Afdeling Welzijn en Samenleving

Transcriptie

1 Afdeling Welzijn en Samenleving Inhoudstafel WERKING VAN DE AFDELING... 4 ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING... 4 Serie: briefwisseling... 4 DELEGATIE... 5 Serie: delegatiefiches... 5 Serie: delegatiebesluiten... 6 PERSONEELSBEHEER... 7 Serie: personeelsdossiers... 7 PARLEMENTAIRE VRAGEN EN KABINETSNOTA S... 8 Serie: kabinetsnota s... 8 Serie: parlementaire vragen, schriftelijke vragen en vragen om uitleg... 9 LOGISTIEKE ONDERSTEUNING Serie: bestelformulieren TOEPASSING KLACHTENDECREET Serie: klachten klachtendecreet BEHANDELING VRAGEN OVER HULP- EN DIENSTVERLENING Serie: Vragen over hulp- en dienstverlening KABINETSOVERLEG Serie: overleg kabinet Welzijn POWERPOINT-PRESENTATIES Serie: powerpointpresentaties afdeling EXTERNE RELATIES Serie: structureel overleg partnerorganisaties ONTWERP REGELGEVING Serie: ontwerpregelgeving met RIA, legistiek en juridisch advies en kabinetsnota Serie : onderwerpmap: 50 e internationaal congres van the International Commission on Couple and Family Relations (ICCFR) INFORMATIESTEUNPUNT Serie: maken van rapporten, applicaties en kubussen STUDIEDAGEN Serie: studiedagen ALGEMEEN EN FORENSISCH WELZIJNSWERK ERKENNING EN SUBSIDIËRING VAN DE CENTRA VOOR ALGEMEEN WELZIJNSWERK BEHANDELING VAN DE ERKENNING Serie: basisdossier centrum algemeen welzijnswerk Serie: adviezen administratie met betrekking tot de erkenning van de centra voor algemeen welzijnswerk21 Serie: beleidsplannen centrum algemeen welzijnswerk (CAW) BEHANDELING VAN DE SUBSIDIËRING Serie: subsidiëring centrum algemeen welzijnswerk ERKENNING EN SUBSIDIËRING CENTRA VOOR INTEGRALE GEZINSZORG (CIG) Serie: basisdossier centrum integrale gezinszorg BEHANDELING VAN DE SUBSIDIËRING CENTRA VOOR INTEGRALE GEZINSZORG (CIG) Serie: subsidiëring centrum integrale gezinszorg REGISTRATIE EN SUBSIDIËRING VAN INITIATIEFNEMERS VAN ACTIVITEITEN IKV DE OPVOEDINGSONDERSTEUNING Serie: aanvragen registratie van de initiatiefnemer in kader van opvoedingsondersteuning Serie: aankondiging van activiteiten in kader van opvoedingsondersteuning en subsidiëring van de activiteiten ADVIEZEN MET BETREKKING TOT DE SUBSIDIËRING VAN VIPA-PROJECTEN VAN DE AUTONOME CENTRA ALGEMEEN WELZIJNSWERK (CAW) EN DE CENTRA VOOR TELEONTHAAL (TO) november

2 Serie: adviezen subsidiebelofte en subsidiebeslissing SUBSIDIËRING VAN VERNIEUWENDE EN EXPERIMENTELE PROJECTEN INZAKE WELZIJNSZORG Serie: aanvraagdossier en subsidiedossier van vernieuwende en experimentele projecten inzake welzijnszorg SUBSIDIËRING VAN ORGANISATIES DIE NOMINATIM IN DE BEGROTING ZIJN INGESCHREVEN Serie: aanvraagdossier en subsidiedossier BELEIDSVOORBEREIDENDE TAKEN Serie: adviezen, werknota s, verslagen PROMOTIE VAN HULP- EN DIENSTVERLENING AAN FORENSISCH CLIËNTEEL ONTWERP EN PRODUCTIE VAN PUBLICATIES Serie: Krant X (info-krant rond het Vlaams hulp- en dienstverleningsaanbod aan elke gedetineerde als burger) Serie: folders slachtofferhulp STRATEGISCH PLAN HULP- EN DIENSTVERLENING AAN GEDETINEERDEN Serie: jaarrapporten Serie: Gezamenlijk Plan van Aanpak (GPA) LOKAAL SOCIAAL BELEID BELEIDSVOORBEREIDENDE TAKEN Serie: verslagen werk- en stuurgroepen Serie: stuurgroepen waarvan de cel Lokaal Sociaal Beleid trekker is AFSLUITEN OVEREENKOMSTEN EN OPVOLGEN VAN DE OVEREENKOMSTEN Serie: overeenkomsten in het kader van Lokaal Sociaal Beleid COMMUNICATIE Serie: nieuwsbrief RECHTENVERKENNER Serie: sociale voordelen en tegemoetkomingen EVALUATIE BELEIDSPLANNEN Serie: Beleidsplannen Lokaal Sociaal Beleid SUBSIDIËRING VAN ORGANISATIES DIE NOMINATIM IN DE BEGROTING ZIJN INGESCHREVEN Serie: Subsidiëring van het OCMW-vormingscentrum SCHULDBEMIDDELING Serie: erkenningen Serie: jaarverslagen SUBSIDIËRING ORGANISATIES Serie: subsidiedossiers koepelorganisatie SAMENLEVINGSOPBOUW ERKENNING ORGANISATIES VOOR SAMENLEVINGSOPBOUW Serie: basisdossiers organisaties Samenlevingsopbouw SUBSIDIËRING ORGANISATIES VOOR SAMENLEVINGSOPBOUW Serie: subsidiëring organisaties samenlevingsopbouw ARMOEDE VLAAMS ACTIEPLAN ARMOEDEBELEID Serie: actiefiches Serie: Vlaams Actieplan Armoedebestrijding (VAP) SUBSIDIËRING ORGANISATIES Serie: subsidiedossiers recurrente subsidies Serie: subsidiedossiers projectsubsidies SUBSIDIËRING ORGANISATIES Serie: basisdossiers verenigingen waar armen het woord nemen Serie: subsidiëring verenigingen waar armen het woord nemen PERMANENT ARMOEDEOVERLEG Serie: horizontaal permanent armoedeoverleg Serie: verslagen verticaal permanent armoedeoverleg ERKENNING EN SUBSIDIËRING AUTONOOM VRIJWILLIGERSWERK november

