OPDRACHTFORMULERING KADERS BEHEERPLAN TUINEN VAN WEST

Transcriptie

1 OPDRACHTFORMULERING KADERS BEHEERPLAN TUINEN VAN WEST 1. INLEIDING De Tuinen van West valt of staat met het beheer van het gebied. Investeringen in de inrichting van het gebied komen alleen dan tot hun recht wanneer essentiële zaken als onderhoud van groen, natuur, recreatieve routes en voorzieningen, toezicht, voorlichting en educatie goed geregeld zijn. Beheren een dynamisch proces Het beheren van gebieden en terreinen beperkt zich niet tot het technische en rationele beheer van voorzieningen, er is sprake is van een dynamisch werkveld met uiteenlopende belangen en partijen. De beheerder krijgt in de loop der tijd te maken met diverse (f)actoren en krachten die van invloed (willen) zijn op het gebruik en het beheer van het gebied. Gebieden worden aangelegd, maar de houdbaarheid van eenmaal ingerichte gebieden is beperkt tot hooguit enkele generaties. Soms moet al op kortere termijn worden ingegrepen, omdat voorzieningen niet functioneren of er andere vragen zijn van de gebruikers. Het is voor het proces van beheren van belang dat er op strategisch (bestemming, ontwerp) en tactisch niveau (beheer en onderhoud) samenhangend beleid is. Het beheer van de Tuinen van West In de Tuinen van West zijn verschillende beheerders. Er is besloten dat de (hoofd)beheerder van de Tuinen van West het Recreatieschap Spaarnwoude 1 is. In juni 2008 is de uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling Spaarnwoude met de Tuinen van West door de betrokken partijen ondertekend. Voorafgaand aan de ondertekening daarvan heeft een briefwisseling tussen Amsterdam en Recreatieschap Spaarnwoude plaatsgevonden, waarin de voorwaarden zijn geregeld waaronder Amsterdam de uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling heeft getekend. Het gaat hierbij om zaken als de bestuurlijke vertegenwoordiging van de stad en de stadsdelen, het opstellen van een beheerplan door het Recreatieschap, het feit dat de gronden van Geuzenveld-Slotermeer niet in erfpacht worden uitgegeven aan het recreatieschap, een globale afbakening van de gebieden die bij het Recreatieschap in beheer komen, e.d.. 1 In dit document wordt gesproken over Recreatieschap Spaarnwoude. Daarmee is de beheerovereenkomst gesloten. Recreatie Noord-Holland b.v. is de uitvoeringsorganisatie van het Recreatieschap. Het Recreatieschap besteedt het daadwerkelijk beheer aan hen uit. Medewerkers van Recreatie Noord-Holland werken mee aan het opstellen van de documenten die in deze opdrachtformulering genoemd worden.. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

2 In het Programma van Eisen (PvE) zijn de hoofdlijnen van het beheer door Recreatieschap Spaarnwoude omschreven: Modern beheer/gebiedsmanagement Bestuursondersteuning Geüniformeerd toezicht Fysiek beheer en onderhoud van het openbare areaal Vervangingsinvesteringen Recreatieve en ecologische monitoring Contracten sluiten met exploitanten, toezicht op naleving (voor zover grond in eigendom en erfpacht van het recreatieschap). In het PvE is aangeven dat het Recreatieschap in samenwerking met de projectorganisatie Tuinen van West een beheerplan zal opstellen voor de Tuinen van West. In het Projectplan Tuinen van West staat dat de expertgroep Beheerplan verantwoordelijk (is) voor het formuleren van kaders en randvoorwaarden voor het opstellen van een Beheerplan Tuinen van West en te komen met uitwerkingsvoorstellen. Kaders voor het Beheerplan Een beheerplan is een tactisch/operationeel plan. Het geeft de concrete maatregelen weer die nodig zijn voor het technisch beheer en onderhoud. Dit kan pas worden opgesteld als de ontwerpen van de verschillende deelprojecten zijn vastgesteld, want hiervoor is gedetailleerde informatie nodig over samenstelling van het ontwerp, hoeveelheden, e.d. Bovendien zijn er (strategische) kaders nodig voor het beheerplan. Deze moeten eerst worden uitgewerkt. Voor u ligt de opdrachtomschrijving voor het opstellen van de kaders voor het Beheerplan. Het Beheerplan voor de Tuinen van West zal door Recreatieschap Spaarnwoude geschreven worden nadat de kaders zijn vastgesteld en de fysieke deelprojecten verder zijn uitgewerkt. Het beheerplan is in 2010 gepland. In deze opdrachtomschrijving kunt u lezen hoe aan de algemene omschrijving voor de expertgroep inhoud wordt gegeven en welke producten u mag verwachten. Deze opdrachtomschrijving is in samenwerking tussen de stadsdelen, dro en het Recreatieschap opgesteld. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

