KALENDERVERGADERING ZOMERSEIZOEN oktober Verslaggeving door Stefaan Lauwaert, voorzitter PCR Oost Vlaanderen

Transcriptie

1 KALENDERVERGADERING ZOMERSEIZOEN oktober Verslaggeving door Stefaan Lauwaert, voorzitter PCR Oost Vlaanderen 1. VERWELKOMING 2. Korte terugblik wat het aantal deelnemers betreft: Wat betreft de zomer van 2016 kunnen we spreken van goed wielerseizoen. Het aantal deelnemers is zo goed als stabiel gebleven. Cyclo : deelnemers VTT : deelnemers Totaal : deelnemers, waarvan dagvergunningen. Voor gans Vlaanderen bedraagt het aantal deelnemers , waarvan dagvergunningen. Dus de helft van de deelnemers van gans Vlaanderen zit bij ons in de provincie. 3. Toekomst : Bij deze wil ik meedelen dat deze vergadering de laatste zal zijn in deze vorm. Er zal voor de clubs een nieuwe tool ontwikkeld worden waardoor jullie makkelijker zelf jullie aanvragen elektronisch zullen kunnen doen. Onze Wielerbond is volop bezig met een nieuw back office programma. En wij kunnen van deze opportuniteit gebruik maken om het proces van de aanvraag van een recreatieve toertocht vereenvoudigen. Één van de nieuwigheden is de mogelijkheid om een kwaliteitsscore te geven aan fietstochten op basis van wat de club invult bij de aanvraag Jullie zelf als organisator zullen aan de hand van een lijst met kwaliteitsindicatoren zelf kunnen bepalen tot welke kwaliteitsscore je kan of wil behoren. Een voorbeeld van deze kwaliteitsindicatoren hebben jullie ontvangen bij het binnenkomen van de zaal. Op dit blad vind je tevens aan welke kwaliteitsindicatoren een organisatie moet voldoen om bv. Het label van Classic te verdienen. Nieuw is zijn de 2 of 1 ster organisaties. Naast de Classics en Labels. Hoe zijn deze ster organisaties er gekomen? We hebben van verschillende organisatoren de opmerkingen gekregen dat er tussen de gewone organisaties veel verschil zit. Sommige hebben bevoorrading, andere niets. Bijkomend kwam hierop ook het inschrijvingsgeld ter sprake. Daarom volgend voorstel : Vanaf zomerseizoen 2017 zullen we op basis van de kwaliteitsindicatoren alle organisaties en kwaliteitslabel toekennen ( classic, label, 2 of 1 ster of niets ). De aanvraag zal bij jullie liggen op basis van de indicatoren de toekenning zal bij de PCR gebeuren. Maar we gaan geen kwaliteitslabel toekennen aan een organisatie als er geen vraag is van de club. Jullie kunnen dit gerust al vanavond doen op de formulieren die hier voorhandig zijn of later via mail. Eens het nieuwe back-office programma klaar is zal je dit automatisch kunnen doen bij jouw aanvraagdossier.

