Rapport van Bevindingen

Transcriptie

1 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen (medio mei 2004) per departement Rapport van Bevindingen s-gravenhage, 7 juni 2004

2 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz i INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Departementale plannen: top-5 punten BZK AZ EZ VROM SZW VWS Financiën OCW Justitie LNV BZ V&W...13

3 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz 1 1. Inleiding In dit rapport van bevindingen worden in kort bestek per departement de belangrijkste bevindingen weergegeven uit de review op de ICT-aspecten van de transitieplannen van de departementen, zoals die per medio mei beschikbaar waren. Van 13 tot 18 mei jl. zijn via het programmabureau van BZK van 11 departementen de bijgestelde plannen met evt. bijbehorende deelplannen ontvangen. Het plan van V&W is begin juni beschikbaar gekomen voor review. Vrijwel alle departementen gaan er van uit dat zij op hun aansluiting met het SSC HRM zullen hebben gerealiseerd. BZ wil per overgaan. V&W gaat in stappen over, vanaf tot (RWS).

4 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz 2 2. Departementale plannen: top-5 punten 2.1 BZK Plandatum: 11 mei 2004 Het transitieplan van BZK gaat uit van overgang per , en dat AZ en de Hoge Colleges van Staat (HCvS), voor wie BZK nu de salarissen verwerkt, tegelijk meegaan in die transitie. Of de HCvS zich organisatorisch, technisch en contractueel zelfstandig aansluiten op het SSC of meeliften met BZK staat nog niet vast. BZK gaat uit van verdere ontwikkeling, voortgezet gebruik en eigen beheer van Emplaza, voor de zelfbediening (met ook achterblijvende HR-taken), voor beschikbaar stellen van managementinformatie, en met retourinformatie van het SSC. Zelfbediening, met name door de manager, is en wordt al uitgebreid beproefd ( door de modder gaan ). Het plan bevat een lijst van 22 concrete punten voor gewenning aan de zelfbediening. Een relevante organisatieontwikkeling is dat BZK een shared service staforganisatie ( Gemeenschappelijke Diensten ) realiseert. Voor de transitie verwacht BZK een bundeling van het eigen Emplaza met SSC in één HR-portal. Niettemin is er in het laatste kwartaal van 2005 gewenning met het ILC tool voorzien. Tevens komt er een datawarehouse. BZK veronderstelt dat er een gegevenshistorie van twee jaren naar het SSC wordt meegenomen. Het plan bevat een specifieke mijlpalenplanning, echter zonder planning van benodigde resources. Als dilemma wordt gesteld dat er een Big Bang komt òf dat er per departement een periode van schaduwdraaien is (?).

5 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz AZ Plandatum: 13 mei 2004 Het voor review beschikbaar gekomen plan van AZ bestaat uit het transitieplan en een implementatieplan Emplaza. Een eerdere versie (d.d. 15 april 2004) van het plan van AZ was niet voor review voorgelegd. AZ heeft, als volger van BZK, geen aparte programmaorganisatie voor de transitie. Van BZK wordt verwacht dat die de feitelijke conversie naar het SSC ten behoeve van AZ zal realiseren. Ook voor de continuïteit, op basis van voortgaand gebruik van PerCC en IPA, wordt meegelift met BZK. Wel sluit AZ zelf het contract met het SSC. AZ realiseert zelf een datawarehouse en heeft dus daarvoor, en voor het F- systeem CODA, een interface met het SSC nodig. Van het SSC wordt verwacht dat men daar zorgt dat de IPA-gegevens in de SSC P&S-basisregistratie wordt geladen. Ook wordt verondersteld dat er een importfunctie komt voor de gegevens van extern personeel (?). Voor de zelfbediening, en gewenning daaraan, wordt van april januari 2005 Emplaza gefaseerd geïmplementeerd binnen AZ. De voor AZ speciaal belangrijke informatiebeveiliging komt een paar maal aan de orde met een vereiste A&K-analyse en de huidige VPN-verbinding met BZK. Door AZ worden dus aan RYX op dit gebied hoge eisen gesteld.

