer mee gehouden Exporteren Het exporteren van deze weergave is niet mogelijk Het is niet mogelijk om dit overzicht per te verzenden Afdrukken Het afdrukken van deze weergave is niet mogelijk. 43

46 7 Beheer 7.1 Afdeling / Groep Afdelingen, groepen zijn een selectie- en sorteercriterium in Safescan Workforce Planner. Vooral voor het beheer van gebruikers die zijn toegewezen aan afdelingen/groepen, kunnen in andere delen van het programma deze criteria worden geselecteerd Afdeling / groep maken Om een nieuwe afdeling of groep aan te maken, selecteert u en voert u een naam en beschrijving voor de afdeling of groep in. De rode velden zijn verplichte velden. Bevestig de invoer met OK Afdeling / groep bewerken / wijzigen Markeer de gewenste afdeling en selecteer Sla de wijzigingen op met OK. om wijzigingen aan te brengen Afdeling / groep verwijderen Markeer de afdeling die u wilt verwijderen en klik op. Opmerking: De afdeling kan pas worden verwijderd wanneer deze met geen enkele gebruiker meer verbonden is. 7.2 Gebruiker Het beheren, bewerken of uitwerken van gebruikers was nog nooit zo eenvoudig. Voer uw gebruiker direct in de software in en synchroniseer deze met het tijdsregeistratie apparaar; alle benodigde gegevens van het tijdregistratie apparaat worden geaccepteerd. U hoeft niet voor iedere nieuw ingevoerde gebruiker naar de apparaat te gaan om deze te registreren (met uitzondering van: vingerafdruk). 44

47 De gebruikersgegevens bevatten alle Persoonlijke gegevens die voor de tijdregisratie en verwerking, evenals de analyse noodzakelijk zijn. De naam van de gebruiker, zijn personeels- en gebruikersnummer, evenals de toewijzing van het werktijdmodel, het beheer van de vakantie en de jaarlijkse werktijd worden in dit dialoogveld weergegeven. Het dialoogveld is onderverdeeld in vier segmenten die u kunt openen door te klikken op de respectievelijke registerkaarten: Systeemgegevens Persoonlijke gegevens Vakantie Jaarlijkse arbeidstijd De gegevens kunnen te allen tijde gewijzigd worden. Na het vertrek van een medewerker kunt u zijn gegevens wissen of op inactief zetten Gebruiker invoeren in de software Opmerking: De gekozen gebruiker ID s kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. Alvorens u een nieuwe gebruiker in de software registreert, synchroniseert u de software met het tijdregistratie apparaat om zeker te stellen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. Klik op. De volgende vrije gebruiker ID wordt automatisch aangegeven en er wordt een afdeling / groep voorgesteld. Wijzig de afdeling indien gewenst en accepteer de gegevens met OK. Roodgemarkeerde velden zijn verplicht. 45

48 Vul de gebruikersinformatie in, ken het privilege toe (gebruiker, beheerder, enz.), stel de status in op actief en sla, indien uw tijdregistratie apparaat uitgerust is met een RFID kaartlezer, het RFID kaartnummer op. Sluit de invoer vervolgens af met of ga naar het volgende invoerveld. Opmerking: Let er op dat de volgende gegevens gesynchroniseerd worden met het tijdregistratie apparaat: Gebruikers ID Gebruikersnaam Privileges Status RFID Nr. Wachtwoord Zodra u alle invoeren en wijzigingen afgesloten hebt, synchroniseert u de software met uw tijdregistratie apparaat. De nieuw aangemaakte gebruikers kunnen zich vervolgens aan- en afmelden op het tijdregistratie apparaat met een RFID kaart of de gebruiker ID en een wachtwoord dat automatisch door de software wordt toegekend (zie Hoofdstuk 7.2.3) Vingerafdruk Als uw tijdregistratie apparaat enkel vingerafdrukken ondersteunt, dan kan de gebruiker zich aan- en afmelden met de gebruikers-id en het wachtwoord die automatisch werden toegewezen door de software (meer informatie is te vinden in Hoofdstuk 7.2.3). Sla de vingerafdruk van de gebruiker op een later tijdstip op. Volg hiervoor de instructies van uw tijdregistratie apparaat, hoofdstuk registratie van nieuwe gebruikers Wachtwoord In de software kunt u te allen tijde een wachtwoord toekennen aan een gebruiker of een bestaand wachtwoord aanpassen. Selecteer de gebruiker waaraan u een wachtwoord wilt toekennen of waarvan u het wachtwoord wilt aanpassen Klik op Wijzig wachtwoord Voer een nieuw wachtwoord in en bevestig met OK Sluit de invoer vervolgens af met in het gebruikersveld. 46

