Circulaire betreffende de vereisten inzake het governancesysteem in het kader van de maatregelen ter voorbereiding van Solvabiliteit II

Transcriptie

1 de Berlaimontlaan 14 BE-1000 Brussel tel fax ondernemingsnummer: RPR Brussel Circulaire Brussel, 18 december 2013 Kenmerk: NBB_2013_20 uw correspondent: Dominik Smoniewski tel fax dominik.smoniewski@nbb.be Circulaire betreffende de vereisten inzake het governancesysteem in het kader van de maatregelen ter voorbereiding van Solvabiliteit II Toepassingsveld Verzekeringsondernemingen naar Belgisch recht Herverzekeringsondernemingen naar Belgisch recht Verzekerings- of herverzekeringsgroepen naar Belgisch recht Samenvatting/Doelstelling Deze circulaire verschaft informatie over het kader van de richtsnoeren ter voorbereiding van Solvabiliteit II, alsook over de vereisten van de Bank inzake het governancesysteem. Structuur I. Context II. III. IV. Doelstellingen van de voorbereidende richtsnoeren voor het governancesysteem Toepassingsgebied van de voorbereidende richtsnoeren voor het governancesysteem Explanatory text V. Tenuitvoerlegging van de voorbereidende richtsnoeren voor het governancesysteem in het kader van de prudentiële regeling Solvabiliteit I VI. VII. Inwerkingtreding Richtsnoeren voor het governancesysteem Geachte mevrouw Geachte heer I. Context Gelet op de onzekerheden die gepaard gaan met de invoering van de Solvabiliteit II-regeling in Europa, hebben de Europese toezichthouders in september 2013 ertoe besloten richtsnoeren ter voorbereiding van Solvabiliteit II ten uitvoer te leggen vanaf 2014, met name om het hoofd te bieden aan de prudentiële risico's voor de verzekeringssector die verband houden met het uitermate moeilijke economische klimaat. NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 1/17

2 De Nationale Bank van België heeft, samen met andere landen, een pleidooi gehouden voor een coherente en geharmoniseerde Europese aanpak, in afwachting van de effectieve implementatie van de nieuwe Solvabiliteit II-regeling. Zonder deze voorbereidende richtsnoeren hadden de lidstaten zich genoodzaakt kunnen zien om nationale oplossingen te ontwikkelen teneinde te zorgen voor een risicogebaseerd toezicht. Als gevolg hiervan zou er dan geen consistent en convergerend toezicht binnen de Europese Unie zijn bereikt, maar zouden mogelijk verschillende nationale oplossingen tot stand zijn gekomen, wat nadelig is voor de goede werking van de interne markt. Het is van cruciaal belang dat bij de voorbereiding van de tenuitvoerlegging van de Solvabiliteit II-richtlijn een consistente en convergerende aanpak wordt gehanteerd. Deze voorbereidende richtsnoeren moeten worden gezien als voorbereidend werk voor Solvabiliteit II, door voor een aantal kernelementen van Solvabiliteit II voorbereidingen te bevorderen. Deze kernelementen zijn het governancesysteem, met inbegrip van de prospectieve beoordeling van de eigen risico s van de onderneming, het proces van preapplicatie voor het gebruik van de interne modellen, en het aanleveren van informatie aan de Bank. Een goede voorbereiding is van essentieel belang om zeker te stellen dat de gecontroleerde verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en groepen en de Bank in staat zijn om de nieuwe prudentiële regeling toe te passen op het moment dat Solvabiliteit II volledig van toepassing is. II. Doelstellingen van de voorbereidende richtsnoeren voor het governancesysteem De Bank wenst te benadrukken dat hoewel de in de richtsnoeren vermelde maatregelen voorbereidende maatregelen zijn in de aanloop naar Solvabiliteit II er toch een duidelijke en aantoonbare vooruitgang naar Solvabiliteit II moet worden geboekt door de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en groepen, teneinde te zorgen voor een doeltreffende en nuttige voorbereiding. Dit betekent dat de Bank er tijdens de voorbereidingsfase op zal toezien dat de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en groepen concrete maatregelen nemen om de richtsnoeren ten uitvoer te leggen, zodat de vereisten van Solvabiliteit II ten volle kunnen worden nageleefd zodra deze regeling van toepassing is. De Bank verwacht van de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en groepen dat ze passende maatregelen nemen om : a. in overeenstemming met de Solvabiliteit II-richtlijn een effectief governancesysteem op te zetten dat zorgt voor een gezonde en prudente bedrijfsvoering; b. een effectief risicobeheersysteem op te zetten, dat bestaat uit strategieën, processen en rapportageprocedures die nodig zijn om op individueel en geaggregeerd niveau de risico s waaraan zij blootstaan of blootgesteld zouden kunnen worden, alsook de onderlinge afhankelijkheden en relaties daartussen, voortdurend te onderkennen, te meten, te bewaken, te beheren en te rapporteren;en c. te voorzien in kwalitatieve informatie die de Bank in staat stelt om de kwaliteit van het governancesysteem te evalueren. III. Toepassingsgebied van de voorbereidende richtsnoeren voor het governancesysteem De richtsnoeren voor het governancesysteem zijn van toepassing op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen en op de verzekerings- of herverzekeringsgroepen zoals bepaald in hoofdstuk VIIbis van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen. De richtsnoeren zijn zodanig opgesteld, dat ze van toepassing zijn op de entiteiten op soloniveau of op groepsniveau. Toch dienen de verzekerings- of herverzekeringsgroepen, behalve aan dezelfde vereisten als de solo-entiteiten, tevens te voldoen aan specifieke richtsnoeren die speciaal zijn vastgelegd ten behoeve van de verzekerings- of herverzekeringsgroepen. Circulaire Blz. 2/17 NBB_2013_20 18 december 2013

