Jaarverslag Stichting Odion Purmerend

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 Stichting Odion Purmerend 1

2 INHOUDSOPGAVE JAARVERSLAG 2012 STICHTING ODION Pagina Voorwoord 1. Uitgangspunten van de verslaglegging 4 2. Profiel van de organisatie Algemene gegevens Structuur van de organisatie Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Belanghebbenden 5 3. Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance code Raad van Bestuur Toezichthouders Bedrijfsvoering Zeggenschap en cliëntenraden Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Kwaliteitsbeleid algemeen Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van zorg Klachten Toegankelijkheid Veiligheid Kwaliteit t.a.v. medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Financieel beleid 29 2

3 Jaarverslag 2012 Stichting Odion Voorwoord Maatschappelijk verslag of directieverslag, er is veel over te schrijven en er is veel over geschreven. Voor Odion is het belangrijk dat verantwoording aan de cliënt een belangrijk onderdeel is van het jaardocument als markering van een af te sluiten periode. De vorm is daarin niet het allerbelangrijkste. Natuurlijk, Odion houdt zich aan alle relevante wet- en regelgeving, ook als die betrekking heeft op de wijze van verantwoording. Het meest belangrijk is echter dat wij verantwoording af leggen aan de mensen die een beroep op ons doen. Als wij het aan de cliënt kunnen uitleggen dan kunnen wij het ook aan de stakeholders uitleggen is daarin een belangrijk adagium. En eigenlijk vindt die verantwoording elke dag plaats. Toch is er een moment in het jaar waarop wij betrokken maar ook met enige afstand kijken naar de praktijk van alle dag. Is er een verantwoordingsmoment dat een eigen kleur heeft. Dat moment is het moment dat wij het directieverslag schrijven. In het directieverslag staan bedrijfsprocessen centraal, bedrijfsprocessen die ten dienste staan van de zorg en dienstverlening. Bedrijfsprocessen die wij hebben ingericht maar die soms sterk zijn bepaald door externe eisen. Terechte eisen en soms ook eisen waar wij vragen bij stellen omdat zij voor ons moeilijk te verbinden zijn met het primaire proces. In 2013 staan wij aan de vooravond van belangrijke veranderingen in de zorg aan mensen met een beperking. Veranderingen die eerst en vooral hen zelf zullen raken maar ook veranderingen die diep ingrijpen op de wijze waarop wij ons ondersteuningsproces hebben georganiseerd. Vanuit onze maatschappelijke verantwoordelijkheid gaan wij die uitdaging graag aan. Ook in de komende jaren leggen wij graag verantwoording af. Wij weten nog niet in welke vorm. Cliënten, ouders, contactpersonen èn de maatschappij hebben er in ieder geval recht op om bij ons in de keuken te kijken. Jaarlijks maar wat ons betreft ook tussendoor! Raad van Bestuur H.J.M. Steen 3

4 1. UITGANGSPUNT VAN DE VERSLAGLEGGING Het jaarverslag is onderdeel van het. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over alle processen binnen Odion, over het primaire proces maar ook over de bedrijfsprocessen die ten dienste daarvan staan. In het verslag zijn een verslag van de bestuurder en van de raad van toezicht opgenomen. 2. PROFIEL VAN DE ORGANISATIE 2.1 Algemene gegevens Naam rechtspersoon Odion Rechtsvorm Stichting Adres Purmerweg 19 A Postcode 1441 RA Plaats Purmerend Telefoonnummer NZa-nummer KVK-nummer adres info@odion.nl Internet pagina Certificering HKZ/ISO 9001 KIWA (certificaat tot 15 januari 2014) 2.2 Structuur van de organisatie De stichting heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. De lijnorganisatie is opgebouwd uit clusters. Binnen de clusters vind de ondersteuning aan onze cliënten plaats. Zij worden daarin bijgestaan door enkele lijnondersteunende diensten. De medewerkers in het primaire proces èn zij die hen daarin ondersteunen werken allemaal vanuit de visie van de organisatie. Op centraal niveau is de medezeggenschap van cliënten in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten geborgd in de Centrale Medezeggenschapsraad, terwijl op decentraal niveau Clusterraden functioneren. Zeggenschap van cliënten wordt zo veel mogelijk gestimuleerd en in een actief proces gestimuleerd, o.a. op basis van de participatieladder en door de mogelijkheid om formeel advies uit te brengen aan de bestuurder. Odion heeft een belang in en werkt nauw samen met de Stichting Odibaan (gecertificeerde jobcoachorganisatie voor mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt) en Stichting Pieter Bell. Stichting Pieter Bell is in 2001 opgericht door Odion met als doel restauratie, beheer en exploitatie van een Volendammer kwak (VD 84), waardoor een arbeidsproject voor verstandelijk gehandicapten met bijzondere hulpvragen mogelijk is geworden. Omdat de verwevenheid met Odion op bestuurlijk, organisatorisch en financieel gebied op dit moment nog groot is, zijn de jaarrekeningen van deze stichtingen geconsolideerd in de jaarrekening van Odion. Het voornemen bestaat om in 2013 te komen tot een juridische fusie tussen de stichting Pieter Bell en Odion waarbij alle rechten en plichten van Pieter Bell onder algemene titel overgaan naar Odion. 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Odion is toegelaten voor alle AWBZ-functies. De werkzaamheden van Odion hebben betrekking op ondersteuning van mensen met een verstandelijke, lichamelijke of zintuiglijke (auditieve) beperking. De wijze waarop de zorg wordt geboden is zeer divers, maar steeds is het uitgangspunt om professionele zorg in al zijn aspecten te borgen in nieuwe 4

