Strategische personeelsplanning. Benut je potentieel. Gemeente Twenterand. Wat is Strategische personeelsplanning (SPP)?

Transcriptie

1 Wat is Strategische personeelsplanning (SPP)? SPP gaat over onszelf, ons werk, onze organisatie en de omgeving voor nu en middellange termijn. Het gaat over reageren en anticiperen op ontwikkelingen en optimale inzet van medewerkers. Het zoveel mogelijk benutten van ieders talent zodat de organisatiedoelen ook in de toekomst behaald kunnen worden en dat iedereen met plezier werkt. Het benutten van het eigen potentieel zodat medewerkers hun mogelijkheden ontplooien. Hoe ziet het toekomstbeeld eruit en welke organisatie / medewerkers hebben we daarvoor nodig in kwantiteit en kwaliteit? Hoe zit het met in-, uit- en doorstroommogelijkheden? Vervolgens dan nog de vraag: wat is ervoor nodig om dat te bereiken. Een actualisatie op de bestaande HRM-instrumenten en het faciliteren ervan. Aanleiding De gemeente Twenterand heeft de komende jaren behoefte aan meer en meer flexibele inzet van medewerkers in de organisatie. Van de gemeente wordt immers meer flexibiliteit gevraagd als gevolg van een veranderende maatschappij, meer taken vanuit het rijk, bezuinigingen en een terugtrekkende overheid. Daarnaast is er voor de komende 15 jaar sprake van een omvangrijke vervangingsvraag door vergrijzing en ontgroening in het personeelsbestand. Met de uitstroom van oudere medewerkers verdwijnt er veel kennis en ervaring. Daar komt nog bij dat het werk van gemeenten de komende jaren van minder uitvoerend naar meer kenniswerk verandert. De grote vraag daarbij is of de beschikbare medewerkers aan kunnen sluiten bij de veranderende omgeving en organisatiedoelstellingen en of de gemeente de komende jaren voldoende kwalitatieve medewerkers kan aantrekken ter vervanging van uittredende medewerkers. Tegelijkertijd willen medewerkers zich meer dan ooit ontwikkelen en employable zijn. Employability staat voor het meervoudig inzetbaar zijn van medewerkers. Medewerkers hebben daarbij ondersteuning van de werkgever nodig en willen weten wat de opleidings-, loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden de komende jaren in de organisatie zijn. De veranderingen zijn niet éénmalig maar voortdurend. Kortom, het is nodig dat de gemeentelijke organisatie in Twenterand zich wat het strategisch HR-beleid betreft, meer dan tot nu toe, gaat voorbereiden op de komende jaren. SPP helpt om zicht te krijgen op de organisatie en op personele knelpunten in de toekomst. Personeel vormt immers de belangrijkste kritische succesfactor van de gemeentelijke organisatie. SPP legt de basis voor effectief en toekomstgericht HRM-beleid. Het bevordert betere beargumentering van beleidskeuzes, met name op het gebied van in-, door- en uitstroom van personeel. Ook maakt het organisaties succesvoller bij het werven en selecteren van personeel. Met SPP kunnen we inspelen op de consequenties van de ontwikkelingen in relatie tot de personeelsbehoefte op de korte en lange termijn. Zodat we de gemeentelijke taken kunnen blijven uitvoeren, goede resultaten kunnen behalen en te zorgen dat we een goede, moderne en interessante werkgever zijn. Verkenning SPP We zijn in mei 2014 gestart met een verkenning op SPP. De procesbegeleiders van SPP hebben gesproken met leidinggevenden, de OR, JAGT (jonge ambtenaren gemeente Twenterand) over wat zij verstaan onder SPP, wat zij daarbij belangrijke aandachtspunten vinden, welke kansen en valkuilen zij zien, etcetera. Iedereen die we gesproken hebben over SPP gaf aan dat interactie met en door de medewerkers van groot belang is.