49 7.2.4 Gebruiker instellen op apparaat Opmerking: Geselecteerde gebruikers-id's kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. Voordat u een gebruiker op de tijdregistratie apparaat registreert, moet u de software eerst synchroniseren met de tijdregistratie apparaat om ervoor te zorgen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. Volg de instructies voor de registratie van nieuwe gebruikers in de handleiding van uw tijdregistratie apparaat. Synchroniseer de software opnieuw met de tijdregistratie apparaat. Vul de gebruikersgegevens in en synchroniseer de wijzigingen met de tijdregistratie apparaat Gebruikers bewerken De gebruikersgegevens kunnen te allen tijde aangepast worden. Dubbelklik op de gebruiker waarbij u veranderingen wilt doorvoeren. Het bewerkingsveld opent. Vul de gebruikers informatie in of pas deze aan en sluit vervolgens af met. Synchroniseer de stoftware steeds nadat u veranderingen hebt doorgevoerd bij één of meerdere gebruikers met het tijdregistratie apparaat zodat de gegevens op beide apparaten identiek zijn Gebruikers verwijderen Om een gebruiker te verwijderen, markeert u deze in de keuzelijst en klikt u op of Dubbelklik op de gebruiker en zet Status op inactief of Delete. (bij inactief wordt de gebruikers-id niet verwijderd; de gegevens van de gebruiker worden niet meer verwerkt en verschijnen in geen enkel overzicht meer. Bij Delete wordt de gebruiker bij de volgende synchronisatie ook op de tijdregistratie apparaat verwijderd) Systeemgegevens Gebruikersnaam: Voer een gebruikersnaam in. GebruikersID: Voer het nummer van het identificatiebewijs van de medewerker in. Dit mag uit maximaal negen cijfers bestaan. De gebruikers-id moet gelijk zijn aan de gebruikers-id van de gebruiker op de tijdregistratie apparaat. RFID-nr.: Voer het identificatienummer van de aan de desbetreffende gebruiker toegewezen transponder in. Deze invoer is niet verplicht. Er zijn twee manieren waarop u de transponder-id in de basisgegevens van de medewerker kunt overnemen. Het RFID-nr. wordt in het venster "Systeemgegevens" ingevoerd. Bij de synchronisatie met de tijdregistratie apparaat worden alle gebruikersgegevens van de functie, inclusief de transponder-id, naar de tijdregistratie apparaat verzonden. 47

50 Het RFID-nr. wordt bij de registratie van een gebruiker overdragen naar de tijdregistratie apparaat en wordt door synchronisatie naar de software verzonden en overgenomen in de systeem gegevens van de gebruiker Gebruikers privileges: Met de gebruikersstatus regelt u de toewijzing van rechten op de tijdregistratie apparaat en in de software: Gebruiker: normale gebruiker, die enkel de algemeen toegankelijke functies op de tijdregistratie apparaat kan gebruiken. De gebruiker ziet enkel zijn eigen tijd in te voeren in de software en kan geen wijzigingen aanbrengen. Enroller: de medewerker heeft het recht om andere gebruikers op de tijdregistratie apparaat aan te melden. De administrator ziet alleen zijn eigen tijd in te voeren in de software en kan geen wijzigingen aanbrengen. Administrator: de medewerker heeft administratieve rechten: toegang tot alles. Kan wijzigingen in de software uitvoeren. Supervisor: de medewerker heeft alle rechten op de apparaat en in de software. Int. Telefoon: Rooster: Sla desgewenst het interne telefoonnummer van de medewerker op. Selecteer een dienstrooster uit het keuzeveld waaruit de gebruiker toegewezen moet worden. Wachtwoord veranderen: Voer een wachtwoord in. Wanneer u de gebruiker in de software registreert, kent de software automatisch een wachtwoord toe dat overeenkomt met het nummer van de Gebruikers-ID. Bv. Gebruikers-ID 22 = wachtwoord = 22; de gebruiker kan zich met dit wachtwoord/deze pincode aanmelden op de tijdregistratie apparaat. Aanpassen: Verwijderen: De foto van de gebruiker toevoegen. De foto van de gebruiker verwijderen Persoonlijke gegevens Op het tabblad "Persoonlijke gegevens" kunt u verdere gegevens over de afzonderlijke medewerkers van de onderneming invoeren. Deze gegevens hebben geen invloed op de eigenlijke tijdregistratie, met uitzondering van het personeelsnr. Naam en adresgegevens: Voer de persoonlijke gegevens van de medewerkers zoals privéadres, telefoonnummer enz. in. Deze velden zijn niet verplicht en mogen ook leeg blijven. Personeel no.: Opmerking: Voer het personeelsnummer van de medewerker in. Dit bestaat uit maximaal negen cijfers. Het personeelsnummer wordt op het maandrapport vermeld. In de invoervelden Geburtstag en Eintritts-/Austrittsdatum gebeurt de invoer in de indeling DD.MM.JJJJ. 48

51 7.2.9 Gebruiker - vakantie Voor de vakantieberekening in de rapportage is enige basisinformatie vereist. U vult deze informatie in het invoerveldin. Wanneer alle gegevens ingevuld zijn, dan ziet u in het totaaloverzicht het respectievelijke effectieve saldo van de medewerker en de geplande vakantie zodra de vakantie gepland is. Opmerking: De vakantie moet in uren ingevoerd worden! Voer de gegevens als volgt in: Bestaande medewerkers brengen vaak een vakantiesaldo mee. Dit kan in het veld Uren van vorig jaar ingevoerd worden. Reken dagen om in uren (bijv. 4 dagen * 8u = 32 uur) afhankelijk van hoeveel uren een werkdag in uw bedrijf heeft. In het veld Correctie kunt u achteraf dagen (in uren) toevoegen of verwijderen om het saldo uit het vorige jaar te corrigeren. Voorbeeld: De medewerker had in het vorige jaar een vakantie opgenomen die niet in het systeem geboekt werd. Voer nu het effectieve jaarlijkse vakantietegoed van de medewerker (in uren) in. Indien uw medewerker dit jaar recht heeft op een buitengewoon verlof, bijv. eigen bruiloft, zwangerschapsverlof, enz., dan kunt u dit onder Buitengewoon verlof I en II invoeren. De velden Opgenomen vakantie, Geplande vakantie en Resterende vakantie worden door het systeem berekend nadat u de vakantiedagen geboekt of gepland hebt (zie Hoofdstuk 9). 49