2 Belangrijk te weten is dat het kwaliteitslabel de inschrijvingstarieven zal bepalen. Tarieven seizoen 2017 : Geen ster : 2 euro ( gewone tarief ) 1 ster : 3 euro 2 sterren / Labels : 5 euro (vast tarief voor alle afstanden VTT en CYCLO) Classics : 5 euro of meer 2 De PCR zal enkel zoals nu het geval is - een lijntjeskalender opstellen met de vooropgestelde datum en organisaties. Het voorgestelde proces en het nieuwe document van de aanvraag zullen later worden meegedeeld aan de clubs. 4. Laureaatschappen seizoen 2016 / 2017 Aangezien de vergunning van de deelnemers bij elke organisatie gescand wordt dienen nog enkel voor nationale en Vlaamse laureaatschappen formulieren ingevuld te worden Opgelet: Ook de Oost-Vlaamse proeven - voor deze laureaatschappen - moeten worden afgestempeld op deze respectievelijke formulieren. Dit is onder meer het geval voor het Vlaams laureaatschap, het Nationaal vtt laureaatschap, en het LM laureaatschap. De formulieren van 2016 dienen ten laatste op 15 oktober in ons bezit te zijn. Van de overige laureaatschappen zullen de clubsecretarissen verzamellijsten ontvangen met daarop de verschillende laureaten van de club. Deze lijsten worden dan binnen de gestelde termijn voor akkoord terug gestuurd naar het PCR secretariaat. Wanneer u niet akkoord gaat met de lijst van afgedrukte laureaten vermeldt u dit op de betreffende lijst. De voorwaarden voor de verschillende laureaatschappen staan op onze website = Om deze kalendervergadering van deze avond vlot te laten verlopen is er veel voorbereidend werk geleverd door de onze provinciale secretaris Johan Lanckriet Wij wensen hem hiervoor te bedanken. 5. KALENDER 2017 Aangezien er enkele nieuwe organisatoren zijn, wensen we nog even een paar gemaakte afspraken en reglementen in herinnering te brengen: Er wordt maximum toegestaan: - 1 organisatie van 150 km of meer per dag in de provincie - Liefst 1 kidsorganisatie per dag in de provincie cyclo of vtt - 1 weekdagfietstocht per dag in de provincie - Liefst 1 cluborganisatie per dag per gewest

3 3 Wanneer een feestdag op een weekend valt hebben de organisatoren welke op de feestdag organiseren voorrang op de gewone weekend-organisaties. Bijkomende startplaatsen worden slechts toegestaan wanneer in het gewest van de tweede startplaats geen organisatie op de kalender staat of mits akkoord van de organiserende club in dat gewest. Een tweede startplaats dient minimaal 25 km verwijderd te liggen van de hoofdstartplaats. Bijkomende startplaatsen buiten de eigen provincie moeten aangevraagd worden aan de voorzitter van de PCR van de betrokken provincie via de PCR van Oost-Vlaanderen. Gezien het WBV scanprogramma de mogelijkheid biedt mogen in de tweede startplaats de vergunningen van de deelnemers gescand worden. Dit is evenwel geen verplichting. Wanneer enkel in de hoofdstartplaats gescand wordt, is het aan te raden de deelnemers in de tweede startplaats hierop bij de start te wijzen. Weekdagfietstochten kunnen het ganse zomerseizoen door worden georganiseerd. De langste afstand wordt beperkt tot 60 km. De inschrijvingsuren voor de weekdagfietstochten worden volledig vrijgelaten, en iedere club kan deze naar wens invullen. Zo kan perfect een weekdagfietstocht doorgaan in de voormiddag en/of namiddag. 6. Label organisaties: Volgende organisaties hebben zich reeds kandidaat gesteld om in 2017 een label te organiseren: Heirnistochten Omlopen der Schelde- & Zwalmstreek Azalea fietstochten Zomergem Mont Saint Aubert Zomergem Vlaamse Pijl Zwalm Rochus tochten Flanders Cyclo & Bikes Events Vriendschapstocht 7. Classics Wat de Classics betreft moeten de clubs zich ook telkens opnieuw kandidaat stellen. Om het kwaliteitslabel classic te verkrijgen zullen deze organisaties aan kwaliteitsindicatoren zoals eerder vermeld moeten voldoen. Het lastenboek is hierbij een leidraad. Wie niet aan deze voorwaarden voldeed komt niet op de classickalender. Dit jaar worden de classics nog door de PCR beoordeeld, vanaf volgend jaar wordt dit geautomatiseerd net zoals voor de labels en de sterrenorganisaties. Het label classic zal op vrijdag 21 oktober tijdens een speciale vergadering met de kandidaat organisatoren worden meegedeeld. Daar zal zowel de label- als de classic kalender definitief worden samengesteld. Deze vergadering zal hier trouwens doorgaan net als de vergadering ivm de labels.