3 BEHANDELING VAN DE ERKENNING Serie: basisdossier autonoom vrijwilligerswerk BEHANDELING VAN DE SUBSIDIËRING AUTONOOM VRIJWILLIGERSWERK Serie: subsidiëring autonoom vrijwilligerswerk SUBSIDIËRING STEUNPUNTEN VRIJWILLIGERSWERK Serie: subsidiedossiers SUBSIDIËRING VAN REGIONAAL OVERLEG EN SAMENWERKING Serie: subsidiedossier SUBSIDIËRING VAN PROJECTEN IN HET KADER VAN HET ALGEMEEN WELZIJNSBELEID. 60 Serie: subsidiedossiers (niet-gereglementeerde subsidies) FINANCIËN EN INTERNE CONTROLE ADVISEREN BELASTINGVRIJSTELLING Serie: adviesdossier belastingvrijstelling Serie: registratiebestand belastingvrijstelling SUBSIDIËRING NATIONALE LOTERIJ Serie: subsidiedossiers Nationale Loterij Serie: registratiebestand Nationale Loterij SUBSIDIËRING VAN ORGANISATIES DIE AD NOMINATIM IN DE BEGROTING ZIJN INGESCHREVEN Serie: aanvraagdossier en subsidiedossier CONTROLE VAN AFREKENINGEN Serie: controledocumenten van afrekening Serie: afrekeningdocumenten en brieven INTERNE CONTROLE VAN VERRICHTINGEN Serie: opvolgingsbestand BEGROTINGSOPMAAK EN BEGROTINGSCONTROLE Serie: begrotingsfiches november

4 Werking van de afdeling Administratieve ondersteuning A. BESCHRIJVING Serie: briefwisseling B. DRAGER server Brieven, mails chronologisch chronologisch E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\...onderverdeeld per sector Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar Het bestand heeft een administratief nut en wordt bewaard in de afdeling. Vernietigen Deze documenten mogen worden vernietigd na verloop van de administratieve bewaartermijn omdat ze geen toegevoegde waarde hebben 29 november

5 Delegatie A. BESCHRIJVING Serie: delegatiefiches B. DRAGER server Delegatiefiches (besluiten m.b.t. tot o.a. erkenning en subsidiëring ondertekend door leidend ambtenaar of het afdelingshoofd) Chronologisch Access E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_01_secretariaat_afdelingshoofd\delegaties W&S Werkplek 5 jaar 5 jaar Het bestand heeft een administratief nut en wordt bewaard in de afdeling. Schaduwarchief. Vernietigen Deze documenten mogen worden vernietigd na verloop van de administratieve bewaartermijn omdat ze geen toegevoegde waarde hebben. 29 november

6 A. BESCHRIJVING Serie: delegatiebesluiten B. DRAGER server Delegatiebesluiten (besluiten m.b.t. tot o.a. erkenning en subsidiëring ondertekend door leidend ambtenaar of het afdelingshoofd) Chronologisch Pdf- en word-bestanden E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_02_afdelingswerking\besluiten Werkplek 5 jaar 5 jaar Het bestand heeft een administratief nut en wordt gedurende beperkte termijn bewaard in de afdeling. Het origineel besluit wordt overgemaakt aan het Kenniscentrum. Schaduwarchief. Vernietigen Deze documenten mogen worden vernietigd na verloop van de administratieve bewaartermijn omdat ze geen toegevoegde waarde hebben 29 november

7 Personeelsbeheer A. BESCHRIJVING Serie: personeelsdossiers B. DRAGER functiebeschrijving(en), planningen, evaluaties, vormingen, contracten, besluiten, telewerkovereenkomst. per personeelslid en chronologisch E. DATERING departement WVG MODpersoneel Individuele functiebeschrijving op wvg_dep_f\09_06_staf\personeel Werkplek zolang het personeelslid op de afdeling tewerkgesteld is Dit schaduwarchief is nuttig als werkdocument. De originelen worden bij de afdeling Personeel bewaard. Vernietigen Het gaat om en schaduwarchief (zie sub H) 29 november

8 Parlementaire vragen en kabinetsnota s A. BESCHRIJVING Serie: kabinetsnota s B. DRAGER server opdracht vanuit het kabinet en antwoord van de administratie Chronologisch Chronologisch per thema + registratiebestand Access E. DATERING departement WVG afdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\\09_02_afdelingswerking\kabinetsnota s en parl.vragen (bestanden) wvg_dep_f\09_ws\\kabinet\in en uitgaande kabinetsnota's (registratiebestand) Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar Dit archief is nuttig als werkdocument. Het wordt best gedurende één legislatuur + 1 jaar bijgehouden : : Vernietigen Kabinetsnota s vanaf 2006 worden gearchiveerd door het Secretariaatgeneraal. Ze worden ook bewaard bij het kabinet van de bevoegde minister. 29 november

9 A. BESCHRIJVING Serie: parlementaire vragen, schriftelijke vragen en vragen om uitleg B. DRAGER server opdracht vanuit het kabinet, antwoord van de administratie op parlementaire vragen, schriftelijke vragen en vragen om uitleg Chronologisch per werkjaar en per nummer parlementaire vraag Chronologisch per werkjaar en per nummer parlementaire vraag E. DATERING departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\\09_02_afdelingswerking\kabinetsnota s en parl.vragen (bestanden) wvg_dep_f\09_ws\\kabinet\in en uitgaande kabinetsnota's (registratiebestand) Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar Dit archief is nuttig als werkdocument. Het wordt best gedurende één legislatuur+ 1 jaar bijgehouden Vernietigen Deze documenten worden ook bijgehouden bij het Vlaams Parlement 29 november

10 Logistieke ondersteuning A. BESCHRIJVING Serie: bestelformulieren B. DRAGER Server mailsbestelformulieren voor bureelbenodigdheden, informaticamateriaal, drukwerken Chronologisch E. DATERING Rapportage vanuit LOGIS en andere applicaties Werkplek 1 jaar Nuttig als werkdocument en controle, zuiver schaduwarchief. Vernietigen Schaduwarchief (zie sub H). 29 november

