Een blik op effectief leiderschap

Transcriptie

1 Een blik op effectief leiderschap Ieder van ons heeft wel eens een boek gelezen, dat een diepe indruk achterlaat. Een boek, dat op de een of andere manier een snaar weet te raken en dat aanzet tot nadenken, tot erover praten en tot toepassen van nieuw opgedane inzichten. Zo n boek was voor mij eind jaren 90 De 7 eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen Covey. Ik was (en ben) helemaal vol van dat boek, heb het een aantal malen herlezen, aan meerdere mensen kado gedaan, er veel over gepraat en tot op de dag van vandaag gebruikt als leidraad. Afgelopen weekend zag ik het boek bij mijn vriendin op tafel liggen. Een collega van haar was het aan het lezen en wilde graag met collega s van gedachten wisselen over de inhoud. Zij was daarom ook begonnen met lezen. Dit e-zine geeft een samenvatting van dit geweldige boek. Als je het nog niet gelezen hebt: ga het doen! Als je het wel gelezen hebt: lees het opnieuw, je haalt er steeds weer iets uit! De visie van Stephen Covey Stephen Covey (zie foto) onderzocht de succesliteratuur uit de Verenigde Staten. Hij kwam daarbij tot de conclusie dat vanaf 1776 tot vlak na de Eerste Wereldoorlog, literatuur wordt gekenmerkt door de Principiële Levenshouding: waarden en normen zoals: integriteit, nederigheid, respect, geduld en naastenliefde. De succesliteratuur van de laatste tachtig jaar wordt gekenmerkt door de Pragmatische Levenshouding. Daarbij wordt gekeken naar persoonlijke prestaties en naar allerlei vaardigheden die mensen helpen om maatschappelijk succes te verwerven, een oppervlakkige benadering. Het gaat om waar je in gelooft maar om wat je bereikt, alle middelen zijn daarbij geoorloofd, als ze maar eenvoudig zijn en snel werken. Covey gelooft daar niet in. Hij pleit voor een terugkeer naar de oude Principiële Visie. Echte verandering verloopt volgens hem van binnen naar buiten. Eerst je eigen karakter en dan de buitenwereld. Covey: "De van binnen naar buiten-aanpak voor persoonlijke en interpersoonlijke effectiviteit, betekent dat je altijd eerst bij jezelf moet beginnen. Sterker nog: het begint bij je diepste binnenkant. Wat zijn je diepste overtuigingen, wat is je karakter, wat zijn je motieven?" Principes: de universele natuurwetten van persoonlijke groei en menselijke relaties Het gaat erom dat we begrijpen dat ons gedrag en vooral het onderlinge gedrag, niet gebaseerd is op allerlei tijdelijke zaken, maar op de universele, tijdloze principes die het menselijke gedrag sturen. Covey vergelijkt het leven graag met het werken op een boerderij. Tijdens een opleiding of op ons werk, lukt het misschien soms nog wel om een examen of een deadline te halen door op het laatst éven door te halen, éven de schouders eronder te zetten. Maar zo werkt dat niet op een boerderij. Je kunt niet het hele voorjaar en de hele zomer op je achterste zitten om vervolgens in september even door te halen om de oogst binnen te brengen. Zo werkt dat niet op een boerderij. Zo werkt het ook niet als je echt iets van je leven wilt maken. Persoonlijk, maar juist ook in onze relaties met andere mensen. Net als op de boerderij hebben we te maken met natuurlijke grondregels, met Principes. Je moet eerst de grond bewerken, dan moet er gezaaid worden, dan is er mest, water en zonlicht nodig, we moeten het onkruid wieden en de plantjes blijven verzorgen. Als we dat een aantal maanden gewetensvol blijven doen, zullen we uiteindelijk resultaat zien. Deze natuurlijke principes gelden op een boerderij. Maar ze gelden ook in een huwelijk, in de opvoeding van onze kinderen en ook in het omgaan met andere mensen in een organisatie.

