Voorraad- en budgetbeheer

Transcriptie

1 DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 1 Inleiding Waar je ook werkt, er zal altijd een voorraad van iets zijn. Dat heb je zelfs al wanneer je alleen woont. Je hebt dan bijvoorbeeld voldoende koffie en thee in voorraad om onverwachte visite iets te kunnen aanbieden. En je hebt ook een voorraad voor jezelf zodat je niet iedere dag naar de winkel hoeft. Wanneer het om groepen gaat, is de voorraad natuurlijk groter. Een grotere voorraad vereist dat je er zorgvuldig mee omgaat. Een pak suiker voor jezelf kun je altijd wel ergens kwijt. Je begrijpt dat de suikervoorraad in een instelling waar tweehonderd cliënten wonen, veel en veel groter is. Daarvoor is meer opslagruimte nodig en dat kost geld. Goed voorraadbeheer is dan van groot belang. Maar ook bij kleine voorraden is goed voorraadbeheer van groot belang. Denk maar eens aan cliënten in een begeleidwonenproject. Als er op zondag ineens geen koffie meer is, of geen brood, zullen de bewoners van de woning boos, teleurgesteld of verdrietig zijn. Sommige cliënten kunnen niet zo goed met dit soort emoties omgaan. Je hebt dan te maken met in-verdrietige of boze cliënten, terwijl die emoties makkelijk te voorkomen zijn door een goed voorraadbeheer. Cliënten die zichzelf kunnen redden, moeten ook vaardigheden op praktisch gebied hebben. Als cliënten niet weten wat het verschil is tussen tien euro of honderd euro, zullen ze in grote problemen komen. Goed kunnen omgaan met geld, is een belangrijke vaardigheid om in onze maatschappij te kunnen overleven. Dit thema gaat over voorraadbeheer en over budgetbeheer. De inhoud van dit thema: 1 2 Algemeen voorraadbeheer 3 Inventarislijsten en voorraadlijsten 4 Opbergen van de materialen 5 Voorraad spel- en werkmateriaal 6 Levensmiddelen 7 Huishoudelijke artikelen 8 Bestellingen doorgeven 9 Omgaan met financiën 10 Tips voor de praktijk HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 1

2 Wist je dat: fifo betekent: first in first out ; fifo de basis is van goed voorraadbeheer; er een verschil is tussen verbruiksartikelen en gebruiksartikelen; sommige mensen verslaafd zijn aan shoppen en kopen, dat heet koopziek; 8% van alle mensen koopziek is; bij de kassa van de supermarkt artikelen liggen waar je niet voor kwam: impulsaankopen. Verbruiksartikelen 2 HZW Digitale Content

3 2 Algemeen voorraadbeheer In instellingen zijn er altijd grote voorraden. Dat komt omdat er veel mensen wonen; veel mensen gebruiken samen veel levensmiddelen en andere dingen. Maar ook bij mensen thuis is er altijd een voorraad. Kijk maar eens wat je zelf als voorraad hebt. Vooral van levensmiddelen worden voorraden aangelegd. Niemand wil immers graag zonder eten komen te zitten. Maar teveel van iets op voorraad hebben, is ook weer niet goed. Levensmiddelen kunnen bederven en van sommige artikelen heb je zo weinig nodig, dat je er geen voorraad van hoeft te hebben. Eén reserve-exemplaar is dan voldoende. Voorraadbeheer: voorraden binnen minimum- en maximumgrenzen houden werkvoorraad en buffervoorraad splitsen levensmiddelen volgens fifo-methode opslaan gebruiksartikelen: geen werkvoorraad verbruiksartikelen: één reserve-exemplaar 2 Minimum en maximum Of het nu gaat om een voorraadje handzeep, om een voorraad koekjes of om voldoende linnengoed, je zult goed voor de voorraad moeten zorgen. De voorraad moet op de juiste manier opgeslagen worden en er moet een administratie van bijgehouden worden. Voorraadbeheer in een instelling is dat je de voorraden van de instelling binnen de minimumen maximumgrenzen houdt. Die grenzen stelt het management van de instelling vast. Van tevoren heeft iemand in de instelling, bijvoorbeeld de afdeling Inkoop, berekend hoe groot de voorraad koekjes mag zijn in de instelling. In die berekening neemt de inkoper bijvoorbeeld mee hoeveel koekjes per dag er nodig zijn, hoe lang de koekjes houdbaar zijn en in welke ruimte(s) de koekjes worden opgeslagen. Die koekjes kunnen dan op verschillende plaatsen in de instelling liggen. HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 3

4 Werkvoorraad en buffervoorraad De voorraad kun je opsplitsen in een werkvoorraad en in een buffervoorraad. Stel dat je in een instelling voor verstandelijk gehandicapten werkt. Op iedere afdeling is dan een kleine voorraad koekjes. Het is de voorraad die je gebruikt om de koffie- en theepauzes te verzorgen; de werkvoorraad. In het grote magazijn van de instelling ligt een grotere voorraad opgeslagen. Dit noemen we de buffervoorraad. Als de werkvoorraad op één van de afdelingen op raakt, dan kan die aangevuld worden vanuit de buffervoorraad. Dat aanvullen vanuit de buffervoorraad kan niet zomaar wanneer je daar behoefte aan hebt. Dat zou voor de magazijnmeester geen doen zijn. Je moet weten hoe lang je met een werkvoorraad doet en dan tijdig een nieuwe werkvoorraad bestellen bij de magazijnmeester. Wanneer je in een kleinere eenheid werkt, moet je het soms alleen doen met de werkvoorraad, net als in je privésituatie. Een groepje gehandicapten dat samen in een huis woont en zelf verantwoordelijk is voor levensmiddelen, schoonmaakmiddelen en dergelijke, heeft ook alleen een werkvoorraad van die artikelen. Vooral voor het weekend en voor de feestdagen (de lange weekenden als Pasen, Pinksteren en Kerst) moet je dan zorgen dat de werkvoorraad voldoende is. Het spreekt vanzelf dat je de cliënten hierin betrekt en ze laat meedenken over de grootte van de voorraad. Het bijhouden van de voorraden en het maken van een boodschappenlijst of aanvullijst is voor hen een leerproces. Fifo Het is belangrijk om levensmiddelen goed te beheren. Je kunt wel een voorraad aanschaffen, maar waar laat je die voorraad? Je moet er maar plaats voor hebben. En denk ook aan bederfelijke waren, zoals melk, vlees, kaas, beleg, brood en koek. Dergelijke artikelen hebben een uiterste houdbaarheidsdatum. Je kunt dan wel een grote voorraad inslaan, maar het is weggegooid geld, als je het niet voor de uiterste houdbaarheidsdatum op krijgt. Janneke is stagiaire op een kinderdagverblijf voor lichamelijk gehandicapte kinderen. Ze heeft boodschappen gedaan. Omdat er in de koelkast nog twee pakken melk lagen, heeft ze twee pakken minder gekocht dan op de standaard boodschappenlijst stond aangegeven. Als Janneke een week later een glas melk in schenkt, komt de stank haar al tegemoet: zuur! Twee pakken melk blijken bedorven te zijn. 4 HZW Digitale Content

