Afd.hoofd: vo 7~ Via 0 FIN 0 BMO/Jur. 0 OR OP&O 0. Openbaarheid Besluit (voorblad) openbaar: Groentje openbaar: Bijlagen openbaar: I Aantekeningen

Transcriptie

1 \ GEMEENTBARNEVELD N.LD ('2,I gemeente Barneveld 04 NOV, 2010 ";.. " Aan het college van burgemeester en wethouders Onderwerp: publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente RAAD T.K. lngekomen stukken Gevraagde besjissing: 1, te besluiten dat stukken waarin persoonsgegevens (dat wil zeggen naam, adres, woonplaats) zijn opgenomen, en die actief openbaar worden gemaakt, integraal op de website van de gemeente geplaatst kunnen worden, mits betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte is gesteld; 2, stukken waar een handtekening op staat niet op de web site te plaatsen: 3, de raad van uw besluit in kennis stellen via de lijst van ingekomenjuitgaande stukken, rubriek B. Akkoord/Aanten secretaris: Datum: Steller: J,M, Kok-du Mez Afd: BMO Afd.hoofd: vo 7 Via 0 FIN 0 BMO/Jur. 0 OR OP&O 0 Openbaarheid Besluit (voorblad) openbaar: Groentje openbaar: Bijlagen openbaar: 0Ja 0Ja OJa BMO/Com:-uADF Nee. zie beslispunt : Nee, zie beslispunt : o Nee, vermelden op bijlage Collegeleden Akkoord Bespreken I Aantekeningen Burgemeester A. de Kruijf G.J. van den Hengel A. Troost P.J.T. van Daalen Beslissing burgemeester en wethouders : 23 NOV Nummer op besluitenlijst: 1I1\a

2 - 2 - Gevraagde beslissing: 1..te.besluiten. dat.slukken waafip,-persoonsgegevefls-(dat Ylil-zeggen naam<ldreswo-onpraatsy-zijn-6pgenomen, en die actief openbaar gemaakt worden, integraal op de websile van de gemeenle geplaalsl kunnen worden, mils belrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte is gesteld; 2. slukken waar een handtekening op staat niet op de website te plaatsen; 3. de raad van uw besluil in kennis slellen via de lijst van ingekomen/uilgaande slukken, rubriek B.. 1. Inleiding Vanuit de afdeling Leefomgeving is de vraag gekomen of het wet wenselijk is om de nota zienswijzen behorende bij een bestemmingsplan integraal, dus inclusief de persoonsgegevens van de indieners van zienswijzen, op de website van de gemeente te plaatsen. Dit naar aanleiding van een publicatie van VROM hierover. Voorts heeft het College bescherming persoonsgegevens vorig jaar richtsnoeren voer publicatie van persoonsgegevens op het internet vastgesteld. Dit is voor ons aanleiding u een voorstel te doen over de publicatie van persoonsgeg'evens op de website van de gemeente. Daarnaast zal de agendacommissie een voorstel worden gedaan over de publicatie van persoonsgegevens op internet in relatie tot de Lijst van ingekomen/uitgaande stukken. Dit voorstel is als niet open bare bijlage bijgevoegd. 2. Door de raad gestelde kaders. Geen. 3. Effect Door de stukken op de website van de gemeente te plaatsen kan iedereen hiervan kennisnemen. 4. Argumenten 4.1. Als betrokkene op de hoogte wordt gesteld van het feit dat het stuk met zijn NAW-gegevens op de gemeentelijke website wordt gepubliceerd, wordt zijn persoonlijke levenssfeer voldoende beschermd. Public-erefl-vsfI-persoonsg-egevens'o-p'interrret-is irrge'lolg-e'dewet bescherming persoonsgegevens alleen toegestaan als hiervoor een rechtvaardigingsgrond aanwezig is. Een van de rechtvaardigingsgronden is de toestemming van betrokkene. Hieraan kan op een praktische wijze invulling worden gegeven door bij publicatie van stukken met persoonsgegevens op de gemeentelijke website betrokkene schriftelijk op de hoogte te stellen van het feit dat het stuk met zijn persoonsgegevens op de gemeentelijke website wordt geplaatst. Als een betrokkene het dan niet eens is met publicatie van zijn persoonsgegevens, kan hij dit aangeven en zullen de persoonsgegevens direct van de website worden verwijderd. Op deze wijze wordt de persoonlijke levenssfeer van de burger naar onze mening voldoende gewaarborgd. 4.2 Van publica tie van handtekening op het internet dient uit een oogpunt van identiteitsfraude te worden afgezien. In de Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op Internet van het College bescherming persoonsgegevens is opgenomen dat van het publiceren van handtekeningen op het internet uit een oogpunt van het voorkomen van identiteitsfraude dient te worden afgezien. Door het publiceren van persoonsgegevens in combinatie met de handtekening wordt misbruik door derden in de hand gewerkt. De meerwaarde van publicatie van persoonsgegevens in combinatie met handtekeningen op internet weegt niet op tegen het risico van identiteitsfraude. 5. Uitvoering Communicatie: de raad zal via rubriek B van de Lijst van Ingekomen stukken van uw besluit op de hoogte worden gesteld.

