Resultaten zelfevaluatie paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK)

Transcriptie

1 Resultaten zelfevaluatie paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK) 2015

2 Inhoud Managementsamenvatting 3 1 Inleiding 6 2 Zelfevaluatiecyclus PNIK Opzet cyclus zelfevaluatie PNIK Verloop zelfevaluatie PNIK Knelpunten in de zelfevaluatiecyclus van Resultaten zelfevaluatie Uitkomsten steekproef PNIK Resultaten gemeenten Resultaten gemeenten die aan niet ingezeten verstrekken Resultaten openbare lichamen Resultaten per thema Beleid en regelgeving Processen Gegevens Personeel Fysieke beveiliging Calamiteiten Architectuur Naleving 26 4 Kwaliteitsbevordering PNIK na Resultaat verhogen Onderzoek norm Monitoring gemeenten en openbare lichamen 28 5 Bijlagen Bijlage 1 Verantwoording onderzoek Opzet vragenlijst PNIK Normering van de vragenlijst en zelfevaluatie Betrouwbaarheid van de resultaten Analyse van de resultaten Monitoring gemeenten en openbare lichamen Bijlage 2 Rapportage steekproef Bijlage 3 Resultaten per gemeente Bijlage 4 Resultaten aangewezen gemeenten 70 2 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

3 Managementsamenvatting 3 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

4 Gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen hebben in 2015 voor de derde maal de verplichte jaarlijkse zelfevaluatie aangaande paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten (PNIK) uitgevoerd. Uit de resultaten 2015 volgt dat gemeenten de beveiligingsmaatregelen en overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces conform de daarvoor bepalende regelgeving over het geheel goed hebben ingericht. Het gemiddelde resultaat van alle gemeenten in 2015 bedraagt 96%. Ten opzichte van meting in 2014 is dat een verbetering van +1%. Ten opzichte van het resultaat in 2014 behalen in 2015 meer gemeenten een goede en minder gemeenten een voldoende of onvoldoende score. 68% van de gemeenten heeft een goed resultaat behaald. Nog slechts 3 gemeenten halen een score lager dan 80%. Grafiek 1 Aantal gemeenten goed/voldoende/onvoldoende onvoldoende voldoende goed Bij de gemeenten is de hoogste daling in het resultaat 14% tegenover een gemeente die het resultaat met 23% heeft verbeterd. Veel gemeenten en openbare lichamen hebben het afgelopen jaar de monitor ingezet om te komen tot verbetering van de beveiliging en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces. Het inzetten van een hulpmiddel voor borging van de beveiliging en kwaliteit van de uitgifte van reisdocumenten werkt: het is voor gemeenten en openbare lichamen mogelijk om met behulp van de monitor permanent aandacht te schenken aan de kwaliteit van de reisdocumentenuitgifte. Een betrouwbaarheidsonderzoek (steekproefsgewijs) heeft aangetoond dat niet met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld dat de antwoorden van gemeenten in de zelfevaluatie in overeenstemming met de praktijk zijn. Alle thema s zijn voldoende of goed De thema s Beleid en regelgeving, Processen, Fysieke beveiliging, Calamiteiten en Naleving behalen een goede score. De thema s Gegevens, Personeel en Architectuur behalen een voldoende score. Gemonitorde gemeenten De gemeenten die in 2015 extra ondersteuning hebben gekregen van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) hebben een gemiddelde stijging laten zien van 9,9%. Helaas heeft de ondersteuning aan één gemeente niet tot resultaat geleid. 4 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

5 Aangewezen gemeenten 1 verbeteren hun resultaat De uitgiftelocatie voor niet-ingezetenen die in 2014 de laagste, onvoldoende score behaalde is met slechts 0,3% verbeterd (van 85,6% naar 85,9%). Drie gemeenten behalen een goede score en slechts een gemeente scoort onvoldoende. Openbare lichamen van Bonaire, Saba en St. Eustatius In 2015 is het resultaat van Saba met 12% gestegen. Het resultaat van Sint Eustatius is aanzienlijk lager dan in 2014 (44% in 2015 t.o.v. 87% in 2014). Bonaire heeft in 2015 geen zelfevaluatie uitgevoerd. Voor de openbare lichamen is in 2015 een apart verbetertraject ingezet dat voor sommige eilanden breder is dan alleen het toezicht op de beveiliging en inrichting van het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten. Voor Bonaire wordt een traject voorbereid voor het uitvoeren van een audit reisdocumenten in Doorkijk Evenals in 2015 zullen gemeenten die een onvoldoende score hebben behaald begeleid worden om tot een beter resultaat te komen. Hiervoor wordt door RvIG een monitoringplan opgesteld met als doelen: Verhogen van het resultaat van (aangewezen) gemeenten en openbare lichamen bij de zelfevaluatie PNIK met een score lager dan 90%; Verhogen van het landelijk resultaat van thema s waar veel gemeenten onvoldoende scoren. In afstemming met de Rijksvertegenwoordiger en gezaghebber wordt per openbaar lichaam bezien welke vorm van aanvullend maatwerk nodig en effectief is. Voor Saba is het bijvoorbeeld van belang dat de benoemde beveiligingsfunctionaris opgeleid wordt en zijn rol gaat oppakken. Na afstemming kan daar in 2016 ondersteuning voor geboden worden. 1 De burgemeesters van Bergen op Zoom, Bergeijk, Echt-Susteren, Enschede, s-gravenhage, Haarlemmermeer, Maastricht, Montferland, Oldambt, Venlo en Breda zijn op grond van artikel 7 aangewezen voor het verrichten van de handelingen ingevolge de wet en artikel 6, eerste lid ten behoeve van personen die geen ingezetene van een gemeente zijn. 5 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

6 1 Inleiding 6 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

7 In 2015 is voor de derde keer door gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen het jaarlijkse onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit en beveiliging van het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten. Gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen hebben een zelfevaluatie uitgevoerd en vullen daarvoor voor 1 oktober 2015 een door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) beschikbaar gestelde vragenlijst in. De bevindingen van deze controle zijn voor 1 november 2015 bekend gemaakt aan de Minister van BZK. Na het analyseren van de bevindingen van de individuele gemeenten, aangewezen gemeenten en openbare lichamen is een landelijk beeld ontstaan. In november 2015 is door een extern en onafhankelijk bureau een steekproef gehouden bij 35 gemeenten om de betrouwbaarheid van de ingevulde antwoorden bij de zelfevaluatie te onderzoeken. In dit rapport is in hoofdstuk 2 de opzet en het verloop van de zelfevaluatie weergegeven. In hoofdstuk 3 zijn de resultaten van de steekproef, het landelijk beeld van de resultaten van de gemeenten, aangewezen gemeenten, de openbare lichamen en de thema s weergegeven. Hoofdstuk 4 bevat ten slotte een doorkijk naar kwaliteitsbevordering PNIK na Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