6 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz EZ Plandatum: 13 mei 2004 Op hoofdlijnen is het transitieplan van EZ gericht op aansluiting, als first mover, op het SSC HRM via het FSC van Financiën, met een werkend SAP Payroll, en met het concept van zelfbediening volgens een samen met BZK uit te bouwen Emplaza. Naast het kernministerie gaan ook andere onderdelen mee in de transitie; maar het CBS blijft er als ZBO buiten (NMA idem). EZ gaat expliciet uit van een zelfbedieningstoepassing, die hiervoor door het SSC HRM wordt ontwikkeld en voor EZ medewerkers via Emplaza beschikbaar zal worden gesteld (geïntegreerd HR-portal), waarvoor een afspraak zou zijn gemaakt met de kwartiermaker SSC. Hoe dit spoort met de keuze van het consortium voor de combinatie SAP IBM-Websphere tbv. zelfbediening en hoe reëel dit dus is (bijvoorbeeld hoe retourinformatie in Emplazaformat te integreren is), is geenszins duidelijk. Het plan bevat concrete mijlpalen in de tijd voor de hoofdonderwerpen van de transitie: P-dossiers en zelfbediening, met name met de uitrol van Emplaza in functionele stappen. Op de veranderingen in de eigen ICT-architectuur wordt aan de proceskant wel, maar aan de kant van de technische infrastructuur niet of nauwelijks ingegaan. De inzet van mensen en middelen is vooral financieel georiënteerd. Wie de eigen EZ-inzet voor ICT-ontwikkeling moet en kan leveren, wordt niet duidelijk.

7 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz VROM Plandatum: 13 mei 2004 VROM heeft een op veel punten concreet uitgewerkt en solide transitieplan. Verwacht wordt dat met de voorlopers SZW en VWS, en eventueel de FSCdepartementen zoveel ervaring wordt opgedaan met het SSC dat ook VROM goed en tijdig kan aansluiten. VROM zoekt de samenwerking met andere PerCC-departementen en wil blijvend met Emplaza gaan werken, waarvoor een doelgroepenanalyse is gedaan. Van het SSC wordt veel intelligentie achter de schermen verwacht. Er is aandacht voor een goede O&F-boekhouding en AO/IC als basis voor een deugdelijke autorisatie. VROM blijft zelf een Basis Persoonsregistratie (BPV) voeren. Er zijn goede overzichten van systemen waarmee een koppeling moet zijn en van de HR- en beheertaken die blijven. Voor de P-dossiers gaat men met een eigen document management systeem aan de slag, omdat men vreest dat het SSC-tool te laat komt. Op ICT-gebied lopen als belangrijke andere trajecten Server Based Computing en ICT-outsourcing, wat een belasting kan vormen voor hetgeen tbv. het SSC moet worden gerealiseerd. PKI (o.i. wel een zwaar middel daarvoor) wordt genoemd als noodzakelijk voor de beveiliging van de verbindingen. De inzetplanning voor ICT- en procesaanpassingen is beperkt van omvang en niet specifiek onderbouwd.