3 Digitalisering en de inhoud van het bestemmingsplan Supplement Leergang Gp dezelfde leest Met medewerking van: M. Braakensiek, R. te Grotenhuis, E.M. Hendriksen, C. van den Hombergh, J.W.P. Lubberding, AJ. Meeuwissen, G.R.J. Perenboom, E. Siskens en P.J. Woudstra Nirov, Den Haag September Anonimiteitsvereiste De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is onverminderd van kracht bij de elektronische beschikbaarstelling van bestemmingsplannen op Internet. Omdat het Bro nergens expliciet verplicht tot het elektronisch beschikbaar stellen van persoonsgegevens. betekent dit dat die gegevens ook niet elektronisch beschikbaar gesteld mogen worden, omdat er geen grondslag voar is in artikel 8 Wbp. Dit betekent dat zienswijzen niet elektronisch beschikbaar gesteld mogen worden indien deze NAW gegevens (naam, adres, woonplaats) bevatten of andere persoonsgegevens die vallen onder de Wbp. Het advies is om deze werkwijze aan te passen aan de vereisten van de Wbp. Het Ministerie van VROM adviseert persoonsgegevens die vallen onder de Wbp vast te leggen in een separate zienswijzennota die niet op elektronische wijze beschikbaar wordt gesteld en waar toelichting en vaststellingsbesluit naar kunnen verwijzen. In de toelichting en het vaststellingsbesluit zelf kan de zakelijke inhoud van de zienswijzen worden vermeld. Als het niet mogelijk blijkt om het vaststellingsbesluit te vrijwaren van persoonsgegevens, dienen deze gegevens geanonimiseerd te worden voorafgaand aan de publicatie op internet16. Als gevolg van de Anonimiseringsrichtlijnen ( strekt de werking van de Wet bescherming persoonsgegevens zich niet uit tot gegevens omtrent ondernemingen, welke behoren tot een rechtspersoon, zoals de BV, NV, Vereniging, Stichting en publiekrechtelijke rechtspersonen. Deze namen in de uitspraak worden niet geanonimiseerd, tenzij zij onmiddellijk herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Oat geldt ook voor personen die beroepsmatig betrokken zijn bij de procedure (namen van rechters, advocaten, gemachtigden, tolken, deskundigen). Vermeldenswaard in dit verband is dat de gemeente er op grond van de Wet electronisch bestuurlijk verkeer (Webv) voor kan kiezen om de elektronische weg open te stellen voor inspraakreacties of zienswijzen. Indien een gemeente hiervoor kiest, moet de gemeente dit expliciet kenbaar maken. In het geval een gemeente ervoor kiest om inspraakreacties of zienswijzen middels elektronische weg in te kunnen dienen, moet het daarnaast ook mogelijk zijn om deze via analoge weg in te dienen.

4 \ gemeente Barneveld Memo Datum Niet openbaar tot besluitvorming door agendacommissie Onderwerp: Ter attentie van: publicatie van persoonsgegevens op internet in relatie tot de Lijst van ingekomen/uitgaande stukken de agendacommissie Afzender: H.F.B. van Steden en J.M. Kok-du Mez In/eiding Vanuit het oogpunt van openbaarheid van bestuur en het feit dat raadsleden op digitale wijze de beschikking willen hebben over de raadsstukken, is het al enige tijd gebruikelijk om van de Lijst van ingekomen/uitgaande stukken de ingekomen documenten integraal op de website van de gemeente te plaatsen. Deze documenten bevatten echter persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats en in het algemeen ook de handtekening van de opsteller van de brief. In gemeenteland speelt al enige tijd een discussie of het, gelet op bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de burger, wel gewenst is deze documenten integraal op de gemeentelijke website te publiceren. Daarnaast heeft het College bescherming persoonsgegevens vorig jaar richtsnoeren voor publicatie van persoonsgegevens op internet vastgesteld en dat is voor ons reden om de handelwijze van de gemeente met betrekking tot de publicatie van ingekomen stukken op internet tegen het Iicht te houden. Voorstel Van rubriek A (voor kennisgeving aannemen), C (ter afdoening in handen stellen van b&w), D, E en G (ter voorbereiding van besluitvorming in raad in handen stellen van b&w/de commissie bezwaarschriften/de griffier) van de Lijst van ingekomen/uitgaande stukken de ingekomen documenten uitsluitend plaatsen op de alleen voor raadsleden te raadplegen website 'extranei' en niet op de algemene gemeentelijke website. De stukken behorende bij rubriek B (stukken van de burgemeester en burgemeester en wethouders voor kennisgeving aannemen) en rubriek F (instemmen met voorstel) worden wel op de gemeentelijke website geplaats!. Hieronder Iichten wij ons voorstel toe Wet bescherming persoonsgegevens De ingekomen stukken zijn openbaar, maar, gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, is het de vraag of het wenselijk is dat de gemeente deze documenten integraal, dat wil zeggen inclusief de persoonsgegevens en handtekening van de opsteller, op de website van de gemeente plaatst zoals nu het geval is. Uit de Wet bescherming persoonsgegevens volgt dat een bestuursorgaan dat persoonsgegevens op internet wil publiceren zich dient af te vragen of de publicatie een legitiem doel dien!. De actieve openbaarmaking van persoonsgegevens op