2 Eén belangrijk principe is dat we als mensen betrouwbaar en integer moeten zijn om door anderen vertrouwd te kunnen worden. Echte betrouwbaarheid kun je niet spelen. Andere mensen hebben na een tijdje door dat je manipuleert en zullen zich van je afkeren. De conclusie: we zullen eerst leiding moeten geven aan onszelf, voordat we leiding kunnen geven aan anderen. Een ander, belangrijk principe... en bovendien een element dat een centrale plaats inneemt, betreft de drie verschillende stadia die wij doormaken in onze persoonlijke ontwikkeling. Covey vergelijkt dit leerproces met de ontwikkeling van een kind. Eerst is een kind volledig afhankelijk van zijn ouders. Daarna volgt een periode dat een kind op eigen benen wil staan en streeft naar onafhankelijkheid. Als we volwassen beginnen te worden, ontdekken we dat wederzijdse afhankelijkheid uiteindelijk tot het beste resultaat leidt. We hebben de samenwerking met andere mensen nodig om onze doelen te realiseren en om gelukkig te worden. Covey zei ooit in een interview over het belang van principes: "Mensen kunnen niet veranderen als er van binnen niet iets onveranderlijks aanwezig is. De sleutel tot de mogelijkheid om te veranderen, is een onveranderlijk gevoel over wie je bent, waar je naartoe gaat en wat je belangrijk vindt." De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap De eerste drie eigenschappen zijn gericht op persoonlijke, individuele ontwikkeling: Eigenschap 1: Wees proactief. Realiseer je dat je zelf in staat bent om je leven vorm te geven. Eigenschap 2: Begin met het einde voor ogen. Denk na over waar je heen wilt met je leven. Ontwikkel een helder beeld van je bestemming. Eigenschap 3: Begin bij het begin. Zorg dat je de belangrijkste dingen niet de dupe laat worden van allerlei urgente, maar onbelangrijke dingen. De volgende drie eigenschappen gaan over het samenleven en samenwerken met andere mensen: Eigenschap 4: Denk in termen van winnen/winnen. Wederzijdse afhankelijkheid, échte samenwerking, wordt geboren als je niet denkt in termen van concurrentie, maar van gezamenlijk winnen. Concurrentie hoort thuis in de markt, zegt Covey, niet binnen bedrijven of binnen gezinnen.

3 Eigenschap 5: Probeer eerst te begrijpen, dan begrepen te worden. Als we elkaar werkelijk begrijpen, dan zullen we creatiever worden in het oplossen van gezamenlijke problemen. Eigenschap 6: Werk Synergetisch. Waardeer de onderlinge verschillen die er zijn en gebruik ze om tot betere resultaten te komen dan je alleen zou kunnen bereiken. Tenslotte de eigenschap die gaat over het ontwikkelen en onderhouden van de overige 6 eigenschappen: Eigenschap 7: Hou de zaag scherp. Periodieke vernieuwing van lichaam en geest zorgt ervoor dat je de andere eigenschappen kunt blijven ontwikkelen. Ik ga nader in op deze zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Eigenschap 1: Wees proactief Welke uitspraken passen het beste bij je? "Ik kan er niets aan doen", "Zo ben ik nu eenmaal", "Dat kan ik niet" OF "Laat ik eens kijken wat er mogelijk is", "Misschien kan ik dat ook anders doen", Ik bepaal zelf wel hoe ik me voel" Ergert je jezelf snel aan zaken waar je geen invloed op hebt? Of richt je jezelf vooral op uw eigen gedrag en uw eigen gedachten? Kortom: ben je vooral reactief of vooral proactief? We hebben allemaal te maken met personen en zaken die wél invloed op ons hebben, maar waar wij zelf geen controle over kunnen uitoefenen. Je zou dat kunnen tekenen als een cirkel waarbinnen wij ons bewegen, de cirkel van betrokkenheid noemt Covey dat. Binnen die cirkel ligt een tweede cirkel: de cirkel van invloed. Die staat voor die zaken waar we mee te maken hebben en waar we wél de baas over zijn. Zoals ons eigen gedrag en onze eigen gedachten. Aan welke cirkel besteed je de meeste aandacht? Ben