Classroom book. Microsoft. Introduction. Av. Albertlaan, Bruxelles-Brussel. Phone: 02/ Fax: 02/

Transcriptie

1 Classroom book Microsoft Introduction Av. Albertlaan, Bruxelles-Brussel Phone: 02/ Fax: 02/

2 Inhoudsopgave Inleiding en structuur van de handleiding 1 IN DEZE HANDLEIDING KOMEN DE VOLGENDE ZAKEN AAN BOD:1 Algemeenheden 3 DE FASEN 3 DE WEERGAVES 3 Enkele bijzonderheden en opmerkingen 5 KALENDERS 5 AFSPRAKEN IN MS PROJECT 6 Ms Project omgeving 7 DE WEERGAVES 7 DE TABLE ENTRY 9 DE GANTT CHART 9 DE KNOPPENBALKEN 11 Opstellen van het project, de taken en de kalender12 BEPALEN VAN DE BEGINDATUM VAN HET PROJECT 12 BEPALEN VAN DE EINDDATUM VAN HET PROJECT 13 DE STANDAARDOPTIES 13 INGEVEN VAN DE TAKEN 14 SUMMARY TASKS (OVERKOEPELENDE TAKEN) 15 INVOEGEN VAN TIJDSEENHEDEN 17 DE BEPERKINGEN 20 TERUGKERENDE TAKEN 23 VERBANDEN TUSSEN DE TAKEN 25 WEERGAVE VAN HET KRITISCHE PAD 30 De projectkalender 32 CREËREN VAN DE KALENDER 32 TOEPASSEN VAN DE KALENDER 34

3 WEERGEVEN VAN DE KALENDER OP DE GANTT CHART 34 Hulpbronnen 34 INGEVEN VAN DE HULPBRONNEN 34 DE HULPBRONNEN IN DETAIL 34 TOEKENNEN VAN DE HULPBRONNEN AAN DE TAKENM IN MS PROJECT TE SPECIFIËREN WIE WAT GAAT DOEN: 34 DE VERSCHILLENDE SOORTEN TAKEN EN HET GEBRUIK ERVAN34 OVER-ALLOCATIE VAN DE HULPBRONNEN 34 BESCHIKBAARHEID VAN EEN HULPBRON 34 Bevriezen van het project 34 BEVRIEZEN VAN HET PROJECT 34 PROJECTOPVOLGING 34 TUSSENTIJDSE PLANNEN (INTERIM) 34 Filters 34 DE FILTERS OPROEPEN 34 Reports 34 MAKEN VAN EEN RAPPORT 34 Opslaan van het project 34 DE EXTENSIE 34 HET OPSLAAN 34 Consolidatie van de projecten 34 Gemeenschappelijke hulpbronnen-pool 34 DELEN VAN DE HULPBRONNEN 34 Ms Project personaliseren 34 CREATIE VAN FILTERS 34 DELEN VAN FILTERS 34 CREATIE EN GEBRUIK VAN GROEPERINGEN 34 CREATIE VAN TABELLEN 34 CREATIE VAN VIEWS 34

4 DELEN VAN EEN VIEW 34 CREATIE VAN RAPPORTEN 34

5 Inleiding en structuur van de handleiding Inleiding en structuur van de handleiding Microsoft Project 2002 is een softwareprogramma dat u toelaat projecten te beheren. Dit programma helpt u uw projecten te plannen en te beheren zodanig dat ze gemakkelijk op te volgen zijn en maakt het mogelijk alle informatie daaromtrent mede te delen. MS Project is een softwareprogramma voor projectbeheer en geen programma voor het beheer van plannings. Anders gezegd, het is een softwareprogramma dat in functie van de parameters, de begin- en einddata van taken en handelingen bepaalt. Nochtans is het ook mogelijk om zelf data voor welbepaalde taken vast te leggen, maar dit mag men niet systematisch doen. Zoals ook een rekenblad uw budgetten niet zelfstandig kan beheren, is het vanzelfsprekend dat dit softwareprogramma voor projectbeheer uw project niet in uw plaats kan beheren. Het programma kan niet op de eerste plaats komen voor het begrip en het beheersen van de pricipes en methodes van projectbeheer. Het is uw know-how en uw kennis van uw project die u zullen toelaten om uw problemen op te lossen. Ms Project bestaat uit weergaves, tabellen en filters. Het grootste deel van deze views, tabellen en filters kan gecombineerd worden. De Project Guide Vanaf de versies XP heeft Microsoft de verbeteringen aan zijn software toegespitst op de hulp voor de gebruikers. Voor MS Project 2002 gebeurt dit aan de hand van de Project Guide. In feite is dit een soort assistent die u stap voor stap zal helpen om uw project te definiëren en zal proberen u doorheen het project te begeleiden. Nochtans, hoewel deze automatische piloot zeer gebruiksvriendelijk is en u zich er gemakkelijk bij zal voelen, is het onontbeerlijk, dat u, zoals bij het besturen boten en vliegtuigen, zelf de besturing kan overnemen. Om deze reden zal dit hulpmiddel tijdens de opleiding niet gebruikt worden. Bij wijze van hulp zal echter wel een kort hoofdstuk gewijd worden aan het gebruik van deze gids. IN DEZE HANDLEIDING KOMEN DE VOLGENDE ZAKEN AAN BOD Plannen van een project aan de hand van een begindatum of een einddatum; Opstellen van een projectkalender; Ingeven van de taken, verdelen van deze taken onder elkaar, specifiëren van hun tijdsbeperkingen en prioriteiten; Weergeven van de hulpbronnen en ze toewijzen aan verschillende taken; Oplossen van de problemen te wijten aan over-allocatie van de hulpbronnen (bv; twee maal toewijzen); Bevriezen (blokkeren) van het project en de opvolging van desbetreffend project verzekeren; Personaliseren van MS Project door het creëren van tabellen, filters, views en rapporten eigen aan de behoeften van de gebruiker; Werken met een gemeenschappelijke hulpbronnen-pool doorheen de projecten; 1

6 Inleiding en structuur van de handleiding Consolideren van de projecten. 2

7 Algemeenheden Algemeenheden Na dit hoofstuk bent u in staat : De verschillende fasen van uw project te bepalen De verschillende weergaves te gebruiken DE FASEN Fase 1 : plannen van een project en maken van een planning: Ingeven van taken, hun duur en hun tijdsbeperkingen; Specifiëren van de relaties tussen de taken; Opstellen van een projectkalender; Weergeven van de hulpbronnen en hun individueel tijdschema; Toewijzen van de hulpbronnen aan verschillende taken en problemen ivm overallocatie en onmogelijke deadlines oplossen. Fase 2 : bevriezen (blokkeren) van het project en beheer van de wijzigingen tijdens het verloop van het project. Fase 3 : meedelen van informatie over verschillende projecten aan de betrokken personen. DE WEERGAVES Er bestaan drie belangrijke modellen (weergaves) om een project te ontwikkelen: De GANTT CHART (naar de naam van de uitvinder) is een grafische weergave van het project op een tijdschaal (de GANTT CHART is de standaardweergave in MS Project). De CRITICAL PATH methode: een wiskundig model dat de totale duur van een project berekent aan de hand van de duur van de verschillende taken (etappes) en hun onderlinge verbanden. Dit model wordt getoond in het NETWORK DIAGRAM waarin het CRITICAL PATH weergegeven word aan de hand van rode blokken. Dit CRITICAL PATH kan eveneens weergegeven worden in de GANTT CHART om aldus het lezen te vergemakkelijken. De verschillende soorten taken: Kritische taken (in het rood in de Gantt Chart) zijn die taken die een invloed hebben op de einddatum van het project. Ze bevinden zich op het kritische pad, dat wil zeggen dat wanneer de tijdsduur van één van de taken gewijzigd wordt, de begin- of einddatum van een project beinvloed wordt; Niet-Kritische taken (in het blauw in de Gantt Chart) zijn die taken die zich buiten het kritische pad bevinden, dat wil zeggen dat wanneer de tijdsduur van één van 3