11 Toepassing klachtendecreet A. BESCHRIJVING Serie: klachten klachtendecreet B. DRAGER server E. DATERING De onderzoeken naar en de antwoorden op de klachten. Een dossier bestaat uit de klacht, eventueel gegevens van het onderzoek naar de klacht en de verstuurde antwoorden. Chronologisch per jaar Chronologisch per jaar departement WVG afdeling Beheersmonitoring opgeslagen bij afdeling Beheersmonitoring Werkplek 2 jaar 5 jaar 3 jaar Schaduwarchief Vernietigen Dit gaat om de klachten over de werking van de afdeling Welzijn en Samenleving die conform het decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen werden ingediend. Vanaf 2007 gebeurt de afhandeling van de klachten onder de verantwoordelijkheid van de klachtencoördinator van het departement (Luc Moens). De stukken worden centraal elektronisch bijgehouden. Voor de dossiers van voordien blijven de afdelingen instaan. 29 november

12 Behandeling vragen over hulp- en dienstverlening A. BESCHRIJVING Serie: Vragen over hulp- en dienstverlening B. DRAGER digitaal ( s) De onderzoeken naar en de antwoorden op de vragen. Een dossier bestaat uit de vraag, eventueel ontvangstmelding en de verstuurde antwoorden. Chronologisch per jaar Chronologisch bij dossierbehandelaar E. DATERING departement WVG Afdeling W&S Werkplek 2 jaar 5 jaar 3 jaar Vernietigen Termijnen overeenkomstig deze voor de stukken van het klachtendecreet. 29 november

13 Kabinetsoverleg A. BESCHRIJVING Serie: overleg kabinet Welzijn B. DRAGER Server overleg teamverantwoordelijke met het kabinet Welzijn agenda, voorbereidende documenten en verslag Chronologisch op server E. DATERING wvg_dep_f\09_ws\\09_02_afdelingswerking\overleg\kabinet Werkplek 10 jaar Kelder Het bewaren van de documenten heeft nut voor de opvolging van de vergaderingen en uitvoeren van de gemaakte afspraken. 29 november

14 Powerpoint-presentaties A. BESCHRIJVING Serie: powerpointpresentaties afdeling B. DRAGER Server Toelichting diverse onderwerpen in verband met de afdeling Per presentatie E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\\09_0_afdelingswerking\ppp afdeling WS Werkplek 6 jaar Kelder Het bewaren van de documenten heeft nut om een inventaris te maken van de uitgevoerde presentaties. Ook nuttig als inspiratiebron voor het maken van nieuwe presentaties. Vernietigen 29 november

15 relaties A. BESCHRIJVING Serie: structureel overleg partnerorganisaties B. DRAGER Server Agenda, documenten ter voorbereiding en verslag van de vergaderingen met de partnerorganisaties (provincies, VVSG, koepelorganisaties) Chronologisch per overleggroep E. DATERING wvg_dep_f\09_ws Werkplek 10 jaar Het bewaren van de documenten heeft nut voor de opvolging van de vergaderingen Deze documenten kunnen beleidsmatig belang hebben. 29 november

16 Ontwerp regelgeving A. BESCHRIJVING Serie: ontwerpregelgeving met RIA, legistiek en juridisch advies en kabinetsnota B. DRAGER server Opmaken ontwerpregelgeving met RIA, legistiek, juridisch advies en kabinetsnota. Chronologisch en per onderwerp Chronologisch op server per thema E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar Het bewaren van de documenten heeft administratief nut voor de opvolging van de taken Vernietigen Het gaat om ontwerpdocumenten. 29 november

17 A. BESCHRIJVING Serie : onderwerpmap: 50 e internationaal congres van the International Commission on Couple and Family Relations (ICCFR) B. DRAGER digitaal ( s) Voorbereidende teksten en documenten, bestelbrieven, overeenkomsten, financiële stukken van dit vierdaags internationaal congres Map voor het jaar 2003 Mails: chronologisch E. DATERING 2003 Departement WVG op mailserver van personeelslid die dit opvolgt Werkplek 10 jaar 10 jaar Verantwoording van uitgaven (bijhouden facturen) Vernietigen Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde. 29 november

18 Informatiesteunpunt A. BESCHRIJVING Serie: maken van rapporten, applicaties en kubussen B. DRAGER Server Cijfermateriaal en statistieken over het werkveld van de verschillende sectoren binnen de afdeling. 1Chronologisch 2Per team E. DATERING wvg_dep_f\09_ws\\09_03_algemene_werking_en_financien\09_03_11_inf ormatiesteunpunt Werkplek 12 jaar Het is wenselijk om de documenten gedurende 2 legislaturen binnen de afdeling te bewaren. Deze documenten kunnen een historische waarde hebben. 29 november

19 Studiedagen A. BESCHRIJVING Serie: studiedagen B. DRAGER server Uitnodigingen maken, inschrijvingen verwerken, zaal + catering vastleggen, inhoudelijke input leveren, verslaggeving en documentatiemap maken Chronologisch per thema per studiedag Chronologisch E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\ Werkplek 6 jaar 2 jaar 4 jaar Het bewaren van de documenten heeft nut voor de opvolging van de studiedagen. Vernietigen 29 november

20 Algemeen en forensisch welzijnswerk Erkenning en subsidiëring van de centra voor algemeen welzijnswerk Behandeling van de erkenning A. BESCHRIJVING Serie: basisdossier centrum algemeen welzijnswerk B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat de identificatiegegevens van het centrum, erkenningsaanvraag vergezeld van de nodige stukken zoals omschreven in de onderrichtingen (verantwoording, statuten), kopie erkenningsbesluit, briefwisseling, inspectieverslag. Per CAW in ordners Alfabetisch volgens naam centrum departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _02_caw Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. 29 november

21 A. BESCHRIJVING Serie: adviezen administratie met betrekking tot de erkenning van de centra voor algemeen welzijnswerk B. DRAGER server Deze serie bevat de adviezen mbt erkenning of uitbreiding erkenning van CAW s. Chronologisch per jaar in ordners Chronologisch op server E. DATERING 2000 departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _02_caw Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Vernietigen 29 november

