ICT regelement NNCZ. 1.1 Werken met computerfaciliteiten

Transcriptie

1 ICT regelement NNCZ In dit document wordt aangegeven welke huisregels binnen de NNCZ gelden voor het gebruik van Residentweb, SDB software, en internet evenals andere applicaties, computers en netwerken. Bij handelen in strijd met deze huisregels, het belang van de NNCZ of algemeen geldende normen voor het gebruik worden disciplinaire maatregelen getroffen. Afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding zullen die maatregelen arbeidsrechtelijke consequenties kunnen hebben. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar regels voor: 1 Gedragsregels werken met computerfaciliteiten 2 Gebruikersnaam en wachtwoord 3 Software licenties en installatie software 4 Gebruik internet en 5 Delen van informatie 6 Gebruik van apparatuur en media onderweg 1.1 Werken met computerfaciliteiten De computerfaciliteiten van de NNCZ en eventueel ter beschikking gestelde mobiele apparaten zijn bedoeld voor zakelijk gebruik. De ter beschikking gestelde ICT-apparatuur dient te worden gebruikt conform de voorschriften en/of aanwijzigen. De medewerker is verplicht zich te houden aan de algemene instructies voor het gebruik van de computerfaciliteiten. Instructies en aanwijzingen die tijdens het gebruik van de computerfaciliteiten worden gegeven, moeten worden opgevolgd. ICT-apparatuur mag alleen worden verplaatst door afdeling ICT. Netwerkaansluitingen (kabels) mogen niet worden gewijzigd. Aanwijzingen ten aanzien van beveiliging zoals virusbestrijding dienen opgevolgd te worden. De medewerker zal geen acties ondernemen of pogingen hiertoe doen, die de continuïteit of de beveiliging van de computerfaciliteiten van de NNCZ ondermijnen. Incidenten die het normale gebruik van de voorzieningen verstoren dienen meteen aan de leidinggevende en aan afdeling ICT gemeld te worden. De medewerker zal de werkplek zorgvuldig gebruiken en beheren en zorgen dat deze werkplek bij tijdelijke of langdurige afwezigheid niet onbeheerd wordt achtergelaten. Er zijn dus geen documenten en gegevens met vertrouwelijke informatie zichtbaar op het computerscherm of het fysieke bureaublad. Daarnaast zal de medewerker de computer afmelden bij langere afwezigheid. De medewerker is terughoudend met het afdrukken van gegevens op printers en zal de vertrouwelijkheid van afgedrukt materiaal waarborgen. Om te voorkomen dan andere mensen de papieren lezen en/of meenemen is het belangrijk dat de medewerker afgedrukte pagina s zo snel mogelijk uit de printer haalt.

2 Wachtwoorden Standaardwachtwoorden of initiële wachtwoorden (b.v Welkom123 bij uitgifte) dienen direct te worden gewijzigd. Gebruikersnaam en wachtwoord zijn strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. Het wachtwoord voldoet aan de hieraan gestelde eisen wat wachtwoordsterkte betreft: Minimaal 6 karakters; Bevatten letters, hoofdletters en cijfers, liefst ook leestekens of symbolen (zie ook bijlage A; Het wachtwoord bevat geen woorden, namen of andere makkelijk herleidbare combinaties. Het is NIET toegestaan om de gebruikersnaam en het wachtwoord aan derden of collega's beschikbaar te stellen. De gebruiker is gehouden de combinatie gebruikersnaam en wachtwoord(en) zorgvuldig te beheren. De medewerker zal bij constatering van misbruik van zijn of haar combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord afdeling ICT hiervan meteen in kennis stellen. Het wachtwoord dat toegang geeft tot de ICT-voorzieningen dient regelmatig (minimaal eens per jaar) te worden gewijzigd. Het is niet toegestaan: a) zich toegang te verschaffen tot gegevens waartoe men niet bevoegd is; b) gebruikersnamen en wachtwoorden te gebruiken die niet op reglementaire wijze zijn verkregen; c) zich toegang te verschaffen tot ICT-apparatuur, data en applicaties waarvoor geen rechten zijn verleend. 1.2 Software licenties en installatie software Gebruikers dienen zich te houden aan de bepalingen in de licentieovereenkomst(en). Het is niet toegestaan applicaties te (laten) installeren waarvoor de NNCZ geen licentie(s) bezit. Het is niet toegestaan software of computers te installeren zonder toegang van afdeling ICT. Programmatuur en data mogen niet worden gekopieerd zonder voorafgaande toestemming van afdeling ICT. 1.3 Gebruik internet en Algemeen Voor het gebruik van internet en gelden de volgende algemene regels. De bestuurder van de NNCZ is bevoegd de toegang tot bepaalde internetsites te beperken. In ieder geval worden sites met een racistische, discriminerende, pornografische of op entertainment gerichte inhoud geweerd. De bestuurder van de NNCZ kan een gegeven recht tot het gebruik van het internet of een bepaald deel daarvan te allen tijde intrekken.