5 verschijningsvormen. De professionele ondersteuning die Odion biedt is randvoorwaarde voor de kwaliteit van bestaan van haar cliënten. Odion wil cliënten ondersteunen op de verschillende levensterreinen en in de verschillende levensfasen, hetgeen betekent dat Odion veel samenwerkt met andere organisaties die kunnen bijdragen aan een goede kwaliteit van bestaan. De verantwoordelijkheid die Odion heeft als zorgorganisatie en de verantwoordelijkheid die de gemeenten hebben voor hun burgers gaan elkaar steeds meer raken. Parallel daaraan ontwikkelt Odion zich van een categorale organisatie voor gehandicaptenzorg tot een maatschappelijke organisatie in bredere zin die over een brede deskundigheid op het terrein van ondersteuning aan mensen met een beperking beschikt Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Cliënten: Aantal cliënten (uniek, zonder dubbeltelling) Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar 423 Aantal cliënten dagactiviteiten per eindeverslagjaar (incl. ZZP/VPT) 450 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten 340 Capaciteit: Aantal plaatsen Aantal beschikbare plaatsen verblijf per einde verslagjaar inclusief GVT Productie: Aantal Aantal ZZP en VPT dagen Aantal dagdelen dagactiviteiten Aantal uren extramurale productie Personeel: Aantal personen Aantal fte Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten: Bedrag in euro's (x 1000) Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro's) Waarvan budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Odion is werkzaam in de regio s Zaanstreek, Waterland en Kennemerland. 2.4 Samenwerkingsrelaties Odion is een organisatie met een groot aantal samenwerkingspartners. Van oudsher is Odion een netwerk georiënteerde organisatie en dat belang neemt mede in het licht van de decentralisaties en transities toe. Samen met onze partners streven wij naar een maximale kwaliteit van leven voor onze cliënten. Een actief relatiemanagement is daarvoor onontbeerlijk. Odion is ontstaan als een categoriale organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Inmiddels ook werkend voor mensen met een lichamelijke en/of auditieve beperking hebben wij ons ontwikkeld tot een maatschappelijke organisatie met een bredere scope. De komst van de WMO zal dat proces nog intensiveren. Enkele voorbeelden van samenwerkingsrelaties: OGGZ: Vanaf 2005 denkt en doet Odion actief mee op het terrein van de Openbare Geestelijke Gezondheidszorg, bijvoorbeeld als het gaat om mensen met een beperking die geneigd zijn elke zorg te mijden. In het kader van de WMO-ontwikkelingen denkt Odion mee over de wijze waarop de ondersteuning van deze kwetsbare groep ook in de toekomst kan 5

6 worden geborgd. In 2012 is veel energie gestoken in de totstandkoming van een brede centrale toegang tot de OGGZ, discussie is er over de wijze waarop de taken van het Team Bemoeizorg daarin kunnen worden geborgd. o Odion maakt deel uit van het Directeurenoverleg in de Zaanstreek. In dit overleg vindt bestuurlijke afstemming plaats tussen instellingen en met de gemeente over de decentralisatie- en transitieprocessen. o In het kader van de totstandkoming van het Strategisch Vastgoedbeleid vinden ook verkenningen plaats met Woningbouwcorporaties om te komen een verdieping van de samenwerking die zich ook richt op beheersmatige aspecten. o Onderwijsinstellingen Zaanstreek/Waterland, zowel in het kader van de Brede Schoolontwikkeling als met enkele ROC s rondom het bieden van aangepaste onderwijsprogramma s aan mensen met een beperking. o Samenwerking op het gebied van specifieke expertise, o.a. met VISIO en in het kader van het convenant Autisme. o Kentalis: de samenwerking met de Kentalis is in de loop der jaren verschoven van een actieve ondersteuning van de ontwikkeling van woon- en dagbesteding binnen Odion voor mensen met een zintuiglijke beperking naar het inzetten van specifieke expertise binnen Odion als totaal. o Alliantie M3: Odion is een enthousiaste deelnemer aan dit samenwerkingsverband met een aantal collega-instellingen. M3 staat voor de menselijke maat gemobiliseerd. M3 wil een tegenmacht vormen in processen die eerder tot vervreemding leiden dan dat zij daadwerkelijk gericht zijn op de kwaliteit van het individuele bestaan. Bedoeling is dat er verschillende platforms ontstaan waar de deelnemers elkaar in directe zin kunnen ontmoeten: kennismanagement, P&O en kwaliteitsontwikkelingen zijn daar voorbeelden van. In het verslagjaar was de bestuurder van Odion voorzitter van de Alliantie. o Met alle gemeenten in het werkgebied hebben in 2012 gesprekken plaatsgevonden over de contouren van de WMO. Met het Zorgkantoor Zaanstreek/Waterland heeft ook in 2012 een intensief verkeer plaatsgevonden. Hoewel de veelal landelijk bepaalde zorginkoopprocessen logischerwijze niet altijd matchen met de specifieke omstandigheden en behoeften bij Odion is de collegiale en functionele relatie zonder meer goed te noemen. Het in verband met de WMO genoemde argument dat het Zorgkantoor (te) ver afstaat van mensen met een beperking wordt in ieder geval gelogenstraft in de persoon van de relatiemanager die zelfs op zeer betrokken wijze deelgenoot was van de pilot beelden van kwaliteit. 3. BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING EN MEDEZEGGENSCHAP 3.1. Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance Code De Zorgbrede Governance Code is van toepassing op en wordt nageleefd door het bestuur van Odion Raad van Bestuur Sinds 1 januari 1999 is sprake van een bestuursmodel waarin bestuur en toezicht wordt uitgeoefend door een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. De statuten zijn in hoofdlijnen gebaseerd op het model van de NVZD. Formele kaders in samenhang met de statuten zijn het Reglement van de Raad van Toezicht, het Bestuurs- en Directiereglement en een competentieschema. Het competentie schema is inmiddels aangepast aan de gewijzigde topstructuur. De samenstelling van de Raad van Bestuur is als volgt: 6

7 Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties De heer mr. H.J.M. Steen MHA Raad van Bestuur Stichting Pieter Bell, secretaris Lid Raad van Advies Zorgkantoor Arbiter scheidsgerecht voor de gezondheidszorg Lid klachtencommissie Volkshuisvesting Purmerend Odibaan, penningmeester Klachtencommissie Esdégé-Reigersdaal, voorzitter lid redactie BoardroomZorg voorzitter Alliantie M3 7

8 3.1.3 Toezichthouders De samenstelling van de Raad van Toezicht per 31 december 2012 is als volgt: Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties De heer H.G. Ouwerkerk Lid Raad van Toezicht (per 1 januari 2010 voorzitter) Vice-voorzitter Commissie Milieu effect rapportage Utrecht Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Juridisch Loket Utrecht Voorzitter Raad van Toezicht Talant Heerenveen Voorzitter Raad van Toezicht IJsterk Amsterdam Bestuurslid stichting d Ons Naarden De heer drs. R.P.D.F. van Waterschoot Lid Raad van Toezicht Vice Voorzitter Manager Marketing & Verkoop GGZ Mevrouw drs. A. van Langen Lid Raad van Toezicht Lid RvC Woningstichting Den Helder Directeur RSWP Raadslid Medemblik De heer J.R. Steketee Lid Raad van Toezicht Bestuursadviseur Cordaan De heer drs. P.A.M. Saelman Verslaglegging Lid Raad van Toezicht Manager Zorgkantoor Noord- Holland Noord Raad van Toezicht In 2012 is de Raad van Toezicht samen met de Raad van Bestuur en meestal in aanwezigheid van de directeur Bedrijfsvoering 5 maal bijeen geweest voor een reguliere vergadering. Eén van deze vergaderingen was in het bijzijn van alle clustermanagers. Daarnaast hebben 2 overleggen plaatsgevonden met de Ondernemingsraad. In deze vergaderingen heeft de Raad de voorstellen van de Raad van Bestuur getoetst en deze, voor zover op grond van zijn statutaire goedkeuringsbevoegdheid noodzakelijk, goedgekeurd. Dit betrof onder meer de begroting 2012, het jaarverslag 2011 en de jaarrekening Uitvoerige aandacht werd geschonken aan de ontwikkelingen - zowel naar inhoud, financiën als wettelijk kader - op het gebied van het accommodatiebeleid. Ook de gewijzigde contractuele relatie met het Zorgkantoor stond op de agenda, evenals strategische vragen die de positionering van Odion betreffen in het licht van de vele veranderingen in wetgeving en beleid. In het jaar 2012 is in het bijzonder aandacht besteed aan: - Managementletter Jaarrekening Jaardocument maatschappelijke verantwoording Voorgenomen speerpunten Jaarplan Raad van Bestuur 2013 en risicobeheersingsmodel - Consequenties bezuinigingen van overheidswege - Mogelijkheid en wenselijkheid van Strategische samenwerking 8