4 4 Volgende organisaties dienden hun kandidatuur tijdig binnen : Omloop het Nieuwsblad Omloop van Vlaanderen Ename Classic Ronde van Vlaanderen Classic Peter Van Petegem Classic Davitamon Classic Valcenier Classic Veranda s Willems Classic Altebra Classic Serge Baguet Classic Lucien Van Impe Classic Andrea Tafi Classic Volvo Classic Achiel Buysse Classic Indien er nu nog organisatoren hun organisatie wensen te laten erkennen dan kunnen zij hun kandidatuur uitzonderlijk nog stellen tot 15 november 2016 op basis van de indicatoren. Er zijn een twee nieuwe vtt organisaties: Zij moeten dus akkoord gaan met de richtlijnen van het vtt lastenboek. Namelijk WTC Lambroek Massemen (24/6) en de Veldrijders MTB Lokeren (4/6) Fiets- en MTB Happening in 2017 Er is nog geen kandidaat. Het gaat hier dus over 1 dag n.l. de zaterdag. Voorzitter doet oproep naar kandidaten. Terloops: De clubs kunnen zich kandidaat stellen voor de Fiets en MTB Happening, een jaar of meer op voorhand. Dat geldt ook voor de vtt Slothappening. Voor de Fiets en MTB Happening 2018 hebben wij wel een kandidaat en dat is VZW Wielercomité Eeklo. 8. Afgevaardigden WBV Op de meeste classics zal er een PR afgevaardigde aanwezig zijn. Deze zal enkel promotioneel werk leveren maar kan in nood technische ondersteuning bieden. 9. SAMENSTELLING EN GOEDKEURING KALENDER 2017 Eventuele verschuivingen, wijzigingen of toevoeging van afstanden, formules of startplaatsen behandelen we nu tijdens het voorlezen en overlopen van het ontwerp van de kalender. De voorzitter leest de kalender voor; - datum organisatie afstanden bijkomende startplaatsen - organisator - labelkandidaturen en classics kunnen zich nu nog tegelijk melden. - de andere gegevens worden door de betrokkenen zelf nagezien bij ontvangst van de definitieve kalender welke zal worden toegestuurd door de PCR. De secretaris volgt de voorzitter en noteert eventuele verschuivingen en/of wijzigingen. - volgt mee op de originele aanvraagformulieren - wijzigingen noteren op de aanvraagformulieren en eventueel verplaatsen naar de andere

5 datum. 5 De voorzitter leest de kalender voor, aan de hand van de reacties uit de zaal worden de gevraagde aanpassingen uitgevoerd door de secretaris. Afhandeling en definitieve goedkeuring van de kalender. Zo vlug als mogelijk ontvangt elke club de informatie welke in verband met zijn eigen organisatie zal worden opgenomen in de definitieve kalender, en dit met alle gegevens. Eventuele opmerkingen moeten vóór 30 oktober 2016 gemeld worden aan het secretariaat PCR. Deze datum is tevens de einddatum voor de aanvraag van de sterrenorganisaties. Veranderen van datum kan niet meer na vanavond. Tegen eind november wordt de definitief goedgekeurde kalender dan overgemaakt aan de Wielerbond te Gent. De definitieve kalender zal uiterlijk tegen 1 december ingevoerd worden en kenbaar gemaakt worden via de website van Wielerbond Vlaanderen. Het is aan de clubs om dit na te zien!!!!!!! Wij dringen er nogmaals op aan dat elke club de gegevens van zijn eigen organisaties controleert op eventuele fouten en deze direct meldt aan Johan, zodat dit kan verbeterd worden. 