Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht

Transcriptie

1 Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht Dit document bevat versie 2011 van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht. De Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht is opgesteld door de Werkgroep Toezichtsvereisten Verbond van Verzekeraars NVGA. De Werkgroep wijst erop, dat de inhoud van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht niet bindend en louter indicatief van aard is. Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af te wijken. 1

2 Inhoudsopgave I II Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht Art. 1 Verlening volmacht Art. 2 Werkzaamheden van de Gevolmachtigde Art. 3 Verstrekking informatie Art. 4 Verplichtingen jegens De Nederlandsche Bank Art. 5 Samenwerking met Bemiddelaars Art. 6 Fraude Art. 7 Gebondenheid aan wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen Art. 8 Voorschriften m.b.t. de bedrijfsvoering alsmede de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) Art. 9 Controle door de Maatschappij Art.10 Accountantsverklaring Art. 11 Aansprakelijkheid Art. 12 Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Art. 13 Klachteninstituut Financiële Dienstverlening Art. 14 Beëindiging van de overeenkomst Art. 15 Geschillen Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht (in te vullen in overleg tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij) Art. 16 Omvang van de volmacht Art. 17 Gebondenheid aan Branches en Limieten Art. 18 Pools Art. 19 Richtlijnen en instructies Acceptatie Art. 20 Richtlijnen en instructies Schadebehandeling Art. 21 Resultatenrekening Art. 22 Beloning Art. 23 Kosten Art. 24 Rapportage en verantwoording Bijlage 1 Service Level Agreement Bijlage 2 Relevante Wet- en regelgeving Bijlage 3 Gedragscodes en overige regelingen Bijlage 4 NVGA Kwaliteitsnormering/eisen aan de AO & IC Gevolmachtigde Bijlage 5 Model-accountantsverklaring en - mededeling (optie 1) Model-accountantsverklaring en Self Assessment (optie 2) In te vullen in overleg tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij: Bijlage 6. Overzicht Branches en Limieten Bijlage 7. Acceptatie-instructies Bijlage 8. Schadebehandelings-instructies Bijlage 9. Model-Resultatenrekening Bijlage 10. Overzicht berekening tekencommissie en winstcommissie Bijlage 11. Overzicht Kosten voor rekening Maatschappij Bijlage 12. Model Periodieke afrekening 2

3 VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht Het gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te wijken. De ondergetekenden, 1., gevestigd en kantoorhoudende te. aan.., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., hierna te noemen "de Maatschappij", en 2., gevestigd en kantoorhoudende te. aan.., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door.., hierna te noemen "de Gevolmachtigde", de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen Partijen : Overwegende: a. dat de Maatschappij het schadeverzekeringsbedrijf uitoefent en zich richt op in Nederland gesitueerde risico s als nader omschreven in deze overeenkomst; b. dat de Gevolmachtigde voldoet aan het met betrekking tot de Gevolmachtigd agent bepaalde in de Wet op het financieel toezicht (Wft); c. dat de Maatschappij aan de Gevolmachtigde, in zijn hoedanigheid als omschreven in artikel 1:1. van de Wft, volmacht heeft verleend; d. dat de Maatschappij tot verlening van de volmacht is overgegaan met erkenning van de eigen onafhankelijke en zelfstandige positie van de Gevolmachtigde in de bedrijfskolom met betrekking tot de afzet en distributie van verzekeringen, die met zich meebrengt dat de Gevolmachtigde nimmer verplicht is verzekeringen in de volmacht af te sluiten en voorts dat hij gerechtigd is als gevolmachtigd agent van andere verzekeraars op te treden; e. dat de rechtsverhouding tussen partijen mede wordt bepaald door de voorschriften met betrekking tot uitbesteding door verzekeraars die zijn opgenomen in Hoofdstuk 5 van het Besluit prudentiële regels Wft (H5 BprWft), met de inhoud waarvan Partijen bekend zijn; f. dat Partijen de tengevolge van die volmachtverlening ontstane rechtsverhouding nader wensen te regelen in deze overeenkomst met inachtneming van het bepaalde in H5 BprWft; zijn overeengekomen als volgt: I. Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht 1. Verlening volmacht 1.1. Op <datum> heeft de Maatschappij aan de Gevolmachtigde volmacht verleend. De volmacht is opgemaakt overeenkomstig het door de Minister van Financiën in Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft vastgestelde model (de Modelvolmacht). De Gevolmachtigde verklaart met de inhoud hiervan bekend te zijn en deze te aanvaarden. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen is onlosmakelijk met de volmacht verbonden. 3