2 Plan van aanpak SPP Met de komst van de nieuwe gemeentesecretaris is SPP bij Twenterand in een stroomversnelling gekomen. Het plan van aanpak is door hem goedgekeurd en door het MT vastgesteld. Van daaruit is gezocht naar een manier om SPP interactief en op organische wijze vorm te geven. Die interactieve manier hebben we gevonden in de werkvorm met een koerskaart. Tevens zijn de leidinggevenden gefaciliteerd om op een goede manier de dialoog met de medewerkers aan te kunnen gaan. Klankbordgroep SPP De klankbordgroep SPP bestaat uit 19 collega s vanuit de gehele organisatie. Via een oproep hebben zij zich kunnen aanmelden. Er wordt (indien nodig) maandelijks een kort overleg gevoerd, waarbij de inhoud telkens anders kan zijn, zoals: het bespreken van de verkenning SPP; het helpen bouwen aan de Koers- en Talentkaart; het meedenken over het interne communicatietraject (o.a. een inloopbijeenkomst en berichten op intranet); een brainstormsessie over het onderwerp ontwikkelen en opleiden in Twenterand; alert zijn binnen hun omgeving en signalen oppakken of doorgeven; meedenken tijdens het proces zodat tijdig bijgestuurd kan worden. Training motiverende gespreksvoering Alle leidinggevenden en personeelsconsulenten hebben de training motiverende gespreksvoering gevolgd. De training bevatte onder andere de volgende elementen: afstemmen en luisteren, leren werken met waarnemingsposities (schakelen tussen de eigen positie en die van de ander), de kunst van het vragenstellen, communiceren op het niveau van waarden, criteria en overtuigingen en feedback geven en ontvangen. De training wordt o.a. geborgd doordat de leidinggevenden 2-wekelijks in het reguliere MT overleg een half uur evalueren en ervaringen met elkaar delen. Tafelsessies: Koerskaart + Talentkaart Koerskaart We hebben gezocht naar een manier om op een laagdrempelige manier het gesprek met elkaar aan te gaan over de talenten en ontplooiingsmogelijkheden van elkaar en van jezelf. We hebben dit gevonden in de speelse en interactieve werkvorm van de Koerskaart (zie Vanwege ons doel en het proces dat we voor ogen hadden, hebben we gekozen voor een eigen Koerskaart, een zgn. Koerskaart op Maat. Koerskaart zegt hier zelf over: De Koerskaart is een laagdrempelig middel om een inhoudelijk thema te verdiepen door diepgaande dialoog teweeg te brengen tussen mensen. Door samen te werken aan een gezamenlijk, zichtbaar doel opent dit de deuren voor een open en constructief gesprek. Zelfs tussen mensen die niet gewend zijn aan samenwerken! Talentkaart We willen medewerkers vooral zelf de regie laten houden en hun ontwikkeling en beweging stimuleren. Daarom is aanvullend op de Koerskaart een Talentkaart ontworpen. De vraagstelling op de Talentkaart is grotendeels gelijk aan de vragen op de Koerskaart. Op de Talentkaart kan de medewerker invullen wat hij/zij uit de tafelsessie en uit eigen bevindingen heeft gehaald voordat hij/zij het vervolggesprek met een leidinggevende aangaat. Er komt onder andere op te staan welke ontwikkelingen degene in zijn omgeving ziet en welke kans dit biedt, welke talenten hij of zij volgens de tafelgenoten heeft en volgens zichzelf, welk talent de medewerker nog willen ontplooien, welke ambitie en hoe zijn of haar talent in de toekomst nog beter ingezet kan worden. De medewerker heeft zelf de regie over de eigen talentkaart.

3 Na de tafelsessie kan de medewerker de Talentkaart aanvullen door deze bijvoorbeeld mee naar huis te nemen, naar vrijwilligerswerk of naar vrienden om nog meer input op zijn of haar talenten te krijgen. De medewerker neemt de ingevulde talentkaart vervolgens mee naar het gesprek met een leidinggevende en een personeelsconsulent. Tafelsessies Alle medewerkers zijn verdeeld over 7 tafelsessies waarbij telkens maximaal 6 tafels met 6-8 personen tegelijk deelnemen. De deelnemers worden begeleid door de personeelsconsulenten en de procesbegeleiders SPP. De tafelsessies worden gehouden in een tweewekelijkse cyclus, namelijk op de maandag/dinsdag de tafelsessie en daarna binnen 2 weken het (individuele) vervolggesprek met een leidinggevende en een personeelsconsulent. Een tafelsessie is een gemengde tafelsetting, dat wil zeggen dat de medewerkers afdelingsoverstijgend zijn ingedeeld. Er kunnen dus ook onbekende collega s aan tafel zitten. Daarnaast moeten minimaal 2 personen elkaar werk- of procesgerelateerd kennen. Ook is bij de indeling rekening gehouden met een spreiding over de betrokken leidinggevenden vanwege het vervolggesprek dat binnen 2 weken na de tafelsessie volgt. Ontmoetingspunten Een ontmoetingspunt is een wisselende fysieke plek in de organisatie waarbij collega s even kort (maximaal 15 minuten) bij elkaar kunnen komen om persoonlijke ervaringen uit te wisselen over de Tafelsessie en deze te delen met collega s die nog deel gaan nemen aan een Tafelsessie. De plek wordt 2 wekelijks bekend gemaakt op intranet en visueel gemaakt door onderstaande afbeelding letterlijk op de grond als punt neer te leggen. Ook kunnen dan vragen gesteld worden aan collega s van het cluster P&O en eventueel een leidinggevende. Talentkaartgesprek De medewerker neemt de eigen talentkaart mee naar een talentkaartgesprek dat binnen twee weken na de Tafelsessie gepland wordt met bij voorkeur de eigen of eventueel een andere leidinggevende. Vervolgens gaan zij hierover met elkaar in gesprek. Het gesprek gaat over het potentieel van de medewerker (actueel en toekomstgericht). Soms wordt ervoor gekozen om het gesprek te laten voeren door een andere (dan de eigen) leidinggevende. Heel praktisch vanwege de verdeling in aantal medewerkers per leidinggevende, echter ook omdat SPP een gezamenlijk iets is. De uitkomsten per afdeling worden uiteindelijk weer met elkaar gedeeld. Alle leidinggevenden hebben een communicatietraining gehad om een dergelijk gesprek over de Talentkaart te kunnen voeren. Samen met de medewerker wordt besproken wat er op de Talentenkaart staat en of het verhaal compleet is. Ook gaat de leidinggevende het gesprek aan hoe de medewerker op dit moment zijn/haar werk ziet en welke ambitie en ontplooiingswensen de medewerker heeft. De medewerker ontvangt vervolgens feedback van de leidinggevenden en eventueel kunnen afspraken gemaakt worden welke stappen er op zowel korte als lange termijn genomen worden. Voor begeleiding van de medewerker én van de leidinggevende zit een personeelsconsulent aan tafel. Zij hebben dezelfde training als de leidinggevenden gevolgd. Na afloop van het gesprek geven leidinggevende en personeelsconsulent elkaar feedback op de gespreksvoering.

