Handleiding AZR 3.1. januari 2013 versie 1.3. PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier

Transcriptie

1 Handleiding januari 2013 versie 1.3 PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier

2 Inleiding Wijzigingen Op 1 januari 2013 is de nieuwe release van AZR geïmplementeerd, de. De specificaties van deze release zijn te vinden in het BEP-model AWBZ. is een kleine release waarin wijzigingen zijn doorgevoerd die bijdragen aan de administratieve lastenverlichting bij zorgaanbieders. Ook lost deze release een aantal operationele knelpunten in het berichtenverkeer op. De meeste wijzigingen hebben betrekking op de zorgtoewijzing. Deze worden onderstaand kort toegelicht. Wijzigen zorgtoewijzing In mag een afgegeven zorgtoewijzing gewijzigd worden. De wijziging moet met een nieuw bericht worden doorgegeven. Op dit nieuwe bericht hoeft geen antwoord te worden verzonden. De volgende onderdelen van de zorgtoewijzing mogen worden gewijzigd: - aanpassen van de gewenste einddatum zorgtoewijzing zodat de periode korter wordt (intrekken) - aanpassen van de gewenste einddatum zorgtoewijzing zodat de periode langer wordt (oprekken) (NB dit is alleen toegestaan in overleg met de zorgaanbieder) - verhogen van de omvang van de zorgtoewijzing (klasse en/of opslag) - aanpassen van de soort toewijzing Beantwoorden nieuwe zorgtoewijzing In wordt een nieuwe zorgtoewijzing altijd beantwoord met een bericht. Een nieuwe zorgtoewijzing is een zorgtoewijzing met een logische sleutel die nog niet eerder is ontvangen. Het beëindigen van een zorgtoewijzing op een datum die in het verleden ligt, kan alleen na een herindicatie of na overleg met de betreffende zorgaanbieder. Wijziging in zorglevering Een nieuwe of gewijzigde zorgtoewijzing kan aanleiding zijn voor een wijziging van de zorglevering. In de berichten moet gerefereerd worden naar de betreffende zorgtoewijzing. Fluctuaties in de hoeveelheid geleverde zorg worden niet gemeld, alleen wijzigingen die leiden tot een andere klasse of leveringsstatus worden gemeld. Indien er wijzigingen in de zorglevering plaatsvinden moet de zorgaanbieder dit melden met een bericht. Wijzigingen in de zorglevering zijn bijvoorbeeld: - begin zorglevering - andere geleverde klasse - andere leveringsstatus - van volledig pakket thuis (VPT) naar intramurale zorg - einde zorglevering versie 1.3 Pagina 2

3 Contactpersonen beheren AZR berichtenverkeer Exporteren Wachtlijstbeheer MIC Zorgplanning Tijdverantwoording (uren) Berichtenverkeer (AW 319 en CAK berichtenver-keer) Documentbeheer Wordintegratie FarmedRX Clièntenportaal Nieuwe cliënt aanmelden (handmatig / uit AW33) (AZR wachtlijst) AZR Berichtenerkeer Indicatie verwerken Contract koppelen aan Arrange-menten Mutatie Zorgplanrapportage Zorginhoudelijke registratie Aan- en afwezigheidsregistratie (dagdelen) Aanmaken facturen Vragenlijstmodule Cliëntdossier raadplegen AZR Berichtenverkeer Importeren Contract koppelen aan ZZP Planning van aan- en afwezigheid Managementinformatie SQL Zorgplan Verblijfsdagen en tijdelijke afwezigheid Bevriezen en vaststellen productie E-Connect PlanCare Dossier Wijzigen van cliëntgegevens In het berichtenverkeer mogen ketenpartijen cliëntgegevens doorgeven zoals deze in de administratie van de betreffende ketenpartij voorkomen. Voorwaarde hiervoor is dat deze gegevens geen onderdeel zijn van een logische sleutel. Ketenpartijen mogen gewijzigde gegevens uit het berichtenverkeer overnemen in hun administratie. In vorige releases waren de gegevens uit het indicatiebesluit leidend. BEP-model AWBZ Voor meer gedetailleerde informatie wordt verwezen we naar het BEP-model AWBZ. In dit model zijn alle afspraken voor AZR vastgelegd. Je vindt het BEP-model AWBZ op de site van het Zorgregistratie Portaal via Cliënt Indicatie Contract Inschrijving Planning Zorg Productieverantwoording Declaratie Overig Communicatie Verklaring van de iconen Er wordt belangrijke informatie medegedeeld Er wordt een tip gegeven Er wordt een voorbeeld uitgewerkt of een toelichting gegeven Er wordt u gevraagd een handeling uit te voeren versie 1.3 Pagina 3

4 Inhoudsopgave 1. Achtergronden AZR berichtenverkeer Wat is AZR Het doel van AZR Het BEP-model De berichtenuitwisseling AZR versie Algemene uitgangspunten Indicatiebesluit en zorgtoewijzing Zorg aanmelden Zorg afmelden Toelichting bij de werking van de module Verwerking AZR-berichten in PlanCare Dossier Schakelen tussen de schermen AZR Verwerking en AZR Dashboard Van bericht naar dossier (import) Importeren bestanden Inzien AW Verwerken retourbestanden Koppelen zorgtoewijzing aan dossier Koppelen aan voorgestelde patiënt Koppelen aan andere bestaande patiënt Dossier aanmaken voor nieuwe patiënt Verwerken van ingelezen zorgtoewijzing Verwerk zorgtoewijzing Verwerk alle zorgtoewijzingen Cliëntdossier bijwerken Indicatierapport printen Extra informatie over een ingelezen AZR bericht vastleggen Zorgtoewijzing met functies Algemene werking processtappen Cliënt selectie Cliënt weigert zorg Overdragen Zorgtoewijzing Uitstellen van zorglevering Alles aanmelden Deel aanmelden versie 1.3 Pagina 4

5 5.8 Definitief afmelden Tijdelijk afmelden Overplaatsen Cliënt is overleden Intramurale zorg (ZZP) als dossierhouder Algemene werking processtappen Cliënt selectie Dossierhouderschap Cliënt weigert zorg Aanvragen alternatieve zorg Overdragen zorgtoewijzing Uitstellen van zorglevering Aanvragen transferzorg Overbruggingszorg aanvragen Regelzorg aanvragen Reguliere zorgaanvraag Alles aanmelden Omzetten VPT naar ZZP Deel aanmelden Definitief afmelden Tijdelijk afmelden Overplaatsen Cliënt is overleden Van dossier naar bericht (export) Verwijderen AW35/AW Aanpassen gegevens in exportregel Direct goedkeuren exportregels Handmatig goedkeuren Afzender van foutmelding Signaallijsten Nog te verwerken AW33 berichten Aflopende functies / ZZP s Exportfouten AW35 / AW39 en Retourmeldingen AW36 / AW Nog niet ontvangen AW36 en AW310 berichten Wachtlijst Aangevraagde overbruggings- en transferzorg versie 1.3 Pagina 5

6 1. Achtergronden AZR berichtenverkeer 1.1 Wat is AZR De AWBZ-brede zorgregistratie (AZR) is in 2000 gestart als onderdeel van het project Modernisering AWBZ van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). De partijen die bij de AWBZ betrokken zijn, de zogenaamde ketenpartijen, wisselen in gestandaardiseerde vorm informatie uit. Elke ketenpartij geeft via de Zorgregistratie de informatie door die belangrijk is voor de volgende partij in de keten en heeft dus een eigen taak in het proces: Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) indiceert Het zorgkantoor wijst de zorg toe De zorgaanbieder levert de toegewezen zorg Het Centraal Administratie Kantoor (CAK) stelt de eigen bijdrage vast AZR De AZR is een systematiek voor het volgen van de cliënt in alle fasen van de AWBZ-keten: van de indicatie via het toewijzen en het leveren van zorg tot het vaststellen van de eigen bijdrage. 1.2 Het doel van AZR Het doel van de AZR is het ondersteunen van een tijdige en juiste inzet van zorg en bijdragen aan de administratieve lastenvermindering. Daarnaast moet de AZR een betrouwbare en duurzame bron van informatie zijn over AWBZ-zorg. De informatie-uitwisseling vindt plaats via elektronisch berichtenverkeer op basis van landelijk vastgestelde standaarden, de Externe Integratiestandaarden (EI) en afspraken. Het College voor zorgverzekeringen (CVZ) is tactisch beheerder van AZR. Het strategisch beheer is een verantwoordelijkheid van het ministerie van VWS. 1.3 Het BEP-model Om in de keten elektronisch gegevens te kunnen uitwisselen, zijn de volgende componenten van de AZR vormgegeven: de processen in de keten zijn op elkaar afgestemd en zo veel mogelijk geharmoniseerd (procesmodel); er is een model voor de informatie- en berichtenstromen in de keten (berichtenmodel); er is een uniforme taal en er zijn eenduidige definities voor het registreren en uitwisselen van gegevens (berichtenstandaarden); er zijn spelregels voor de wijze van administreren. versie 1.3 Pagina 6

7 Zorgkantoor Zorgaanbieder PlanCare Dossier Deze componenten van AZR zijn vastgelegd in het BEP-model, het Handboek Zorgregistratie AWBZ en in de standaarden van de EI-berichten. Deze informatie is terug te vinden op de bijbehorende website die onder beheer staat van CVZ. 1.4 De berichtenuitwisseling Zorgaanbieders hebben alleen met het zorgkantoor als ketenpartij in het berichtenverkeer te maken. Het zorgkantoor stelt berichten samen die door de zorgaanbieder moeten worden verwerkt. Deze berichten hebben betrekking op de toewijzing van geïndiceerde zorg. De zorgaanbieder meldt vervolgens aan het zorgkantoor terug of, en zo ja, welke invulling er aan de zorgtoewijzing wordt gegeven. Deze berichten worden altijd gevolgd door een retourbericht, waarmee de ontvangende partij aangeeft of een aangeleverd bericht correct is ontvangen. De berichtenuitwisseling (vanuit het perspectief van de zorgaanbieder) ziet er als volgt uit: IO31 CIZ IO32 AZR Berichtenverkeer 3.1 AW33 AW34 Import bericht Export bericht AW35 AW36 AW39 AW310 EI-berichten IO31 indicatiebesluit IO32 retourbericht naar CIZ AW33 zorgtoewijzing AW34 retourbericht AW33 AW35 melding aanvang zorg AW36 retourbericht AW 35 AW39 melding mutatie zorg AW310 retourbericht AW39 Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) zet een indicatiestelling om in een IO31 bericht en zendt dit elektronische bericht naar het zorgkantoor. Daarna wordt dit elektronische bericht verwerkt binnen het informatiesysteem van het zorgkantoor en wordt een zorgtoewijzingsbericht (AW33) gegenereerd. Dit bericht wordt verzonden naar de zorgaanbieder. De zorgaanbieder verwerkt de aangeleverde bestanden in het systeem en maakt voor ieder aangeleverd bestand een retourbestand aan (AW34). Dit retourbestand wordt aan het zorgkantoor aangeboden, waarmee wordt aangegeven dat het aangeboden AW33 bestand is ontvangen. Indien zich (technische) fouten bevinden in het bestand, dan wordt dit via het retourbestand terug gemeld aan het zorgkantoor. versie 1.3 Pagina 7

