METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN

Transcriptie

1 SINT-DONATUSINSTITUUT MIDDENSCHOOL MERCHTEM METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 1 SEPTEMBER 2008 B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 1.

2 VOORWOORD De methode voor het aanpakken van aandachtspunten die in deze handleiding voorgesteld wordt is gebaseerd op een welomschreven aandachtspunt. De keuze van het aandachtspunt gebeurt vooraf vanuit het bevragen van de leerlingen, het personeel en in de toekomst ook de ouders. Een doelmatige oplossing voor dit aandachtspunt houdt in dat deze methode zo nauwgezet mogelijk gevolgd wordt. Elke stap van deze procedure moet aandacht krijgen. Enkel op deze wijze zal men uiteindelijk tijd winnen bij het op punt stellen van een blijvende oplossing. De methode bestaat uit vier grote stappen: 1. Aandachtspunten duidelijk bepalen (afbakening definitie) 2. Oorzaken opsporen 3. Bepalen van de oplossing 4. Toepassen van de oplossing Na elke stap is er een controlepunt voorzien. We vergewissen er ons van of alle noodzakelijke elementen verzameld zijn, zijn ook alle betrokkenen aangesproken vooraleer we overgaan tot de volgende stap? Deze methode kan individueel gebruikt worden. Nochtans zal een denkgroep, samengesteld uit zoveel mogelijk betrokkenen, de meest efficiënte resultaten behalen. Deze methode kadert in onze globale werking WIJ LEREN : onze leercirkel, het wekelijkse denkgroepje, de trimesteriële denkgroep. Deze methode krijgt zodoende ook haar plaats in ons schoolwerkplan, ons jaarwerkplan en de jaarverslagen B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 2.

3 INHOUD I. IKZ IN ONZE SCHOOL p.4 II. STAPPENPLAN VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN EN HULPMIDDELEN- kort overzicht p.5-6 III. HET STAPPENPLAN- gedetailleerd overzicht p.7-9 IV. DE HULPMIDDELEN p CLUSTERING p PAARSGEWIJZE VERGELIJKEN p REGEL (Pareto) p WWWW p HERFORMULEREN p PROZA-instrument p FORMULEREN VAN MEETBARE DOELSTELLINGEN p HET METAPLAN p x W p VISGRAATDIAGRAM (Ishikawa) p KRACHTENVELDANALYSE p LIJNGRAFIEK, TAARTDIAGRAM, STAAFDIAGRAM p HISTOGRAM p BRAINSTORMEN p NOMINALE GROEPSTECHNIEK p WWWWH (Activiteitenplanning) p STROOMDIAGRAM p SWOT ANALYSE p OOO B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 3.

4 I. IKZ IN ONZE SCHOOL Definitie : Bij elk individueel handelen in ons onderwijs- en opvoedingsproces aan het geheel denken aan wie jou vooraf ging aan met wie je samenwerkt aan wie jou opvolgt dit systematisch doen met behulp van een eigen methodiek. Basisprincipes: Je collega, je leerling, je eerste klant! De volgende controle gebeurt door jouw collega, jouw leerling, de ouders! Goed werk moet maar 1 maal gedaan worden! Wat doe jij eraan? WIJ LEREN : bouwen aan een lerende en aanlerende gemeenschap Feedback van elkaar, van de leerlingen : ieder is gever EN krijger. Bij problemen gaan we niet zoeken naar de persoon die de fout begaat, maar naar de zwakke schakel in het proces. Vanuit zelfevaluatie (geen beoordeling voor menselijke kwalitieiten bestaat geen maat) : zoeken naar gezamenlijke groei! Onze leercirkel : CONCREET DOEN UITVOEREN BEZINNEN BEOORDELEN ACTIEF REFLECTIEF BESLISSEN PLANNEN ANALYSE- REN DENKEN ABSTRACT B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 4.

5 II. STAPPENPLAN VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN EN HULPMIDDELEN kort overzicht BEZINNEN DENKEN 1. BEPALEN AANDACHTSPUNTEN 2. OORZAKEN OPSPOREN STAPPENPLAN Pag. HULPMIDDELEN Pag. 1) opsporen en 7 - Leerlingen-, inventarisatie personeelsbevraging 2) keuze, omschrijving afbakening -keuze : wekel. denkgroep -omschrijving : trim. denkgroep wekel. denkgroep 3) hoofddoelstelling duiden - kader 4) ontleden belangrijkste factoren : 5) verzamelen van gegevens bijkomende informatie 6) ontleden bijkomende gegevens interpretatie - event. herformuleren - Clustering - Paarsgewijze vergelijken regel - SWOT-analyse regel - WWWW - Herformuleren - PROZA-instrument - SWOT-analyse - Formul.van doelstel. - PROZA-instrument - SWOT-analyse 8 - metaplan - 5 X W - visgraatdiagram - krachtenveldanalyse - WWWWWHmethode - PROZA-instrument - Brainstormen - vragenlijst-turflijst - grafieken - paretodiagram - histogram regel - brainstormen B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 5.