5 Over de opslag van bederfelijke waren moet je goed nadenken. Je moet de spullen opslaan volgens een bepaald systeem. Dat opslagsysteem heet fifo, wat staat voor first in first out. Dat wat het eerste op voorraad gegaan is, moet er ook weer het eerste uit. Bij alle producten die bederfelijk zijn, moet je de fifo-methode hanteren. Janneke had de nieuwe pakken melk niet bovenop de twee overgebleven pakken moeten leggen, maar eronder. Gebruik en verbruik Materialen kun je grofweg verdelen in gebruiksartikelen en in verbruiksartikelen. Gebruik en verbruik: gebruik het artikel of het materiaal gaat lang mee, maar verslijt wel je moet het een enkele keer bijbestellen verbruik het artikel of het materiaal raakt op je moet regelmatig bijbestellen 3 Verbruiksartikelen zijn bijvoorbeeld afwasmiddel, allesreiniger, waterverf, tekenkrijt, enzovoort. Verbruiksartikelen maak je op. Door met waterverf te schilderen, raakt de verf langzamerhand op. Waterverf is dus een verbruiksartikel. Als je met de kinderen vaak waterverf gebruikt, heb je er veel van nodig. Het papier waarop je schildert, is ook een verbruiksartikel. Je kunt het papier immers geen tweede keer gebruiken. Je begrijpt dat je verbruiksartikelen vaak moet bestellen. Het zijn artikelen die je verbruikt, ze raken op en je moet ze steeds weer opnieuw aanvullen. Je hebt er een beperkte voorraad van nodig. Het is vervelend als de fles afwasmiddel leeg is en je moet eerst naar de winkel voordat je kunt gaan afwassen. Bij verbruiksartikelen is een voorraad van één stuk meestal voldoende. Je hebt dus één bus stofdoekspray in gebruik, en één bus in voorraad. Op het moment dat de oude bus leeg is en je de nieuwe aanbreekt, is het tijd om weer een nieuwe bus stofdoekspray te kopen. Zo doe je dat ook met materialen voor cliënten die ze bij activiteiten nodig hebben. Waterverf, tekenpapier, en dergelijke. HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 5

6 Gebruiksartikelen kun je meer keren gebruiken. Denk aan een stofzuiger, een trap, speelgoed, enzovoorts. De kwasten waarmee de kinderen schilderen, zullen langzamerhand verslijten, en er zal af en toe een kwast kwijtraken. Maar ondanks dat, doe je er toch vrij lang mee. Dat is dus een gebruiksartikel. Je zult begrijpen dat je verbruiksartikelen vaker moet bijvullen dan gebruiksartikelen. Om te weten hoeveel je moet bestellen, moet je weten wat gebruiksartikelen en wat verbruiksartikelen zijn. Bij de verbruiksartikelen moet je ook weten hoe vaak een artikel gebruikt wordt. Als je in een kinderdagverblijf maar twee keer per jaar met de kinderen waterverf zou gebruiken, hoef je de voorraad nauwelijks aan te vullen. Ben je met die kinderen drie keer in de week met waterverf bezig, dan moet je de voorraad heel goed in de gaten houden en regelmatig bijbestellen. Sommige materialen moet je vaak bijbestellen 6 HZW Digitale Content

7 3 Inventarislijsten en voorraadlijsten Voor het bijhouden van voorraden en bestellen van nieuwe hoeveelheden, bestaan procedures. In de instelling is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het voorraadbeheer en ervoor zorgt dat er voldoende voorraad aanwezig is. Je denkt misschien dat het heel erg moeilijk is om te bedenken hoeveel voorraad je van alles nodig hebt. Dat valt mee; meestal is er een voorraadlijst waarop staat wat de minimumen wat de maximumvoorraad moet zijn. Wat er in de kast moet liggen of staan mag niet onder de minimumhoeveelheid komen, maar ook niet boven de maximumhoeveelheid. Voorraden op peil houden door: procedures inventarislijsten ontbrekend materiaal signaleren registratiesysteem nieuw materiaal inpassen in het opbergsysteem 4 Bij veel instellingen is het een goede gewoonte een inventarislijst bij te houden van gebruiksartikelen. Daar staat op hoeveel stuks er zijn van ieder artikel. Zoveel gezelschapsspelen, zoveel ballen, zoveel poppen enzovoort. Sommige mensen vinden die lijsten erg lastig. Je moet ze namelijk goed bijhouden, wil je er wat aan hebben. Ze vinden het dan net zo makkelijk om gewoon eens in de zoveel tijd artikelen bij te bestellen waarvan ze met eigen ogen constateren dat er te weinig van is. Daar heb je dan toch geen lijst voor nodig, vinden ze. Maar als je zo te werk gaat, weet je nooit waarom sommige artikelen zo snel verdwijnen. Je weet zelfs niet dat ze snel verdwijnen. Goed voorraadbeheer is niet alleen maar bijbestellen als iets op dreigt te raken. Het is ook in de gaten houden waar iets blijft. HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 7

8 In een instelling voor verstandelijk gehandicapten blijken er iedere keer na een open dag, of na een dag waarop er veel bezoek is geweest, dingen te missen. Er zijn plotseling minder gezelschapsspelen en er is minder speelgoed. Het personeel van de instelling komt hier achter, omdat ze de inventarislijst goed bijhouden. Als ze dat niet gedaan hadden, zouden ze hooguit een vermoeden kunnen hebben dat er spullen verdwijnen. Nu weten ze het zeker. Bij de volgende dag dat er weer veel bezoek verwacht wordt, treffen ze maatregelen om te voorkomen dat spullen verdwijnen. Er bestaan verschillende registratiesystemen om een overzicht op de inventaris te houden. De simpelste is pen en papier. Tegenwoordig wordt veel gebruik gemaakt van geautomatiseerde registratiesystemen, de computer. Zorg dat je weet hoe je met het registratiesysteem moet omgaan dat ze in jouw instelling gebruiken. Bij een goed registratiesysteem zie je tijdig of er tekorten dreigen te ontstaan. Je kunt dan op tijd maatregelen treffen om spullen te laten repareren of dingen bij te bestellen. Als cliënten bepaalde materialen gebruikt hebben, moet je die materialen voordat ze weer opgeborgen worden, controleren. Je kijkt of ze niet stuk zijn en of je alles weer terug hebt wat je eerder uitgegeven hebt. Zo kom je het makkelijkst ontbrekend materiaal op het spoor en ook materiaal dat beschadigd is. Vaak gebruik je de inventarislijst. Je bent nu eigenlijk aan het inventariseren. Inventarislijst: meestal gebruiksgoederen bestellen als iets vervangen moet worden 5 8 HZW Digitale Content