8 Binnen de zorginstelling wordt onderzocht of men aan de zorgvraag kan voldoen. Wordt op basis van de zorgvraag dienstverlening aangeboden door de zorginstelling, dan wordt er door het systeem van de zorgaanbieder een melding aanvang zorg (MAZ) aangemaakt (AW35). Deze wordt vervolgens aan het zorgkantoor aangeboden. Het zorgkantoor antwoordt hierop met een retourbestand (AW36). Een wijziging in de dienstverlening of het aanvragen van een andere zorgtoewijzing wordt door de zorgaanbieder gecommuniceerd via een mutatiebericht AWBZ-zorg (AW39). Deze bestanden worden aangeboden aan het zorgkantoor. Ook deze bestanden worden door het zorgkantoor beantwoord met een retourbestand (AW310). Indien een retourbestand aangeeft dat er zich fouten in het aangeboden AW35- of AW39-bericht voordoen, dan moeten deze door de zorgaanbieder worden gecorrigeerd en moet (een deel van) het bericht opnieuw worden aangeboden. Toelichting bij de verschillende berichten: IO31 IO32 AW33 AW34 AW35 AW36 AW39 Indicatiebesluit van het indicatieorgaan (CIZ) aan het zorgkantoor. Het CIZ stelt vast welke zorgbehoefte een cliënt heeft en welke voorkeursaanbieder. Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor de inkoop van zorg en wijst de geïndiceerde zorg toe. Retourbericht van het zorgkantoor aan het CIZ. Hiermee geeft het zorgkantoor aan of het IO31 bericht correct is ontvangen. Zorgtoewijzing (op basis van het indicatiebesluit) van het zorgkantoor naar de zorgaanbieder; bevat: cliëntgegevens indicatie zoals afgegeven door CIZ zorgtoewijzing van zorgkantoor (op basis van de indicatie) In dit bericht is de complete toewijzing van zorg opgenomen, dus ook de zorg die op basis van het indicatiebesluit aan een andere zorgaanbieder is toegewezen. Retourbericht van zorgaanbieder aan zorgkantoor bericht is ontvangen door de zorgaanbieder bericht is gecheckt op een aantal (technische) zaken (de AW34 controleert niet op inhoudelijke onjuistheden) Indien zich fouten in de AW33 voordoen, dan wordt het zorgkantoor hier middels dit retourbericht van op de hoogte gesteld. Melding aanvang zorg (MAZ) van de zorgaanbieder naar het zorgkantoor; bevat: melding dat de toegewezen zorg wordt aangevangen met de bijbehorende leveringsstatus Retourbericht op de AW35 van zorgkantoor aan zorgaanbieder bericht is ontvangen door het zorgkantoor bericht is gecheckt op een aantal (technische) zaken Indien zich fouten in de AW35 voordoen, dan wordt de zorgaanbieder hier middels dit retourbericht van op de hoogte gesteld. Mutatiebericht van de zorgaanbieder aan het zorgkantoor; bevat: melding einde zorg, vanwege: - overlijden - overplaatsing - weigering cliënt - vertrek uit instelling versie 1.3 Pagina 8

9 Zorgkantoor Zorgaanbieder PlanCare Dossier AW310 melding onderbreking zorg melding uitstel levering melding overdracht zorg aanvraag van andere zorg, waaronder: - transferzorg - alternatieve zorg - overbruggingszorg - reguliere zorg onder vermelding van de leveringsstatus Retourbericht op de AW39 van zorgkantoor aan zorgaanbieder bericht is ontvangen door het zorgkantoor bericht is gecheckt op een aantal (technische) zaken Indien zich fouten in de AW39 voordoen, dan wordt de zorgaanbieder hier middels dit retourbericht van op de hoogte gesteld. Schematisch ziet de belangrijkste communicatie tussen zorgkantoor en zorgaanbieder er dan als volgt uit: IO3 1 CIZ IO32 AZR Berichtenverkeer 3.0 AW33 Soort zorgtoewijzing regulier / alternatief / transfer / overbrugging AW35 Leveringsstatus actief wachtend / slapend wachtend / in zorg AW39 Aanvragen zorgtoewijzing regulier / alternatief / transfer / overbrugging Leveringsstatus actief wachtend / wens wachtend / slapend wachtend / einde zorg versie 1.3 Pagina 9

10 2. AZR versie 3.1 Onderstaand worden de belangrijkste uitgangspunten van kort toegelicht. 2.1 Algemene uitgangspunten ZZP is de taal in de gehele keten Vanaf AZR versie 3.0 wordt intramurale zorg voortaan in de gehele keten gecommuniceerd in de vorm van een ZZP. Het CIZ stuurt ter informatie een vertaling van een ZZP naar functies en klassen mee in het indicatiebesluitbericht. Hiervoor gaat het CIZ gebruik maken van een omzettingstabel. Voor de extramurale zorg wordt de indicatie in functies en klassen gehandhaafd. Functie VBLDU vervalt Een gevolg van het doorvoeren van ZZP als taal in de keten, is dat de functie VBLDU komt te vervallen. Deze functie wordt in het berichtenverkeer vervangen door het ZZP record. Tijdens de overstap van versie 2.2 naar versie 3.0 zijn alle geïndiceerde en toegewezen functie records VBLDU geconverteerd naar een ZZP record. Oude verblijfsindicaties zonder ZZP worden ZZP Onbepaald (ZZPX) Verblijfsindicaties die voor 1 juli 2007 door het CIZ zijn gesteld, zijn niet in termen van ZZP geïndiceerd. Deze indicaties zijn te herkennen aan het feit dat er in het activiteitenrecord van de functie VBLDU geen ZZP waarde is opgenomen. Hiervan is tijdens de conversie niet vast te stellen welke ZZP waarde er aan het nieuwe ZZP record verbonden moet worden. Hiertoe is de nieuwe ZZP waarde ZZP Onbepaald in het leven geroepen. Deze wordt aangeduid met ZZPX. Alle ketenpartijen converteren deze situatie op dezelfde wijze, zodat het berichtenverkeer en de declaratie op een normale manier kunnen worden voortgezet. Wachtlijstregistratie als onderdeel van het berichtenverkeer Voorheen werd bij het samenstellen van de wachtlijsten geen rekening gehouden met de wens van de cliënt. Echter, wanneer een cliënt uit eigen beweging een tijd wacht met het ontvangen van zorg, zou deze periode niet als actieve wachttijd geregistreerd mogen worden. Voor het doeltreffend registreren van wachttijden is het dus noodzakelijk te weten of een cliënt uit noodzaak wacht op de te leveren zorg (actief wachtend), de te leveren zorg bij voorkeur van een specifieke zorgaanbieder wil ontvangen en hierdoor een langere wachttijd heeft (wenswachtend), of akkoord gaat met de (tijdelijke) levering van minder zorg (lagere klasse) of uitstel van de zorglevering (slapend wachtend). Om deze informatie te kunnen communiceren zijn leveringsstatussen als onderdeel toegevoegd aan de MAZ en MUT berichten. De mogelijke statussen zijn: Actief wachtend: Cliënt wil geïndiceerde zorg ontvangen, maar krijgt dit niet (wachtend buiten zijn wil). versie 1.3 Pagina 10

11 Wenswachtend: Status die aangeeft dat de cliënt de geïndiceerde zorg wil ontvangen van de voorkeuraanbieder. Slapend wachtend: Status die aangeeft dat de cliënt de toegewezen zorg nu nog niet wil ontvangen. In zorg: Status die aangeeft dat de cliënt de toegewezen zorg volledig ontvangt. Einde zorgvraag: Status die aangeeft dat de cliënt de toegewezen zorg niet (meer) ontvangt en de zorgtoewijzing is afgesloten. Dossierhouderschap als onderdeel van het berichtenverkeer (ZZP) Om te voorkomen dat landelijk op verschillende manieren wordt omgegaan met de coördinatie van zorglevering aan de cliënt, is de volgende afspraak gemaakt: Indien de cliënt een indicatie heeft voor een ZZP, wordt de voorkeuraanbieder van de cliënt dossierhouder. Deze dossier-houder is verantwoordelijk voor de tijdige inzet van noodzakelijke en passende zorg en de communicatie/afstemming hierover met de cliënt en het zorgkantoor. Het CIZ vraagt altijd met klem bij de cliënt naar diens voorkeuraanbieder voor alle geïndiceerde zorgeenheden. Wanneer de cliënt geen voorkeuraanbieder heeft opgegeven bij het indicatiebesluit, dienen zorgkantoren altijd contact met de cliënt op te nemen. Voor bovenregionale cliënten kan de zorgaanbieder de rol van dossierhouder terugleggen bij het regionale zorgkantoor van deze cliënt. In een periode waarin de dossierhouder nog geen zorg levert, omdat de cliënt (nog) niet wil of de aanbieder nog niet kan leveren, kan de dossierhouder via een MUT-bericht een voorstel doen voor een aangepaste zorgtoewijzing voor zichzelf of voor een andere zorgaanbieder. 2.2 Indicatiebesluit en zorgtoewijzing Bureau Jeugdzorg indicaties (AWBZ) worden onderdeel van AZR De AWBZ indicaties afgegeven door Bureau Jeugdzorg worden ingevoerd bij het CIZ en via het indicatiebesluitbericht in de AZR-keten gecommuniceerd. Ter herkenning van de oorsprong van het indicatiebesluit wordt vanaf AZR versie 3.0 een kenmerk toegevoegd, waarin wordt aangegeven of het een CIZ, een Bureau Jeugdzorg of een gecombineerde indicatie (door zowel CIZ als Bureau Jeugdzorg) betreft. Niet-geïndiceerde partner gaat verder als partnerverblijf (ZZP0) Voorheen was een meeverhuizende partner niet zichtbaar in het berichtenverkeer. Dit gaf problemen met het bepalen van de eigen bijdrage en bij de declaratie (AW319). Voortaan kan de zorgaanbieder voor de meeverhuizende partner het partnerverblijf (ZZP0) melden via de Aanmeldfunctionaliteit (AF) bij het CIZ. Deze registratie wordt in de vorm van een IO31 naar het zorgkantoor verzonden. Indien de meeverhuizende partner al eerder extramurale zorg geïndiceerd heeft gekregen, dan zal het CIZ deze naast het partnerverblijf mee-indiceren; dit betekent dat er in dit uitzonderingsgeval een IO31 met èn een ZZP èn extramurale functies wordt afgegeven. Het zorgkantoor zal deze vervolgens toewijzen aan de zorgaanbieder. versie 1.3 Pagina 11

12 Dagbesteding wordt apart geïndiceerd Dagbesteding is voortaan losgekoppeld van het ZZP en wordt als aparte zorgeenheid geïndiceerd. Voorheen werd dagbesteding standaard initieel toegewezen aan de verblijfsaanbieder, omdat het een component was van het ZZP. Om het mogelijk te maken dagbesteding direct aan een andere aanbieder toe te wijzen, wordt dagbesteding los van het ZZP toegewezen en ook als aparte zorgeenheid gecommuniceerd door de gehele keten. Hierbij wordt in de indicatie aangegeven of de dagbesteding als onderdeel van het ZZP is geïndiceerd. Bij ZZP indicaties met een V&V grondslag verdwijnt de functie BG-GRP, omdat dagbesteding in alle gevallen reeds onderdeel uit maakt van de ZZP. Soort zorgtoewijzing wordt toegevoegd in zorgtoewijzing In de nieuwe versie van het berichtenverkeer is een onderscheid gemaakt in verschillende soorten zorgtoewijzingen. Er kunnen combinaties van deze soorten voorkomen, afhankelijk van de indicatie. De mogelijke soorten toewijzingen worden hieronder kort toegelicht. Regulier: Zorg die wat betreft aard van de zorg (functies of ZZP) gelijk is aan de geïndiceerde zorg. De toegewezen klasse is kleiner of gelijk aan de geïndiceerde klasse. De zorg is toegewezen aan de voorkeuraanbieder. Overbrugging: Tijdelijke zorg die gedurende een wachtperiode wordt ingezet totdat de zorg volgens een indicatiebesluit voor een ZZP beschikbaar is. Het gaat hier om de inzet van zorg, anders dan geïndiceerd. Transfer: Zorg die geïndiceerd is (in de vorm van een ZZP), maar tijdelijk door een nietvoorkeursaanbieder volledig geleverd wordt. Zodra dit mogelijk is, wenst de cliënt de zorg te ontvangen van de voorkeursaanbieder. Alternatief: Andere zorg (andere functies of een ander ZZP) dan geïndiceerd, wel passend binnen de indicatie en waarmee de cliënt tevreden is. Alternatieve zorg is vanuit het perspectief van de cliënt: gewenste zorg. Administratief: Soort zorgtoewijzing waarmee aangegeven wordt dat dat de zorgaanbieder de kamer vrij mag houden voor terugkeer van de cliënt. De toegewezen zorg komt overeen met de toegewezen zorg uit de voorafgaande periode. Regelzorg via berichtenverkeer Als een cliënt al extramurale zorg ontving op het moment dat een ZZP wordt geïndiceerd, kan de oude zorgaanbieder de zorg continueren op basis van de uitwerking regelzorg. De oude zorgaanbieder heeft dan de garantie dat indien gewenst en nodig voor de regelzorg een zorgtoewijzing wordt afgegeven conform de geleverde zorg, maar gebaseerd op het nieuwe indicatiebesluit. De extramurale zorgaanbieder ontvangt een intrekkingsbericht zorgtoewijzing met een herkenningskenmerk in de situatie dat het protocol regelzorg van toepassing is. versie 1.3 Pagina 12