6 BESLISSING DOEN 3. OPLOSSING BEPALEN 4. TOEPASSEN VAN DE OPLOSSING 4) deeldoelstellingen van mogelijke oplossingen 5) mogelijke oplossingen 6) kiezen van de oplossingen 7) opstellen planning 8) communicatie van de oplossing 9) borging 10) uitvoering 11) evaluatie - bijsturing Pag formuleren van meetbaren doelstellingen - PROZAinstrument - brainstormen - nominale groepstechniek - paarsgewijze vergelijken - brainstormen - nominale groepstechniek - voor/tegen-analyse - stemming 9 - WWWWH - stroomdiagram - schoolwerkplan en bijlagen - controlelijst - vragenlijst Pag B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 6.

7 III. HET STAPPENPLAN gedetailleerd overzicht BEZINNEN 1. AANDACHTSPUNTEN DUIDELIJK BEPALEN (afbakening definitie) 1) Opsporen en inventarisatie van aandachtspunten Uit de leerlingenbevraging Uit de personeelsbevraging Aandachtspunten voor de werking van: - Het wekelijkse denkgroepje - De trimesteriële denkgroep - De nascholing met externe hulp zie schoolwerkplan 2) Keuze en duidelijke omschrijving afbakening van het aandachtspunt In het wekelijkse denkgroepje (september) : keuze van de aan te pakken aandachtspunten voor de trimesteriële denkgroep, respect. wekelijkse denkgroepje Hulpmiddelen: SWOT-analyse (pag. 17) clustering (pag. 10) paarsgewijze vergelijken (pag. 10) regel (pag. 10) In de trimesteriële denkgroep, respect. het wekelijkse denkgroepje (vanaf oktober) : duidelijke omschrijving afbakening van het geselecteerde aandachtspunt Hulpmiddelen: regel (pag. 10) WWWW (pag.11) Herformuleren (pag. 11) PROZA-instrument (pag. 11) SWOT-analyse (pag. 17)! opmerking : een omschrijving is geen verdoken oplossing (vb er zouden meer KRden moeten zijn ) 3) Hoofddoelstelling duiden en kader vastleggen Doelstellingen - SWOT-analyse (pag. 17) - formuleren van meetbare doestellingen (pag. 12) - PROZA-instrument (pag. 11) Kader vastleggen : beperkingen termijn - Vastleggen voorkomt desillusies - Beperkingen vb. financies, organisatie, competenties, schoolcultuur, - Termijn realisme!! CONTROLEPUNT : - Zien wij het goed, wordt dit aandachtspunt op deze wijze in de bevraging bedoeld? - Zijn de doelen duidelijk en ter zake? - Is de denkgroep geschikt en bevoegd om het aandachtspunt te behandelen? Ja ga verder B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 7.

8 Neen -probleem overdragen naar andere instantie -denkgroep aanpassen - of gewoon stoppen 2. OORZAKEN OPSPOREN DENKEN 4) Ontleden van het aandachtspunt bepalen van de belangrijkste factoren. Metaplan (pag. 12) 5 x W (pag. 12) visgraatdiagram (pag. 13) krachtenveldanalyse (pag. 13) WWWWWH-methode (pag. 16) PROZA-instrument (pag. 11) Brainstormen ( pag. 15) 5) Verzamelen van gegevens en bijkomende informatie. vragenlijst turflijst grafieken (taartdiagram, lijngrafiek, staafdiagram (pag. 14)) (paretodiagram (pag. 10)) histogram (frequentie binnen bepaald interval) (pag. 15) 6) Ontleden van deze bijkomende gegevens interpretatie mogelijke herformulering van het probleem regel (pag. 10) brainstormen (pag. 15) CONTROLEPUNT : - Is de lijst van mogelijke oorzaken volledig? - Zijn alle betrokkenen bevraagd bij het verzamelen van gegevens en bijkomende informatie? - Zijn alle mogelijke oorzaken vanuit deze bevraging goed geïnterpreteerd : wou de bevraagde juist dit zeggen? BESLISSEN 3. BEPALEN VAN DE OPLOSSING 7) Bepalen van de deeldoelstellingen van mogelijke oplossingen. zie 3) doelstellingen duiden en kader vastleggen (pag. 12) PROZA-instrument (pag. 11) B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 8.

