Geactualiseerd communicatieplan Natuurlijk Vitaal, december 2009

Transcriptie

1 Geactualiseerd communicatieplan Natuurlijk Vitaal, december 2009 INHOUD 1. Inleiding Interne communicatie Strategische communicatie 2.2 Procescommunicatie 3. Externe communicatie Strategische communicatie 3.2 Corporate communicatie 3.3 Projectcommunicatie 4. Personeel en financiën Communicatieadviesgroep Samenvatting / actiepunten INLEIDING In 2004 is het gebiedsplan Natuurlijk Vitaal vastgesteld. Vanuit deze kaderstellende visie zijn de afgelopen jaren ontwikkelingen op gang gekomen en projecten in uitvoering gegaan. Dit proces heeft, mede vanwege de diversiteit in spelers en deelprojecten, een grote dynamiek. Communicatie beweegt hierin flexibel mee. Het communicatieplan is dan ook in 2006 geactualiseerd en in 2008 tussentijds geëvalueerd. Nu de midterm review door de gebiedscommissie is vastgesteld, is het vanzelfsprekend om ook communicatieaanpak weer kritisch te bekijken en waar nodig bij te sturen. Hieraan wordt invulling gegeven in dit stuk. Als input voor het plan hebben gediend: - de ervaringen van de communicatieadviesgroep - de ervaringen en wensen van de gebiedscommissie; - de vragen, opmerkingen en tips van inwoners, ondernemers en toeristen; - de tussentijdse evaluatie in april 2008; - midterm review en bijstellingsnotitie. Eén van de aanbevelingen die uit de tussentijdse evaluatie in april 2008 naar voren kwam, was het opstellen van concreet doelgroepgericht communicatieplan richting de in- en externe publieksgroepen van Natuurlijk Vitaal. De doelgroepgerichte communicatie maakt integraal onderdeel uit van dit geactualiseerde communicatieplan. 1

2 2. INTERNE COMMUNICATIE In Natuurlijk Vitaal werken diverse partijen en disciplines samen. Goede onderlinge communicatie is van belang om ervoor te zorgen dat elke partij zijn rol in het proces op een adequate manier kan invullen. Met goede interne communicatie wordt tevens een basis gelegd voor de externe communicatie en beeldvorming. 2.1 Strategische communicatie In dit hoofdstuk staat de interne communicatie binnen Natuurlijk Vitaal centraal. Behalve wederzijdse informatieoverdracht en de organisatie daarvan, heeft communicatie ook een strategische rol in interne processen. Bij de actualisering van het communicatieplan in 2006 is het belang van strategische communicatie onderkend. De afgelopen periode is hiermee een begin gemaakt. In dit plan worden met name de middelen nader uitgewerkt Doelstellingen Bij interne strategische communicatie gaat het om het (mede) initiëren van, sturing geven aan en proactief inspelen op (on)gewenste ontwikkelingen met als doel daarmee een positieve bijdrage te leveren aan interne processen. In een dynamisch, grootschalig parapluproject als Natuurlijk Vitaal dat bestaat uit diverse, uiteenlopende deelprojecten en veel spelers heeft, moeten partijen alert zijn op ontwikkelingen die van invloed zijn op de betrokkenheid en samenhang binnen het project. Het is van belang dat de functie van de gebiedscommissie en de rol van de diverse partijen hierin scherp op het netvlies blijven staan van de vertegenwoordigers in de gebiedscommissie en hun achterbannen Doelgroepen De interne strategische communicatie richt zich op alle geledingen uit de projectstructuur (zie figuur 1) van Natuurlijk Vitaal en hun achterbannen. Geleding Gebiedscommissie Werk- en adviesgroepen Projectbureau Projectleiders Bestuurdersoverleg Rol bestuurlijk, besluitvorming overwegend ambtelijk, advisering op vakgebieden de communicatieadviesgroep is hier een voorbeeld van ambtelijk, voorbereiding en uitvoering projecten, procestaken ambtelijk, coördinatie uitvoering van een project bestuurlijk overleg tussen voorzitter, gedeputeerde en wethouder, met leden van het projectbureau en leden van de communicatieadviesgroep Figuur 1, Projectstructuur Natuurlijk Vitaal Met de term achterbannen wordt bedoeld de bestuursorganen/branches die door de leden van de gebiedscommissie worden vertegenwoordigd: Provinciale Staten, de gemeenteraad, de Algemene Vergadering van het Waterschap Zeeuws-Vlaanderen, de recreatiesector, de Kamer van Koophandel en de natuur- en milieuorganisaties Middelen De manier en de momenten van communicatie en afstemming tussen de geledingen binnen Natuurlijk Vitaal zijn vastgelegd in de project- en de daarbij horende overlegstructuur. De secretaris van de gebiedscommissie is daarin intermediair en coördinator omdat hij deel uitmaakt van deze geledingen en/of daarmee direct in verbinding staat. Vanuit die functie heeft hij een totaaloverzicht van de communicatiewensen, -kansen en eventuele -problemen. 2