13 Als de zorg elders wordt voortgezet, wordt aan vorige zorgaanbieder aangegeven waar de zorg wordt voortgezet Wanneer een zorgaanbieder na een herindicatie niet meer voorkomt als voorkeuraanbieder in het indicatiebesluit, ontvangt deze een intrekkingsbericht. In dit intrekkingsbericht wordt (indien bekend) de AGB-code vermeld van de voorkeuraanbieder die zorg gaat leveren volgens het nieuwe indicatiebesluit. Reden van intrekking wordt opgenomen in de zorgtoewijzing In de nieuwe versie van het berichtenverkeer is het mogelijk om een reden van intrekking op te nemen in het zorgtoewijzingsbericht dat aangeeft dat een zorgtoewijzing wordt ingetrokken, zoals: cliënt overleden, negatief indicatiebesluit of herindicatie. 2.3 Zorg aanmelden Leveringsstatus moet worden opgegeven in de MAZ Bij het aanmelden van de toegewezen zorg moet worden aangegeven wat de leveringsstatus is van de zorg. Indien een cliënt de volledige zorg afneemt, conform de zorgtoewijzing, wordt deze aangemeld met leveringsstatus in zorg. Indien de cliënt een deel van de toegewezen zorg geleverd krijgt een lagere klasse dan is toegewezen dan dient bij het aanmelden van de zorg te worden aangegeven wat de leveringsstatus is van het resterende deel van de toegewezen klasse. Indien de cliënt het eens is met het feit dat een lagere klasse aan de cliënt wordt geleverd, dan wordt de leveringsstatus slapend wachtend opgevoerd. Indien de cliënt het niet eens is met de levering van de lagere klasse en zo spoedig mogelijk de toegewezen klasse geleverd wil krijgen, dan wordt de leveringsstatus actief wachtend opgevoerd. ZZP leveren als VPT wordt gecommuniceerd via AZR De zorgaanbieder geeft vanaf AZR versie 3.0 in de melding aanvang zorg (MAZ / AW35) aan of een ZZP wel of niet als Volledig Pakket Thuis (VPT) wordt geleverd. Voorheen moest de zorgaanbieder, buiten de AZR om, zowel het zorgkantoor als het CAK informeren over ZZP s die werden geleverd als VPT. Hetzelfde gold voor wijzigingen van VPT naar intramuraal (ZZP) en vice-versa. Sleuteldatum bij aanmelden Verblijf (ZZP) Voordat een cliënt daadwerkelijk de zorg gaat afnemen bij de zorgaanbieder kan vaak vooraf al beschikt worden over de sleutel van de kamer of het appartement. Om inzichtelijk te krijgen hoeveel dagen dit betreft, wordt in de nieuwe versie van het berichtenverkeer bij het aanmelden van de zorg aangegeven vanaf welke datum de cliënt over de sleutel beschikte. Dit kan maximaal een periode van 14 dagen betreffen. Indien de sleutel op dezelfde dag wordt verkregen als dat de cliënt de zorg afneemt, wordt de datum niet ingevoerd. versie 1.3 Pagina 13

14 2.4 Zorg afmelden (Nog) niet aangemelde zorg kan worden overgedragen De zorgaanbieder kan in de nieuwe versie van het berichtenverkeer de zorgtoewijzing overdragen voordat hij de cliënt in zorg genomen heeft. Dit mag alleen in overleg met de cliënt. Het mutatiebericht is daartoe uitgebreid met de code 21 Overdracht ZTW (er is geen MAZ). Het zorgkantoor sluit vervolgens de zorgtoewijzing van de verzender van het overdrachtbericht en stuurt een identieke zorgtoewijzing (inhoud, soort en periode) naar de nieuwe zorgaanbieder. Code reden mutatie 11 (zorgaanbieder weigert zorg) vervalt In het kader van het dossierhouderschap is het niet meer mogelijk om, middels het berichtenverkeer, toegewezen zorg te weigeren. Een zorgaanbieder is verplicht om zich in te spannen om passende zorg aan de cliënt te leveren of dit voor hem te organiseren. In bijzondere situaties kan contact worden opgenomen met het zorgkantoor om toegewezen zorg eventueel in te laten trekken. Deze communicatie verloopt buiten het berichtenverkeer om. Dossierhouder is verplicht passende zorg te regelen In het kader van het dossierhouderschap (zie ook hierboven) is de zorgaanbieder die het ZZP toegewezen heeft gekregen verantwoordelijk voor tijdige inzet van noodzakelijke en passende zorg conform zorgtoewijzing. Als dit (tijdelijk) niet mogelijk is, dan dient de dossierhouder samen met de cliënt op zoek te gaan naar passende zorg. Daarbij zijn de volgende opties mogelijk: Transferzorg; Overbruggingszorg; Alternatieve zorg. Indien de cliënt er mee in stemt, is het ook mogelijk om een reguliere zorgaanvraag te doen voor een andere zorgaanbieder die de zorg (en het dossierhouderschap) dan volledig overneemt. In het geval transferzorg geleverd dient te worden, wijst het zorgkantoor deze op verzoek van de dossierhouder toe aan de zorgaanbieder die de transferzorg zal leveren voor een periode van maximaal 4 maanden. De zorgtoewijzing aan de dossierhouder blijft hiernaast gewoon bestaan. Indien de periode van transferzorg verlengd moet worden, is het de taak van de dossierhouder om dit aan te vragen bij het zorgkantoor. Dit in verband met de betrouwbaarheid van de wachtlijsten en de taak van de dossierhouder om de wens tot transfer van de cliënt te bewaken. Als de cliënt andere zorg dan geïndiceerd wenst te ontvangen, maar wel passend binnen de indicatie, is sprake van alternatieve zorg. Ook deze zorg wordt voor cliënten met een verblijfsindicatie door de dossierhouder aangevraagd. versie 1.3 Pagina 14

15 Een verzonden MUT bericht kan in een aantal gevallen weer worden ingetrokken Behalve in de melding aanvang zorg is het nu ook in de melding einde zorg mogelijk om voor een beperkt aantal codes reden mutatie een eerder verstuurde melding einde zorg te verwijderen (via de methode van status aanlevering 3). Het gaat hier om de volgende gevallen: Overlijden (02); Overplaatsing (17); Einde zorg zorgtoewijzing intrekken (19); Einde zorg zorgtoewijzing open laten (20); Leveringsstatus moet worden opgegeven in de MUT Bij het afmelden van de geleverde zorg moet worden aangegeven wat de leveringsstatus is van de zorg. Indien de zorglevering definitief wordt beëindigd, omdat een cliënt is overleden, de cliënt wordt overgeplaatst of de zorgverlening aan de cliënt definitief stopt bij de zorgaanbieder, dan wordt de leveringsstatus einde zorg opgevoerd. Indien de toegewezen zorg wordt afgemeld, omdat de cliënt tijdelijk geen zorg wenst te ontvangen, dan wordt de leveringsstatus slapend wachtend opgevoerd. Wanneer de levering van (ZZP) zorg tijdelijk wordt uitgesteld bij de zorgaanbieder, kan er transferzorg bij een andere zorgaanbieder worden geregeld. Naast de aanvraag voor transferzorg, wordt de aan de zorgaanbieder toegewezen zorg in het MUT bericht opgevoerd met leveringsstatus wenswachtend. Bij het aanvragen van overbruggingszorg in het MUT bericht wordt de aan de zorgaanbieder toegewezen (ZZP) zorg opgevoerd met leveringsstatus actief wachtend. Als de toegewezen zorg voor de start van de zorglevering aan een andere zorgaanbieder wordt overgedragen, dan wordt de toegewezen zorg opgevoerd met leveringsstatus einde zorgvraag. Als voor de toegewezen (ZZP) zorg alternatieve zorg wordt aangevraagd voor een andere zorgaanbieder, dan wordt de aan de zorgaanbieder toegewezen zorg opgevoerd met de leveringsstatus einde zorg. De volgende combinaties van code reden mutatie/einde zorg en leveringsstatus zijn dan mogelijk: Actief wachtend Wenswachtend Slapend wachtend In zorg Einde zorgvraag Overlijden (02) X Cliënt weigert functie/zzp (12) X X Overplaatsing (17) X Levering tijdelijk uitgesteld (18) X X Einde zorg ZTW intrekken (19) X Einde zorg ZTW open (20) X Overdracht ZTW (21) X Na einde zorg wordt geen intrekkingsbericht meer gestuurd Nadat een zorgaanbieder een eindezorgbericht aan het zorgkantoor heeft gestuurd, wordt deze door het zorgkantoor niet meer beantwoord met een intrekkingsbesluit. versie 1.3 Pagina 15

16 Toelichting bij de werking van de module Filters Indien een filter wordt toegepast op een tabelweergave, dan wordt deze filtering per gebruiker door het systeem onthouden Wanneer een filter van toepassing is, dan worden de waardes in de gefilterde kolom met een gele achtergrond getoond. Hierdoor weet de gebruiker dat een filter van toepassing is en niet de volledige lijst in beeld is. Door het filter op te heffen of aan te passen wordt de complete of andere informatie in beeld gebracht. versie 1.3 Pagina 16

17 3. Verwerking AZR-berichten in PlanCare Dossier De verwerking van de AZR-berichten in PlanCare Dossier is globaal in te delen in de volgende stappen. De administratieve organisatie zal hier op afgestemd moeten worden. 1. Het importeren van de berichten van het zorgkantoor in het dossier 2. Het verwerken van de geïmporteerde gegevens in PlanCare Dossier 3. Exporteren van de gegevens en het ontvangen en inzien van retourberichten Deze stappen worden verderop in dit document doorlopen: Importeren berichten en koppelen aan dossier: Hoofdstuk 4 Verwerken van de berichten naar MAZ en MUT: Hoofdstukken 5 en 6 Exporteren berichten: Hoofdstuk Schakelen tussen de schermen AZR Verwerking en AZR Dashboard Stap 1 en 3 (importeren en exporteren van de berichten) vinden plaats onder menu item Bestand/Systeemfuncties/AZR Verwerking. Het verwerken van de AZR gegevens op cliëntniveau (stap 2) vindt plaats onder de knop AZR Dashboard op het dossier van de cliënt. Er kan snel geschakeld worden tussen beide functionaliteiten met behulp van de volgende opties: Vanuit het scherm AZR Verwerking: klik rechts onder in het scherm op de knop AZR Dashboard. Er verschijnt een zoekscherm. Selecteer de gewenste cliënt en klik op de knop met de groene vink, of klik dubbel op de naam van de gevonden cliënt. Er wordt omgeschakeld naar het dossier van de gekozen cliënt en diens AZR Dashboard wordt geopend. Klik om terug te keren naar het scherm AZR Verwerking op Import/Export links onder in het scherm AZR Dashboard. versie 1.3 Pagina 17

