Activiteitenplan & Begroting 2012

Transcriptie

1 Activiteitenplan & Begroting VVV Walcheren en NoordBeveland Vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht van de Stichting Regio VVV Walcheren en NoordBeveland op 3 oktober

2 Inhoud Recreatie en toerisme; een sector die er toe doet! Voorwoord 3 1. Wat wil de VVV bereiken 4 in? 1.1 Raad van Toezicht P&O, fananciën en beheer P&O Financiën 5 Toerisme en Recreatie is één van de belangrijke economische pijlers van onze regio. Dit wordt nog eens onderstreept door de volgende feiten: In de regio Walcheren en NoordBeveland vinden jaarlijks circa 5,8 miljoen overnachtingen plaats 1 Bijna 6000 personen zijn werkzaam in de toeristischrecreatieve sector. Dit is ruim 9% van de totale werkgelegenheid in de regio Walcheren en NoordBeveland! 2 Er zal ook gezocht moeten worden naar nieuwe vormen van samenwerkingsverbanden die een meerwaarde voor de VVV en het toerisme zijn, in zowel financieel als kwalitatief opzicht: samen staan we sterk! Kortom: er is werk aan de winkel! Namens de VVV Walcheren en NoordBeveland, Carla Schönknecht, directeur Colofon Uitgave VVV Walcheren en NoordBeveland Postbus 8, 4357 ZG Domburg promotie@vvvwnb.nl Tekst & opmaak VVV Walcheren en NoordBeveland Fotografie Diverse fotografen voor VVV Walcheren en NoordBeveland Onderhoud en beheer Informatie en verhuur Vestigingen VVV Zeeland Vakantie Marketing en communicatie 6 2. Alle actiepunten op een rij 7 3. Begroting 8 Kortom: met recht een sector die er toe doet! De VVV Walcheren en NoordBeveland zet zich al jaren in om de regio Walcheren en NoordBeveland op de kaart te zetten en de gasten gastvrij te onthalen op locatie. Samenwerking met de diverse belanghebbenden, zoals gemeenten, ondernemers en participanten is hierbij van essentieel belang. We hebben elkaar nodig om onze gasten van een totaalpakket te kunnen voorzien. Het jaar staat in het teken van het afronden van de beleidsperiode 2008 en het opstellen van een nieuw beleidsplan vanaf Met de Gemeente Veere en NoordBeveland zullen nieuwe meerjarige subsidiecontracten vanaf 2013 worden gesloten. Samenwerking wordt voor onze VVV nog belangrijker als we invulling gaan geven aan onze toekomstvisie voor het gastheerschap. In deze toekomstvisie speelt de VVV een belangrijke rol als informatiemakelaar. De VVV fungeert hierin als spin in het web als het gaat om verzamelen en verspreiden van informatie. Domburg, oktober ¹ Op basis van de inkomsten uit de toeristenbelasting 2010 van de gemeenten Middelburg, NoordBeveland, Veere en Vlissingen ² Uit het Trendrapport 2010, uitgebracht door het Kenniscentrum Kusttoerisme 3

3 1. Wat wil de VVV bereiken in? Om de doelstellingen uit het beleidsplan 2008 te kunnen realiseren, is een goede bedrijfsvoering en professionele communicatie met de Missie omgeving en belanghebbenden van belang. De Het promoten van Walcheren en NoordBeveland in binnen en buitenland, het gastvrij ont manier waarop we onze doelen willen bereiken, vindt u terug in de volgende paragrafen. De activiteiten die we hieraan verbinden, kunt u terugvinvangen van bezoekers aan onze regio en het informeren over de toeristische mogelijkheden den in hoofdstuk 2.Bij het samenstellen van ons met als doel het bevorderen van het toeristisch activiteitenplan wordt er goed gekeken naar welke (herhalings) verkeer. kant de VVV op wilt gaan (missie), hoe wij dit willen bereiken (visie) en wat onze belangrijkste taken zijn. De drie taakvelden van de VVV Walcheren en Visie NoordBeveland zijn: 1. fungeren als de gastheer in haar werkgebied De VVV Walcheren en NoordBeveland wil de voor toeristen, bezoekers en eigen inwoners; professionele partner zijn van overheden, bedrijfsleven en overige belanghebbenden voor toeristisch en recreatief bezoek naar en in het 2. promotie van het werkgebied met als doel het destinatiemarketing ter bevordering van het werkgebied te bevorderen; toeristisch verkeer naar het werkgebied. Op locatie zal zij de aangewezen organisatie zijn die werkgebied. 