de Skalm blikt vooruit

Transcriptie

1 de Skalm blikt vooruit Beheerstichting De Skalm Leeuwarderadeel, 18 februari 2016

2 1. inleiding Voorliggend document is het visie document van de vernieuwde Skalm in Stiens. Na de transformatie richting het nieuw MFC is er veel gebeurd en veranderd. In 2013 is er een onderzoek gestart naar het optimaliseren van het toenmalige Cultureel centrum de Skalm. De Skalm viel in haar hoedanigheid onder de verantwoordelijkheid van Stichting Welzijn Middelsee. De gemeente moest in het kader van de financiën afwegingen maken over de toekomst van het activiteitencentrum. De raad heeft besloten dat het activiteitencentrum niet langer kon rekenen op de subsidiebijdrage van de gemeente Leeuwarderadeel. De jaarlijkse bijdrage moest worden bijgesteld. Concreet is hiervoor een gezamenlijk onderzoek gestart tussen de belanghebbenden. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in de oprichting van de nieuwe beheerstichting de Skalm. In deze rapportage wordt ingegaan op de nieuwe invulling van de stichting en wordt de blik vooruit gericht.

3 2. kernwaarden Missie De beheerstichting de Skalm heeft als missie: het ontwikkelen, realiseren en onderhouden van een lokale sociale en culturele infrastructuur waarbinnen inwoners hun eigen richting kunnen geven aan het culturele en maatschappelijke leven en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. Visie De beheerstichting probeert door het stimuleren van zelfwerkzaamheid en zelfredzaamheid een voorziening voor de inwoners open te houden. Dit gaat door het stimuleren van maatschappelijke initiatieven, het inzetten van inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt om deze werkervaring op te doen, vrijwilligers en mensen met een beperking. Kernwaarden Ontmoeting Verbinding Maatschappelijk belang Voor wie werkt de stichting? De stichting voorziet in de behoeften van de inwoners van Leeuwarderadeel. In de statuten is vastgelegd hoe de stichting tracht haar doel onder meer te bereiken, namelijk door de volgende acht kernwaarden: - het verbinden van mensen; - laagdrempelig en voor iedereen zijn; - het volgen van de behoeften van de inwoners, nu en in de toekomst; - kwaliteit en professionaliteit; - continuïteit; - verschilligheid, betrokkenheid op basis van een verantwoorde bedrijfsvoering; - innovatie, - het verbinden van de maatschappelijke vraag door integraal aanbod.

4 3. eigendom, beheer en exploitatie: theoretisch kader Eigendom, beheer en exploitatie zijn drie verschillende grootheden in het hebben en gebruiken van het gebouw de Skalm, maar ze zijn wel zeer nauw aan elkaar verbonden. De keuze voor een bepaalde strategie ten aanzien van het eigendom heeft bijvoorbeeld implicaties op de uitwerking en het verdelen van verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer. Aan het eigendom van De Skalm zijn rechten en plichten verbonden. Zo vertegenwoordigt het gebouw en ondergrond een waarde die de eigenaar de gemeente Leeuwarderadeel toekomt. Anderzijds kent het eigendom risico s en (wettelijke) plichten. De eigenaar is verplicht belastingen en heffingen te voldoen en is verantwoordelijk voor een aantal huisvesting gerelateerde beheertaken. Deze zijn met name gericht op het in stand houden van het gebouw en het beheersen van de (exploitatie)risico s verbonden aan het bezit. Beheer gaat over taken en verantwoordelijkheden om het gebruik van het de accommodatie functioneel te houden. Dit gaat vooral om gebruiker gerelateerde taken en verantwoordelijkheden. Beheer is een set van taken en verantwoordelijkheden waarover participanten (eigenaar, beheerder en gebruikers) afspraken maken, hetzij overeengekomen in een huurcontract, hetzij in een beheer- of exploitatieovereenkomst. Beheer is gericht op het mogelijk maken van effectief gebruik van De Skalm en vormt een dynamisch proces. Figuur 1 Samenhang tussen eigendom, beheer en exploitatie