3 1.3.2 Gebruik Voor het gebruik van internet en gelden de volgende regels: Internet Voorzieningen om gebruik te maken van het internet en te verzenden en te ontvangen worden conform de voorschriften of aanwijzingen. Het is in beginsel niet toegestaan om de internetvoorzieningen van de NNCZ te gebruiken voor het opzoeken van of toegang verkrijgen tot informatie die niet in directe relatie staat tot het werk. Het gebruik van het internet voor persoonlijke doeleinden is niet toegestaan. Onder persoonlijke doeleinden worden in ieder geval begrepen: - het spelen of downloaden van spelletjes, - winkelen, - gokken of deelnemen aan kansspelen, - het bezoeken van chat- en babbelboxen, - deelname aan niet-zakelijke nieuwsgroepen, - abonnementen op e-zines, nieuwsbrieven e.d. Het is de medewerker niet toegestaan om op het internet - sites te bezoeken die racistisch, discriminerend, pornografisch of om andere redenen aanstootgevend materiaal bevatten, dan wel dit materiaal te bekijken of te downloaden, - zich op het internet ongeoorloofd toegang te verschaffen tot niet-openbare bronnen, - zonder toestemming van de rechthebbende informatie waartoe hij via het internet toegang heeft gekregen te veranderen of te vernietigen. De medewerker die ongevraagd informatie of materiaal van bovengenoemde aard krijgt aangeboden is verplicht dat te melden aan afdeling ICT. De medewerker is verplicht (onbedoelde) inbreuken op de beveiliging aan afdeling ICT te melden. Het is de medewerker ook op andere manieren niet toegestaan om op of via het internet in strijd met de wet of onethisch te handelen. Het is de medewerker niet toegestaan om door middel van - anoniem of onder een andere of fictieve naam berichten te versturen, - racistische, discriminerende, seksueel getinte, dreigende of beledigende berichten, evenals kettingmailberichten te verzenden of door te sturen, - iemand elektronisch lastig te vallen. - zonder toestemming van het bevoegd management berichten te versturen aan meer dan 50 adressen tegelijkertijd. De medewerker die berichten van bovengenoemde aard aangeboden krijgt is verplicht dat te melden aan afdeling ICT. De medewerker die niet-zakelijke ontvangt is verplicht de afzender te vragen de verzending daarvan te staken.