3 Via een directe lijn met de communicatieadviesgroep zet hij deze verder uit. De ervaring leert dat deze manier van werken snel en efficiënt is. Door de aanwezigheid van de secretaris en/of leden van de communicatieadviesgroep bij de diverse overleggen, met name die waar ook op strategisch niveau over Natuurlijk Vitaal gesproken wordt, krijgt de strategische kant van interne communicatie een structureel en actief karakter. De leden van de gebiedscommissie vormen een belangrijke schakel tussen de commissie en de achterbannen. De leden moeten worden ondersteund bij het herkennen en erkennen van communicatierisico s en het uitwerken van scenario s om hiermee om te gaan. In een dynamisch, grootschalig parapluproject als Natuurlijk Vitaal met diverse deelprojecten en veel spelers, is het moeilijk om vooraf alle mogelijke situaties in beeld te brengen. De communicatieadviesgroep zal commissieleden en projectleiders met maatwerk ondersteunen. Bewustwording van de strategische rol van communicatie vraagt doorlopend aandacht. Actiepunt 1: De communicatieadviesgroep moet de leden van de gebiedscommissie ondersteunen bij het herkennen en erkennen van communicatierisico s en het uitwerken van scenario s om hiermee om te gaan. Het zwaartepunt van de communicatie is de afgelopen tijd komen te liggen in de regio, wat betreft de interne communicatie bij de gemeenteraad van Sluis en de Algemene Vergadering van het waterschap. Dit is logisch omdat Natuurlijk Vitaal zich in deze streek afspeelt. Deze doelgroep verdient dus ook in de strategische communicatie extra aandacht. Geadviseerd wordt om dit te doen via de bestaande middelen (o.a. bijpraatmoment twee keer per jaar). Actiepunt 2: De gemeenteraad van Sluis en de Algemene Vergadering van het waterschap krijgen extra aandacht in de strategische communicatie. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande middelen. Naar aanleiding van de midterm review is een beoogd onafhankelijke voorzitter aangetrokken. De nieuwe voorzitter kan een bindende rol hebben tussen de partijen in de gebiedscommissie en de leden ondersteunen bij hun strategie naar hun achterban. Actiepunt 3: De onafhankelijke voorzitter heeft een bindende functie tussen de partijen in de gebiedscommissie en ondersteunt de leden bij hun strategie naar hun achterban. 2.2 Procescommunicatie De communicatie die nodig is voor samenwerking en draagvlak voor Natuurlijk Vitaal wordt in dit plan aangeduid met de term procescommunicatie. Hierbij gaat het vooral om tijdige, correcte en gedoseerde informatie-uitwisseling. Sinds de vaststelling van het gebiedsplan in 2004 zijn de procescommunicatie en bijbehorende middelen steeds verder uitgewerkt en verfijnd. Dit onderdeel vraagt doorlopend aandacht Doelstellingen De interne communicatiedoelstellingen worden als volgt omschreven: - zorgdragen dat alle spelers in Natuurlijk Vitaal tijdig over de juiste, eenduidige en correct gedoseerde informatie beschikken die past bij hun rol in het proces; - zorgdragen voor voldoende draagvlak en betrokkenheid bij Natuurlijk Vitaal en de projecten die daaruit voortvloeien. 3