9 - Goedkeuring begroting Treasurystatuut - Vastgoedbeleid - Terugkerend onderwerp is de stand van zaken rond de Wmo - ICT beleid - Stand van zaken Odibaan - Update risicomodel - Besturingsfilosofie Vitaal Organiseren - Rooster van aftreden RvT - BTW afdracht commissarissen - Rapportage cliëntenraadpleging De jaarrekening 2012, die afsluit met een positief saldo ter grootte van is door de Raad op 28 mei 2013 goedgekeurd. H.G. Ouwerkerk voorzitter Raad van Toezicht 9

10 Raad van bestuur De transitie waar Odion voor staat zal alle aspecten van de bedrijfsvoering gaan raken. Betroffen alle wijzigingen tot nu toe veranderingen binnen het systeem van de AWBZ, thans is er sprake van een transitie die gebaseerd is op een ander sturingsconcept. Het stelt Odion voor de uitdaging om in nieuwe verhoudingen kwalitatief goede dienstverlening te blijven bieden. Opdracht en uitdaging is om de komende jaren voor minder middelen toch een maximale waarde te creëren voor mensen met een beperking. Odion wil zo veel mogelijk van de bestaande zorg handhaven, niet als een doel op zich maar wel omdat binnen de systematiek van de AWBZ een grote kwaliteitsverbetering heeft plaatsgevonden van mensen die levenslang en levensbreed afhankelijk zijn van anderen in hun omgeving. Het jaar 2012 heeft in enerzijds in het teken gestaan van de verdere professionalisering van de organisatie, anderzijds waren de contouren van de WMO al zichtbaar. Een en ander heeft geleid tot een procesmodel op basis waarvan de verantwoordelijke managers opdracht hebben gekregen diverse scenario s uit te werken. De majeure bezuiniging op vervoer, de inhoud van het Regeerakkoord en de voortgaande beleidsdynamiek leiden er toe dat deze opdrachten allerminst statisch zijn en voortdurend worden opgeschaald, ook in de richting van scenario s die leiden tot een krimp van onderdelen van de organisatie. Het jaar 2012 is afgesloten met een uiterst positief financieel saldo. Budgetdiscipline en een voortdurende optimalisatie van bedrijfsprocessen zijn hier debet aan. Helaas wordt Odion door krapte in de regionale contracteringsruimte beperkt in ambities om kandidaten op wachtlijsten voor wonen te bedienen. In combinatie met een aarzelende vastgoedmarkt en de aanstaande decentralisaties leidt dit tot een toenemend risicoprofiel voor het maatschappelijk ondernemen. In 2012 is de laatste hand gelegd aan een Strategisch Vastgoedplan dat in januari 2013 aan de Raad van Toezicht is gepresenteerd. Naast alle aandacht voor de harde aspecten in de bedrijfsvoering financiën, vastgoed, ict heeft Odion in het verslagjaar veel geïnvesteerd in de inhoudelijke professionalisering, o.a. leidend tot een in november jl. gehouden dag over het thema goede zorg en bemoeizorg. Strategisch staat Odion voor een grote uitdaging. De visie van de organisatie, de kwaliteit van de opgebouwde dienstverlening, de flexibiliteit van medewerkers èn de inrichting van onze bedrijfsprocessen geven echter vertrouwen dat de specifieke deskundigheid ook in nieuwe verhoudingen kan worden geborgd! 10

11 3.2 Bedrijfsvoering In de jaarverslagen over voorgaande jaren is steeds een beschrijving gegeven van het planning en control systeem. Het systeem draait stabiel en voldoet aan de daaraan te stellen wettelijke transparantie- eisen voor de bedrijfsvoering. Opzet en werking worden ieder jaar in het kader van de controle op de jaarrekening door de externe accountant beoordeeld en voldoende bevonden. Daar waar mogelijk worden vereenvoudigingen en verbeteringen toegepast. Voor het ons verantwoorden op de wijze waarop Odion met risico s omgaat willen we aansluiten bij het in november 2010 beschikbaar gekomen publieke management letter Nieuwe Bakens voor de Zorg. In deze rapportage wordt door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants op basis van vijf signalen aanbevelingen geformuleerd, waarbij het accent ligt op het onderkennen van bestuurlijke risico s op financieel en administratief gebied. Onderstaand zal per beschreven signaal de diagnose van de situatie bij Odion worden benoemd en van commentaar voorzien. 1. Veranker de zorgbrede governance code in de instelling en besteed hierbij aandacht aan integraal risico beheer. Statuten, bestuur en directie reglementen zijn allen recent aangepast en besproken met Raad van Toezicht; verhouding tussen bestuur en toezicht worden jaarlijks besproken. Raad van Toezicht reflecteert eigen functioneren in evaluatie Naast overleggen met Raad van Bestuur wordt twee maal per jaar met ondernemingsraad overlegd. Komend jaar staan inhoudelijke thema s op de planning waarbij (cluster) management wordt uitgenodigd Odion werkt met een eenvoudig schema waarin alle risico s als aandachtsgebieden zijn benoemd; dit format komt tevens in jaarplannen terug Borging financiële eind verantwoordelijkheid is in 2011 bij het versmallen van de Raad van Bestuur van twee personen naar een persoon gecompenseerd door de rol van de controller aan te passen naar die van directeur bedrijfsvoering Externe accountant wordt twee maal per jaar uitgenodigd om in de Raad van Toezicht de management letter en accountantsverslag toe te lichten 2. Maak het bedrijfsmodel inkomensgericht, zonder hierbij het oog te verliezen voor de kwaliteit van de zorg De management informatie is zoveel als mogelijk per locatie / product ingericht waardoor inzicht bestaat in de bijdrage van de resultaat verantwoordelijke eenheid in het totale resultaat van Odion. Kosten van ondersteuning worden door middel van sleutels aan deze eenheden toegerekend. Teamleiders worden via een Business Intelligence tool van alle actuele gegevens op de hoogte gehouden; via stoplichten overzichten in hun scherm per indicator is snel te zien waar positief of negatief wordt afgeweken van de begroting. Naast financiële gegevens gaat het om personele gegevens (formatie, ziekteverzuim), productie gegevens, indicatie, zorgplan gegevens e.d. In opleidingsprogramma s zit een onderdeel planning en control waarin de belangrijkste zaken worden getraind Naast meer jaren overzichten is voor inzicht in de flexibiliteit inde kostenstructuur van Odion een cijferopstelling gemaakt voor meningsvorming over de noodzakelijke schaalgrootte van Odion 11