8 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz SZW Plandatum: 10 mei 2004 Het transitieplan van SZW is beknopt, concreet en doelgericht. SZW profileert zich met het plan als voorloper om zo spoedig mogelijk aan te sluiten, zo mogelijk per Snelle aansluiting moet plaatsvinden op basis van een deels nog te realiseren uniforme uitvoering van de P-taken bij SZW door de (centrale) directie GOB. Die neemt ook de transitie voor z n rekening. SZW doet een fit/gap analyse tussen het huidige PView en de SAP-oplossing van het SSC HRM. Dat laatste zal naar hun verwachting voor de salarissen het werkende systeem van Financiën zijn. Er zal bij SZW een technische SAP-omgeving worden ingericht om de medewerkers op te leiden in gebruik van SAP/ERP. SZW wil, vanwege dan nog beschikbare eigen P&S-deskundigheid, zo vroeg mogelijk de gegevensconversie naar SAP uitvoeren. Zelfbediening gebeurt al op beperkte schaal met het zogenaamde P-plein op het SZW-Web en wordt waar en wanneer mogelijk uitgebreid met SAPfunctionaliteit cf. die van het SSC HRM. Zaken die in het SZW-plan niet direct aan de orde komen zijn: complexiteit van een eigen SAP-omgeving en een evt. nog te realiseren datawarehouse, de vereiste ICT-aanpassingen, met o.a. introductie van SAP, SSC-portal, upgrading RYX, en de daarvoor evt. benodigde eigen ICT-deskundige inzet van SZW, evt. andere verandertrajecten voor de bedrijfsvoering, evt. risico s van de diversiteit in de HR-functie die meekomt met de externe onderdelen, de implementatiebegeleiding op decentraal niveau van gewenning aan en invoering van zelfbediening. Niettemin biedt het plan goede aanknopingspunten voor het beoogde zorgvuldige en beheerste transitietraject.

9 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz VWS Plandatum: 13 mei 2004 VWS wil net als SZW (beide hebben nu Pview voor de P&S-verwerking) koploper zijn in de aansluiting aan het SSC HRM. Eerder wilde VWS zich aansluiten bij V&W en diens deelname aan het FSC van Financiën, maar dat is nu expliciet van de baan. Nu wordt beoogd om samen met SZW per gebruik te kunnen maken van een werkend backoffice van het SSC HRM, waarvan wordt verondersteld dat dit met het SAP Payroll systeem van Financiën zal werken. De planning is overzichtelijk, maar wel krap/optimistisch voor scannen/ digitaliseren P-dossiers en de migratie van de backoffice. Samen nemen van zelfbediening en P-dossiers in één deelproject lijkt minder verstandig. Of alle VWS-onderdelen, waaronder RIVM, straks goed kunnen aansluiten op RYX is onduidelijk.

10 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz Financiën Plandatum: 14 mei 2004 Uitgangspunt is uiteraard dat nu reeds met het eigen FSC de salarisverwerking met SAP Payroll is ingevoerd voor het kerndepartement en de Belastingdienst. Drie andere departementen willen daarop per aansluiten. Als inderdaad actuele ontwikkeling, wordt melding gemaakt van het verzoek van de kwartiermaker SSC HRM om voor de FSC-departementen per de backoffice te mogen exploiteren. Wat op basis van een impactanalyse spoedig door de Stuurgroep FSC zal worden beantwoord. Financiën stelt als voorwaarde voor tijdige transitie dat de leverancier vroegtijdig (lopend 2004) de nodige instrumenten voor electronisch dossier en zelfbediening levert. Voor de zelfbediening ziet men uit naar een incrementele ontwikkeling. Men ziet dat zich diverse ontwikkelingen aftekenen en geeft SAP als eigen voorkeur, maar heeft geen zicht op dat groeipad. Ontwerpbeslissingen m.n. betreffende gegevensintegratie dienen te worden genomen in goed overleg tussen SSC HRM en departementen. Zo verwacht men een werkende koppeling tussen SSC HRM systemen en de integrale bedrijfsvoeringsystemen van het ministerie en de Belastingdienst. Voor de P-dossiers wordt een wellicht interessante volgorde, anders dan bij andere departementen, gepland: eerst alles integraal digitaliseren, daarna pas opschonen van documenten en gegevens in de digitale verzameling. Achterblijvende en nieuwe taken in HR en beheer zijn adequaat beschreven. Er is een duidelijke mijlpalenplanning, echter zonder resourceplanning. T.a.v. wat op ICT-gebied veranderen moet, hoe dat aan te pakken, en waarmee of met wie wordt dus niet duidelijk.

