Een allereerste inventarisatie geeft aan dat het hier om 120 kleine en grote contracten gaat.

Transcriptie

1 Projectleider Inkoop Onderhoudscontracten Gooise Meren Flextender Aanvraagnummer 769 Aanvang z.s.m. Duur 6 maanden Opleidingsniveau z.s.m. Optie tot verlenging Mogelijk maar nog niet bekend. Aanvang Noord-Holland Uren per week 16 tot 24 uur Verloopt op vrijdag 29 juli 2016 om 09:00 uur Aanleiding: Per 1 januari 2016 is de gemeente Gooise Meren ontstaan uit de fusie van de gemeenten Naarden, Bussum en Muiden. In de nieuwe gemeente Gooise Meren zijn de afdeling BORG (Beheer Openbare Ruimte en Gebouwen), ROB (Ruimtelijke Ordening en Beleid), SLZ (Samenlevingszaken) en VTH (vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) gezamenlijk verantwoordelijk voor het beheer van de gemeentelijke kapitaalgoederen. Daarbij ligt de beleidsmatige kant vooral bij de laatste twee afdelingen (ROB/SLZ) en de uitvoering vooral bij de eerste (BORG) De inkoop van diensten en goederen werd door de drie gemeentes voor het grootste deel afzonderlijk georganiseerd. Bovendien werden dezelfde soort werkzaamheden nog vaak weggezet in allerlei verschillende contracten, bij verschillende markpartijen. Huidige situatie: Bijna alle lopende contracten vanuit de drie gemeenten zijn verlengd voor 2016, althans voor die contracten die direct gerelateerd zijn aan het beheer van de openbare ruimte en gebouwen, dit zijn met name doorlopende onderhoudscontracten, contracten voor keuringen en inspecties en contracten voor separate onderhoudswerkzaamheden. Een allereerste inventarisatie geeft aan dat het hier om 120 kleine en grote contracten gaat. Het gaat hierbij overigens niet om inkoop van grote eenmalige contracten voor de uitvoering van projecten. Denk hierbij aan groenonderhoud, rioolonderhoud, onderhoud en keuring van electromechanische, etc. waarbij de europees aanbestedingsplichtige prioriteit hebben. Binnen de gemeente Gooise Meren ligt de verantwoordelijkheid voor de inkoop bij de afdeling zelf. Daarbij kunnen zij een beroep doen op de ondersteuning van de inkoopadviseurs. Deze ondersteuning beperkt zich tot advisering en begeleiding en kwaliteitsbewaking. Gewenste situatie De opgave is om al deze contracten opnieuw aan te besteden, in logische samenvoegingen en op een wijze waarbij er maximaal kwaliteit geleverd wordt tegen minimale kosten en waarbij de risico s tussen de gemeenten en marktpartij op een juiste manier zijn verdeeld. En uiteraard waarbij wordt voldaan aan het aanbestedingsbeleid en aan alle wet- en regelgeving. De gemeente wenst dat de contracten zodanig opgesteld worden dat bij afloop van de contracten de gemeente niet in de situatie komt dat ze wederom een heleboel contracten tegelijkertijd op de markt moet zetten. Daarnaast is een belangrijke doelstelling dat door de samenvoeging van diverse kleine contracten er