8 2 Zelfevaluatiecyclus PNIK Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

9 In 2015 waren op grond van de bepalingen in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 393 Nederlandse gemeenten, 11 aangewezen gemeenten en 3 openbare lichamen verplicht de zelfevaluatie uit te voeren. 2.1 Opzet cyclus zelfevaluatie PNIK Na de zelfevaluatie 2014 is het instrument in samenspraak met diverse gemeenten geëvalueerd en daaruit gewenste aanpassingen zijn verwerkt in het instrument. In 2015 bestaat de jaarcyclus uit de volgende fases: 1 april Start monitoring Start zelfevaluatie Analyse resultaten en rapportage Zelfevaluatiefase Resultaat bekendmaken (1/11) en Steekproef Zelfevaluatie afronden 1 oktober Vanaf 1 september 2015 was het mogelijk een managementrapportage te genereren waarin de resultaten van de ingevulde vragenlijst(en) zijn opgenomen. Gemeenten en openbare lichamen konden vanaf dat moment een uittreksel laten ondertekenen door de burgemeester of gezaghebber. Door het definitief bevestigen van de ingevulde vragenlijst in de Kwaliteitsmonitor worden de antwoorden op ambtelijk niveau vrijgegeven aan de minister van BZK. Door het versturen van het uittreksel worden de resultaten op bestuurlijk niveau vrijgegeven. 2.2 Verloop zelfevaluatie PNIK 2015 Alle 393 gemeenten en 11 aangewezen gemeenten in Nederland hebben de vragenlijst voor 1 oktober 2015 ingevuld en definitief gemaakt. De openbare lichamen Saba en Sint Eustatius hebben de vragenlijst zo snel als technisch mogelijk was definitief gemaakt. Bonaire heeft geen zelfevaluatie uitgevoerd. Op 1 november 2015 hadden 386 gemeenten en 10 aangewezen gemeenten het uittreksel ingediend. Op 17 november van hetzelfde jaar is het laatste ontbrekende uittreksel van de gemeenten ontvangen. Saba en Sint Eustatius hebben in de maand november 2015 het uittreksel ingediend. Tot op heden heeft Bonaire dit niet gedaan. 2 In bijlage 5.1 is een verantwoording van het onderzoek opgenomen 9 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

10 2.2.1 Knelpunten in de zelfevaluatiecyclus van 2015 De belangrijkste knelpunten die in de zelfevaluatiecyclus van 2015 geconstateerd zijn: In verband met technische problemen konden de openbare lichamen de vragenlijsten niet voor 1 oktober 2015 definitief maken. Hierdoor was het niet mogelijk een managementrapportage en uittreksel te genereren. Dit technische probleem is niet tijdig opgelost waardoor de rapportages en de uittreksels handmatig door medewerkers van RvIG zijn vervaardigd. Het uittreksel van Sint Eustatius is eerst na bestuurlijke interventie ontvangen. In 2015 is door de gezaghebber van Bonaire, ondanks bestuurlijke interventie, de verplichte controle naar de beveiligingsmaatregelen en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces niet uitgevoerd. Geconstateerd is dat evenals vorig jaar een handhavingskader ontbreekt, zoals dat wel met de Autoriteit Persoonsgegevens voor de zelfevaluatie BRP is afgesproken. Door een verschil in de berekening van de percentages in de Kwaliteitsmonitor kan er een verschil optreden tussen de uitslag in de berekening per individuele gemeente en de managementrapportage. De managementrapportages, die in oktober aan de burgemeester zijn voorgelegd, gaven altijd het beste resultaat aan. Om de gemeenten die in de vastgestelde managementrapportage een voldoende scoren, maar in de berekeningen een onvoldoende scoren niet in de problemen te brengen is de keuze gemaakt om de percentages voor alle gemeenten aan te passen met uitzondering van deze gemeenten. De deadline van 1 november 2015 voor het inleveren van het uittreksel is niet door alle gemeenten nagekomen. Ondanks de extra voorlichting aan gemeenten om de rapportage tijdig met de burgemeester te bespreken hebben in gemeenten het uittreksel na 1 november ingestuurd. Het laatste uittreksel is op 13 november ontvangen. 10 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

11 3 Resultaten zelfevaluatie Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

12 In dit hoofdstuk zijn de resultaten van 2015 weergegeven. Daarbij wordt onderscheid gemaakt naar de resultaten van de gemeenten, de aangewezen gemeenten en de openbare lichamen. In de vermelde scores is geen onderscheid gemaakt in wettelijke normen en aanbevelingen, tenzij anders aangegeven. De resultaten van eerdere jaren van gemeenten die door herindelingen niet meer bestaan zijn toegerekend aan de huidige gemeente. In 2015 is het mogelijk om over de ontwikkeling ten opzichte van 2013 en 2014 te rapporteren. In deze rapportage wordt bij delen van de resultaten deze ontwikkeling zichtbaar gemaakt. Hierbij moet de opmerking gemaakt worden dat de analyse van de resultaten uit 2013 en 2014 gebaseerd is op de resultaten van het gemiddelde van de uitgiftelocaties van een gemeente en in 2015 op de resultaten van de gemeente. Waar in de eerste jaren het gemiddelde resultaat van een gemeente met meerdere uitgiftelocaties het eindresultaat bepaalde, bepaalt nu per vraag de uitgiftelocatie waar een maatregel wel of niet is getroffen het eindresultaat van de gemeente. Bij de analyse van de resultaten uit 2015 en bij de historische vergelijking met de resultaten ten opzichte van 2013 en 2014 is gebruik gemaakt van de gedetailleerde informatie uit de kwaliteitsmonitor en een analysetool. Om redenen van afronding is het mogelijk dat, bij vergelijking met de rapportages zelfevaluatie Reisdocumenten 2013 en zelfevaluatie PNIK 2014, kleine verschillen zichtbaar zijn. 3.1 Uitkomsten steekproef PNIK Om de betrouwbaarheid van de zelfevaluatie te toetsen is een onderzoeksprotocol vastgesteld en heeft een extern onderzoeksbureau in november 2015 een steekproef gehouden onder 35 gemeenten 3. Het doel van de toetsing met de steekproef is inzicht krijgen in drie hoofdvragen: 1. Komt de beantwoording van de vragen in de vragenlijst PNIK overeen met de praktijksituatie bij de gemeenten? 2. Bieden de zelfevaluaties daarmee een valide beeld van de praktijk? 3. Wat zijn de oorzaken van het onjuist beantwoorden van de vragen? Voorafgaand aan de uitvoering van de steekproef is een norm vastgesteld die aangeeft wanneer de uitkomsten van de steekproef een betrouwbaar beeld geven van de praktijk. Voor 2015 is de norm dat tenminste 30 gemeenten 95% of meer van de getoetste antwoorden in overeenstemming met de praktijk hebben ingevuld en dat het gemiddelde percentage juiste antwoorden van de onderzochte gemeenten gezamenlijk ten minste 95% bedraagt. Met een score van 95,9% voldoen gemeenten uit de steekproef aan de norm van 95%. Wel valt op dat er meer gemeenten dan gewenst (6 in plaats van 5 van de 35 gemeenten) onder de 95% scoren en daarmee niet voldoen aan het tweede deel van de norm. Als alleen wordt gekeken naar de getoetste antwoorden gebaseerd op wettelijke eisen dan wordt het beeld niet positiever. Gezien deze uitkomsten is de conclusie dat niet met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld dat de antwoorden van gemeenten in de zelfevaluatie in overeenstemming met de praktijk zijn. Naast het beantwoorden van de vraag in hoeverre is voldaan aan de vooraf gestelde norm, is ook de vraag relevant in hoeverre de uitkomsten van de steekproef te generaliseren zijn naar de totale populatie. Dit wordt ook wel de externe validiteit genoemd. Belangrijke elementen hierbij zijn de representativiteit van de steekproef en de betrouwbaarheidsinterval rond uitkomsten. 3 Zie bijlage 5.2 voor het door Panteia opgesteld rapport Steekproef zelfevaluatie Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