18 4. Van bericht naar dossier (import) Dit hoofdstuk gaat dieper in op het importeren en verwerken van de berichten die een zorgaanbieder krijgt aangeboden van het zorgkantoor. Dit betreft de volgende berichten: AW33 zorgtoewijzing; AW36 retourbericht op de melding aanvang zorg (AW35); AW310 retourbericht op het mutatiebericht (AW39). 4.1 Importeren bestanden Alvorens kan worden gestart met het importeren van de bestanden, moeten deze eerst worden opgehaald bij het zorgkantoor. Over het algemeen heeft de zorgaanbieder toegang tot een webportaal waar het zorgkantoor de AZR berichten voor de zorgaanbieders aanbiedt. De opgehaalde berichten moeten worden geplaatst in de AZR Import map van PlanCare Dossier die zich op een server van de organisatie bevindt. De locatie waar deze map zich bevindt is in de parameters van PlanCare Dossier aangegeven zodat deze bij het importeren automatisch gevonden kan worden. Om het scherm AZR Verwerking in PlanCare Dossier te openen klikt u op Bestand/ Systeemfuncties/ AZR Verwerking. Het volgende scherm wordt geopend en de beschikbare bestanden worden direct getoond op tabblad Bestanden. In dit voorbeeld staat een bulkbestand klaar met meerdere cliënten. In het scherm wordt met verschillende kleuren gewerkt. Bestanden die al eens ingelezen zijn worden in oranje weergegeven. Rode bestanden zijn bestanden die niet in een AZR 3.0 versie zijn versie 1.3 Pagina 18

19 binnengehaald. Bovenstaande informatie wordt ook getoond als met de muis over de betreffende regel wordt bewogen ter hoogte van het selectievakje. Als men met de muis over de velden Zorgkantoor of Instellingscode beweegt, dan wordt de omschrijving van de code getoond. Selecteer de bestanden die u wilt importeren door er een vinkje voor te plaatsen (of plaats in één keer alle vinkjes door op het grijze vinkje voor Selecteren te klikken) en klik vervolgens op de knop Importeren links onder in het scherm. De geselecteerde bestanden worden nu ingelezen in het systeem. Tijdens het importeren worden de AW33 bestanden met behulp van de AZR service bij zorgregistratie.nl gevalideerd. Er wordt per AW33 bestand een AW34 retourbestand klaar gezet in de AZR export map. Na het importeren zijn de geselecteerde bestanden verwijderd uit de lijst. De fysieke bestanden worden verplaatst van de AZR Import map naar de map Imported die zich in de AZR Import map bevindt. Inzien AW34 Het is mogelijk om een aangemaakt AW34 bestand in te zien. Hiervoor moet op het icoon in de kolom Retour Bericht geklikt worden. versie 1.3 Pagina 19

20 Vervolgens verschijnt onderstaand scherm. Via het printicoon kan ook een rapport worden opgevraagd. 4.2 Verwerken retourbestanden De ontvangen retourbestanden van het zorgkantoor, AW36 en AW310, moeten eveneens in het systeem worden ingelezen. Deze bestanden worden ook in de AZR Import map geplaatst. Om retourbestanden in het systeem in te lezen, moeten deze eerst worden geselecteerd. De geïmporteerde retourbestanden AW36 en AW310 worden na het klikken op de knop Importeren automatisch verwerkt. Dit betekent dat voor alle regels uit het bijbehorende AW35 of AW39 bericht wordt gesignaleerd of deze correct zijn verwerkt door het zorgkantoor of dat er fouten zijn opgetreden. Deze informatie wordt in de database opgeslagen. De foute regels worden getoond in het tabblad Export en in de Signaallijsten. Van daaruit kunnen de fouten worden beoordeeld en kan gestart worden met de correctie ervan. 4.3 Koppelen zorgtoewijzing aan dossier NB Omwille van de privacy zijn de kolommen met cliëntnamen in de schermafdrukken verkleind zodat maar enkele letters van de naam zichtbaar zijn. versie 1.3 Pagina 20

21 Na het importeren van de AW33 bestanden worden de cliënten uit de ingelezen bestanden getoond op tabblad Import. Hier kan ook het gehele AW33 bericht of het specifieke cliënt deel van het AW33 bericht worden ingezien. Deze weergaves worden geopend door respectievelijk op het icoon in de kolom Bericht te klikken, of op het icoon in de kolom Cliëntnummer. Wordt een mogelijke match gevonden dan wordt de naam daarvan getoond in de kolom Gevonden cliënt en kan meer informatie van die cliënt worden ingezien door met de muisaanwijzer over het icoon in de kolom Gevonden cliënt te klikken. In een popup verschijnen o.a. de naam, BSN en geboortedatum van de cliënt die een eventuele match vormt. Standaard wordt een filtering op de kolom Cliënten voorgesteld. In aparte categorieën worden cliënten getoond met fouten bij het importeren, een gedeeltelijke match, geen match of die OK hebben (100% match). Tijdens het openen van het tabblad wordt voor iedere cliënt geprobeerd een passende cliënt uit PlanCare Dossier te koppelen. De percentages in kolom Match Percentage geven aan in hoeverre een bestaand dossier in PlanCare Dossier lijkt aan te sluiten bij de ingelezen informatie uit het AW33 bericht. Door met de muis over het percentage te bewegen wordt een informatieveld getoond, waarin de omschrijving van de match is terug te vinden. versie 1.3 Pagina 21

22 Een overeenkomende geboortedatum geeft bijvoorbeeld een percentage van 10%. Komt de geboortenaam overeen, dan wordt een matchpercentage van 25% gegeven. Wijken andere gegevens af, dan betreft het hier een andere cliënt die toevallig op dezelfde datum geboren is, of die dezelfde naam heeft. Alleen als het BSN uit het bestand overeenkomt met een BSN in het dossier, wordt een 100% match aangegeven. In de kolom Melding (rode kruisje) kan informatie staan over fouten bij het importeren. Ga met de muisaanwijzer op het rode kruisje staan om die informatie te lezen. Door op het rode kruisje te klikken wordt een regel verwijderd Koppelen aan voorgestelde patiënt Zodra u heeft geconstateerd dat de voorgestelde match inderdaad correct is, kunt u de zorgtoewijzing koppelen aan het voorgestelde dossier. Plaats een vinkje voor de te koppelen cliënt en klik links onderin op Koppelen Koppelen aan andere bestaande patiënt Indien de informatie van een cliënt uit het AW33 bericht aan een ander bestaand dossier moet worden gekoppeld dan in eerste instantie is voorgesteld, dan kan een ander dossier worden gezocht. Klik hiervoor in de betreffende regel op het icoon in de kolom Gevonden cliënt. Er opent vervolgens een zoekscherm: versie 1.3 Pagina 22

23 In het zoekscherm kan op verschillende manieren naar een cliënt worden gezocht. Indien de juiste cliënt is gevonden selecteert u deze door erop te klikken. Vervolgens klikt u ter bevestiging op de groene vink rechts onder in het scherm, waarna u terugkeert op het tabblad Import. Hier is nu de naam van de geselecteerde cliënt toegevoegd in de kolom Gevonden cliënt. Het vinkje voor de te koppelen cliënt is automatisch geplaatst. U dient nog wel links onderin op Koppelen te klikken Dossier aanmaken voor nieuwe patiënt Indien de informatie van een cliënt niet aan een bestaand dossier kan of mag worden gekoppeld, dan moet er een nieuw dossier worden aangemaakt. Hiervoor klikt u in de kolom Gevonden cliënt op het icoontje. Er opent vervolgens een zoekscherm met beschikbare cliënten. Om een nieuw dossier in PlanCare Dossier aan te maken, klikt u op Dossier toevoegen links onder in het scherm. Let op, er wordt in dit scherm dus geen cliënt gekozen! versie 1.3 Pagina 23

24 Het volgende scherm verschijnt: In dit scherm worden de gegevens getoond die worden gebruikt om het nieuwe dossier aan te maken. Klik op de knop Dossier toevoegen om het nieuwe dossier aan te maken. Nadat er een nieuw dossier is aangemaakt verdwijnt de knop Dossier toevoegen, klik vervolgens op de knop met het rode kruisje. U keert nu weer terug naar het scherm Selecteer een cliënt, waar de naam van de nieuwe cliënt geselecteerd is. Klik vervolgens op de groene vink rechts onder in het scherm om terug te keren naar het tabblad Import. versie 1.3 Pagina 24

25 Op het tabblad Import is de nieuwe cliënt terug te vinden met een 100% match en kan deze gekoppeld worden. Het vinkje voor de te koppelen cliënt is automatisch geplaatst. U dient nog wel links onderin op Koppelen te klikken. Sluit vervolgens het scherm AZR Import / Export door op het icoon van het slotje links boven in het scherm te klikken. U keert nu terug in PlanCare Dossier. 4.4 Verwerken van ingelezen zorgtoewijzing Nadat de AW33 informatie is gekoppeld aan het dossier van een cliënt, moet de ingelezen zorgtoewijzing nog worden verwerkt op het dossier van de cliënt. Open hiervoor het scherm AZR Dashboard. U doet dit door in PlanCare Dossier een dossier te selecteren en vervolgens op de knop AZR Dashboard te klikken. Het AZR scherm van de cliënt wordt nu geopend. Het AZR Dashboard bestaat uit een aantal onderdelen. De vier tabbladen maken het mogelijk eenvoudig te schakelen tussen uw kalenderoverzicht, de zorgtoewijzing, signaallijsten en uw import/export historie. Nadat u een zorgtoewijzing heeft verwerkt wordt deze grafisch weergegeven in het middelste gedeelte van uw scherm, de kalender. De legenda maakt duidelijk wat de verschillende kleuren en afbeeldingen die in de kalender kunnen voorkomen betekenen. versie 1.3 Pagina 25

26 De Legenda kan naar believen getoond of verborgen worden. Door met de muisaanwijzer over de balk met Legenda te bewegen verschijnt de legenda. Door hier vervolgens op te klikken wordt de legenda vergrendeld en blijft deze in beeld. Wil men de legenda niet laten verschijnen, klik dan op de legendabalk in gesloten toestand. De pin wordt groen ten teken dat de legenda (open, dan wel gesloten) is vastgepind. Het tabblad Signaallijsten laat zien dat er 1 melding is, in dit geval een AW33 die klaar is om verwerkt te worden. versie 1.3 Pagina 26

27 4.4.1 Verwerk zorgtoewijzing Toelichting bij de werking het scherm Zorgtoewijzing. De indeling van de vensters op het zorgtoewijzingstabblad kan worden aangepast om de informatie duidelijker in beeld te krijgen. De grootte van de afzonderlijke vensters wordt gewijzigd door met de muisaanwijzer over denkbeeldige lijnen te bewegen. Er wordt dan een dubbele pijl zichtbaar Door hier met de linker muisknop op te klikken wordt de lijn gefixeerd en kan deze naar boven of naar beneden worden gesleept. In onderstaande afbeelding zijn de (denkbeeldige) sleeplijnen weergegeven. versie 1.3 Pagina 27

28 De aangepaste veldgroottes blijven in stand zolang men binnen het AZR Dashboard blijft, ook als er van cliënt wordt gewisseld. Wordt er geschakeld met de AZR Verwerking, dan worden de oorspronkelijk instellingen weer teruggezet. NB Door de onderste lijn naar boven te schuiven wordt tevens de daar onder liggende Mutatie informatie zichtbaar. Door op.. onder in het scherm dubbel te klikken wordt dit venster in zijn geheel geopend (zie beschrijving bij Mutatie informatie elders in dit document). Het is ook mogelijk alleen de bovenste of de onderste twee velden te tonen. Beweeg met de muisaanwijzer over de koptekst van het betreffende gedeelte. Deze wordt groen en door daar op te klikken wordt dit onderdeel naar de voorgrond gehaald en wordt het andere geminimaliseerd. versie 1.3 Pagina 28