52 Jaarlijkse arbeidstijd van de gebruiker De jaarlijkse arbeidstijd geeft u de mogelijkheid vorm te geven aan een flexibele werkindeling voor de medewerker. Voer een gewenste jaarlijkse arbeidstijd in. Alle verdere berekeningen worden door het systeem uitgevoerd aan de hand van de geboekte werktijden van de medewerker. In het overzicht ziet u telkens de effectieve stand van de resterende uren voor het effectieve jaar. Opmerking: De jaarlijkse arbeidstijd moet in uren ingevoerd worden! Instelling van het overzicht Stel het overzicht van medewerkers in volgens uw wensen en behoeften door met de rechtermuisknop op de titelbalk te klikken en alle gewenste opties in- of uit te schakelen. Nieuwe toegevoegde kolommen worden aan het eind gezet en kunnen door middel van Drag & Drop naar de gewenste plek verplaatst worden. De instelling wordt geaccepteerd na het afsluiten Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren U kunt het effectieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het effectieve overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden Afdrukken Het overzicht kan te allen tijde met afgedrukt worden. De door u ingestelde weergave wordt afgedrukt. 50

53 7.3 Rooster / Weekplanning Stel roosters / weekplanningen op voor uw medewerkers die een regelmatige dienst hebben. De roosters / weekplanningen kunnen individueel per gebruiker of per hele groep / afdeling ingedeeld worden. De roosters / weekplanningen worden met het maandrapport verwerkt en dienen als basis voor de berekening van de werktijden, overuren en controle wie te vroeg of te laat komt Een rooster uitwerken met vaste werktijden Klik op. Voer in het invoervelden de naam en de omschrijving voor het rooster in en bevestig vervolgens met OK. Opmerking: Roodgemarkeerde velden zijn verplicht. Selecteer in het uitklapmenu Weekdag de gewenste dag (er kunnen meerdere dagen gemarkeerd worden). Vervolgens selecteert u onder starttype In. Geef de tijd bij starttijd (invoerformaat komt overeen met uw landinstelling bijv. 09:00 uur) en onder eindtijd in. (Zie voorbeeld). 51

54 Bevestig vervolgens de invoeren met Opstellen van een rooster met flexibele werktijd (alleen pauze-aftrek) Indien uw medewerkers geen vaste werktijden hebben, maar u toch per werkdag een automatische pauze wilt aftrekken, dan kunt u deze eveneens als rooster vastleggen. Stel met een nieuw rooster op. Selecteer de gewenste dagen en pauze impl en voer de begin- en eindtijd in. Een medewerker met dit rooster heeft een flexibele werktijd met een automatische pauze-aftrek Afrondingen Met het afronden van in- en uit-checktijden kunt u het begin van het werk op een vaste tijd zetten en overuren die ontstaan door vroeg komen (bijv. iedere dag 5 minuten voor het begin van de werktijd) worden zo vermeden. Selecteer in het uitklapmenu Afronden voor en Afronden na zowel bij starttijd als bij eindtijd de gewenste periode (telkens 0 60). 52

55 Wanneer u bijv. 10 voor de ingestelde begintijd selecteert, dan worden alle kloktijden die 10 minuten voor deze tijd met In uitgevoerd worden pas vanaf de ingestelde tijd gerekend. Uw medewerker verzamelt zo geen 10 minuten extra werktijd. Hetzelfde geldt voor Afronden na. Word er echter 15 minuten voor aanvang van werktijd met afronding 10 ingecheckt, dan telt de totale tijd tot 09:00 uur als overtijd (15 min). Opmerking: Bij werkcodeberekeningen wordt geen rekening gehouden met afrondingen. Daar wordt rekening gehouden met de daadwerkelijk gewerkte tijd Automatische pauze-aftrek Met Safecan Workforce Planner hebt u de mogelijkheid om vaste pauzes direct af te trekken, d.w.z. uw medewerkers moeten bijv. niet stempelen voor de middagpauze; deze wordt automatisch afgetrokken in het systeem. Stel het weekrooster op zoals hierboven beschreven in Hoofdstuk Voer op de 2de regel dezelfde dagen in waarop de pauze automatisch afgetrokken moet worden. Selecteer vervolgens Pauze impl. en voer zowel een start- als eindtijd in, afrondingen zijn hier niet nodig. Indien de pauzes niet hetzelfde zijn op alle dagen, dan kunt u deze naar believen vastleggen. Bevestig vervolgens de invoeren met. Wanneer alle gegevens ingevoerd zijn, ziet u onder Effectief een overzicht van het rooster. Pauze impl. = Inclusief pauze incl. = Pauze excl. = Pauze inbegrepen. De ingevoerde pauzetijd wordt automatisch afgetrokken en hoeft niet gestelmpeld te worden bij het tijdregistratie apparaat. Wanneer u Inclusief pauze selecteert, is de pauze inbegrepen bij de totale werktijd die u ingevoerd hebt (bij 40u week met 1 uur middagpauze komer er nog 5 uur pauze bij de 40 werkuren. De totale werktijd van de week bedraagt in dit geval 45 uur). Wordt er een pauze gestempeld bij de tijdregisratie apparaat, dan wordt er rekening mee gehouden in de berekening en de medewerker heeft in dit geval een min. Pauzes moeten normaal in de vastgestelde periode gestempeld worden bij de tijdregisratie apparaat. 53