9 Op de afdeling waar vijfentwintig verstandelijk gehandicapten wonen, wordt op dinsdag altijd naar de voorraad gekeken. Vandaag is het dinsdag en Petra controleert de voorraad spelmateriaal. Meestal hoeft ze aan spelmateriaal niets te bestellen. Het zijn immers gebruiksgoederen en geen verbruiksgoederen. Bovendien wordt het materiaal niet zo vaak gebruikt. De pupillen gaan voor de meeste activiteiten naar de afdeling Activiteitenbegeleiding. Het spelmateriaal dat op de afdeling aanwezig is, gebruiken ze alleen in de weekends weleens. Petra heeft de inventarislijst in haar handen. Ze kijkt of alles wat op de lijst staat, ook in de kast staat of ligt. Alles moet in viervoud aanwezig zijn, omdat de afdeling uit vier units bestaat. Het valt Petra op dat er van het bordspel maar drie stuks zijn. Hé, denkt Petra, dat is raar. Maar wacht even, het is natuurlijk mogelijk dat er nog een spel in één van de huiskamers ligt. Petra loopt de huiskamers na. En ja hoor, in de huiskamer van unit C vindt ze het spel boven op het wandmeubel. Ze neemt het mee, controleert of alles in de doos zit en gaat naar de kast om het op te bergen. Zo, de bordspelen kan ze ook afvinken. Nu de ballen, daar moeten er acht van zijn. Die zijn er inderdaad, maar één van de ballen ziet er een beetje raar gedeukt uit. Petra pakt de bal op en dan merkt ze dat hij lek is. Met zo n bal kun je niet meer spelen. Die moet dus vervangen worden. Ze schrijft op dat er één bal vervangen moet worden. Op een inventarislijst staat het materiaal dat aanwezig moet zijn. Het gaat bij een inventaris meestal om gebruiksgoederen. Aan de hand van zo n lijst kun je controleren of alles er nog is. Als je iets mist, moet je dat niet direct gaan bestellen. Het is mogelijk dat het ergens rondslingert. Je bestelt pas iets als je zeker weet dat er een artikel weg is of bijvoorbeeld omdat het erg versleten is. Je bestelt ook als een artikel stuk is gegaan en niet meer gemaakt kan worden. Je bestelt dan een nieuw artikel om het oude te vervangen. En je bestelt pas als het jouw taak is om dat te doen. Is dat niet jouw taak, dan geef je het door aan je collega die de bestellingen doet. Een inventarisatielijst aflopen HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 9

10 Voorraden: niet minder dan de minimumhoeveelheid niet meer dan de maximumhoeveelheid rekening houden met besteleenheden 6 Als Petra de inventaris gecontroleerd heeft, gaat ze de voorraad controleren. Op de voorraadlijst staat precies wat er van alles op z n minst aanwezig moet zijn. Dat is de minimumhoeveelheid. Er staat ook bij hoeveel er op z n meest aanwezig mag zijn. Dat is de maximumhoeveelheid. Petra loopt alles heel zorgvuldig na. Het is heel vervelend als je iets leuks met de pupillen wilt gaan doen, en het materiaal is ineens op. En er mag ook niet teveel materiaal zijn, want dan kan het niet meer in de kast. Lijm is er nog voldoende, kwasten ook. Er is niet zoveel crêpepapier meer; dat ziet ze in één oogopslag. De maximumhoeveelheid is 75 rollen, de minimumhoeveelheid 25. Gelukkig zitten de rollen verpakt in eenheden van 10 rollen. Dat telt gauw en makkelijk. Petra komt aan 23 rollen. Dat is al onder de minimumhoeveelheid! Ze moet dus nodig bijbestellen. Ze kan alleen in eenheden van 10 rollen bestellen. Petra schrijft op: 50 rollen crêpepapier. Op een voorraadlijst staan meestal alleen de verbruiksartikelen. Als je voorraden controleert, moet je kijken naar de minimumhoeveelheid en naar de maximumhoeveelheid. Je moet dan ook nog rekening houden met de bestelhoeveelheid in afgeronde eenheden. Petra doet dat heel goed. Je zou denken dat ze 52 rollen crêpepapier zou bestellen. Maar omdat de leverancier het crêpepapier in rollen van tien verpakt, moet ze ook in eenheden van tien bestellen. 10 HZW Digitale Content

11 4 Opbergen van de materialen Voorraden moet je netjes opbergen. Afhankelijk van het materiaal, moet je het verschillend opbergen. Spelmaterialen Spelmateriaal en andere materialen berg je netjes op. Of beter nog, je laat de cliënten het zelf opbergen. Denk eraan dat je wel controleert of alles nog in orde is. Bij de paragraaf over ordelijkheid heb je al gezien dat het belangrijk is dat alles zijn vaste plaats heeft. Dat geldt natuurlijk ook voor spelmateriaal. Als je zomaar van die vaste opbergplaats afwijkt, kan de volgende keer niemand meer wat vinden. Vaak geef je aan waar iets hoort in de kast en welke kast. Dat kan met plaatjes voor kleine kinderen of met een korte omschrijving voor cliënten die kunnen lezen. Je moet bij het opbergen van materialen onderscheid maken tussen soorten materiaal. Daar zijn verschillende methoden voor. Je kunt spelmateriaal op grootte sorteren bijvoorbeeld. Alle grote materialen gaan in de ene kast en al het kleine speelgoed in een andere kast. Deze methode kan alleen handig zijn als je met een groep werkt die één niveau heeft. Zo gauw je met verschillende leeftijden of niveaus werkt, kun je die indeling beter laten vallen. Het is dan handiger om de spullen op te bergen naar leeftijdscategorie, of naar niveau. Krijg je nieuw materiaal binnen dat nog niet eerder in deze groep gebruikt is, dan moet je nadenken over de meest logische plaats om het op te bergen. Het moet ook in je opbergsysteem passen. Het spreekt vanzelf dat je de cliënten bij dit alles betrekt. Evalueer regelmatig met ze of ze met het opbergsysteem uit de voeten kunnen en welke knelpunten er zijn. Levensmiddelen Je kunt levensmiddelen onderscheiden in de duur van de houdbaarheid. Op blikken, potten en dozen staat altijd een uiterste houdbaarheidsdatum. THT kan drie dingen betekenen: ten minste houdbaar tot de datum die op de verpakking staat, op producten die korter dan drie maanden houdbaar zijn; ten minste houdbaar tot einde (maand en jaar) op levensmiddelen die 3 tot 18 maanden houdbaar zijn; ten minste houdbaar tot einde (jaar) op levensmiddelen die langer dan 18 maanden houdbaar zijn. HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 11