12 3. Actualiseer het huisvestingsbeleid en houdt het oog hierbij op de toekomst gericht In de clusters wordt met accommodatie plannen gewerkt. Odion heeft een beperkt aantal locaties in eigendom en huurt voor de meeste cliënten appartementen van woningbouwcorporaties. Afwaardering van boekwaarde op de in eigendom zijnde locaties (2 woonlocaties en 1 locatie voor dagbesteding) is niet aan de orde. Odion huurt voor langere termijn van woningbouwcorporaties, ook voor cliënten die zelfstandig wonen dan wel op basis van Volledig Pakket Thuis. Te allen tijde wordt er naar gestreefd om huurbedragen per maand te betalen, liggend beneden de aftoppingsgrens voor de bepaling van de huursubsidie. De wijziging van de financieringsbijdrage van huisvestinglasten door de introductie van de normatieve huisvestingslasten zal niet tot negatieve herwaardering van onroerend goed leiden; wel zal bij vervanging van oud door nieuw onroerend goed voor een aantal cliënten de huurlasten toenemen bij iets lagere dekkingsbijdragen Het scheiden van wonen en zorg is bij Odion gedurende een groot aantal jaren al aan de orde. Het scheiden van de wooncomponent uit de laagste ZZP;s zal in die zin bestuurlijk, financieel en administratief beheersbaar blijken. In een tijd van terug dringen administratieve lasten voor zorginstellingen is deze wijziging niet welkom. Inhoudelijk betekent dit het moeten vaststellen van huren per appartement waarbij voor de twee tal woonlocaties in eigendom de opbrengsten vermoedelijk lager uit zullen vallen dan de kleinschalige norm dan wel normatieve huisvestingscomponent In verband met het vertrek de part time directeur vastgoed per 1 maart 2013 is in 2012 een intensieve vastgoed training doorlopen door het (cluster) management als onderdeel van het borgen van de continuïteit in dit belangrijke dossier 4. Zorg voor professioneel geldbeheer en financiële deskundigheid in de organisatie De afgelopen jaren hebben vooral in het teken gestaan van het orde krijgen van de financiële positie van de organisatie (inhalen achterstand in weerstandvermogen); uitdaging voor de komende jaren is om deze financiële positie te handhaven waardoor we de grotere risico s in de bedrijfsvoering kunnen opvangen In 2011 is veel tijd geïnvesteerd in het wijzigen van de bankrelatie. Ondanks het nauwelijks gebruik maken van kort krediet heeft Odion toch gemeend een relatie aan te gaan met een meer betrokken Rabo Bank. Na alle kritische beschouwingen mag worden verondersteld dat er voldoende vertrouwen in het management en systemen van Odion aanwezig is. Tegelijk is ook de hele verzekeringsportefeuille na risico analyse beoordeeld en is besloten om het verzekeringspakket elders onder te brengen. 5. Besteed aandacht aan automatisering en houd bij de inrichting van informatiesystemen rekening met externe kwaliteitsindicatoren De bestuurder is direct betrokken in de Stuurgroep ICT Odion werkt met een meerjarenbeleidsplan voor de informatie voorziening en automatisering Voorts participeren we in landelijke overleggen als het gaat om het cliënt registratie systeem en de Business Intelligence tool. 12

13 Vastgoed Zoals in het vorige verslag is toegelicht is in 2012 door het clustermanagent een vastgoed training doorlopen waardoor de integrale verantwoordelijkheid ook voor dit deel van de portefeuille verantwoord kan worden gedragen. Na afronding van het opleidingstraject is in het 2 e halfjaar de vastgoedstrategie aan het papier toevertrouwd. Omdat Odion al veel cliënten op basis van scheiden wonen zorg heeft gehuisvest zijn veel van de vragen die rijzen als gevolg van het versnelt scheiden van wonen en zorg door de overheid binnen Odion geen issue. Het tempo en de mate waarin cliënten met zorgzwaarte financiering hun eigen woonlasten moeten gaan betalen is nog niet duidelijk. In zijn algemeenheid is de toekomstige (lagere) dekking van de kapitaallasten voldoende. Een uitzondering daarop is de vergoeding voor de kapitaallasten van zorgruimten in VPT gefinancierde locaties. De intentie om met mini n.h.c s (normatieve huisvestingscomponenten) te gaan werken is nog niet ingevuld waardoor deze lasten die niet aan een cliënt in rekening gebracht kunnen wordenmomenteel vanuit zorggelden worden bekostigd. Informatievoorziening / communicatie In 2010 is een nieuw beleidsplan informatiebeleid afgerond. De in het opgestelde informatieplan per informatieonderdeel beschreven acties zijn voor een groot deel gerealiseerd. Al met al is sprake van stabiele ICT infrastructuur en adequate informatie systemen. De technische mogelijkheden rondom infrastructuur, domotica en (zorg) applicaties / apps gaan zo hard dat we geen informatie plan voor 2013 en verder uitgebreid beschrijven maar meer aandacht geven aan het optimaal gebruik maken van huidige systemen, onderzoek doen naar de mogelijkheden van ICT voor cliënten en beoordelen wat de consequenties zijn van het decentraliseren van een substantieel deel van de AWBZ cliënten naar de Gemeenten (wat betekent dit voor ondersteunende processen en systemen). Meer een emergent proces dan voorheen. Bedrijfsrisico s Na toevoeging van het resultaat over 2012 aan de reserve aanvaardbare kosten beschikt Odion over een adequate solvabiliteit en liquiditeit. Deze zal echter hard nodig zijn om als buffer te fungeren voor de gevolgen van de maatregelen die we nu nog niet exact kunnen inschatten. De gangbare exploitatie risico s in de bedrijfsvoering worden door de maatregelen van de overheid in de diverse akkoorden vergoot. De belangrijkste risico s worden onderstaand toegelicht. 1. Vervoersrisico In 2013 wordt hard gewerkt aan het terug brengen van het niveau van de vervoerskosten; de taakstelling in 2013 is echter nog niet zo groot dat de uitgaven aan vervoer en de nieuwe tarieven aan het eind van dit jaar in evenwicht kunnen zijnvoor 2014 en verder zal om die reden een bedrag worden bestemd als buffer voor tijdelijk langer overschrijden van de kosten. 2. Vastgoedrisico De maatregelen van de overheid zullen er toe bijdragen dat we het accommodatie beleid van het cluster dagbesteding volwassenen moeten herzien waarbij we cliënten naar andere locaties zullen moeten bewegen en mogelijk capaciteit moeten veranderen en verminderen. De gevolgen voor het vastgoed (veelal gehuurd en in aantal gevallen eigendom) zijn nu nog niet duidelijk, maar zullen wel optreden. 3. Personele risico 13