8 Algemeenheden de taken gewijzigd wordt, de begin- of einddatum van een project niet beinvloed wordt; De Milestones of mijlpalen, voorgesteld door het volgende symbool : hebben een duur van 0 dagen en worden vermeld om de aandacht te trekken op het beheer van het project (bijvoorbeeld: wijzigingen in het project, plaatsen van een handtekening onder een contract, ); Terugkerende taken zijn die taken die zich een aantal keren herhalen gedurende het verloop van het project. In de vorige versies van MS Project beschikte u eveneens over een grafische voorstelling van de bestaande relaties tussen de verschillende taken: de PERT (Program Evaluation Review Technique). Dit model is door de Navy ontwikkeld. In de versie 2002 van MS Project heeft men de Pert omgevormd in een NETWORK DIAGRAM, wat meer grafische mogelijkheden biedt. 4

9 Enkele bijzonderheden en opmerkingen Enkele bijzonderheden en opmerkingen Na dit hoofstuk bent u in staat : De specifieke terminologie van het programma te gebruiken KALENDERS Het opstellen van een kalender in Ms Project is van groot belang. In het kader van de projecten die u gaat creëren, zijn twee types van kalenders te onderscheiden. De Standard kalender is een kalender die direct kan toegepast worden in verschillende projecten. Standaard worden in deze kalender de zaterdagen en de zondagen beschouwd als Non-Working en dat tot in De basiskalender is eigenlijk een soort model dat men kan aanpassen in functie van de taken of de bronnen. De takenkalender is een nieuwe, zeer praktische optie die u toelaat om taak per taak te bepalen wanneer deze kunnen plaatsvinden. Dankzij deze optie kan u b.v. bepalen dat een bepaalde taak enkel op een woensdag kan plaatsvinden. De kalender van de hulpbronnen is een kalender die individueel wordt toegepast op elk van de hulpbronnen in een project. Standaard worden in deze kalender de zaterdagen en de zondagen beschouwd als Non-Working en dat tot in De hieronder vermelde verklaringen gelden voor beide kalenders Ms Project Working Non-Working Verklaring Werken aan het project Niet werken aan het project, maar eventueel wel aan iets anders Default Instellen van de standaardparameters (8 uur/dag en 5 dagen/week) 5

10 Enkele bijzonderheden en opmerkingen AFSPRAKEN IN MS PROJECT De afspraken in Ms Project zijn van groot belang aangezien dit softwareprogramma ook dienst doet als communicatiemiddel. Daarom is het belangrijk dat de normen vastgesteld èn gerespecteerd worden zodat de projecten kunnen uitgevoerd worden door alle betrokken partijen. De standaardvoorstelling van een Gantt Chart is de volgende: Soort taak Weergave op het scherm Weergave op papier Kritisch Rood Niet-Kritisch Blauw Samengevat Milestones 6

11 Ms Project omgeving Ms Project omgeving Na dit hoofstuk bent u in staat : Vertrouwd te zijn met de onderdelen van het scherm DE WEERGAVES Telkens u het programma Ms Project opstart, komt u in een scherm terecht dat men de GANTT CHART noemt. In het linkergedeelte van het scherm vindt u de PROJECT GUIDE. Rechts van de PROJECT GUIDE vindt u de VIEW AREA. Deze laat u toe om heel gemakkelijk van de ene weergave (View) naar de andere over te gaan door middel van een klik op de rechter muisknop. In feite vervangt deze de VIEW BAR uit de vorige versies, die in de verisie MS Project XP niet meer automatisch weergegeven wordt. Om de. VIEW BAR weer te geven: 7

12 Ms Project omgeving Klikt u op het menu VIEW. Kiest u vervolgens de optie VIEW BAR. 8

13 Ms Project omgeving DE TABLE ENTRY De middengedeelte van het scherm wordt de TABLE ENTRY genoemd en bestaat uit diverse kolommen: Id Task Name Duration Start Finish Predecessors Resources Name N van de taak Naam van de taak Duur Begindat um Einddatu m Voorgaan de taak Naam van de hulpbron DE GANTT CHART De rechterhelft van het scherm is de GANTT CHART en is een grafische weergave van het project op een tijdschaal. Opmerking: Om een specifieke taak te visualiseren op de Gantt Chart Klik op de taak. 9

14 Ms Project omgeving Klik op de knop. 10

15 Ms Project omgeving DE KNOPPENBALKEN De eerste toolbar of knoppenbalk is de STANDARD TOOLBAR: De tweede toolbar of knoppenbalk is de FORMATTING TOOLBAR: Net zoals bij andere softwareprogramma s, zal het gebruik van werkbalken het aantal handelingen voor het uitvoeren van de meest gangbare opdrachten beperken. Overeenkomstig de standaardinstellingen worden de werkbalken STANDARD en FORMATTING op één lijn weergegeven. 11

16 Opstellen van het project, de taken en de kalender Opstellen van het project, de taken en de kalender Na dit hoofstuk bent u in staat : Begin-en einddatum van het project te specifiëren Taken in te voeren De verschillende fasen van het project te bepalen De duur en de beperkingen in te voeren BEPALEN VAN DE BEGINDATUM VAN HET PROJECT Om de begindatum van een project te specifiëren: Klik op het menu PROJECT. Klik op de optie PROJECT INFORMATION. Kies in de afrollijst van de zone SCHEDULE FROM: de optie PROJECT START DATE. Voer de begindatum van uw project in, in de zone START DATE. Opmerking: De einddatum van uw project FINISH DATE zal automatisch berekend worden op basis van de duur van uw taken en de bestaande linken tussen uw verschillende taken. 12

17 Opstellen van het project, de taken en de kalender BEPALEN VAN DE EINDDATUM VAN HET PROJECT Om de einddatum van uw project te bepalen: Klik op het menu PROJECT. Klik op de optie PROJECT INFORMATION. Kies in de afrollijst van de zone SCHEDULE FROM: de optie PROJECT FINISH DATE. Voer de einddatum van uw project in, in de zone FINISH DATE. Opmerking: De begindatum van uw project START DATE zal automatisch berekend worden op basis van de duur van uw taken en de bestaande linken tussen uw verschillende taken. In dit geval zullen de taken zo laat mogelijk starten om de duur van het project zo beperkt mogelijk te houden. DE STANDAARDOPTIES In Ms Project werkt u standaard 5 dagen/week; 8 uren/dag; Kortom 40 uren/week; Een maand omvat 20 dagen; Een week begint op maandag; 13