29 In onderstaande schermafdruk zijn de velden behorend bij PlanCare Dossier (1) geminimaliseerd en nemen die van AWBZ brede zorgregistratie (2) de totale ruimte in. Nogmaals klikken op (2) herstelt de oorspronkelijke situatie, klikken op (1) plaatst dit onderdeel naar de voorgrond. (1) (2) Om een nieuwe zorgtoewijzing te verwerken klikt u op het tabblad Zorgtoewijzing. Vervolgens wordt het volgende scherm geopend: versie 1.3 Pagina 29

30 Om een nieuwe zorgtoewijzing te verwerken dient een bericht van het onderste deel van het scherm (AWBZ brede zorgregistratie) naar boven te worden verplaatst (PlanCare Dossier). Klik in het derde venster (geteld van bovenaf) op een bericht dat verwerkt moet worden. Klik vervolgens op het icoontje in de kolom Verwerken of op de tekst Verwerk zorgtoewijzing aan de linkerzijde van het scherm. Het volgende scherm verschijnt: Klik op Klaar om de geselecteerde zorgtoewijzing te verwerken. versie 1.3 Pagina 30

31 Tijdens het verwerken van een zorgtoewijzing wordt de te verwerken informatie vergeleken met de reeds aanwezige zorgtoewijzingen. Op basis van de vergelijking wordt de verwerking uitgevoerd. Na de verwerking van de zorgtoewijzing is het betreffende bericht naar boven verplaatst. Dat ziet er als volgt uit: Op het tabblad Overzicht wordt de zorgtoewijzing getoond als een gekleurde tijdbalk: Elke volgende verrichting die met deze zorgtoewijzing in PlanCare Dossier plaatsvindt zal in deze weergave terugkomen en, volgens de legenda, met een kleur de status laten zien Verwerk alle zorgtoewijzingen Behalve het verwerken van een enkele geselecteerde zorgtoewijzing kunnen ook alle zorgtoewijzingen van de cliënt opnieuw worden verwerkt. versie 1.3 Pagina 31

32 Na het klikken op dit item worden alle verwerkte zorgtoewijzingen verwijderd uit het eerste venster van het tabblad Zorgtoewijzing. Vervolgens worden de ingelezen AW33-berichten stuk voor stuk opnieuw verwerkt, zodat de bovenste twee vensters weer gevuld worden. De autorisatie voor dit item kan via de toegangsrechten in PlanCare Dossier worden beheerd: AZR Dashboard Overzicht Zorgtoewijzing verwerken Cliëntdossier bijwerken Wanneer een zorgtoewijzing is ingelezen kan worden aangegeven welke gegevens in het dossier moeten worden overgenomen. Klik op Cliënt dossier bijwerken. Deze functie geldt alleen wanneer het een zorgtoewijzing voor een bestaande cliënt betreft, die dus al een dossier binnen PlanCare heeft. Betreft het een zorgtoewijzing voor een cliënt die in PlanCare nog niet bekend is, dan worden alle gegevens in het dossier ingelezen, ongeacht of hier vinkjes geplaatst zijn. Wordt niets aangevinkt, dan blijven de oorspronkelijke gegevens staan. versie 1.3 Pagina 32

33 4.4.4 Indicatierapport printen De ingelezen zorgtoewijzing kan worden afgedrukt door op het printer icoon in de regel te klikken. Er kan worden gekozen of alleen de zorgtoewijzing of de indicatie en de zorgtoewijzing moeten worden afgedrukt. Vervolgens wordt in een tussenscherm gevraagd of alles moet worden getoond, of dat de beperkingen, stoornissen en het commentaar niet getoond moeten worden. Klik op OK. Het overzicht is nu gereed om afgedrukt te worden. Het afdrukvoorbeeld kan echter ook gebruikt worden om de indicatie en zorgtoewijzing in hun geheel in te zien. Het overzicht kan met behulp van de knoppen boven in het venster ook naar een ander formaat worden geëxporteerd, zoals pdf, Word of Excel. versie 1.3 Pagina 33

34 4.4.5 Extra informatie over een ingelezen AZR bericht vastleggen. Aan een ingelezen AZR bericht kan informatie worden toegevoegd door op het icoon in de kolom Info te klikken. Er opent een eenvoudige tekstverwerker waar de extra informatie kan worden vastgelegd. Tijdens het uitvoeren van de updatetool zal daar waar mogelijk de eerder opgenomen informatie voor het ingelezen indicatiebesluit en de toegewezen functies worden geconverteerd naar de nieuwe AZR module. versie 1.3 Pagina 34

35 AZR Zorgtoewijzing met functies In onderstaand schema is weergegeven welke processtappen er gevolgd worden om tot de juiste handelingen in het AZR berichtenverkeer te komen. De verschillende situaties worden stap voor stap doorlopen en van een toelichting voorzien over de manier waarop deze binnen PlanCare Dossier worden afgehandeld. Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering december 2011, versie 1.1 Pagina 35

36 5.1 Algemene werking processtappen Aan de linkerzijde van het dashboard zijn de verschillende processtappen en aanvullende functionaliteit te vinden voor het aanmelden, bewerken of afmelden van toegewezen zorg. In de volgende hoofdstukken worden deze processtappen stuk voor stuk toegelicht. De algemene werking van deze processtappen is overal gelijk. Achtereenvolgens zien we hier: - Zorgtoewijzing verwerken een geselecteerde of alle zorgtoewijzingen verwerken - Zorg aanmelden melding aanvang zorg (MAZ=AW35) - Zorg bewerken/afmelden mutatie van de zorg (MUT=AW39) - Import/Export - Overige opties Indien een processtap gezien de (leverings-)status van de zorgtoewijzingen niet kan worden gebruikt dan wordt deze in het menu aan de linkerzijde van het AZR Dashboard uitgeschakeld en wordt de tekst van processtap licht van kleur. versie 1.3 Pagina 36

37 Nadat een processtap is geselecteerd volgt een invulscherm, dat over het algemeen uit twee delen bestaat. In het bovenste deel worden de functies geselecteerd die moeten worden aan- of afgemeld. In het onderste deel worden, per functie, alleen de voor díe processtap van toepassing zijnde velden getoond. Velden die verplicht ingevuld moeten worden, worden hier geel gemarkeerd zolang ze niet of niet correct gevuld zijn. Voor de processtap Alles aanmelden ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit: Wanneer er een codelijst achter een veld is opgenomen, dan verschijnt deze vanzelf wanneer het veld wordt aangeklikt. In het lege veld onder de kolomnamen kan per kolom gezicht worden. Is een regel oranje dan betekent dit dat deze niet meer actueel is en dus niet gekozen kan worden. Na het invullen van de gevraagde velden wordt na de knop Volgende een samenvatting van de belangrijkste gegevens getoond. versie 1.3 Pagina 37

38 Wanneer de getoonde gegevens correct zijn, worden via de knop Klaar de betreffende AW35- of AW39-regels klaar gezet om te exporteren. Hierna is op het tabblad Overzicht bijvoorbeeld de volgende weergave te zien: In deze weergave is in één oogopslag zichtbaar vanaf wanneer de functie is aan- of afgemeld en wat de actuele leveringsstatus is. De beschrijving van de gebruikte kleuren en iconen is aan de rechterzijde van het scherm terug te vinden (indien opengeklapt). Door met de muis over een balk te bewegen verschijnt extra informatie over dit item. Hier worden bijvoorbeeld de volgende gegevens getoond: Start- en einddatum van dit deel van de zorgtoewijzing; Leveringsstatus; Klasse; Bericht status. Naar gelang het soort item, wordt de informatie in de tool tip aangepast. Er kan dus is sommige gevallen meer of minder informatie getoond worden. versie 1.3 Pagina 38

39 5.2 Cliënt selectie Om van cliënt te wisselen hoeft men niet eerst terug naar het reguliere deel van PlanCare Dossier, maar kan men direct naar een andere cliënt gaan om daar de bewerkingen uit te voeren. In de linker kolom bevindt zich onderaan de optie Cliënt selectie (wanneer deze optie buiten beeld valt moet op de balk met het pijltje naar beneden v geklikt worden). Het volgende scherm wordt geopend. In de regel direct onder de kolomkoppen kan in de betreffende kolommen gezocht worden. Is de gewenste cliënt gevonden, klik dan op de knop met het groene vinkje. versie 1.3 Pagina 39

40 5.3 Cliënt weigert zorg Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Indien de cliënt de toegewezen zorg in het geheel niet wenst te ontvangen en ook aangeeft geen andere vorm van zorg te willen ontvangen in plaats hiervan, kan door de zorgaanbieder een bericht aan het zorgkantoor gestuurd worden, waarin wordt aangegeven dat de cliënt de toegewezen zorg weigert te ontvangen. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich, in de categorie Zorg bewerken/afmelden, de processtap Cliënt weigert. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: - Mutatiedatum - datum vanaf wanneer de wijziging actief is; - Leveringsstatus - mogelijkheden zijn slapend wachtend of einde zorgvraag. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de mutatie zorg melding op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 40

41 5.4 Overdragen Zorgtoewijzing Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering De zorgaanbieder kan in de nieuwe versie van het berichtenverkeer de zorgtoewijzing overdragen voordat hij de cliënt in zorg genomen heeft. Dit mag alleen in overleg met de cliënt. Het mutatiebericht is daartoe uitgebreid met de code 21 Overdracht ZTW (er is geen MAZ). Het zorgkantoor sluit vervolgens de zorgtoewijzing aan de zorgaanbieder en stuurt een identieke zorgtoewijzing (inhoud, soort en periode) naar de nieuwe zorgaanbieder. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Overdragen ZTW. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Kies in het invulscherm per welke datum de overdracht ingaat en aan welke zorginstelling(en) de zorgtoewijzing wordt overgedragen. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de mutatie zorg melding op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 41

42 5.5 Uitstellen van zorglevering Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Wanneer de zorgaanbieder niet direct kan starten met het leveren van de toegewezen zorg, dan meldt deze dit aan het zorgkantoor door middel van een mutatiebericht. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Uitstel levering. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: - Mutatiedatum - datum vanaf wanneer de wijziging actief is; - Leveringsstatus - mogelijk zijn actief wachtend of wenswachtend, afhankelijk van de wens van de cliënt. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de mutatie zorg melding op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 42

43 5.6 Alles aanmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Indien de zorgaanbieder de zorg direct en volledig conform zorgtoewijzing kan aanvangen, dan wordt dit met een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg aanmelden de processtap Alles aanmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: - Begindatum - datum vanaf wanneer de zorg wordt gestart; - Sleuteldatum - niet vullen (alleen bij ZZP van toepassing); - Volledig Pakket Thuis - niet vullen (alleen bij ZZP van toepassing); - Indicatie ongeval - indien de reden van opname betrekking heeft op een ongeval dan wordt dat hier aangegeven. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de Melding Aanvang Zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 43

44 5.7 Deel aanmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Indien de zorgaanbieder de zorg wel direct, maar niet volledig conform zorgtoewijzing kan aanvangen (bij de levering van een lagere klasse of omdat niet alle toegewezen functies kunnen worden aangemeld), dan wordt dit met een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg aanmelden de processtap Deel aanmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: De klasse wordt standaard overgenomen uit de zorgtoewijzing, maar kan nog wel worden aangepast. De leveringsstatus is afhankelijk van de gekozen klasse en de wens van de klant: - Actief wachtend - indien de cliënt het niet eens is met de mindere zorglevering; - Slapend wachtend - indien de cliënt het eens is met de mindere zorglevering; - In zorg - wanneer de volledige klasse geleverd wordt. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de Melding Aanvang Zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 44