14 Een forse korting op omzet en tarieven zal onherroepelijk gevolgen hebben voor de omvang van de capaciteit medewerkers die we nu contracteren. Door minder flexinzet, gebruik maken van natuurlijk verloop en niet verlengen van contracten met een bepaalde duur kan uiteraard een deel van de vermindering worden opgevangen. Dat zal echter vermoedelijk niet geheel lukken, waardoor Odion met frictie kosten komt te zitten. Ook daarvoor zal een deel van de reserves moeten worden gereserveerd. 3.3 Zeggenschap en cliëntenraden 1. Cliëntniveau: Over 2012 is een apart jaarverslag Zeggenschap 2012 uitgebracht. In het verslagjaar is door cliënten, ondersteund door de functionaris zeggenschap, een formeel thema-advies aan de RvB uitgebracht over de vertrouwenspersoon. Daarnaast is een ongevraagd advies uitgebracht aan de bestuurder over het onderwerp hoe de mening van cliënten te betrekken bij het functioneren van begeleiders. 2 Clusterniveau Op clusterniveau is er sprake van Cliëntenraden (bestaande uit cliënten) en Clusterraden (bestaande uit ouders/contactpersonen). Vanuit deze cliënten- en clusterraden wordt de advisering op het niveau van de Centrale Medezeggenschapsraad voorbereid (de clusterraad zelf heeft een gedelegeerde adviestaak ten aanzien van een aantal in de wet genoemde onderwerpen. Voor het cluster Dagbesteding Volwassenen is sinds eind 2011 geen clusterraad meer. De voorzitter én een van de leden hebben zitting genomen in de Centrale Medezeggenschapsraad De clustermanager geeft 4 maal per jaar informatie op beleidsniveau over alle interne en externe ontwikkelingen die van belang zijn. De agenda wordt in onderling overleg opgesteld. Een vertegenwoordiger van de clusterraad woont de betreffende vergadering van de cliëntenraad bij. 3 Centraal niveau De formele medezeggenschap van cliënten en ouders/contactpersonen wordt ingevuld door de Centrale Medezeggenschapsraad. Deze beschikt over de bevoegdheden op basis van de WMCZ en oefent deze uit ten aanzien van de Raad van Bestuur van Odion. Naast de in de wet geregelde onderwerpen kunnen alle belangrijke beleidsvoorstellen, wijzigingsvoorstellen en informatie uit de diverse geledingen van Odion aan de orde komen. De Raad van Bestuur heeft, naast het overleg met de Centrale Medezeggenschapsraad, elk jaar een overleg met de cliënten in het kader van een algemene jaarvergadering. Eind 2012 is de Centrale Medezeggenschapsraad als volgt bezet: De heer E. Molenaar, voorzitter Mevrouw E. Boelens, secretaris De heer C. de Jonge, lid De heer G. v.d. Nieuwendijk, lid De heer G. v.d. Nieuwendijk, lid De heer M. Visser, financieel adviseur In 2012 werd de Raad vanuit Odion uitgebreid geïnformeerd en geadviseerd over de volgende onderwerpen: - Thema veiligheid in objectieve en subjectieve zin, wat doet Odion op dit gebied? - Begroting Samenwerking Heliomare - Verstrekkingenlijst AWBZ-niet AWBZ inclusief indexering 14

15 - Stand van zaken Kwaliteitskader, inclusief 3e pijler Beelden van Kwaliteit - Stand van zaken WMO - Verbeterplannen: evaluatienota project Zeggenschap - Promotieonderzoek pijnbeleving mensen met Downsyndroom - Evaluatie project Zeggenschap. - Spanning tussen eigen regie en goed hulpverlenerschap - Beelden van Kwaliteit - Speerpunten RvB Terugkoppeling (landelijk) onderzoek Rutger Niso naar seksueel misbruik van cliënten - Tussen ambitie en groeiruimte - Stand van zaken financiën/perspectief Rapportage cliëntenraadpleging en keuze verbeterpunten - Spelregels vervoer - Discussie rolverdeling tussen Odion en ouderlijk en/of gezinsmilieu - Effecten Regeerakkoord (Toelichting door Henk) - Informatieportaal Medezeggenschap - Voeding, gezondheid en bewegen - Rapport Cliëntenraadpleging, De wettelijke verplichte mogelijkheid om gebruik te kunnen maken van een commissie van vertrouwenslieden is geëffectueerd door middel van een landelijke aansluiting. Het overleg tussen Raad van Bestuur en Cliëntenraad is door beide partijen als informeel en prettig ervaren. Ondanks de geringe omvang van de raad kwamen veel onderwerpen aan de orde. Gelukkig gaf de heer G. de Rouw eind december 2012 te kennen dat hij met ingang van 2013 de CMR gaat versterken. Als betrokken ouder èn met de nodige ervaring rondom medezeggenschap in het publieke domein is hij een waardevolle versterking van de raad. 4. BELEID, INSPANNING EN PRESTATIES 4.1 Meerjarenbeleid Algemeen: Evenals voorgaande jaren zijn is ook ten behoeve van 2012 door management en staf overleg gepleegd over de punten die in dat jaar centraal stonden. Het uitgangspunt daarvoor vormt evenals de voorgaande jaren het meerjarenbeleidsplan zij het dat er in de strategische beleidsvoering steeds meer sprake is van een emergent proces hetgeen het noodzakelijk maakt om dynamisch in te spelen op actuele landelijke beleidsvoornemens die gevolgen kunnen hebben voor onze bedrijfsvoering. Aandachtsgebied Zorg en Dienstverlening: A. Zorg en Dienstverlening De herkenbaarheid van Odion heeft aandacht, op wijkniveau maar ook als het gaat om zichtbaarheid bij relaties: gemeenten, instellingen, potentiële cliënten en potentiële medewekers Vernieuwing en verbreding van het woonconcept zijn vervat in concrete initiatieven. B. Kwaliteit Risicomanagement en een veiligheidsbeleid zijn op een logische wijze onderdeel van en verbonden met het integrale kwaliteitsbeleid. Is actief in gang gezet, borging risicoduiding op basis van format, gestructureerde aandacht voor Arbo en objectieve en subjectieve veiligheidsbeleving cliënten. De uitwerking van het 15