4 1.2. De volmacht is voor onbepaalde tijd verleend met inachtneming van het in de Wft en deze overeenkomst bepaalde Partijen zijn deze overeenkomst aangegaan met de bedoeling daarmee mede te voldoen aan de in H5 BprWft opgenomen bepalingen. Ingeval op dat punt twijfel bestaat zal de tekst van H5 BprWft doorslaggevend zijn Aan de verleende volmacht liggen de volgende documenten ten grondslag: a. de door de Maatschappij overeenkomstig de Modelvolmacht opgemaakte volmacht; b. deze overeenkomst met bijlagen. Deze documenten vormen met elkaar één geheel. Indien de teksten van de betreffende documenten op punten met elkaar of met de overeenkomst in tegenspraak zijn, dan prevaleert tussen partijen de tekst van deze overeenkomst Indien DNB of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) de Maatschappij een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Gevolmachtigde aanleiding zou kunnen geven tot wijziging of opzegging van deze overeenkomst, dan is de Maatschappij gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Gevolmachtigde Indien de AFM de Gevolmachtigde een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Maatschappij aanleiding zou kunnen geven tot wijziging van deze overeenkomst of tot opzegging van deze overeenkomst en intrekking van de volmacht, dan is de Gevolmachtigde gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Maatschappij Behoudens de gevallen waarbij aan een van beide partijen in deze overeenkomst een eenzijdige wijzigingsbevoegdheid is toegekend kan deze overeenkomst slechts worden gewijzigd met instemming van beide partijen Iedere wijziging van deze overeenkomst wordt onder vermelding van de ingangsdatum vastgelegd in een door beide partijen ondertekend en genummerd aanhangsel bij deze overeenkomst Indien de volmacht eindigt als gevolg van het feit dat de Gevolmachtigde of de Maatschappij als verdwijnende rechtspersoon is betrokken bij een juridische fusie, zal - behoudens in het geval dat conform het bepaalde in artikel 14.2 sub d gebruik wordt gemaakt van het recht om de volmacht te beëindigen - door respectievelijk aan de verkrijgende rechtspersoon per de datum van de juridische fusie een volmacht worden verleend. De nieuwe volmacht zal worden opgemaakt overeenkomstig de Modelvolmacht. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen zal onlosmakelijk met de nieuwe volmacht verbonden zijn. 2. Werkzaamheden van de Gevolmachtigde 2.1. De bevoegdheden van de Gevolmachtigde omvatten de in de conform de Modelvolmacht opgemaakte volmacht omschreven werkzaamheden en bevoegdheden Wijzigingen van de in lid 1 van dit artikel omschreven werkzaamheden en bevoegdheden zijn slechts geldig indien en voor zover zij blijken uit deze overeenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen dan wel voortvloeien uit een wettelijk voorschrift Tot de werkzaamheden en bevoegdheden van de Gevolmachtigde behoren ook het in rekening brengen, incasseren en afdragen van de verschuldigde Assurantiebelasting De Gevolmachtigde voert zijn werkzaamheden steeds uit overeenkomstig de als bijlage 1 aan deze overeenkomst gehechte Service Level Agreement De Maatschappij kan de Gevolmachtigde instructies geven met betrekking tot de wijze waarop hij zijn aan de volmacht verbonden werkzaamheden en bevoegdheden dient uit te oefenen. Behoudens in het geval de aard van de gegeven instructies onverwijlde uitvoering vereist en de Maatschappij dit nadrukkelijk aan de Gevolmachtigde heeft meegedeeld, is de 4

5 Gevolmachtigde in beginsel gehouden de instructies binnen 45 (vijfenveertig) dagen uit te voeren. Indien de aard van de instructies of de wijze van bedrijfsvoering daartoe aanleiding geeft, zullen de Maatschappij en de Gevolmachtigde in onderling overleg een andere termijn vaststellen Indien de in lid 5 van dit artikel bedoelde instructie niet voortvloeit uit wet- of regelgeving of wijzigingen in het beleid van de Maatschappij die voor al haar gevolmachtigden gelden en evenmin het gevolg is van een door DNB of de AFM aan de Maatschappij gegeven aanwijzing, doch voor de Gevolmachtigde dermate vérstrekkende gevolgen heeft, dat van hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij dienovereenkomstig handelt, kan hij daartegen schriftelijk bezwaar maken bij de Maatschappij. Handhaaft de maatschappij de instructie, en heeft onderling overleg niet tot een oplossing geleid, dan bestaat er een geschil in de zin van artikel 15 van deze overeenkomst dat op de daarin omschreven wijze kan worden beslecht Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan werkzaamheden of delen daarvan die voortvloeien uit deze overeenkomst, uit te besteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Maatschappij. Voor elke vorm van uitbesteding dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud op aanvraag aan de Maatschappij ter beschikking wordt gesteld. 3. Verstrekking informatie 3.1. De Maatschappij zal naar beste weten de Gevolmachtigde op de hoogte stellen en houden van de bijzonderheden, waarvan hij op de hoogte dient te zijn om de voor hem uit de volmacht en deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen naar behoren te kunnen nakomen De Gevolmachtigde zal naar beste weten de Maatschappij op de hoogte stellen en houden van de bijzonderheden, waarvan hij in het kader van de Wft, volmacht en deze overeenkomst op de hoogte dient te zijn De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde in staat stellen te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en hij zal de daartoe benodigde informatie op eerste verzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigde zulks verhindert De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde die informatie verstrekken die nodig is om haar in staat te stellen een risicoanalyse met betrekking tot de uitbesteding van werkzaamheden als bedoeld in H5 BprWft te vervaardigen. Hij zal deze informatie op eerste verzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigde zulks verhindert Daar waar nodig zal de Maatschappij de Gevolmachtigde in staat stellen om aan zijn uit lid 3 en lid 4 van dit artikel voortvloeiende verplichtingen jegens haar te kunnen voldoen De Gevolmachtigde is verplicht de meest actuele productwijzers van de in volmacht gevoerde particuliere verzekeringsproducten op de eigen website te publiceren. 4. Verplichtingen jegens De Nederlandsche Bank De Gevolmachtigde verstrekt aan DNB alle door deze met betrekking tot de volmacht gevraagde inlichtingen, voor zover deze niet vallen onder een op hem rustende wettelijke geheimhoudingsplicht. De Gevolmachtigde verschaft DNB desgevraagd toegang tot de relevante boeken en administratieve bescheiden en volgt na kennisgeving door de Maatschappij de met zijn bedrijfsprocessen verband houdende aan de Maatschappij gegeven aanwijzingen van DNB op. De Gevolmachtigde informeert de Maatschappij onverwijld over de aan DNB met betrekking tot de volmacht te verstrekken inlichtingen respectievelijk het door DNB te houden onderzoek van boeken en administratieve bescheiden. 5