3. bemiddelen van verblijfsaccommodatie in haar haar gasten voorziet van informatie, diensten en producten op hoog kwaliteitsniveau, waardoor zij van toegevoegde waarde is voor een bijdragen aan het verwezenlijken van onze missie. Per afdeling wordt verder omschreven hoe zij ultieme vakantiebeleving van onze gasten. Hierbij wordt uitgegaan van het per 1 december 2010 ingevoerde organogram. 1.1 Raad van Toezicht Een goede Raad van Toezicht is op de hoogte van de ontwikkelingen in ons werkgebied en dat is voor de VVV van evident belang. De Raad van Toezicht zal in een belangrijke rol spelen bij het tot stand komen van het meerjarig beleidsplan en begroting. 1.2 P&O, financiën en beheer Personeel en organisatie Onze organisatie werkt al jaren volgens de ISOnorm en wordt jaarlijks met succes hiervoor geclassificeerd. Deze bedrijfsvoering past perfect bij het optimaliseren van de kwaliteit van de gehele organisatie. De kwaliteit van onze dienstverlening hangt voor het overgrote deel af van de inzet en professionaliteit van onze medewerkers. Het zal dan ook geen verrassing zijn dat de personeelskosten, samen met de huisvestingskosten, beslag leggen op een groot deel van de financiële middelen. Er is in de afgelopen jaren sterk gestuurd op beheersing van de kosten. Dit wordt gecontinueerd maar kwaliteit van onze dienstverlening is en blijft ons belangrijkste uitgangspunt. Het nieuw op te stellen meerjarenplan waarin de verschuiving naar de rol van informatiemakelaar een belangrijk onderdeel is, zal gevolgen hebben voor het personeelsbeleid en de huisvesting. Hierop zal de organisatie tijdig moeten inspelen wil zij voorbereid zijn op haar nieuwe rol. Het jaar zal de VVV Walcheren en Noord Beveland gebruiken voor het maken van nieuwe plannen waarbij Gemeenten en belanghebbenden in de sector betrokken zullen worden. Draagvlak en samenwerking zijn nodig om plannen te creëren en tot uitvoering te brengen Financiën Via onze participanten, de gastheerschapscontracten en eigen activiteiten zorgt de VVV voor haar inkomsten. Ook voor is het gelukt om, ondanks dalende inkomsten, een sluitende begroting te realiseren. In zal de meerjarenbegroting voor de periode worden opgesteld. Op bladzijde 8 vindt u de begroting voor Beheer en onderhoud De afdeling beheer en onderhoud is verantwoordelijk voor onderhouden van de acht VVVvestigingen, de verspreiding van ons promotiemateriaal en het classificeren en het controleren van vakantiewoningen. Per 1 april komt deze afdeling wegens pensionering van de werknemers in haar geheel te vervallen. Voor de invulling van deze werkzaamheden zal onder andere worden gekeken naar de mogelijkheden tot uitbesteden en herverdelen. 1.3 Informatie en Verhuur Vestigingen De afdeling Vestigingen is qua mankracht de grootste afdeling van de VVV. Dit is ook niet zo verrassend omdat er jaarlijks klantcontactmomenten in onze acht VVVvestigingen in de gemeenten NoordBeveland, Veere en Vlissingen plaats vinden. Daarnaast zijn er ook nog zeven VVV Informatie Punten (VIP s) in ons beheer. In zullen we onze gasten vanuit acht vestigingen bedienen. Voor 2013 hangt dit voor een groot gedeelte af van de afspraken die er voor de periode met de gemeenten Noord Beveland en Veere gemaakt gaan worden. Daarnaast steekt de VVV zelf ook in op