18 Opstellen van het project, de taken en de kalender Het fiscale jaar begint op 1 januari; Om deze standaardopties te wijzigen: Klik op het menu TOOLS. Kies OPTIONS. Kies het tabblad CALENDAR. Pas, indien nodig, de opties aan. INGEVEN VAN DE TAKEN Om een taak in te geven in Ms Project, volstaat het om de TABLE ENTRY op uw scherm te vragen Specifieer de naam van de taak in de kolom TASK NAME. Alle taken mogen dezelfde naam hebben omdat Ms Project zich toch baseert op het nummer van de lijn of regel (ID). Opmerking : De naam van een taak bestaat uit maximaal 255 karakters. Per project kan u een groot aantal taken invoegen. 14

19 Opstellen van het project, de taken en de kalender SUMMARY TASKS (OVERKOEPELENDE TAKEN) Om makkelijk een project te lezen en te bepalen is het noodzakelijk om over een goede structuur te beschikken. Om dit te doen zal u gebruik maken van verschillende stappen. Voorbeeld van een project : In ons voorbeeld, zijn de grote fasen van het project Production of a prototype Motoring, Engine, Gearbox De taken die onder een grote fase staan, behoren tot deze fase. Production of a prototype Motoring Installation of means Production Tests Engine Installation of means Production Tests Gearbox Installation of means Production Tests De structuur in Ms Project bepalen Bepaal uw fasen. Selecteer de taken die deel moeten uitmaken van een fase. Ken er vervolgens een insprong aan toe met de knop INDENT. Nummeren van de taken Het is mogelijk om automatisch de overzichtsnummering (OUTLINE NUMBERS) weer te geven. U kan eveneens de overzichtssymbolen (OUTLINE SYMBOLS) en de PROJECT SUMMARY TASK weergeven: Klik op het menu TOOLS. 15

20 Opstellen van het project, de taken en de kalender Kies OPTIONS. Kies het tabblad VIEW. Vink het vakje SHOW OUTLINE NUMBER aan. Vink het vakje PROJECT SUMMARY TASK aan. Opmerking : De vakjes SHOW OUTLINE SYMBOL en SHOW SUMMARY TASKS zijn standaard reeds aangevinkt. De verschillende vakjes die u hebt aangevinkt geven u bijkomende informatie op het scherm. De Outline Number zal de verschillende taken nummeren. 16

21 Opstellen van het project, de taken en de kalender INVOEGEN VAN TIJDSEENHEDEN Wanneer u de naam van een taak ingeeft, zal automatisch de standaardduur ingesteld worden op 1d? in de kolom DURATION en zullen de kolommen START en FINISH ingevuld worden rekening houdend met de begindatum van het hele project. Het vraagteken duidt aan dat de tijd nog niet bevestigd is. U dient een duur in de kolom DURATION in te vullen opdat het vraagteken zou verdwijnen. Dit symbool heeft als doel uw aandacht te vestigen op het feit dat u de duur nog niet ingegeven heeft en dat de duur die aangegeven is de duur is die standaard weergegeven wordt. De tijdseenheden die aanvaard worden in Ms Project: Tijdseenheid Minuten Uren Tijdseenheid in Ms Project Min Hr Dagen Weken Maanden Day Wk Mons 17

22 Opstellen van het project, de taken en de kalender Nadat u een tijd hebt ingegeven is het nog mogelijk om deze als geschatte tijd te laten weergeven. Dit kan u doen door het vakje ESTIMATED aan te vinken in het dialoogvenster TASK INFORMATION. Het dialoogvenster Task Information Dubbelklik op de naam van een taak. 18

23 Opstellen van het project, de taken en de kalender De opties wijzigen Klik op het menu TOOLS. Klik op OPTIONS. Klik op het tabblad EDIT. Het is mogelijk om de afkorting van deze eenheden te wijzigen. Deze wijziging geldt voor het lopende project. Om deze keuze als standaard in te stellen: Klik op. Wijzigen van de standaardduur van een taak Om de standaardduur van een taak te wijzigen: Klik op het menu TOOLS. Kies OPTIONS. 19

24 Opstellen van het project, de taken en de kalender Kies het tabblad SCHEDULE. Wijzig de standaardwaarde in het gedeelte: Om de duur van een taak aan te passen: Typ de gewenste duur in de kolom DURATION van de TABLE ENTRY. I. Vervolgens moet u bevestigen. Druk op ENTER. De verlopen tijd (elapsed time) De duur in werkdagen De duur van een taak vertegenwoordigt het tijdsinterval tussen het begin en het einde van deze taak. Indien een taak van vijf dagen op woensdag begint, zal ze eindigen op de volgende dinsdagavond in de veronderstelling dat de zaterdag en de zondag twee dagen zijn waarop niet wordt gewerkt. Duur in kalenderdagen Voor sommige taken houdt de duur geen rekening met werkdagen maar enkel met kalenderdagen. Voorbeeld: de tijd die nodig is om de verf te laten drogen. Om een dergelijke duur te bepalen, typ: 5 edays in plaats van 5 days. DE BEPERKINGEN Taken met vaste en onbepaalde duur Een vaste of bepaalde taak (een vaste duurtaak) is een taak waarvan de duur onveranderd blijft ongeacht het aantal hulpbronnen dat is toegewezen aan deze taak. Een onbepaalde taak is een taak waarvan de duur zal veranderen afhankelijk van het aantal hulpbronnen dat is toegewezen aan deze taak. Tijdsbeperkingen Om de tijdsbeperkingen eigen aan een bepaalde taak te specifiëren: Dubbelklik op de desbetreffende taak. Het dialoogvenster TASK INFORMATION verschijnt op het scherm. 20

25 Opstellen van het project, de taken en de kalender Ga in het tabblad ADVANCED. De zone CONSTRAINT TASK laat u toe het soort beperking te preciseren. Kies in de afrollijst CONSTRAINT TYPE : het soort beperking. Typ de datum in de zone Constraint Date (Voorbeeld: De taak mag niet eindigen na 1/04/2003). Een deadline toevoegen Deze optie laat u toe om voor elke taak een uiterste einddatum in te stellen. Deze deadline is niet beperkend, ze is enkel indicatief. Wanneer de deadline verstreken is, zal een symbool verschijnen in de kolom INDICATOR. 21

26 Opstellen van het project, de taken en de kalender De takenkalender Bepaalde taken kunnen slechts plaatsvinden op een welbepaald moment, op een welbepaalde dag in de week of op een welbepaalde datum binnen een bepaalde tijdspanne. Daarom kunt u aan een taak een voorafgedefinieerde kalender toewijzen. U moet deze keuze uitvoeren in het dialoogvenster TASK INFORMATION in het tabblad ADVANCED. Toevoegen en/of verwijderen van een taak Wanneer u een taak wil toevoegen in Ms Project, dan zal de nieuwe regel waarin u uw taak zal ingeven zich bevinden boven de actieve cel. Om dit te doen: Klik op het menu INSERT. Kies de optie NEW TASK. Een lege regel verschijnt. U dient enkel nog de naam en de duur van de taak in te geven Om een taak te verwijderen in Ms Project: Selecteer de taak. Klik op het menu EDIT. 22