4 De praktijk toont doorlopend aan of deze doelstellingen gerealiseerd worden. Op het moment dat er zich structurele interne communicatiestoornissen voordoen, moet de wijze van interne communicatie bijgesteld worden Doelgroepen De interne procescommunicatie richt zich op alle geledingen uit de projectstructuur (zie figuur 1) van Natuurlijk Vitaal en hun achterbannen Middelen Zoals eerder aangegeven, gaat nagenoeg alle interne communicatie via de lijnen die hiervoor in de project- en overlegstructuur zijn vastgelegd met de secretaris als linking pin. Iedere partij in de projectstructuur is zelf verantwoordelijk voor terugkoppeling met de achterban. Hierbij gaat het enerzijds over de informele terugkoppeling die doorlopend plaatsvindt. Bijvoorbeeld het ambtelijk bijpraten van betrokken bestuurders over de stand van zaken. Het bespreken van (communicatief) politiek-strategische zaken specifiek vanuit die partij hoort daarbij. Anderzijds is er de formele, procedurele terugkoppeling ter voorbereiding op de besluitvorming door een bepaalde partij. Bijvoorbeeld het ter goedkeuring voorleggen van een (wijziging in het) bestemmingsplan aan de gemeenteraad om een project uit Natuurlijk Vitaal te realiseren. De informele en formele terugkoppeling aan de achterban heeft doorlopend aandacht nodig. De communicatieadviesgroep kan hierin waar nodig en gewenst meedenken en advies uitbrengen. De terugkoppeling over de besluitvorming door de gebiedscommissie wordt centraal ondersteund door het uitbrengen van een informatiebericht dat verspreid kan worden onder de achterbannen. Actiepunt 4: De interne communicatie verloopt zoveel mogelijk via de lijnen van de project- en vergaderstructuur met de secretaris als linking pin. Actiepunt 5: De partijen in Natuurlijk Vitaal zijn zelf verantwoordelijk voor de informele en formele terugkoppeling naar de achterban. Indien gewenst adviseert de communicatieadviesgroep over het moment en de manier van terugkoppeling. Actiepunt 6: De centrale schriftelijke terugkoppeling aan de achterbannen na de vergaderingen wordt gecontinueerd. Deze kan als basis dienen voor evt. nadere mondelinge toelichting. Actiepunt 7: De vertegenwoordiger in de gebiedscommissie praat minimaal twee keer per jaar de gemeenteraad en de Algemene Vergadering van het waterschap bij over de voortgang van Natuurlijk Vitaal. Sinds eind 2006 wordt gewerkt met integrale projectplannen. Dit om ervoor te zorgen dat de communicatie vanaf het begin verankerd wordt in de projecten. Deze aanpak werkt, maar wordt nog niet altijd toegepast. Hierdoor ontbreekt soms afstemming tussen projecten. Dit komt de algemene profilering en het draagvlak voor Natuurlijk Vitaal niet ten goede. Doorlopende aandacht voor integraliteit is nodig. De communicatieadviesgroep kan hierbij behulpzaam zijn door het opstellen van een stappenplan waarmee projectleiders zelf een communicatieparagraaf kunnen opzetten. Uiteraard blijft de communicatieadviesgroep beschikbaar voor advies. 4

5 Actiepunt 8: De integraliteit van projectplannen moet verder worden verbeterd. Voor nieuwe projecten die in uitvoering gaan, legt de projectleider c.q. de vertegenwoordiger van een deelnemende partij een projectplan voor aan het projectbureau en de gebiedscommissie waarin in ieder geval de planning, de financiële en communicatieparagraaf zijn opgenomen. Actiepunt 9: De communicatieadviesgroep stelt een stappenplan op waarmee projecteiders zelf een communicatieparagraaf kunnen opzetten. Actiepunt 10: Om goed overzicht te behouden over de diverse projecten blijft het projectenoverzicht van (de stand van zaken van) de lopende, geplande en te plannen kleine en grote projecten in stand. 5