3 Deze opdrachtomschrijving zal behalve door de stuurgroep Tuinen van West ook worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Recreatieschap Spaarnwoude. 2. DEELPRODUCTEN Om het beheer van Tuinen van West in goede banen te leiden, moeten vele vragen beantwoord worden. Dit zal gefaseerd gebeuren. Het kader voor het Beheerplan bestaat uit verschillende deelproducten. Dit zijn: 1. Visie op gebiedsmanagement 2. Beheervisie 3. Toetsingskader Bij het uitwerken van deze kaders zijn de voorwaarden zoals geformuleerd in de briefwisseling tussen Recreatieschap Spaarnwoude en de gemeente Amsterdam voorafgaand aan de ondertekening van de Gemeenschappelijke Regeling uitgangspunt. 2.1 Visie op gebiedsmanagement Er is gekozen voor Recreatieschap Spaarnwoude als (hoofd)beheerder van de Tuinen van West. Het recreatieschap is verantwoordelijk voor het gebiedsmanagement. Daar waar de beheerder uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden in samenhang tot elkaar moet uitoefenen, worden hoge eisen gesteld aan het management. Naast het fysieke beheer gaat het bij het managen van een gebied om de bestuurlijke verankering en besluitvorming, om het spanningsveld tussen economische en welzijnsbelangen, tussen landbouw, natuur, cultuurhistorie en recreatie of tussen bezoekers, bewoners en ondernemers. Maar gebiedsmanagement betekent ook: inspelen op de (veranderende) maatschappelijke behoeftes en trends in vrije tijdsbesteding; participeren in en/of beoordelen van plannen en (beleids)kaders van bestuurlijke partners en derden; exploitatie van onroerend goed, private overeenkomsten; public relations, communicatie en marketing van het gebied; publieksvoorlichting en educatieve aspecten van het beheer; initiëren en toestaan van activiteiten en evenementen; het stellen van gebruiksregels, het toezicht op en de handhaving van wet- en regelgeving. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