56 7.3.5 Dienstrooster bewerken / wijzigen De wekelijkse werkschema's kunnen op elk moment gewijzigd worden. Markeer het wekelijkse werkschema dat u wilt wijzigen en klik op of dubbelklik direct op het wekelijkse werkschema dat u wilt wijzigen. Het bewerkingsveld wordt geopend. Vervolledig of wijzig de gegevens zoals beschreven in Hoofdstuk 7.3.1/7.3.2 or 7.3.3, en sla deze gegevens vervolgens op met. Uw wijzigingen worden onmiddellijk opgenomen in de berekeningen Overzichten in CSV-bestandsindeling exporteren Om een wekelijks werkschema te verwijderen, markeert u dit in de keuzelijst en klikt u op. Opmerking: U kunt een wekelijks werkschema enkel verwijderen wanneer er geen koppeling met een gebruiker bestaat Export overviews as a CSV file U kunt het effctieve overzicht met als CSV-bestand exporteren en bijv. met Excel of een ander programma dat CSV-bestanden kan openen verder bewerken. Het bestandstype CSV omschrijft de opbouw van een tekstbestand voor opslag of voor uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens resp. lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool CSV-export. Geef het exportbestand een naam en selecteer het aangemaakte register voor CSV-export. Klik op Opslaan. Klik op OK. De gegevens worden naar het gekozen register geëxporteerd Rapport verzenden per Het door u gemaakte overzicht kan te allen tijde per verzonden worden. Wanneer u op drukt wordt het effectieve overzicht in PDF-formaat toegevoegd aan een die u kunt bewerken en verzenden Afdrukken Het actuele overzicht kan te allen tijde met afgedrukt worden. 54

57 8 Planning 8.1 Planningsraster In het planningsraster kunt u snel en eenvoudig uw week- / maand- of vakantieplanning met behulp van sjablonen uitwerken. Druk een inzetplan af dat u aan uw medewerkers kunt geven of verzend het per . Met het planningsraster hebt u een duidelijk overzicht over alle medewerkers (met rooster en/of ploegendienst) en hun inzet- of vakantieplanning. U kunt snel en eenvoudig wijzigingen doorvoeren, wanneer dit nodig is. Alle planningen worden in de kloktijdentabel geaccepteerd en weergegeven Instelling van de kloktijdentabel Filter: Planningsmodus In de planningsmodus hebt u de keus uit: Gebruiker; Afdeling of Alle Bij Gebruiker wordt er een planningsinvoer bij de gekozen gebruiker ingevoerd (bijv. ploeg). Bij Afdeling wordt er een planningsinvoer voor alle medewerkers van de gekozen afdeling ingevoerd (bijv. teamvergadering, enz.). Bij Alle wordt er een planningsinvoer voor alle medewerkers ingevoerd (bijv. feestdag, of bedrijfsfeest, enz.). 55

58 8.1.3 Planningsperiode In Planningsperiode stelt u de periode in die u in het planningsraster wilt zien en wilt bewerken. Opmerking: Planning in het verleden gebeurt via selecteren en het invoeren van de gewenste periode Planningstype Bij planningstype stelt u de gewenste weergave van het raster in. Dag = datum bijv Week = weekdagen zijn zichtbaar in de titelbalk, kalenderweek in het gebruikersveld en datum in de cel Maand = weergaven van de volledige effectieve maand waarin de in het rapport ingestelde periode zichtbaar is. Dagen zijn zichtbaar in de titelbalk, maanden in het gebruikersveld en datum in de cel. 56

59 Maand - Week = in deze weergave wordt de effectieve maand weergegeven zoals onder Maand en de weekdagen in de titelbalk Filter gebruiker Dit filter is alleen actief wanneer u bij de planningsmodus Gebruiker ingesteld hebt. U kunt in het filter Gebruiker een naam invoeren om de weergave te beperken Afdeling filter Dit filter is alleen actief wanneer u bij de planningsmodus Gebruiker ingesteld hebt. Selecteer een afdeling en bekijk in de tabel alle medewerkers die toegekend zijn aan deze afdeling Gebruiker-filter Dit filter is alleen actief wanneer u bij de planningsmodus Gebruiker ingesteld hebt. In het gebruiker-filter vindt u alle medewerkers vermeld op gebruiker ID (ook inactieve gebruikers; er kan echter geen planning bij hen toegevoegd worden) Iconen: Iconen voor lijstweergave Iconen voor rasterweergave Opmerking: Indien de knoppen grijs zijn, dan zijn deze opties in de effectieve weergave inactief Exporteren van gegevens alleen in lijstweergave (niet mogelijk in het rasteraanzicht) Weergaves of rapporten per verzenden Afdrukken van de weergave alleen in de lijstweergave (niet mogelijk in het rasteraanzicht) 57

60 Planning toevoegen Planning bewerken Planning verwijderen Vernieuwen Wisselen naar lijstweergave Wisselen naar rasteraanzicht Importeren van nationale feestdagen Openen en sluiten van de gebeurtenissenlijst voor werktijdplanning en vakantieplanning Openen en sluiten van de werkcode - legenda Opbouw van het planningsraster Het planningsoverzicht bestaat uit een informatiebalk links waarin de instelling van het planningsmodus-filter aangegeven wordt. En een titelbalk boven waarin de datum van de periode van de planning weergegeven wordt. In de cellen zijn fijne lijnen zichtbaar die ter ondersteuning dienen voor de weergave Dagindeling (9:00 / 13:00 / 17:00). 58

61 Plannig lijstweergave In de lijstweergave van het planningselement worden alle invoeren per medewerker vermeld en deze kunnen daar eventueel bewerkt worden Planning met tijdschema s Voor de latere planning van medewerkers werkt u tijdschema s uit. De tijdschema s zijn sjablonen waarmee het inplannen van medewerkers eenvoudiger wordt en zijn flexibel, in tegenstelling tot de roosters waarbij een medewerker vast toegewezen wordt. U kunt te allen tijde een gewenste ploeg toevoegen of vakantiedagen plannen. Wanneer u het benodigde tijdschema hebt uitgewerkt, dan kunt u met slepen & neerzetten de medewerkers aan het juiste tijdstip toevoegen. 59