5 Het beheer is onder te verdelen in huisvesting, diensten en middelen: Huisvesting: staat voor het gebouw met de gebouw gebonden installaties en het (groot) onderhoud van het gebouw en het terrein. Onder huisvesting vallen verder zaken die samenhangen met het ter beschikking hebben van het gebouw, zoals financiering, belastingen, heffingen en verzekeringen. Diensten: hieronder vallen voorzieningen die verbonden zijn met het gebruik van de huisvesting, het (klein) onderhoud van de huisvesting en samenhangende ondersteuning van de werkzaamheden. Middelen: deze worden gevormd door de voorzieningen, die nodig zijn voor de directe uitvoering van de werkzaamheden in de organisatie. De verantwoordelijkheid voor huisvestingsaspecten ligt bij de eigenaar. De stichting en haar gebruikers zijn verantwoordelijk voor de beheeraspecten die onder diensten en middelen vallen. Bij de uitvoering van het beheer onderscheiden we drie typen beheer: In onderstaand schema is de relatie tussen beheeraspecten, verantwoordelijkheden en type beheer weergegeven. Eigendom Gebruik Gebruik Huisvesting Diensten Middelen Groot onderhoud Klein onderhoud Inkoop Belastingen Schoonmaak Inventaris/inrichting Heffingen Energie en water ICT Verzekeringen Beveiliging/risicobeheer Sport- en speeltoestellen Logistiek (afval, magazijnen) Kantoorartikelen Repro (Onderwijs)producten Post Restaurant/catering Telefonie Roostering Programmabeheer/ communicatie Eigenaar Gebruiker Gebruiker Het technisch beheer omvat taken die toekomen aan de eigenaar. Hierbij kan gedacht worden aan groot onderhoud, verzekeringen en het voldoen aan de veiligheidsvoorschriften. Het facilitair beheer omvat taken die voortvloeien uit het gebruik van ruimten. Gedacht kan worden aan schoonmaak, klein onderhoud en het ontvangen van bezoekers. Het programmabeheer betreft de inhoudelijke component van de (gezamenlijke) huisvesting. Het betreft bijvoorbeeld het opstellen en beheren van het activiteitenprogramma en het opstellen en bewaken van het inhoudelijk concept en/of samenwerkingsvisie. Verklaring van kleuren Technisch beheer Facilitair beheer Programmabeheer Geen gezamenlijk beheer Figuur 2 Relatie tussen beheeraspecten

6 De exploitatie van De Skalm betreft het samenspel van eigendom en gebruik van het gebouw. De exploitatie is in feite de financiële vertaling van de uitgangspunten die zijn gehanteerd voor het eigendom en de financiering daarvan en de afspraken die zijn gemaakt omtrent beheer. Het biedt inzicht in het maatschappelijk en financieel rendement van het de Skalm. De eigenaarslasten, waaronder de kosten voor het groot onderhoud, worden verdisconteerd in de huurprijs. De kosten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de huurders, behoren tot de servicelasten en gebruikerslasten. In de volgende hoofdstukken worden de uitgangspunten ten aanzien van eigendom, beheer en exploitatie voor De Skalm nader omschreven en uitgewerkt.

7 4. eigendom De Skalm Huidige situatie De Skalm De gemeente Leeuwarderadeel is eigenaar van het huidige gebouw en de daarbij behorende grond. De gemeente verhuurt het gebouw en buitenruimte, aan Stichting De Skalm. Stichting De Skalm maakt afspraken met de gemeente over: taken, verantwoordelijkheden, huurprijs en huurtermijn. Deze afspraken worden opgenomen in een huurovereenkomst. Deze is in concept gereed en wordt nog afgestemd met de gemeente. Demarcatie Heldere afspraken zijn belangrijk om nu en in de toekomst de samenwerking tussen eigenaar en huurder goed te laten verlopen. In de demarcatielijst (bijlage 1) is de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de Stichting opgenomen. Deze lijst schept duidelijkheid over welke kosten voor de huurder zijn en welke voor de verhuurder. De demarcatielijst wordt bijgevoegd bij het huurcontract tussen de gemeente Leeuwarderadeel en De Skalm. In het vervolg van deze rapportage wordt uitleg gegeven over de taken vanuit de demarcatielijst. Leegstandsrisico Voor De Skalm ligt het leegstandsrisico bij Stichting De Skalm. Indien de stichting het huurcontract beëindigt ligt het leegstandsrisico van de betreffende ruimten of het gebouw bij de gemeente Leeuwarderadeel.