6 3. EXTERNE COMMUNICATIE Natuurlijk Vitaal loopt inmiddels vijf jaar. Veel operationele doelen zijn gerealiseerd of zijn op de goede weg om gerealiseerd te worden. De effecten van Natuurlijk Vitaal in de regio worden steeds duidelijker zichtbaar. Dat vraagt om een communicatieaanpak die er o.a. op gericht is deze resultaten onder de aandacht te brengen. De successen van het gebiedsplan moeten als het ware verzilverd worden. Daarbij moet ervoor worden gezorgd dat de kaderstellende functie van het gebiedsplan en de adviserende rol van de gebiedscommissie helder blijft. Concrete resultaten bieden aanknopingspunten om te blijven communiceren over de achtergronden van Natuurlijk Vitaal. Hierbij is het van belang om de win-winsituaties van projecten te benadrukken. Intussen kwamen er vorig jaar signalen dat in de regio juist het gevoel begon te leven dat Natuurlijk Vitaal niet voor ons maar over ons gaat. Toen is besloten om de tussentijdse evaluatie één jaar te vervroegen. Inmiddels is de midterm review door de gebiedscommissie vastgesteld en ligt de bijstellingsnotitie voor bij de deelnemende partijen. Zowel de aanleiding als de uitkomsten van de midterm review vragen om bijstelling van de (externe) communicatieaanpak. 3.1 Strategische communicatie De houding van de bevolking ten opzichte van Natuurlijk Vitaal verandert van afwachtend in de beginfase naar kritischer. De houding en daaruit voortvloeiend het gedrag van de bevolking zijn bepalend voor het draagvlak. Vanuit communicatief oogpunt is het dan ook van belang om te proberen de houding van het publiek te beïnvloeden. Dit vergt een goede strategie, een positieve, zelfverzekerde, eerlijke houding van de gebiedscommissie en een lange adem. Vanwege de aard van het project en het grote aantal spelers is het niet mogelijk om scenario s uit te werken voor alle concrete situaties die zich voordoen. Wel wordt in dit plan een communicatieaanpak omschreven waarmee een strategische bijdrage kan worden geleverd Doelstellingen De doelstellingen van de strategische communicatieaanpak worden als volgt omschreven: - Vanuit een positieve of positief kritische houding van de bevolking ten opzichte van Natuurlijk Vitaal het draagvlak voor de aanpak en de diverse deelprojecten versterken. - De bevolking laten merken dat Natuurlijk Vitaal voor u en van u is. - Het gevoel van trotsheid op het eigen gebied vergroten om daardoor de houding van de bevolking ten opzichte van Natuurlijk Vitaal positief te beïnvloeden Doelgroepen Op basis van de tussentijdse evaluatie van het communicatieplan in 2008 is geconcludeerd dat zeer doelgroepgerichte communicatie kansen biedt om invulling te geven aan de strategische rol van communicatie. De gebiedscommissie heeft ook nadrukkelijk uitgesproken het veld in te willen. Doelgroepgerichte communicatie betekent dat bepaalde doelgroepen worden benaderd met informatie die voor hen interessant is, die zeer gericht en goed gedoseerd wordt gegeven en op een manier die hen aanspreekt. De brede doelgroepen zoals die in de communicatie rond Natuurlijk Vitaal zijn gedefinieerd (inwoners, ondernemers en toeristen en recreanten) worden hiervoor onderverdeeld in nog specifiekere groepen. De ondernemers zijn bijvoorbeeld onder te verdelen naar bedrijfsgrootte (MKB) of branche (recreatie). In paragraaf wordt dit nader uitgewerkt. 6