62 Tijdschema uitwerken Open met het tijdschema-venster waarin u de sjablonen voor de planning kunt uitwerken Een tijdschema toevoegen Selecteer om een werkschema toe te voegen. Geef het tijdschema een naam, tijdschema en werkcode. U kunt de naam direct in de cel invoeren. Om een tijdschema toe te voegen voert u de tijd direct in de cel in. Met deze variant kunt u geen pauze invoeren. 60

63 Opmerking: Bij tijdschema moet ofwel een tijd 09:00-17:30 of een tijdschema opgeslagen zijn. Of open met een tijdschema, hier kunt u ook pauzes toevoegen. Selecteer de gewenste weekdag (meerdere keuzes mogelijk) Selecteer het Start type; het End-type wordt automatisch aangepast. Voer de start- en eindtijd in. Voer bij afronding VOOR of afronding NA in hoeveel minuten voor en na de start- / eindtijd de gestempelde werktijd niet als overuren (minder werktijd) geteld zal worden. Voer, indien gewenst, pauzes in. Selecteer bij het start type het gewenst pauze type (Inclusief pauze / zonder pauze / pauze impl.). 61

64 Bij Inclusief pauze is de pauze inbgegrepen bij de wekelijkse werktijd. Een medewerker met dit werkschema hoeft voor deze pauze niet te stempelen bij het tijdregistratie apparaat. De tijd wordt voortdurend berekend. Bij Zonder pauze moet de pauzetijd tijdens de voorgeschreven periode gestempeld worden bij het tijdregistratie apparaat. Hier is het aan te bevelen om afrondingen in te stellen. Bij Pauze impl. wordt de ingevoerde pauzetijd automatisch afgetrokken. De medewerker hoeft deze tijd niet te stempelen bij het tijdregistratie apparaat Werkcode toevoegen Voor een goed optisch overzicht en onberispelijketoewijzing van de gekozen tijdschema s verbindt u deze met een werkcode die u eerder onder werkcodes gemaakt hebt. Bevestig deze invoeren met. 62

65 Indien u alle benodigde tijdschema s hebt aangemaakt, dan kunt u nu met Drag & Drop de medewerkers indelen. Zie Hoofdstuk Verwijder een tijdschema. Om een tijdschema te verwijderen markeert u dit en drukt u op. Het tijdschema wordt verwijderd. Opmerking: De planning die uitgevoerd werd met het verwijderde tijdschema blijft bestaan bij de medewerkers en moet, als deze niet meer nodig is, rechtstreeks bij de gebruiker verwijderd worden) Medewerker met een rooster tijdelijk anders inplannen Indien u een medewerker met een vast rooster voor een bepaalde tijd anders wil of moet inzetten, als vakantiekracht of sprinter enz., dan hoeft u niet het hele rooster van de medewerker om te gooien. U kunt met de werkcode Ontplannen een tijdschema uitwerken en het rooster voor de benodigde tijd zo uitschakelen en een nieuwe werktijd plannen. Selecteer de medewerker en de gewenste periode en ontplan dit, waarbij u met een nieuwe planning toevoegt met de werkcode Ontplannen (Uitwerken van deze werkcode zie Hoofdstuk 11.2) In de periode ziet u de voor deze werkcode gekozen kleurcode. Er is voor deze medewerkers geen rooster meer en het is niet meer zichtbaar in het kloktijdenraster. 63

66 Kloktijdenraster Plan deze medewerker nu nieuw opnieuw in. Opmerking: Het ontplannen van roosters moet met (toevoegen) uitgevoerd worden. Deze functie kan niet als tijdschema-sjabloon opgeslagen worden Inzetten en plannen met tijdschema s Hebt u de benodigde tijdschema s uitgewerkt, dan kunt u met Drag & Drop de medewerkers aan het gewenste tijdstip toevoegen. Markeer de periode bij de gewenste medewerker(s) en plaats het tijdschema op de markering. Enkele medewerker 64

67 U krijgt een overzicht van de planningsdata die u wilt toevoegen. Bevestig hier met OK wanneer u de planning wilt accepteren. Meerdere medewerkers tegelijkertijd 65

68 U krijgt een overzicht van de planningsdata die u wilt toevoegen. Bevestig hier met OK wanneer u de planning wilt accepteren. 66

69 Na de planning wordt deze overdracht opgeslagen bij het kloktijdenraster, net als het rooster. 67

70 Planning met tijdschema voor afdelingen Indien u een periode inplant voor een hele afdeling bijv. workshop enz. Selecteer bij planningsmodus Afdeling. In het rasteroverzicht worden alle afdelingen vermeld. Markeer net als bij Gebruikers de gewenste periode en verplaats het tijdschema met Drag & Drop naar de markering. 68

71 Bevestig hier met OK wanneer u de planning wilt accepteren. Alle medewerkers die bij deze afdeling ingedeeld zijn, worden ingepland voor deze workshop. 69