45 5.8 Definitief afmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Nadat de zorg voor de cliënt is beëindigd en er geen zicht is op voortzetting van de zorg binnen de zorgtoewijzing, dan wordt dit door de zorgaanbieder middels een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Het gaat hierbij niet om het overlijden van een cliënt. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Definitief afmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de einddatum van de zorg hoeft hier te worden ingevuld. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 45

46 5.9 Tijdelijk afmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Als de zorg aan een cliënt wordt beëindigd, maar er is zicht op terugkeer van de cliënt binnen de termijn van de zorgtoewijzing, dan wordt dit door de zorgaanbieder met een bericht aan het zorgkantoor gemeld. De zorgtoewijzing wordt door het zorgkantoor niet ingetrokken, zodat de zorgaanbieder bij terugkeer van de cliënt deze met de lopende zorgtoewijzing weer in zorg kan melden. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Tijdelijk afmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de einddatum van de zorg hoeft hier te worden ingevuld. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 46

47 5.10 Overplaatsen Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Indien de cliënt gedurende de levering van zorg aangeeft de zorg in een andere zorginstelling te willen ontvangen, dan wordt dit door de zorgaanbieder middels een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/ afmelden de processtap Overplaatsen. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de datum van overplaatsing en de nieuwe zorgaanbieder moeten nog worden ingevuld. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 47

48 5.11 Cliënt is overleden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing met functies Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Niet direct Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Uitstel levering Bij het overlijden van een cliënt verstuurt de zorgaanbieder een bericht aan het zorgkantoor. Dit geldt voor alle situaties, waaronder: De zorg voor de cliënt is nog niet gestart; De cliënt is in zorg bij de voorkeuraanbieder; De cliënt ontvangt overbruggings- of transferzorg en u bent dossierhouder. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/ afmelden de processtap Overleden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de overlijdensdatum dient nog te worden ingevoerd. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 48

49 AZR Intramurale zorg (ZZP) als dossierhouder In onderstaand schema is weergegeven welke processtappen er gevolgd worden om tot de juiste handelingen in het AZR berichtenverkeer te komen. Tijdens het seminar zullen we stap voor stap door de verschillende situaties heen lopen en toelichting geven op de manier waarop deze binnen PlanCare Dossier worden afgehandeld. Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg versie 1.3 Pagina 49

50 6.1 Algemene werking processtappen Aan de linkerzijde van het dashboard zijn de verschillende processtappen en aanvullende functionaliteit te vinden voor het aanmelden, bewerken of afmelden van toegewezen zorg. In de volgende hoofdstukken worden deze processtappen stuk voor stuk toegelicht. De algemene werking van deze processtappen is overal gelijk. Achtereenvolgens zien we hier: - Zorgtoewijzing verwerken een geselecteerde of alle zorgtoewijzingen verwerken - Zorg aanmelden melding aanvang zorg (MAZ=AW35) - Zorg bewerken/afmelden mutatie van de zorg (MUT=AW39) - Import/Export - Overige opties Indien een processtap gezien de (leverings-)status van de zorgtoewijzingen niet kan worden gebruikt dan wordt deze in het menu aan de linkerzijde van het AZR Dashboard uitgeschakeld en wordt de tekst van processtap licht van kleur. versie 1.3 Pagina 50

51 Nadat een processtap is geselecteerd volgt een invulscherm, dat over het algemeen uit twee delen bestaat. In het bovenste deel worden de functies geselecteerd die moeten worden aan- of afgemeld. In het onderste deel worden, per functie, alleen de voor díe processtap van toepassing zijnde velden getoond. Velden die verplicht ingevuld moeten worden, worden hier geel gemarkeerd zolang ze niet of niet correct gevuld zijn. Voor de processtap Overbruggingszorg ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit: Via de knoppen rechtsonder kunnen aan te vragen functies en/of ZZP worden toegevoegd of verwijderd. Wanneer er een codelijst achter een veld is opgenomen, dan verschijnt deze vanzelf wanneer het veld wordt aangeklikt. In het lege veld onder de kolomnamen kan per kolom gezicht worden. Is een regel oranje dan betekent dit dat deze niet meer actueel is en dus niet gekozen kan worden. Na het invullen van de gevraagde velden wordt na de knop Volgende een samenvatting van de belangrijkste gegevens getoond. Wanneer de getoonde gegevens correct zijn, worden via de knop Klaar de betreffende AW35- of AW39-regels klaar gezet om te exporteren. versie 1.3 Pagina 51

52 Hierna is dan op het tabblad Overzicht bijvoorbeeld de volgende weergave te zien: In deze weergave is in één oogopslag zichtbaar vanaf wanneer de functie is aan- of afgemeld en wat de actuele leveringsstatus is. De beschrijving van de gebruikte kleuren en iconen is aan de rechterzijde van het scherm terug te vinden (indien opengeklapt). Door met de muis over een balk te bewegen verschijnt nog extra informatie over dit item. Hier worden bijvoorbeeld de volgende gegevens getoond: Start- en einddatum van dit deel van de zorgtoewijzing; Leveringsstatus; Klasse; Bericht status. versie 1.3 Pagina 52

53 6.2 Cliënt selectie Om van cliënt te wisselen hoeft men niet eerst terug naar het reguliere deel van PlanCare Dossier, maar kan men direct naar een andere cliënt gaan om daar de bewerkingen uit te voeren. In de linker kolom bevindt zich onderaan de optie Cliënt selectie (wanneer deze optie buiten beeld valt moet op de balk met het pijltje naar beneden v geklikt worden). Het volgende scherm wordt geopend. In de regel direct onder de kolomkoppen kan in de betreffende kolommen gezocht worden. Is de gewenste cliënt gevonden, klik dan op de knop met het groene vinkje. versie 1.3 Pagina 53

54 6.3 Dossierhouderschap Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Om te voorkomen dat landelijk op verschillende manieren wordt omgegaan met de coördinatie van zorglevering aan de cliënt, is de volgende afspraak gemaakt: Indien de cliënt een indicatie heeft voor een ZZP, wordt de voorkeuraanbieder van de cliënt dossierhouder. Deze dossierhouder is verantwoordelijk voor tijdige inzet van noodzakelijke en passende zorg en de communicatie/afstemming hierover met de cliënt en het zorgkantoor. Als de cliënt nog niet in zorg genomen kan worden bij zijn voorkeursaanbieder, dan dient deze samen met de cliënt op zoek te gaan naar passende zorg. Daarbij zijn de volgende opties mogelijk: Transferzorg; Overbruggingszorg; Alternatieve zorg. Indien de cliënt er mee in stemt, is het ook mogelijk om een reguliere zorgaanvraag te doen voor een andere zorgaanbieder die de zorg (en het dossierhouderschap) dan volledig overneemt. In het geval transferzorg geleverd dient te worden, wijst het zorgkantoor deze op verzoek van de dossierhouder toe aan de zorgaanbieder die de transferzorg zal leveren voor een periode van maximaal 4 maanden. De zorgtoewijzing aan de dossierhouder blijft hiernaast gewoon bestaan. Indien de periode van transferzorg verlengd moet worden, is het de taak van de dossierhouder om dit aan te vragen bij het zorgkantoor. Dit in verband met de betrouwbaarheid van de wachtlijsten en de taak van de dossierhouder om de wens tot transfer van de cliënt te bewaken. Als de cliënt andere zorg dan geïndiceerd wenst te ontvangen, maar wel passend binnen de indicatie, is sprake van alternatieve zorg. Ook deze zorg wordt voor cliënten met een verblijfsindicatie door de dossierhouder aangevraagd. versie 1.3 Pagina 54

55 6.4 Cliënt weigert zorg Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Indien de cliënt de toegewezen zorg in het geheel niet wenst te ontvangen en ook aangeeft geen andere vorm van zorg te willen ontvangen in plaats hiervan, wordt door de dossierhouder een bericht aan het zorgkantoor gestuurd, waarin wordt aangegeven dat de cliënt de toegewezen zorg weigert te ontvangen. Hiermee eindigt ook het dossierhouderschap van de zorgaanbieder. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich, in de categorie Zorg bewerken/afmelden, de processtap Cliënt weigert. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: - Mutatiedatum - datum vanaf wanneer de wijziging actief is; - Leveringsstatus - mogelijkheden zijn slapend wachtend of einde zorgvraag. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de mutatie zorg melding op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 55

56 6.5 Aanvragen alternatieve zorg Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Andere zorg (andere functies of een ander ZZP) dan geïndiceerd, wel passend binnen de indicatie en waarmee de cliënt tevreden is. Alternatieve zorg is vanuit het perspectief van de cliënt: gewenste zorg. De dossierhouder vraagt een nieuwe zorgtoewijzing aan op basis van de indicatie van de cliënt en geeft aan bij welke aanbieder de cliënt de zorg wenst te ontvangen. Het zorgkantoor sluit de zorgtoewijzing en wijst de zorg opnieuw toe, conform de aanvraag van de dossierhouder. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Alternatieve zorg. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: versie 1.3 Pagina 56

57 Via het groene plusje rechts onder in het scherm kunnen functies of een ZZP worden toegevoegd om aan te vragen via een aangepaste zorgtoewijzing. Na het klikken op de knop verschijnt onderstaand scherm: In dit invulscherm wordt nu voor de ZZP de relevante informatie ingevuld: Mutatiedatum; datum vanaf wanneer de wijziging actief is; Per aangevraagde functie of ZZP kan nu het volgende worden ingevuld: Functie: de functie die wordt aangevraagd als alternatief voor het ZZP; Instelling: de instelling die de alternatieve zorg zal gaan leveren; Gewenste startdatum toegewezen functie: de gewenste startdatum van de alternatieve zorg Gewenste einddatum toegewezen functie: Klasse; Aantal omvang opslag klasse: hoeft alleen gevuld te worden bij de maximale klasse; Tijdseenheid zorgperiode: alleen vullen indien aantal omvang opslag klasse gevuld is; Leveringsvoorwaarde zorg; Indicatie vervoer: alleen in te vullen bij de functies BH-GRP of BG-GRP. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de mutatie zorg melding op te nemen in de lijst met te exporteren items. Er zijn richtlijnen voor het aanvragen van alternatieve zorg op basis van een toegewezen ZZP. In een aantal gevallen worden er rekenformules gebruikt om de mogelijke alternatieve zorg te berekenen. m contact op met uw zorgkantoor om meer informatie te verkrijgen over op welke wijze dit binnen het contract met uw zorgkantoor kan worden ingevuld. versie 1.3 Pagina 57

58 6.6 Overdragen zorgtoewijzing Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg De zorgaanbieder kan in de nieuwe versie van het berichtenverkeer de zorgtoewijzing overdragen voordat hij de cliënt in zorg genomen heeft. Dit mag alleen in overleg met de cliënt. Het mutatiebericht is daartoe uitgebreid met de code 21 Overdracht ZTW (er is geen MAZ). Het zorgkantoor sluit vervolgens de zorgtoewijzing aan de zorgaanbieder en stuurt een identieke zorgtoewijzing (inhoud, soort en periode) naar de nieuwe zorgaanbieder. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Overdragen ZTW. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Kies in het invulscherm per welke datum de overdracht ingaat en aan welke zorginstelling(en) de zorgtoewijzing wordt overgedragen. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de mutatie zorg melding op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 58

59 6.7 Uitstellen van zorglevering Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Wanneer de zorgaanbieder niet direct kan starten met het leveren van de toegewezen zorg, dan meldt deze dit aan het zorgkantoor door middel van een mutatiebericht. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Uitstel levering. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: - Mutatiedatum - datum vanaf wanneer de wijziging actief is; - Leveringsstatus - mogelijk zijn actief wachtend of wenswachtend, afhankelijk van de wens van de cliënt. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de mutatie zorg melding op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 59