2 door het schaalvoordeel en betere marktwerking en een aanbestedingsvoordeel zal ontstaan. De capaciteit en kennis om dit proces goed te laten verlopen ontbreekt bij de afdeling BORG. De afdeling BORG is daarom op zoek naar een projectleider Inkoop, om te zorgen alle werkzaamheden vanuit de 120 contracten opnieuw worden aanbesteed en gegund. De gedachte hierbij is dat de kosten van deze inhuur zich zullen terug verdienen in het aanbestedingsvoordeel. Dit zal dan ook moeten blijken uit het op te stellen Plan van Aanpak Proces De projectleider zal in samenwerking met de inhoudsdeskundigen dit proces vorm geven en uitvoeren. U moet bij het maken van uw voorstel uitgaan van beperkte beschikbaarheid van de inhoudsdeskundigen en wij veronderstellen dat u zelf ook over de inhoudsdeskundigheid op hoofdlijnen beschikt. De inhoudsdeskundigen kunnen u helpen bij het verzamelen van gegevens over de benutting van de contracten. Daarnaast zijn ze beschikbaar als beoordelaars bij aanbestedingen. De projectleider zal ook de samenwerking met het team Inkoop, contracten en verzekeringen opzoeken. Bij de gemeente Gooise Meren hanteren we het vier-ogen principe om de kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten te borgen voordat ze op de markt gaan. De projectleider moet uitgaan van aanbestedingen op prijs én kwaliteit en bij aanbestedingen in concurrentie gebruik maken van TenderNed en de sjablonen beschikbaar op isgv.nl of ons intranet. Het proces zal er in grote lijnen als volgt uit zien: Inkaderen opdracht en opstellen startnotitie met uitgangspunten Verdere inventarisatie van lopende contracten Opstellen van een PVA Goedkeuring van PvA, bij geen goedkeuring betekent dit beëindiging van de overeenkomst Uitvoeren PVA, waaronder: Bundelen werkzaamheden tot logische contracten en logische ingangs- en beëindigingsdata Kiezen van type contract: prestatiecontract, regiecontract, etc. Keuze voor de aanbestedingsvorm Voorbereiden aanbestedingsdocumenten Begeleiden aanbestedingstrajecten tot en met gunning Begeleiding contractondertekening Dossier afronden in Mozard (zaaksysteem van Gooise Meren) Evalueren en afronden Organisatie: De uitvoering vindt plaats binnen een projectteam onder leiding van de projectleider (PL). De opdrachtgever is de Afdelingsmanager BORG. De Projectleider geeft leiding aan een projectgroep met medewerkers van verschillende afdelingen. De uitwerking hiervan zal verder plaats vinden in het PvA. Gunningscriteria (weging) 1. Afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau (15 punten) 2. Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met inkoopprojecten waar op EMVI gegund is (25 punten) 3. Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een overheidsorganisatie (10 punten) 4. Aantoonbare affiniteit met beheer openbare ruimte en gebouwen, blijkend uit relevante werkervaring (10 punten) 5. Uurtarief gemaximeerd op 100,00 inclusief reiskosten (en reistijd)/exclusief BTW. De ondergrens is 60,00 per uur (10 punten)

3 6. Inschatting van het benodigde aantal uren (graag vermelden in het cv, wordt meegenomen in het beoordelingsgesprek) om te komen tot 1. een PvA 2. een Enkelvoudig onderhandse procedure 3. een Meervoudig onderhandse aanbesteding 4. een Europese aanbesteding (10 punten) 7. Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (20 punten) Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u - of de door u aangeboden kandidaat - aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende puntenaantal geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief en de inschatting van het benodigde aantal uren voor het plan van Aanpak en de verschillende aanbestedingsprocedures doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase. In de tweede beoordelingsfase worden de cv s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties: Proactief: neemt initiatief om problemen te adresseren en op te lossen, zet tijdig de juiste middelen in, beheerst de risico s en schaalt op tijd op indien het project niet mee conform de verwachtingen en planningen loopt. Besluitvaardig: Neem besluiten binnen het mandaat van de projectleider, communiceert daar helder over en vertaald dit naar concrete acties en interventies Verbindend: begrijpt dat de oplossingen op diverse gebieden plaats vinden(processen, informatie, mensen en organisatie) en weet deze te verbinden, kan de juiste mensen op de juiste tijden met elkaar verbinden, informeren en activeren waardoor het de voortgang wordt versterkt. Enthousiasmerend: weet de juiste mensen te motiveren om hun energie in te zetten en weet hun persoonlijke drives te verbinden met de projectdoelstellingen. Zakelijk: stelt de juiste zaken aan de orde, maakt heldere afspraken en vergewist zich er van of deze uitvoerbaar zijn, bewaakt deze en spreekt medewerkers aan om die afspraken na te komen (bespreken, afspreken en aanspreken) Marktplaatskosten Flextender brengt voor deze opdracht 2,75 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. Benodigd aantal professionals 1. CV-eisen Maximaal 5 pagina s A4, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Één A4 van de 5 pagina s dient een korte beschrijving van de aanpak te bevatten en de gevraagde inschatting uit punt 6. Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