9 8) Bepalen van mogelijke oplossingen! Opmerking : voor elk probleem zijn er minstens 3 oplossingen brainstormen (pag. 15) nominale groepstechniek (pag. 16) 9) Kiezen van de uiteindelijke oplossing. paarsgewijze vergelijken (pag. 10) brainstormen (pag. 15) nominale groepstechniek (pag. 16) voor/tegen-analyse stemming CONTROLEPUNT : - Werd het kader voor de mogelijke oplossing goed geduid en gerespecteerd (beperkingen termijn)? - Werden alle betrokkenen genoeg betrokken bij de uiteindelijke oplossing? grote aanvaarding algemene vergadering beperkte aanvaarding schoolraad, KD-groep, DOEN 4. TOEPASSEN VAN DE OPLOSSING 10) Opstellen van de planning. WWWWH (activiteitenplanning) (pag.16) stroomdiagram (pag ) 11) Communicatie naar alle betrokkenen en het personeel in het algemeen. 12) Borging. het schoolwerkplan en zijn bijlagen 13) De oplossing uitvoeren. 14) Evaluatie en bijsturing. controlelijst vragenlijst CONTROLEPUNT : - Wanneer een externe persoon of orgaan beslissingsbevoegdheid heeft in de bepaalde materie, de oplossing er zeker aan voorstellen! - Werden alle betrokkenen duidelijk en goed geïnformeerd? - Is de gekozen oplossing voldoende vergrendeld? - Is er opvolging voorzien, is deze aanvaard? B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 9.

10 1. CLUSTERING DEEL II : DE HULPMIDDELEN Vanuit individuele bevindingen een ranglijst aanleggen van te behandelen aandachtspunten. Ieder lid van de denkgroep somt voor zichzelf vanuit een lijst van aandachtspunten enkele ( 3 à 5 ) op die voor hem/haar belangrijk zijn. De opgeschreven aandachtspunten worden op een bord geschreven met vermelding van het aantal keer dat een bepaald punt is gekozen. Een definitieve rangschikking wordt gemaakt overeenkomstig het aantal vermeldingen per aandachtspunt. 2. PAARSGEWIJZE VERGELIJKEN Met deze tabel kan met items paarsgewijze met elkaar vergelijken en zodoende een belangrijkheidsrangschikking opmaken (niet méér dan 10 items voor de duidelijkheid). Aandachtspunten of mogelijke oplossingen worden 2 per 2 met elkaar vergeleken. Er worden punten gegeven : 2 voor het belangrijkste 0 voor het minst belangrijke 1 indien geen keuze kan gemaakt worden De punten worden genoteerd in de KOLOM van het item dat vergeleken wordt met het andere. Het item met het grootste kolomtotaal is het belangrijkste. Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 Activiteit 4 Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit TOTAAL Belangrijkste item (te behandelen aandachtspunt - te verkiezen oplossing) REGEL (Pareto) 20 % van de oorzaken geeft aanleiding tot 80 % van de gevolgen 20 % van de mogelijke oplossingen zullen 80 % van het probleem oplossen De aandacht moet geconcentreerd worden op deze 20 % oorzaken of gevolgen. Verzamelen van alle gegevens (oorzaken of gevolgen of mogelijke oplossingen) Paretaodiagram tekenen gegevens in dalende volgorde Aanpakken van de belangrijkste 1 of 2 items eerst. 4. WWWW(WH) B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 10.

11 Goed bepalen van het probleem. Niet alles komt altijd, overal en voor iedereen voor. (WH) : zoeken naar belangrijkste factoren oorzaken Systematisch en volledig de volgende vragen beantwoorden: WIE bij wie doet het probleem zich voor / wie is betrokken? WAT wat is het probleem precies? WAAR waar doet het probleem zich voor? WANNEER wanneer doet het probleem zich voor? (WAAROM) waarom doet dat zich daar, bij die, op dat moment voor? (HOE) hoe doet het zich voor? / gebruikte methode, manier van? 5. HERFORMULEREN Duiden van het echte probleem. Vermijden van een als probleemstelling vermomde oplossing. (vb er moet minder vergaderd worden ) (vb er is meer toezicht nodig ) De teamleden antwoorden op de volgende vragen : - Wat is het belangrijkste probleem dat zou opgelost worden indien (oorspronkelijk probleem formuleren)? - bij vage probleemstelling : Wat is het voornaamste probleem dat in onze school veroorzaakt wordt door (oorspronkelijk probleem formuleren)? - Bij gevoelige problemen : Wat verwacht ik/gij van de oplossing van (oorspronkelijk probleem formuleren)? 6. PROZA-instrument Is een instrument tot zelfdiagnose van de schoolse werking. Vormt een inspiratiebron en aanzet tot verbeteracties. Laat toe om open discussie te voeren en een actieplan op te zetten rond bepaalde thema s. Selectie van een criterium. Na bevraging Na aanbeveling door externen In functie van een gewenst beleid Individuele evaluatie van de gekozen criteria door de denkgroep. Zoeken naar consensus in de denkgroep. Opstellen van haalbare prioritaire doelstellingen, verbeteringsinitiatieven. 7. FORMULEREN VAN MEETBARE DOELSTELLINGEN B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 11.