72 Planning met tijdschema voor Alle Indien u een periode wilt inplannen voor het hele bedrijf, bijv. bedrijfsvakantie, lang weekend, feestdag, enz. Selecteer bij planningsgroep Alle. In de kloktijdentabel is nog slechts één regel beschikbaar Alle. Selecteer voor de gebruiker de gewenste periode en Drag & Drop deze in het geselecteerde gebied. Dit plan wordt toegepast op alle werknemers Planning zonder tijdschema toevoegen Indien u een planning wilt uitvoeren zonder tijdschema-sjabloon, dan selecteert u een medewerker, of indien u een planning wilt uitvoeren voor een afdeling, dan selecteert u onder Planningsmodus Afdeling of Alle wanneer u een planning voor het gehele bedrijf wilt uitvoeren. Markeer de periode waaraan u een planning wilt toevoegen en klik op rechtstreeks in de markering en selecteer Toevoegen., of klik met de rechtermuisknop 1. Geef de planning een naam 2. Pas de start- en einddatum aan 3. Voer de begintijd en de eindtijd in, bijv. 08:00 17:00 Indien de velden leeg gelaten worden, dan worden er 24 uur geboekt Let op dat u de tijd correct invoert. 4. Pas, indien nodig, de gebruiker aan en 5. Wijs een werkcode toe aan de planning. Opmerking: Pauzes kunnen niet op deze wijze ingevoerd worden. Deze moeten in een andere stap ingevoerd worden. Opmerking: Rode velden zijn verplicht 70

73 De planning bewerken, aanpassen of verwijderen De planningen kunnen gewijzigd of aangepast worden als u met de rechtermuisknop op de dag-cellen klikt U krijgt een overzicht van de planning voor deze dag met de informatie van het gebruikte tijdschema. Verwijder de planning met. Bewerk de planning met. Voeg een planning toe met en vul het invoerveld in. Let op dat u de tijden correct invoert. Indien de velden leeg gelaten worden, dan worden er 24 uur geboekt Afdrukken planningsraster In het planningsraster hebt u de mogelijkheid om wekelijkse werkschema s af te drukken. Selecteer de gewenste periode (deze week, deze maand, enz.) en de afdeling en/of gebruiker. Druk op voorbeeld weergave van het wekelijkse werkschema. Bevestig met OK om af te drukken.. U krijgt een 71

74 Opmerking: Er worden uitsluitend weekoverzichten afgedrukt, maandoverzichten worden in weken opgedeeld, zodat de gegevens goed leesbaar zijn. 72

75 9 Vakantieplanning De planning van vakantiedagen en feestdagen voor uw medewerkers verandert in het planningsraster in kinderspel. U hebt in het raster een duidelijk overzicht. U kunt eenvoudig vakantiedagen toevoegen door deze met Drag & Drop toe te wijzen aan de medewerker. Werk Vakantie-Template uit in de snellijst; bijv. hele dag vakantie; halve dag vakantie; feestdag. 9.1 Aanmaken van vakantie schema s Vakantie rooster Werk schema Werk een tijdschema uit voor vakantie met een rooster waarin u de geschikte werkcode toewijst (zie Hoofdstuk 11.2). Dit tijdschema is nodig wanneer uw medewerkers volgens een vast rooster werken. Voeg in de voorbeeldlijst met een nieuw tijdschema toe. Voer rechtstreeks in het veld een naam in In het veld tijdschema vult u een dagtijd in die alle roosters dekt van bijv. 01:00-23:30. De vakantieberekening wordt analoog aangepast aan het rooster (bijv. rooster-1: ma-vr 08:00 12:00 13:00 17:00 8u wordt deze tijd als vakantie gepland. Voeg de vakantie-werkcode (Vakantie), die u eerder uitgewerkt hebt, toe aan de werkcode (zie Hoofdstuk ) Vakantie-tijdschema voor flexibele tijdsplanning Dit tijdschema is nodig wanneer u met ploegen werkt, of wanneer u de medewerkers geen vast rooster toewijs. Voeg in de voorbeeldlijst met een nieuw tijdschema toe. U kunt de naam rechtstreeks in de cel invoeren. 73

76 Opmerking: Bij tijdschema moet ofwel een tijd 09:00-17:00 of een Timeplan schema opgeslagen zijn, Of open met een timeplan schema en leg een tijdschema vast, zie Hoofdstuk Voeg bij de werkcode de vakantie-werkcode toe (geplande vakantie) die u vooraf opgesteld hebt (zie Hoofdstuk ) Bevestig deze invoeren met Verlofplannen met tijdschema s Markeer de door de medewerker aangevraagde periode voor de vakantie en verplaats het juiste tijdschema (rooster of flexibel) rechtstreeks naar de markering. De vakantie is geboekt en er wordt rekening mee gehouden in alle rapportages. De vakantieplanning wordt geaccepteerd in alle rapportages evenals in de kloktijdentabel. De vakantie-uren worden tevens berekend in de stamgegevens. 74

77 Kloktijdenraster Medewerker stamgegevens Rapportoverzicht 75

78 10 Feestdagen Safescan Workforce Planner beschikt over een groot aantal officiële Europese feestdagen die u met één druk op de knop kunt toevoegen aan de database. Selecteer. Er verschijnt een overzicht van alle beschikbare lijsten met feestdagen per land. Open het gewenste land en selecteer uw regio (regio s zijn niet beschikbaar voor alle landen) Bevestig met OK. De gegevens worden direct ingelezen in de software-database. 11 Instellingen 11.1 Algemeen Taal instellen Selecteer de taal die voor u van toepassing is. Sla deze wijziging op met. De wijzigingen worden pas van kracht wanneer u de software afsluit en opnieuw start. Opmerking: Nadat u de taal gewijzigd hebt, moet u de software opnieuw starten! Databaseverbinding De software neemt het bij de installatie van de software geselecteerde doel-pad waarin de database zich bevindt automatisch over. Het veld voor de databaseverbinding is leeg en mag enkel in uitzonderlijke gevallen handmatig worden ingevuld. 76