10. ALLERLEI INSCHRIJVINGSBEDRAGEN : De inschrijvingsbedragen voor de cyclo en vtt organisaties. De inschrijvingsbedragen voor de cyclo en vtt organisaties blijven dus als volgt: Dagvergunning 2,00 Inschrijvingsbedragen: gewone organisatie ( geen ster ) CYCLO tot 100 km 2, tot 200 km 2, tot 300 km 3, km 5,50 VTT tot 60 km 3,00 60 tot 80 km 4, km : 5,00 1 ster organisatie CYCLO tot 100 km 3, tot 200 km 3, tot 300 km 4,50 VTT tot 60 km 4,00

6 60 tot 80 km 5, km : 6, sterren organisaties en labels: Vast tarief van 5 euro voor alle afstanden VTT en CYCLO. Classics organisaties : Standaardtarief is 5 euro, maar kan hoger ( beslissing organisator )! Dus vanaf de zondag (18 februari 2017) waar de Toprit 35 km wordt georganiseerd gelden deze tarieven. Bijzondere inschrijvingsbedragen kunnen van toepassing zijn voor de Classics en andere nationale promotietochten van de WBV. Nu wat betreft de sterrenorganisaties die er kwalitatief boven uitsteken : Degene die 1 ster halen : Vanaf zomerseizoen 2017 zullen deze organisatoren dus 1 euro meer mogen vragen op hun cyclotochten tov een gewone organisatie. 3 euro voor de kortste afstanden en vanaf 100km wordt dit dan 3,5 euro. Voor de VTT afstanden blijft het basistarief 3 euro omdat daar reeds een bevoorrading aanwezig is. De 2 sterren organisaties, die aan dezelfde kwaliteitsindicatoren voldoen dan de labels, maar waarvan de organisator zijn organisatie niet wil laten herkennen als label. Mag vanaf 2017 dezelfde tarieven toepassen als de labels (voorstel is daar om 5 euro voor alle afstanden op de weg + VTT te vragen ). Let op de labels blijven extra promotie ontvangen en het laureaatschap blijft actief. De classics kunnen dit tarief ook handteren, maar kunnen ook meer vragen. Jongeren tot 14 jaar ( U15) nemen gratis deel. ( behalve bij Classics ) Niet-vergunninghouders jonger dan 15 jaar, dienen evenwel een dagvergunning van 2 euro te betalen. Clubaansluiting De clubaansluiting 2017 blijft voor de recreatieve clubs volledig gratis. Met recreatieve clubs wordt bedoeld: de wielertoeristenclubs en de wielerclubs die uitsluitend wedstrijden organiseren voor de recreatieve renners, zoals masters en cyclosportieven, en de funclasse in het mountainbiken. Als club kan men aansluiten vanaf het moment dat minimum twee leden een vergunning wielertoerisme-vtt nemen. Dit wordt nogal eens vergeten, ook bij organiserende clubs. Bondsbijdrage Per organisatie ingeschreven op de kalender, ook voor de permanenten en brevetten, wordt een bondsbijdrage van 20,00 betaald. Voor een tweede startplaats dient men niet meer te betalen. Voor Classics dient 70,00 organisatierecht betaald te worden aan WBV Voor wat het vtt zomerseizoen 2017 betreft dienen alle organisaties een machtiging aan te vragen via de Provinciale Commissie Sport en Natuur van de provincie Oost-Vlaanderen.