12 Op levensmiddelen die heel snel kunnen bederven staat te gebruiken tot (TGT). Het gaat dan om producten die in de koelkast of diepvries bewaard moeten worden. Als de producten in de koelkast bewaard kunnen worden, zijn ze doorgaans niet langer te gebruiken dan tot vijf dagen na aankoop. Er zijn producten die wel lang houdbaar zijn, maar alleen zo lang je ze niet openmaakt. Jam is daar een goed voorbeeld van. Je kunt jam wel een paar jaar gewoon in de huishoudkast bewaren. Maar heb je eenmaal een pot jam opengemaakt, dan moet je hem in de koelkast bewaren en binnen een paar weken opmaken, omdat de jam kan gaan schimmelen. Huishoudelijke artikelen Bij het afstoffen, stofzuigen, dweilen of moppen, ramen lappen en dergelijke, heb je veel spullen nodig. In instellingen zijn daar werkkasten voor. Op iedere afdeling is een kast met een karretje waarop alle benodigde spullen staan. In de thuiszorg en in woningen van begeleid wonen moet je het doen met de kasten die er zijn. Niet in ieder huis is een handige kast die je als werkkast kunt gebruiken. In de thuiszorg hoef jij ook niet te bedenken waar de spullen opgeborgen moeten worden, dat heeft de bewoner van het huis al gedaan. Bij beschermde woonvormen moet je cliënten soms adviseren waar ze het beste de huishoudelijke artikelen kunnen opbergen. Ga dan samen met de cliënten na, wat een handige plaats is. Bij huishoudelijke artikelen is het belangrijk nat en droog van elkaar gescheiden te houden. Leg een vochtige dweil niet op droge stofdoeken bijvoorbeeld. Werkdoekjes kun je het beste na gebruik in de was doen. Een zeem moet je goed uitwringen en dan over een emmer heen te drogen hangen. Een spons moet je ook goed uitgeknepen wegleggen. Let erop dat in een afgesloten kast, waarin geen ventilatie is, sponzen, zemen en dweilen niet goed drogen. Het vocht blijft in de kast hangen waardoor je een schimmelgeur in de kast krijgt. Vochtige spullen kun je beter eerst laten drogen voordat je ze opbergt. 12 HZW Digitale Content

13 5 Voorraad spel- en werkmateriaal In alle instellingen is spel- en werkmateriaal aanwezig. Dit materiaal kan op raken of moet vervangen worden. Daarom is het nodig om materiaal in voorraad te hebben. Het materiaal pas aanschaffen op het moment dat je het nodig hebt, is niet erg handig. Dat kost onnodig veel tijd. Het is ook niet handig klakkeloos een grote voorraad spel- en werkmateriaal te bestellen onder het mom hoe meer, hoe beter. Dat een voorraad belangrijk is, begrijp je als je een keer misgrijpt. Dat is al vervelend bij jezelf thuis, maar als het om cliënten gaat is het nog veel vervelender. Daarom moet je altijd zorgen dat er voldoende voorraad is. En voldoende betekent dat je ook weer niet teveel moet hebben. Want dan weet je niet waar je het allemaal moet laten of hoe je het op moet krijgen. In het kinderdagverblijf zijn de kinderen lekker aan het verven met waterverf. Moenia houdt een oogje in het zeil en begeleidt de kinderen. Toen Moenia het papier en de waterverf met kwasten uitdeelde, zag ze dat de verf bijna op was. Voor vandaag kan het nog wel, maar er moet wel heel snel een nieuwe voorraad komen. Die nieuwe voorraad had er eigenlijk al lang moeten zijn. Als de kinderen aan het eind van de middag allemaal weer naar huis zijn, ruimt Moenia op. Ze besluit nog snel even een bestelformulier in te vullen. Op het formulier vult ze 100 potjes waterverf in, 50 vellen papier en twintig kwasten voor waterverf. Ze zet er Spoed boven en legt het ingevulde formulier bij de leidinggevende op het bureau en gaat dan naar huis. De volgende dag al wordt er een nieuwe voorraad waterverf gebracht en nog een aantal andere dingen. Er zijn echter geen kwasten en papier bij. Moenia denkt dat die later wel gebracht zullen worden. Ze maakt zich daar niet zo druk om, want met het papier en de kwasten kan ze nog wel even voort. Tot haar grote verbazing wordt er vijf dagen later weer een voorraad waterverf gebracht, en nu ook papier en kwasten. Moenia vraagt zich af hoe dat nu kan. Na wat gepieker weet ze het. Toen ze de waterverf bestelde, was ze vergeten dat ze een paar dagen ervoor al een bestelformulier had weggedaan. Daar had ze ook al waterverf op besteld. De leidinggevende moet het formulier ondertekenen, maar zij geeft leiding aan meer kinderdagverblijven van de stichting. Ze zal gedacht hebben dat het wel klopte. Nu zit Moenia met het probleem dat ze de potjes waterverf niet in de kast krijgt. Waar moet ze die nu toch opbergen? HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 13

14 6 Levensmiddelen Als je in de thuiszorg werkt, of je werkt bijvoorbeeld bij een stichting voor begeleid zelfstandig wonen, is de voorraad levensmiddelen en huishoudelijke artikelen erg belangrijk. Je moet weten wat de minimumvoorraad moet zijn en wat de maximumvoorraad mag zijn. Voorraad levensmiddelen: houd je aan de maximumvoorraad - omdat je anders ruimte te kort komt - omdat het anders zou kunnen bederven omdat het te oud wordt hanteer het fifo-systeem 7 In één van de woningen van de Stichting Begeleid Zelfstandig Wonen is Robin zojuist aangekomen. Hij wordt enthousiast begroet door de bewoners. Robin komt hier om de voorraad levensmiddelen en huishoudelijke artikelen te controleren. Als er te weinig is van een artikel, dan komt dat op de boodschappenlijst te staan. Eerst maar even de levensmiddelen, vindt Robin. Hij loopt naar de voorraadkast en doet die open. De vijf cliënten staan hem verwachtingsvol aan te kijken. Nou, Gerdien, wat denk jij dat er moet komen? vraagt Robin aan één van de bewoners. Gerdien zegt dat ze blikjes vis altijd zo lekker vindt voor op brood. Ja, zegt Robin, maar hier in de kast staan nog wel vier blikjes vis. Dat is voorlopig wel voldoende, denk je ook niet? Gerdien kijkt een beetje beteuterd. Er kan toch nog best een blikje bij? vraagt ze aan Robin. Maar dat kan niet. Op de voorraadlijst staat dat zes blikjes vis het maximum is. Gerdien begrijpt het niet en protesteert. Maar dan krijgt Robin steun van een paar andere bewoners. Ze leggen uit dat het echt niet kan, want als ze allemaal boven de maximumvoorraad gaan zitten, dan past het niet meer in de kast. Bovendien, je moet het ook een keer opeten. Als je te lang wacht, dan bederft het voedsel. De blikjes vis die er nu staan, zijn al weer een paar maanden oud. Dat is niet erg, maar voor je weer een nieuw blikje koopt, moet er eigenlijk eerst een blikje vis opgegeten worden. Robin loopt ondertussen de hele voorraadlijst na. Koffie, suiker, thee, pindakaas, jam, macaroni, rijst... Al die artikelen en nog meer, staan op de voorraadlijst en bij ieder artikel staat hoeveel maximaal en minimaal van in huis moet zijn. Robin probeert zijn cliënten er zoveel mogelijk bij te betrekken. Zo vraagt hij welk soort jam er moet komen en of ze volkorenmacaroni willen of gewone. 14 HZW Digitale Content