een andere rol, namelijk in die van informatiemakelaar. Hiervoor is al een projectplan opgesteld, ZIDS genaamd. Via dit Zeeuws Informatie Distributie Systeem, zal de VVV meer als distributeur van toeristische informatie optreden. Zo moet het zonder veel moeite voor bedrijven mogelijk worden hun gasten van informatie op maat te voorzien en wordt de database van de VVV nog toegankelijker VVV Zeeland Vakantie VVV Zeeland Vakantie zorgt ervoor dat het vakantiegevoel van de gast thuis al begint! Samen met de gast zoekt zij de meest geschikte accommodatie op de gewenste locatie, voor een fijne en zorgeloze vakantie in Zeeland. Hierdoor draagt ook deze afdeling bij aan de ultieme vakantiebeleving van onze gasten. De combinatie met het gastheerschap op onze vestigingen en de digitale media moet er voor zorgen dat de gasten bij VVV Zeeland Vakantie een compleet pakket op maat krijgen aangeboden dat garant staat voor een niet te vergeten vakantie in Zeeland. De afdeling Zeeland Vakantie zorgt voor een groot 4 5

4 deel van de omzet van de VVV en is in de loop der jaren een onmisbare schakel geworden. Om het product Zeeland Vakantie blijvend te laten voldoen aan de eisen van nu, worden er diverse investeringen gedaan. Zo is er eind een nieuw online boekingssysteem in gebruik genomen en dit biedt voor zowel de gast als voor de organisatie zelf meer mogelijkheden. Dit zal begin verder uitgerold worden. Met het nieuwe systeem kan er sneller en efficiënter worden gehandeld, waardoor het online boeken van een vakantiewoning voor de gast eenvoudiger is. Daarnaast blijven het verhogen van de kwaliteit en het vergroten van ons aanbod in het hoogseizoen belangrijke aandachtspunten. Samen met de afdeling Marketing en Communicatie wordt de promotie van VVV Zeeland Vakantie uitgebreid en beginnen wij het jaar met een geheel vernieuwde website. Doel van deze website is het gebruiksgemak voor de gast vergroten en onze vindbaarheid op internet te verbeteren. 1.4 Marketing en communicatie De afdeling Marketing en Communicatie is verantwoordelijk voor de promotie van en de informatievoorziening over ons werkgebied. Dit doet zij onder meer via het organiseren van persreizen, deelname aan diverse beurzen in binnen en buitenland en het ontwikkelen en beheren van diverse websites, reclamecampagne s en het uitgeven van brochures. Ook worden er op projectbasis toeristische producten ontwikkeld zoals bijvoorbeeld wandelroutes. Dat internet een veel gebruikt medium is en de behoefte hiernaar ook op vakanties groeiende is, is bij velen bekend. Betekent dit dan dat andere vormen van communicatie niet meer van belang zijn? Nee! Gezien het aantal contactmomenten in onze vestigingen van de afgelopen jaren blijft de behoefte aan persoonlijk contact bestaan en wordt de oplage van ons drukwerk met grote regelmaat verhoogd. In zullen wij een gedrukte versie van de Zeeuwse Accommodatiegids uit blijven geven, maar wordt deze aangepast aan de behoefte van de gebruiker; voor hotels, campings en vakantiewoningen wordt een aparte gids uitgegeven en worden de accommodaties beknopt weergegeven. De culinaire brochure was in een groot succes en krijgt daarom in een grotere oplage. Voor al het drukwerk en voor de website www. vvvzeeland.nl wordt gestreefd om, naast Nederlands en Duitstalige informatie, ook Engelstalige informatie aan te bieden. De afdeling M&C beheert de informatie over onze regio in de database en deze wordt waar mogelijk steeds verder gecomplementeerd. Het in opgestarte en succesvolle project Free Wifi Veere zal waar mogelijk op stranden en in andere gemeenten worden uitgebreid. In navolging hierop wil de VVV in op