27 Opstellen van het project, de taken en de kalender Kies de optie DELETE TASK. Opmerking : Nadat u de corresponderende lijn van de taak hebt geslecteerd, kan u ook eenvoudig op de knop DELETE drukken. Opmerking : Telkens een taak wordt toegevoegd of verwijderd, zal de totale duur van het project opnieuw berekend worden. TERUGKERENDE TAKEN Wanneer een taak zich herhaalt gedurende het verloop van het project (bijvoorbeeld: een twee uur durende vergadering elke tweede donderdag van de maand, onderhoud van de wagen elke km, ), dan kan u een terugkerende taak ingeven. Om dit te doen: Klik op het menu INSERT. Kies RECURRING TASK. Het volgende dialoogvenster verschijnt: 23

28 Opstellen van het project, de taken en de kalender U heeft de keuze tussen vier verschillende types: dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks. In de Gantt chart zal de taak als volgt worden voorgesteld: Indien u de grafische weergave van een terugkerende taak wilt wijzigen om zo een onderscheid te kunnen maken met andere taken (kritisch of niet - kritisch): Dubbelklik in het witte gedeelte van de Gantt chart. Het dialoogvenster BAR STYLES verschijnt. Verander de weergave van ROLLED UP TASK. Het resultaat is: 24

29 Opstellen van het project, de taken en de kalender VERBANDEN TUSSEN DE TAKEN Alle taken beginnen niet op hetzelfde moment, bepaalde taken zullen beginnen omdat een andere taak exact op een bepaalde dag zal beëindigd zijn of twee taken zullen op hetzelfde moment worden beëindigd, Wanneer u met alle verbanden die er bestaan tussen de taken rekening houdt, verkrijgt u het kritische pad op de Gantt chart. Er bestaan vier types verbanden in Ms Project: Soort verband FINISH TO START (FS) START TO START (SS) FINISH TO FINISH (FF) START TO FINISH (SF) Betekenis van het verband Indien taak A is beëindigd, kan taak B beginnen. Twee taken moeten op hetzelfde moment beginnen ongeacht hun duur. Twee taken moeten op hetzelfde moment eindigen ongeacht hun duur. Indien taak B is beëindigd, kan taak A beginnen. Standaard wordt het verband tussen twee taken altijd beschouwd als FS. Achteraf kan u dus eventueel het verband gaan wijzigen. Finish to start Om FS verbanden te leggen: Selecteer de twee taken. Klik op het icoontje LINK TASK. De twee taken worden automatisch verbonden. Op de Gantt chart zal de taak die erop volgt, worden verplaatst in de tijd: Andere mogelijkheid: Klik en sleep van de ene taak naar de andere op de Gantt chart. De twee taken zijn met elkaar verbonden met een link FS: 25

30 Opstellen van het project, de taken en de kalender Start to start, Finish to finish en Start to finish Om een verband SS, FF of SF te verkrijgen, moet u vertrekken van een verband FS en deze gaan wijzigen. Er bestaan verschillende mogelijkheden om een verband te wijzigen. Eerste mogelijkheid: Dubbelklik op de grafische weergave van een verband dat bestaat tussen twee taken. Het dialoogvenster TASK DEPENDENCY verschijnt. Klik op het afrolmenu en kies het juiste verband. Tweede mogelijkheid: Dubbelklik op de naam van een taak. Het dialoogvenster TASK INFORMATION verschijnt op het scherm. Kies het tabblad PREDECESSORS. Klik in de kolom TYPE. Hierdoor krijgt u een lijst met de verschillende verbanden. Kies het gewenste verband. 26

31 Opstellen van het project, de taken en de kalender Opmerking : De verbanden zijn zichtbaar in de kolom PREDECESSORS in de TABLE ENTRY. Begrippen lag time, lead time en ellapsed time Een taak B kan soms al beginnen als de vorige taak A nog niet helemaal is afgewerkt (LEAD TIME). Anderzijds kan het soms gebeuren dat u een aantal dagen speling heeft tussen het einde van taak A en het begin van taak B (LAG TIME). Lead time Beeld u eens in dat een reclamecampagne over een nieuw product kan beginnen van zodra het ontwerp voor 75% klaar is. Het voordeel hiervan is dat het product veel sneller zal gekocht worden omdat de vraag na verloop van tijd groter wordt. Om dit te doen: Creëer een FS verband tussen de twee taken. Dubbelklik op de naam van de taak om het dialoogvenster TASK INFORMATION te laten verschijnen. 27

32 Opstellen van het project, de taken en de kalender Klik op het tabblad PREDECESSORS. Klik in de kolom LAG. Deze driehoekjes verschijnen. In deze kolom geeft u -25% in (om duidelijk te maken dat 75% van de taak moet beëindigd zijn). Opmerking: U kan het dialoogvenster TASK DEPENDENCY ook laten verschijnen door te dubbelklikken op de link tussen twee taken. U vindt er de kolom LAG. U verkrijgt het volgende resultaat: Lag Time Beeld u eens in dat tussen het nemen van een bloedproef en het resultaat ervan ongeveer twee dagen zitten. Om dit te doen: Creëer een FS verband tussen de twee taken. Dubbelklik op de naam van de taak om het dialoogvenster TASK INFORMATION te laten verschijnen. Klik op het tabblad PREDECESSORS. Klik in de kolom LAG. Voer in deze kolom 2d in. Opmerking: U kan het dialoogvenster TASK DEPENDENCY ook laten verschijnen door te dubbelklikken op de link tussen twee taken. U vindt er de kolom LAG. U verkrijgt het volgende resultaat: 28

33 Opstellen van het project, de taken en de kalender Opmerking : De lag time en de lead time zijn te gebruiken bij elk type verband. De tijdseenheden zijn dezelfde als voor de taken: h,d,w,m. Ellapsed time De LAG TIME en de LEAD TIME houden enkel rekening met werkdagen van 8 uur. Het is echter mogelijk dat er tussen twee taken gerekend wordt met wachttijden in kalenderdagen en niet in werkdagen (dat wil zeggen dagen van 24 uur). Dit is zeer belangrijk omdat daardoor de einddatum van het project wijzigt. Bijvoorbeeld: tussen twee verfbeurten moet u normaal gezien 2 dagen wachten dat wil zeggen 48 uur. Een verflaag droogt niet 8 uur/dag, maar wel 24 uur op 24. U heeft hier dus te maken met een FS verband en daarbij een wachttijd van 2 effectieve dagen tussen de twee taken. De manier van werken is identiek zoals bij de LAG TIME en de LEAD TIME, behalve dat u een e tussen het cijfer en de tijdseenheid moet plaatsen: 2ed. 29