15 De kastruimte of de magazijnruimte is bedoeld voor een bepaalde hoeveelheid. Wordt die hoeveelheid veel meer dan oorspronkelijk bedoeld is, dan past het er niet meer in. Bij het bestellen van levensmiddelen is het erg belangrijk dat je je aan de maximumhoeveelheden houdt. Dat is altijd belangrijk, maar bij levensmiddelen nog meer dan bij andere artikelen. Levensmiddelen kunnen namelijk bederven als ze te oud worden. Je moet daarom de uiterste houdbaarheidsdatum goed in de gaten houden en je daar ook aan houden. Op de meeste levensmiddelen kun je die datum vinden. Als je de voorraad aanvult, zet je het artikel dat het eerst op moet, vooraan. Het artikel met een uiterste houdbaarheidsdatum die het verst in het verschiet ligt, zet je helemaal achteraan. Dit moet je wel zo doen, want anders is de kans groot dat wat achteraan staat, ook steeds maar achteraan blijft staan. Wat het eerste in de kast of het magazijn gekomen is, moet je er ook het eerste uit halen om te gebruiken. Stel dat je drie potten pindakaas in de voorraadkast mag hebben. Als uiterste houdbaarheidsdatum worden genoemd 5 maart, 27 augustus en 12 december van hetzelfde jaar. Dan zet je de pot waar 5 maart op staat, vooraan in de kast. Daarachter zet je de pot waar 27 augustus op staat en helemaal achteraan zet je de pot die 12 december als uiterste houdbaarheidsdatum heeft. Dit systeem noemt men met een Engelse term: fifo: first in, first out. Artikel Aanwezig Minimumhoeveelheid Maximumhoeveelheid Besteleenheid Afwasmiddel ± ¼ fles 1 fles 4 flessen fles Allesreiniger ± 1 fles 2 flessen 4 flessen fles Appelstroop ± 1 pot 1 pot 5 potten pot Belegen kaas stukje 2 stukken van 250 gr. 5 stukken van 250 gr. 250 gr. Chloor ± ¼ fles 1 fles 2 flessen fles Eieren 6 eieren 6 eieren 24 eieren doos van 12 stuks Frisdrank ± 1 ½ liter 6 flessen 12 flessen 6 flessen Honing ± ½ pot 1 pot 2 potten pot Jam (aardbeien) ± ½ pot 1 pot 2 potten pot Jam (soort naar keuze) ± ¼ pot 1 pot 2 potten pot Koekjes niets 250 gram 750 gram 250 gram Koffie ± 200 gram 1 pak van 250 gram 4 pakken van 250 gr. 250 gram Koffieroom ± ½ flesje 2 flessen 5 flessen fles Ontbijtkoek ± ¼ koek 1 koek 2 ontbijtkoeken per stuk Pindakaas restantje 1 pot 5 potten pot Pinda's ± 200 gram 2 zakjes van 250 gr. 4 zakjes van 250 gr. 250 gram Rietsuiker ± 500 gram 500 gram 4 kilo kilo Roggebrood 4 sneetjes 1 doosje van 8 sneetjes 2 doosjes doosje Tafelmargarine ± ½ kuipje 2 kuipjes 5 kuipjes kuipje Thee ± ½ doosje 1 doosje van 8 sneetjes 5 doosjes doosje WC-reiniger ± 1 fles 1 fles 2 flessen fles HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 15

16 7 Huishoudelijke artikelen Behalve levensmiddelen en spel- en werkmaterialen, heb je ook huishoudelijke artikelen nodig. Hiervan moet je dus ook een kleine voorraad hebben. Patrick werkt bij de thuiszorg en is op weg naar mevrouw Hoefnagels. Mevrouw Hoefnagels is 72 jaar en staat op de wachtlijst voor een opname in een verzorgingshuis. Ze is slecht ter been en kan het huishouden niet meer aan in haar eentje. Zolang ze nog zelfstandig woont, krijgt ze hulp van de thuiszorg. Als Patrick bij mevrouw Hoefnagels binnenkomt, wast hij de ontbijtboel af en ruimt de spullen weer in de kast. Hij merkt dat het afwasmiddel bijna op is. In de keuken ligt een opschrijfboekje voor boodschappen. Patrick schrijft gelijk op: 1 fles afwasmiddel. Bij het afruimen ziet hij ook dat er nog maar weinig kaas is. Hij zegt tegen zijn cliënte: De kaas is bijna op, zie ik. Zal ik weer twee ons gesneden belegen kaas op het boodschappenlijstje zetten? Dat vindt mevrouw Hoefnagels prima. Als de boel beneden opgeruimd is, gaat Patrick naar boven om haar bed te verschonen en de was in de wasmachine te doen. Als hij de was in de machine heeft gedaan, doet Patrick waspoeder in de lade voor het wasmiddel. Er is nog ruim voldoende wasmiddel. Maar Patrick komt erachter dat het flesje wasverzachter zo goed als leeg is. Nog een heel klein beetje komt eruit, maar eigenlijk al te weinig voor deze was. t Is wel geen ramp, maar Patrick vindt het toch vervelend. Als hij weer beneden is, zet hij direct wasverzachter op het boodschappenlijstje. Nu gaat hij koffie zetten. Terwijl ze samen een kopje koffie drinken, vraagt Patrick aan mevrouw Hoefnagels of ze nog dingen heeft voor het boodschappenlijstje. Ja, dat heeft ze. Er moeten stofzuigerzakken komen, want van het weekend heeft haar zoon de stofzuiger gebruikt en gelijk de laatste nieuwe zak erin gedaan. Patrick schrijft nauwkeurig het merk en serienummer op. Stofzuigerzakken heb je in zoveel soorten en maten. Het is vervelend als je met de verkeerde aan komt, want die passen dan niet in de stofzuiger. Patrick vraagt ook of er een nieuwe afwasborstel mag komen. Deze die ze nu heeft, is wel erg versleten, dat wast niet prettig af. Patrick neemt dan het hele boodschappenlijstje met haar door. Mevrouw Hoefnagels moet het zelf ook goed vinden wat Patrick allemaal heeft opgeschreven. In de thuiszorg heb je geen grote voorraad aan levensmiddelen of huishoudelijke artikelen. Dat is ook niet nodig. Maar je moet wel zorgen dat iemand niet mis hoeft te grijpen. Als Patrick de was gaat doen, blijkt er niet genoeg wasverzachter meer te zijn. Dat is vervelend. Nu kun je wel wassen zonder wasverzachter, het zou erger zijn als er geen wasmiddel meer genoeg was, want dan moet je eerst naar de winkel voor je met het werk verder kunt. Dat is niet handig werken. 16 HZW Digitale Content