7 De pers heeft een grote invloed op de publieke opinie in de streek. In dat opzicht is het belangrijk de pers actief te informeren. Tegelijkertijd fungeren de media als intermediair richting de externe doelgroepen. Ook daar valt nog meer uit te halen (free publicity) Middelen In de strategische communicatieaanpak staat centraal dat de communicatie een positieve bijdrage kan leveren aan de processen door het (mede) initiëren van, sturing geven aan en proactief inspelen op (on)gewenste ontwikkelingen. Binnen alle geledingen in de projectstructuur moet men op dergelijke kansen alert zijn. De communicatieadviesgroep adviseert over de wijze waarop hiermee omgegaan kan worden. Actiepunt 11: De communicatieadviesgroep moet de leden van de gebiedscommissie ondersteunen bij het herkennen van communicatiekansen rond ontwikkelingen en het uitwerken van scenario s om hiermee om te gaan. Actiepunt 12: Actieve persvoorlichting en het genereren van free publicity krijgen meer aandacht. Strategische communicatie moet iets toevoegen. Het heeft geen zin om energie te steken in informatie die de doelgroep al bezit. Dit brengt immers geen verandering teweeg. Om te slagen in de opzet is het verder van belang om ons te verplaatsen in de verschillende doelgroepen. Uitgangspunt bij de inzet van middelen moet dus zijn dat ideeën vernieuwend zijn. Er moet verder een goede mix zijn tussen middelen die op een operationele dan wel emotionele manier bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen. De bestaande middelen kunnen uiteraard wel een rol vervullen binnen deze mix. De suggesties voor nieuwe middelen staan in onderstaand overzicht op een rij. Middel Doelgroep Doel Toelichting aan diverse stichtingen - Stads- en dorpsraden Informatie/kennis / verenigingen / belangengroepen, - Ondernemersverenigingen bv. tijdens een jaarvergadering of - Brancheverenigingen verenigingsavond - Heemkundige kringen - Gezelligheidsverenigingen Natuurlijk Vitaal vermelden op de borden die bij uitvoering van projecten staan - Ouderenbonden - Inwoners - Ondernemers - Toeristen en recreanten* Informatie/kennis Persexcursie - Vakpers Informatie/kennis - Regionale pers Lespakket / excursie / activiteit voor scholen - Kinderen Informatie/kennis Betrokkenheid/draagvlak Mogelijkheden zoeken in de informatiecentra Groede Podium, Het Zwin en Waterdunen - Toeristen en recreanten* Informatie/kennis Het zoeken van partners voor het organiseren van activiteiten rond/in projecten van Natuurlijk Vitaal - Ondernemers + VVV - Stichtingen / verenigingen / belangengroepen Betrokkenheid/draagvlak Najaarsreceptie/open huis - Inwoners Betrokkenheid/draagvlak Benoemen van - Inwoners Betrokkenheid/draagvlak gebiedsambassadeurs Trots 7

8 (vervolg) Middel Doelgroep Doel Ontwikkelen van een spel - (Jonge) inwoners Trots Ontdekkings-/speurtocht - (Jonge) inwoners Trots - Toeristen en recreanten* Onderdeel voor kinderen op site - Kinderen Trots Prijsvraag gerelateerd aan - Inwoners Trots Natuurlijk Vitaal - (Creatieve) verenigingen * Meertalig Actiepunt 13: De communicatieadviesgroep pakt bovenstaande ideeën op en komt per communicatieactie met een uitvoeringsplan. Niet alle acties hoeven tegelijkertijd uitgevoerd te worden. Actiepunt 14: De bestaande communicatiemiddelen (zie 3.2.3) kunnen worden ingezet voor het bereiken van de strategische doelstellingen. 3.2 Corporate communicatie De corporate communicatie gaat over waar Natuurlijk Vitaal voor staat en over gaat. Hierin is vanaf de start van het project veel geïnvesteerd. De conclusie na de evaluaties in 2006 en 2008 is dat dit over het algemeen naar wens is verlopen. Dit uiteraard los van het feit dat niet iedereen het inhoudelijk met de plannen eens is, maar op het strategische aspect van communicatie is in de voorgaande paragrafen uitvoerig ingegaan Doelstellingen De in 2003 opgestelde communicatiedoelstellingen blijven onverminderd van kracht. Deze zijn: - Het actief en open blijven informeren van de publieksgroepen over de meerwaarde van Natuurlijk Vitaal voor de regio, de planning, voortgang en aanverwante onderwerpen (zoals eventuele tijdelijke overlast in de uitvoeringsfase). - Het bevorderen van een juiste beeldvorming bij de publieksgroepen over het gebiedsplan en de uitvoering (zie ook paragraaf 3.1.1). - Het motiveren en aansporen van de publieksgroepen tot het verlenen van medewerking aan de uitvoering van het gebiedsplan c.q. het creëren van draagvlak (zie ook paragraaf 3.1.1). Het initiëren, coördineren en uitvoeren van de corporate communicatie ligt primair bij het projectbureau en de communicatieadviesgroep Doelgroepen De doelgroepen waarmee we in de corporate communicatie te maken hebben zijn in de eerste plaats de mensen die in het gebied wonen en werken en dus direct met (de effecten van) Natuurlijk Vitaal te maken hebben. De toeristen en recreanten die indirect meeprofiteren van de kwaliteitsslag vormen ook een doelgroep. Verder is de (vak)pers een belangrijke schakel in de communicatie over Natuurlijk Vitaal. 8