22 A. BESCHRIJVING Serie: beleidsplannen centrum algemeen welzijnswerk (CAW) B. DRAGER server Deze serie bevat de 5-jaarlijkse beleidsplannen van de CAW s. Chronologisch per 5 jaar (vanaf 2011, voordien per 3 jaar) Chronologisch op server E. DATERING departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _02_caw Werkplek Gedurende looptijd van het beleidsplan Tot 5 jaar na afloop van het beleidsplan Tot 5 jaar na afloop van het beleidsplan De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Deze documenten hebben een beleidsmatig belang. 29 november

23 Behandeling van de subsidiëring A. BESCHRIJVING Serie: subsidiëring centrum algemeen welzijnswerk B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat het subsidiedossier per centrum (financieel verslag en inhoudelijk verslag, boordtabellen,overzichtslijst met vermelding van de berekende subsidie per centrum, besluiten betaling subsidie) Chronologisch per jaar en per CAW Chronologisch per jaar en per CAW op server departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _02_caw Werkplek 1 jaar na afloop van het 4 jaar 5 jaar 10 jaar De documenten hebben een administratief nut ter verantwoording van de subsidie. 29 november

24 Erkenning en subsidiëring centra voor integrale gezinszorg (CIG) A. BESCHRIJVING Serie: basisdossier centrum integrale gezinszorg B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat de identificatiegegevens van het centrum, erkenningsaanvraag vergezeld van de nodige stukken zoals omschreven in de onderrichtingen (verantwoording, statuten), kopie erkenningsbesluit, briefwisseling, inspectieverslag. Chronologisch per jaar en per CIG Alfabetisch volgens naam centrum departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswer k\09_05_03_cig\5_dossier_per_centrum Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na de afloop van de erkenning De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Basisdossier bewaren van het basisdossier is essentieel. 29 november

25 Behandeling van de subsidiëring centra voor integrale gezinszorg (CIG) A. BESCHRIJVING Serie: subsidiëring centrum integrale gezinszorg B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat het subsidiedossier per centrum (aanvraag, financieel verslag en inhoudelijk verslag, overzichtslijst met vermelding van de berekende subsidie per centrum, besluiten betaling subsidie). Chronologisch per jaar en per CIG Chronologisch per jaar en per CIG departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _03_cig\3_subsidiering Werkplek Tot 1 jaar na afloop van het Tot 5 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het 10 jaar De documenten hebben een administratief nut ter verantwoording van de subsidie. 29 november

26 Registratie en subsidiëring van initiatiefnemers van activiteiten ikv de opvoedingsondersteuning A. BESCHRIJVING Serie: aanvragen registratie van de initiatiefnemer in kader van opvoedingsondersteuning B. DRAGER server Deze serie bevat de aanvragen tot registratie van de initiatiefnemers van activiteiten in kader van opvoedingsondersteuning. Volgens registratienummer Geordend op registratienummer initiatiefnemer (in een klantenbestand) E. DATERING departement WVGafdeling W&S Y:\09_01_Applicaties\09_01_04_Opvoedingsondersteuning Werkplek Permanent Permanent De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Dit moet conform de regelgeving: decreet van 19 januari 2001 houdende de inrichting van activiteiten inzake opvoedingsondersteuning (B.S ) BVR van 18 mei 2001 tot regeling van de subsidiëring van de activiteiten inzake opvoedingsondersteuning. 29 november

27 A. BESCHRIJVING Serie: aankondiging van activiteiten in kader van opvoedingsondersteuning en subsidiëring van de activiteiten B. DRAGER server Deze serie bevat de aankondigingen van de activiteiten in kader van opvoedingsondersteuning en de 3-maandelijkse aanvragen tot subsidiëring. In ordners - per kwartaal en per jaar van aanvraag volgens registratienummer Access-applicatie & kwartaalrapporten E. DATERING departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _06_opvoedingsondersteuning Y:\09_01_Applicaties\09_01_04_Opvoedingsondersteuning Werkplek Lopend jaar 10 jaar 1 jaar 4 jaar 5 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Deze documenten bieden een verantwoording voor de subsidiëring en worden dus best bewaard. 29 november

28 Adviezen met betrekking tot de subsidiëring van VIPAprojecten van de autonome centra algemeen welzijnswerk (CAW) en de centra voor teleonthaal (to) A. BESCHRIJVING Serie: adviezen subsidiebelofte en subsidiebeslissing B. DRAGER server Deze serie bevat de masterplannen en aanvraag subsidiebeloftes (verantwoordingsdossier, plannen en ander technische documenten), aanvragen subsidiebeslissingen van de centra, de adviezen van de functionele administratie ten behoeve van de VIPA-administratie met het oog op subsidiëring van aankoop, verbouwing of nieuwbouw van panden van de autonome caw s en diensten tele-onthaal. Adviezen :In basisdossier van het centrum Aanvraag van de centra: in klasseerdozen per centrum en per project Adviezen : Chronologisch per datum in map basisdossier centrum E. DATERING departement WVGafdeling VIPA wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _02_caw\5_dossier_per_centrum Werkplek Tot 5 jaar na start van het masterplan Tot 10 jaar na start van het masterplan De documenten hebben enkel nut als werkdocument: de orginelen worden bij het VIPA bewaard. Schaduwarchief. Vernietigen 29 november

29 Subsidiëring van vernieuwende en experimentele projecten inzake welzijnszorg A. BESCHRIJVING Serie: aanvraagdossier en subsidiedossier van vernieuwende en experimentele projecten inzake welzijnszorg B. DRAGER server Deze serie bevat het aanvraagdossier per project, het geformuleerd advies, raming van de inkomsten en uitgaven, financiële verantwoording, principieel akkoord van de minister, werkingsverslag, advies Inspectie van Financiën voor zover relevant, begrotingsakkoord voor zover relevant, ministeriële besluiten. Chronologisch per jaar en per project. Recente aanvraagdossiers chronologisch per jaar E. DATERING departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\ngs Werkplek Voor periode van de subsidie Tot 2 jaar na afloop Tot 10 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Deze documenten kunnen een beleidsmatige waarde hebben 29 november