je vooral reactief en richt je jezelf op die zaken die je niet kunt beïnvloeden. Zoals de tekortkomingen van anderen? Of ben je proactief en richt je je vooral op je eigen cirkel van invloed? Met daarin wellicht enkele eigen tekortkomingen die enige aandacht vergen? Deze eerste eigenschap draait in feite om zelfkennis. Proactieve mensen kennen hun goede en slechte eigenschappen en nemen zélf de verantwoordelijkheid voor hun leven op zich. Ze wijten problemen niet aan anderen, ze zijn niet reactief, maar proberen datgene wat binnen hun bereik ligt, zélf op te lossen of te verbeteren. Proactieve mensen realiseren zich dat ze in staat zijn om zelf hun reactie te kiezen op de dingen waarmee ze in het dagelijkse leven worden geconfronteerd. Ze kiezen zelf hun responses op de stimuli die van buiten komen. Eigenschap 2: Begin met het einde voor ogen Covey gebruikt in zijn boek een wat morbide voorbeeld om ons met de neus op de feiten te drukken. Hij zegt: "Kijk in gedachten naar de begrafenis van een dierbare persoon. Je ziet je partner, je ziet je kinderen, je ziet allerlei mensen van wie je houdt. Je ziet alleen jezelf niet lopen en na een paar minuten komt je erachter wat de reden daarvan is. Je ligt namelijk zelf in de begrafeniskist. Het is je eigen uitvaart die je voor je ziet, een paar jaar na vandaag." Terwijl je nog aan het bijkomen bent van de schrik, beginnen de toespraken. De vraag die Covey ons stelt is: "Wat zou je nou willen dat ze over je zeggen op die dag? Schrijf dat eens op. Neem er even de tijd voor. Hoe wil je dat ze over je praten als je er niet meer bent?" Covey daagt ons uit om ons af

4 te vragen waar ons leven werkelijk om draait. Gaat het uiteindelijk om werk? Gaat het uiteindelijk om onze hobby? Gaat het om ons gezin? Wat telt uiteindelijk? Wie willen we zijn in dit leven? Deze tweede eigenschap hangt vooral samen met onze verbeelding en met ons geweten. Verbeelding omdat de mens het enige wezen is dat bewust na kan denken over de toekomst en zich kan voorstellen hoe de toekomst zal veranderen als hij vandaag andere keuzes maakt. Verbeeldingskracht alleen echter niet genoeg. We moeten ook ons geweten gebruiken. Streven we uiteindelijk alleen dingen na die leiden tot materieel gewin of sociaal aanzien, of zijn er ook nog belangrijker dingen in ons leven? Eigenschap 3: Begin bij het begin Deze eigenschap draait vooral om wilskracht. Effectieve mensen besteden hun tijd vooral aan zaken die belangrijk zijn en niet, of nóg niet, urgent. Ze laten zich niet leiden door de dagelijkse omstandigheden, maar plannen zélf hun leven. Hun agenda bepaalt niet wat de prioriteiten zijn, maar hun prioriteiten bepalen hun agenda. De eigenschappen een en twee draaien vooral om leiderschap. Deze eigenschap gaat over management. Hoe zet je jouw doelen om in daden? Covey maakt de vergelijking tussen een klok en een kompas. Volgens hem zijn de meeste Time Management Systemen te vergelijken met een klok. De klok vertegenwoordigt onze verplichtingen, afspraken, schema's, doelstellingen en activiteiten, wat wij met onze tijd doen, hoe we ons tijd managen. Het kompas representeert onze visie, waarden, principes, missie, richting en ons geweten; wat is voor ons het belangrijkste en hoe geven we leiding aan ons leven? Covey vergelijkt zijn systeem natuurlijk met het kompas. Hij stelt: het maakt niet zoveel uit hoe hard je nu precies gaat. Belangrijker is de vraag of je de juiste richting hebt gekozen. Oude Time Management systemen draaien om efficiency: de dingen op de juiste manier doen. Dit nieuwe Time Management systeem draait om effectiviteit: de juiste dingen doen. Covey onderscheidt twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen: Urgentie en Belangrijkheid. Daarmee is het mogelijk om een schema te tekenen met vier