9 3.2.3 Middelen De afgelopen jaren zijn er diverse externe communicatiemiddelen ontwikkeld en ingezet. Inmiddels vormen zij samen een goede mix waarmee de diverse doelgroepen worden bereikt. Geadviseerd wordt de volgende middelen te continueren met voortdurende aandacht voor actualiteit en kwaliteitsverbetering. - Nieuwsbrief Natuurlijk Vitaal, verspreiding huis-aan-huis in de gemeente Sluis, via publieksruimtes van de provincie, het waterschap, DLG en de gemeente en te downloaden van de website. - Website, recent inhoudelijk geactualiseerd. Door te investeren in de functionaliteit kan een slag worden gemaakt naar meer interactiviteit. - Inloopavonden, door de overgang van de planvormings- naar de uitvoeringsfase verandert het karakter van deze avonden. Een combinatie met de inzet van de doelgroepgerichte middelen biedt kansen (zie paragraaf 3.1.3) - Ondersteuning via de eigen media, dit middel kan nog beter worden benut. - Persvoorlichting, continueren en verder uitbouwen richting vakpers. De pers is minder vaak aanwezig sinds s avonds wordt vergaderd maar door het vaste (telefonische) persmoment van de voorzitter na de gebiedscommissievergadering komt de informatie over het algemeen toch vlot en correct in de media. Actiepunt 15: De communicatieadviesgroep zorgt ervoor dat de ingezette communicatiemiddelen worden gecontinueerd. Ze let daarbij op de actualiteit en zet in op kwaliteitsverbetering. 3.3 Projectcommunicatie De projectcommunicatie betreft de communicatie over de diverse projecten die onder de vlag van Natuurlijk Vitaal worden uitgevoerd of die hieraan zijn gelieerd. De projectcommunicatie is op de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de projectleider. Hij heeft immers de kortste lijnen en weet als geen ander wat er leeft. Hij kan daarbij waar nodig en gewenst uiteraard een beroep doen op de ervaring van de communicatieadviesgroep. In dit plan wordt hierop niet uitgebreid ingegaan maar de aanbeveling om versnippering te voorkomen wordt herhaald. Actiepunt 16: Publieks- en persvoorlichting over een specifiek project zijn de verantwoordelijkheid van de projectleider. Dit gebeurt echter altijd in overleg c.q. afstemming met de secretaris van de gebiedscommissie zodat er eenduidige berichtgeving ontstaat. 9

10 4. PERSONEEL EN FINANCIËN Communicatie is een onderdeel van ieders rol en taken in Natuurlijk Vitaal. Het zit verweven in de functies en daarmee in de totale geldstroom. Zo ook in de communicatieadviesgroep. Sinds de start maken de provincie, het Waterschap Zeeuws-Vlaanderen en de gemeente hiervoor mensen vrij. Sinds 2006 maakt de gemeente, tegen vergoeding, extra uren vrij. Dit omdat in de uitvoeringsfase het accent van de communicatie meer in het gebied zelf kwam te liggen en de rol van communicatie meer naar voren werd gehaald. Vanaf 1 januari 2010 bedraagt de inzet van de gemeente 5 uur per week. De gemeente ontvangt hiervoor een bijdrage van de gebiedscommissie van 9.800,- op jaarbasis. Van directe kosten voor interne communicatiemiddelen is in dit plan geen sprake. De totale begroting op jaarbasis voor de voorgestelde externe communicatie ziet er als volgt uit: Nieuwsbrief, 3 x per jaar ,- Internetsite, structurele kosten plus kwaliteitslag functionaliteit 4.000,- Persvoorlichting, ontvangst en representatie 500,- Doelgroepgerichte communicatie PM *) Algemene post (inloopavonden, materiaalkosten e.d.) 3.000, Totaal ,- **) *) De communicatieadviesgroep werkt de ideeën hiervoor uit in uitvoeringsplannen, incl. een financiële paragraaf waarin wordt ingegaan op de begroting en de financiering. **) Dit is exclusief de bijdrage voor de extra communicatie-uren van de gemeente. Dit is bij 2.3 reeds toegelicht. 10