4 Uit het oogpunt van maatschappelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid zal de beheerder zich als een goed rentmeester moeten gedragen en zich rekenschap moeten geven hoe omgegaan wordt met de arealen, voorzieningen en middelen die hem zijn toevertrouwd. Daar past maatschappelijk verantwoord ondernemen bij. Doel daarvan is: 1. Tegemoet komen aan de maatschappelijke behoeften; 2. Gebruik maken van de mogelijkheden die de beheerder als private partij heeft om (meer) maatschappelijk rendement uit het gebied te halen; 3. Inkomsten genereren of kosten beperken zodat de beheerlasten per saldo gedrukt worden, reserves kunnen worden opgebouwd en/of er geïnvesteerd kan worden in het beter functioneren van het gebied. Het is belangrijk dat er duidelijkheid bestaat over de ruimte voor exploitatie door de beheerder. Veel hangt af van de relatie en afspraken die tussen eigenaar en beheerder van de gronden zijn gemaakt. De visie op gebiedsmanagement geeft aan hoe dit vorm krijgt in de Tuinen van West. In het gebied zijn meerdere partijen actief, zoals de stadsdelen, volkstuinorganisaties, Waternet, e.d. Samenwerking tussen partijen is een belangrijk onderdeel bij gebiedsmanagement. De visie op gebiedsmanagement geeft aan welke partijen in de Tuinen van West bij het beheer betrokken zijn en hoe de rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn geregeld. Zonodig worden de onduidelijkheden/onvolkomenheden in de bestaande afspraken aangekaart en worden voorstellen ter verbetering gedaan. Aandachtspunten voor de visie op gebiedsmanagement zijn: Op welke manier krijgt het moderne beheer/gebiedsmanagement vorm? Welke taken horen hierbij? En om welke gebied/gebieden gaat het? Tuinen van West omvat ook gebieden die niet tot het werkingsgebied van het PvE horen, zoals de Osdorperweg en het bedrijventerrein Lutkemeer, hoe gaan we daar mee om? Op welke manier is (permanente) gebiedsontwikkeling en gebiedsbeheer te combineren en wie heeft welke rol? Hoe kan de beheerder inspelen op maatschappelijke behoeften? Welke ruimte is er voor het genereren van inkomsten door de beheerder? Hoe verhoudt het gebiedsmanagement zich tot de taken, verbonden aan de andere deelterreinen van beheer in Tuinen van West (veiligheid, handhaving, communicatie, technisch beheer en onderhoud). Met welke actoren en factoren dient bij het beheer rekening te worden gehouden? Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

5 Hoe en door wie wordt invulling gegeven aan het interim-beheer van het gebied? Hoe worden monitoring van gebruik, tevredenheid en natuurwaarden vorm gegeven? Hoe monitoren en beoordelen de stadsdelen de geleverde kwaliteit van het beheer door het Recreatieschap? Welke invloed hebben zij? De visie op gebiedsmanagement krijgt de vorm van een notitie. 2.2 Beheervisie Technisch beheer en onderhoud is een van de aspecten van het beheer. Voordat bepaald kan worden welke beheermaatregelen genomen moeten worden, moet een aantal zaken duidelijk zijn. Die worden uitgewerkt in de beheervisie. In het Beeldkwaliteitsplan worden voor de Tuinen van West eindbeelden aangegeven: zo moet het gebied er in de toekomst uitzien. De beheervisie gebruikt de eindbeelden als uitgangspunt en geeft aan welke aspecten voor het beheer van belang zijn, zoals: Een of meerdere niveaus van beheer? Als er meerdere niveaus nodig zijn,wat zijn de criteria en waar liggen de niveaus? Welke kwaliteit hoort bij een beheerniveau? Hiervoor willen we een kwaliteitscatalogus ontwikkelen. Dit is een handig hulpmiddel om de relatie tussen kwaliteit en budget te bepalen en te bewaken. In verschillende recreatieschappen werkt men met een kwaliteitscatalogus, maar Recreatieschap Spaarnwoude heeft die nog niet. Aandachtspunten voor de beheervisie zijn: Welke kaders zijn er voor de op te stellen beheervisie? Welk beheerbeleid hanteren de stadsdelen en is dit ook van toepassing op het buitengebied? Op dit moment wordt gewerkt aan een Kaderbeheerplan Groene AS en is Tuinen van West een voorbeeldproject voor het beheer van de Metropolitane Regio. Hoe verhoudt zich hetgeen in de Tuinen van West gebeurt tot hetgeen in deze plannen wordt geformuleerd? Een aantal gebieden heeft een recreatieve functie, andere gebieden een functie voor de natuur, soms is er sprake van een dubbelfunctie. Hoe kan het beheer bijdragen aan een optimale situatie voor recreatie en/of natuur? Waar kunnen dieren worden ingezet voor het beheer en waar niet (deze discussie speelt bij de Ringvaartdijk) Hoe gaan we om met honden in het gebied? Waar wel/niet mogelijk? Hoe gaan we om met faunabeheer (wildbeheer) en met visserij? Ook de beheervisie krijgt de vorm van een notitie. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