60 6.8 Aanvragen transferzorg Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Zorg die geïndiceerd is (in de vorm van een ZZP), maar tijdelijk door een niet-voorkeursaanbieder volledig geleverd wordt. Zodra dit mogelijk is, wenst de cliënt de zorg te ontvangen van de voorkeursaanbieder. Terwijl de cliënt wacht op de start van de toegewezen zorg bij de voorkeursaanbieder (tevens dossierhouder), is de dossierhouder verplicht om passende zorg aan de cliënt aan te bieden. In overleg met de cliënt kan worden overeengekomen dat de toegewezen zorg tijdelijk door een andere zorgaanbieder wordt geleverd. De dossierhouder stuurt dan een bericht aan het zorgkantoor waarin transferzorg wordt aangevraagd voor de zorgaanbieder die tijdelijk deze taak op zich neemt. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Transferzorg. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: versie 1.3 Pagina 60

61 In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: - Mutatiedatum - datum vanaf wanneer de wijziging actief is; - Startdatum zorgzwaartepakket - de gewenste startdatum van de transferzorg; - Einddatum zorgzwaartepakket - maximaal 4 maanden na startdatum; - Instelling - de instelling die de transferzorg gaat leveren. Bij transferzorg wordt de volledige zorg (ZZP) conform zorgtoewijzing tijdelijk ondergebracht bij een andere zorgaanbieder. Dit kan voor een periode van maximaal 4 maanden. Indien nodig kan de dossierhouder in een later stadium de transferzorg nog een keer verlengen, door een nieuwe aanvraag aan het zorgkantoor te sturen. De dossierhouder is verantwoordelijk voor de bewaking van transferzorg bij een andere instelling. Voor een overzicht van de uitstaande aanvragen transferzorg kan de signaallijst Aangevraagde overbruggings- en transferzorg worden geraadpleegd. 6.9 Overbruggingszorg aanvragen Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Tijdelijke zorg die gedurende een wachtperiode wordt ingezet totdat de zorg volgens een indicatiebesluit voor een ZZP beschikbaar is. Het gaat hier om de inzet van zorg, anders dan geïndiceerd. Terwijl de cliënt wacht op de start van de toegewezen zorg bij de voorkeursaanbieder (tevens dossierhouder), is de dossierhouder verplicht om passende zorg aan de cliënt aan te bieden. In overleg met de cliënt kan worden overeengekomen dat tijdelijk andere zorg wordt geleverd dan is toegewezen. De dossierhouder stuurt een bericht aan het zorgkantoor waarin overbruggings-zorg wordt aangevraagd voor de zorgaanbieder die tijdelijk deze taak op zich neemt. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Overbruggingszorg. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: versie 1.3 Pagina 61

62 Bij overbruggingszorg wordt in plaats van de toegewezen zorg (ZZP) overbruggingszorg aangevraagd, eventueel voor een andere zorgaanbieder. Dit kan voor een periode van maximaal 3 maanden. Indien nodig kan de dossierhouder in een later stadium de overbruggingszorg nog een keer verlengen, door een nieuwe aanvraag aan het zorgkantoor te sturen. Standaard worden de vertaalde functies (geïndiceerd) uit het indicatiebesluit voorgesteld om als overbruggingszorg aan te melden. Het is mogelijk om zelf te kiezen welke functies aangevraagd worden. Met behulp van de groene plus is het ook mogelijk om andere functies toe te voegen, bijvoorbeeld omdat tegelijkertijd regelzorg wordt aangevraagd. In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: Mutatiedatum - datum vanaf wanneer de wijziging actief is; Leveringsstatus - mogelijk zijn actief wachtend en wenswachtend; Functie - de gewenste functie die ter overbrugging wordt aangevraagd; Instelling - de instelling die de overbruggingszorg gaat leveren voor de betreffende functie; Gewenste startdatum toegewezen functie - de gewenste startdatum van de overbruggingszorg; Gewenste einddatum toegewezen functie - maximaal 3 maanden na de gewenste startdatum; Klasse - de gewenste klasse bij de betreffende functie; De dossierhouder is verantwoordelijke voor de bewaking van overbruggingszorg bij een andere instelling. Voor een overzicht van de uitstaande aanvragen overbruggingszorg kan de signaallijst Aangevraagde overbruggings- en transferzorg worden geraadpleegd. versie 1.3 Pagina 62

63 6.10 Regelzorg aanvragen Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Als een cliënt al extramurale zorg ontvangt op het moment dat een ZZP wordt geïndiceerd, kan de oude zorgaanbieder de zorg continueren op basis van de uitwerking regelzorg. De oude zorgaanbieder heeft dan de garantie dat indien gewenst en nodig voor de regelzorg een zorgtoewijzing wordt afgegeven, conform de geleverde zorg, maar gebaseerd op het nieuwe indicatiebesluit. De extramurale zorgaanbieder ontvangt een intrekkingsbericht zorgtoewijzing met een herkenningskenmerk in de situatie dat het protocol regelzorg van toepassing is. Het aanvragen wan regelzorg verloopt gelijk aan het aanvragen van overbruggingszorg. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Overbruggingszorg. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: versie 1.3 Pagina 63

64 6.11 Reguliere zorgaanvraag Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg De dossierhouder is verplicht passende zorg te leveren op basis van de toegewezen ZZP voor de cliënt. Het dossierhouderschap is gekoppeld aan het feit dat de cliënt tijdens de indicatiestelling heeft aangegeven, dat deze dossierhouder de zorgaanbieder van eerste voorkeur is. Indien de zorg niet direct bij de voorkeuraanbieder kan worden geleverd, kan transferzorg worden geregeld. Indien de cliënt wenst om voortaan de zorg regulier bij de zorgaanbieder van de transferzorg af te nemen, dan dient de dossierhouder dit middels een bericht aan het zorgkantoor bekend te maken. Hiermee wordt tevens het dossierhouderschap overgedragen. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Aanvragen ZTW. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: versie 1.3 Pagina 64

65 6.12 Alles aanmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Indien de zorgaanbieder de zorg direct en volledig conform zorgtoewijzing kan aanvangen, dan wordt dit met een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg aanmelden de processtap Alles aanmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld: Begindatum - datum vanaf wanneer de zorg wordt gestart; Sleuteldatum - in het geval van een ZZP kan een sleuteldatum worden opgevoerd. Deze sleuteldatum ligt maximaal 14 dagen voor de begindatum. Indien de sleuteldatum en de begindatum gelijk zijn, wordt dit veld niet gevuld; versie 1.3 Pagina 65

66 Volledig Pakket Thuis - indien de ZZP bij de cliënt thuis wordt geleverd, dan wordt hier ingevoerd; Indicatie ongeval - indien de reden van opname betrekking heeft op een ongeval dan wordt dat hier aangegeven. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de Melding Aanvang Zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items Omzetten VPT naar ZZP Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg De zorgaanbieder moet bij het aanmelden van de zorg aangeven of de ZZP zorg intramuraal of extramuraal (thuis bij de cliënt) wordt geleverd. Indien deze situatie gaandeweg de zorglevering verandert, dan moet dit door de zorgaanbieder middels een bericht aan het zorgkantoor worden gemeld. versie 1.3 Pagina 66

67 Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg aanmelden de processtap Omzetten VPT / ZZP. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: In het invulscherm wordt de relevante informatie door de gebruiker ingevuld. - Begindatum - datum vanaf wanneer de zorg wordt gestart; - Sleuteldatum - in het geval van een ZZP kan een sleuteldatum worden opgevoerd. Deze sleuteldatum ligt maximaal 14 dagen voor de begindatum. Indien de sleuteldatum en de begindatum gelijk zijn, wordt dit veld niet gevuld; - Volledig Pakket Thuis - indien de ZZP bij de cliënt thuis wordt geleverd, dan wordt hier ingevoerd; - Indicatie ongeval - indien de reden van opname betrekking heeft op een ongeval dan wordt dat hier aangegeven. versie 1.3 Pagina 67

68 6.14 Deel aanmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Indien de zorgaanbieder de zorg wel direct, maar niet volledig conform zorgtoewijzing kan aanvangen (bij de levering van een lagere klasse of omdat niet alle toegewezen functies kunnen worden aangemeld), dan wordt dit met een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg aanmelden de processtap Deel aanmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: De klasse wordt standaard overgenomen uit de zorgtoewijzing, maar kan worden aangepast. De leveringsstatus is afhankelijk van de gekozen klasse en de wens van de klant: - Actief wachtend - indien de cliënt het niet eens is met de mindere zorglevering; - Slapend wachtend - indien de cliënt het eens is met de mindere zorglevering; - In zorg - wanneer de volledige klasse geleverd wordt. versie 1.3 Pagina 68

69 6.15 Definitief afmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Nadat de zorg voor de cliënt is beëindigd en er geen zicht op voortzetting van de zorg is binnen de zorgtoewijzing, dan wordt dit door de zorgaanbieder middels een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Het gaat hierbij niet om het overlijden van een cliënt. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Definitief afmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de einddatum van de zorg hoeft hier te worden ingevuld. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 69

70 6.16 Tijdelijk afmelden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Aanvragen Alternatieve zorg Niet direct Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Als de zorg aan een cliënt wordt beëindigd, maar er is zicht op terugkeer van de cliënt binnen de termijn van de zorgtoewijzing, dan wordt dit door de zorgaanbieder met een bericht aan het zorgkantoor gemeld. De zorgtoewijzing wordt door het zorgkantoor niet ingetrokken, zodat de zorgaanbieder bij terugkeer van de cliënt deze met de lopende zorgtoewijzing weer in zorg kan melden. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Tijdelijk afmelden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de einddatum van de zorg hoeft hier te worden ingevuld. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 70

71 6.17 Overplaatsen Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Indien de cliënt gedurende de levering van zorg aangeeft de zorg in een andere zorginstelling te willen ontvangen, dan wordt dit door de zorgaanbieder middels een bericht aan het zorgkantoor gemeld. Hiermee wordt voor de ZZP tevens het dossierhouderschap overgedragen. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/afmelden de processtap Overplaatsen. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de datum van overplaatsing en de nieuwe zorgaanbieder moeten nog worden ingevuld. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 71

72 6.18 Cliënt is overleden Cliënt weigert Overdragen ZTW (code 21) Alles aanmelden Definitief afmelden (code 19) Zorgtoewijzing ZZP aan dossierhouder Cliënt wenst toegewezen zorg te ontvangen Levering zorg door aanbieder mogelijk? Omvang gelijk aan toegewezen zorg? Reden einde zorg? Tijdelijk afmelden (code 20) Andere zorg Deel aanmelden Overplaatsen (code 17) Niet direct Aanvragen Alternatieve zorg Overbruggen wachttijd nodig? Vorm tijdelijke zorg Toegewezen ZZP door andere aanbieder Aanvragen Transferzorg Uitstel levering Andere zorg dan geïndiceerd Aanvragen Overbruggingszorg Bij het overlijden van een cliënt verstuurt de zorgaanbieder een bericht aan het zorgkantoor. Dit geldt voor alle situaties, waaronder: De zorg voor de cliënt is nog niet gestart; De cliënt is in zorg bij de voorkeuraanbieder; De cliënt ontvangt overbruggings- of transferzorg en u bent dossierhouder. Voor het maken van een dergelijk bericht moet het AZR Dashboard scherm van de cliënt opgestart worden. Aan de linkerzijde bevindt zich in de categorie Zorg bewerken/ afmelden de processtap Overleden. Na het klikken op dit item verschijnt het volgende invulscherm: Alleen de overlijdensdatum dient nog te worden ingevoerd. Klik vervolgens op Volgende en daarna op Klaar om de melding einde zorg op te nemen in de lijst met te exporteren items. versie 1.3 Pagina 72