8 5. beheer Doel van het voorliggende beheermodel is te komen tot een stabiele verhuursituatie ten behoeve van de exploitatie van De Skalm, zonder nog meer afhankelijk te zijn van subsidierelaties tussen de gemeente en Stichting De Skalm. Wanneer de stichting voor het beheer te sterk afhankelijk is van subsidies, wordt het risico voor zowel de stichting als de gemeente sterk verhoogd. Het is nog wel steeds het geval dat als de subsidie verder wordt verlaagd of de subsidierelatie tussen de stichting en de gemeente verdwijnt, dit directe consequenties voor de exploitatie van De Skalm heeft. Hoofdlijnen beheermodel Onderstaand zijn de belangrijkste zaken van het beheermodel genoemd. In dit hoofdstuk gaan we verder in op deze onderwerpen. De gemeente Leeuwarderadeel is verantwoordelijk voor het groot onderhoud van het gebouw. Stichting De Skalm is verantwoordelijk voor het klein onderhoud, facilitair- en programmabeheer van De Skalm. Stichting De Skalm wordt door de gemeente Leeuwarderadeel ingehuurd voor het leveren van de diensten in de Skalm. De huidige beheerorganisatie De huidige beheerorganisatie Stichting De Skalm richt zich op het facilitair- en programmabeheer van de accommodatie. Daarnaast verhuurt men ruimten aan verenigingen en ander belangstellenden. Er is in mindere mate aandacht voor het programmabeheer en het ontplooien van nieuwe activiteiten. Stichting De Skalm heeft de ambitie een meer ondernemende organisatie te worden, waarin door het aanbieden van een passend aanbod (voor gebruikers en omgeving) een goede bezetting en exploitatie te realiseren is. Stichting Wil De missie van WIL is om op een maatschappelijk verantwoorde en ondernemende manier bij te dragen aan de versterking van personen, gezinnen, wijken en buurten. Dit doen wij door uit te gaan van de eigen kracht van individuen en hun leefomgeving. Stichting Wil is door de stichting gevraagd het gastheerschap in de nieuwe Skalm op zich te nemen. Programmabeheer Om een gezonde en sluitende exploitatie te creëren is het belangrijk dat de ruimten zo goed en efficiënt mogelijk verhuurd worden. Daarnaast is een programma dat past bij de behoefte van de gebruikers zeker zo belangrijk. De Skalm heeft ten aanzien van de oude situatie een groei in activiteiten en verhuur nodig om de exploitatielasten van het gebouw te kunnen dragen. Daarbij is het belangrijk, met respect voor ieders belangen, te denken in kansen in plaats van bedreigingen. Daarnaast kan de bezetting worden geoptimaliseerd door in overleg met verenigingen te schuiven met vaste gebruiksavonden. Belangrijke aspecten om te komen tot een passend activiteitenprogramma zijn:

9 Inventarisatie van de wensen en de behoefte van de (potentiële) gebruikers. Bepalen van de aanpak hoe de stichting de (nieuwe) gebruiker kan benaderen. Maak gebruik van het bestaande aanbod onder de verenigingen, zorg ervoor dat hun achterban in ieder geval de bezoekers van de activiteiten worden. Maak gebruik van de expertise van andere wijkcentra; het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden. betekenen, echter op dit moment gezien de opstartfase is dit geen gewenste situatie. Daarnaast dienen op dat moment aanvullende afspraken gemaakt te worden over de beschikbaarheidstelling van de daarbij horende middelen. Wat je als eigenaar niet wilt en als stichting niet moeten willen is dat er sprake is van fondsvorming bij de stichting. Daarom laten wij dit vooralsnog buitenbeschouwing. Neemt niet weg dat op het moment van groot onderhoud aanvullende afspraken tussen gemeente en stichting gemaakt kunnen worden Stichting De Skalm is momenteel bezig om nieuwe gebruikers en activiteiten aan te trekken. Een goede invulling van het activiteitenprogramma levert een grote bijdrage aan de bezetting en daarmee de exploitatie van het gebouw. Op dit moment is er een programmaraad actief om te zorgen voor een meer inhoudelijke invulling van de activiteiten binnen de Skalm. Technisch beheer Klein onderhoud Het klein onderhoud wordt door Stichting De Skalm in eigen beheer uitgevoerd. Voor grote/ complexere onderhoudsklussen, behorend bij het klein onderhoud, wordt een externe partij ingehuurd. In de contracten tussen de gemeente Leeuwarderadeel en Stichting De Skalm worden duidelijke afspraken gemaakt over de demarcatie (verdeling) van de onderhoudswerkzaamheden. Schoonmaak De schoonmaak wordt door Stichting De Skalm in eigen beheer uitgevoerd. Hiervoor wordt een schoonmaakster ingehuurd van Stichting Welzijn Middelsee en de medewerkers van stichting Wil. Horeca De horeca is ondergeschikt aan de activiteiten van De Skalm en heeft geen commerciële doelstelling. De horeca wordt gedaan door vrijwilligers en in samenwerking met stichting Wil. Dagelijks beheer Het dagelijks beheer wordt uitgevoerd door de stichting en deze wordt daar tijdelijk in ondersteunt door FSF en op termijn door stichting Wil. Groot onderhoud Groot onderhoud is conform de demarcatie de verantwoordelijkheid voor de gemeente. Op termijn zou de stichting hierin wellicht iets kunnen