7 7 Zelfs als uw zomer vtt over hetzelfde parcours zou verlopen als een winter vtt dient u toch een machtiging aan te vragen. VTT-organisatoren die voor de eerste keer een vtt inrichten zullen zich eerst moeten registreren als club via de website van de provincie. De link waar u dit kan doen vindt u op cyclobike.be onder Nieuws. Opgelet: uw dossier voor de zomer vtt s 2017 dient al in orde te zijn voor 15 november. Dus wees er snel bij want de limiet is vlug overschreden. LOGISTIEKE ONDERSTEUNING :! We benadrukken nog eens dat het verboden is om te pijlen ( met verf) op de grond. Meer en meer gemeenten schrijven hiervoor GAS boetes uit die ferm kunnen oplopen. Men is gewaarschuwd. Vraag ook steeds de toelating aan bij de gemeente voor jouw doortocht doorheen de gemeenten, dan kom je niet tot de verrassing dat je pijlen niet zijn weggehaald door gemeentearbeiders. Om de clubs te ondersteunen die niet over pijlen beschikken, zijn er volgende opties. Door de provinciale sportdienst wordt ook het komende seizoen de mogelijkheid geboden om pijlen te ontlenen. Deze zullen beschikbaar zijn in elke gemeentelijke sportdienst. Ook de PCR beschikt over Catena pijlen en 800 nieuwe gele pijlen. Deze worden ter beschikking gesteld van de clubs. Ook bij de WBV kun je pijlen en alle andere materiaal ontleden. U kan hiervoor contact opnemen bij Mathieu Bruyneel, Strandlaan 3 in Gent. Ook Etixx in de vorm van poeder kan altijd besteld worden, 1 emmer kost 60 euro en is goed voor 500 deelnemers. De bekertjes krijg je er bij. Ook hiervoor contact opnemen met Mathieu Bruyneel van de WBV in Gent. WINTERSEIZOEN Samen met het Cycling.be magazine ontvingen alle vergunninghouders de nationale winterkalender Onze provinciale winterkalender van de Oost-Vlaamse Wowow VTT en cyclotochten werd op exemplaren gedrukt. De kalender kan tevens geraadpleegd worden via onze website cyclobike.be. Wie aan 20 winterfietstochten deelneemt, cyclo of vtt, zal op de slothappening in Zomergem een aandenken ontvangen. Dus alle laureaten komen eveneens in aanmerking voor de trekking van de prijzen tijdens de slotplechtigheid, waaronder een aantal Trek mountainbikes. De tarieven voor deelname aan de wintertochten bedraagt drie euro. Wij herhalen het nog eens ; ook de cyclo deelnemers moeten een waardige bevoorrading krijgen. En dit liefst samen met de MTB ers. De cyclotocht tijdens de slothappening in Zomergem telt tegelijkertijd als winterrit en als toprit 35 km voor de zomer. Elke deelnemer ( vtt of cyclo) komt ook in aanmerking voor de Ename Cup.

8 Per dag komt evenwel slechts één discipline ( weg of vtt) in aanmerking voor de Ename Cup. De club met de meeste Ename laureaten ontvangt op de slothappening de Ename Cup. Het verloten van een aantal prijzen tijdens de slotplechtigheid van de Fiets en MTB Happening en de slothappening op het einde van het winterseizoen, is mogelijk dank zij de steun van een aantal sponsors. Dat deze sponsors in ruil voor deze steun zichtbaar aanwezig willen zijn op onze organisaties, is dan ook meer dan logisch. Daarom vragen we jullie om de roll-up die met het beurtrolsysteem meegegeven worden, dan ook daadwerkelijk op een zichtbare plaats te installeren. Er zijn nog wel enkel spandoeken bij van WBV en Ename. Denk eraan dat een aantal van onze sponsors ook vrij sportief zijn, en geregeld deelnemen aan onze organisaties. Aan het begin van elk seizoen, winter en zomer, wordt aan de betreffende organisatoren het beurtrolsysteem meegedeeld waarbij allerlei materieel zoals borden, spandoeken, flyers, wordt meegegeven. Elke keer dienen wij bij het begin van elk seizoen een groot deel van dit materieel te vervangen of aan te vullen. Wij vragen jullie met aandrang om al het materieel in ere te houden, zodat