projectbasis verschillende opdrachten uitvoeren voor diverse opdrachtgevers, zowel voor overheden als voor bedrijven. Samenwerking was én is wat ons betreft nog steeds dé weg naar een beter resultaat. Door het gezamenlijk inzetten van mankracht en middelen wordt één sterk beeld gecreëerd. Dit versterkt het imago en er kunnen meer promotionele activiteiten gerealiseerd worden. Het promoten van Zeeland met daarbinnen de regio s staat hierbij centraal. In de diverse platforms en samenwerkingsverbanden is de VVV zo veel mogelijk aanwezig en is hierdoor een schakel/ verbindingsfactor tussen verschillende partijen. 2. Alle actiepunten op een rij Raad van Toezicht 1. Vakcursussen organiseren 2. Brainstormsessies organiseren t.b.v. meerjarig beleidsplan Personeel & Organisatie 1. Voldoen aan de ISO norm 9001: Opstellen beleidsplan en meerjarenbegroting Professionele, uniforme en moderne presentatie van de VVV Walcheren en NoordBeveland 4. Uitvoeren actiepunten MTO 5. Lange termijn personeelsplanning opstellen t.b.v. het nieuw op te stellen beleidsplan en meerjarenbegroting 6. Verder terugdringen ziekteverzuim Financiën 1. Het maken van een meerjarenbegroting Het optimaliseren van managementrapportages Onderhoud en beheer 1. Door middel van samenwerking, herverdeling en uitbesteding zoeken naar de meest efficiënte manier om deze werkzaamheden uit te voeren Vestigingen 1. (Nieuw) vestigingenbeleid formuleren betreft beleidsplan Professionele, uniforme en moderne presentatie van VVV kantoren en assortiment 3. Vergroten van de bekendheid en herkenbaarheid van de VVV InformatiePunten (VIP s) 4. Afstemmen van de openingstijden van de VVVvestigingen onderling en aan de hand van het seizoenspatroon 5. Assortiment winkelartikelen en diensten verder ontwikkelen en aanpassen aan de behoefte van de gasten 6. Aanbod van winkelartikelen via de Zeeland Eshop actualiseren 7. Informatie in de vestigingen op kernniveau blijvend actualiseren en uitbreiden 8. Samenwerking met lokale ondernemers en instanties verder intensiveren 9. Meten van de klanttevredenheid 10. Fungeren als leerbedrijf voor studenten van diverse opleidingen en de verschillende niveaus 6 7

5 (vervolg actiepunten) 3. Begroting Resultatenrekening Begroting () Begroting () VVV Zeeland Vakantie 1. Uitvoeren van het Zeeland Vakantie promotieplan, met de nadruk op online advertising 2. Professionaliseren van de websites en 3. Het aanbod van online diensten meer afstemmen op de vraag 4. De digitale mogelijkheden van het nieuwe reserveringssysteem optimaal benutten 5. Herkenbaarheid verhuurobjecten vergroten 6. Nieuwe verhuurwoningen werven, met de nadruk op de verhuur in de zomermaanden 7. Het classificatiesysteem vereenvoudigen 8. Digitaal logboek verhuurwoningen uitbreiden 9. De kwaliteit van de verhuurwoningen verder verhogen 10. Relatiebeheer eigenaren verhuurwoningen 11. Relatiebeheer gasten Zeeland Vakantie Baten Brutomarge Algemene kosten Afschrijvingen Overige bedrijfskosten Som van bedrijfskosten Bedrijfsresultaat Marketing & Communicatie Rentebaten Rentelasten Financiële baten en lasten Uitbreiden van de mogelijkheden van m.b.t. de gebruiksvriendelijkheid voor (potentiële) gasten 2. Het beheren en verbeteren van de corporate website 3. De promotie verzorgen van VVV Zeeland Vakantie, zowel via drukwerk als digitaal (www. zeelandvakantie.nl & 4. Aan de hand van de gebruikersstatistieken nog meer inspelen op de behoefte van de bezoeker van de diverse websites 5. Profileren en differentiëren kernen en gemeenten op internet en in drukwerk 6. Het beheren en uitbreiden van de evenementendatabase 7. Persbewerking i.s.m. bedrijfsleven en gemeenten 