13 Voor de representativiteit van de steekproef is het van belang dat de steekproef een correcte afspiegeling is van de totale populatie en dat er geen sprake is van selectiviteit. Om tot 35 gemeenten te komen is een gestratificeerde steekproef samengesteld getrokken op basis van grootteklassen van gemeenten en regio. Binnen deze strata zijn gemeenten aselect getrokken. Hierdoor ontstaat een correcte afspiegeling van de totale populatie. Bovendien hebben gemeenten binnen de strata een even grote kans zodat selectiviteit (en daarmee vertekening van de resultaten) wordt voorkomen. Om de onafhankelijkheid van de steekproef te garanderen heeft het CBS de trekking verzorgd. Een ander belangrijk element is dat er geen sprake mag zijn van selectiviteit door non-respons. Dit kan optreden als gemeenten die goed presteren en geen afwijkingen vertonen wel bereid zijn mee te werken en gemeenten die meer afwijkingen vertonen weigeren. Alle geselecteerde gemeenten hebben deelgenomen. Doordat alle gemeenten deelnemen is ook op dit aspect dus geen sprake van selectiviteit. Omdat voldaan is aan de bovenstaande aspecten zijn de uitkomsten van het onderzoek te generaliseren naar de totale populatie van gemeenten in Nederland. Het gevonden gemiddelde van 95,9% is dus geldig voor alle gemeenten gezamenlijk. Bij het gebruik van de cijfers van de steekproefgemeenten moet wel rekening worden gehouden met een betrouwbaarheidsmarge rond de resultaten. Dit betekent concreet dat bij het gepresenteerde gemiddelde van 95,9% er een marge van 6,2% aanwezig is (bij een betrouwbaarheidsniveau van 95%). Met 95% zekerheid ligt dit percentage dus tussen de 89,7% en de 100% voor de hele populatie van Nederlandse gemeenten. 3.2 Resultaten gemeenten In deze paragraaf worden de resultaten van gemeenten weergegeven 4. Voor wat betreft de invulling van de vragenlijsten is bepaald dat: een score van 95% van de maximaal te behalen punten goed is; een score tussen de 90 en 95% van de maximaal te behalen punten voldoende is; een score lager dan 90% van de maximaal te behalen score een onvoldoende is. Ten opzichte van het resultaat in 2014 behalen in 2015 meer gemeenten een goede, en minder gemeenten een voldoende of onvoldoende score. 68% van de gemeenten heeft een goed resultaat behaald. Grafiek 2 Aantal gemeenten goed/voldoende/onvoldoende onvoldoende voldoende goed 4 In bijlage 5.3 zijn de resultaten van alle gemeenten van de jaren 2013, 2014 en 2015 opgenomen 13 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

14 Het landelijk gemiddelde resultaat voor de vragen die betrekking hebben op wettelijke vereisten en aanbevelingen is 1% hoger dan in Gemeenten voldoen gemiddeld genomen 1% hoger dan in 2014 aan het voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Gemeenten voldoen 3% meer dan in 2014 aan de in het onderzoek betrokken aanbevelingen. Tabel 1 Gemiddeld resultaat gemeenten Omschrijving Gemiddeld landelijk totaal 88% 95% 96% Gemiddeld landelijk totaal op wettelijke eisen 91% 95% 96% Gemiddeld landelijk totaal op aanbevelingen 82% 89% 92% Binnen de groep van de gemeenten die een onvoldoende hebben gescoord kan er onderscheid worden gemaakt tussen gemeenten die net onder de 90% hebben gescoord of gemeenten die aanzienlijk onder de 90% (<80%) hebben gescoord. Deze onderverdeling toont aan dat het aantal gemeenten met een score tussen 80 en 90% en bij gemeenten met een score lager dan 80% aanzienlijk is gedaald. De laagste score in 2015 is 77,1%. In 2014 was de laagste score 73,6%. Tabel 2 Aantal gemeenten onvoldoende Aantal gemeenten score 80% - 90% score 60% - 80% 7 3 Bij vergelijking van het resultaat van gemeenten over de afgelopen drie jaren blijkt dat: 213 gemeenten in 2014 en in 2015 een hoger resultaat behalen dan het voorgaande jaar 144 gemeenten in 2014 een hoger resultaat en in 2015 een lager resultaat behalen dan het voorgaande jaar 32 gemeenten in 2014 een lager resultaat en in 2015 een hoger resultaat behalen dan het voorgaande jaar 4 gemeenten in 2014 en in 2015 een lager resultaat behalen dan het voorgaande jaar. Er zijn geen gemeenten die alle drie de jaren hetzelfde resultaat hebben behaald. Grafiek 3 Aantal gemeenten met hoger/lager resultaat in tijd in 2014 en 2015 stijgen 213 in 2014 stijgen en in 2015 dalen 144 in 2014 dalen en in 2015 stijgen 32 in 2014 en 2015 dalen 4 14 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