11 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz OCW Plandatum: 13 mei 2004 Per zal OCW aansluiten bij het FSC van Financiën. Momenteel lopen er ook enige andere projecten voor documentaire informatievoorziening, bedrijfsvoering en managementinformatie (met SAP). Daarbij wil OCW volledige gegevensintegratie met het SSC, maar niet duidelijk is hoe dat moet worden bereikt met SAP-SAP koppelingen en de OCW-portal voor het SSC. OCW gaat uit van een near online koppeling, maar geeft daarvan geen nadere specificatie. Per wil OCW aangesloten zijn op de zelfbediening van het SSC onder de voorwaarde dat dan ook met echte data kan worden gewerkt. Voor de P-dossiers en zelfbediening wil OCW de software graag eerder operationeel hebben. Er is twijfel of de Record Management applicatie (Documentum) wel tijdig beschikbaar is. Voor de zelfbediening gaat men voorlopig aan de slag met MySAP. Het OCW-plan bevat een mijlpalenplanning met geschatte doorlooptijden. Maar er wordt geen zicht geboden op de vereiste inzet van mensen voor proces- en ICT-aanpassingen.

12 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz Justitie Plandatum: 13 mei 2004 Justitie geeft er in zijn plan blijk van hard bezig te zijn en beslist tijdig te willen aansluiten. Maar Justitie is sterk decentraal georganiseerd en heeft zeer diverse sectoren. De projectorganisatie vormt dan ook een uitgebreide bestuurlijke waaier naar die sectoren. Het plan richt zich vooral op implementeren en niet op concreet koppelen van processen, waarvoor het nodige ICT-werk moet worden verzet. Het blijft bij hoofdlijnen, zonder nadere specificaties van wat (welke systemen, informatie, organisatiestructuren), wanneer ( tijdig ) wordt aangepakt. Het plan geeft vooral ook weinig blijk van de wijze waarop de regie op de transitie van de sectoren wordt gevoerd. Zo wordt geen zicht geboden op de bijzondere risico s in sommige sectoren of op vereiste ontwikkelingen daar tbv. managementinformatie op P-gebied. Welke sectoren zijn al op welke manier en waarmee aan de slag? Wanneer zal iedere sector gereed kunnen zijn? Hoe wordt dat gemonitord? Schoning en digitalisering van de P-dossiers wordt in diverse sectoren in pilots aangepakt. In hoeverre daarmee resultaten worden geboekt voor een concreet en reëel vervolg wordt niet vermeld. Er wordt nauwelijks inzicht geboden in relevante ICT-aspecten en koppelingen; ook wordt niet aangegeven dat dit uitgezocht gaat worden. Kortom, een flinke verdiepings- en concretiseringsslag is nog nodig voor dit plan om als planning- en monitoring-instrument te kunnen dienen voor een tijdige en realistische transitie van de diverse Justitiesectoren.

13 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz LNV Plandatum: 13 mei 2004 In het transitieplan van LNV ontbreekt zicht op wat er in de onderdelen van LNV moet worden ondernomen en hoe dat wordt geregisseerd. Het plan loopt weliswaar correct langs alles wat er voor aansluiting aan het SSC HRM aan de orde moet komen, maar geeft geen uitsluitsel hoe en door wie de nodige concrete zaken in de verhouding centraal decentraal zullen worden gerealiseerd. Uitgangspunt is dat de diensten van LNV zich aansluiten op het SSC HRM, waarbij de projectorganisatie faciliteert en de keuzes van een dienst in de service overeenkomst met het SSC meeneemt. Aansturing is alleen op strategisch niveau geregeld: de Bestuursraad bepaalt de kaders en de noodzaak van standaardisatie en uniformiteit. Deelprojecten moeten zorgen voor specificaties van P&S-systemen en voor afstemming van tijdelijke voorzieningen. Emplaza zal vanaf worden ingezet als gewenningstool voor zelfbediening. De ICT-organisatie, met een lopende transitie naar meer centrale aansturing, zal op operationeel niveau voor de ICT-ontwikkeling worden ingezet. De ICT-architectuur voor aansluiting aan het SSC blijft zeer globaal, met enerzijds een generiek Interface -architectuurblok voor koppeling van alle (ook decentrale) systemen en anderzijds de specifieke standaard Kameleon Client met Explorer als eindgebruikersinterface met het SSC. Of de verschillende diensten hun taken (welke?) en verantwoordelijkheden in dit verband tijdig (welke mijlpalen en deadlines?) zullen oppakken is nog een open vraag.