34 Opstellen van het project, de taken en de kalender WEERGAVE VAN HET KRITISCHE PAD Het is van belang om het kritische pad weer te geven op de Gantt chart omdat deze het onderscheid toont tussen de kritische en de niet-kritische taken. Ter herinnering Kritische taken (in het rood in de Gantt Chart) zijn die taken die een invloed hebben op de einddatum van het project. Ze bevinden zich op het kritische pad. Dat wil zeggen dat als de tijdsduur van één van de taken gewijzigd wordt, dit een invloed heeft op de begin- of einddatum van een project (afhankelijk of men de beginof de einddatum ingeeft in Ms Project). Niet-Kritische taken zijn die taken die zich buiten het kritische pad bevinden. Dat wil zeggen dat als de tijdsduur van één van de taken gewijzigd wordt, dit geen invloed heeft op de begin- of einddatum van een project (afhankelijk of men de beginof de einddatum ingeeft in Ms Project). Standaard zullen in Ms Project de kritische taken voorgesteld worden in het rood en de niet-kritische taken in het blauw. Klik op het icoontje GANTT CHART WIZARD van de knoppenbalk FORMATTING De eerste stap van de assistent verschijnt op het scherm: Klik op de knop Kies de optie CRITICAL PATH. om naar de tweede stap te gaan. 30

35 Opstellen van het project, de taken en de kalender Klik op de knop FINISH en uw GANTT CHART wordt opgemaakt. 31

36 De projectkalender De projectkalender Na dit hoofdstuk bent u in staat : De projectkalender creëren Uw kalender toepassen Uw kalender weergeven op de Gantt Chart U beschikt over een basiskalender tot het jaar 2049 waarin enkel de zaterdagen en de zondagen als rustdagen worden beschouwd. U moet zelf die dagen aanduiden waarop het project stilligt (feestdagen, jaarlijks verlof van een bedrijf, ). Opmerking : Het is niet voldoende om enkel de kalender aan te maken; u moet deze ook effectief toepassen op het project en vervolgens hem weergeven op de GANTT CHART. CREËREN VAN DE KALENDER Klik op het menu TOOLS. Klik op de optie CHANGE WORKING TIME. Klik op de knop NEW: Voer de naam van uw kalender in. Klik op. Specifieer de dagen waarop het project zal stilliggen. 32

37 De projectkalender Selecteer de dagen waarop het project zal stilliggen, en duid het het vakje voor NONWORKING TIME aan. De geselecteerde dagen worden grijs. Om te selecteren Een datum Een doorlopende periode Klik op het vakje Klik en sleep van het begin van de periode tot het eind van de periode OF klik op de begindatum, hou de SHIFT-toets ingedrukt en klik op de einddatum. Verschillende niet-aaneensluitende dagen Een vaste kalender voor één of meerdere dagen Na de wijzigingen dient u op de knop Klik op de eerste dag. Hou de CTRLtoets ingedrukt en klik op de andere dagen. Klik op de kolom en wijzig de kalender in FROM - TO te klikken om te bevestigen. 33

38 De projectkalender TOEPASSEN VAN DE KALENDER Het feit dat u reeds een kalender aanmaakte, heeft nog geen enkele invloed op het verloop van het project. U dient de kalender nog toe te passen op. Klik op het menu PROJECT. Kies de optie PROJECT INFORMATION. Klik op de afrollijst die zich naast de optie CALENDAR bevindt en kies de naam van uw kalender. Nadat u uw keuze bevestigd hebt met de knop herberekend worden. zal het hele project WEERGEVEN VAN DE KALENDER OP DE GANTT CHART Klik op het menu FORMAT. Kies de optie TIMESCALE. Het dialoogvenster TIMESCALE verschijnt op het scherm. Opmerking : U kan dit dialoogvenster ook oproepen door te dubbelklikken op één van de letters die een dag weergeven in de Gantt 34

39 De projectkalender Chart Klik op het tabblad NONWORKING TIME. Klik op de afrollijst die zich naast de optie CALENDAR bevindt en kies de naam van uw kalender die u wenst weer te geven op de GANTT CHART. 35

40 De projectkalender Opmerking : Indien u de kalender, die u net heeft aangemaakt, ook wenst te gebruiken in andere projecten, dan kan u deze kalender copiëren en hem zo ter beschikking stellen van andere projecten. Hiervoor plaatst u best een copie van de kalender in een document genaamd Global.mpt. Om dat document te bekomen: Klik op het menu TOOLS. Kies de optie ORGANIZER. Kies het tabblad CALENDAR. Selecteer de kalender die u wenst te kopiëren in het rechtergedeelte. 36

41 De projectkalender Klik op de knop. Uw kalender is gekopieerd in Global.mpt. 37

42 Hulpbronnen Hulpbronnen Na dit hoofstuk bent u in staat : De hulpbronnen van uw project te beheren Uw hulpbronnen aan te wenden voor de verschillende taken Overboeking van hulbronnen op te lossen INGEVEN VAN DE HULPBRONNEN Om de hulpbronnen in te geven (zowel de menselijke als de materiële): Klik met de rechter muisknop op de VIEW AREA. Kies de optie RESOURCE SHEET. Opmerking : Om dit scherm te verkrijgen kan u ook klikken op het menu VIEW, en daarin de optie RESOURCE SHEET selecteren. U verkrijgt een tabel waarin u uw informatie kan invoeren. Titel van de kolom Betekenis Het nummer van de hulpbron. Resource Names De naam van de hulpbron Type Material Label Het soort hulpbron. WORK of MATERIAL WORK wordt hoofdzakelijk gebruikt voor menselijke hulpbronnen. Hulpbronnen van het type MATERIAL komen niet voor in de berekening van de prestaties. Dit type wordt vooral gebruikt voor de berekening van de prijzen. Enkel geldig wanneer de hulpbron materiaal is (voorbeeld: m³ 38

43 Hulpbronnen Initials Group Max. Units Std. Rate Ovt. Rate Cost Use Accrue at Base Calendar Code De initialen van de hulpbron. De groep waartoe de hulpbron behoort (bijvoorbeeld: een bepaalde afdeling) het maximum aantal eenheden van een hulpbron waarover u beschikt De standaard uurkost van de hulpbron De uurkost van de hulpbron in geval van overuren De vaste of forfaitaire kost voor het aanwenden van de hulpbron De wijze waarop de kosten van de hulpbron worden berekend voor het aanwenden ervan De kalender van het project gebruikt door de hulpbronnen Een code toegekend aan de naam van een hulpbron om ze achteraf te kunnen categoriseren 39

44 Hulpbronnen DE HULPBRONNEN IN DETAIL Bijkomende informatie RESOURCE AVAIBILITY: Beschikbaarheid van de hulpbron tijdens het project zowel wat betreft de periode dat de hulpbron aanwezig is als wat betreft de dagelijkse inzet. Deze kan per periode gedefinieerd worden. GENERIC : Mogelijkheid om de hulpbron, niet als een persoon, een groep of materiaal te definiëren, maar wel als een profiel. De Kalender Indien u de kalender van uw hulpbronnen wenst te wijzigen (om de dagen te preciseren wanneer een hulpbron niet werkt, of omgekeerd): Klik op het menu TOOLS. Kies de optie CHANGE WORKING TIME. Opmerking : U verkrijgt deze opties ook door te dubbelklikken op de naam van de hulpbron en het tabblad WORKING TIME te kiezen. 40