15 De resultaten van de gemeenten per jaar zijn te kwalificeren als een goede, een voldoende of een onvoldoende score. Deze scores zijn in grafiek 3 weergegeven in de respectievelijke kleuren groen, geel en rood. Gemeenten aan de linkerzijde van de grafiek scoren voor de opvolgende jaren slechter of gelijk en behalen in 2015 geen goede score. Gemeenten aan de rechterzijde van de grafiek behalen in 2015 een goede score en naarmate zij meer rechts in de grafiek opgenomen zijn des te positiever de score in het verleden was. Opmerkelijk is het resultaat van de gemeente Haarlem: in 2013 behaalde deze gemeente een goede score, in 2014 een voldoende score en in 2015 een onvoldoende score. Daarnaast zijn er 45 gemeenten die groeien van een onvoldoende score in 2013 naar een voldoende score in 2014 en een goede score in De gemeente Culemborg is van een goede score in 2014 in 2015 gedaald naar een onvoldoende score. Er zijn 4 gemeenten die alle jaren onvoldoende scoren, terwijl 34 gemeenten alle jaren goed scoren. Grafiek 4 Resultaat goed, voldoende, onvoldoende in de tijd Resultaten van individuele gemeenten zijn in deze rapportage voorzien van een symbool om het resultaat van deze gemeente in de tijd aan te geven. De betekenis van de symbolen is: in 2014 en in 2015 een hoger resultaat in 2014 een hoger en in 2015 een lager resultaat in 2014 een lager en in 2015 een hoger resultaat in 2014 en in 2015 een lager resultaat Opvallend is dat de gemeenten Neerijnen en Werkendam zowel in 2014 als in 2015 tot de top 20 van gemeenten behoort die de grootste stijging hebben laten zien. De gemeente Neerijnen behoorde in 2014 tot de 20 laagst scorende gemeenten. De in 2014 ingezette verbetering is doorgezet in 2015, de gemeente behaalt in 2015 een resultaat van 94,6%. 15 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

16 De vet gedrukte gemeenten stonden ook in 2014 in de top 20 grootste stijgers. Tabel 3 De grootste stijgers in 2015 Gemeente Molenwaard 23,3% 2 Veendam 20,5% 3 Pekela 19,2% 4 Landsmeer 17,9% 5 Bunnik 16,2% 6 Hoogezand-Sappemeer 14,5% 7 Bloemendaal 12,5% 8 Woensdrecht 12,2% 9 Bellingwedde 11,6% 10 Gorinchem 11,5% 11 Hof van Twente 10,9% 12 Stede Broec 9,7% 13 Heusden 9,5% 14 Oude IJsselstreek 9,2% 15 Almelo 8,3% 16 Schiedam 8,0% 17 De Fryske Marren 7,9% 18 Werkendam 7,7% 19 Neerijnen 7,6% 20 Weert 7,6% In 2015 heeft de gemeente De Marne de hoogste score behaald. De nummer 1 van 2014, Gemert-Bakel is in 2015 op de 25e plaats terechtgekomen. Zes gemeenten komen beide jaren voor in de top 20 van best scorende Nederlandse gemeenten. Dit zijn Albrandswaard, Barendrecht, De Bilt, Nijmegen, Noordoostpolder en Uithoorn. Het beeld van de ontwikkeling van de gemeenten die in 2015 in de top 20 staan is divers: daar zitten zowel gemeenten bij die 2 jaar achtereen een beter resultaat behalen als gemeenten die in 2014 een hoger en in 2015 een lager resultaat behaalden en vice versa. 16 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

17 De vet gedrukte gemeenten stonden ook in 2014 in de top 20 grootste best scorende gemeenten. Tabel 4 De best scorende gemeenten in 2015 Gemeente De Marne 99,7% 2 Alblasserdam 99,6% Heiloo 99,6% Dongeradeel 99,6% Opmeer 99,6% 6 Nijmegen 99,5% De Bilt 99,5% Soest 99,5% Menterwolde 99,5% 10 Uithoorn 99,3% Boxmeer 99,3% Drimmelen 99,3% Hardinxveld-Giessendam 99,3% Leerdam 99,3% 15 Barendrecht 99,1% Albrandswaard 99,1% Noordoostpolder 99,1% Brielle 99,1% Ridderkerk 99,1% Amstelveen 99,1% Zederik 99,1% Kerkrade 99,1% Westvoorne 99,1% Nuth 99,1% In 2015 behalen 148 gemeenten een lager resultaat dan in De wijziging van het aanbieden van één vragenlijst per gemeente in plaats van één vragenlijst per uitgiftelocatie is van invloed op het resultaat in Immers: daar waar in 2013 en 2014 het gemiddelde resultaat van de uitgiftelocaties van een gemeente het gemeentelijk resultaat bepaalde, bepaalt in 2015 de uitgiftelocatie met de laagste score het gemeentelijke resultaat. Er zijn 35 gemeenten in Nederland met meerdere uitgiftelocaties. De grootste dalers zijn opgenomen in tabel 5. Bijzonder dat deze gemeenten na een positieve ontwikkeling in 2014 (stijging resultaat ten opzichte van 2013) in 2015 een daling laten zien. De gemeente Haarlem heeft zowel in 2014 als in 2015 een lagere score behaald. 17 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

18 Van de top 10 dalers hebben de gemeenten Amsterdam, Culemborg, Eersel, Katwijk en Tholen geen toelichting gegeven op de lagere score. Het is dan ook niet bekend wat de reden van de daling is. De gemeenten Ommen en Hardenberg geven aan: bij de levering van de zelfevaluatie onjuiste gegevens zijn verwerkt. Dit zal door RvIG nader onderzocht worden. De gemeente Zutphen geeft aan: wij beschikken over te weinig middelen voor noodzakelijke bouwkundige aanpassingen. Daarnaast is extra personeel ingezet voor het implementeren van een nieuwe applicatie en is onvoldoende personeel beschikbaar om aan alle procedures te kunnen voldoen. De gemeente Voerendaal geeft aan: gelet op de schaalgrootte is functiescheiding moeilijk te realiseren. De gemeente Rhenen geeft als toelichting: wij verbouwen op dit moment de publiekbalies. Wanneer de nieuwe balies klaar zijn en in gebruik genomen zal een groot deel van de onvoldoendes weggewerkt zijn. Procedures zijn wel beschreven en worden opgevolgd maar doordat registratie en rapportage ontbreekt, scoren we onvoldoende. Daarnaast zijn het vaststellen van de minimale eisen van kennis en vaardigheden en de inhoud van functioneringsgesprekken verbeterpunten. Tabel 5 De grootste dalers in 2015 Gemeente Katwijk -14,2% 2 Amsterdam -11,7% 3 Hardenberg -10,4% 4 Zutphen -9,4% 5 Ommen -8,9% 6 Voerendaal -7,8% 7 Culemborg -7,1% 8 Eersel -7,0% 9 Tholen -6,3% 10 Rhenen -5,9% 11 Hendrik-Ido-Ambacht -5,9% 12 Laarbeek -5,0% 13 Schiermonnikoog -4,8% 14 Hellevoetsluis -4,8% 15 IJsselstein -4,5% 16 Hilvarenbeek -4,3% 17 Haarlem -4,3% 18 Weesp -4,0% 19 Krimpenerwaard -3,9% 20 Vlieland -3,6% De laagste score is in ,5% hoger dan in Zowel in 2014 als in 2015 behaalt de gemeente Eemsmond het laagste resultaat. 18 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