10 6. Blik vooruit: exploitatiebegroting Stichting de Skalm In dit deel van de rapportage richten we de blik vooruit. De beheerstichting heeft bijna een half jaar gedraaid. Tijd om te kijken naar de toekomst. Hierbij wordt aangesloten bij de doelstelling van de stichting en dat is het beheren en exploiteren van de Skalm. Op basis van de voorgaande jaren onder Welzijn Middelsee en de aanpassing van de afgelopen tijd is er een nieuwe exploitatiebegroting opgesteld. Onderstaand is een samenvatting van de exploitatiebegroting (eerste jaar) van Stichting de Skalm weergegeven. INKOMSTEN (VERKOOP) m² huur exploitatie Bibliohteek SWM Voedselbank Speelotheek Documentatiecentrum Gebiedsteam Biljart 32, Bloedprikken Losse zaalverhuur Losse verhuur SWM Horecaomzet Subsidie TOTALE VERKOOP Huur de Skalm Inhuur Wil-beheer Inhuur Schoonmaak SWM Overige inhuur Energie Gas Elektra Water 500 Onderhoud Schoonmaak (materiaal) Kleinonderhoud Inkoop Horeca Organisatiekosten Reclame Boekhouding Afschrijvingskosten Onvoorzien Totaal figuur 4 Exploitatiebegroting huurder KOSTEN (INKOOP)

11 Hieronder volgt een korte toelichting van de belangrijkste posten uit de exploitatiebegroting van Stichting de Skalm. belang om geen grote voorraden aan te houden. Baten Stichting de Skalm Verhuur Stichting de Skalm heeft met een groot aantal partijen vaste huurafspraken gemaakt. Deze worden middels huurcontract vastgelegd. Wat wel belangrijk is om te melden dat bijna alle partijen hetzij direct of wel indirect afhankelijk zijn van de gemeente Leeuwarderadeel. Dit maakt de verhuur niet een hele stabiele factor. Het streven van de stichting is door middel van zelfwerkzaamheid en overige inkomsten deze positie af te bouwen. Horeca De Skalm exploiteert de horecafunctie. De verwachting is dat door de realisatie van het nieuwe concept de horecafunctie wordt versterkt en het aantal horecabezoekers wordt verhoogd, wat een positief effect heeft op de horecaomzet. De huidige horecaomzet van de Skalm bedraagt ,-. Aanname van de stijging van de horeca houdt in dat elke extra bezoeker minimaal één tot twee consumpties nuttigt, dit levert een bedrag op van ,-. Daarnaast is de btw-afdracht meegenomen, hierbij is rekening gehouden met het lage en het hoge btw-tarief (zogenoemd mengpercentage). Om verder omzetgroei naast de extra bezoekers te kunnen realiseren is het belangrijk de inkooppercentages van de Skalm te optimaliseren. Op dit moment ligt het inkooppercentage van de Skalm op circa 42%. Als kengetal voor het inkooppercentage van een dorpshuis hanteren wij circa 35% van de omzet. Wij adviseren dan ook om het inkooppercentage te optimaliseren, door meer te letten op de inkoop. Daarnaast is het van Maatregelen die helpen bij het optimaliseren van het inkooppercentage zijn: Gebruikmaken van grote flessen frisdrank in plaats van klein flesjes. Een goede verhouding in de presentatie van het eten; luxe betekent meer kosten. Stimuleer consumeren; door een aantrekkelijke gezellige horeca te creëren zijn bezoekers eerder geneigd te blijven en blijven bezoekers langer. Maak afspraken met leveranciers inzake inkoopkortingen. Schenk aandacht aan gastvrijheid. Subsidie gemeente Leeuwarderadeel De gemeente Leeuwarderadeel betaalt aan de stichting een subsidie voor het uitvoeren van een aantal beleidsmatige taken. Het gaat hierbij om de taken zoals geformuleerd onder de visie en missie van de stichting. Daarnaast voert de stichting een aantal eigenaarstaken uit, zoals klein onderhoud, schoonmaak en beheer. Na 1 tot 2 jaar is het verstandig deze afspraken tegen het licht te houden en waar nodig te concretiseren. Dit kan bijvoorbeeld door een dienstverleningsovereenkomst te sluiten tussen de gemeente en de stichting. Daarmee worden de afspraken privaatrechtelijk in de plaats van publiek. Daarnaast is het uitgangspunt dat de subsidie in het tweede jaar wordt verlaagd van naar euro. Lasten Stichting de Skalm