79 Dat is het geval wanneer u de software en database op verschillende plaatsen hebt opgeslagen. Neem in dat geval contact op met de IT-afdeling Backup Als de database lokaal op uw computer is opgeslagen, voert de software met regelmatige intervallen een automatische back-up uit. Stel het gewenste interval in via het keuzemenu Toestel / tijdregistratie apparaat Voordat tijdboekingen in Safescan Workforce Planner verwerkt kunnen worden, moeten deze met behulp van tijdregistratie apparaat geregistreerd worden. Met Safescan Workforce Planner worden de boekingen in de tijdregistratie apparaat uitgelezen, overgedragen naar de PC en bewaard in de database met de tijdregistraties. De gegevens kunnen op twee manieren worden overgedragen: Data-lijn (TCP/IP, RS232, 485) USB-apparaat (-kabel) U kunt een onbeperkt aantal tijdregistratie apparaten met de software verbinden en de uren berekenen. Als u de tijdregistratie apparaat niet via uw lokale netwerk hebt aangesloten en met een USB-stick werkt, selecteert u bij de instellingen USB Stick (een combinatie van TCP/IP en USB-stick is mogelijk). 77

80 Opmerking: Tijdboekingen worden enkel van de tijdregistratie apparaat naar de software overgedragen! De gebruikersgegevens moeten altijd handmatig bijgewerkt en gesynchroniseerd worden Gegevensverbinding met TCP/IP Als u de tijdregistratie apparaat via TCP/IP met uw netwerk wilt verbinden, moet u een vrij IP-adres, dat in uw IP-adresbereik past, toewijzen aan de apparaat. Standaard heeft de tijdregistratie apparaat het IP-adres Zoek uw IP-adresbereik: Wanneer het invoervenster voor het IP-adres wordt weergegeven, voert u "ipconfig /all" in. Zoek uw IP-adres. Dit is uw IP-adres; het begint meestal met "192". 78

81 In het voorbeeld: Zoek een ongebruikt IP-adres. Voer "ping" in en voer vervolgens uw IP-adres in. Wijzig de twee laatste cijfers en druk op Enter. In het voorbeeld: ping Zodra het IP-adres actief is, ontvangt u alle datapakketten. De software heeft een vrij IP-adres nodig. In het voorbeeld: ping

82 Zodra u een vrij IP-adres hebt gevonden, registreert u dit in de apparaat volgens de instructies bij uw tijdregistratie apparaat. Wanneer u het IP-adres in de tijdregistratie apparaat hebt geregistreerd en de apparaat met uw netwerk verbonden is. Zoek met in Device naar nieuwe apparaten en bevestig met Ja. Of klik op en voer een naam en het IP-adres handmatig in. Klik op Deze computer en voer de communicatiepoorten in, wanneer u deze op de tijdregistratie apparaat geregistreerd hebt (rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden). Wanneer de apparaat verbonden is, verandert de status onder actief in Verbinding gemaakt. U kunt meerdere tijdregistratie apparaten via uw netwerk met de software verbinden. Als een apparaat niet met het netwerk verbonden kan worden, kunt u deze handmatig als USB-station toevoegen. 80

83 Zodra uw tijdregistratie apparaat met de software verbonden is, worden de reeds geklokte boekingstijden automatisch naar de software overgedragen. De gebruikersgegevens moeten handmatig gesynchroniseerd worden, zie Hoofdstuk De gebruikersgegevens synchroniseren Als uw tijdregistratie apparaat met de software verbonden is, moet u de gebruikersgegevens van de tijdregistratie apparaat met de software synchroniseren. Selecteer hiervoor. In het overzicht worden alle in de tijdregistratie apparaat aangemaakte gebruikers weergegeven. Synchroniseer in dit geval met Apparaat naar Database en bevestig dit met Verwerk. Bewerk de gebruikersgegevens vervolgens onder gebruiker zoals beschreven in hoofdstuk Als de gebruikers in de software aangemaakt zijn, synchroniseert u met Database naar Apparaat. Als zowel op de tijdregistratie apparaat als in de software gebruikers aangemaakt zijn, controleert u bij de synchronisatie op welke plaats de gegevens het meest actueel zijn en synchroniseert u in de gewenste richting, zie ook Hoofdstuk Als u niet alle gegevens wilt synchroniseren of niet alle gegevens in de juiste richting kunt synchroniseren, kunt u elke gebruikers-id apart selecteren en de richting bepalen of negeren, d.w.z. niet synchroniseren. Daarvoor klikt u in het veld naast "Resolutie". Er verschijnt een keuzemenu (leeg = geen synchronisatie; DB/apparaat = database apparaat; apparaat/db = apparaat database) Gegevensoverdracht met USB-stick Om de boekingen van de tijdregistratie apparaat naar de pc over te dragen, volgt u de onderstaande instructies. Boekingen naar een USB-apparaat overdragen. Tijdregistratie apparaat met een lcd-scherm Sluit het USB-apparaat aan op de USB-poort van de tijdregistratie apparaat. Meld u aan op de tijdregistratie apparaat. Druk vervolgens op de toets [Menu]. Selecteer met de pijltjestoets USBDrive Mng (USB-Drive Manager) en druk op de toets [OK]. Selecteer met de pijltjestoets Download Logs (Gegevens logbestand downloaden) en druk op de toets [OK]. 81