19 Eemsmond heeft in 2015 geen toelichting gegeven op het behaalde resultaat. In 2014 heeft de gemeente als verklaring gegeven: Formele vaststelling van de actualisering van de plannen en procedures zijn vertraagd, maar zal binnenkort plaatsvinden. In 2015 behoren 17 gemeenten tot de 20 laagst scorende gemeenten die daar in 2014 niet in voorkwamen. In deze lijst komen ook grotere gemeenten voor: de gemeente Amsterdam bezet de 4 e plaats en de gemeenten Haarlem de 14 e plaats. Van de top 10 laagst scorende gemeenten hebben Amsterdam, Eemsmond, Katwijk, en Hilvarenbeek geen toelichting gegeven. De gemeente Hollands Kroon geeft aan: t.o.v. de zelfevaluatie 2014 constateren wij een gewijzigde vraagstelling en normenkader. Uit een voorlopige analyse blijkt dat enkele tekortkomingen en hiaten in de uitvoering, het niet kunnen vinden van de bewerkersovereenkomst in het archief, alternatieve werkwijzen, de organisatie-inrichting, organisatiecultuur en eigen beleidskeuzes geen of onvoldoende punten(kunnen) scoren bij het invullen van de vragenlijsten. Uit een diepgaand onderzoek naar de oorzaken van de onvoldoende score volgt een verbeterplan met verbeteracties. De toelichtingen van de gemeenten Zutphen, Ommen, Hardenberg, Rhenen, Voerendaal is opgenomen bij de tabel van de grootste dalers. Tabel 6 De laagst scorende gemeenten in 2014 en 2015 Gemeente Eemsmond 77,1% 2 Katwijk 77,9% 3 Zutphen 78,4% 4 Amsterdam 81,9% 5 Ommen 83,7% 6 Hardenberg 84,5% 7 Rhenen 86,4% 8 Voerendaal 86,8% 9 Hilvarenbeek 87,3% 10 Hollands Kroon 87,4% 11 Medemblik 88,5% 12 Culemborg 88,7% 13 Urk 88,9% 14 Haarlem 89,0% 15 Harderwijk 89,1% 16 Laarbeek 89,2% 17 Eijsden-Margraten 90,1% 18 Waalre 90,3% 19 Drechterland 90,3% 20 Krimpenerwaard 90,3% 19 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

20 De vet gedrukte gemeenten stonden ook in 2014 in de top 20 laagst scorende gemeenten. Gemeenten met een inwoneraantal tot scoren gemiddeld een goed voor alle vragen. Het effect van de verlaging van de score van 1 van de G4 gemeenten heeft een grote invloed op het gemiddelde resultaat. De grootte van de gemeente blijkt in algemene zin niet van invloed te zijn op het gemiddelde resultaat per klasse. Tabel 7 Resultaat gemeenten naar inwonersaantal Inwoneraantal aantal < % 94% 96% % 95% 96% % 95% 95% % 96% 95% 27 > % 95% 92% 4 De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens heeft in gemeenten ondersteund die een lagere score dan 90% hebben behaald. Het monitoren van de individuele gemeenten heeft tot een beter resultaat van de zelfevaluatie PNIK 2015 geleid: deze gemeenten hebben gemiddeld een 9,5% grotere stijging laten zien dan de gemiddelde stijging van de andere gemeenten. Deze gemeenten hebben ook meer ruimte om te kunnen stijgen; het resultaat was immers onvoldoende. De aandacht en de aansporing zijn vaak net dat extra zetje dat het verschil maakt. Het product monitoren lijkt daarmee een effectief middel. Dit beeld is bevestigd door de resultaten van de zelfevaluatie in Bij twee gemeenten was het nodig om te escaleren naar een hoger niveau en heeft een gesprek met een management-lid plaatsgevonden. De gemeenten Molenwaard en Veendam hebben het resultaat met meer dan 20% verbeterd. Opmerkelijk is dat de ondersteuning aan de gemeente Zutphen niet van invloed is geweest: hoewel de gemeente in 2014 het resultaat ten opzichte van 2013 heeft verbeterd bleef het resultaat in 2014 desondanks onvoldoende: 87,8%. In 2015 behaalt de gemeente na ondersteuning een resultaat van 78,4%. Tabel 8 Resultaat monitorgemeenten Gemiddelde stijging/daling 2015 Monitorgemeenten 9,9% Alle gemeenten 0,4% 3.3 Resultaten gemeenten die aan niet ingezeten verstrekken In deze paragraaf worden de resultaten van de 11 gemeenten weergegeven die in 2015 aangewezen waren voor de behandeling van aanvragen van reisdocumenten van niet-ingezetenen 5. Deze gemeenten zijn, net als de gemeenten die aanvragen van ingezetenen behandelen, verplicht de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 toe te passen. De werkwijze voor deze locaties wijkt op een aantal punten af van de werkwijze op een uitgiftelocatie waar aanvragen van ingezetenen worden behandeld. In verband met deze afwijkingen is voor deze uitgiftelocaties een aparte vragenlijst opgesteld. 5 In bijlage 5.3 zijn de resultaten van deze gemeenten van de jaren 2013, 2014 en 2015 opgenomen 20 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

21 In 2014 is de gemeente Bergeijk en in 2015 zijn de gemeenten Venlo en Breda aangewezen voor de behandeling van aanvragen van reisdocumenten van niet-ingezeten. Grafiek 5 Aantal aangewezen gemeenten goed / voldoende / onvoldoende 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Aantal gemeenten scoren goed Aantal gemeenten scoren voldoende Aantal gemeenten scoren onvoldoende 10% 0% Het landelijk gemiddelde resultaat voor de vragen die betrekking hebben op wettelijke vereisten en aanbevelingen is 2% lager dan in Gemeenten voldoen ook 2% minder dan in 2014 aan de wettelijke eisen. Tabel 9 Gemiddeld resultaat aangewezen gemeenten Omschrijving Gemiddeld totaal 85% 95% 93% Gemiddeld totaal op wettelijke eisen 88% 95% 93% Bij vergelijking van het resultaat van gemeenten over de afgelopen drie jaren blijkt dat: 1 gemeente in 2014 en in 2015 een hoger resultaat behaalt dan het voorgaande jaar 6 gemeenten in 2014 een hoger resultaat en in 2015 een lager resultaat behalen dan het voorgaande jaar 1 gemeente in 2014 een lager resultaat en in 2015 een hoger resultaat behaalt dan het voorgaande jaar Er zijn geen gemeenten die alle drie de jaren hetzelfde resultaat hebben behaald of die beide jaren een lager resultaat dan het voorgaande jaar hebben behaald. Grafiek 6 Aantal gemeenten met hoger/lager resultaat in tijd in 2014 en 2015 stijgen 1 in 2014 stijgen en in 2015 dalen 6 in 2014 dalen en in 2015 stijgen 1 in 2014 en 2015 dalen 0 Van de aangewezen gemeenten behaalt Haarlemmermeer een onvoldoende score(85,9%). Van de aangewezen gemeenten zijn zij ook de grootste stijger: het resultaat is in ,3% hoger dan in De gemeente Oldambt heeft in ,4% lager gescoord dan in Het resultaat blijft desondanks voldoende (92,9%). 21 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

