Contouren van de zelfstandige entiteit kwaliteitszorg van de VLUHR

Transcriptie

1 Contouren van de zelfstandige entiteit kwaliteitszorg van de VLUHR 1. EEN VERNIEUWDE GOVERNANCE STRUCTUUR VOOR EXTERNE KWALITEITSZORG IN HET HOGER ONDERWIJS 1.1 Betrokken actoren en hun bevoegdheden De Raad van Bestuur van VLUHR en het Bestuurscomité Kwaliteitszorg Krachtens het decreet van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger onderwijs in Vlaanderen (aangepast bij OD XIX) is de VLUHR bevoegd voor de externe kwaliteitsbeoordelingen in de instellingen zoals bepaald in artikel 93. De statuten van de VLUHR bepalen dat de vereniging deze bevoegdheid kan delegeren aan een zelfstandige entiteit. In deze context en in functie van de autonomie ten aanzien van de betrokken instellingen mandateert de Raad van Bestuur van VLUHR de volgende bevoegdheden aan het Bestuurscomité Kwaliteitszorg: - de bekrachtiging en samenstelling van de visitatiecommissies; - de opvolging van en de concrete uitvoering van de visitaties en de conformiteit ervan met het visitatieprotocol; - de deelname aan externe projecten in het kader van kwaliteitszorg; - de externe vertegenwoordiging van de Zelfstandige entiteit Kwaliteitszorg onder meer bij organisaties zoals ENQA, INQAAHE, EQAR, ); Verder kan de Raad van Bestuur van de VLUHR in functie van de in het Bestuurscomité Kwaliteitszorg aanwezige expertise (zie 2.1. samenstelling Bestuurscomité) een beroep doen op het Bestuurscomité voor advies met betrekking tot de werking en evolutie van het Vlaams kwaliteitszorgsysteem. Het Bestuurscomité waakt erover dat de instanties belast met kwaliteitszorg, in het bijzonder de Cel Kwaliteitszorg, en de instellingen in dialoog zorg kunnen dragen voor de uitbouw van een kwalitatief hoogstaande en gedragen systematiek van kwaliteitszorg. De volgende aangelegenheden blijven voorbehouden bevoegdheden van de Raad van Bestuur en Algemene Vergadering van de VLUHR: - de goedkeuring van de missie van de zelfstandige Cel Kwaliteitszorg; - de goedkeuring van de begroting en de meerjarenbegroting van de activiteiten inzake kwaliteitszorg; - de goedkeuring van het personeelsbeleid; - het afsluiten van overeenkomsten met de overheid of met derden buiten de decretale opdrachten met betrekking tot kwaliteitszorg voor de Vlaamse hoger onderwijsinstellingen. Conform de statuten worden personeelsbeslissingen in hoofde van het personeel die taken verrichten ten bate van de externe kwaliteitszorg in het Vlaams hoger onderwijs en beslissingen inzake begroting en en financiële toestand van de zelfstandige entiteit Kwaliteitszorg genomen door de Raad van Bestuur van de VLUHR op advies van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg of de daartoe gemachtigde directeur van de zelfstandige entiteit. Het Bestuurscomité adviseert de Raad van Bestuur van de VLUHR tevens over de mogelijke deelname aan externe projecten in het kader van kwaliteitszorg. De universiteiten en de hogescholen blijven via de koepels VLIR, VLHORA en VLUHR de officiële advies- en onderhandelingsinstanties met de overheid. Governancestructuur voor het Kwaliteitszorgagentschap 1