6 2.3 Toetsingskader Wanneer de visie op gebiedsmanagement en de visie op beheer zijn opgesteld is er duidelijkheid over de taken en verantwoordelijkheden van partijen. Voor de Tuinen van West zal dit geconcretiseerd worden in een toetsingskader. Het toetsingskader is de basis voor de beoordeling van de verschillende plannen/projecten die gerealiseerd gaan worden (zie hoofdstuk 3, beheertoets bij inrichtingsplannen). Met behulp van de kwaliteitscatalogus wordt de relatie tussen kwaliteit en kosten getoetst. In het toetsingskader wordt uitgewerkt hoe en op welke moment de kwaliteit gemeten wordt. Ook wordt uitgewerkt wat de financiële consequenties zijn van de beheervisie/visie op gebiedsmanagement en of dit past binnen de beschikbare budgetten. Dit kan nog niet in detail worden doorgerekend, maar wel op hoofdlijnen, met behulp van de normkosten die Recreatieschap Spaarnwoude hanteert voor Haarlemmerméér Groen. In het toetsingskader wordt uitgewerkt op welke aspecten deelplannen/projecten die in beheer bij het Recreatieschap komen, beoordeeld zullen worden. Hiervoor wordt een checklist ontwikkeld. 3. AANPAK 3.1 Stappenplan In onderstaand schema zijn is de planning voor de drie deelproducten weergegeven. Stappen Planning Opdrachtformulering Concept bespreken in projectgroep 11 maart 2009 Opdrachtformulering vaststellen in stuurgroep 9 april 2009 Opdrachtformulering vaststellen in AB Recreatieschap 20 april 2009 Spaarnwoude Visie op gebiedsmanagement Uitwerken visie op gebiedsmanagement Maart mei 2009 Concept in projectgroep 3 juni 2009 Vaststellen door stuurgroep TvW 15 oktober 2009 Vaststellen door AB Recreatieschap Spaarnwoude 25 november 2009 Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

7 Beheervisie Uitwerken beheervisie Juni oktober 2009 Concept in projectgroep 7 oktober 2009 Vaststellen door stuurgroep TvW 3 december 2009 Vaststellen door AB Recreatieschap Spaarnwoude Maart 2010 Toetsingskader beheer Uitwerken toetsingskader Juni oktober 2009 Concept in projectgroep 21 oktober 2009 Vaststellen door stuurgroep TvW 3 december 2009 Vaststellen door AB Recreatieschap Spaarnwoude Maart Taken expertgroep Beheerplan De expertgroep Beheerplan is verantwoordelijk voor het verzamelen van de noodzakelijke informatie over kaders, randvoorwaarden en inhoud van de te ontwikkelen plannen. Ook is zij verantwoordelijk voor het opstellen van de producten visie op gebiedsmanagement, beheervisie en toetsingskader voor beheer. De expertgroep Beheerplan zal deze producten in gezamenlijkheid opstellen. Na afronding van het kader verandert de rol van de expertgroep. Het Recreatieschap zal het beheerplan (laten) opstellen. Dat is een groeidocument omdat er de komende jaren steeds deelprojecten worden toegevoegd, totdat de Tuinen van West is ingericht. De rol van de expertgroep verandert dan ook. Om die reden loopt deze opdrachtformulering tot en met het toetsingskader. Na afronding van de kaders zal bekeken hoe worden of en hoe de expertgroep beheerplan verder moet gaan. Specifieke taken voor de expertgroep Beheerplan zijn: Relatie leggen met gebiedsoverstijgende ontwikkelingen die van belang zijn voor het beheer (Groene AS, Haarlemmerméér Groen, Metropolitane regio, e.d.). Waar nodig en nuttig is zij actief in het leggen van het contact. Afstemmen realisatie van de inhoud van de op te stellen documenten met de andere expertgroepen met het oog op een integraal product. Dit geldt met name voor expertgroep Beeldkwaliteit en Communicatie en de ontwikkeling van stadslandbouw. Monitoren van de voortgang van de op te stellen documenten Indien nodig heroverwegingen aangeven Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