11 5. COMMUNICATIEADVIESGROEP De communicatieadviesgroep is een permanente werkgroep in de overlegstructuur van Natuurlijk Vitaal. De rol van de groep is in de loop der jaren geëvolueerd tot een proactieve adviesgroep. De communicatieadviesgroep kan en wil, zoals uit de voorgaande hoofdstukken blijkt, een initiërende en uitvoerende rol spelen in de strategische communicatie waarover in dit plan diverse aanbevelingen zijn gedaan. Vertegenwoordigers van deze groep zijn aanwezig bij de belangrijkste overlegstructuren en hebben korte lijnen met de betrokken partijen. De leden van de communicatieadviesgroep klankborden bij elkaar en pakken gezamenlijk de communicatieacties op. Dit geactualiseerde communicatieplan is daarbij het handvat. De communicatieadviesgroep heeft de laatste jaren diverse personele wisselingen gekend. Sinds medio 2009 is de samenstelling als volgt: Marjolein Reinhoudt Hans Dullaert Monique van de Pas Thecla Westerhof Gemeente Sluis (voorzitter); Provincie Zeeland; Waterschap Zeeuws-Vlaanderen; Provincie Zeeland (secretaris gebiedscommissie). Vanwege de waterschapsfusie zal de vertegenwoordiging van het waterschap binnenkort wijzigen. 11

12 6. SAMENVATTING / ACTIEPUNTEN Intern 1. De communicatieadviesgroep moet de leden van de gebiedscommissie ondersteunen bij het herkennen en erkennen van communicatierisico s en het uitwerken van scenario s om hiermee om te gaan. 2. De gemeenteraad van Sluis en de Algemene Vergadering van het waterschap krijgen extra aandacht in de strategische communicatie. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande middelen. 3. De onafhankelijke voorzitter heeft een bindende functie tussen de partijen in de gebiedscommissie en ondersteunt de leden bij hun strategie naar hun achterban. 4. De interne communicatie verloopt zoveel mogelijk via de lijnen van de project- en vergaderstructuur met de secretaris als linking pin. 5. De partijen in Natuurlijk Vitaal zijn zelf verantwoordelijk voor de informele en formele terugkoppeling naar de achterban. Indien gewenst adviseert de communicatieadviesgroep over het moment en de manier van terugkoppeling. 6. De centrale schriftelijke terugkoppeling aan de achterbannen na de vergaderingen wordt gecontinueerd. Deze kan als basis dienen voor evt. nadere mondelinge toelichting. 7. De vertegenwoordiger in de gebiedscommissie praat minimaal twee keer per jaar de gemeenteraad en de Algemene Vergadering van het waterschap bij over de voortgang van Natuurlijk Vitaal. 8. De integraliteit van projectplannen moet verder worden verbeterd. Voor nieuwe projecten die in uitvoering gaan, legt de projectleider c.q. de vertegenwoordiger van een deelnemende partij een projectplan voor aan de coördinatiegroep en gebiedscommissie waarin in ieder geval de planning, de financiële en communicatieparagraaf zijn opgenomen. 9. De communicatieadviesgroep stelt een stappenplan op waarmee projectleiders zelf een communicatieparagraaf kunnen opzetten. 10. Om goed overzicht te behouden over de diverse projecten blijft het projectenoverzicht van (de stand van zaken van) de lopende, geplande en te plannen kleine en grote projecten in stand. Extern 11. De communicatieadviesgroep moet de leden van de gebiedscommissie ondersteunen bij het herkennen van communicatiekansen rond ontwikkelingen en het uitwerken van scenario s om hiermee om te gaan. 12. Actieve persvoorlichting en het genereren van free publicity krijgen meer aandacht. 13. De communicatieadviesgroep pakt de ideeën voor doelgroepgerichte communicatie op en komt per communicatieactie met een uitvoeringsplan. Niet alle acties hoeven tegelijkertijd uitgevoerd te worden. 14. De bestaande communicatiemiddelen (zie 3.2.3) kunnen worden ingezet voor het bereiken van de strategische doelstellingen. 15. De communicatieadviesgroep zorgt ervoor dat de ingezette communicatiemiddelen worden gecontinueerd. Ze let daarbij op de actualiteit en zet in op kwaliteitsverbetering. 16. Publieks- en persvoorlichting over een specifiek project zijn de verantwoordelijkheid van de projectleider. Dit gebeurt echter altijd in overleg c.q. afstemming met de secretaris van de gebiedscommissie zodat er eenduidige berichtgeving ontstaat. 12