12 Duidelijk stellen van een ambitie. Motiverend stimulerend werken in dezelfde richting. Meetbaar stellen van eigen prestaties. Kenmerken: SM(h)ART S. specifiek concreet M meetbaar ha haalbaar realistisch R relevant ter zake T tijdsgebonden Doelstellingen zijn beperkt in aantal en kort. Doelstellingen zijn concreet : - Wat hoeveel wie waar wanneer - Naamwoord + voltooid deelwoord in de formulering (in resultaten denken), vb. De leerlingen hebben het blad ingeleverd. 8. HET METAPLAN Zorgen voor optimale communicatie met het hele team. Het hele team daadwerkelijk bij het geheel (opstart actiepunt) betrekken. Vaststellen van de belangrijkste factoren van een mogelijke oplossing / actiepunt. 1. Vooraf: Vastzetten van de belangrijkste randvoorwaarden (vb. We weigeren geen leerlingen, iedere leerling is voor ons evenveel waard. ) Indeling in groepen (8 à 10 pers.) transparante criteria (vb. vak, alfabet,...) 2. Aanstellen: Tijdbewaker: bewaakt o.a. ook procedure (niet verhalend, niet discussiëren, enkel bevragen!) Rapporteur 3. Starten met startvraag: (vb. Op welke manier is er nu taalbeleid, welke nieuwe dingen kan je toevoegen? ) 4. Individueel: Kernwoorden opschrijven op kaartjes (5 min./pers.)(vb. 5 kernwoorden = 5 kaartjes) Eigen kaartjes mondeling toelichten (zie procedure) (2 min./pers.) 5. Groepje: Clustering van kaartjes (visualiseren) Definitieve clusters maken en benoemen Voorbereiden presentatie: Wat is waardevol voor de hele groep? (4 min.) 6. Grote groep: Vormen van clusters voor de school d.m.v. samenvoegen x W Is een middel om problemen duidelijk te bepalen. Zoekt naar dieperliggende oorzaken van problemen.. Tot 5 x toe vraagt men naar de oorzaak van een probleem en dan naar de oorzaak van deze oorzaak enz. Waarom? Waarom? Waarom? Vb. Het drukwerk was niet tijdig klaar. Waarom was het drukwerk niet tijdig klaar? Het origineel werd niet tijdig binnengeleverd. B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 12.

13 Waarom werd dit niet tijdig binnengeleverd? De betrokkene kende de termijn niet. Waarom kende de betrokkene de termijn niet? Deze werd niet meegedeeld. Waarom werd hij niet meegedeeld?. Het goed gebruik staat of valt met de wil en de houding om de oorzaken aan de wortel aan te pakken! 10. VISGRAATDIAGRAM (Ishikawa) DOEL Een veelheid van mogelijke oorzaken van problemen (aandachtspunten) op een overzichtelijke, logische manier ordenen. Alle mogelijke oorzaken worden in 5 categorieën opgeschreven. Alle oorzaken van dezelfde categorie die nauw met elkaar verband houden vormen een eigen subcategorie. Werkgang : - Opstellen van het diagram, steeds bij methode en materiaal beginnen (is minst bedreigende). - Dan het diagram laten rusten, ondertussen eventueel individueel aan te vullen. - Kiezen wat de belangrijkste oorzaken kunnen zijn zie subcategorieën. - Nakijken of dit wel zo is. 11. KRACHTENVELDANALYSE Opsporen van trekkende en tegenwerkende krachten die ervoor zorgen dat een aandachtspunt zich toont zoals het is. Het oplossen of verminderen van gevonden tegenwerkende krachten. Onderstaand schema in overleg opstellen : B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 13.