16 landelijke kwaliteitskader en voor Odion Beelden van Kwaliteit verkrijgen de komende tijd specifieke aandacht. Kennismanagement krijgt handen en voeten Aandachtsgebied Medewerkers: Centrale elementen in de besturingsfilosofie (coaching, de lerende organisatie en verantwoordelijkheid laag in de organisatie) worden herijkt op hun werkelijke betekenis. Een en ander wordt verbonden met de evaluatie van het proces Triton die in dit jaar haar beslag krijgt. Er is beleid rondom de continuïteit van personeelsinzet. Aandachtsgebied Middelen: De doelen van Odion worden gespecificeerd naar de respectievelijke financiële kaders AWBZ (zorg), WMO(participatie) en derde geldstromen ( zie ook Meerjarenbeleidsplan: De verhouding tussen zorg en burgerschap vereist een actief inspelen op en gebruik maken van de WMO en het benutten van derde geldstromen) Het dienstverleningsaanbod van Odion is op inhoud en kostenstructuur transparant bij gemeenten; Odion is voorbereid op een mogelijke transitie van delen van de AWBZ (Odion heeft een aantrekkelijk aanbod). Aandachtsgebied Processen, Innovatie en Markt: De samenwerkingsstrategie is in een systematisch proces gezet. 4.2 Algemeen beleid Odion staat voor de grootste verandering in haar bestaan. Waren de wijzigingen in de bedrijfsvoering tot nu toe vooral ingegeven door systeemwijzigingen binnen de AWBZ, nu is er sprake van een overgang van belangrijke taken vanuit de AWBZ naar het publieke domein van de gemeenten. Een en ander vergt een transitieproces dat betrekking heeft op alle facetten van de bedrijfsvoering in de meest uitgebreide zin van het woord. In de eerste plaats is er natuurlijk een heroriëntatie op het primair proces die het gevolg is van een overgang van het cliënt zijn naar het burgerschap. Odion die het burgerschap juist steeds centraal heeft gesteld meent dat zorg een belangrijke voorwaarde is voor en ten dienste moet staan aan het kunnen deelnemen aan de samenleving. Het is dan ook niet de intrinsieke bedoeling van de WMO waar wij vraagtekens bij plaatsen maar wel de mogelijke uitkomst waar die een te groot beroep doet op het kunnen hebben van eigen regie in het leven van mensen met een beperking. In 2012 zijn de eerste beleidsvoorbereidingen getroffen om te komen tot een Odion dat in alle opzichten WMO-proof is. De nieuwe clustermanager die tevens procesbegeleider WMO is heeft daarin een belangrijke ondersteunende rol. In 2012 is door de RvB in overleg met management en Centrale Medezeggenschapsraad het besluit genomen om te komen tot een vervolg ( doorstart ) van het proces Beelden van Kwaliteit. De bedoeling daarvan is tweeledig. In de eerste plaats is de doorstart gericht op het intern versterken van de op ontwikkeling gerichte relatie tussen medewerker en cliënt. Daarnaast hoopt Odion door een actieve bijdrage aan Beelden van Kwaliteit ook een bijdrage te leveren aan een kwaliteitsmethodiek die geen kwantitatieve op meetbaarheid gerichte insteek heeft maar in plaats daarvan zijn basis vindt in het verhaal van de individuele cliënt. 4.3 Kwaliteitsbeleid algemeen 16

17 Odion hanteert het HKZ-model ( Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) als basis voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Sinds 2007 is Odion HKZ gecertificeerd. Cliëntervaringsonderzoek Odion voert eenmaal per 3 jaar een cliëntenraadpleging uit om te onderzoeken wat cliënten vinden van de zorg en begeleiding die zij krijgen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de CQindex. De CQ index bestaat uit vragen die gebaseerd zijn op het kwaliteitskader gehandicaptenzorg. De meting is uitgevoerd door het onderzoeksbureau Facit. De uitkomsten van het onderzoek dienen meerdere doelen. Het belangrijkste is dat ze voor Odion de basis vormen om op een systematische manier verbeteringen in de zorg tot stand te brengen. De tevredenheidsmeting is steekproefsgewijs uitgevoerd onder cliënten van dagbesteding, wonen en ambulant. Ook is een onderzoek gedaan onder de vertegenwoordigers van cliënten die binnen Odion wonen of dagactiviteiten krijgen. De verwanten van de cliënten waarderen de zorg met een 7.9 en de organisatie een 7.8. In de vragenlijsten werd ook een vrije keuze vraag meegenomen om te peilen welke persoonlijke wensen cliënten hebben. De uitkomst van het onderzoek stemde tot tevredenheid, maar gaven ook op sommige punten aanleiding voor het, in overleg met de cliëntenraad, voorstellen van een verbeterplan. Punten die genoemd waren ter verbetering zijn o.a. bekendheid van cliënten met de cliëntenraad. Daarnaast werd er opgemerkt dat cliënten te weinig nieuwe ervaringen opdoen en te weinig nieuwe dingen leren. Verder kwam naar voren dat ouders en vertegenwoordigers bij dagbesteding, onvoldoende weten hoe de klachtenregeling werkt. Wat moeten ze doen als ze niet tevreden zijn? Dit is opgepakt door de functionaris zeggenschap om hier organisatie breed aandacht aan te geven. Verder scoorde 43% van de ouders en vertegenwoordigers, op het onderwerp dat men niet weet dat er een cliënten raad / bewonersraad is. Onderwerpen die in 2012 zijn ingezet en in 2013 worden voortgezet zijn: Vitaliteit, gezondheid en bewegen. Er is een projectvoorstel geschreven, er zal een inventarisatie gemaakt worden in 2013 onder de woonlocaties. Een eenduidig format voor de nieuwsbrief De communicatiemedewerker zal dit in 2013 gaan uitwerken en implementeren. De clustermanagers zullen het verslag van de tevredenheidsmeting in hun clusters en met de teamleiders bespreken en kijken welke punten zij in hun cluster gaan aanpakken. Hierbij zullen zij de uitkomsten over cliëntveiligheid in ieder geval meenemen. Het onderwerp bejegening, wordt door de gedragsdeskundigen op de agenda gezet in Belangrijk is ook dat teamleiders dit regelmatig met hun teams bespreken. De functionaris zeggenschap heeft meer bekendheid gegeven aan de cliënten over zeggenschap in de vorm van de cliëntenvergaderingen. De CMR ziet hier graag vrijetijdsbesteding in het weekend aan toegevoegd, dit wordt meegenomen in de team/clustervergaderingen om per locatie de mogelijkheden te bekijken. Beelden van Kwaliteit Odion wil en moet verantwoording afleggen over de kwaliteit van zorg die aan cliënten van zeer verschillende doelgroepen wordt gegeven. De huidige instrumenten om kwaliteit van zorg te meten zijn daarvoor onvoldoende geschikt omdat goede zorg nauwelijks in cijfers valt uit te drukken. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een manier van verantwoorden die 17