45 Hulpbronnen De werkdagen en de kalenderdagen bepalen in het geval van WORKING of NONWORKING DAYS. In het voorbeeld hierboven: 28 september: is geen werkdagen voor dit project (BASE CALENDAR: Test). 15 en 29 september: zijn geen werkdagen voor Bill. 13 september: werkdagen voor het project maar met een speciale werktijd voor Bill. De kosten Voor elke hulpbron bestaan er vijf verschillende tarieven. In functie van de taken die aan de hulpbron zullen toegekend worden, worden ook de verschillende tarieven toegepast. Elk tarief kan veranderen in functie van de datum. Om tarieven te bepalen: Dubbelklik op de naam van de hulpbron Klik op het tabblad COSTS. 41

46 Hulpbronnen TOEKENNEN VAN DE HULPBRONNEN AAN DE TAKENM IN MS PROJECT TE SPECIFIËREN WIE WAT GAAT DOEN: Vanuit eender welke view of tabel Selecteer uw taak. Klik op het ikoontje ASSIGN RESOURCES van de knoppenbalk STANDARD. Het dialoogvenster ASSIGN RESOURCES verschijnt op het scherm. Dit venster bevat alle hulpbronnen waarover u beschikt. 42

47 Hulpbronnen Selecteer de hulpbron waaraan u een taak wil toekennen. Klik op ASSIGN. Automatisch wordt de hulpbron toegewezen aan de taak in kwestie en in de kolom UNITS van dat dialoogvenster zal het cijfer 100% worden geplaatst. Dit cijfer duidt aan dat die persoon full-time zal werken aan de taak in kwestie. Opmerking : Als u een hulpbron wil toewijzen die niet full-time aan de taak zal werken, dan geeft u zelf een waarde in in de kolom UNITS (bijvoorbeeld: part-time 50%). 43

48 Hulpbronnen U kan verschillende hulpbronnen toewijzen aan dezelfde taak. U hoeft het dialoogvenster ASSIGN RESOURCES echter niet te verlaten om een hulpbron toe te wijzen aan een nieuwe taak. Het volstaat om de nieuwe taak te selecteren en de handeling nog eens over te doen. U kan verschillende taken tegelijkertijd selecteren door te klikken en te slepen. U kan eveneens de huidige toekenning van de werklast voor een hulpbron weergeven onder vorm van een grafiek. Dit zal u helpen om duidelijk de beschikbaarheid van de elke hulpbron te visualiseren. Hiertoe dient u op de knop GRAPH te kllikken. Door verschillende hulpbronnen te selecteren in het dialoogvenster ASSIGN kan u de werklast of de beschikbaarheid van deze hulpbronnen visualiseren, zoals hieronder aangetoond wordt. 44

49 Hulpbronnen In de GANTT CHART verschijnt de naam van de hulpbron rechts van de grafische weergave van de taken en links van de MILESTONES. De kolom RESOURCE NAMES in de TABLE ENTRY geeft u eveneens de namen van de hulpbronnen die toegewezen zijn aan de verschillende taken. Kolommen van de TABLE ENTRY: DE VERSCHILLENDE SOORTEN TAKEN EN HET GEBRUIK ERVAN Met MS Project 2002 kan u verschillende soorten taken bepalen afhankelijk van de toekenning van de hulpbronnen. Wanneer een hulpbron wordt toegekend, kan MS Project de taak op drie verschillende manieren bepalen: WORK, DURATION of UNITS. Work Duration Resource Unit Hoeveelheid uit te voeren werk (in uren of dagen), door één of meerdere hulpbronnen Periode tussen het begin en het einde van de taak Hoeveelheid aan hulpbronnen (mensen, materieel, ) die nodig is om een taak uit te voeren 45

50 Hulpbronnen Dit zijn de drie steunpilaren voor het plannen van een taak. DURATION RESOURCE WORK Om deze optie te bepalen: Dubbelklik op de taak. Kies het tabblad ADVANCED. 46

51 Hulpbronnen U moet één van deze drie soorten taken bepalen. Opmerking : De beste manier om het resultaat weer te geven is de VIEW TASK USAGE. Vaste duur (FIXED DURATION) De duur van de taak is vastgezet. Indien u het werk (WORK) verhoogt, zal het aantal eenheden die nodig zijn om deze taak uit te voeren automatisch stijgen. Voorbeeld: Vaste duur : 2 dagen Work 24 u OF Work 8 u Resource = 150 % (A-scherm) Resource = 50 % (B-scherm) 47

52 Hulpbronnen Vast werk (FIXED WORK) Hier is de hoeveelheid werk vastgelegd. Afhankelijk van het werkpercentage van de hulpbron, zal de duur veranderen; afhankelijk van de geschatte duur zal het werkpercentage van de hulpbronnen aangepast worden. Voorbeeld : Vast Werk : 20 u Duration : 2 dagen OF Duration : 5 dagen Resource : 125 % (A-scherm) Resource = 50 % (B-scherm) 48

53 Hulpbronnen Vaste eenheid (FIXED WORK) De hulpbronnen worden met een welbepaald werkpercentage toegekend. De duur en het werk zullen veranderen afhankelijk van deze eenheid. Voorbeeld : Vaste eenheid : 75 % Duration: 2 dagen OF Duration: 3,33 dagen Work : 12 uren (A-scherm) Work : 20 uren (B-scherm) 49

54 Hulpbronnen Wanneer meerdere hulpbronnen aan dezelfde taak toegewezen worden, is het belangrijk om de toewijzing door middel van al of geen inspanning (EFFORT DRIVEN) te bepalen. Standaard is dit wel het geval. Voorbeeld: Vaste duur Niet EFFORT DRIVEN Vaste duur: EFFORT DRIVEN Eerste hulpbron Tweede hulpbron Tweede hulpbron Beide hulpbronnen worden voltijds aan de taak toegewezen. 4 dagen = 2 * 32 uren = 64 uren DURATION > WORK Beide hulpbronnen verdelen het werk. 4 dagen = 32 uren = 2 * 16 uren WORK > DURATION 50

55 Hulpbronnen De optie WORK CONTOUR geeft u de mogelijkheid om voor elke onregelmatigheid het werk te herverdelen. Er wordt een reeks mogelijkheden aangeboden. De standaardinstelling is FLAT. OVER-ALLOCATIE VAN DE HULPBRONNEN U heeft een probleem van over-allocatie indien u een hulpbron te veel heeft aangewend in verhouding tot de stock die u ervan heeft uitgestippeld. Over-allocatie kan bijvoorbeeld voortvloeien uit het feit dat één hulpbron op hetzelfde moment staat toegekend voor twee verschillende taken of uit het feit dat de taak, waaraan de hulpbron is toegewezen, op dit moment als NONWORKING staat geregistreerd. Ms Project zal u helpen door het probleem van over-allocatie weer te geven en zal samen met u naar een oplossing zoeken. Visualisatie van over-allocatie Deze visualisatie gebeurt in verschillende stappen: Om alle hulpbronnen te kunnen zien die problemen geven: Klik op het menu VIEW. Kies de optie RESOURCE SHEET. 51