30 Subsidiëring van organisaties die nominatim in de begroting zijn ingeschreven A. BESCHRIJVING Serie: aanvraagdossier en subsidiedossier B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat het aanvraagdossier per organisatie, het geformuleerd advies, raming van de inkomsten en uitgaven, financiële verantwoording, werkingsverslag, advies inspectie van financiën, besluit ministersecretarisgeneraal. Het gaat om de dossiers vereniging van instellingen voor welzijnwerk, Pluralistisch Overleg Welzijnswerk, Bind-Kracht en Trefpunt Zelfhulp. Chronologisch per jaar en per organisatie in ordners Chronologisch per jaar en per organisatie departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _05_nominatim Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. 29 november

31 Beleidsvoorbereidende taken A. BESCHRIJVING Serie: adviezen, werknota s, verslagen. B. DRAGER server Deze serie bevat alle documenten met betrekking tot de beleidsvoorbereidende activiteiten die ressorteren onder de opdrachten van het team Algemeen en Forensisch Welzijnswerk. Dit is ondermeer -de programmatie in het Algemeen welzijnswerk (AWW), Integrale jeugdhulp, registratie, wonen en welzijn, bemiddeling, etnisch-culturele minderheden, decreet opvoedingsondersteuning, typemodulering, aanbod AWW, profilering Centra integrale gezinszorg, -de opvolging en uitbouw van het forensisch welzijnswerk (slachtofferhulp, justitieel welzijnswerk, bezoekruimtes, begeleiding- en behandeling van daders van seksueel misbruik) -de ontwikkeling en implementatie van het Strategisch plan Hulp- en dienstverlening aan gedetineerden Chronologisch en per onderwerp in ordners Bepaald info is beschikbaar op server per onderwerp E. DATERING departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk Werkplek 1 jaar 10 jaar 9 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Deze documenten hebben een beleidsmatig belang 29 november

32 Promotie van hulp- en dienstverlening aan forensisch cliënteel Ontwerp en productie van publicaties A. BESCHRIJVING Serie: Krant X (info-krant rond het Vlaams hulp- en dienstverleningsaanbod aan elke gedetineerde als burger) B. DRAGER server Deze serie bevat alle documenten met betrekking tot de totstandkoming van de inhoud en de vorm van krant X, de productie en de verspreiding ervan. Chronologisch per uitgifte in ordners (totstandkoming) en archiefdozen (reserve-exemplaren) Exemplaren zijn ook beschikbaar op server E. DATERING Departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\0 9_05_07_strategisch_plan_hulp_dienstverlening_gedetineerden\3_krant_X Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar Kelder De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Vernietigen Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde 29 november

33 A. BESCHRIJVING Serie: folders slachtofferhulp B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat alle documenten met betrekking tot de totstandkoming van de inhoud en de vorm van folders en brochures rond slachtofferhulp in het algemeen of aan bijzondere doelgroepen, de productie en de verspreiding ervan. In archiefdozen per uitgave chronologisch Brochures zijn beschikbaar op server Departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\0 9_05_08_documentatieslachtofferhulpkinderwerking Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Vernietigen Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde. 29 november

34 Strategisch plan hulp- en dienstverlening aan gedetineerden A. BESCHRIJVING Serie: jaarrapporten B. DRAGER server Jaarrapport hulp- en dienstverlening aan gedetineerden in de Vlaamse gevangenissen. Geordend per jaar. Geordend per gevangenis E. DATERING Departement WVGAfdeling Welzijn en Samenleving wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _07_strategisch_plan_hulp_dienstverlening_gedetineerden\2_Lokaal Werkplek 1 jaar 10 jaar 4 jaar Kelder 5 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. 29 november

35 A. BESCHRIJVING Serie: Gezamenlijk Plan van Aanpak (GPA) B. DRAGER server Gezamenlijk plan van aanpak tussen de beleidsmedewerker en het CAW. Geordend per jaar Geordend per gevangenis E. DATERING Departement WVGAfdeling Welzijn en Samenleving wvg_dep_f\09_ws\09_05_algemeen_en_forensisch_welzijnswerk\09_05 _07_strategisch_plan_hulp_dienstverlening_gedetineerden\2_Lokaal Werkplek Gedurende periode waarop 10 jaar Kelder GPA betrekking heeft Tot 1 jaar na afloop van periode waarop GPA betrekking heeft. Tot 10 jaar na afloop van de periode waarop GPA betrekking heeft. De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie.. 29 november

36 Lokaal Sociaal Beleid Beleidsvoorbereidende taken A. BESCHRIJVING Serie: verslagen werk- en stuurgroepen B. DRAGER server Agenda, documenten ter voorbereiding aan de werkgroepstuurgroep en verslag. Chronologische en per werk-stuurgroep Chronologisch op server per werk- stuurgroep E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_02_lokaal_sociaal_beleid Werkplek 1 jaar 10 jaar 9 jaar Het bewaren van de documenten heeft nut voor de opvolging van de vergaderingen 29 november

37 A. BESCHRIJVING Serie: stuurgroepen waarvan de cel Lokaal Sociaal Beleid trekker is B. DRAGER server E. DATERING Agenda, voorbereidende documenten en verslagen van de: Stuurgroep planlastvermindering Stuurgroep actieve rechtendetectie Stuurgroep om de overeenkomst van de Vlaamse overheid met de Brusselse Welzijnsraad op te volgen Stuurgroep om de overeenkomst van de Vlaamse overheid met de VVSG op te volgen Aparte ordner per stuurgroep en chronologisch Verslagen chronologisch op server Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_02_lokaal_sociaal_beleid Werkplek 1 jaar 10 jaar 9 jaar Het bewaren van de documenten heeft nut voor de opvolging van de vergaderingen. De documenten en verslagen van de stuurgroepen waarvan de cel Lokaal Sociaal Beleid trekker is, worden op een digitale server bijgehouden. Extern aangeleverde documenten bestaan vaak enkel in papieren versie. 29 november