kwadranten: BELANGRIJK NIET BELANGRIJK URGENT KWADRANT 1 KWADRANT 3 NIET URGENT KWADRANT 2 KWADRANT 4 Kwadrant 1: gaat over zaken die belangrijk én urgent zijn. Je kunt denken aan crises, urgente problemen, problemen met een deadline, belangrijke verzoeken van collega's. Als je leven zich vooral in dit kwadrant beweegt, dan loop je een verhoogde kans op stress en overspannenheid. Je bent altijd bezig om brandjes te blussen. Dit kwadrant is soms onvermijdelijk, maar zorg dat u er niet teveel tijd in doorbrengt. Kwadrant 2: gaat over zaken die belangrijk en niet urgent zijn. Denk daarbij aan het treffen van voorbereidingen voor belangrijke activiteiten, nieuwe kansen onderzoeken, het maken van planningen en het onderhouden van relaties. Eigenlijk zou je een groot deel van je tijd moeten doorbrengen in dit kwadrant, je bent bezig met brandpreventie! Kwadrant 3: gaat over zaken die niet belangrijk, maar wel urgent zijn. Het gaat om die zaken die je dagelijkse planning onderbreken, maar geen zinnige resultaten opleveren. Dit kwadrant is bedrieglijk. Omdat het om urgente zaken gaat, hebben we de neiging om er veel tijd in te stoppen. We moeten echter altijd kritisch kijken of het ook om écht belangrijke zaken gaat. Kwadrant 4: gaat over die zaken die én niet belangrijk én niet urgent zijn. Het zijn die dingen die je vaak automatisch doet, maar waar je jezelf achteraf vaak weinig van herinnert. Het praten met collega's over irrelevante zaken, sommige telefoontjes, sommige post. Binnen dit kwadrant is meestal de grootste tijdsbesparing te realiseren.

5 We moeten eerst weten wat belangrijk is, zodat we daarna onze prioriteiten kunnen invullen in onze agenda. Een aardige metafoor die Covey noemt gaat als volgt: Als je een glazen pot neemt en die vult met een paar grote stenen, dan lijkt de pot vol. Pak je echter een hand vol grind en je giet dat erbij, dan blijkt dat er nog aardig wat ruimte over was. Pak je daarna een handjevol zand en je giet dat erbij, dan blijkt dat dit er ook nog wel bij past. Giet je er ten slotte wat water bij, dan lukt dat ook nog wel. Zou je echter andersom zijn begonnen, eerst het water, dan het zand en dan het grind, dan zou je de stenen er nooit meer bij in hebben gekregen. De grote stenen zijn de kwadrant 2-activiteiten. Die dingen die belangrijk zijn en niet urgent. Die moet je dus eerst plannen. Daarna kun je de rest gaan invullen. Eigenschap 4: Denk in termen van winnen/winnen Deze vierde eigenschap draait om het denken in termen van 'overvloed'. Veel mensen denken in termen van schaarste. Ze hebben te weinig zelfvertrouwen en denken dat er voor hen niet genoeg zal zijn. Daarom denken ze dat de ander moet verliezen, zodat zij kunnen winnen. Dit wordt vaak al jong aangeleerd. In de scholen is er veel concurrentie tussen de kinderen onderling. Als de één wint, verliest de ander. Als er sprake is van een relatie van wederzijdse afhankelijkheid, streef dan naar een afspraak waarbij beide partijen winnen. Eigenschap 5: Probeer eerst te begrijpen, dan begrepen te worden Als we elkaar werkelijk begrijpen, dan zullen we creatiever worden in het oplossen van gezamenlijke problemen. Covey gebruikt in zijn lezingen vaak het voorbeeld van de 'indian talking stick'. Wie in de vergadering de praatstok in handen had, die mocht spreken. De rest zweeg en luisterde met aandacht. Wanneer iemand anders het woord wenste, dan was de voorwaarde dat hij eerst herformuleerde wat de ander had gezegd. Was die tevreden over de samenvatting die was gegeven, dan droeg hij de praatstok over. Niet eerder. Er zijn verschillende niveaus van luisteren naar elkaar: Je kunt luisteren naar de ander, maar negeren wat er gezegd wordt. Je kunt doen alsof je luistert, door geluiden te maken zoals: Hmmm... en Jaja. Je selectief luisteren, waarbij