2 De Cel Kwaliteitszorg De Cel Kwaliteitszorg is, onder leiding van de directeur Kwaliteitszorg, belast met: - de coördinatie en organisatie van visitaties van de hogeronderwijsopleidingen; - het volgen van de ontwikkeling op het vlak van kwaliteitszorg; - de deelname aan externe projecten in het kader van kwaliteitszorg; - de dienstverlening op het vlak van kwaliteitszorg aan het hoger onderwijs; - de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de beslissingen vanwege het Bestuurscomité Kwaliteitszorg; Adviescommissie Kwaliteitszorg De hoger onderwijs instellingen, de studenten en de sociale partners worden bij de werking van de zelfstandige entiteit Kwaliteitszorg betrokken door middel van hun vertegenwoordiging in de Adviescommissie Kwaliteitszorg. Aan de Adviescommissie worden alle thema s voor advies voorgelegd, voor zover het onderwerpen betreft die individuele dossiers overstijgen. De Adviescommissie Kwaliteitszorg wordt samengesteld uit 16 vertegenwoordigers van de instellingen voor hoger onderwijs, die proportioneel zijn verdeeld over de Associaties in een 5/4/3/2/2-verhouding, 2 studentenvertegenwoordigers en 3 vertegenwoordigers van de sociale partners. Het voorzitterschap van de Adviescommissie Kwaliteitszorg wordt opgenomen door één van de experts uit het Bestuurscomité Kwaliteitszorg. 1.2 Relaties tussen de verschillende actoren Organigram zelfstandige entiteit Kwaliteitszorg van de VLUHR RVB VLUHR* Missie cel KZ (meerjaren)begroting Personeelsbeleid Overeenkomsten overheid en derden buiten decretale opdracht mbt kwaliteitszorg BESTUURSCOMITÉ KZ Bekrachtiging & samenstelling visitatiecommissies Opvolging uitvoering visitaties Vlaamse opleidingen Deelname externe projecten KZ/organisatie andere visitaties Externe vertegenwoordiging cel als evaluatieorgaan Advies aan VLUHR ADVIESCOMMISSIE KZ VISITATIECOMMISSIES CEL KZ o.l.v. directeur Governancestructuur voor het Kwaliteitszorgagentschap 2

3 * Voor bevoegdheden RvB VLUHR wat betreft de relatie met de Cel Kwaliteitszorg. Dit doet geen afbreuk aan de andere functies van de VLUHR. Relatie VLUHR Bestuurscomité Kwaliteitszorg De VLUHR blijft eindverantwoordelijk voor het lange termijn financieel en inhoudelijk beleid van de zelfstandige entiteit Kwaliteitszorg. Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg adviseert met betrekking tot deze thema s aan de VLUHR. Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg adviseert de VLUHR tevens over de werking en evolutie van het kwaliteitszorgsysteem in Vlaanderen. Relatie Bestuurscomité Kwaliteitszorg Cel Kwaliteitszorg Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg en de Cel Kwaliteitszorg vormen samen het kwaliteitszorgagentschap van de VLUHR. De Cel Kwaliteitszorg rapporteert aan het Bestuurscomité Kwaliteitszorg en ondersteunt dit. Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg stuurt de Cel Kwaliteitszorg aan. De dagelijkse leiding van de Cel Kwaliteitszorg wordt gedelegeerd naar de directeur Kwaliteitszorg. Relatie Adviescommissie Kwaliteitszorg Bestuurscomité Kwaliteitszorg De Adviescommissie Kwaliteitszorg is het adviesorgaan voor het Bestuurscomité Kwaliteitszorg. Via de Adviescommissie worden de instellingen, studenten en sociale partners betrokken bij de werking van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg. De Adviescommissie geeft advies op vraag van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg, maar kan ook op eigen initiatief adviezen formuleren aan het Bestuurscomité. De informatiedoorstroming tussen de Adviescommissie en het Bestuurscomité Kwaliteitszorg wordt naast het feit dat het voorzitterschap wordt opgenomen door een lid van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg ook gewaarborgd door het overmaken van de goedgekeurde verslagen van de vergaderingen van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg aan de leden van de Adviescommissie. Relatie Cel Kwaliteitszorg Adviescommissie Kwaliteitszorg De Adviescommissie Kwaliteitszorg en de Cel Kwaliteitszorg plegen onderling overleg met het oog op het formuleren van adviezen ten behoeve van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg. De directeur kwaliteitszorg focust daarbij op het potentieel om op de adviezen/voorstellen in te gaan. De Cel Kwaliteitszorg ondersteunt de werking van de Adviescommissie. De Directeur KZ en/of een door hem/haar aangeduide vervanger neemt deel aan de vergadering. Relatie Bestuurscomité Kwaliteitszorg Visitatiecommissies Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg is opdrachtgever van de visitatiecommissies. Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg houdt toezicht op het correcte procedurele verloop van de visitaties. Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg kan in dit verband ingrijpen indien een visitatiecommissie niet volgens de regels werkt. Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg kan tevens ingrijpen wanneer een voorzitter of lid van de visitatiecommissie tijdens de werkzaamheden in het kader van de visitatie disfunctioneert op inhoudelijk en/of deontologisch vlak (in het geval van leden gebeurt dit in onderling overleg met de voorzitter van de visitatiecommissie). Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg onthoudt zich van inmenging in de inhoudelijke oordeelsvorming van visitatiecommissies. De visitatiecommissie is als enige verantwoordelijk voor de inhoud van het visitatierapport tot op Governancestructuur voor het Kwaliteitszorgagentschap 3