6 5. Samenwerking met Bemiddelaars 5.1. Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om verzekeringen te sluiten via bemiddeling door een Bemiddelaar als bedoeld in de Wft, zonder voorafgaande toestemming van de Maatschappij. Deze toestemming dient voor iedere Bemiddelaar afzonderlijk te worden verkregen. De Gevolmachtigde zal daartoe, voordat de samenwerking aanvangt, de betreffende Bemiddelaar koppelen aan het bestand van Bemiddelaars dat wordt beheerd door een door verzekeraars aangewezen derde partij, verder genoemd de Beheerder Toestemming wordt geacht te zijn verleend, tenzij de Maatschappij binnen 10 werkdagen na de in artikel 5.1 genoemde koppeling aangeeft niet akkoord te gaan met de samenwerking. Het staat de Maatschappij vrij om de gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, tenzij deze toestemming is verleend ten aanzien van een Bemiddelaar die tot dezelfde groep behoort als de Gevolmachtigde. Met de term groep wordt in dit artikel bedoeld een groep als gedefinieerd in art. 2:24b BW, echter met dien verstande dat slechts meerderheidsdeelnemingen worden geacht tot de groep te behoren De Gevolmachtigde werkt uitsluitend samen met Bemiddelaars die beschikken over de krachtens de Wft vereiste vergunning(en). Hij verbindt zich jegens de Maatschappij erop toe te zien dat deze Bemiddelaars de afspraken naleven waaraan de Maatschappij zich mede in het kader van zelfregulering door de bedrijfstak conformeert De gevolmachtigde is verplicht de door de Wft vereiste vergunning(en) van de Bemiddelaar in het door de AFM aangehouden register te controleren: a. bij het begin van de samenwerking; b. jaarlijks gedurende de samenwerking; c. onverwijld indien hij reden heeft om aan te nemen dat de Bemiddelaar niet (meer) over de juiste vergunning(en) beschikt. Toetsing of de Bemiddelaars, waarmee de Gevolmachtigde samenwerkt, voldoen aan de wettelijke vereisten, is door de Gevolmachtigde uitbesteed aan de Beheerder. De Gevolmachtigde sluit daartoe een zgn. bewerkerovereenkomst van Beheerder. De Gevolmachtigde verplicht zich om de daaruit voortvloeiende signalen adequaat op te pakken Met iedere Bemiddelaar met wie hij samenwerkt dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud door de Maatschappij vooraf is goedgekeurd. Deze goedkeuring wordt geacht te zijn verleend indien de samenwerkingsovereenkomst gelijkluidend is aan de overeenkomst die de Maatschappij gebruikt bij samenwerking met Bemiddelaars Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om een Bemiddelaar met wie hij samenwerkt voorlopige dekkings- en/of schaderegelingsbevoegdheden te verlenen, tenzij hij hiervoor vooraf schriftelijke toestemming van de Maatschappij heeft verkregen De Gevolmachtigde betaalt uit te keren schadepenningen rechtstreeks aan de verzekerde of de rechthebbende, indien hij weet of behoort te weten dat: a. aan de Bemiddelaar surseance van betaling is verleend; b. de Bemiddelaar in staat van faillissement verkeert; c. onder de Bemiddelaar een derdenbeslag is gelegd ten laste van de verzekerde of de rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd; d. aannemelijk is dat de Bemiddelaar deze schadepenningen niet aan de verzekerde of rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd zal doorbetalen of met deze zal verrekenen; e. De Bemiddelaar een verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen. 6

7 6. Fraude 6.1. De Gevolmachtigde conformeert zich aan het Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche en treft maatregelen ter voorkoming van fraude door werknemers, adviseurs, Bemiddelaars, verzekeringnemers, verzekerden en overige belanghebbenden De Maatschappij kan in het kader van het door haar vastgestelde beleid met betrekking tot fraudepreventie eisen stellen aan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde maatregelen. De Gevolmachtigde is gehouden aan deze eisen te voldoen De Gevolmachtigde licht de Maatschappij onverwijld in over ieder geval waarin een vermoeden bestaat van fraude met een verzekering die in volmacht van de Maatschappij is gesloten en draagt de behandeling daarvan over aan de Maatschappij. De Maatschappij kan de Gevolmachtigde nadere instructies geven ter afwikkeling van dit geval en/of ter voorkoming van gevallen van fraude in de toekomst De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij, daaronder begrepen de instructies met betrekking tot het raadplegen en gebruik van gegevens die in de CIS Database (FISH) zijn opgeslagen, met betrekking tot de voorkoming en opsporing van fraude bij de acceptatie van verzekeringen en bij de behandeling van schaden op te volgen De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake registratie van gegevens in het FISH op te volgen. 7. Gebondenheid aan wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen 7.1. Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving, waaronder uitdrukkelijk begrepen H5 BprWft en eventuele latere uitbreidingen hierop en aanpassingen hiervan. Een overzicht van wat in elk geval als relevante wet- en regelgeving wordt aangemerkt is opgenomen in bijlage 2 bij deze overeenkomst Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de gedragscodes en overige regelingen die zijn opgenomen in bijlage 3 bij deze overeenkomst. Indien de Maatschappij na het sluiten van deze overeenkomst nieuwe gedragscodes of overige regelingen aanvaardt kan zij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij instemt met opname hiervan in het in bijlage 3 bij deze overeenkomst opgenomen overzicht Partijen voeren hun werkzaamheden op zodanige wijze uit dat zij naar beste weten en kunnen: a. zelf voldoen aan de voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen; b. er voorzover noodzakelijk naar vermogen toe bijdragen dat de wederpartij te allen tijde zal kunnen voldoen aan de voor hem voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde op de hoogte van alle voor hem in het kader van de uitvoering van zijn werkzaamheden als gevolmachtigd agent relevante regelgeving, gedragscodes en overige regelingen waaraan zij zich heeft verbonden en verschaft hem desgevraagd daarvan de tekst. 8. Voorschiften met betrekking tot de bedrijfsvoering alsmede de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) 8.1. De Gevolmachtigde draagt zorg voor een beheerste en integere bedrijfsvoering Optie 1 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en interne controle tenminste voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de Kwaliteitsnormering van de 7