5 inlernel kan namelijk verslrekkende gevolgen hebben voor de privacy van belrokkenen. Daarom moet worden afgewogen of hel belang van openbaarmaking van de persoonsgegevens door middel van publicalie op hel inlernel opweegl legen hel risico dal dil mel zich meebrengl. Wal belreft de publicalie van de ingekomen slukken is hel naluurlijk van belang dal raadsleden deze slukken digilaal kunnen inzien, maar hel is hiervoor niel noodzakelijk om deze slukken inlegraal op de algemene websile van de gemeenle te plaalsen. Plaalsing op de alleen voor raadsleden loegankelijke websile 'exlranel' is naar onze mening voldoende om aan hel belang dal raadsleden de slukken digitaal kunnen raadplegen legemoelle komen. Publica tie van handtekeningen op internet In de Richlsnoeren publicalie van persoonsgegevens op inlernel van hel College bescherming persoonsgegevens is opgenomen dat van hel publiceren van handlekeningen op hel inlernel uil een oogpunl van hel voorkomen van idenlileilsfraude dienlle worden afgezien. Door hel publiceren van persoonsgegevens in combinalie mel de handlekening wordl misbruik door derden in de hand gewerkl. De meerwaarde van publicalie van persoonsgegevens in combinalie mel handlekeningen op inlernel weegl niel op legen hel risico van idenlileilsfraude. Gevolgen voor de perslpubliek Hel niel meer op de gemeenlelijke websile publiceren van de ingekomen slukken uil rubriek A, C, 0, E en G van de Lijsl van ingekomen/uilgaande slukken belekenl dat ook de pers deze stukken oak niel langer via de gemeentelijke websile kan raadplegen. De ervaring leert echter dal de pers mel name ge"lnteresseerd is de stukken van rubriek B (stukken van de burgemeester en b&w voor kennisgeving aannemen) en F (instemmen met voorslel) en deze slukken worden wel op de gemeentelijke website gepubliceerd. Overigens zijn de ingekomen slukken wel openbaar en dus kunnen de pers en evenluele anderen de stukken wel fysiek komen inzien. Alternatieven: Publica tie van ingekomen stukken met toestemming van betrokkene of in geanonimiseerde vorm Met toestemming van betrokkene zouden de ingekomen slukken wel integraal op de gemeentelijke website gepubliceerd kunnen worden. Binnen onze gemeenle wordt er op dit moment op praktische wijze invulling gegeven aan dit toestemmingsvereiste door betrokkene er op te wijzen dat zijn persoonsgegevens op inlernet worden geplaatsl. Als een burger aangeeft het hier niet mee le zijn, worden de zijn gegevens direcl verwijderd (het zgn. 'piep-systeem'). Hiermee kan voor de ingekomen stukken echter niet langer warden volslaan, omdal daar ook de handtekening van betrokkene op staat en er dus expliciet om toestemming zou moeten worden gevraagd. Oil zou een aanzienlijke toename van de administratieve laslen betekenen, helgeen naar onze mening niet opweegt tegen hel belang, openbaarheid van besluur, dat ermee wordt gediend. Voorts hebben wij onderzocht of de ingekomen stukken in geanonimiseerde vorm (dus zonder NAW-gegevens en handtekening) gepubliceerd kunnen worden, maar ook dat is erg omslachtig. Bovendien zouden er dan twee versies gepubliceerd moeten worden: een geanonimiseerde versie op de algemene websile van de gemeente en het integrale document op de website alleen toegankelijk voor raadsleden. Soms wordt een ingekomen stuk geagendeerd voor de commissievergadering. In dat geval zal betrokkene op de hoogte warden gesteld van hel feil dal het ingekomen stuk met zijn persoonsgegevens (met uitzondering van zijn handtekening), op de websile van de gemeente wordt geplaatsl. Als een burger aangeeft het hier niel mee te zijn, warden zijn gegevens direct verwijderd.

6 Tot slot Te uwer informatie is bijgevoegd het besluit van het college dat stukken waarin persoonsgegevens (dat wil zeggen naam, adres, woonplaats) zijn opgenomen, en die actief openbaar warden gemaakt, integraal op de website van de gemeente geplaatst kunnen worden, mits betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte is gesteld. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de nota van zienswijzen behorende bij een raadsvoorstel. Afspraak zoals gemaakt in agendacommissie van 15 december 2010: De agendacommissie wil de huidige werkwijze handhaven, met dien verstande dat standaard de handtekening op ontvangen brieven wordt afgeplakt alvorens deze op de website van de gemeente (Lijst van ingekomen stukken) worden geplaatst. Dit betekent dat bij de raad binnengekomen brieven niet worden geanonimiseerd. De agendacommissie is van oordeel dat transparantie van bestuur boven privacy van een individu gaat.