4 het moment dat het visitatierapport ter publicatie wordt aangeboden. Op dat moment neemt het Bestuurscomité Kwaliteitszorg de verantwoordelijkheid voor het visitatierapport over van de visitatiecommissie en staat in voor de opvolging van eventuele aanvullende procedures. 2. ROL EN TAAKSTELLING VAN HET BESTUURSCOMITÉ KZ 2.1 Samenstelling Bestuurscomité Het Bestuurscomité Kwaliteitszorg bestaat in de opstartfase uit zeven experts. De statuten voorzien een uitbreiding tot maximaal negen leden in functie van de noden. Enkele leden hebben internationale ervaring. Om de goede werking van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg niet te hinderen moeten ze de Nederlandse taal minstens begrijpen (lezen, luisteren) en voldoende beschikbaar zijn. De leden van het Bestuurscomité Kwaliteitszorg zetelen als expert en hebben geen aantoonbare banden met een instelling voor hoger onderwijs in Vlaanderen. De leden beschikken samen over de nodige competenties om de in het Bestuurscomité noodzakelijk geachte kwalificaties te dekken: a. kennis van kwaliteitszorg; b. kennis van interne/externe kwaliteitszorg in het hoger onderwijs; c. kennis van en voeling met het hoger onderwijs in Vlaanderen; d. juridische kennis; e. kennis op financieel vlak; f. beleidservaring; g. management/leiderschap. De leden van het Bestuurscomité worden door de Raad van Bestuur van de VLUHR aangewezen op voordracht van de Cel Kwaliteitszorg van de VLUHR. 2.2 Taakstelling Uit de hierboven geschetste werking en structuren blijkt dat het Bestuurscomité KZ gevoed zal worden vanuit diverse kanalen. Zij zal hoofdzakelijk in interactie treden met de Raad van Bestuur van VLUHR, de Adviescommissie Kwaliteitszorg en de Cel Kwaliteitszorg o.l.v. een directeur. Op middellange termijn kan dan ook verwacht worden dat de werkzaamheden van het Bestuurscomité KZ zich zullen uitkristalliseren rond twee luiken: a. Door VLUHR gedelegeerde bevoegdheden/autonomie Het Bestuurscomité KZ is vooreerst verantwoordelijk voor een aantal activiteiten die aansluiten bij de kern van het visitatieproces. Dit betreft hoofdzakelijk de bekrachtiging en samenstelling van visitatiecommissies zoals die worden voorgesteld door de Cel Kwaliteitszorg van VLUHR, in samenspraak met de betrokken opleidingen; (wijzigingen aan) het uitgestippelde tijdspad van de visitaties, het ontwikkelen en verfijnen van procedures; het bewaken van de correcte uitvoering van de visitaties (opvolging interne en externe beroepsprocedures of aanvullende procedures). Kenmerkend voor deze activiteiten is hun recurrente karakter: gedurende de gehele tweede visitatie-accreditatieronde zal deze kerntaak een vast onderdeel vormen van de agenda van het Bestuurscomité KZ omdat zij het geheel van de visitatieactiviteiten schraagt. Daarnaast zal het Bestuurscomité KZ een rol ontwikkelen met betrekking tot de werking van de Cel Kwaliteitszorg, binnen de door de Raad van Bestuur van VLUHR afgebakende missie. Zo kan het Bestuurscomité zich tot taak stellen mee prioriteiten af te bakenen met betrekking tot de deelname aan en/of organisatie internationale projecten in het kader van (opleidings)visitaties. Ook de interne kwaliteitszorg van de Cel KZ en de externe vertegenwoordiging van de Zelfstandige entiteit Kwaliteitszorg in (internationale) kwaliteitszorgorganisaties behoort tot haar verantwoordelijkheden. Governancestructuur voor het Kwaliteitszorgagentschap 4