38 Afsluiten overeenkomsten en opvolgen van de overeenkomsten A. BESCHRIJVING Serie: overeenkomsten in het kader van Lokaal Sociaal Beleid B. DRAGER server Opmaak ontwerp-overeenkomsten, kabinetsnota s, begeleidende brieven aan contractanten en financieel dossier Chronologisch en per overeenkomst Chronologisch en per overeenkomst E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_02_lokaal_sociaal_beleid Werkplek 1 jaar 10 jaar 9 jaar Het bewaren van de documenten heeft nut voor de (financiële) opvolging van de overeenkomsten. Stukken moeten ook bewaard worden voor eventuele controle door externe instanties. Het betreft ook langdurige overeenkomsten die meer aanleunen bij subsidiëring. 29 november

39 Communicatie A. BESCHRIJVING Serie: nieuwsbrief B. DRAGER server E. DATERING Meedelen van de actuele stand van zaken in het domein Lokaal Sociaal Beleid aan lokale besturen, derden organisaties en geïnteresseerden 2002 tot eind 2005 chronologisch Chronologisch - december 2005 tot heden : : Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_02_lokaal_sociaal_beleid Werkplek 1 jaar 3 jaar 2 jaar Het bewaren van de oude nieuwsbrieven heeft nut voor de opvolging van de evolutie in het lokaal sociaal beleid en om externe documentatievragen te beantwoorden 29 november

40 Rechtenverkenner A. BESCHRIJVING Serie: sociale voordelen en tegemoetkomingen B. DRAGER server Aangeleverde fiches sociale voordelen en tegemoetkomingen lokale, provinciale, Vlaamse & federale overheid Alfabetisch per gemeente. Alfabetisch per gemeente - Z-schijf E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_06_rechtenverkenner\00_fi ches Werkplek 5 jaar 10 jaar 5 jaar Het bewaren van de documenten heeft nut voor de verantwoording van de online geplaatste voordelen. Vernietigen 29 november

41 Evaluatie beleidsplannen A. BESCHRIJVING Serie: Beleidsplannen Lokaal Sociaal Beleid B. DRAGER server E. DATERING Opvolgen en analyseren van de beleidsplannen die lokale besturen bezorgen. Hieruit worden de werkthema s voor het ondersteuningstraject afgeleid. Eén plan per lokaal bestuur en chronologisch Vanaf 2008 op server en chronologisch Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_02_lokaal_sociaal_beleid Werkplek Gedurende de looptijd van het meerjarenplan Tot 6 jaar na afloop van het beleidsplan Gedurende de looptijd van het meerjarenplan + 6 jaar Het bewaren van de documenten heeft nut voor de dagelijkse werking in de cel Lokaal Sociaal Beleid. 29 november

42 Subsidiëring van organisaties die nominatim in de begroting zijn ingeschreven A. BESCHRIJVING Serie: Subsidiëring van het OCMW-vormingscentrum B. DRAGER Het vormingscentrum organiseert vormingen voor lokale besturen. Jaarlijks actieplan, inhoudelijk en financieel verslag E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\\09_04_samenleving\09_04_02_lokaal_sociaal_beleid Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie 29 november

43 Schuldbemiddeling A. BESCHRIJVING Serie: erkenningen B. DRAGER server E. DATERING Erkenningen en verlenging van erkenning schuldbemiddeling van OCMW s, CAW s en verenigingen. Briefwisseling, aanvullen van de erkenningslijsten, publicaties Belgisch Staatsblad en archivering van besluiten van de erkenningen. Dossiers in alfabetisch en chronologisch klassement Besluiten op server chronologisch Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_05_schuldbemiddeling Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning Het bewaren van de dossiers heeft nut voor de opvolging van de verlengingen 29 november

44 A. BESCHRIJVING Serie: jaarverslagen B. DRAGER server Jaarverslagen van erkende instellingen voor schuldbemiddeling (OCMW s, CAW s en verenigingen). Dossiers chronologisch en alfabetisch Jaarverslagen die elektronisch bezorgd worden chronologisch E. DATERING Departement WVG wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_05_schuldbemiddeling Werkplek Tot 1 jaar na afloop van het Tot 5 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het 10 jaar Deze documenten worden door de instellingen zelf bijgehouden en zijn slechts gedurende beperkte tijd beleidsmatig van belang Vernietigen 29 november

45 Subsidiëring organisaties A. BESCHRIJVING Serie: subsidiedossiers koepelorganisatie B. DRAGER server E. DATERING Subsidiëringsproces van Vlaams Centrum Schuldbemiddeling: jaarplan, jaarverslag, advies IF enof minister van begroting voor subsidiedossiers; subsidiebesluiten (BSG, MB of BVR); vastleggingen ordonancerings-fiche. Chronologisch Chronologisch departement WVGAfdeling Welzijn en Samenleving wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_05_schuldbemiddeling Werkplek Actief dossier 10 jaar Tot 1 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het Wet op de rijkscomptabiliteit Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben 29 november

46 SAMENLEVINGSOPBOUW Erkenning organisaties voor Samenlevingsopbouw A. BESCHRIJVING Serie: basisdossiers organisaties Samenlevingsopbouw B. DRAGER server E. DATERING De erkenningaanvraag, met gegevens over de organisatie en met het meerjarenplan; advies door de administratie; erkenningbesluit; briefwisseling. Vanaf 2003 gaat het om het meerjarenplan aangezien vanaf dat jaar de erkenning van onbepaalde duur is geworden. Per organisatie Per organisatie Departement WVG afdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_07_samenlevingsopbouw Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning Tot 5 jaar na afloop van de erkenning De bestanden hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Bewaring van basisdossiers is essentieel 29 november

47 Subsidiëring organisaties voor samenlevingsopbouw A. BESCHRIJVING Serie: subsidiëring organisaties samenlevingsopbouw B. DRAGER server Jaarverslag; afrekening met bewijsstukken, resultatenrekening en begroting, berekening, eventueel briefwisseling, besluiten Chronologisch per jaar en per organisatie Berekening en controle subsidie chronologisch en per organisatie E. DATERING Departement WVG afdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_02_samenlevingsopbouw Werkplek Tot 1 jaar na afloop van het Tot 5 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het 10 jaar na werkjaar Verantwoording van de subsidiëring en inhoudelijke opvolging van de uitvoering van het meerjarenplan. 29 november

