Dag van de Sportclubbestuurder

Transcriptie

1 Dag van de Sportclubbestuurder 2011 exclusief voor sportclubbestuurders en medewerkers van sportfederaties

2 Voorwoord Het Dynamo Project van de Vlaamse Sportfederatie vzw is één van de proeftuinen die deel uitmaken van het participatiedecreet dat er naar streeft om de deelname aan cultuur, jeugdwerk en sport te verhogen. Het Dynamo Project wil bijdragen tot een duurzame professionalisering en kwaliteitsverbetering van sportclubs. Het richt zich daarvoor in de eerste plaats naar de bestuurders van de vele Vlaamse sportclubs. Hoe paradoxaal het ook mag klinken, het vrijwillige engagement van de sportclubbestuurder vereist steeds meer professionaliteit. Een sportclubbestuurder wordt immers steeds vaker geconfronteerd met complexe regelgeving, een veelzijdig takenpakket én een klant die erg veeleisend is. Om de sportclubbestuurder te helpen zijn taak met kennis van zaken aan te pakken, riep het Dynamo Project de Dag van de Sportclubbestuurder in het leven. Op die dag kunnen sportclubbestuurders niet alleen netwerken met andere sportclubs, ze genieten er bovendien een professioneel aanbod van opleidingen speciaal op hun maat gemaakt. Dergelijke initiatieven kan ik alleen maar toejuichen. Ik hoop dan ook dat sportclubbestuurders naast hun engagement binnen de sportclub ook tijd en ruimte maken voor het volgen van één of meerdere dagen van de sportclubbestuurder. Philippe Muyters Vlaams minister van Sport

3 Prijs Kostprijs van de Dag van de Sportclubbestuurder: wie voordeeltarief* normale prijs bestuurslid van een sportclub aangesloten bij een VSFfederatie bestuurslid van een sportclub niet aangesloten bij een VSF-federatie coördinator van een VSF-federatie (wordt voor STC, STCR en AC erkend als decretale bijscholing voor 3 uur) 10 euro 15 euro 125 euro 150 euro 30 euro 35 euro sportfunctionaris van een Vlaamse stad of gemeente 40 euro 45 euro student aan een Vlaamse hogeschool of universiteit (op vertoon van studentenkaart) 20 euro 25 euro anderen 150 euro 175 euro * Als je betaalt voor een bepaalde datum, kan je aan een voordeeltarief deelnemen. Limburg: betalen voor West-Vlaanderen: betalen voor Antwerpen: betalen voor Oost-Vlaanderen: betalen voor Vlaams-Brabant: betalen voor Wil je het namiddagprogramma van het Sportcongres ook volgen in Gent op 8 oktober? Reken dan 30 euro bij aan het voordeeltarief, bij de normale prijs betaal je 35 euro meer. De exacte prijzen vind je op Inschrijven Schrijf je in voor de Dag van de Sportclubbestuurder op Let op! Er is een beperkt aantal inschrijvingen per sessie. Snel zijn is dus de boodschap.

4 Limburg Heusden-Zolder - 19 maart 2011 West-Vlaanderen Brugge - 7 mei 2011 Antwerpen Wilrijk - 24 september 2011 Oost-Vlaanderen Gent - 8 oktober 2011 Vlaams-Brabant Leuven - 22 oktober 2011 Dynamo Project onze producten

5

6 Dag van de Sportclubbestuurder in Limburg Heusden-Zolder - 19 maart 2011

7 Limburg - Heusden-Zolder Dag van de Sportclubbestuurder in Limburg Heusden-Zolder - 19 maart 2011 Dynamo Project organiseert de Dag van de Sportclubbestuurder in de vijf Vlaamse provincies. De eerste Dag van de Sportclubbestuurder in 2011 vindt plaats in Heusden-Zolder op zaterdag 19 maart Deelnemers kunnen bij inschrijving kiezen uit verschillende workshops en sessies, afhankelijk van hun eigen interesses en behoeftes. Cultuurcentrum MUZE Dekenstraat Heusden-Zolder Een routebeschrijving vind je op