8 NVGA. Deze eisen zijn opgenomen in bijlage 4 bij deze overeenkomst. De Maatschappij heeft het recht om aanvullende eisen te stellen aan de administratieve organisatie en interne controle indien de Kwaliteitsnormering van de NVGA na het sluiten van deze overeenkomst zodanig wordt gewijzigd, dat kwaliteitseisen en normen geacht kunnen worden te zijn verlaagd. Optie 2 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en interne controle tenminste voldoet aan de eisen zoals geformuleerd in bijlage 4 bij deze overeenkomst Optie 1 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar een door een accountant op schrift gestelde mededeling met betrekking tot de opzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst. De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de mededeling een bevestiging daarvan naar de Gevolmachtigde te sturen. Optie 2 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 1 maand na afloop van het boekjaar een door hem op schrift gestelde mededeling inzake het uitgevoerde Self Assessment met betrekking tot de opzet en bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst De Gevolmachtigde verklaart en garandeert: a. dat de gegevens en bestanden van de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigd agent optreedt,logisch te scheiden zijn; b. dat de gescheiden informatieverstrekking aan de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigd agent optreedt is gewaarborgd; c. dat de privacy-aspecten van verzekeringnemers, verzekerden, Bemiddelaars en overige belanghebbenden zijn gewaarborgd Indien in de onderneming van de Gevolmachtigde zowel het assurantiebemiddelingsbedrijf als het volmachtbedrijf wordt uitgeoefend neemt de Gevolmachtigde adequate maatregelen om in het geval van een belangenconflict een zorgvuldige uitoefening van het volmachtbedrijf te waarborgen De Gevolmachtigde beschikt over een calamiteitenplan dat erin voorziet dat in geval van een calamiteit zodanige maatregelen worden getroffen dat de in het kader van de werkzaamheden als gevolmachtigd agent essentiële bedrijfsprocessen kunnen worden voortgezet De Gevolmachtigde draagt zorg voor zodanige beveiligingsmaatregelen dat informatie, hoe dan ook opgeslagen of vastgelegd, niet door onbevoegden kan worden ingezien, gewijzigd, gekopieerd, vernietigd of ontvreemd De Gevolmachtigde draagt zorg voor een zodanige inrichting van zijn administratie, dat in geval van beëindiging van de volmacht alle op de datum van beëindiging of, indien dit later is, de datum van overdracht met betrekking tot de volmacht respectievelijk de door de Gevolmachtigde opgebouwde volmachtportefeuille bestaande rechten en verplichtingen kenbaar en verifieerbaar zijn. 9. Controle door de Maatschappij 9.1. De Maatschappij heeft het recht om de uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot de volmacht te controleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de door de Gevolmachtigde ingerichte administratieve organisatie en interne controle bestaat, is opgezet en werkt volgens het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde De Maatschappij heeft voorts het recht om de wijze waarop de Gevolmachtigde in individuele gevallen zijn werkzaamheden met betrekking tot acceptatie en schaderegeling uitvoert te con- 8

9 troleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de Gevolmachtigde zijn werkzaamheden op het gebied van acceptatie en schaderegeling uitvoert volgens het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde alsmede de hem terzake door de Maatschappij gegeven instructies De Maatschappij kan de controles als bedoeld in dit artikel door een derde laten uitvoeren tenzij de Gevolmachtigde gegronde bezwaren heeft tegen de persoon of de onderneming die met de controle wordt belast De Maatschappij informeert de Gevolmachtigde met inachtneming van een termijn van ten minste 14 (veertien) dagen over een voorgenomen controle De Gevolmachtigde verleent aan de controle zijn volledige medewerking en verschaft de Maatschappij toegang tot de administratie met betrekking tot de volmacht. De Gevolmachtigde verleent de benodigde assistentie en verschaft de gevraagde informatie. De Maatschappij houdt zich tijdens de controle aan de bij de Gevolmachtigde gebruikelijke maatregelen en procedures ter bescherming van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie De Maatschappij kan de Gevolmachtigde op basis van haar bevindingen nadere instructies geven De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde in het bezit van het concept van haar rapport van bevindingen en stelt hem in staat daarop te reageren alvorens zij daaraan conclusies verbindt Partijen behandelen de informatie, bevindingen en conclusies die verband houden met de controle vertrouwelijk. Het is de Partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij niet toegestaan deze informatie, bevindingen en conclusies aan derden ter inzage te geven of ter beschikking te stellen, met uitzondering van derden die bij de wet met het toezicht op financiële dienstverleners zijn belast. 10. Accountantsverklaring De Gevolmachtigde voorziet de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij over haar volmacht van een door een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek afgegeven verklaring met betrekking tot de getrouwheid van de financiële jaarrapportage en stelt deze uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar in het bezit van de Maatschappij. De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de verklaring een bevestiging daarvan naar de Gevolmachtigde te sturen De in lid 1 van dit artikel bedoelde verklaring dient overeen te stemmen met het in bijlage 5 bij deze overeenkomst opgenomen model, tenzij de accountant een geclausuleerde verklaring afgeeft. 11. Aansprakelijkheid Partijen zijn jegens elkaar aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst. 9