48 Armoede Vlaams Actieplan Armoedebeleid A. BESCHRIJVING Serie: actiefiches B. DRAGER Server Acties Vlaams Actieplan Armoede onder de vorm van zeer gedetailleerde fiches; Chronologisch - van 2003 tot 2004 jaarlijks Vanaf 2005 per legislatuur met regelmatige actualisering per jaar E. DATERING departement WVGAfdeling Welzijn en Samenleving wvg_dep_f\09_ws\\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek Tot 3 jaar na legislatuur De fiches worden bij de actualisering van het VAP aangevuld door de bevoegde diensten. Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 29 november

49 A. BESCHRIJVING Serie: Vlaams Actieplan Armoedebestrijding (VAP) B. DRAGER Serverpapier (drukwerk) Vlaams Actieplan Armoedebestrijding (VAP) E. DATERING Chronologisch per jaar -van 2001 tot 2004 jaarlijks; vanaf 2005 per legislatuur met regelmatige actualisering Chronologisch per jaar departement WVGAfdeling Welzijn en Samenleving wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek Tot 2 jaar na legislatuur Tot 2 jaar na legislatuur Het VAP wordt verspreid in gedrukte vorm en is te downloaden op het internet - Depot Albertinabibliotheek. Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 29 november

50 Subsidiëring organisaties A. BESCHRIJVING Serie: subsidiedossiers recurrente subsidies B. DRAGER server Subsidiëringsproces van Vlaams Netwerk van verenigingen waar armen het woord nemen, De Link, OASeS Jaarboek Armoede en Sociale Uitsluiting en Steunpunt tot bestrijding van armoede, bestaansonzekerheid en sociale uitsluiting; advies IF enof minister van begroting voor subsidiedossiers; subsidiebesluiten (MB of BVR); vastlegging- en ordonancerings-fiche. Chronologisch en per organisatie Chronologisch E. DATERING departement WVGAfdeling Welzijn en Samenleving wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek Actief dossier 10 jaar Tot 1 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het Wet op de rijkscomptabiliteit Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben 29 november

51 A. BESCHRIJVING Serie: subsidiedossiers projectsubsidies B. DRAGER server Subsidiëringsproces van projecten in de armoedebestrijding (incl. samenlevingsopbouw en schuldbemiddeling) GC (tot 2009), GC 027 (vanaf 2010) Subsidieaanvraag, advies IF enof minister van begroting voor subsidiedossiers; subsidiebesluiten (BSG, MB of BVR); vastleggingen ordonancerings-fiche, verantwoordingsdossier. Chronologisch en per organisatie Chronologisch E. DATERING departement WVGAfdeling Welzijn en Samenleving wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek Voor periode van de subsidie Tot 2 jaar na afloop van de subsidieperiode Tot 10 jaar na afloop van de subsidieperiode Tot 10 jaar na afloop van de subsidieperiode De bestanden hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. 29 november

52 Subsidiëring organisaties A. BESCHRIJVING Serie: basisdossiers verenigingen waar armen het woord nemen B. DRAGER server E. DATERING De erkenningaanvraag, met gegevens over de organisatie en met het meerjarenplan; advies door de administratie; erkenningbesluit; briefwisseling; Per organisatie Per organisatie Departement WVG afdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning. De bestanden hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Basisdossiers bewaren Bewaring van basisdossiers is essentieel. 29 november

53 A. BESCHRIJVING Serie: subsidiëring verenigingen waar armen het woord nemen B. DRAGER server Jaarverslag; afrekening met bewijsstukken, resultatenrekening en begroting, berekening, eventueel briefwisseling, besluiten Chronologisch per jaar en per organisatie Berekening en controle subsidie chronologisch en per organisatie E. DATERING Departement WVG afdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek 1 jaar na afloop van het 4 jaar 5 jaar 10 jaar Verantwoording van de subsidiëring. 29 november

54 Permanent armoedeoverleg A. BESCHRIJVING Serie: horizontaal permanent armoedeoverleg B. DRAGER server E. DATERING verslagen horizontaal permanent armoedeoverleg activiteiten horizontaal permanent armoedeoverleg (seminaries, werkbezoeken, ), financiële en inhoudelijke dossiers Chronologisch per jaar wvg_dep_f\09_ws\\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek 10 jaar Verslagen en dossiers van decretaal verplichte vergaderingen decreet van 21 maart betreffende de bestrijding van de armoede en het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot uitvoering van het decreet van 21 maart 2003 betreffende de armoedebestrijding Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 29 november

55 A. BESCHRIJVING Serie: verslagen verticaal permanent armoedeoverleg B. DRAGER Server verslagen verticaal permanent armoedeoverleg Chronologisch per jaar E. DATERING wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_01_armoede Werkplek 10 jaar verslagen van decretaal verplichte vergaderingen decreet van 21 maart betreffende de bestrijding van de armoede en het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot uitvoering van het decreet van 21 maart 2003 betreffende de armoedebestrijding Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 29 november

56 Erkenning en subsidiëring autonoom vrijwilligerswerk Behandeling van de erkenning A. BESCHRIJVING Serie: basisdossier autonoom vrijwilligerswerk B. DRAGER E. DATERING Deze serie bevat de identificatiegegevens van de organisatie, erkenningsaanvraag vergezeld van de nodige stukken, kopie erkenningsbesluit, briefwisseling, inspectieverslag. Per dossier in map in hangklassement, na afloop erkenning in archiefdozen departement WVGafdeling W&S Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van de erkenning Tot 10 jaar na afloop van de erkenning De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Te bewaren omdat het om basisdossiers gaat. 29 november

57 Behandeling van de subsidiëring autonoom vrijwilligerswerk A. BESCHRIJVING Serie: subsidiëring autonoom vrijwilligerswerk B. DRAGER Deze serie bevat het subsidiedossier per organisatie (aanvraag, financieel verslag en inhoudelijk verslag) Per dossier in 2 mappen in hangklassement (verantwoording en aanvraag apart) en chronologisch per jaar E. DATERING departement WVGafdeling W&S Werkplek Tot 1 jaar na afloop van het Tot 5 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut ter verantwoording van de subsidie. Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 29 november