56 Hulpbronnen Alle hulpbronnen die een probleem van over-allocatie hebben, worden hier weergegeven in het rood. In het hieronder vermelde voorbeeld staat de hulpbron Pol Leblanc in het rood. Dit wil zeggen dat er een over-allocatie is: Om al de taken weer te geven van de hulpbron die een over-allocatie heeft, kiest u bij voorkeur de view RESOURCE USAGE. In deze weergave ziet u alle hulpbronnen en hun toewijzingen. Alle over-allocaties worden weergegeven in het rood. Een andere manier om in kaart te brengen wanneer een hulpbron te veel werk werd toegewezen is door middel van de grafische weergave die je kan visualiseren via het het dialoogvenster ASSIGN RESSOURCES zoals we reeds eerder gezien hebben. 52

57 Hulpbronnen Oplossen van de over-allocatie Er zijn verschillende mogelijkheden om over-allocatie op te lossen: Verwijder de taak; Verhoog het aantal hulpbronnen dat toegewezen is aan die bepaalde taak, of vervang de hulpbron door een andere; Verander de begindata van enkele taken; Wijzig de verbanden tussen bepaalde taken. U vindt geen oplossing en u vraagt Ms Project om het probleem voor u op te lossen dankzij gladstrijken. Gladstrijken wil zeggen dat Ms Project bepaalde taken zal verplaatsen in de tijd om zo tot een oplossing te komen. Om dat te doen: Klik op het menu TOOLS. Kies de optie LEVEL RESOURCES. 53

58 Hulpbronnen Optie Betekenis Leveling Calculation Look for overallocations on a Leveling Range Het is aanbevolen om handmatig (MANUAL) te werken, zodat u exact ziet wat er gebeurt. Zodoende kan u uw actie verfijnen Verfijning van de LEVELING Bepaal de LEVELING voor een periode of voor het hele project. Leveling order ID Standard Priority, Standard De volgorde waarin de taken zullen herpland worden Prioriteit van het taaknummer Predecessor > Slack > Start Date > Priority Priority > Predecessor > Slack > Date 54

59 Hulpbronnen Delay Only Within available Slack Leveling can adjust individual assignments Leveling can create splits en remaining work Ms Project zoekt een oplossing zonder de einddatum van het project te wijzigen. Ms Project wijzigt de kritieke taken niet Een individuele oplossing voor elke overallocatie van de hulpbronnen. Laat u toe om de taak op te splitsen en te herplannen Bepaal de leveling voor een periode of voor het hele project. Klik op LEVEL NOW. Bepaal in het volgende dialoogvenster of u één of alle hulpbronnen wil wijzigen. Het is beter om stap voor stap te werken. U kan controleren wat Ms Project doet voor iedere hulpbron. Voorbeeld: Bij Bill en Peter is er overduidelijk een over-allocatie van taken. Na de LEVELING: De duur van taak D is langer. De hulpbronnen werken niet langer, maar op een andere manier. 55

60 Hulpbronnen BESCHIKBAARHEID VAN EEN HULPBRON Beschikbaarheid weergeven als grafiek Kies de optie RESOURCE GRAPH in het menu VIEW. Doe een rechtermuisklik in de grafiek. Kies de optie REMAINING AVAILABILITY uit het contextueel menu. 56

61 Hulpbronnen De beschikbaarheid van een hulpbron in een tabel weergeven Kies de optie RESOURCE USAGE in het menu VIEW. Doe een rechtermuisklik op de grafiek. Kies de optie REMAINING AVAILABILITY Ms Project geeft eveneens de beschikbare tijd van een hulpbron. 57

62 Bevriezen van het project Bevriezen van het project Na dit hoofstuk bent u in staat : Uw project te bevriezen Uw bevroren project te visualiseren Uw project op te volgen Eénmaal de planning van uw project vaststaat, kan u dat project bevriezen of blokkeren om zo een vergelijking te kunnen maken tussen de theorie (uw project zoals het gepland is) en de opvolging van het project (uw project zoals het verloopt in de werkelijkheid). U kan steeds wijzigingen aanbrengen in een bevroren project. Het komt er dan op aan dat u het achteraf opnieuw bevriest op de manier zoals hieronder wordt uitgelegd. BEVRIEZEN VAN HET PROJECT Een project bevriezen gebeurt in twee stappen. In een eerste stap bevriest u het theoretische project en in een tweede stap visualiseert u de theoretische en de reële projecten op de GANTT CHART. Om dit te doen: Klik op het menu TOOLS. Kies de optie TRACKING. Kies SAVE BASELINE zodat het volgende dialoogvenster op het scherm verschijnt: 58

63 Bevriezen van het project Daar heeft u de mogelijkheid om het hele project of enkel de geselecteerde taken te bevriezen. Kijk na of de optie SAVE BASELINE geactiveerd is. U kan tot 10 verschillende Baselines opslaan om zodoende verschillende stadia in het project met mekaar te kunnen vergelijken. Opmerking : Projecten die slechts uit een weinig aantal taken bestaan, worden bij voorkeur in hun totaliteit bevroren. Uw project is bevroren. Omdat u op het scherm echter niets ziet veranderen, moet u overgaan tot de tweede stap. Weergave van het bevroren project Om het bevroren project (in het grijs) en het actuele project (in het blauw) op de GANTT CHART voor te stellen, gaat u gebruik maken van de GANTT CHART WIZARD: klik op BASELINE. Opmerking : U kan eveneens een voorafgedefinieerde weergave kiezen door te klikken op TRACKING GANTT in het menu VIEW en 59

64 Bevriezen van het project PROJECTOPVOLGING Voor de opvolging van het project beschikt u over verschillende views en tabellen die u allerhande informatie verschaffen gedurende de evolutie van het project. Allereerst moet u op het scherm een nieuwe toolbar visualiseren die u zal helpen tijdens het verloop van het project. Om dit te doen: Klik op het menu VIEW. Kies de optie TOOLBAR. Kies de knoppenbalk TRACKING. Opmerking : Om een knoppenbalk op te roepen, kan u eveneens een rechtermuisklik doen op een reeds weergegeven knoppenbalk. Kies de gewenste knoppenbalk uit het snelmenu. Er zijn meerdere manieren om uw project op te volgen. De keuze van een methode hangt af van het gewenste niveau van nauwkeurigheid. Een paar mogelijkheden: Management by dates Bij deze methode typt u de werkelijke begin- en einddatum in het veld ACTUAL. De taakdata (CURRENT) worden automatisch herberekend. 60

65 Bevriezen van het project Er zijn drie soorten data: CURRENT De data worden permanent bijgewerkt (START/FINISH) BASELINE ACTUAL De data worden niet bijgewerkt (BASELINE START/BASELINE FINISH) (data volgens planning) Werkelijke begin- en einddata van taken (ACTUAL START/ACTUAL FINISH) Het verdere verloop van een taak Om aan te duiden hoever een taak reeds is gevorderd in Ms Project: Selecteert u de taak Klikt u het reeds uitgevoerde percentage aan door gebruik te maken van de percentageknoppen op de knoppenbalk TRACKING. Bijvoorbeeld: Preliminary Test is reeds voor 50 % uitgevoerd Klik op de knop 50%. Op de GANTT CHART verschijnt de helft van die taak in het donkerblauw. 61