8. Promotie van ons werkgebied op beurzen i.s.m. bedrijfsleven en gemeenten 9. Initiëren van diverse special interestcampagnes 10. Het organiseren van de Toeristische Lounge voor alle participanten, stakeholders en overige relaties 11. Organiseren van fietstochten en wandelingen door diverse kernen 12. Het opnieuw ontwikkelen en uitgeven van wandelingen door ons werkgebied 13. Wervend drukwerk in een andere vorm uitgeven 14. Het verbeteren en uitgeven van de Culinaire brochure 15. Optimaliseren van het Toeristisch ABC 16. Evalueren van de accommodatiegidsen en beslissing nemen voor Waar mogelijk projecten coördineren en uitvoeren in opdracht van derden 18. Als vertegenwoordiger van de toeristische branche optreden in relevante overlegorganen Resultaat uit gewone bedrijfvsoering Vennootschapsbelasting pm pm Resultaat

6 Specificatie begroting Baten Baten Zeeland Vakantie Directe Overige Personeelslasten Kantoorkosten Provisie verhuur objecten Provisie verhuur strandcabines Vergoeding schoonmaakkosten Opbrengst annuleringen Vergoeding administratiekosten Provisie ann.verzekeringen Opbrengst verkochte inventaris/arbeid Opbrengst overige bemiddeling Baten Marketing en Communicatie Accommodatiegids Overig drukwerk Opbrengst campagnes bedrijfsleven Internetvermelding Projecten i.s.m. Gemeenten / derden Subsidie gemeenten Baten Vestigingen Verkopen via balie Opbrengst (mini)agentschappen Provisie bonnen Zeeland Vakantie Schoonmaakbemiddeling Werving nieuwe objecten Inkoop inventaris/goederen/diensten Overige kosten bemiddeling Marketing en Communicatie promotie projecten promotie Overige projectkosten Overig drukwerk Corporate PR Afdracht Stichting PZD Diverse kosten marketing Vestigingen Kostprijs balieverkopen Totaal directe lasten Kantinekosten Opleidingskosten Advertentiekosten personeel Personeelsvereniging Arbodienst Premie Ziektekostenverzekering Overige Doorbelaste personeelskosten Doorbelast aan afdelingen Doorbelaste detacheringen aan PZD Doorbelaste diensten en uren aan Derden Totaal Afschrijvingen Bedrijfsgebouwen en terreinen Inventaris Vervoermiddelen Mutatie voorziening automatisering Kantoorbehoeften Onderhoud inventaris Automatiseringskosten Telefoon Internet Portokosten Contributie en abonnementen Verzekeringen Kopieerkosten Accountantskosten / salarisverwerking Fee Uitwinkel Bijdrage VVV nl Representatiekosten Klein inventaris Hotelbord kosten Afschrijving Debiteuen Overige kantoorkosten Autokosten Brandstoffen Onderhoud Motorijtuigenbelasting LIDboekingen Provisie diverse kaartverkopen Provisie ANWB artikelen Contracten/contributies Basis VVV Card Subsidies/bijdragen Gemeente Veere Gemeente NoordBeveland Gemeente Vlissingen Overige baten Bezettingsregistratie Folderverspreiding Opbrengst classificatie Abonnement hotelbord Vergoeding portikosten Verhuur kantoorruimte Diverse baten Lonen en salarissen Brutolonen Vakantiegeld Kosten stagiaires / inhuur derden Loonheffing spaarloonregeling Reiskosten Gratificatie Ontvangen ziekengelduitkeringen Sociale lasten Werknemersverzekeringen Premie Zorgverzekeringswet Pensioenlasten Pensioenpremie Totaal afschrijvingen Overige bedrijfskosten Huisvestingskosten Huur onroerend goed Gas, water en elektra Onderhoud onroerendgoed Belastingen en zakelijkelasten Bewakingskosten Schoonmaakkosten Verkoopkosten Zegels en waardebonnen Algemene kosten Vergoeding bestuur Beheerskosten ISO kosten Vergaderkosten Overige algemene kosten Totaal overige bedrijfskosten Financiële baten en lasten Rentebaten Rente bank Rentelasten Rente en bankkosten Rente belastingdienst Rente hypothecaire lening Totaal Baten Totaal finaniële baten en lasten

7 4