5 b. Adviesverlening aan de VLUHR Vanuit haar overschouwende perspectief is het Bestuurscomité in staat om adviezen te verstrekken over de werking en de evolutie van het Vlaamse systeem van externe kwaliteitszorg in het hoger onderwijs.. 3. INTERNE ORGANISATIE VAN DE GEÏNTEGREERDE CEL KWALITEITSZORG VAN DE VLUHR Interne organisatie De Cel Kwaliteitszorg van de VLUHR werkt op een geïntegreerde manier en wordt hierbij aangestuurd door één leidinggevende. In de Cel Kwaliteitszorg worden de personeelsleden van de respectieve Cellen kwaliteitszorg van VLHORA en VLIR samengebracht. Deze integratie en samenwerking biedt een aantal operationele voordelen die productiviteitswinst zullen generen, ten aanzien van de huidige werking in afzonderlijke cellen: - Efficiënte arbeidsverdeling: door het samenbrengen van de stafmedewerkers vergroot de draagkracht van de cel. Het werken met stafmedewerkers die principieel inzetbaar zijn voor de visitaties van alle hogeronderwijsopleidingen resulteert in een schaalvergroting waardoor de planning en organisatie van het werk wordt vergemakkelijkt (opvang van pieken en dalen in werklast, van turn over personeel). Het biedt tevens mogelijkheden tot het vormen van teams met een combinatie van ervaren personeel en beginners hetgeen noodzakelijk wordt door de toenemende complexiteit van de visitaties. - Professionele winst: een bredere draagkracht maakt enerzijds taakverdeling en specialisatie voor de medewerkers en anderzijds een professionele werking van de organisatie mogelijk, hetgeen ook de hogeronderwijsinstellingen ten goed komt. - Organisatorische efficiëntiewinst: het bundelen van de krachten op het vlak van coördinatie, administratieve ondersteuning, financiële opvolging en ondersteuning, externe representatie verhoogt de efficiëntie van deze activiteiten en zal dus de kostprijs/overhead gunstig beïnvloeden. De interne organisatie van de Cel gebeurt in functie van de doelmatigheid van het werk en van de ervaring en specialisatie van de medewerkers. Bij de werkorganisatie wordt rekening gehouden met de noden van de organisatie maar er wordt ook geluisterd naar de wensen van de medewerkers. Aldus kunnen relatieve specialisaties opgebouwd worden in functie van de betrokken opleidingsdomeinen en/of vormen van het hoger onderwijs, maar kan de organisatie evenzo mogelijkheden bieden tot variatie in de taken. Tot de taak van een medewerker van de Cel Kwaliteitszorg behoren zowel de visitaties van de hogeronderwijsopleidingen als ondersteunende taken die samenhangen met de taken van de Zelfstandige entiteit kwaliteitszorg. De omvang en inhoud van de ondersteunende taken kan naar gelang de medewerker verschillen. Personeelsstatuut Het samenbrengen met de medewerkers uit de Cellen Kwaliteitszorg in één Cel maakt het wenselijk dat alle betrokken werknemers van de Cel over dezelfde arbeidsvoorwaarden beschikken. Het verdient dus aanbeveling de personeelsstatuten van VLIR en VLHORA-medewerkers naar elkaar te laten toegroeien en te streven naar één personeelsstatuut. Dit geldt niet enkel voor de medewerkers van de geïntegreerde Cel Kwaliteitszorg maar ook voor de beleidsmedewerkers/administratie van VLIR en VLHORA die vergelijkbare taken uitvoeren en dezelfde profielen hebben. Ook de mogelijke mobiliteit van personeel tussen de Cel Kwaliteitszorg en de koepels wordt door één personeelsstatuut gefaciliteerd. Het voorbereidend werk in de taskforce Meerjarenbegroting en Personeelsstatuut heeft de verschillen tussen de statuten van VLIR en VLHORA duidelijk gemaakt en aldus materiaal aangeleverd om tot één statuut te komen. In afwachting daarvan wordt gekozen voor detachering van VLIR en VLHORA personeel naar de VLUHR-Cel Kwaliteitszorg in functie van de in de begroting opgenomen noden. Personeelsomvang Om alle visitaties zelf te coördineren en te begeleiden en flexibel met de werklast om te springen is nood aan voldoende personeel binnen de Cel Kwaliteitszorg. Het inzetten van getrainde en geëvalueerde externe secretarissen Governancestructuur voor het Kwaliteitszorgagentschap 5

6 is enkel een noodoplossing in specifieke gevallen. Personeelsleden (en externe secretarissen) krijgen binnen de Cel Kwaliteitszorg een training in functie van hun visitatiewerkzaamheden conform de overeenkomst die hierover met de NVAO wordt gemaakt. Governancestructuur voor het Kwaliteitszorgagentschap 6