14 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz BZ Plandatum: 14 mei 2004 Het BZ-plan geeft duidelijk blijk van de inhoudelijke spanning tussen de SSCoplossingen en de specifieke BZ-situatie, met als bijzondere elementen: het HRM-systeem van BZ met geleide periodieke overplaatsing, het eigen ERP-systeem voor geïntegreerde bedrijfsvoering op basis van Oracle, de wereldwijde scope van BZ, zowel organisatorisch (locale medewerkers, buitenland-vergoedingen) als technisch (netwerk en beveiliging daarvan). Dat maakt, ondanks de beleden goede wil van BZ om mee te doen met deze Shared Service, de transitie dermate lastig dat nu duidelijk gekozen is om pas per aan te sluiten. Voor de salarisbetalingen gedurende het jaar 2006 zal BZ dan gebruik maken van het noodscenario. De consequenties van een en ander moeten voor een haalbare transitie nog worden uitgewerkt cq. zijn nog ter discussie: de business-case van de in casu beperkte vermindering in fte s tegenover de aanzienlijke inspanningen voor ontwikkeling/verandering, is een aantal van 4 resterende fte s realistisch? de afspraak met het SSC dat het SSC HRM aansluit bij de courante Oracle-ERP omgeving van BZ, gewenning aan zelfbediening met E-forms, invoering en functioneren van zelfbediening wereldwijd. Voor de planningsdatum van aansluiting op het SSC HRM kan BZ dan ook nog nauwelijks de daaraan voorafgaande mijlpalen, laat staan de vereiste ontwikkelingen en benodigde capaciteiten inplannen.

15 SSC HRM review ICT-aspecten transitieplannen per departement blz V&W Plandatum: 18 mei 2004 Het transitieplan van V&W geeft de grote lijnen voor een gefaseerde aansluiting aan het SSC HRM P&S: per het kerndepartement en de Inspectie Verkeer en Waterstaat, per het KNMI en per RWS. Voor de salarisverwerking sluit V&W zich overigens met SAP HR en SAP Payroll per aan bij het FSC van Financiën. Maar voor de grote groep medewerkers van RWS (ruim IAR s) komt dus het beheer van de registratieve personeelsgegevens tot en met 2007 nog niet bij het SSC HRM. Het V&W-plan maakt duidelijk dat het SSC HRM op veel punten nog de nodige helderheid, concreetheid en detaillering moet bieden. Na de zomer 2004 komt er daarom een tweede Plan van Aanpak. Veranderingen in klantprocessen, gefaseerd te implementeren, en in de ICT, worden wel benoemd maar moeten nog verder worden uitgewerkt: afstemming tussen gegevens- en procesmodel (en technische inrichting) voor SAP HR bij V&W en bij het SSC HRM, beschrijving (m.n. ook de eisen) van de te veranderen ICT-architectuur aan V&W-zijde, met o.a. de door V&W beoogde online/real-time koppeling met het SSC, verantwoordelijkheid voor en planning van activiteiten en inzet op de gefaseerd in te richten technische aansluitingen in de sterk gedecentraliseerde V&W- en RWS-organisatie. Zo is er voor ICT wel heel wat geld begroot, maar ontbreekt nog een (centrale) inzetplanning en een (decentraal gericht) besturingskader voor tijdige verandering op ICT-gebied. V&W vraagt zich, gezien het grote belang van continuïteit daarvan, af wanneer ( vroegtijdig?) en hoe de salarisverwerking van het FSC van Financiën overgaat naar het SSC HRM. Ook de invoering van zelfbediening, en hoe de gewenning daaraan wordt georganiseerd, moet nog verder uit de verf komen.