17 Patrick doet het in het voorbeeld erg goed. Alles wat hij in zijn handen krijgt, beoordeelt hij op de hoeveelheid. Het valt hem direct op als er van iets te weinig voorraad is, of als iets versleten is. Hij schrijft dat gelijk op. Dat is belangrijk, want dan kan hij het niet meer vergeten. Patrick overlegt met mevrouw Hoefnagels of er nog meer moet komen en of ze het eens is met de dingen die hij al had opgeschreven. Ook vraagt hij naar het merk, zodat hij het juiste artikel kan kopen. 8 Bestellingen doorgeven Op de afdeling Madelief van de instelling voor verstandelijk gehandicapten, staat Saïd in het magazijn. Hij controleert of er nog voldoende voorraad is voor de huiskamer. Dat gebeurt altijd op donderdag. Zo op het oog wel. Saïd heeft het heel erg druk. Straks komt het warme eten alweer en dan moeten alle pupillen aan tafel zitten. Sommigen moeten worden geholpen met eten, anderen hebben alleen toezicht nodig. En het warme eten kun je niet koud laten worden omdat je nog een bestellijst moet invullen. Saïd gelooft het wel. De pupillen krijgen hun eten kant-en-klaar vanuit de keuken geleverd. Ze zullen dus niet van honger omkomen. Op vrijdagavond is het altijd gezellig in de huiskamer van de afdeling Madelief. De pupillen kijken samen naar een programma op de televisie, of ze doen een spelletje. Er is dan ook altijd frisdrank of een biertje en er zijn pinda s. Tamara vindt het leuk om avonddienst te hebben in deze groep cliënten. Ze vindt het ook leuk om het gezellig te maken. Tamara gaat naar het magazijn om een paar zakken met pinda s te halen. Hè, wat vervelend nou, er is nog maar één klein zakje pinda s. En nu ziet ze dat er ook al geen Seven-up meer is, alleen nog Cola, Sinas en een paar flesjes bier. Tamara zet alles wat ze kan vinden, op het wagentje dat ze bij zich heeft. Als ze hiermee de huiskamer in komt, zegt Tinus, één van de pupillen, dat ze te weinig pinda s heeft meegenomen en dat ze de Seven-up heeft vergeten. Tamara legt uit dat er niet meer pinda s zijn en ook geen Seven-up. Het gezicht van Tinus, dat eerst heel vrolijk stond, betrekt nu helemaal. De andere pupillen vinden het ook niet leuk. Sommigen beginnen te mopperen, anderen willen weten wiens schuld het is dat er zo slecht besteld is. Tamara doet haar best de stemming er weer in te brengen. Ze praat met allemaal en ze probeert begrip te kweken. Iedereen kan zich toch een keer vergissen? Ze zegt dat het er niet om gaat een schuldige aan te wijzen, maar dat het er nu om gaat hoe ze het toch gezellig kunnen hebben, ondanks dat er geen Seven-up is en er te weinig pinda s zijn. Het lukt Tamara wel om de stemming er weer in te brengen, maar ondertussen bedenkt ze dat dit wel een punt voor het werkoverleg is. Iemand kan slordig met bestellingen omgaan, maar een ander zit met de gebakken peren! HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 17

18 De voorraad controleren en weten wat er vervangen of bijbesteld moet worden is een goede voorbereiding op de bestelling. Een boodschappenlijstje voor het eigen huishouden maken, is eenvoudiger dan een bestellijst invullen voor een van de afdelingen van een instelling. In je eigen huishouden kun je - als je iets vergeten hebt - dat de volgende dag nog halen. In een instelling kan dat meestal niet. Ook duurt het vaak even voordat de bestelde artikelen in een instelling gebracht worden. Bestellen in een instelling: met grote zorgvuldigheid met behulp van voorraad- en inventarislijsten volgens het bestelsysteem van de instelling 8 Sommige cliëntgroepen kunnen slecht tegen onverwachte veranderingen. Dat speelt ook bij verstandelijk gehandicapten een rol. In dit geval is er op vrijdagavond altijd een aantal frisdranken en er is een vaste hoeveelheid pinda s. Als dat ineens anders is, kunnen deze cliënten daar onrustig van worden, somber of chagrijnig. Voor de begeleider van een zo n groep cliënten is dat moeilijk. Vooral s avonds of in weekenden is dat lastig, omdat je dan minder collega s hebt waar je op terug kunt vallen. Daarom moet je heel zorgvuldig te werk gaan bij het bestellen. Bestelformulieren Iedere instelling heeft eigen lijsten waar mee gewerkt wordt. Niet iedere instelling maakt onderscheid tussen inventaris- en voorraadlijsten. Ook heeft iedere instelling een eigen manier van bestellen. Bij de ene instelling kan een afdeling vrij bestellen tot een bepaald bedrag per maand. In andere instellingen moet ieder dubbeltje dat uitgegeven wordt, eerst overlegd worden met een leidinggevende. Ook de bestelsystemen verschillen. Bij de één gaat alles via de computer, bij de ander moeten bestellijsten ingevuld worden en bij weer een ander kun je telefonisch bestellingen doen, rechtstreeks bij de leverancier. Grote instel- 18 HZW Digitale Content

19 lingen hebben altijd een afdeling Inkoop die de bestellingen bij de leveranciers doet. De verschillende afdelingen dienen dan hun bestellijsten in bij de afdeling Inkoop. Die bestellijsten zijn ook weer voor iedere instelling anders. Grote instellingen werken vaak met bestellijsten die in drie- of viervoud ingevuld moeten worden. Degene die de bestellingen doet, is in het ene geval een leidinggevende, in het andere geval een medewerker van de afdeling die deze taak opgedragen kreeg. Hoe er in de instelling waar jij werkt, besteld moet worden, kun je het beste aan je leidinggevende of praktijkbegeleider vragen. Je houdt je natuurlijk aan de gebruiken van de instelling. De voorraden in een ziekenhuis HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 19