22 3.4 Resultaten openbare lichamen In deze paragraaf worden de resultaten van de openbare lichamen weergegeven. De openbare lichamen hebben allemaal één uitgiftelocatie en geven naast documenten aan ingezetenen ook nooddocumenten uit. In 2015 is door de gezaghebber van Bonaire de verplichte controle naar de beveiligingsmaatregelen en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces niet uitgevoerd. Mogelijk hangt dit samen met het vertrek van het waarnemend hoofd burgerzaken en de daarmee ontstane vacature voor een hoofd Burgerzaken. Bonaire heeft in 2015 geen extra ondersteuning om het resultaat te verbeteren ontvangen. Saba heeft de ingezette lijn van verbetering in 2014 doorgezet in 2015: het resultaat is met 12% toegenomen. RvIG heeft ter ondersteuning in een telefonisch overleg onderzocht welke ondersteuning voor Saba kon leiden tot een verhoging van het resultaat. Daarbij is geconstateerd dat in het bijzonder de benoeming en invulling van de rol van de beveiligingsfunctionaris randvoorwaardelijk is voor het substantieel verbeteren van het resultaat. De functionaris is in september 2015 benoemd. Mede door de korte tijd die restte voor het afronden van de zelfevaluatie 2015 is geen ondersteuning aan deze functionaris geboden. Bij afdeling Burgerzaken Sint Eustatius is in 2015, onder andere op basis van de uitkomsten van een assessment, de zorg ontstaan over de continuïteit en de borging van kwaliteit van de burgerzakentaken en werkprocessen. Vanwege deze situatie en het ontbreken van een hoofd Burgerzaken en een directeur Publiekszaken & Ondersteuning in 2015, is het niet mogelijk geweest extra ondersteuning te bieden om het resultaat van 2014 verder te verbeteren. Het nu gepresenteerde resultaat van Sint Eustatius is tot stand gekomen na een uitgevoerde evaluatie door de uitvoerende medewerkers. Voor zover dit op afstand is vast te stellen is de verwachting dat het in 2015 behaalde resultaat een juister beeld geeft van de situatie in Sint Eustatius dan het in 2014 geschetste beeld. Tabel 10 Resultaat openbare lichamen Openbaar lichaam Bonaire 68% 95% Saba 47% 75% 87% St. Eustatius 61% 87% 44% Ondanks de goede evaluatieresultaten van Bonaire in 2014 heeft er bij de afdeling Burgerzaken dit jaar een inbraak plaatsgevonden met directe gevolgen voor het aanvraag- en uitgifteproces voor (nood)paspoorten. De inbraak bracht aan het licht dat de veiligheidsprocessen zoals opgenomen in de PUN in de dagelijkse praktijk niet voldoende of onjuist worden nageleefd. Voor zover bekend is een verbeterplan voor de beveiliging niet opgesteld of uitgevoerd. Dit rechtvaardigt de uitvoering van een audit waarbij een controle wordt uitgevoerd bij het openbaar lichaam Bonaire op de toepassing van de beveiligingsmaatregelen en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces. Deze audit zal in 2016 uitgevoerd worden. 22 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

23 3.5 Resultaten per thema Bij het inrichten van de vragenlijst zijn een aantal inrichtingskeuzes gemaakt. Aan de hand van deze inrichtingskeuzes is het mogelijk per onderwerp nader onderzoek uit te voeren. De resultaten van de analyse in deze paragraaf zijn, tenzij anders vermeld, gebaseerd op de resultaten van gemeenten. De vragenlijst is onderverdeeld in de volgende thema s: Beleid en regelgeving Processen Gegevens Personeel Fysieke beveiliging Calamiteiten Architectuur Naleving De vragen zijn gegroepeerd naar de thema s. Deze thema s zijn gekozen op basis van een indeling zoals deze gehanteerd wordt in de Code voor Informatiebeveiliging (ISO 27002). In het eindresultaat telt niet elk thema even zwaar mee. Zo bestaat het thema architectuur uit slechts 1 vraag, terwijl het thema processen 32 vragen bevat. In grafiek 5 is weergegeven hoe het totaalresultaat is verdeeld over de verschillende thema s. Grafiek 7 relatieve puntenverdeling naar thema 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Naleving Architectuur Calamiteiten Fysieke Beveiliging Personeel Gegevens Processen Beleid en regelgeving In 2015 behalen Nederlandse gemeenten voor alle thema s een voldoende (3 thema s) of goede score (5 thema s). De resultaten vermeld bij 2013 en 2014 zijn niet omgerekend naar de nieuwe vragenlijsten en nieuwe gemeenten. 23 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

24 Tabel 11 Resultaat per thema Nederlandse gemeenten 6 Thema Beleid en regelgeving 89,5% 95,3% 97,0% Processen 91,1% 97,2% 96,8% Gegevens 88,7% 94,0% 94,3% Personeel 81,5% 90,8% 93,5% Fysieke Beveiliging 89,4% 94,0% 95,5% Calamiteiten 87,6% 94,1% 98,3% Architectuur 92,1% 96,3% 90,5% Naleving 88,3% 98,1% 97,5% Het thema calamiteiten laat ten opzichte van het resultaat in 2014 de grootste stijging zien (4,2%). De grootste daling wordt behaald bij het thema architectuur: 5,9%. Grafiek 8 Ontwikkeling resultaat per thema Nederlandse gemeenten Percentage verbetering/verslechtering t.o.v ,0% 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% -4,0% -6,0% -8,0% Beleid en Processen Gegevens Personeel Fysieke Calamiteiten Architectuur Naleving 2014> Beleid en regelgeving Binnen dit thema is getoetst of gemeenten wet- en regelgeving hebben vertaald naar lokaal beleid, de inhoud van dat beleid en hoe het beleid wordt gewaarborgd. De inhoud, omvang en kwaliteit van gemeentelijke producten is in veel gevallen voorgeschreven in wet- en regelgeving. Op lokaal niveau worden vervolgens de inzet van mensen en het uitvoeren van processen bepaald. Gemeenten hebben wet- en regelgeving goed vertaald naar lokaal beleid (97% van de te behalen score). De laagste score is 63,9%, 219 gemeenten behalen de maximale score Processen Binnen dit thema is de inrichting en uitvoering van het aanvraag- en uitgifteproces van de PNIK onderzocht. In wet- en regelgeving is vastgelegd hoe het werkproces moet verlopen. Ook niet verplichte, maar wel aan te bevelen processen zijn hierin meegenomen. De gemeenten voeren in het algemeen de werkprocessen PNIK goed uit (96,8%). Dat is 0,4% lager dan in De laagste score is 84%, 73 gemeenten behalen de maximale score. 6 De resultaten per thema van 2013 en 2014 zijn niet omgerekend naar de nieuwe vragenlijsten en nieuwe gemeente-indelingen 24 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