10 11.2. Partijen behouden zich in ieder voorkomend geval jegens elkaar het recht voor om daadwerkelijk over te gaan tot aansprakelijkstelling en/of het nemen van rechtsmaatregelen. Het uitblijven van aansprakelijkstelling of het nemen van rechtsmaatregelen in een voorkomend geval laat de rechten van Partijen in andere gevallen onaangetast De Gevolmachtigde zal de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting nauwkeurig nakomen en de Maatschappij vrijwaren voor de gevolgen die voor de Maatschappij mochten ontstaan indien de Gevolmachtigde de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting niet of niet behoorlijk nakomt. 12. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering De Gevolmachtigde dient uitsluitend in de hoedanigheid van gevolmachtigde agent bij het aangaan van deze overeenkomst te beschikken over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerde som van ,- (twee miljoen vijfhonderdduizend euro) per aanspraak of gebeurtenis en per jaar. De Gevolmachtigde dient deze verzekering gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot 1 (één) jaar na het einde daarvan in stand te houden De in lid 1 van dit artikel bedoelde verzekering dient de aansprakelijkheid van de Gevolmachtigde en van door hem ingeschakelde derden te dekken wegens fouten, verzuim of nalatigheden in de uitoefening van de volmacht en dient in overeenstemming te zijn met hetgeen in de branche gebruikelijk is. Indien dat niet het geval is kan de Maatschappij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij de dekking dienovereenkomstig laat aanpassen De Maatschappij is gerechtigd van de Gevolmachtigde inzage in de polis van zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering te verlangen teneinde te controleren of deze aan het in dit artikel bepaalde voldoet. De Gevolmachtigde dient deze inzage te allen tijde te verschaffen Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de Gevolmachtigde opzegt of royeert dan wel de dekking daarvan schorst dient de Gevolmachtigde hiervan onverwijld mededeling te doen aan de Maatschappij. 13. Klachteninstituut Financiële Dienstverlening De Gevolmachtigde dient bij het aangaan van deze overeenkomst over een aansluiting bij de Stichting Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD) te beschikken en deze aansluiting gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot één jaar na het einde daarvan in stand te houden De Gevolmachtigde dient het bindend karakter van de geschillenbeslechting door de Geschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgesteld bedrag voor alle door het Kifid in behandeling genomen klachten te aanvaarden. 14. Beëindiging van de overeenkomst Deze overeenkomst kan door elk van de Partijen bij aangetekend schrijven worden opgezegd tegen 1 januari van ieder jaar met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste 4 (vier) maanden Elk van de Partijen is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst en zonder dat hij enige vergoeding ter zake van de beëindiging verschuldigd zal 10

11 worden te beëindigen wegens een dringende, aan de wederpartij onverwijld meegedeelde reden. Onder dringende redenen worden verstaan: a. intrekking door de AFM van de vergunning om als gevolmachtigd agent op te treden; b. intrekking door DNB van de vergunning om als verzekeraar actief te zijn in de branche waarvoor volmacht is verleend; c. wanneer de Gevolmachtigde surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard of wanneer op de verzekeraar door DNB de noodregeling als bedoeld in Hoofdstuk 3.5 van de Wft van toepassing wordt verklaard; d. wanneer de zeggenschap in een van de Partijen wijzigt door juridische fusie met of overname door een derde partij en de wederpartij dermate gegronde bezwaren heeft tegen samenwerking met die derde partij dat van hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij de overeenkomst in stand laat; e. wanneer de wederpartij niet voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen of niet voldoet aan de verplichtingen die uit deze overeenkomst voorvloeien en hierin volhardt, ook na ingebrekestelling per aangetekende brief met een redelijke termijn voor nakoming; f. wanneer de Gevolmachtigde het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde met betrekking tot de uitvoering van zijn werkzaamheden, het als bijlage 1 aan deze overeenkomst gehechte Service Level Agreement daaronder nadrukkelijk begrepen, herhaaldelijk op een zodanige wijze niet of onvoldoende nakomt, ook na schriftelijk op zijn tekortkomingen te zijn gewezen, dat voortzetting van de volmacht met het oog op het toezicht waaraan de Maatschappij is onderworpen redelijkerwijs niet van de Maatschappij kan worden gevergd; g. wanneer de Maatschappij daartoe een aanwijzing ontvangt van DNB of de AFM; h. wanneer de Gevolmachtigde daartoe een aanwijzing ontvangt van de AFM; i. wanneer de Gevolmachtigde fraude gedoogt, pleegt of doet plegen, dan wel pogingen daartoe onderneemt of daaraan zijn medewerking verleent. Het in dit lid bedoelde beëindigingsrecht laat andere rechten van Partijen die op grond van de wet of deze overeenkomst aan hen toekomen onverlet. Door beëindiging vervalt evenwel met onmiddellijke ingang de bevoegdheid van de Gevolmachtigde om namens de Maatschappij verzekeringsovereenkomsten aan te gaan Indien deze overeenkomst door de Maatschappij wordt beëindigd wegens een in lid 2 van dit artikel bedoelde dringende reden of indien de Gevolmachtigde deze overeenkomst opzegt anders dan om een dringende reden en Partijen geen afspraken hebben gemaakt over oversluiting van de portefeuille, draagt de Gevolmachtigde op het eerste verzoek daartoe de door hem gevormde portefeuille en de daarop betrekking hebbende stukken, waaronder begrepen alle gegevens en bescheiden betreffende de op de grond van deze overeenkomst behandelde verzekeringen en schaden, over aan de Maatschappij of de door haar aangewezen derde Indien de datum van de overdracht als bedoeld in lid 3 van dit artikel later is gelegen dan de dag waarop deze overeenkomst wordt beëindigd blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille tot de datum van overdracht, doch uiterlijk tot 3 (drie) maanden na de dag van de beëindiging, alle door de Maatschappij verlangde werkzaamheden verrichten Optie 1 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende reden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, heeft de Gevolmachtigde het recht de tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille behorende verzekeringen per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere verzekeraar. Indien de opzegging door de Gevolmachtigde als bedoeld in dit lid verband houdt met intrekking van de vergunning van de Maatschappij dan wel met een aanwijzing van de AFM dan zullen de verzekeringen in beginsel direct worden overgesloten. Optie 2 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende reden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, treden Partijen in overleg over de wijze waarop de door de Gevolmachtigde gevormde verzekeringsportefeuille zal worden 11