20 9 Omgaan met financiën De zelfredzaamheid van een cliënt wordt meebepaald door zijn vaardigheden op praktisch gebied. Als je niet weet wat het verschil is tussen tien euro of honderd euro, zul je door schade en schande wijs worden, of omkomen van de honger. Als je niet goed weet om te gaan met je spullen, zul je zo vaak nieuw moeten kopen dat je al gauw blut zult zijn. Een belangrijke praktische vaardigheid is het omgaan met financiën; belangrijk om goed te kunnen overleven in deze maatschappij. De waarde van het geld is voor veel cliënten tamelijk abstract. Een kind ziet iemand een ijsje eten en wil dan zelf ook een ijsje. Of het ziet leuk speelgoed in de winkel en wil dat dan hebben. Het is voor een kind of voor een verstandelijk gehandicapte soms moeilijk te begrijpen waarom je dat speelgoed van zeventig euro niet koopt, terwijl je wel een paar duizend euro op de bank hebt staan. En waarom kun je geen ijsje kopen van drie euro als je in je portemonnee wel vijftig euro hebt zitten? Elleke werkt bij een instelling voor verstandelijk gehandicapten. In het paviljoen waar ze werkt, wonen zeven verstandelijk gehandicapten bij elkaar. Ze krijgen iedere maand een paar honderd euro aan zakgeld waar ze hun kleding van moeten kopen, uitstapjes van betalen en eventuele extraatjes als cadeautjes voor familieleden of groepsleden of een keer iets lekkers om te snoepen. Het is voor de verschillende leden van de groep niet makkelijk om de waarde van het geld te begrijpen. Aan het begin van de maand denken ze alles te kunnen kopen en zijn ze geneigd die paar honderd euro zo aan van alles en nog wat op te maken. Elleke heeft afspraken met ze gemaakt wat wel en wat niet kan. Haar pupillen mopperen hierover. Ze vinden dat Elleke zich teveel bemoeit met hun zaken. Het is toch niet haar geld? Elleke besluit ze maar eens de gevolgen te laten voelen. Ze praat hier met de groep over en ze legt ook uit dat ze hen zal waarschuwen als ze denkt dat er te weinig geld overblijft voor de rest van de maand. Maar ze zijn vrij om haar advies al dan niet op te volgen. Iedereen is er razend enthousiast over. Eindelijk kunnen ze doen met hun geld wat ze zelf willen. Aan het begin van de maand is er een grote bazaar op het terrein van de instelling. Hier worden veel grappige dingen verkocht, van knuffels tot kledingstukken. Verschillende leden van de groep van Elleke geven hier al aardig wat geld aan uit. Bij de eerste twee uitstapjes eten ze zich tonnetje rond aan snoep en ijs. En als de maand halverwege is, blijkt het merendeel van de groep al helemaal door hun geld heen te zijn. Ze kunnen aan geen enkel uitstapje of activiteit 20 HZW Digitale Content

21 die geld kost, meer meedoen. Verdriet en boosheid strijden om de voorrang. Boos zijn ze vooral op zichzelf, maar ook op Elleke. Die had hen moeten tegenhouden toen ze te veel geld uitgaven. Elleke legt ze nog maar eens uit dat ze wel steeds gewaarschuwd heeft, alleen heeft ze niets verboden. Het was immers hun geld? Waar ze mee konden doen wat ze wilden? Door cliënten onder begeleiding de gevolgen van hun eigen gedrag te laten voelen, leren ze vaak veel meer en sneller dan wanneer je ze iets keer op keer uitlegt. Je moet natuurlijk wel uitkijken waar je mee bezig bent. Je kunt je cliënten geen lichamelijke risico s laten lopen; veiligheid staat altijd bovenaan. Ook milieuaspecten moet je niet uit het oog verliezen. In het voorbeeld van het zakgeld kun je de cliënten voorzichtig de gevolgen laten voelen. De groep moest van hun geld alleen maar extra dingen betalen. Alle echt belangrijke dingen als eten en drinken, wonen en dergelijke, werden in dit geval door de instelling betaald. Maar als de cliënten hun geld ook moeten besteden aan huur, licht, verwarming en voedsel, wordt het lastiger. Dan komen de basisbehoeften, en dus de gezondheid en veiligheid van je cliënten in gevaar. Budgetten In de kinderopvang zul je weinig met het beheren van geld te maken hebben. Dat doen de ouders. Ook van veel verstandelijk gehandicapten wordt het geld door de ouders of een andere wettelijk vertegenwoordiger beheerd. Soms beheer je wel een klein potje voor zakgeld. Naarmate cliënten zelfstandiger wonen, zul je meer met geld te maken krijgen. Niet dat je het geld dan volledig beheert, maar wel zul je moeten adviseren en ondersteunen. Als hulpmiddel hierbij kun je verschillende budgetten maken. Een budget is: een van tevoren vastgesteld bedrag dat je in een vastgestelde periode uitgeeft 9 HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 21

22 Als je een groepje begeleidt dat zelfstandig in een woongroep woont, zoals bij begeleid wonen, zul je vaak moeten helpen bij het beheer van de financiën. Cliënten weten niet altijd goed hoe ze met hun geld moeten omgaan. Ze hebben dat meestal niet geleerd. Je helpt ze door verschillende budgetten te maken. Bijvoorbeeld een budget voor schoonmaakartikelen, een budget voor levensmiddelen, eten en drinken, een budget voor kleding. Hoe groot die budgetten moeten zijn, hangt af van het inkomen van je cliënt. Je maakt eigenlijk een soort begroting: je bent aan het budgetteren. De meeste cliënten zullen echter op een minimuminkomen zitten. Je moet dus zuinig zijn met wat er is. Kasboekje Het is nuttig een kasboekje bij te houden van de uitgaven. Je weet bijvoorbeeld dat je een budget hebt van 100 per week voor de boodschappen. Dan schrijf je in de loop van de week alles wat je koopt aan boodschappen, in het kasboekje op. De kassabonnen die je krijgt als je afgerekend hebt, bewaar je. Je hebt ze nodig om alle uitgaven nauwkeurig in het kasboekje op te schrijven. Aan het eind van de week kun je precies zien of je niet teveel hebt uitgegeven, met andere woorden: of je het budget van 100 niet hebt overschreden. Als je dat wel hebt gedaan, kun je ook precies zien waar je teveel geld aan hebt uitgegeven. Door het bijhouden van een kasboekje heb je gelijk een verantwoording waar het geld gebleven is. Je krijgt zelf ook goed zicht op de uitgaven. Een kasboek uit 1907 Het is overigens niet de bedoeling dat je het beheer van de financiën van je cliënten van ze overneemt. Je moet ze leren met het geld om te gaan. Beslissingen over wat ze met het geld doen, moeten ze zelf nemen, je kunt alleen adviseren. Als het echt fout dreigt te gaan, moet je natuurlijk niet wachten tot de deurwaarder op de stoep staat. Schakel tijdig contactpersonen van je cliënten in of het maatschappelijk werk. Als je je cliënten begeleidt bij het beheer van hun financiën, kun je eerst samen met hen een onderscheid maken tussen persoonlijke budgetten en gezamenlijke budgetten. In een 22 HZW Digitale Content

