Huisreglement van de Multimediazaal van de Universiteit Gent

Transcriptie

1 Huisreglement van de Multimediazaal van de Universiteit Gent 1. Algemeen 1.1 De Multimediazaal is beschikbaar voor videoconferenties met een academische karakter, zowel voor interne (UGent) klanten, associatiepartners (AUGent, Vlerick School), als externe partners. 1.2 De Multimediazaal is tevens beschikbaar voor video-opnames met een academisch karakter, zowel voor interne klanten, associatiepartners, als externe partners. 1.3 Dhr. Davy de Sloover, medewerker Videoconferenties en Videoproducties, is de eerste gesprekspartner voor alle praktische afspraken. Hij neemt ook alle technische aspecten voor zijn rekening. Indien gewenst kan contact genomen worden met Dhr. Michel Raes, verantwoordelijke Multimedia. (Alle coördinaten: zie onderaan) 2. Praktische inlichtingen 2.1 De zaal heeft een capaciteit van maximaal 75 personen publiek. Vooraan links op het podium is er aan het sprekersgestoelte plaats voor een spreker, vooraan rechts op het podium kan een panel van maximaal 8 personen zetelen. 2.2 Het sprekergestoelte stelt een laptop en een documentencamera ter beschikking. Eventueel kan een persoonlijke laptop aangesloten worden. 2.3 Op het podium zijn microfoonaansluitingen voorzien. In de zaal kan er gebruik gemaakt worden van een draagbare microfoon. Desgewenst kan een spreker gebruik maken van een draadloze dasspeldmicrofoon. 2.4 De videoconferenties en video-opnames kunnen plaatsvinden op normale werkdagen tussen 8.00u en 18.00u 2.5 De keuken naast de zaal staat ter beschikking voor cateringactiviteiten (bv. broodjeslunch, recepties), in overleg met het team van de Multimediazaal. De klant moet instaan voor de volledige organisatie van de catering. Deze cateringactiviteiten dienen te vallen binnen de normale werkuren (8.00u u) Keukenapparaten zoals vaatwas, koffiemachine, ijskast, staan ter beschikking Borden, tassen, lepels, koffie, glazen, moeten meegebracht worden Er is geen keukenpersoneel. 2.6 De zaal en de keuken moeten in dezelfde staat worden achtergelaten zoals ze betreden werden, wat betreft netheid, apparatuur en meubilair. 1

2 3. Organisatorisch 3.1 De klant (vakgroep, instelling, bedrijf, ) wordt vertegenwoordigd door één contactpersoon. Deze persoon wordt verantwoordelijk gesteld voor de reservatie, en voor alle praktische, organisatorische en financiële aspecten die ten laste van de klant zijn. 3.2 Elke videoconferentie of videoproductie moet voldoende op voorhand gereserveerd worden door deze contactpersoon van de klant. Kalenderreservaties worden gemaakt op basis van first come, first served. 3.3 Bij reservatie verklaart de klant zich akkoord met dit huisreglement. 3.4 Voor elke activiteit (of reeks van activiteiten) moet een bestelbon opgemaakt worden. Na de bestelbon te hebben ontvangen is de reservatie pas definitief. 3.5 Alle nodige gegevens worden doorgegeven aan Dhr. Davy de Sloover, bijvoorbeeld de correcte contactgegevens van de technici van de deelnemende sites aan een videoconferentie. 3.6 Er wordt een raming gemaakt van de kosten ten laste van de klant, afhankelijk van de gereserveerde tijd en de soort activiteit. De kosten zullen achteraf aan de klant gefactureerd worden (zie 5. Kostenstructuur). 3.7 Bij overschrijding van de gereserveerde tijd, zullen de extra kosten achteraf bijgefactureerd worden, dit aan 200%. 3.8 Bij afzeggen van de reservatie wordt voor videoconferenties enkel de forfait registratie en testen gefactureerd, dit aan 200%. Voor videoproducties wordt 25,00 per geannuleerde opname-eenheid aangerekend. (Een opname-eenheid is normaliter een halve dag van 9.00u 12.00u ofwel van 14.00u 17.00u.) 3.9 Schade aan de infrastructuur (meubilair, apparatuur, ) veroorzaakt door de klant, wordt achteraf op de klant verhaald Het team van de Multimediazaal behoudt zich het recht om videoconferenties of video-opnames te annuleren (of te onderbreken) in geval van technische storingen. In dat geval worden geen kosten aangerekend aan de klant. De klant verklaart zich akkoord in een dergelijke situatie geen schadeclaims te richten aan de dienstverlener. 2

3 4. Het team van de Multimediazaal 4.1 Dhr. Davy de Sloover, medewerker Videoconferenties en Videoproducties Telefoon: (bureel) (multimediazaal) 4.2 Dhr. Michel Raes, verantwoordelijke Multimedia Michel.Raes@UGent.be Telefoon: Bij eventuele betwistingen ligt de eindverantwoordelijkheid bij de heer Danny Schellemans, directeur ICT van de Universiteit Gent. 4.4 Meer informatie op volgend Webadres: 3

4 5. Overzicht kostenstructuur: VC services, in Euro Interne klanten Associatiepartners Externe klanten Forfait registratie & testen Gebruik infrastructuur 100 /uur 200 /uur Multipuntfaciliteiten + 50 /uur /uur Telecomkosten: H.323 VC over IP H.320 VC over ISDN prijzen dd , incl. BTW, onder voorbehoud van wijzigingen. Voorbeeld ISDN kosten, per uur, in Euro 128 kbps 256 kbps 384 kbps Nationaal Internationaal: buurlanden, UK, Spanje, Italië Internationaal: Noorwegen, Zweden, Finland Intercontinentaal: USA, Canada prijzen indicatief dd , incl. BTW, overeenkomstig de Belgacom tarieven Video services, in Euro Interne klanten Associatiepartners Externe klanten Video-opnames 25 /uur 50 /uur 100 /uur Digitaliseren / encoderen * 25 /uur 50 /uur 100 /uur Annuleren van gereserveerde opname-eenheden 25 / halve dag 25 / halve dag 25 / halve dag prijzen dd , incl. BTW, onder voorbehoud van wijzigingen. * digitaal editeren en/of monteren is wegens personeelsgebrek enkel in uitzonderlijke gevallen mogelijk 4

5 Bestellingen door interne klanten: 1. Eerst per (of telefonisch) afspreken met Dhr. Davy de Sloover. 2. Interne Bestelbon opmaken in SAP: Leveranciersnummer CA60 Artikelnummer (default: Interne dienst niet wetenschappelijk) Omschrijving: Gebruik multimediazaal op (datum) + activiteit specifiëren. Adressering aanvullen: DICT, tav. Dhr. Davy de Sloover 3. Bestelbon faxen naar (of eventueel opsturen) Bestellingen door andere klanten: Worden individueel afgehandeld via Dhr. Davy de Sloover 5