84 Nu verschijnt het bericht dat de gegevens gekopieerd worden. Wanneer de melding "Copy Data OK" verschijnt, is de gegevensoverdracht naar het USB-apparaat voltooid. Het bestand met de boekingen heet: 1_attlog.dat Herhaal de procedure om de gebruikersgegevens ook op de USB-stick te laden door Download User Dat (Gebruikersgegevens downloaden) te selecteren en op OK te drukken. Nu verschijnt het bericht dat de gegevens gekopieerd worden. Wanneer de melding "Copy Data OK" verschijnt, is de gegevensoverdracht naar de USB-stick voltooid. Het bestand met de gebruikersgegevens heet: 1_User.dat of User.dat. Verwijder de USB-stick. Opmerking: Als de uitvoering op de tijdregistratie apparaat verschilt van de instructies, raadpleeg dan deze paragraaf in de gebruikershandleiding bij uw tijdregistratie apparaat Tijdregistratie apparaten met een TFT-scherm Sluit de USB-stick aan op de USB-poort van de tijdregistratie apparaat. Meld u aan op de tijdregistratie apparaat. Druk vervolgens op de toets [Menu]. Selecteer met de pijltjestoets USBDrive en druk op de toets [OK]. Selecteer met de pijltjestoets Download en druk op de toets [OK]. Selecteer met de pijltjestoets Dload Attlogs en druk op de toets [OK]. Nu verschijnt het bericht dat de gegevens gekopieerd worden. Wanneer de melding "Download voltooid!" verschijnt, drukt u op de toets [OK]. De gegevensoverdracht naar de USB-stick is voltooid. Het bestand met de boekingen heet: 1_attlog.dat Druk op de toets [ESC] tot u het menu weer verlaten hebt. Verwijder de USB-stick Tijdregistratie apparaten met USB-kabel Verbind de tijdregistratie apparaat via de USB-kabel met uw computer. Zoek met onder Device naar nieuwe apparaten en bevestig met OK. De tijdregistratie apparaat wordt automatisch met de software verbonden of registreer de apparaat handmatig zoals hierboven beschreven. Synchroniseer de gebruikersgegevens zoals beschreven in Hoofdstuk De boekingsgegevens worden automatisch naar de software overgedragen. De gegevens bij het model TA 655 worden met een diepere frequentie, d.w.z. met een groter tijdsinterval uitgelezen dan bij de TA-800 of TA-900 serie (bij de TA-800 en TA-900 serie duurt de gegevensoverdracht max. 1 seconde. 82

85 Boekingen in de PC inlezen Wanneer u de gegevens voor het eerst met de software wilt synchroniseren, moet u eerst verbinding maken met een USB-stick. Selecteer, voer een naam in (bv. USB), het veld met het IP-adres met leeg blijven, rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden. Klik op "Deze computer". Als u een communicatiesleutel hebt geregistreerd op de tijdregistratie apparaat, voert u deze hier onder Communication Key in. Bevestig met OK (zie Hoofdstuk ). Sluit het USB-apparaat aan op de USB-poort van de pc. De boekingstijden worden automatisch uit de USB-stick uitgelezen en met de software verwerkt. Om de gebruikersgegevens bij te werken, markeert u de regel met het USB-apparaat. Klik op en selecteer het bestand 1_user.dat of user.dat op het USB-apparaat en klik op "Openen". Selecteer de richting waarin u de synchronisatie wilt uitvoeren in het synchronisatievenster. Als de gegevens op de tijdregistratie apparaat recenter zijn dan in de software, selecteert u Apparaat naar Database. Als de gegevens in de software recenter zijn, selecteert u Database naar Apparaat. In het overzicht ziet u voor elke gebruikers-id of deze alleen op het apparaat of alleen in de software bestaat, of dat er een verschil tussen de software en het apparaat is. Bij de beschrijving van het verschil kunt u zien welke informatie verschillend is. Selecteer nu de richting van de synchronisatie. Als u niet alle gegevens wilt synchroniseren of niet alle gegevens in de juiste richting kunt synchroniseren, kunt u elke gebruikers-id apart selecteren en de richting bepalen of negeren, d.w.z. niet synchroniseren. Daarvoor klikt u in het veld naast "Resolutie". Er verschijnt een keuzelijst (leeg = geen synchronisatie, DB /Device = database apparaat; Device/DB = apparaat database). 83

86 Voorbeeld van verschillen: In het apparaat wordt een gebruiker met ID aangemaakt zonder naam. Wanneer u de gegevens synchroniseert, verschijnt het bericht: Apparat Only, synchroniseer deze gegevens Device/DB en bewerk de gebruikers-id onder gebruiker, voer een gebruikersnaam in en synchroniseer deze weer met de tijdregistratie apparaat. Bij de synchronisatie verschijnt het volgende bericht: Different! En onder de beschrijving: Gebruikersnaam anders. Synchroniseer nu DB/Device zodat de gebruikersnaam op de tijdregistratie apparaat overschreven wordt en de gebruiker bij de volgende aanmelding met de gebruikersnaam herkend wordt Gebruikersgegevens synchroniseren Synchroniseer eerst de gebruikersgegevens zoals beschreven in Hoofdstuk Let erop in welke richting u de gegevens synchroniseert. Controleer de actualiteit van de gegevens in de software en in het tijdregistratie apparaat TA-655 kloktijden op de computer inlezen Markeer de apparaat regel (zie afbeelding) en druk op. De kloktijdgegevens worden van het apparaat gekopieerd en overgedragen naar de software. Na het afsluiten van de gegevensoverdracht wordt u gevraagd of de kloktijdgegevens in het tijdregistratie apparaat verwijderd moeten worden. Bevestig deze vraag alleen met Ja wanneer u deze gegevens werkelijk van het apparaat wilt verwijderen. Alleen de kloktijdgegevens worden verwijderd, niet de gebruikersgegevens. 84