4 Planning De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op 3 augustus 2016 van uur tot uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op 1 augustus 2016 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de marktplaatsopdracht. Overige informatie De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. Meer informatie Vragen kunnen ingediend worden tot 25 juli De vragen en bijbehorende antwoorden worden op 25 juli 2016 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer Vraag: Kunt u een indicatie geven van de spend/ financiele waarde van de 120 contracten? Antwoord: Nee, dat kunnen wij op dit moment niet. Dat is een van de eerste zaken die geïnventariseerd moet worden. Vraag: Mbt deze 120 contracten: kunt u een verhouding aangeven mbt Werken/ Leveringen/ Diensten? Antwoord: Nee, dat kunnen wij op dit moment niet. Dat is een van de eerste zaken die geïnventariseerd moet worden. Vraag: Aan wie rapporteert de projectleider? Antwoord: Aan het hoofd van de afdeling BORG, de heer Iddo Keuning. Vraag: Kunt u iets aangeven over het interne draagvlak mbt deze opdracht? Antwoord: Het draagvlak is zeer hoog. Vraag: Is er op voorhand een principe hoe Kwaliteit en Prijs worden gewogen bij toekomstige aanbestedingen? Antwoord: Nee, dat moet per contract bepaald worden. Wellicht dat er algemene principes over afgesproken kunnen worden Vraag: Mbt het proces: In wat voor format moet de PvA worden opgezet? Antwoord: Er is geen voorgeschreven format. We verwachten natuurlijk dat relevante onderwerpen in het PvA een plek krijgen. Vraag: Wie/ welke functionarissen geven al dan geen goedkeuring aan de PvA? Antwoord: Het hoofd van de afdeling BORG, de heer Iddo Keuning, geadviseerd door de inkoopadviseur. Vraag: Mag het maximale uurtarief van 100,- overschreden worden als de kosten worden terugverdiend? Antwoord: Wij stimuleren ondernemerschap! Ja, dat mag alleen, indien u in uw aanbieding van de PL expliciet duidelijk maakt op welke wijze deze meerkosten (meer dan 100,= per uur) terugverdiend zullen worden. U dient in uw voorstel aan te geven op welke wijze u de risico s die hier ontstaan (namelijk dat blijkt dat deze meerkosten níet of onvoldoende worden terugverdiend), wil verdelen

5 tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Indien u dit in uw aanbieding niet of onvoldoende duidelijk kunt maken, wordt aan dit gunningscriteria geen punten toegekend. Het besluit hierover ligt dus bij de selectie van de PL en níet bij vaststellen van het PvA! Vraag: Om een goede inschatting te maken voor het opstellen van het PvA zou ik graag meer informatie willen hebben over de 120 contracten die het betreft. Is er een duidelijke inventarisatie van de contracten waarin is vermeld wanneer de contracten aflopen en wat de globale contractwaarde is Antwoord: Er is een inventarisatie, maar die is niet compleet. Veelal kennen we de bedragen vanuit het verleden niet en ook niet altijd is bekend wanneer die contracten aflopen. Verdere inventarisatie is onderdeel van de aanpak. Vraag: Is bekend hoeveel contracten in elkaar geschoven kunnen worden waarmee het aantal aanbestedingen gereduceerd wordt? Antwoord: Nee, dat is niet bekend, dat is onderdeel van de opdracht. Vraag: Hoe wordt de projectleider ondersteund? Bijv. met administratie, contractmanagement/beheer? Antwoord: Er is beperkte ondersteuning vanuit het secretariaat. Vraag: Zijn er standaard documenten waarvan gebruik gemaakt kan worden? Antwoord: Er zijn een aantal beperkte standaard documenten beschikbaar. Vraag: Hoeveel RAW bestekken liggen ten grondslag aan de 120 contracten en is het aan de projectleider als die zich voordoen om deze ook te vullen? Antwoord: Het aantal RAW bestekken dat hieraan ten grondslag liggen, is niet bekend, behalve dan dat het beperkt is. Veelal werd binnen de voormalige drie gemeenten gewerkt met werkomschrijvingen. Als er RAW bestekken moeten worden opgesteld dat zal de inhoudsdeskundige daar aan moeten bijdragen. Ook kan externe expertise worden ingehuurd. Van de projectleider wordt niet verwacht zelf de RAW bestekken te maken, wel bekendheid met de systematiek om met de inhoudsdeskundigen daarover te kunnen spreken. Vraag: Kunt u ook antwoord geven op de aantallen/ de verhoudingen met betrekking tot: * Europees openbaar / niet openbaar * Meervoudig onderhands * Enkelvoudig * Onder raamcontract Antwoord: Nee, dat inzicht is er op dit moment niet. Dat is onderdeel van de opdracht aan de Pl voor de verdere inventarisatie De reactietermijn van deze marktplaatsopdracht duurt tot 29 juli 2016 : uur. Tot die tijd kunt u reageren.