12 beheerd. Daarbij nemen Partijen tot uitgangspunt dat de tot de portefeuille behorende verzekeringen in beginsel aan de Maatschappij zullen worden overgedragen en door de Maatschappij zullen worden beheerd per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag Indien de Maatschappij deze overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt en de Gevolmachtigde als gevolmachtigd agent belast met het beheer en de afwikkeling van de door hem gevormde verzekeringsportefeuille, blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot deze verzekeringen optreden als ware hij een gevolmachtigd agent tot uiterlijk 12 (twaalf) maanden na de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd, tenzij Partijen over de wijze waarop de in volmacht lopende verzekeringen worden beheerd en afgewikkeld in onderling overleg een hiervan afwijkende afspraak maken. Met betrekking tot de betreffende verzekeringen blijft deze overeenkomst zoveel mogelijk van kracht Het hiervoor in dit artikel bepaalde ziet uitsluitend op de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheid van gevolmachtigd agent. De Maatschappij verbindt zich na beëindiging van deze overeenkomst de rechten van de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheid van Bemiddelaar met betrekking tot de door hem als gevolmachtigd agent gevormde verzekeringsportefeuille te respecteren, tenzij de Maatschappij gegronde bezwaren heeft tegen diens betrokkenheid als Bemiddelaar. 15. Geschillen Op de volmacht en deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de volmacht of deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland Onverminderd het bepaalde in lid 2 van dit artikel kunnen Partijen gezamenlijk besluiten hun geschil te beslechten overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut Van een geschil in de zin van dit artikel is sprake indien een Partij de wederpartij daarvan schriftelijk mededeling doet alsmede in de gevallen waarin dat in deze overeenkomst is bepaald. 12

13 II. Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht 16. Omvang van de volmacht 17. Gebondenheid aan Branches en Limieten 18. Pools 19. Richtlijnen en instructies Acceptatie 20. Richtlijnen en instructies Schadebehandeling 21. Resultatenrekening 22. Beloning 23. Kosten 24. Rapportage en verantwoording 13

14 Bijlage 1. Service Level Agreement Toelichting Deze bijlage bevat een Service Level Agreement (SLA). In dit SLA zijn de service levels opgenomen met betrekking tot activiteiten die direct gerelateerd zijn aan de integriteit van de bedrijfsvoering. Teneinde de leesbaarheid te bevorderen is gekozen voor een schematische, overzichtelijke weergave met korte omschrijvingen per onderdeel. De activiteiten waarvoor service levels gelden zijn als volgt gegroepeerd: Acceptatie Schadebehandeling Portefeuillebeheer Financiële administratie en rapportage Fraude Per activiteit is in de kolommen tijdigheid, kwaliteit, servicegraad steeds kort weergegeven welke eisen daaraan door verzekeraars worden gesteld. Wanneer bepaalde kolommen niet zijn ingevuld, wil dat niet zeggen, dat op die terreinen geen service levels kunnen of mogen worden vastgesteld. Omdat zij niet voldoen aan het criterium van belang voor integere bedrijfsvoering zijn deze op deze plaats echter niet nader uitgewerkt. Voorschriften, richtlijnen en afspraken alsmede daarmee verband houdende service levels op terreinen die niet direct zijn gerelateerd aan de integriteit van de bedrijfsvoering zijn elders in deze overeenkomst of in specifieke bijlagen (zoals de acceptatie- en schadebehandelingsinstructies) opgenomen. 14

15 SLA Acceptatie Omvang Tijdigheid Kwaliteit Servicegraad Aanmelden kentekens binnen 28 dagen art 34 verklaring te allen tijde zien te voorkomen Afmelden kentekens binnen 10 dagen na Afgifte polis en polisvoorwaarden (elektronisch of op papier) bericht verzekerde binnen 8 dagen Bewaartermijnen 1 afgelegde autopolis 7 jaar Bewaartermijnen 2 afgelegde zakelijke brandpolissen 10 jaar Bewaartermijnen 3 afgelegde AVB (loss occurrence) 30 jaar Bewaartermijnen 4 andere afgelegde polissen 5 jaar Functionele scheiding minimale eisen omtrent gegevens op polisblad (informatie risicodrager (al dan niet verwijzing naar depot)) opstellen beleid inzake conflicterende situaties bemiddelaar en gevolmachtigd agent. altijd fiat feitelijk leider nodig. Interne controle doorlopend t.a.v. wijze van acceptatie (incl. naselectie), opmaak polis, voldoen aan branches, termijnen, limieten en verzekeringsgebieden. vier ogen principe. aanstellen coördinator Klachtenprocedure (voorzover GA bevoegd is te behandelen) Prolongatie Royement binnen 14 dagen reactie aan klager verzenden vóór de prolongatiedatum binnen 14 dagen bericht aan klant aanstellen coördinator en controle van de uitvoering behandeling en afgifte correct en volledig royementsaanhangsel / malusregistratie / FISH-registratie minimaal gelijkwaardig aan model risicodrager voorkomen belangenverstrengeling bemiddelaar / GA waarborgen serviceniveau mogelijkheid om klachten in te dienen duidelijk communiceren via pv en avf minimaal gelijkwaardig aan model risicodrager Schadebehandeling Omvang Tijdigheid Kwaliteit Servicegraad Bewaartermijnen 1 afgelegde letselschaden 10 jaar Bewaartermijnen 2 alle andere afgelegde schaden 5 jaar Functionele scheiding doorlopend opstellen beleid inzake conflicterende situaties bemiddelaar en gevolmachtigd agent. altijd fiat feitelijk leider nodig. Interne controle doorlopend t.a.v. wijze van schadebehandeling, dekkingscontrole, limiteringen, uitkering, verhaal, voortgang, incl. naselectie. vier ogen principe. aanstellen kwaliteitscoördinator Klachtenprocedure (voorzover GA bevoegd is te behandelen) Reserveren binnen 14 dagen reactie aan klager elke nieuwe schade binnen 5 dagen invoeren & reserveren aanstellen klachtencoördinator en controle van de uitvoering regelmatige controle / update van reserves a.d.h.v. gewijzigde inzichten / uitkeringen / oude openstaande reserves mogelijkheid om klachten in te dienen duidelijk communiceren via saf 15