25 Verbeterpunten: Het stellen van identificerende vragen bij het uitreiken Meerdere 1e lijns echtheidskenmerken controleren bij twijfel aan de identiteit bij het uitreiken Onvolledige aanvragen niet in behandeling nemen Niet definitief onttrekken van reisdocumenten als het document als gevonden is ontvangen en de houder niet in de gemeente woonachtig is Niet onmiddellijk vernietigen van reisdocumenten (vraag 50) Gebruik van de signaleringslijst Verschillen in voorraad Gegevens Binnen dit thema worden het regelen van de toegang en het opslaan van gegevens onderzocht. Is de toegang tot en daarmee kennisname van informatie goed geregeld en is deze noodzakelijk voor de functie? Het gaat hierbij niet alleen om gegevens die worden beheerd in geautomatiseerde systemen, maar ook om registraties die het mogelijk maken om controles uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld een parafenregistratie. De landelijke score binnen dit thema is voldoende en bedraagt 94,3%. De laagste score is 53,8%, 63 gemeenten behalen de maximale score. Verbeterpunten: het registreren van de identificatiekaarten en het controleren van de actualiteit van de registratie het wijzigen van de pincodes van de identificatiekaarten de wijze van opslag van de back-up media. Opmerkelijk is dat bij 10 gemeenten medewerkers niet uitsluitend onder de eigen autorisatie te werken. In 2014 kwam dit bij 27 gemeenten voor. Als een medewerker de beschikking heeft over een autorisatie van een collega of over een gedeelde autorisatie, is het veel gemakkelijker om gegevens onrechtmatig te gebruiken of er zelfs fraude mee te plegen. Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat iedere medewerker een eigen autorisatie heeft en het wachtwoord geheim houdt voor de collega s Personeel Binnen dit thema wordt gecontroleerd of gemeenten medewerkers hebben benoemd op de verplichte functies binnen het informatiesysteem PNIK en de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn toegewezen. Daarnaast is onderzocht of gemeenten uitgegeven autorisaties toetsen, voldoen aan de eisen van functiescheiding, eisen stellen aan kennis en vaardigheden van medewerkers en voldoende aandacht geven aan risicobewustzijn van de medewerkers. Binnen het thema personeel wordt voldoende gescoord (93,5%). Dit is 2,7% hoger dan in De laagste score in 2015 is 53,9%, 72 gemeenten behalen de maximale score. Verbeterpunten: Organiseren dat tussen reisdocumentenprocessen sprake is van functiescheiding Bij het niet voldoen aan functiescheiding de verplichte registratie vastleggen De reisdocumentenadministratie door een onafhankelijk persoon laten controleren indien niet volledig voldaan wordt aan functiescheiding Controle op functiescheiding VOG voor tijdelijk personeel Fysieke beveiliging Binnen dit thema wordt gecontroleerd of gemeenten de fysieke beveiliging op orde hebben. Dit richt zich op de beveiliging van de ruimten waar meer dan gemiddeld, gevoelige informatie voorhanden is en de juiste omgang met gevoelige informatie (opslag van gegevens op de afdeling en clear desk). 25 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

26 De gemeenten hebben de fysieke beveiliging voldoende op orde (95,5%). De laagste score is 56,6%, 58 gemeenten behalen de maximale score. Verbeterpunten: op optimale wijze gebruik maken van een inbraakdetectiesysteem Calamiteiten Binnen dit thema is gecontroleerd of gemeenten voldoende maatregelen hebben getroffen om calamiteiten te beheersen, een adequate procedure voor incidentmelding hebben en de fysieke uitwijk goed hebben georganiseerd. Binnen het thema calamiteiten wordt een goede score behaald (98,3%). De laagste score is 31%, 327 gemeenten behalen de maximale score Architectuur Binnen dit thema is gecontroleerd of gemeenten de informatiesystemen ten behoeve van de PNIK voldoende hebben beveiligd. Binnen het thema architectuur wordt goed gescoord (90,5%). 19 gemeenten behalen de laagste score, 337 gemeenten behalen de maximale score Naleving Binnen dit thema is gecontroleerd of gemeenten voldoende controleren of procedures goed worden nageleefd en hierover aan de verantwoordelijke bestuurders wordt gerapporteerd. Binnen het thema naleving wordt zeer goed gescoord (97,5%). De laagste score (bij twee gemeenten: Amsterdam en Eindhoven) is 40%, 361 gemeenten behalen de maximale score. 26 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

27 4 Kwaliteitsbevordering PNIK na Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

28 4.1 Resultaat verhogen Onderzoek norm Diverse aanbevelingen, niet vastgelegd in wet- en regelgeving, zijn wel meegenomen bij de zelfevaluatie. Diverse aanbevelingen worden door gemeenten omarmd, maar een aantal aanbevelingen zijn geen aanleiding geweest om als maatregel over te nemen. Aan de hand van een analyse zal voor de opstelling van de vragenlijst 2016 bepaald worden of de aanbevelingen de maatregelen betreffen die de risico s verlagen en of deze maatregelen wel of niet bij de zelfevaluatie betrokken moeten blijven Monitoring gemeenten en openbare lichamen Evenals in 2015 zullen gemeenten die een onvoldoende score hebben behaald begeleid worden om tot een beter resultaat te komen. Hiervoor wordt door RvIG een monitoringplan opgesteld met als doelen: Verhogen van het resultaat van (aangewezen) gemeenten en openbare lichamen bij de zelfevaluatie PNIK met een score lager dan 90%; Verhogen van het landelijk resultaat van thema s waar veel gemeenten onvoldoende scoren. De volgende gemeenten zullen bij deze monitoring betrokken worden: gemeenten die een onvoldoende resultaat behaalden; gemeenten die wel een voldoende resultaat behaalden, maar waarover zorg bestaat of de score blijvend is; de aangewezen gemeente die een onvoldoende score behaald; Voor de openbare lichamen is een apart verbetertraject ingezet dat voor sommige eilanden breder is dan alleen het toezicht op de beveiliging en inrichting van het aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten. Voor Bonaire wordt een traject voorbereid voor uitvoeren van een audit reisdocumenten in het jaar In afstemming met de Rijksvertegenwoordiger en gezaghebber wordt per openbaar lichaam bezien welke vorm van aanvullend maatwerk nodig en effectief is. Voor Saba is het bijvoorbeeld van belang dat de benoemde beveiligingsfunctionaris opgeleid wordt en zijn rol gaat oppakken. Na afstemming kan daar in 2016 ondersteuning voor geboden worden. 28 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