23 woongroep moet iedereen een bijdrage leveren aan de gezamenlijke budgetten voor levensmiddelen, schoonmaakartikelen, onderhoud van de woning en vaste kosten als gas en licht en woonlasten. We noemen de kosten die elke maand/week terug komen de vaste lasten. Het is verstandig een apart budget te hebben voor onvoorziene uitgaven. Als er dan eens iets groots stukgaat, kun je dat zonder al te veel problemen vervangen. Daarnaast is er dan het persoonlijke budget. Dit kun je weer onderverdelen in een budget voor kleding, een budget voor persoonlijke uitgaven als toiletartikelen, hobby s, uitstapjes. Door de persoonlijke uitgaven bij te houden, kun je achteraf zien hoe het uitgavenpatroon is. Je ziet dan ook waar de problemen zitten. Geeft iemand teveel uit aan bijvoorbeeld allerlei luxe toiletartikelen, of juist aan te dure cadeautjes voor familie? Of geeft iemand soms veel te weinig uit voor zichzelf, loopt met versleten en kapotte kleren terwijl het kledingbudget niet aangeroerd wordt en iedere maand weer aangroeit? Het Nibud is een organisatie die alles weet over geld en hoe je daarmee om moet gaan. Het Nibud geeft ook persoonlijke budgetadviezen ( Betalingsverkeer Cliënten die voor het eerst een bankrekening krijgen, hebben in het begin begeleiding nodig. Meestal zal de begeleiding door de contactpersoon of een familielid gegeven worden. Dat is echter niet altijd mogelijk. Misschien moet jij ook een deel van de begeleiding geven. Het is ook mogelijk dat je het familielid moet adviseren in de begeleiding van de cliënt. Er is een aantal punten waarop je moet letten als een cliënt volledig over zijn eigen geld kan en moet beschikken. Je cliënt moet: de waarde van het geld kennen, de verschillende munten en het papiergeld het verschil tussen contant geld en giraal geld kennen en de bijbehorende betaalmiddelen zoals chipkaart, overschrijvingen, pinpas en creditkaart een maandbudget kunnen beheren. Contant geld is geld dat je letterlijk in je handen (of in je portemonnee) hebt: munten en bankpapier. Giraal geld is geld dat je wel uitgeeft, maar niet in handen hebt of krijgt. Je schrijft bijvoorbeeld de huur over naar de bank- of girorekening van de woningbouwvereniging. Giraal geld staat op je bankrekening; je weet dat je het hebt, maar je ziet het niet. Pas als je met een pinpas geld van je rekening opneemt, is giraal geld, contant geld geworden. HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 23

24 Chipknip en pinpas zijn hulpmiddelen waarmee je je girale geld kunt opnemen. Voor veel cliënten kan het handig zijn zo veel mogelijk vaste lasten automatisch te laten afschrijven van hun rekening. Het gebruik van de pinpas en chipkaart kan cliënten het idee geven dat het geld onbeperkt uit de muur komt en dat je met je pinpas en chipkaart onbeperkt aankopen kunt afrekenen. Het aanleren van discipline scheelt al een stuk en het thuislaten van de pinpas als je niet de bedoeling hebt iets te gaan kopen, kan sommige cliënten behoeden voor al te wilde aankopen. Pinnen: van giraal geld maak je contant geld 24 HZW Digitale Content

25 10 Tips voor de praktijk 1 Houd voorraden binnen minimum- en maximumgrenzen Als je teveel van iets op voorraad hebt, kun je het niet goed kwijt, het gaat bederven of je hebt het nooit nodig. Te weinig is ook niet goed, want dan grijp je mis. Het kan heel vervelend zijn als er iets niet is, wat je wel nodig hebt. Stel dat je al onder de douche staat, en de shampoo is op. Of je wilt koffie gaat zetten en de koffie is op. 2 Sla levensmiddelen volgens de fifo-methode op Wat je het eerst gekocht hebt, moet je ook het eerst gebruiken. De vla die je op maandag gekocht hebt, moet je eerder opeten dan de vla die je op woensdag gekocht hebt. 3 Houd inventaris- en voorraadlijsten bij Houd voorraadlijsten zorgvuldig bij, volgens de regels van de instelling. Breek je iets van het serviesgoed, vermeld dat dan op de inventarislijst, of geef het door aan degene die daarvoor verantwoordelijk is. Zo kan op tijd de voorraad of de inventaris aangevuld worden. 4 Let op de houdbaarheidsdatums: THT en de TGT THT geeft aan ten minste houdbaar tot en TGT geeft aan tot welke datum je het product kunt gebruiken. Houd die data in de gaten en zet je cliënten geen producten voor waarvan de houdbaarheidsdatum verlopen is. 5 Voor opengemaakte producten geldt de houdbaarheidsdatum niet meer Als je iets openmaakt, geldt daarna de houdbaarheidsdatum niet meer. Er kan nu zuurstof bij het product komen waardoor het sneller kan bederven. Om diezelfde reden moet je ook geen voorverpakt vlees kopen waarvan de verpakking (het cellofaan) beschadigd is. HZW DC 28 Voorraad- en budgetbeheer 25

26 Bestellen in een instelling 6 Wees zorgvuldig in je bestellingen Houd nauwkeurig bij wat gebruikt is en wat er opnieuw moet komen. Sommige cliënten zijn erg gehecht aan hun vaste drankjes en hapjes. Ga dan niet voor de variatie ineens Cola bestellen als de cliënten gewend zijn aan Sinas. 7 Houd de voorraadlijst en de inventarislijsten nauwkeurig bij In instellingen kun je alleen bestellen volgens een bepaald systeem. Soms moet je daarvoor lijsten invullen. Gebruik dan de voorgeschreven lijsten. 8 Help je cliënt met het budget om te gaan Overschrijd een budget niet en help je cliënt zich eraan te houden. Geef advies en leg uit waarom iets niet aangeschaft kan worden. 9 Maak budgetten voor de verschillende uitgaven Maak budgetten (potjes) voor levensmiddelen, huishoudelijke artikelen, kleding, enzovoort. Doe dit in overleg met je cliënten. De één wil meer aan kleding uitgeven, de ander meer aan een hobby. Zorg ook dat de cliënten wat geld sparen om in onvoorziene uitgaven te kunnen voorzien. 10 Zorg dat er altijd voldoende geld is voor eten en drinken Cliënten kunnen in hun enthousiasme voor iets een hobby, kleding, iets moois voor in de huiskamer wel eens vergeten dat ze ook nog geld voor eten en drinken nodig hebben. Voorkom dat er geld uit het budget voor eten en drinken aan andere dingen besteed wordt. 11 Houd een kasboekje bij of laat de cliënt dat doen Door een kasboekje krijg je overzicht over de uitgaven. Je kunt dan precies zien waar je op kunt bezuinigen, mocht dat nodig zijn. Ook voor cliënten kan dat verhelderend zijn. 26 HZW Digitale Content