73 AZR Van dossier naar bericht (export) In de voorgaande twee hoofdstukken is besproken hoe via het berichtenverkeer wordt gecommuniceerd over de aanvang, wijziging of beëindiging van de zorglevering. Via het AZR Dashboard zijn op cliënt niveau MAZ- en MUT-regels aangemaakt, die in een AW35- of AW39- bericht moeten worden verzonden aan het zorgkantoor. In dit hoofdstuk wordt het aanmaken van de exportbestanden besproken. Om de exportbestanden te kunnen aanmaken moet het scherm AZR Import/Export (via Menu: Bestand/Systeemfuncties) worden geopend. Klik vervolgens op het tabblad Export. Hier worden alle MAZ- en MUT-regels getoond die klaar staan om opgenomen te worden in een exportbestand. Het betreft hier zowel de AW35 als de AW39 bestanden. Deze kunnen gefilterd worden door een kolomkop in de donkerblauwe ruimte te slepen. U kunt per regel aangeven of u deze wel of niet mee wilt nemen bij het genereren van de exportbestanden. Dit doet u door het selectievakje te gebruiken dat in de eerste kolom wordt getoond. Voor dat de exportbestanden worden weggeschreven in de AZR exportmap, worden deze eerst via de AZR Service gevalideerd op zorgregistratie.nl. Als een exportbestand niet door de validatie van zorgregistratie.nl komt, dan wordt deze niet aangemaakt en niet opgeslagen in de AZR export map. Er verschijnt dan een melding in de kolom Meldingen. april 2012, versie 1.2 Pagina 73

74 7.1 Verwijderen AW35/AW39 Het is gebleken dat het in een aantal gevallen wenselijk kan zijn om een MAZ of MUT regel volledig te verwijderen uit het systeem. Vanaf deze release is het mogelijk om een dergelijke regel via het tabblad Import/Export Historie te verwijderen. De autorisatie voor dit item kan via de toegangsrechten in PlanCare Dossier worden beheerd: AZR Verwijderen Exportregel. 7.2 Aanpassen gegevens in exportregel Indien er een foutmelding is ontstaan op een geëxporteerde functie- of ZZP-regel, dan wordt in de kolom Melding een omschrijving van de foutmelding getoond. Vanaf deze release is het mogelijk om een veld in de exportregel aan te passen om de foutmelding te verhelpen. In deze release kan alleen het BSN dat wordt meegenomen in de export worden aangepast. Om het BSN van de cliënt aan te kunnen passen moet in de kolom Melding op het icoontje worden geklikt. Vervolgens verschijnt het volgende scherm: Na het selecteren van een van de getoonde regels en het klikken op het groene vinkje, wordt het gekozen BSN aan de geselecteerde exportregel gekoppeld. Als resultaat van deze actie verschijnt de regel in het Exportscherm met een roze achtergrondkleur. Indien met de muis over het selectievakje vooraan de exportregel wordt bewogen, wordt in een ballontekst weergegeven wat de aanpassing aan de exportregel is Direct goedkeuren exportregels Om administratieve redenen is het soms wenselijk om een exportregel aan te maken in PlanCare Dossier, maar men wil deze dan niet aan het zorgkantoor aanbieden. Het is mogelijk om een exportregel niet op te nemen in een AW35 of AW39 bestand, maar wel de status correct ontvangen door zorgkantoor hieraan te verbinden. Hiervoor is op het tabblad Export onder AZR Verwerking de kolom Direct goedkeuren toegevoegd. versie 1.3 Pagina 74

75 Na het direct goedkeuren van de exportregel(s), wordt er automatisch een retourbericht in de AZR importmap geplaatst. Deze automatische retourberichten moeten op de reguliere wijze worden geïmporteerd in het systeem, zodat de exportregels de status correct ontvangen door zorgkantoor krijgen Handmatig goedkeuren Ieder exportbestand AW35 of AW39 dat wordt aangeleverd bij het zorgkantoor, wordt door het zorgkantoor beantwoord met een retourbericht AW36 of AW310. Het is van belang dat deze retourberichten in PlanCare Dossier worden geïmporteerd, zodat de MAZ- en/of MUT-regels de status correct ontvangen door zorgkantoor krijgen, of dat in het systeem bekend wordt dat het zorgkantoor een fout in de exportregel heeft geconstateerd. Op de signaallijst Nog niet ontvangen retourberichten AW36/AW310 (onder AZR Verwerking) worden MAZ- en MUT-regels getoond waarvoor na drie dagen na het aanmaken van de exportbestanden nog geen AW36 of AW310 bericht in het systeem is geïmporteerd. Via het icoon in de kolom Aktie van deze signaallijst is het mogelijk om een geëxporteerde MAZof MUT-regel met de hand goed te keuren. Klik op het vinkje en bevestig de vraag in het scherm. Is de regel goedgekeurd, dan verdwijnt deze uit het scherm. versie 1.3 Pagina 75

76 LET OP: Het icoon wordt alleen getoond als de gebruiker toegangsrecht heeft voor AZR Handmatig goedkeuren AW35/AW39. LET OP: Indien een exportregel handmatig is goedgekeurd dan kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden. Ook niet als er op een later moment alsnog een retourbericht met een foutcode voor de exportregel wordt ingelezen. Het dashboard van de cliënt waarvoor een bericht handmatig is goedgekeurd toont dit door een groene vlag in de gekleurde balk te plaatsen. De legenda licht de betekenis van de groene vlag toe. 7.3 Afzender van foutmelding In het Exportscherm worden in de kolom Melding de foutmeldingen op een exportregel getoond. Deze foutmelding kan op twee manieren in het systeem terecht komen. Alle exportregels worden, voordat er door PlanCare Dossier een AW35 of AW39 bericht van wordt gemaakt, aangeboden aan de validatieservice van CVZ. Indien er een technische fout optreedt tijdens de validatie, dan wordt dit getoond als foutmelding in het Exportscherm. Er kunnen ook fouten optreden bij het verwerken van de AW35 of AW39 bij het zorgkantoor. Dit resulteert in een AW36 of AW310 bericht met waarin de foute exportregels opgenomen zijn. Deze foutmeldingen worden ook getoond in het Exportscherm. Fouten die door de validatieservice zijn gesignaleerd, worden vanaf deze release aangemerkt met de aanduiding (S). Fouten zonder deze aanduiding zijn afkomstig uit een AW36 of AW310 bericht. versie 1.3 Pagina 76

77 8. Signaallijsten Ter ondersteuning van het proces en bewaking van de verantwoordelijkheden die de zorgaanbieder heeft in relatie tot het AZR berichtenverkeer, zijn een aantal signaallijsten en standaard rapporten opgenomen in het systeem. Deze signaallijsten betreffen: Nog te verwerken AW33 berichten; Aflopende functies / ZZP s; Exportfouten AW35 / AW39 en Retourmeldingen AW36 / AW310; Nog niet ontvangen AW36 en AW310 berichten; Wachtlijst; Aangevraagde overbruggings- en transferzorg. De signaallijsten zijn centraal op te vragen om een totaal overzicht te krijgen van de signalen die voor de gehele organisatie van toepassing zijn. De signaallijsten zijn ook per cliënt opvraagbaar via het AZR Dashboard. In de omschrijving van het tabblad is terug te vinden hoeveel meldingen er momenteel actief zijn. Bij het openen van het tabblad Meldingen wordt per signaallijsten getoond hoeveel meldingen er zijn. Door op de betreffende melding te klikken wordt de signaallijst getoond. versie 1.3 Pagina 77

78 8.1 Nog te verwerken AW33 berichten Deze signaallijst geeft inzicht in de ontvangen zorgtoewijzingen die nog verwerkt moeten worden naar het AZR Dashboard. Daarnaast wordt ook getoond voor welke functies en/of ZZP s nog geen MAZ- of MUT-bericht is verstuurd. Met deze lijst kan de zorgaanbieder bewaken dat alle ingelezen AW33 berichten tijdig gekoppeld worden aan een nieuw of bestaand dossier en dat er tijdig een passend AZR bericht wordt aangemaakt. 8.2 Aflopende functies / ZZP s Deze signaallijst geeft inzicht in de aangemelde functies of ZZP s waarvan binnenkort de geldigheid gaat verlopen. Deze worden getoond vanaf 90 dagen voor afloop. Hierbij worden verschillende kleurstellingen gebruikt om aan te geven hoe dicht men de afloopdatum genaderd is. Met deze lijst kan de zorgaanbieder bewaken dat voor aflopende functies en ZZP s tijdig een herindicatie wordt aangevraagd of dat er tijdig andere passende acties worden opgestart. 8.3 Exportfouten AW35 / AW39 en Retourmeldingen AW36 / AW310 Vanuit het AZR Dashboard van de cliënt worden functies en ZZP s klaar gezet om in een exportbestand voor het zorgkantoor te worden opgenomen. Alvorens de exportbestanden vanuit PlanCare Dossier worden aangemaakt, worden deze eerst gevalideerd. Indien tijdens deze validatie fouten ontstaan, dan wordt er geen exportbestand gemaakt en moet de gebruiker de ontstane fouten eerst oplossen. Deze signaallijst geeft inzicht in de functies en ZZP s die niet kunnen worden opgenomen in een exportbestand. Daarnaast worden ook de functies en ZZP s getoond waarvoor in een retourbestand AW36 of AW310 fouten voorkomen. Met deze lijst kan de zorgaanbieder bewaken dat alle exportbestanden correct worden aangemaakt en dat de fouten die terug worden gemeld in het retourbestand van het zorgkantoor tijdig door de gebruiker worden afgehandeld. 8.4 Nog niet ontvangen AW36 en AW310 berichten Het zorgkantoor dient elk verzonden AW35 of AW39 bericht van de zorgaanbieder te beantwoorden met een retourbestand AW36 of AW310. Deze retourbestanden moeten in PlanCare Dossier verwerkt worden, zodat het systeem kan bewaken of aangemaakte aanmeldingen of afmeldingen correct door het zorgkantoor zijn verwerkt. Deze signaallijst geeft inzicht in de AW35 of AW39 berichten waarvoor nog geen retourinformatie is ontvangen. Indien er na drie dagen nog geen retourinformatie in het systeem is ingelezen, dan versie 1.3 Pagina 78

79 wordt dit in de signaallijst getoond. Met deze lijst kan de zorgaanbieder bewaken dat retourinformatie tijdig wordt verwerkt in het systeem. Tevens kan worden bewaakt of alle retourbestanden wel zijn ontvangen van het zorgkantoor. Via de signaallijst kan een regel handmatig worden goedgekeurd. Klik daartoe op de groene vink voor de betreffende regel. De melding verdwijnt uit deze lijst en het aantal in het overzicht boven aan de pagina wordt aangepast. 8.5 Wachtlijst In versie 3.0 van het berichtenverkeer geeft de zorgaanbieder door middel van leveringsstatussen aan wat de wachtlijst situatie van een cliënt is. Er wordt van de zorgaanbieder verwacht dat hij zijn wachtlijst actief monitort en de gepaste acties onderneemt om de cliënten tijdig passende zorg aan te kunnen bieden. Deze signaallijst geeft inzicht in de cliënten die volgens het berichtenverkeer op de wachtlijst staan en welke wachtlijst status (leveringsstatus) zij hebben. Met deze lijst kan de zorgaanbieder controleren of cliënten nog terecht op de wachtlijst staan en bewaken dat er tijdig passende acties worden ondernomen om de cliënten tijdig passende zorg te kunnen leveren. 8.6 Aangevraagde overbruggings- en transferzorg De dossierhouder is verantwoordelijk voor de bewaking dat een cliënt tijdig passende zorg ontvangt. Indien er sprake is van tijdelijke zorg tot de toegewezen zorg bij de voorkeuraanbieder van start kan gaan, moet de dossierhouder bewaken dat de zorgtoewijzingen die voor de andere zorgaanbieder zijn aangevraagd tijdig worden verlengd, dan wel dat de cliënt tijdig andere passende zorg ontvangt. Deze signaallijst geeft inzicht in alle openstaande transferzorg en overbruggingszorg die is aangevraagd. Met deze lijst kan de zorgaanbieder (dossierhouder) bewaken welke tijdelijke zorg vanuit het dossierhouderschap is aangevraagd en wanneer deze gaat verlopen. versie 1.3 Pagina 79