8 In kaart brengen vooruitlopend op het beheerplan - welke deelprojecten/gebieden in 2010 door het Recreatieschap Spaarnwoude beheerd moeten worden. Jaarlijks zullen de over te dragen gebieden moeten worden opgenomen in de begroting van Recreatieschap Spaarnwoude. Er is afgesproken dat de lijst met in 2010 over te dragen projecten wordt meegenomen in de begrotingswijziging voor de Begroting 2010 die in het voorjaar van 2010 wordt vastgesteld. De leden van de expertgroep leveren de vakinhoudelijke en procesmatige inbreng om de taken te kunnen uitvoeren. 3.3 Rol expertgroep De expertgroep Beheerplan is verantwoording schuldig aan de projectgroep. Het is van belang kennis te hebben over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van andere actoren waarvan de expertgroep in het proces van realisatie van het Beheerplan afhankelijk is. In bijlage 1 is een omschrijving van de rollen / taken van stuurgroep, projectgroep en expertgroep opgenomen. 3.4 Samenstelling expertgroep Beheerplan Arja Nobel, programmamanager Tuinen van West voor Osdorp, is vanuit de projectgroep trekker van de expertgroep Beheerplan. Trekker op inhoud is Marjolein Bekkers, stadsdeel Osdorp. De expertgroep bestaat uit de volgende deelnemers: Projectgroep Tuinen van West - Arja Nobel Stadsdeel Geuzenveld - Gart Jan Bouwmeester - Renze Hilverda Stadsdeel Osdorp - Marjolein Bekkers - Hendrik Baas Dienst Ruimtelijke Ordening - Ed Buijs Recreatie Noord-Holland - Michael Omvlee - Floris v.d. Valk Waternet zal bij specifieke vragen worden geconsulteerd. 3.5 Benodigde inzet/capaciteit/kosten De benodigde inzet van de deelnemers is geraamd (zie bijlage 2). Uitgangspunt in de samenwerking rond Tuinen van West is dat iedere organisatie haar eigen inzet regelt. Hierover vindt geen verrekening plaats. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

9 Recreatie Noord-Holland maakt een voorstel voor het bestuur van het Recreatieschap Spaarnwoude om voor heel Spaarnwoude, waar Tuinen van West een onderdeel van is, een kwaliteitscatalogus te ontwikkelen en de kosten op te nemen in de begroting van het Recreatieschap. 3.6 Bestuurlijke besluitvorming deelproducten De besluitvorming over de deelproducten van de expertgroep Beheerplan is als volgt: De projectgroep legt de door de expertgroep geschreven deelproducten voor aan de stuurgroep Tuinen van West ter vaststelling. Na vaststelling door de stuurgroep, gaan de deelproducten ter vaststelling naar het College, de dagelijkse besturen van de twee stadsdelen en het Algemeen Bestuur van Recreatieschap Spaarnwoude. Na vaststelling van de drie deelproducten worden deze ter kennisname verstrekt aan de betreffende deelraden en de gemeenteraad. 3.7 Communicatie Nadat de deelproducten zijn vastgesteld, zullen bewoners en gebruikers van het gebied hierover geïnformeerd worden. De wijze waarop dit gebeurt, zal te zijner tijd bepaald worden (via de pers of bijv. een informatiebijeenkomst). 4. AANDACHTSPUNTEN Er is volop activiteit in de planontwikkeling voor de Tuinen van West. Er worden inrichtingsplannen ontwikkeld voor diverse deelprojecten. Er zijn zelfs al gebieden in beheer bij het Recreatieschap (natuur in de Lutkemeerpolder). De kaders voor het beheer van de Tuinen van West zijn nog niet opgesteld. Dit levert enkele aandachtspunten op. Beheertoets op inrichtingsplannnen De ontwerpen (VO s en DO s) zullen door het Recreatieschap op beheeraspecten getoetst moeten worden. Nu er nog geen kader is, zal dat op basis van ervaring gebeuren. Zodra het toetsingskader gereed is zal dat als basis gebruikt worden. De toetsing op beheer vormt een onderdeel van het planproces voor inrichting van gebieden en moet daarin ook een plek krijgen. De resultaten van de toetsing worden besproken in de projectgroep van het betreffende deelproject. Daar zal besproken worden wat de consequenties zijn van de toetsing. De toetsing is een belangrijk onderdeel om er voor te zorgen dat de plannen ook daadwerkelijk beheerd kunnen worden. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