16 Portefeuillebeheer Omvang Tijdigheid Kwaliteit Servicegraad Management Informatie Systeem (MIS) - als basis voor het kunnen uitoefenen van beheersactiviteiten - Bescherming persoonsgegevens Cumulatiebewaking Naselectie Systeembeheer per kwartaal vergelijking kengetallen doorlopend met regelmaat, minimaal 1 x per jaar met regelmaat, minimaal 1 x per jaar dagelijkse back up procedure gebruik tool voor analyse portefeuille. daarnaast eenduidige norm voor rendement. protocol voor bescherming persoongegevens. gebruik persoonsgegevens melden op avf, pv en saf cf. afspraken m.b.t. aanlevering protocol bestandsgegevens of specifiek verzoek VG protocol voor portefeuillebeheer / naselectie. vaststellen en uitvoeren van protocol waarborging juistheid en volledigheid van gegevens en behoud van gegevens (via back up). hantering van uniforme coderingen voor bestands-overdracht. dusdanig gebruikmaken van MIS-tools dat portefeuille daadwerkelijk als verzekeraar gemanaged wordt afschermen gegevens voor derden (niet zijnde volmachtgever?) prudent omgaan met naselectie richting klant systeem dient continuïteit gegevens te waarborgen, ook bij calamiteiten Financiële administratie / rapportage Omvang Tijdigheid Kwaliteit Servicegraad Bewaartermijnen Debiteurenadministratie / Achterstandsbewaking 1 wettelijke bewaartermijnen hanteren (7 jaar) * 1e herinnering 16 dagen na vervaldag * 2e herinnering (& opschorting) 3 weken na 1e herinnering * 3e herinnering 3 weken na 2e herinnering * Beschikbaar hebben van een eigen waarborging van een adequate debiteurenadministratie (facturatie- en herinneringsprocedures) incassobeleid Interne controle doorlopend t.a.v. financiële adm (boekingen, reserveringen, etc) / waarborging scheiding administraties. vier ogen principe. aanstellen coördinator up to date en adequate debiteuren-administratie en achterstandsbewaking, minimaal gelijkwaardig als bij volmacht-gever. tbv klant overzichtelijke nota's maken en juistheid van openstaande nota's controleren. Opgave schaden aan FISH aanlevering elke maand iedere schade melden bij FISH inclusief reservering + melding afwikkeling schade juistheid en volledigheid van bestandsoverdracht controleren 16

17 Fraude en risicodetectie Omvang Tijdigheid Kwaliteit Servicegraad Fraudebeleid formuleren en implementeren Doorlopend Opstellen van een fraudeprocedure / - beleid Formuleren van fraude-indicatoren Toepassen van de richtlijnen uit de werkgroep Fraudebeheersing Volmachten Voldoende slagvaardige fraudeaanpak binnen bedrijf, die wordt gedragen door zowel management als operationele afdelingen (acceptatie en schadebehandeling) Benoemen Fraudecontactpersoon Doorlopende registratie op Volmachtbeheer Workshop Fraudebeheersing Volmachten gevolgd Fungeren als contactpersoon voor eigen organisatie en andere belanghebbenden Actief fraudepreventie- en detectiebeleid voeren Doorlopend Fraudepreventie en fraudedetectie conform beleid integreren in acceptatieen schadebehandelingsrichtlijnen Gebruik CIS database (FISH) Spoorboekje Fraudebeheersing voor Gevolmachtigden inclusief fraude-indicatoren Fraudeprotocol (voldoen aan) Nieuwe aanvragen / naamswijzigingen binnen 10 dagen toetsen / hercontrole na 3 maanden / controle op basis van Sanctiewetgeving. Nieuwe schaden: aanmelden & controleren Bij elke acceptatie / schadebehandeling te gebruiken en indicatoren te toetsen Doorlopend / melding relevante info aan databanken of VG (denk aan CIS / SVMM) binnen 14 dagen Acceptanten en schadebehandelaars opleiden in fraudepreventie en - opsporing Gebruik CIS database conform afspraken Adequate controle van de door de Werkgroep Fraudebeheersing uitgevaardigde fraude-indicatoren, indien geautomatiseerd systeem aanwezig, dan voorkeur gebruik 100% controle dmv gebruik CIS bij iedere nieuwe verzekering. Juistheid / zuiverheid van aanmeldingen. prudentie daarbij betrachten. Fraudebewustzijn integreren in organisatie GA Pro-actief opstellen. in geval van twijfel kwestie voorleggen aan volmachtgever. Prudent met fraudemelding omgaan. CIS registratie melden aan klant Functionele scheiding Doorlopend Opstellen beleid inzake conflicterende situaties bemiddelaar en Gevolmachtigde.. Altijd fiat feitelijk leider nodig. Interne controle Jaarlijks representatieve steekproef m.b.t. acceptatie / schadebehandeling / financiële administratie Bestrijding van fraude als onderdeel van interne controle bij acceptatie, schadebehandeling en financiële administratie. 17