58 Subsidiëring steunpunten vrijwilligerswerk A. BESCHRIJVING Serie: subsidiedossiers B. DRAGER E. DATERING Deze serie bevat de aanvragen, de overeenkomsten, subsidiebesluiten, het financieel en inhoudelijk verslag en de bewijsstukken van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk en de provinciale steunpunten. Per dossier per map of doos departement WVGafdeling W&S Werkplek Tot 1 jaar na afloop van het Tot 5 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 29 november

59 Subsidiëring van Regionaal overleg en samenwerking A. BESCHRIJVING Serie: subsidiedossier B. DRAGER Deze serie bevat het aanvraagdossier met een driejaarlijks beleidsplan, jaarplannen, evaluatie, subsidiebesluit. Per dossier in mappen in hangklassement, daarna in archiefdozen en chronologisch per jaar E. DATERING departement WVGafdeling W&S Werkplek Tot 1 jaar na afloop van het Tot 5 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Deze documenten kunnen een beleidsmatig belang hebben. 29 november

60 Subsidiëring van projecten in het kader van het Algemeen Welzijnsbeleid A. BESCHRIJVING Serie: subsidiedossiers (niet-gereglementeerde subsidies) B. DRAGER server Deze serie bevat het dossier per organisatie, het advies, raming van de inkomsten en uitgaven, financiële verantwoording, werkingsverslag, advies inspectie van financiën, besluit ministersecretaris-generaal van toekenning. Chronologisch per jaar in mappen in hangklassement, daarna in archiefdozen Laatste jaren: chronologisch per jaar E. DATERING departement WVGafdeling W&S wvg_dep_f\09_ws\09_04_samenleving\09_04_08_subsidies welzijnsbeleid Werkplek Periode van subsidie Tot 2 jaar na afloop Tot 10 jaar na afloop Tot 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. 29 november

61 Financiën en interne controle Adviseren belastingvrijstelling A. BESCHRIJVING Serie: adviesdossier belastingvrijstelling B. DRAGER Deze serie bevat de erkenningsaanvraag, het inspectieverslag, het advies van de administratie en het erkenningsbesluit FOD Financiën. Per administratief erkenningsnummer E. DATERING FOD Financiën Werkplek 1 jaar 4 jaar 10 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. De bewaartermijn begint te lopen (op de 1 e januari) na de startdatum van de erkenning. Vernietigen Schaduwarchief. De originelen worden bewaard door de FOD Financiën. 29 november

62 A. BESCHRIJVING Serie: registratiebestand belastingvrijstelling B. DRAGER Registratiebestand per dossier Accessbestand E. DATERING wvg_dep_f\09_ws\\09_03_algemene_werking_en_financien\09_03_05_ belastingsvrijstellingen Werkplek 15 jaar Het bestand heeft een administratief nut en wordt bewaard in de administratie. Nadien kan het vernietigd worden omdat het om een bestand gaat voor het registreren van de opvolging van schaduwdossiers. Vernietigen 29 november

63 Subsidiëring Nationale Loterij A. BESCHRIJVING Serie: subsidiedossiers Nationale Loterij B. DRAGER Deze serie bevat het aanvraagformulier met de gevraagde stukken (jaarrekening, kostenraming, financieel attest). Per dossier E. DATERING departement WVGafdeling W&Steam Algemene Werking en Financiën Werkplek 3 jaar 7 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. De bewaartermijn begint te lopen (op de 1 e januari) na toekenning van de subsidie. 29 november

64 A. BESCHRIJVING Serie: registratiebestand Nationale Loterij B. DRAGER Server Registratiebestand per dossier Accessbestand E. DATERING wvg_dep_p\09_ws\09_ws\09_01_applicaties Werkplek 10 jaar Het bestand heeft een administratief nut en wordt bewaard in de administratie. Nadien kan het vernietigd worden omdat het louter om een bestand gaat voor het registreren van de dossieropvolging. Vernietigen 29 november

65 Subsidiëring van organisaties die ad nominatim in de begroting zijn ingeschreven A. BESCHRIJVING Serie: aanvraagdossier en subsidiedossier B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat het aanvraagdossier per organisatie, het geformuleerd advies, raming van de inkomsten en uitgaven, financiële verantwoording, werkingsverslag, advies inspectie van financiën, besluit minister of secretaris-generaal betreffende de toekenning. Chronologisch per jaar Chronologisch per jaar : departement WVGafdeling W&Steam Samenleving of team Algemeen en Forensisch Welzijnswerk (bij de dossierbeheerders) : wvg_dep_f\09_ws\09_ws\09_03_algemene_werking_en_financien\09_ 03_06_subsidies_afdeling Werkplek Actief dossier Tot 1 jaar na afloop van het Tot 10 jaar na afloop van het 10 jaar na afloop van het De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. De bewaartermijn begint te lopen (op de 1 e januari) na afloop van het. 29 november

66 Controle van afrekeningen A. BESCHRIJVING Serie: controledocumenten van afrekening B. DRAGER digitaal Deze serie bevat de controledocumenten met betrekking tot de subsidies die ressorteren onder de bevoegdheid van de afdeling. Chronologisch per jaar en per dossier Chronologisch per jaar en per dossier E. DATERING : departement WVGafdeling W&Steam Samenleving of team Algemeen en Forensisch Welzijnswerk (bij de dossierbeheerders) : departement WVGafdeling W&Steam Algemene Werking en Financiën Werkplek 1 jaar 4 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. De bewaartermijn begint te lopen (op de 1 e januari) na afloop van het. Na afloop van de bewaartermijn hebben de documenten geen toegevoegde waarde meer. Vernietigen 29 november

67 A. BESCHRIJVING Serie: afrekeningdocumenten en brieven B. DRAGER server Deze serie bevat de afrekeningdocumenten en brieven met betrekking tot de subsidies die ressorteren onder de bevoegdheid van de afdeling. Chronologisch per jaar en per dossier Chronologisch E. DATERING departement WVGafdeling W&Steam Algemene Werking en Financiën wvg_dep_f\09_ws\09_03_algemene_werking_en_financien\09_03_03_c ontrole_financiele_dossiers\ Werkplek 10 jaar 10 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. De bewaartermijn begint te lopen (op de 1 e januari) na afloop van het. Na afloop van de bewaartermijn hebben de documenten geen toegevoegde waarde meer. Vernietigen 29 november