de clubs na u dit eveneens in dezelfde toestand ontvangen zoals jullie zelf deden. Ook dit jaar hebben we meerdere malen vastgesteld dat borden welke de deelnemers naar de startplaats moeten leiden, na de organisatie blijven hangen. Sommige clubs doen onvoldoende moeite om na hun organisatie al de ter beschikking gestelde pijlen en borden terug te verzamelen. In de toekomst zullen wij verplicht zijn om een borg te vragen. Graag geef ik nu het woord aan Mathieu Bruyneel, onze Sporttechnisch Coördinator Recrea binnen WBV -Vrouwvriendelijk label welke criteria? Sanitaire voorzieningen voor man en vrouw aan start en aankomst Sanitaire voorzieningen voor man en vrouw op bevoorradingen Gescheiden kleedkamers aan start en aankomst Gescheiden douches bij aankomst Technische bijstand aanwezig tijdens de duur van het event Minstens 2 verschillende afstanden aanbieden (beginner niveau en gevorderd niveau) (label is zowel op de weg als in het veld) - Interesse? Wens je criteria te volgen en het label te dragen? De verantwoordelijkheid ligt in het kamp van de organisator. We rekenen op jullie goodwill. Tochten zijn voor alle duidelijkheid niet exclusief voor dames. Heren zijn uiteraard ook welkom Afzonderlijke, extra promotie voor jullie tochten Mogelijks meer (vrouwelijke) deelnemers Wat zou een goede benaming zijn? Aanvraag en motivatie mailen naar mathieu.bruyneel@wielerbondvlaanderen.be - Overname van Eco.Toilet door Toi Toi & Dixi. Men heeft ons meegedeeld dat de voorwaarden voorlopig nog steeds dezelfde blijven als bij Eco toilet. Begin volgend jaar zullen wij hierover meer weten. 8

9 9 - Flanders Kids Tour Wat? Kinderen in aanraking laten komen met de fietssport éénmalige kennismaking Recreatief aanbod creëren voor kinderen, jongeren circuit in elke provincie opzetten voor kinderen die meermaals willen deelnemen. Begeleiding door Vlaamse Wielerschool Behendigheidsparcours Fietstocht van max 25 km In het veld of op de weg Gratis deelname voor leden of betalen van 2 euro voor dagvergunning Van 4 tot 14 jaar Wat moet de club doen? Ruimte voorzien voor de behendigheidsproef (10m op 20m) Een lus van ongeveer 20 a 25 km voorzien (zowel cyclo als MTB komen in aanmerking) Kinderen gratis laten deelnemen. Dagvergunning (2 euro voorzien waar nodig). Volgend jaar opnieuw door. We zijn op zoek naar clubs die interesse hebben om dit mee aan te bieden Ondersteuning van Wielerbond Vlaanderen: 250 flyers per kidstocht. De flyers kan je uitdelen aan scholen, jeugdbewegingen, Vermelding van de tochten op de webpagina van de Flanders Kids Tour: Icoontje in de kalender online, in de app en gedrukt - Jaarkalender Wielertoerisme 1 kalender per jaar opgestuurd naar de leden Niet tegenstaande er geen magazines Cycling.be meer opgestuurd zullen worden naar de leden, houden we er wel aan om onze kalender op te sturen. van 1 maart 2017 tot 28 februari SLOTWOORD door de voorzitter Cycling.be. Zoals u allen weten zal het magazine Cycling vanaf 2017 niet meer worden opgestuurd naar de leden maar enkel digitaal kunnen bekeken worden. Leden die niet over een pc beschikken kunnen volgend jaar Cycling.be lezen als ze een abonnement nemen aan sterk gereduceerde prijs Het kunnen afdrukken van de digitale versie van Cyclling.be zal worden vergemakkelijkt. IK wens en gans de PCR - nog een dankwoord te richten aan de Ledecrossers uit Lokeren voor de organisatie van het Fiets- en mtb Happening op 24 september. Proficiat Tenslotte wens ik Conny en Rudy te bedanken voor het kosteloos gebruik van deze zaal. Noteer alvast deze datums: Op vrijdag 21 oktober zal de vergadering Labels en Classics hier doorgaan. De kalendervergadering voor de volgende winter zal hier op maandag 12 december doorgaan. Nog een goede thuiskomst.