18 recht doet aan de individuele cliënt. Odion heeft in 2011 samen met collega instelling het SIG uit Heemskerk meegedaan aan de pilot Beelden van Kwaliteit (BvK) De onderzoeksmethode BvK gaat uit van beelden of observaties die verzameld worden door observatoren die op een locatie gaan kijken. De VU heeft Odion medewerkers opgeleid tot observatoren die hebben gekeken naar de verbinding tussen cliënt en begeleider en de manier waarop deze verbinding werd ingezet om de cliënten tot ontwikkeling te laten komen. De beelden hebben geleid tot een rapport waarmee Odion denkt zijn zorg te kunnen verantwoorden. Deze methode is binnen Odion als zeer positief ervaren zodat in 2012 is gekeken naar een manier om verder te gaan met deze (intensieve) onderzoeksmethode. Hiertoe zijn diverse bijeenkomsten geweest met het SIG en medewerkers van de stichting BvK. Dit heeft geleid tot een project voorstel die begin 2013 in beide organisaties besproken zal worden. Zie 18

19 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Onder Steunings Plannen (OSP) In 2013 komt er een nieuwe handleiding en vereenvoudigde versie van het ondersteuningsplan. Cliënten worden actief betrokken zodat zij hun wensen m.b.t. het verkort ondersteuningsplan kenbaar kunnen maken. Bij elke ondersteuningsplan bespreking met cliënt en verwanten, worden een aantal vragen gesteld om concrete informatie te krijgen over de waardering en verwachtingen ten aanzien van de zorg- en dienstverlening. Vermelding in het dashboardsysteem inforay van het aantal werkdoelen en de aantallen evaluaties wordt als bruikbaar controle-instrument benoemd Kwaliteit van Zorg Kwaliteitsthema s Lichamelijke gezondheid. Psychisch welbevinden. Interpersoonlijke relaties Deelname aan de samenleving. Beleid, inspanningen resultaten en verbeterpunten. Net als in de samenleving zijn bewegen en gezonde voeding belangrijk ter voorkoming van gezondheidsproblemen. In 2012 en 2013 zal hier dan ook extra aandacht aan besteed worden. Het onderwerp komt binnen diverse geledingen op de agenda. De realisatie van deze onderwerpen zijn divers, zo is er een sportzaal opgericht in een activiteitencentrum waar cliënten alleen of samen met begeleiding kunnen sporten. Worden cliënten gestimuleerd naar lokale sportcentra te gaan. Op het gebied van voeding wordt er meer vers gekookt. In 2011 is de Wii geïntroduceerd om beweging te stimuleren. In 2012 is hier extra aandacht voor geweest om dit optimaal te introduceren. Dit jaar is er extra aandacht geweest rondom het gebruik van alcohol en/of drugs. Er is beleid ontwikkeld waarin handvatten en begeleidingsmethodieken aan de orde komen. Indien er specifieke aandacht is voor gezondheidsproblemen wordt dit in het ondersteuningsplan van de cliënt meegenomen. Cliënten moeten zich thuis voelen bij Odion en begrepen voelen. Odion past het activiteitenaanbod aan naar de veranderende vraag en maatschappelijke ontwikkelingen. Zo is er in 2012 op locaties met ouderen een aangepast activiteiten aanbod gekomen, de cliënten hoeven te reizen en dichtbij een fijne dagbesteding hebben. Cliënten vinden de relatie met familie en vrienden zeer belangrijk. Dit werd bevestigd door de uitslagen van de tevredenheidsmeting. Er worden inspanningen gedaan om contacten met de omgeving te handhaven en/of te bevorderen. Initiatieven om de relaties aan te gaan of te stimuleren worden ondersteund door de begeleiding zo nodig als werkdoel opgenomen in het ondersteuningsplan. De werkgroep zeggenschap heeft in 2012 extra aandacht besteed tijdens cliëntenvergaderingen, aan de rechten van cliënten en bejegening. Cliënten van Odion wonen en werken midden in de samenleving. De woonvoorzieningen bestaan grotendeels uit kleine voorzieningen met appartementen. De begeleiding in nabijheid afhankelijk van de behoefte. Niet alle cliënten hebben behoefte om voorzieningen in de eigen wijk te bezoeken voor anderen is het maatschappelijk verkeer 19

20 binnen handbereik en kunnen zij daar aan deelnemen met of zonder begeleiding. De vrijwilligersschakel organiseert diverse uitjes door het jaar heen zo is dit jaar gelegenheid geweest mee te gaan naar de Winterefteling. Ook worden er in 2 horecagelegenheden avonden georganiseerd waar niet alleen cliënten van Odion komen maar ook van andere organisaties. Persoonlijke ontwikkeling. Materieel welzijn. Zelfbepaling. Belangen. Zorgafspraken en ondersteuningsplan. Binnen Odion is de scholing gericht op de diverse doelgroepen. In het kind cluster is dit gericht op de ontwikkeling Jaarlijks wordt er een (nieuw) aanbod vastgesteld en wordt er ingespeeld op de vragen die vanuit de doelgroepen komen. Cliënten nemen soms ook deel aan cursussen die door anderen gegeven wordt, er komt ieder jaar een scholingsgids uit waar cliënten alle informatie kunnen vinden. In 2012 is er specifiek een scholing geweest voor cliënten in ondersteunende gebaren. Cliënten kunnen (sinds 2008) gebruik maken van de regeling geld goed geregeld. Deze regeling heeft ten doel de financiële belangen van cliënten goed en zorgvuldig te behartigen. Voor andere cliënten wordt ondersteuning gegeven door familie of een bewindvoerder. Voor cliënten die (gaan) verhuizen is er een verhuisbox ontwikkeld om de cliënt de gelegenheid te geven op zijn niveau mee te kunnen praten. (2012) Cliënten van Odion hebben vrijheid van keuze op allerlei gebied. Eigen regie en het kunnen kiezen welk soort werkzaamheden je wilt doen staat hoog in het vaandel. Beperkend voor deze keuze vrijheid zijn de bezuinigingen in het vervoer. Cliënten hebben dan ook een handtekeningenactie gevoerd en deze aan de tweede kamer overhandigd om hun bezorgdheid over deze ontwikkelingen te uiten. Odion heeft op diverse manieren de ondersteuning van de belangen van de cliënt gewaarborgd. Er is per locatie een cliëntenraad en een centrale medezeggenschapraad vanuit de vertegenwoordigers. De functionaris zeggenschap ondersteunt en informeert de cliëntenraden op een begrijpelijke manier. Zij zorgt tevens voor een cliëntenvertaling van diverse documenten. In 2012 is afgesproken ( en vastgelegd hoe) cliënten mee kunnen praten bij de sollicitatie procedure van het ( basis) medewerkers op hun locatie. Er is in 2012 een voorlichtingskoffer ontwikkeld over de taken van de vertrouwenspersonen waardoor het duidelijk is met welke vragen cliënten bij hen terecht kunnen. Het steeds weer accuraat vastleggen van de feiten, risico-inventarisatie en afspraken in het ondersteuningsplan geeft een wisselend beeld. Op de meeste plekken doen we dat heel goed, op een aantal plekken kunnen afspraken in het ondersteuningsplan nog beter worden vastgelegd. Er is veel aandacht voor de ondersteuningsplanmethodiek. Dit zal leiden tot een nog betere vastlegging van informatie en afspraken in het ondersteuningsplan.(osp) Het formulier Vrijheidsbeperking is dit jaar aangepast waardoor 20