8 Programma 8u30 ontvangst met koffie en een ontbijtkoek 8u50 welkomstwoord 9u start eerste reeks sessies sessie 1: Sponsoring: enkele do s and-don ts bij de zoektocht naar financiering Steeds meer moeten sportclubs een beroep doen op sponsors om hun financiering rond te krijgen. De magische toverformule om zonder moeite veel geld binnen te halen, kunnen we je jammer genoeg niet geven. Wel komen in deze sessie tal van praktische tips en do s-and-don ts aan bod om er met jouw sportclub aan te beginnen. In deze sessie van Ilja De Coster kom je te weten wat er allemaal bij sponsoring komt kijken en reiken we je een eenvoudig stappenplan aan om zelf concreet aan de slag te gaan. Ilja De Coster is een professioneel adviseur fondsenwerving. sessie 2: Erkenning. Belonen werkt! Als bestuurder van een sportclub sta je vaak aan het roer van het schip. In overleg bepaal je de koers die de club zal varen. Er komen heel wat vaardigheden bij kijken om dat schip in goede banen naar de eindbestemming te leiden. Zeker als je een beroep doet op bemanningsleden die zich vrijwillig inzetten om samen dat doel te bereiken. Hoe hou je als leidinggevende je bemanning gemotiveerd om alles op alles te zetten zodat de sportclubboot aan wal geraakt? Deze inspirerende en interactieve workshop reikt je, naast meer inzicht in het doel en effect van erkenning, ook een aantal eenvoudig toe te passen technieken aan. Je wordt uitgenodigd het meesterschap van leiding geven te beoefenen zodat je het beste uit jouw mensen kan halen. Resultaat? Je bent in staat om erkenning te benutten als drijvende windkracht in de zeilen. Je hebt na deze workshop dé sleutel in handen om al jouw vrijwillige bemanningsleden aan boord gemotiveerd te houden in een optimistische en betrokken sfeer! Vaar je samen met Greet Dyckmans de erkennings koers zodat je met nóg meer plezier aan het roer van jouw sportclub kan staan? Limburg - Heusden-Zolder Greet Dyckmans is een professioneel trainer/coach gespecialiseerd in inzicht brengen in het innerlijk juweel van mensen en organisaties. sessie 3: Een beleidsplan voor je sportclub. Voorkom een stuurloos schip! Een clubbeleidsplan is in de eerste plaats een handleiding voor de clubwerking. Het plan geeft aan wat je als sportclub belangrijk vindt, waar je naartoe wilt, alsook de weg die je stap voor stap zal bewandelen om het doel te bereiken. Deze sessie verdui-

9 Limburg - Heusden-Zolder delijkt hoe je aan zo n plan moet beginnen. René Schreurs bespreekt samen met jou de verschillende onderdelen aan de hand van voorbeelden die door de deelnemers worden aangereikt. René Schreurs werkt als sportfunctionaris bij de provinciale sportdienst Limburg. sessie 4: Tewerkstelling in de sportsector. Alle mogelijkheden op een rijtje Worden trainers in jouw sportclub vergoed? En indien ja, op welke manier gebeurt dat? In afwachting van een specifiek statuut voor trainers steunt de sportsector momenteel op verschillende vormen van tewerkstelling. De verschillende mogelijkheden van tewerkstelling waarop je binnen je sportclub op een legale manier een beroep kunt doen, komen in deze sessie aan bod. Voor werknemers, zelfstandigen en vrijwilligers bestaat er een wettelijke basis. De belangrijkste kenmerken van die statuten worden in deze sessie uiteengezet. Ook eventuele knelpunten en risico s worden samen met enkele financiële opportuniteiten toegelicht. Deze sessie reikt je op anderhalf uur een aantal richtingaanwijzers aan, zodat je weet waar jouw sportclub op het vlak van tewerkstelling naartoe moet. Liliane Roegies en Lien Berton zetten je op de goede weg. Liliane Roegies is als directeur van Vlabus vzw een expert binnen de tewerkstelling in de sportsector. Lien Berton is juriste bij het Dynamo Project en gespecialiseerd in de vzw-wetgeving. 10u30 koffiepauze 11u start tweede reeks sessies sessie 5: Ledenwerving: de aantrekkingskracht van je sportclub vergroten Een sportclub bestaat voor en vaak ook door de leden. Maar die leden hebben steeds meer keuzemogelijkheden om hun vrije tijd in te vullen en hun sportieve ambities waar te maken. Hoe kunnen we als club nieuwe leden aantrekken en hoe behouden we ze? In deze sessie zoeken we samen met Ilja De Coster naar wat leden van jouw sportclub verwachten en reiken we je tal van ingrediënten aan om jouw eigen ledenbeleid vorm te geven. Geen generiek plan dus voor elke sportclub want om succesvol leden te werven moet je origineel uit te hoek komen. Ilja De Coster is een professioneel adviseur fondsenwerving. sessie 6: R.E.S.P.E.C.T in je sportclub Respect is niet alleen de basis voor een leefbare maatschappij maar ook de basis voor een goed en vooral sportief werkende sportclub. Het is niet iets dat je met geweld afdwingt. Respect dat toon je en verdien je. Ook in jouw sportclub is respect een onontbeerlijke basis voor het goed functioneren van alle betrokkenen van de sportclub: de teams en hun trainers, ouders, de vrijwilligers en zeker ook de sportclubbestuurders! Want waar respect in het gedrang komt, loop je aan tegen gedrag dat inbreuk pleegt op het welzijn en de veiligheid van alle leden van de sportclub, gedrag dat het goede verloop of het imago van de sportclub