29 5 Bijlagen 29 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

30 5.1 Bijlage 1 Verantwoording onderzoek Opzet vragenlijst PNIK 2015 Gemeenten en openbare lichamen ontvingen in 2013 en 2014 een vragenlijst per uitgiftelocatie. In 2015 hebben gemeenten één gestandaardiseerde vragenlijst gebruikt waarin zij het resultaat van de controle van de gemeente hebben weergegeven. Hiermee is de administratieve last van 35 gemeenten verlaagd. Indien gewenst kunnen gemeenten de vragenlijst zelf wel nog verspreiden over meerdere uitgiftelocaties. Gemeenten die bevoegd zijn reisdocumenten te verstrekken aan niet-ingezetenen (de zogenaamde aangewezen gemeenten) hebben in verband met verschillen in de inrichting van de processen een aparte vragenlijst ontvangen. De vragenlijst voor de Nederlandse gemeenten bevat 100 vragen, waarvan 85 vragen zijn gebaseerd op wettelijke normen en 15 vragen gebaseerd op aanbevelingen. De vragenlijst voor de aangewezen Nederlandse gemeenten bevat 93 vragen, waarvan 78 vragen zijn gebaseerd op wettelijke normen en 15 vragen gebaseerd op aanbevelingen. De vragenlijst voor de openbare lichamen bevat 105 vragen, waarvan 89 vragen gebaseerd zijn op wettelijke normen en normen en 16 gebaseerd op aanbevelingen. De vragen die gebaseerd zijn op aanbevelingen zijn bedoeld om een prikkel te geven tot kwaliteitsverbetering te komen. De vragenlijst zelfevaluatie PNIK 2015 verschilt op diverse punten ten opzichte van de vragenlijst PNIK Zo is de ordening van de vragen gewijzigd naar type vraag. Op deze manier is het binnen de gemeentelijke organisatie eenvoudiger de diverse betrokken medewerkers te betrekken. Vragen die in 2014 door alle uitgiftelocaties de maximale score hebben behaald zijn uit de vragenlijst verwijderd, evenals vragen die bij de zelfevaluatie BRP zijn betrokken. Daar waar nodig is de vraagstelling aangescherpt en terminologie verduidelijkt Normering van de vragenlijst en zelfevaluatie Bij het opstellen van de vragenlijst is bepaald hoeveel punten een vraag in totaal en per antwoord oplevert. De vragen die gebaseerd zijn op wettelijke normen zijn in 2015 hoger gewaardeerd dan de vragen die gebaseerd zijn op aanbevelingen. De score voor de zelfevaluatie van een gemeente wordt berekend door de behaalde punten voor de vragenlijst te delen door de maximaal te behalen punten. Een gemeente met meerdere uitgiftelocaties geeft bij de beantwoording van de vragen het antwoord waaraan alle uitgiftelocaties voldoen. Voldoet één van de locaties niet aan de maatregel, dan wordt dat antwoord niet gekozen. Daarnaast is in samenspraak met gemeenten bepaald dat voor wat betreft de invulling van de vragenlijsten: een score van 95% van de maximaal te behalen punten goed is; een score tussen de 90 en 95% van de maximaal te behalen punten voldoende is; een score lager dan 90% van de maximaal te behalen score een onvoldoende is Betrouwbaarheid van de resultaten Om de betrouwbaarheid van de zelfevaluatie te toetsen, heeft een extern onderzoeksbureau in opdracht van RvIG in november 2015 een steekproef gehouden onder 35 gemeenten, de openbare lichamen waren geen onderdeel van de steekproef. Hoofddoel van de steekproef is om te bepalen of het onderzoek naar de kwaliteit van de processen (de ingevulde vragenlijsten) een betrouwbaar beeld van de werkelijkheid geeft. 30 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

31 Een steekproef met de volgende kenmerken is door het CBS op 30 september 2015 uitgevoerd: De steekproef is volledig aselect getrokken. Er is geen rekening gehouden met risicogroepen of goed presterende gemeenten Bij de steekproeftrekking is een evenredige verdeling over kleine, middelgrote en grote gemeenten aangehouden (tot inwoners, inwoners en meer dan inwoners). In de steekproeftrekking is rekening gehouden met de steekproef die gelijktijdig wordt uitgevoerd bij 35 gemeenten voor de BRP. Gemeenten kunnen niet gelijktijdig in beide steekproeven vallen Een deel van de gemeenten heeft meerdere uitgiftelocaties. Indien een gemeente met meerdere uitgiftelocaties in de steekproef zit, wordt aanvullen één van deze uitgiftelocaties getrokken Gemeenten die twee jaar op rij in één van beide steekproeven zijn gevallen (BRP en/of PNIK) kunnen het daaropvolgende jaar niet getrokken worden In de steekproef is een selectie van de vragen getoetst. In 2015 zijn dat 29 van de 100 vragen, hiermee worden 132 antwoorden getoetst. De toetsing hield in dat werd gecontroleerd of de gemeente de vragen op de juiste en aan de realiteit getoetste wijze hadden beantwoord. Voorafgaand aan de uitvoering van de steekproef is een onderzoeksprotocol vastgesteld, waarin de volgende norm voor interpretatie van de resultaten is neergelegd: tenminste 30 van de 35 gemeenten moeten 95% of meer van de getoetste antwoorden juist hebben ingevuld en het gemiddelde percentrage juiste antwoorden van de onderzochte gemeenten gezamenlijk bedraagt ten minste 95%. Als dit het geval is, dan wordt geconcludeerd dat de resultaten van de zelfevaluatie betrouwbaar zijn en een goede afspiegeling vormen van de praktijk Analyse van de resultaten 2015 Aan de hand van de ingediende uittreksels en de rapportage van het betrouwbaarheidsonderzoek is een beeld ontstaan over het resultaat van de door de uitgevende autoriteiten uitgevoerde controle op de toepassing van de beveiligingsmaatregelen en de overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces. Om een nadere analyse op de onderdelen uit te voeren zijn de digitale resultaten van de Kwaliteitsmonitor gebruikt om het beeld te verfijnen Monitoring gemeenten en openbare lichamen 2015 Naar aanleiding van de uitkomsten van de zelfevaluatie 2014 is een verbeterplan opgesteld en uitgevoerd. Naar aanleiding van dit plan hebben de relatiebeheerders van RvIG 25 gemeenten intensief begeleid een verbeterplan op te stellen en de benodigde maatregelen te treffen. Daarnaast heeft een adviseur van RvIG de openbare lichamen Saba en Sint Eustatius begeleid om het resultaat voor 2015 verder te verbeteren. 31 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015

32 5.2 Bijlage 2 Rapportage steekproef 32 Resultaten zelfevaluatie PNIK 2015