21 Cliëntveiligheid. Kwaliteit van medewerkers en organisatie. Samenwerking in de zorg en ondersteuning. gegevens nu op juiste manier, op een duidelijke plek in het OSP genoteerd zijn. Cliënten en medewerkers worden zoveel mogelijk aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheid voor het creëren van een veilige woon- en werkomgeving Naar aanleiding van de HKZ audit 2012 heeft Odion een instrument ontwikkeld voor het inventariseren van het individueel cliëntrisico tijdens de zorgplanbespreking. Het risico, de beoordeling en maatregelen worden vastgelegd in het ondersteuningsplan. Het voorkomen van agressie heeft veel aandacht en wordt per doelgroep specifiek aangepakt ter vermindering zo ook in 2012 ( zie ook bij MIC en 4.4.4). Medewerkers hebben in 2012 voorlichting gehad om de zeggenschap te bevorderen. Ook is er in dit jaar scholing geweest aan begeleiders over seksuele voorlichting aan cliënten. In het kindcluster werden meer medewerkers opgeleid om de specifieke begeleidingsmethodes te kunnen toepassen ( ABA) Odion leidt medewerkers op om op andere manier naar welbevinden van cliënten te kijken en te blijven kijken. ( zie beelden van kwaliteit) In 2012 is een start gemaakt met het opzetten van psychoeducatie/behandeling van seksuele problematiek, waarbij gebruik wordt gemaakt van psychodiagnostiek, er zijn diverse methoden van psycho-educatie en seksueel voorlichtingsmethoden voor speciale doelgroepen. Odion wil de cliënten zo lang mogelijk een veilig en verzorgd thuis bieden. Daarom worden er ketenpartners in de zorg ingeschakeld daar om te voldoen aan de (complexe) zorgvraag. In 2012 is er met diverse organisaties intensief contact geweest om de zorg van de cliënt te kunnen garanderen, ook in het kader van komende ontwikkelingen zoals de WMO Klachten Klachtenregeling ten behoeve van cliënten Het kan gebeuren dat cliënten of hun ouders/contactpersonen, om welke reden dan ook, niet tevreden zijn. Odion stimuleert hen dan om klachten of problemen eerst daar te bespreken waar ze zich voordoen. In het verslagjaar zijn 5 meldingen van ontevredenheid binnengekomen die allen in de lijn zijn opgelost. Er zijn geen klachten door de klachten commissie behandeld, de klachtencommissie wordt op de hoogte gehouden van de meldingen die zijn binnengekomen Toegankelijkheid Na aanmelding wordt er naar gestreefd de intakeprocedure binnen 6 weken te starten. De uitvoering van de intake is aangepast en waardoor de intake sneller en accurater verloopt. Bij crisis wordt er een melding gedaan naar het zorgkantoor en volgt direct plaatsing. Voor een woonaanvraag geldt een lange wachtlijst, deze wachtlijst is in 2012 gegroeid. Omdat er voorlopig geen ruimte is om uit te breiden, is de cliënt die geplaatst wil worden afhankelijk van doorstroming, wat maar in geringe mate voorkomt. 21

22 400 cliënten op de wachtlijst wonen cliënten op de wachtlijst wonen In de loop van 2011 is er een wachtlijst gemaakt per product. Wachtlijst Wonen intern/extern 2011 (241 cliënten) 2012 (289 cliënten) BZW Zaanstreek/Waterland 23 8 Beschermd Wonen Individueel Wonen 24 uur Individueel Wonen Wonen LG Wonen ZG 4 3 Wachtlijst kind en Gezin Ambulante Ondersteuning 1 Intensieve Gezinsbegeleiding 3 Logeerhuis 4 2 Naschoolse Opvang 2 Orthopedagogisch Dagcentrum 1 0 Praktisch Pedagogische Gezinsondersteuning 5 7 Spelweek 0 Zaterdagopvang 2 2 Wachtlijst Overige producten Dagbesteding Volwassenen

23 Zorgondersteuning (PSH) Veiligheid In het visiedocument Risicomanagement is beschreven hoe risicomanagement is verankerd in de bedrijfsvoering van Odion en hoe we daarmee om gaan in het primaire zorgverleningsproces, financieel-economisch, ICT, accommodatiebeleid en mediaexposure; de potentiële risicogebieden zijn hiermee in kaart gebracht en geanalyseerd. Voorbeelden van risicomanagement die in de laatste jaren ontwikkeld en ingevoerd zijn: Er wordt jaarlijks een risicoprofiel gemaakt van alle locaties van Odion. Er is een dashboard (inforay) ontwikkeld waar diverse resultaten zijn weergegeven om transparantie, controle, en overzicht te bieden van de gegevens die aan diverse onderwerpen gekoppeld zijn. De jaarplannen zijn aangepast en worden integraal gebruikt. Het jaarplan is een combinatie van een risico-inventarisatie en extra activiteiten voor het komende jaar. In 2012 is er een knop in het ondersteuningsplan gekomen waar expliciet de risicoinventarisatie opgenomen moet worden. In het kindcluster zijn alle medewerkers getraind met agressie om te gaan waarbij externe expertise is ingeschakeld. Meldingen incidenten cliënten in 2012 Meldingen incidenten cliënten De module melding incidenten is onderdeel van de bestaande applicatie (PlanCare Dossier) Deze module maakt het mogelijk om snel en overzichtelijk een (bijna)incident te melden en geeft informatie over de genomen maatregelen om incidenten te voorkomen danwel welke herstelmaatregelen er genomen zijn. PlanCare dossier is gekoppeld aan de info-ray monitor waardoor gegevens over de MIC/MIM per locatie te volgen zijn. Het doel van het melden, registreren en analyseren van incidenten is continue bewaking en bevordering van de kwaliteit van de zorg en dienstverlening. De MIC/MIM procedure speelt als verbeterinstrument een belangrijke rol. Bij Odion komen incidenten met medicatie, vallen en agressie het meest voor. Ook landelijk zijn dit de meest voorkomende incidenten. Het aantal meldingen in 2012 is in vergelijking met 2011 stabiel gebleven. Het hoge aantal wordt naast een laagdrempelige meldcultuur (alle afwijkingen worden gemeld) vooral verklaard uit het feit dat incidenten die frequent voorkomen ( bijvoorbeeld krabben/bijten door een bepaalde cliënt) ook steeds door een melding worden gevolgd. Inmiddels is het besluit genomen om specifiek gedrag onderdeel te maken van het Ondersteuningsplan en pas (weer) te melden indien sprake is van een anders te duiden situatie. Naar verwachting zal dit leiden tot een aanzienlijke daling van het aantal meldingen zonder dat in kwalitatieve zin afbreuk wordt gedaan aan de systematiek en meldcultuur. 23