4 Totaalbeeld Uiteindelijk vormt de uitkomst van alle Talentenkaarten en de gesprekken met leidinggevenden een totaalbeeld van wat onze organisatie aan talenten en wensen in huis heeft. Het voorgaande is input voor de te houden vlootschouw. De leidinggevenden krijg met dit proces input om het potentieel in hun team of afdeling in beeld te brengen en te toetsen aan de in gang gezette organisatieontwikkeling (Noties op de organisatie / Heroriëntatie organisatie Twenterand). Dit wordt met elkaar uitgewisseld. HRinstrumenten kunnen vandaaruit ingezet worden en SPP kan binnen de reguliere HR-cyclus worden opgenomen waardoor het een continu proces wordt waarmee goede resultaten voor Twenterand worden behaald. Daarmee wordt SPP Strategische PersoneelsOntplooiing (SPO) Als je doet waar je goed in bent en wat je leuk vindt, profiteert de organisatie het beste van je talenten, maar kom je zelf ook het beste tot je recht. Ingezette communicatie en interactie, o.a.: klankbordgroep; gezamenlijk bouwen aan Koerskaart en Talentkaart; intranet; ontmoetingspunten; tafelsessies medewerkers met elkaar; vervolggesprek talentkaart medewerkers met leidinggevende en personeelsconsulent; contacten met OR; 2 wekelijks halfuur in MT+, evalueren en voortgangsbespreking Benut je potentieel Door op strategisch niveau naar personeel te kijken, kan worden bepaald: wat de huidige stand van zaken is m.b.t kennis, kwaliteit en potentie van huidige medewerkers; wat over drie tot vijf jaar de kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoefte is; hoe de personeelsomvang zich in die drie tot vijf jaar ontwikkelt; wat mogelijk en nodig is om de verschillen te overbruggen. Welke invloed heeft SPP op medewerkers? Het beste uit jezelf halen als medewerker ten gunste van de organisatie. Het kunnen ontdekken en inzetten van nog verborgen en niet-functie-gerelateerd talent. Vergroten kansrijkheid om de door de medewerker gewenste toekomst te realiseren, door aan te passen en te vernieuwen. Flexibiliteit, mobiliteit, aanpassingsvermogen, ambitie en het potentieel voor medewerkers om zich verder te ontwikkelen, ongeacht binnen of buiten de organisatie. Medewerkers weten en zijn betrokken bij welke kant de organisatie opgaat, of daarin plaats voor hen is en wat dat in hun kennis en kunde (werk) vraagt. Stimuleren en faciliteren van een bredere inzetbaarheid van medewerkers (wellicht mogelijke taakroulatie, taakverbreding, tijdelijke klussen). Het vervolg Het verder bevorderen en faciliteren van de employability / inzetbaarheid van medewerkers Het bevorderen van de instroom van jongeren Het bevorderen van duurzaam werken voor ouderen Het moderniseren van arbeidsvoorwaarden Het bevorderen van het nieuwe werken Door onder andere: Digitalisering HR-cyclus en koppelen P&C-cyclus Eigen regie op je personeelsinformatie en loopbaanontwikkeling Verkenning ontwikkelen en opleiden voor een strategisch opleidingsplan Ontwikkeling van een klussenbank (vinger opsteken) om kansen te bieden Meeloopmogelijkheden, mogelijkheden om als medewerker mee te lopen met iemand in een andere functie Leer je collega: kennis- en kundeoverdracht

5