66 Bevriezen van het project TUSSENTIJDSE PLANNEN (INTERIM) Als er veel verschil is tussen de BASELINE (theoretisch project) en de CURRENT (reële project), dan zullen vergelijkingen op het niveau van de GANTT CHART nogal ingewikkeld worden. In dat geval creëert u beter een tussentijdse planning die het reële project zal bevriezen op een bepaald moment. Het voordeel van een tijdelijke planning is dat u achteraf uw manier van een project te beheren kunt verfijnen door de verschillen tussen theorie en praktijk te gaan analyseren. Om een tussentijds project te bevriezen en het op het scherm te brengen: Klik op het menu TOOLS. Kies de optie TRACKING. Kies vervolgens de optie SAVE BASELINE. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Selecteer SAVE INTERIM PLAN om een tussentijdse opname van uw project vast te leggen. U ziet geen enkele verandering op het scherm wanneer u dit dialoogvenster verlaat. Om het tussentijds plan weer te geven op de Gantt Chart: Dubbelklik in de GANTT CHART (opgelet: naast de reeds zichtbare balken) 62

67 Bevriezen van het project Opmerking : U verkrijgt hetzelfde dialoogvenster door op het menu FORMAT te klikken, en de optie BAR STYLES te kiezen. U gaat de grafische weergave van een tussentijds plan als volgt creëren: 63

68 Bevriezen van het project Name Appearance Show for Tasks Row From To Naam van een grafische weergave (subjectief) Kiezen van een grafische weergave (subjectief) Normal 2 Start 1 Finish 1 64

69 Filters Filters Na dit hoofdstuk bent u in staat : De vooraf-ingestelde filters te gebruiken De filter verbergt alle informatie die u niet wil weergeven. DE FILTERS OPROEPEN Klik op het menu PROJECT. Kies de optie FILTERED FOR. In het submenu kan u het soort filter kiezen die u wenst toe te passen. 65

70 Filters Enkele voorbeelden Critical Milestones Summary Tasks Using Resource Enkel de kritische taken worden weergegeven Enkel de milestones worden weergegeven Enkel de overkoepelende taken worden weergegeven Enkel die taken die toegewezen zijn aan een hulpbron die u invult in het volgende dialoogvenster, worden weergegeven Opmerking Klik op de knop in de knoppenbalk Formatting. U verkrijgt een pijltje naast de titel van elke kolom. Hiermee kan u een afrollijst oproepen waarin u uw selectie kan maken. Nadat u een keuze gemaakt hebt zal de weergave van uw project gewijzigd worden. 66

71 Reports Reports Na dit hoofstuk ben u in staat : Rapporten te creëren en te gebruiken Om uw project af te drukken zijn er twee mogelijkheden. De weergave zoals u die ziet op het scherm afdrukken, zoals de GANTT CHART of de CALENDAR. Afdrukken van de RAPPORTEN. MAKEN VAN EEN RAPPORT Klik op het menu VIEW. 67

72 Reports Kies de optie REPORTS. Voorbeeld Deze functie toont een aantal voorafgedefinieerde rapporten, gegroepeerd per thema. Om het gebruik van de hulpbronnen weer te geven: Klik op de knop. Klik vervolgens op de knop. Opmerking : U kan eveneens dubbelklikken op de knop 68

73 Reports Het volgende dialoogvenster verschijnt: Dubbelklik op de knop TO-DO LIST. U verkrijgt een dialoogvenster waarin u de hulpbron dient te selecteren, waarvoor u het rapport wenst af te drukken. Nadat u de hulpbron hebt geselecteerd, verkrijgt u een PRINT PREVIEW. 69

74 Opslaan van het project Opslaan van het project Na dit hoofdstuk bent u in staat : Uw project op te slaan DE EXTENSIE Als u het project opslaat, wordt automatisch de extensie MPP aan het project toegekend. HET OPSLAAN Klik op het menu FILE. Kies SAVE AS. In het dialoogvenster dient u de juiste directory te kiezen om uw project in op te slaan. In de tekst zone (rechts van FILE NAME) dient u een bestandsnaam in te voeren (max 255 karakters). 70

75 Consolidatie van de projecten Consolidatie van de projecten Na dit hoofdstuk bent u in staat : Meerdere projecten te consolideren (samenvoegen) Om verschillende projecten te consolideren, moet u de bestanden eerst openen. Open de te consolideren bestanden. Klik op het menu WINDOW. Kies de optie NEW WINDOW. Selecteer de bestanden die u wil consolideren door middel van de toetsencombinatie CTRL en KLIK. 71

76 Consolidatie van de projecten Nadat u op hebt geklikt, verschijnen de geconsolideerde projecten in een nieuw bestand, waarvan de standaardnaam PROJECT is gevolgd door een cijfer. Elk project wordt voorgesteld met zijn naam, gevolgd door de verschillende taken die tot het project behoren. Bij elk nieuw project worden de rijen opnieuw genummerd. Het geconsolideerde project is gelinkt aan het basisproject : bij het wijzigen van een project worden alle gelinkte projecten gewijzigd. 72

77 Gemeenschappelijke hulpbronnen-pool Gemeenschappelijke hulpbronnen-pool Na dit hoofdstuk bent u in staat : Hulpbronnen te delen met verschillende projecten U heeft de mogelijkheid om hulpbronnen gemeenschappelijk te maken voor verschillende projecten. In Ms Project kan u de hulpbronnen verdelen over verschillende projecten. DELEN VAN DE HULPBRONNEN Open een project waarin de hulpbronnen reeds gecreëerd werden alsook een project dat dezelfde hulpbronnen zal gebruiken, maar ze nog niet bevat. Plaats uw cursor in het project zonder hulpbronnen. Klik op het menu TOOLS. Kies de optie RESOURCES SHARING. Kies de optie SHARE RESOURCES. Selecteer USE RESOURCES. Klik in het afrolmenu dat zich rechts van FROM bevindt. Selecteer het document dat de hulpbronnen bevat. 73

78 Gemeenschappelijke hulpbronnen-pool Laat de optie POOL TAKES PRECEDENCE geactiveerd. Indien er wijzigingen worden aangebracht in de kalender van de hulpbronnen, dan zullen die wijzigingen een effect hebben op het project in uitvoering. Nadat u op geklikt hebt zijn de hulpbronnen beschikbaar. U dient ze enkel nog toe te wijzen. 74

79 Ms Project personaliseren Ms Project personaliseren Na dit hoofstuk bent u in staat : De omgeving van Ms Project aan te passen door het aanmaken van filters, groeperingen, tabellen, weergaven en rapporten. U kan de werkomgeving zodanig aanpassen zodat ze maximaal voldoet aan uw behoeften. In Ms Project kan u uw eigen views, tabellen, filters en rapporten creëren, alsook uw eigen menu s. Daarnaast is het ook mogelijk om via het document Global.mpt, datgene wat u gecreëerd heeft in een project, ter beschikking te stellen in een ander project. CREATIE VAN FILTERS Filters geven u de mogelijkheid om ongewenste informatie te verbergen. Om een filter te creëren: Klik op het menu PROJECT Kies de optie FILTERED FOR Kies MORE FILTERS in het submenu Het volgende dialoogvenster verschijnt op het scherm: 75