12 Huur gemeente Leeuwarderadeel Stichting de Skalm betaalt aan de gemeente een kostendekkende huur. In de huur zijn de kapitaalslasten en eigenaarslasten gedekt. In de kostendekkende huur worden de kapitaalslasten per jaar doorberekend. Inhuur personeel De stichting huurt personeel in voor het uitvoeren van werkzaamheden. Er zijn afspraken gemaakt met stichting Wil inzake het beheer, horeca en schoonmaak. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt tussen de gemeente en SWM voor de inhuur van de schoonmaakster. Op termijn zal deze inhuur eindigen en neemt Wil deze taken over. Momenteel wordt er nog personeel ingehuurd voor aansturing en de financiële zaken binnen de Skalm. Het is de bedoeling dit af te bouwen en over te laten nemen door vrijwilligers. Huisvestingskosten De raming van de huisvestingslasten is gebaseerd op kengetallen, in afstemming met de huidige huisvestingslasten van de Skalm. Hierbij is ervan uit gegaan dat door personele inzet en vrijwilligers de kosten worden gereduceerd. De bedragen zoals hieronder zijn benoemd, betreffen materiaalinkoop en uitbesteding van diensten/werkzaamheden die de stichting niet zelf kan doen. En de energielasten zijn gebaseerd op de kosten van de afgelopen jaren. Deze kosten worden gedekt in de te betalen huurprijs (per uur/dagdeel) die worden doorbelast aan de gebruikers voor het gebruik van de ruimte in de Skalm. De huidige inkooplasten van de Skalm voor de horeca zijn niet of nauwelijks te herleiden. Er werd te veel ingekocht en uiteindelijk werd niet alles verkocht. De sturing is nu directer en daarmee wordt getracht de inkoop zo laag mogelijk te houden. Uitgangspunt is nu 40% van de verkoop, waarbij een doelstelling ligt op dit verder te optimaliseren. Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten zijn geraamd op basis van de jaarrekening en de gesprekken met Stichting de Skalm. Afschrijving Deze post is een aanname op basis van de te dragen investeringen door Stichting de Skalm zelf en dekt de afschrijving van de aan te kopen inventaris. Dit bedrag heeft een duidelijke relatie met de huidige exploitatie van de Skalm. Onvoorzien Omdat de exploitatiebegroting globale ramingen en kengetallen bevat en hierin rek zit is het uitgangspunt dat er voldoende onvoorzien in de begroting zit. Echter gezien de opstart hebben we een klein bedrag hiervoor meegenomen. Posten die nu ontbreken Btw wel/niet verrekenbaar Hier dient nog wel naar gekeken te worden. Het stichtingsbestuur zal hiertoe in overleg gaan treden met de belastingdienst. Horeca

13 Conclusie Er ligt een goede basis om verder mee te gaan. Dit jaar dienen wel de afspraken tussen alle partijen geconcretiseerd te worden. Dit is zowel tussen stichting, gemeente en stichting en huurders anderzijds. Verder is van belang dat de gemeente met de huurders de subsidie afspraken afwikkelt of dit op een andere manier richting de stichting gaat regelen. In het aparte bestand is de meerjarenraming bijgevoegd. Daarnaast is er een lijst gemaakt van de hierboven gemaakte afspraken tussen alle partijen.