we alleen die dingen oppikken die we willen horen Je kunt aandachtig luisteren, zonder te evalueren, wanneer je aantekeningen maakt bij een lezing. Je kunt empathisch luisteren. Luisteren met gevoel, waarbij je jezelf écht verplaatst in het standpunt van de ander. Het gaat je erom de ander écht te begrijpen. Volgens Covey hangt eigenschap nummer 5 samen met twee zaken: persoonlijke moed en aandacht voor anderen. Bijna alle problemen tussen mensen komen voort uit gebrekkige communicatie, vooral uit ons onvermogen om écht, met inlevingsvermogen, te luisteren naar de ander, zonder dat we per se zélf meteen willen reageren. Eigenschap 6: Werk synergetisch Stel je zich voor dat je met één collega een kamer deelt, je collega heeft graag het raam open. Jij houdt er echter van dat de ramen dicht zijn. Je kunt daar vervolgens een discussie over aangaan en misschien eindigt het verhaal met een compromis waarbij het raam de helft van de tijd halfopen staat. Maar je kunt het ook anders aanpakken: Vraag waarom je collega het raam open wil. Misschien gaat het om de frisse lucht. Je zou kunnen uitleggen waarom je de ramen gesloten wilt houden: je houdt niet van de tocht. De kans is groot dat u met deze achtergrondinformatie over elkaar voorkeuren, vrij snel tot een derde en betere oplossing kunt komen dan je aanvankelijk had gedacht. Want nu weet u dat het erom gaat om frisse lucht binnen te krijgen, zonder tocht!

6 Deze zesde eigenschap is vooral verbonden met onze menselijke creativiteit. Als twee of meer mensen werkelijk gaan samenwerken, worden er betere oplossingen ontwikkeld. Niet-effectieve mensen nemen in een onderhandeling één positie in en besluiten na veel discussie tot een compromis. Effectieve mensen proberen te achterhalen welke drijfveren er achter een mening of positie zitten. Zij proberen samen tot een oplossing te komen die recht doet aan ieders wensen. Eigenschap 7: Hou de zaag scherp Hou de zaag scherp. De naam van deze eigenschap komt van een korte anekdote. Een man loopt door het bos en ziet een houtvester aan het werk. Deze is bezig een boom om te zagen, maar het schiet niet echt op. "Waarom scherp je de zaag niet aan", vraagt de man. "Daar heb ik geen tijd voor," zegt de ander, "Ik moet nog veel teveel zagen." Eigenschap nummer 7 hangt samen met de menselijke gave tot vernieuwing. Wij zijn in staat om onszelf en onze omgeving telkens weer opnieuw uit te vinden. Alleen daardoor ervaren we vooruitgang in ons leven. We moeten ons regelmatig op vier verschillende terreinen vernieuwen. Op lichamelijk, sociaal-emotioneel, geestelijk en spiritueel terrein. Bij lichamelijke vernieuwing draait het om conditietraining, voeding en stresscontrole. Bij sociaal-emotionele vernieuwing moeten we werken aan ons zelfvertrouwen, onze dienstbaarheid en empathie. Geestelijke vernieuwing draait om lezen, schrijven, dingen plannen Spirituele vernieuwing vraagt om toewijding aan je belangrijkste doelen, studie en meditatie. Tot slot Covey werd een paar jaar geleden eens gevraagd in een interview naar wat hij zelf de belangrijkste eigenschap vond. "In theorie," zei Covey, "denk ik dat eigenschap 1 het belangrijkste is. Wees proactief, omdat het gaat over de kracht om in iedere situatie die respons te kiezen die jij wilt. Maar heel praktisch blijkt dat eigenschap 5 vaak zo'n invloed heeft op mensen. Probeer eerst te begrijpen, dan begrepen te worden. Gewoon vandaag beginnen met écht te luisteren, dat opent een heel nieuwe wereld voor je. Je ontwikkelt eerbied voor andere mensen en leert zelf wat nederigheid is. Maar als ik nou écht moet kiezen, dan kies ik voor eigenschap nummer 2. Begin met het einde voor ogen. Waarom? Nou, waar gaat het jou om in je leven? Dat blijft uiteindelijk toch de belangrijkste vraag die we moeten beantwoorden."