10 Implementatie beheer Recreatieschap Spaarnwoude beheert nu al enkele gebieden. In de loop van de tijd zullen steeds gebieden worden toegevoegd. De implementatie van het beheer loopt dus eigenlijk al voordat de kaders uitgewerkt zijn. Wanneer dit tot knelpunten leidt zal hierop actie ondernomen moeten worden. Het is belangrijk om te zorgen dat men (van bestuurders tot bezoekers en gebruikers) weet bij wie men moet zijn met vragen en opmerkingen. Dit zal worden meegenomen in de communicatie over de Tuinen van West. Jaarlijks zal bepaald moeten worden welke gebieden/deelprojecten het volgende jaar aan het Recreatieschap worden overgedragen, zodat dit in de begroting van het betreffende jaar kan worden opgenomen. De lijst van over te dragen gebieden wordt ter vaststelling aan de stuurgroep Tuinen van West aangeboden. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

11 BIJLAGE 1 - DE EXPERTGROEP BEHEERPLAN IN RELATIE TOT DE PROJECTGROEP, DE STUURGROEP EN DE REGIEGROEP De expertgroep Beheerplan is directe verantwoording schuldig aan de projectgroep. Met de stuurgroep Tuinen van West en de regiegroep Tuinen van West bestaat geen directe samenwerking. Een overzicht van de rollen van de verschillende groepen die een rol spelen in de besluitvorming over de producten van de expertgroep. Rol projectgroep Tuinen van West o Toetst (tussen)producten op de vastgestelde ijkmomenten. o Oordeelt over eventuele geschillen die de expertgroep inbrengt. Als de projectgroep hierover geen overeenstemming bereikt, dan legt de procesmanager de kwestie voor aan de regiegroep en/of de stuurgroep. Rol regiegroep Tuinen van West o Is ambtelijk opdrachtgever voor de projectgroep Tuinen van West. o Oordeelt over de toekenning van de gezamenlijk in te zetten financiële middelen. o Oordeelt over eventuele geschillen met betrekking tot de ambtelijke inzet. Rol stuurgroep Tuinen van West o Is politiek verantwoordelijk voor het kader en de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan het beheerplan. o Oordeelt over eventuele geschillen met betrekking tot het productkader. o Stelt opdrachtomschrijving en deelproducten vast. Rol Recreatieschap Spaarnwoude o Is een overeenkomst aangegaan met Amsterdam/de stadsdelen over het beheren van de Tuinen van West. o Is opdrachtgever voor Recreatie Noord-Holland. o Algemeen Bestuur stelt opdrachtomschrijving en deelproducten vast. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie

12 BIJLAGE 2 - RAMING URENINZET Deelnemers Uren/week Totaal aantal uren Marjolein Bekkers/Rob Kling Samen 12 uur / week 480 (hoofd Wijken /medewerker Wijkbeheer Osdorp) Renze Hilverda/Gart Jan Samen 10 uur/week 400 Bouwmeester (adviseur Groen/projectmanager Geuzenveld-Slotermeer) Hendrik Baas (ecoloog 3 uur/week 120 Osdorp) Michael Omvlee/Floris v.d. Samen 20 uur/week 800 Valk en evt. anderen Recreatie Noord-Holland (hoofd terreinbeheer en projectleider beheer) Ed Buijs (beleidsmedewerker 1 uur/week 40 DRO en betrokken bij Recreatieschap Spaarnwoude) Arja Nobel (projectmanager 2 uur/week 80 Tuinen van West Osdorp) TOTAAL 1920 uur De looptijd van de expertgroep is circa 40 weken. Opdrachtformulering kaders Beheerplan versie