10 aantast. Kortom, onsportief gedrag! In deze interactieve workshop gaan we samen op zoek naar welke regels en procedures voor jou als sportclubbestuurders van belang zijn om te worden gerespecteerd en hoe je die in goede banen kan leiden. We nemen ook samen onder de loep welke bijstand of steun noodzakelijk is bij ernstige inbreuken met intimidatie, discriminatie, pesten, alcoholmisbruik, vandalisme en mogelijk geweld tot gevolg. Respect, voor iedereen die dit thema mee uitdiept en daarna aanpakt in de sportclub. Greet Dyckmans is een professioneel trainer/coach gespecialiseerd in inzicht brengen in het innerlijk juweel van mensen en organisaties. sessie 7: Hoe ziet de sportclub anno 2025 er uit? Op basis van trends, evoluties en maatschappelijke verschijnselen tracht deze sessie een beeld te creëren van de toekomstige sportclub. Welke veranderingen zijn nodig om als sportclub te overleven? Welke rol zal de sportclub anno 2025 nog vervullen? Wie zullen onze leden zijn? Waaruit zal het sportclubaanbod bestaan en hoe zal onze werking eruit zien? Samen met de deelnemers wil René Schreurs tijdens deze sessie een beeld vormen van de sportclub anno René Schreurs werkt als sportfunctionaris bij de provinciale sportdienst Limburg. sessie 8: Een geslaagd evenement, geen toevalstreffer! Of het nu gaat om een spaghettiavond, een seminarie, de huldiging van verdienstelijke medewerkers, een campagne om nieuwe leden te werven, het lijken allemaal unieke projecten en evenementen die elk een aparte aanpak vereisen. Mogelijk (deels) een waarheid als een koe, maar tegelijk zijn heel wat parallellen te trekken, gelijkenissen te vinden, kruispunten waarop deze gebeurtenissen mekaar (kunnen) ontmoeten. Zo heeft elk event of project de denkfase, vervolgens de voorbereidende fase, uiteraard de uitvoerende fase, maar zeker ook de nazorgfase! Tijdens deze sessie maken we gebruik van elkaars ervaring om - samen - de gemeenschappelijke noemers van een geslaagd evenement te detecteren en ze te vertalen naar meerdere (logische) wetmatigheden die bruikbaar zijn bij de organisatie van een evenement in je sportclub. Limburg - Heusden-Zolder Moderator van deze leersessie is Marc Croes, professioneel al 16 jaar werkzaam als projectmanager in de eventsector en nog veel langer actief als organisator van meerdere sport- en culturele evenementen. 12u30 broodjeslunch

11 Bijscholingen Dynamo Project Vlaams-Brabant - Leuven Naast de Dag van de Sportclubbestuurder biedt het Dynamo Project nog tal van andere bijscholingen voor sportclubbestuurders aan. Die bijscholingen duren gemiddeld drie uur en vinden meestal plaats op een weekavond. De onderwerpen van de bijscholingen worden afgestemd op de noden van het sportveld en het aanbod van Sportac. Zowel harde als zachte onderwerpen komen aan bod: wegwijs in btw en de sportclub erkenning. Belonen werkt! praktisch boekhouden voor sportclubbestuurders mijn sportclub, een vzw? discussiesessie: hete hangijzers van de sportclub De opleidingen zijn interactief en praktijkgericht, waardoor ze ook een ideaal forum vormen om te netwerken met collega-sportclubbestuurders. Inzichten, tips, herkenbare voorbeelden of getuigenissen van de docent en van andere sportclubbestuurders helpen de eigen bestuursproblemen in de sportclub op te lossen.

12 Btw-tool Dynamo Project Is jouw sportclub btw-plichtig, dan moet je kwartaalaangiftes indienen. Het opvolgen van de btw-administratie kan een lastig karweitje zijn voor sportclubbestuurders die niet thuis zijn in die materie. Daarbij hebben veel btw-plichtige sportclubs beperkte activiteiten waardoor een professioneel boekhoudprogramma veel te uitgebreid is. Daarom ontwikkelde het Dynamo Project, in samenwerking met de externe partner KPMG, een btw-tool in Excel. Die tool laat toe dat sportclubbestuurders hun btw-boekhouding op een eenvoudige manier kunnen voeren en hun driemaandelijkse btw-aangifte kunnen opstellen. De btw-tool omvat volgende modules: dagontvangstenboek verkoopboek aankoopboek calculator voor het berekenen van de btw volgens het verhoudingsgetal het btw-aangifte formulier De tool is zo opgebouwd dat het btw-aangifteformulier automatisch ingevuld wordt op basis van het dagontvangstenboek, het verkoopboek en het aankoopboek. Die gegevens moeten overgebracht worden naar de online btw-aangifte via intervat. Btw-plichtige vzw s kunnen de btw-tool en het Dynamo Project Boekhoudprogramma Small gebruiken om hun btw-administratie en hun vzw-boekhouding correct bij te houden. Bestel de btw-tool op