14 SLECHTST MOGELIJKE SITUATIE TOESTAND ZOALS HIJ ZICH NU VOORDOET IDEALE SITUATIE Redenen die ervoor zorgen dat de toestand niet zo slecht is. Redenen die ervoor zorgen dat de toestand niet zo ideaal is. Deze tegenwerkende krachten moeten verminderd worden. 12. LIJNGRAFIEK, TAARTDIAGRAM, STAAFDIAGRAM Duidelijk visueel voorstellen van gegevens. Bij het verzamelen van gegevens (vragenlijst turflijst ) de gebruikte lijsten goed betitelen, datum, naam van de uitvoerder vermelden. Lijngrafiek : voorbeeld % overzicht resultaten examen aardrijkskunde in 2Cen 2D Taartdiagram (verhouding tot het totaal) : voorbeeld % attesten in 1984 Staafdiagram : voorbeeld B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 14.

15 13. HISTOGRAM Duidelijk visueel voorstellen van gegevens zodanig dat de frequentie binnen een interval zichtbaar wordt. Maak intervallen van dezelfde grootte. Deel alle gegevens in per interval. Tel het aantal gegevens in elk interval, zet ze uit in een staafdiagram. Voorbeelden : 14. BRAINSTORMEN In groep zoveel mogelijk ideeën verzamelen over mogelijke oorzaken of oplossingen voor aandachtspunten. Groepen van 4 à 10 personen. Aandachtspunt duidelijk in t groot opschrijven, kort formuleren. Eerst noteert iedereen voor zich 1 à 2 oorzaken/oplossingen. Deze vervolgens in t groot op bord noteren. Dan vrij rondgaan, opbouw van bijkomende iedeeën door associaties op het voorgaande. Ieder idee noteren, de spreker niet onderbreken, geen commentaar, geen kritiek, geen gelach. Rangschikken en filteren van de ideeën: Verwijderen van niet-bruikbare voorstellen/oorzaken. Groeperen van weerhouden voorstellen/oorzaken. 15. NOMINALE GROEPSTECHNIEK B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 15.

16 In delicate situaties oorzaken of oplossingen zoeken voor aandachtspunten. 1 ste fase : - ieder schrijft in stilte zijn oplossingen/oorzaken op een briefje op. - Inzamelen + voorlezen + in t groot opschrijven (zelfde items 1x). 2 de fase : - Uit wat er staat kiest ieder 1, 2, 3 belangrijkste punten voor zichzelf. - Deze keuzes terug op een briefje opschrijven terug inzamelen. 3 de fase : - In t groot opschrijven van alle genoteerde punten (zelfde item 1x). - Zo verder tot er duidelijkheid komt in de uiteindelijke keuze. 16. WWWWH (Activiteitenplanning) DOEL Grote duidelijkheid scheppen naar de uitvoering van oplossingen toe. Controlemogelijkheden in de uitvoering inbouwen. Naar de uitvoering toe een gedetailleerd antwoord noteren op : W wie doet W wat W waar W wanneer H hoe gebeurt het : methode, documenten, manier van, 17. STROOMDIAGRAM De stappen voor de toepassing van de oplossing /uitvoering van het aandachtspunt visueel voorstellen. Duidelijkheid naar iedereen creeëren ieder is deel van een geheel. Opvolging en analyse van de uitvoering mogelijk maken. 5 à 8 stappen in het schema voorzien niet meer gebruikte symbolen Start - Einde Processtap Keuzemogelijkheid Beslissing Verbinding tussen de verschillende stappen B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 16.

17 Modelvoorstelling : PROCEDURENAAM Nr PLAATSNUMMER IN HET WERKPLAN Wie Wanneer Hoe (1) Output (2) start 1. Stap 1 2. keuze ja 3. neen einde Stap 3 St.-Donatusinstituut MS datum Formaat : 1 liggende A 4 of 1 liggende A 3 (1) : hoe = te gebruiken formulieren, voorschriften, taakomschrijvingen, (2) : output = resultaat van de stap, los van de volgende stap 18. SWOT ANALYSE Van een werkingsgebied in de school zijn de voorkomende sterktes (S) zwaktes (W) kansen (O) bedreigingen (T) opgelijst. Via een systematiek is gebruik gemaakt van deze oplijsting om de uit te werken actiepunten zo concreet mogelijk te duiden. Sterktes (S) 1 X 1 Kansen (O) Z B werkingsgebied 2 2 Y Zwaktes (W) A Bedreigingen (T) C B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 17.

18 Systematiek: 1. Hoe gebruiken we sterkte X om in te spelen op zwakte Y om de kans Z beter te benutten? Of 2. Hoe versterken we zwakte A om in te spelen op kans B om de bedreiging C af te wenden? B METHODE VOOR HET AANPAKKEN VAN AANDACHTSPUNTEN 18.