18 Bijlage 2. Relevante Wet- en regelgeving 1. Wet op het financieel toezicht 2. Besluit prudentiële regels Wft 3. Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen 4. Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft (Modelvolmacht) 5. Wet bescherming persoonsgegevens 6. Regeling incidenten kredietinstellingen en verzekeraars 18

19 Bijlage 3. Gedragscodes en overige regelingen 1. Overeenkomst Vereenvoudigde Schaderegeling 2. Gedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars ( onder de rubriek Over het Verbond/zelfregulering en klachtenprocedures/codewijzer bindende zelfregulering/codewijzer) 3. Gedragcode verwerking persoonsgegevens financiële instellingen 4. Gedragscode expertisediensten 5. Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche 6. CIS protocol 7. Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem voor financiële instellingen (EVR registratie) 8. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening met een bindend karakter 9. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Verbond van Verzekeraars die met de beslechting van geschillen tussen de leden zijn belast, voorzover deze een bindend karakter hebben 10. NVGA Protocollen Financieel, Polis en Schade. 11. Bedrijfsregeling ROYDATA 19

20 Bijlage 4 NVGA Kwaliteitsnormering / Eisen aan de AO & IC Gevolmachtigde Inhoud: 1. Organisatorische en juridische aspecten 4. Schadelastbeheersing 2. Acceptatie 5. Toetsing 3. Schadebehandeling 6. Klachtenprocedure De NVGA-kwaliteitsnormering bestaat uit 17 eisen. De eisen zijn genummerd van 1.1 tot en met 6.1. Bij deze eisen is, waar relevant, een toelichting opgenomen. Deze toelichtingen vormen een integraal onderdeel van de eisen. In deze kwaliteitsnormering wordt gesproken over de financiële dienstverlener. Hieronder wordt verstaan de financiële dienstverlener die het bedrijf van gevolmachtigde agent uitoefent. Met Wft wordt bedoeld de Wet op het financieel toezicht en met AFM de Autoriteit Financiële Markten. 1. Organisatorische en juridische aspecten 1.1 Indien de financiële dienstverlener zowel de functie van bemiddelaar als gevolmachtigde agent uitoefent, zijn adequate maatregelen genomen om in het geval van conflicterende situaties, een zorgvuldige uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent te bewerkstelligen. Toelichting: Een zorgvuldige en objectieve uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent, zowel ten opzichte van de volmachtgever als ten opzichte van de bemiddelaar en verzekerde is vereist. Financiële dienstverleners die naast gevolmachtigde agent ook als bemiddelaar functioneren, kunnen daarbij worden geconfronteerd met conflicterende situaties. Van deze financiële dienstverleners wordt verlangd dat zij een beleid hebben vastgesteld ten aanzien van de handelswijze in conflicterende situaties. Daarnaast dient een scheiding aanwezig te zijn in de verantwoordelijkheden en (beslissings)bevoegdheden tussen het bemiddelingsbedrijf en het bedrijf van gevolmachtigde agent. Een volstrekte taakscheiding is daarentegen niet vereist. Taakscheiding zou immers de efficiencyvoordelen schaden. De in eis 1.1 genoemde maatregelen, worden geacht adequaat te zijn wanneer: I. Mogelijke conflicterende situaties zijn geïnventariseerd. Bijvoorbeeld betreffende het aanvragen, wijzigen, opzeggen en royeren van verzekeringen en de beoordeling van schaden/schadeclaims. II. Een beleid is vastgesteld en vastgelegd, waarin de handelswijze in het geval van conflicterende situaties is bepaald. III. Een onderscheid is gemaakt tussen verantwoordelijkheden en (beslissings-) bevoegdheden van enerzijds de gevolmachtigde agent en anderzijds het bemiddelingsbedrijf. IV. De financiële dienstverlener handelt overeenkomstig de maatregelen onder I, II en III. De maatregelen dienen te zijn vastgelegd in de onder par. 2.2 en 3.1 vereiste procedures. Voorts dienen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ten behoeve van het bedrijf van gevolmachtigde agent werkzame medewerkers te zijn bepaald. Zie hiervoor paragrafen 2.2, 3.1 en De financiële dienstverlener heeft vakbekwaamheidseisen vastgesteld voor alle medewerkers met taken betreffende de beoordeling van verzekeringsaanvragen (acceptanten) en/of taken op het gebied van schadebehandeling (schaderegelaars). De medewerkers waarvoor deze vakbekwaamheidseisen gelden, voldoen aan de gestelde eisen. Toelichting: Vakbekwaamheidseisen kunnen bestaan uit opleidingseisen maar ook uit andere kwalificaties zoals (computer-)vaardigheden en persoonlijke kenmerken. De financiële dienstverlener bepaalt zelf de vakbekwaamheidseisen, waarbij het niveau wel dient te zijn afgestemd op de bevoegdheden en functies van de medewerkers alsmede op de eisen die door of krachtens de Wft aan de deskundigheid van deze medewerkers worden gesteld. De financiële dienstverlener dient een registratie van de vakbekwaamheidseisen bij te houden alsmede te kunnen aantonen dat de betreffende medewerkers aan de gestelde eisen voldoen. 1.3 De feitelijk leidinggevende met betrekking tot het onderdeel gevolmachtigde agent van de door de AFM verleende vergunning voldoet aan de opleidingseisen die door of krachtens de Wft ter zake zijn gesteld. Toelichting: De feitelijk leidinggevende is degene die de dagelijkse leiding heeft over de activiteiten van de gevolmachtigde agent en als zodanig bij de AFM is aangemeld. Aangenomen wordt dat de feitelijk leidinggevende in overeenstemming met de eisen van de Wft ook daadwerkelijk aanwezig is en leiding geeft aan de medewerkers van de gevolmachtigde agent. 20