13 Websites bouwen met Dynamo Project Het Dynamo Project ontwikkelde een standaardwebsite in het systeem Drupal. De website met bijhorende communicatiemogelijkheden werkt op basis van een CMS (Content Management System). Dat systeem laat toe dat verschillende personen de website online beheren, tekst en foto s toevoegen, formulieren aanmaken, Nu is er vaak één bestuurder binnen de sportclub die een eenvoudige website kan ontwikkelen. Alleen die persoon kan de website beheren, wat vaak nog lokaal gebeurt. Dat impliceert dat alle informatie naar die persoon moet gaan zodat dat op de website kan geplaatst worden met als gevolg dat de informatie op de website vaak niet up-todate is of dat de mogelijkheden van het internet niet ten volle benut worden. Als die ene persoon de sportclub verlaat, heeft de sportclub een probleem aangezien er geen verdere kennis is omtrent het beheer van de website. Het bouwen van een website is voor veel sportclubs geen hoofdactiviteit. Een duidelijke en gebruiksvriendelijke website vormt daarentegen wel een krachtig communicatiemiddel dat in sterke mate bijdraagt tot de professionalisering van een sportclub. Wil je voor jouw sportclub ook graag een website die verschillende personen online kunnen beheren? Schrijf je dan in voor een maatopleiding op

14 B oekhoudprogramma Dynamo Project Wat? Boekhoudprogramma voor het voeren van een vereenvoudigde boekhouding zonder btw-administratie. De cd-rom bevat twee versies: in Excel en in Access. Voor wie? Feitelijke verenigingen en kleine vzw s zonder btw-plicht Prijs? Sportclubs aangesloten bij een VSF-federatie kunnen het boekhoudprogramma gratis bestellen bij het Dynamo Project. Het Dynamo Project biedt ook bijscholingen aan over het boekhoudprogramma Dynamo Project Boekhoudprogramma Small. Wil je ook een exemplaar bestellen? Ga dan naar

15 Btw-boekhouden met WinImsEuro Wat? Boekhoudprogramma in overeenstemming met de vereisten gesteld door de vzw-wet. WinImsEuro maakt de verplichte jaarrekening automatisch op, net zoals het boekhoudprogramma Dynamo Project boekhoudprogramma Small, maar heeft nog andere troeven zoals btw-boekhouding, verzenden van facturen in pdf-formaat, beheer van klanten en leveranciers,... Voor wie? Feitelijke verenigingen en kleine vzw s voornamelijk met btw-plicht Prijs? Sportclubs aangesloten bij een VSF-federatie kunnen WinImsEuro aan een voordeeltarief bestellen bij het Dynamo Project. Wil je ook een exemplaar bestellen? Ga dan naar

16 Vrijwilligersregister van het Dynamo Project Deze tool richt zich vooral naar sportclubs die met vrijwilligers werken. De vrijwilligerswet maakt het mogelijk dat vrijwilligers een beperkte onkostenvergoeding ontvangen voor hun inzet voor de sportclub. Die bedragen zijn fiscaal vrijgesteld, maar uiteraard moeten die bedragen nauwkeurig bijgehouden worden. Met het vrijwilligersregister kunnen sportclubs die bedragen op een eenvoudige en geautomatiseerde wijze bijhouden. Bestel het vrijwilligersregister via

17 Brochures Dynamo Project Surf naar voor meer brochures. 1 D m yn vo an or ag am sp em or en tc o to n lu bs d P ro er je st eu n in g Je s tew portcl u erk stel b en ling Jouw sportclub, vzw of feitelijke vereniging? ct r je voo ies d i s Sub tclub aan? je r spo klop Bij De sportclub en de vrijwilligerswet wie b, om clu ar rt o wa sp? oral ijn w vo M n vzat en ee e, w ho Dienstverlening en ondersteuningsmogelijkheden voor je sportclub Wanneer is je sportclub btw-plichtig? Je sp o verze rtclub goe kerd d oor gv rin nso tclub o p S por je s Boekhouding op maat van je sportclub en ing splits s en Fusie portclub s in je

18 Vlaamse Sportfederatie vzw Zuiderlaan Gent Tel: Fax: info@vlaamsesportfederatie.be in samenwerking met: 3 e SPORTCONGRES 8 oktober met steun van onze gouden partners arena Y O U R C O A C H I N S P O R T S I N S U R A N C E