4 1.3.3 Controle Voor controle op het gebruik van internet en gelden de volgende regels. Het gebruik van internet en kan worden vastgelegd. Inkomend materiaal en berichten zullen worden gecontroleerd op virus en andersoortige verontreinigingen. Materiaal of een bericht dat virus of andersoortige verontreinigingen bevat kan worden tegengehouden. De medewerker die materiaal of een bericht ontvangt ten aanzien waarvan hij vermoedt dat het virus of andersoortige verontreinigingen bevat is verplicht dat te melden aan afdeling ICT. In het geval van een ernstig vermoeden van gebruik van internet of in strijd met dit reglement, kan het gebruik van de medewerker na opdracht van de bestuurder van de NNCZ gecontroleerd worden aan de hand van de registratie van diens gebruik. De aldus verkregen gegevens worden bewaard zolang dat voor het onderzoek en de afwikkeling daarvan noodzakelijk is. 1.4 Delen van Informatie Informatie van de NNCZ en cliënten dient voordat dit op openbare plaatsten gepubliceerd wordt (bijvoorbeeld op een website of een forum) vooraf goedgekeurd te worden door de bestuurder van de NNCZ. Vertrouwelijke gegevens en NNCZ-gevoelige informatie mogen niet zonder toestemming van de bestuurder van de NNCZ via het internet worden verstuurd. Vertrouwelijke gegevens en NNCZ-gevoelige informatie worden met het oog op verzending via het internet versleuteld. 1.5 Gebruik van apparatuur en media buiten de instelling Het is de medewerker niet toegestaan hard- en software, dossiers, USB-sticks en andere media mee te nemen buiten de instelling zonder toestemming van een leidinggevende. Voor gebruik buiten de instelling gelden tenminste alle regels die hierboven zijn genoemd. De medewerker is verantwoordelijk voor zorgvuldige omgang en de nodige maatregelen tegen diefstal en verlies van de meegenomen zaken. Mobiele media dient afdoende beveiligd te zijn tegen ongeoorloofde inzage door derden via versleuteling.

5 Bijlage A - Stappenplan voor een veilig wachtwoord Onder een veilig wachtwoord wordt verstaan: een schijnbaar betekenisloze reeks van letters, cijfers en symbolen. Als u de hier beschreven stappenplan volgt en de tips wat u niet moet doen opvolgt, is het maken én onthouden van een veilig wachtwoord niet zo moeilijk. Wat u niet moet doen Gebruik uw NNCZ-wachtwoord nooit als wachtwoord voor andere systemen. Gebruik niet uw login naam als wachtwoord. Gebruik ook niet (een deel van) uw voor- of achternaam, geboortedatum of pincode, of een combinatie daarvan. Neem niet de naam van uw hond, kat, paard of kinderen (ook geen delen daarvan of een standaard misspelling). Ook een achterstevoren gespeld woord of eigennaam levert een te zwak wachtwoord op. Gebruik geen standaardreeksen als wachtwoord zoals of a b c d e f g of naast elkaar gelegen letters op het toetsenbord zoals q w e r t y u i of q 2 w 3 e 4 r 5. Gebruik geen gehele woorden (zelfs geen scheldwoorden) als wachtwoord. Stap 1. Kies een methode Bedenk een zin waarin een getal voorkomt dat u gemakkelijk kunt onthouden. Bijvoorbeeld: Luctor et Emergo Ook titels van liedjes of boeken zijn vaak gemakkelijk te onthouden, bijvoorbeeld: Over 25 jaar zal ik jou nog steeds beminnen. De gekozen zin is de basis van uw veilige wachtwoord. U gebruikt de eerste letter van elk woord in de zin en neemt ook (in de juiste volgorde) het getal en de eventuele leestekens over. U krijgt dan bijvoorbeeld: L e E of O 2 5 j z i j n s b Zorg ervoor dat u namen, zelfstandige naamwoorden en getallen gebruikt die voor u betekenis hebben. Bijvoorbeeld: uw voornaam is Karin; u haat chips; u bent in 1984 getrouwd. U kunt de letters en cijfers combineren tot een wachtwoord. Bijvoorbeeld: Kch19ip84s (Karinchips 1984). Stap 2. Maak het sterker Om uw wachtwoord te versterken kunt u het langer of complexer maken. Een goed wachtwoord is minimaal acht posities lang. Een goede methode is het combineren van hoofd- en kleine letters, of het vervangen van letters door symbolen, leestekens en/of hoofdletters. Bijvoorbeeld: u vervangt een a door een i door een! en een s door een $. Maak het niet te complex: zodra u uw wachtwoord moet opschrijven om het te kunnen onthouden of reconstrueren bent u te ver gegaan. Stap 3. Test uw wachtwoord Test de veiligheid van uw nieuwe wachtwoord bijvoorbeeld met de Password Checker van Microsoft (op