3 IV. Explanatory text De Bank wenst erop te wijzen dat de verklarende tekst (explanatory text) met betrekking tot elke richtsnoer niet als dusdanig deel uitmaakt van de verwachtingen van de Bank ten aanzien van het governancesysteem in het kader van de voorbereidende fase. De doelstelling van de verklarende tekst bestaat erin verduidelijkingen te verschaffen over de manier waarop de richtsnoeren of bepaalde delen ervan in de praktijk kunnen werken, en voorbeelden te geven zonder nieuwe verplichtingen in het leven te roepen die moeten worden nageleefd. Aangezien zijn inhoud bedoeld is om ondersteuning te bieden aan de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en groepen zonder nieuwe verplichtingen in het leven te roepen, heeft de verklarende tekst niet het voorwerp uitgemaakt van een consultatie, en werd de tekst niet vertaald. Teneinde een duidelijk inzicht te verwerven in de manier waarop de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en groepen de richtsnoeren dienen te implementeren, raadt de Bank echter met aandrang aan de verklarende tekst te raadplegen die op de site van EIOPA staat op het volgende adres : V. Tenuitvoerlegging van de voorbereidende richtsnoeren in het kader van de prudentiële regeling Solvabiliteit I De materies die worden behandeld in de voorbereidende richtsnoeren voor het governancesysteem, zijn reeds ter sprake gekomen in de reglementaire bepalingen en circulaires van de Bank die anticipeerden op de vereisten waarin is voorzien in het kader van de nieuwe prudentiële regeling Solvabiliteit II. Zo behandelen de volgende circulaires, uitgevaardigd op grond van artikel 14bis van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen, dezelfde materies als de voorbereidende richtsnoeren voor het governancesysteem. NBB_2012_ Circulaire betreffende de compliancefunctie NBB_2013_ De standaarden van «deskundigheid» en «professionele betrouwbaarheid» voor de leden van het directiecomité, bestuurders, verantwoordelijken van onafhankelijke controlefuncties en effectieve leiders van financiële instellingen CBFA_2009_33 CBFA_2008_13 PPB CPB-CPA PPB CPA PPB CPA PPB/D Actuariële functie Het risicobeheer van de verzekeringsondernemingen Prudentiële verwachtingen van de CBFA inzake het deugdelijk bestuur van financiële instellingen Interne controle en interne audit Gezonde beheerpraktijken inzake uitbesteding door de verzekeringsondernemingen Gezonde beheerpraktijken inzake de bedrijfscontinuïteit van de financiële instellingen De huidige vereisten van de Bank en de nieuwe richtsnoeren vormen dus het nieuwe prudentiële kader voor het governancesysteem. NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 3/17

4 De nieuwe richtsnoeren treden, in sommige gevallen en in bepaalde domeinen, meer in detail dan de huidige vereisten. Dit kan worden geïllustreerd aan de hand van de circulaire inzake het risicobeheer, waarin de Bank de instellingen aanraadt te beschikken over een passend beleid inzake risicobeheer. De richtsnoeren sommen de verschillende beleidslijnen op (ALM, liquiditeit, aangaan van verzekeringstechnische verplichtingen, ), en bepalen daarbij wat ze minimaal moeten dekken. Er is tevens een verschil inzake toepassingsgebied, dat te wijten is aan de aard zelf van de richtsnoeren, die de voorbereiding op Solvabiliteit II beogen. Het meest veelzeggende voorbeeld is dat van de actuariële functie. Deze functie bestaat zowel onder Solvabiliteit I als onder Solvabiliteit II. Wanneer de circulaire van de Bank spreekt over de technische voorzieningen, beoogt ze evenwel de berekening ervan volgens de huidige regels. Wanneer de richtsnoeren spreken over de technische voorzieningen, hebben ze betrekking op de waarderingsregels die eigen zijn aan Solvabiliteit II. De richtsnoeren hebben tevens betrekking op het prudent person-principe inzake beleggingen. De Bank verwacht van de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en -groepen dat ze, tijdens de voorbereidende periode, reeds rekening houden met dit principe, bovenop het systeem van de geldende reglementaire kwantitatieve limieten, aangezien dezelfde principes bestaan in het kader van het huidige toezichtstelsel (artikel 10, 2 van het koninklijk besluit van 22 februari 1991 houdende algemeen reglement betreffende de controle op de verzekeringsondernemingen). Teneinde een consistente tenuitvoerlegging van de richtsnoeren binnen de Europese Unie mogelijk te maken, dient ook te worden vermeld dat de verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en - groepen hun vragen in verband met de voorbereidende richtsnoeren rechtstreeks aan EIOPA kunnen stellen via de volgende hyperlink : VI. Inwerkingtreding De verzekerings- en herverzekeringsondernemingen en -groepen moeten de richtsnoeren voor het governancesysteem ten uitvoer leggen vanaf 1 januari VII. Richtsnoeren voor het governancesysteem Definitie Voor de toepassing van deze richtsnoeren is de volgende definitie geformuleerd: «de verantwoordelijke entiteit», als bedoeld in de groepsspecifieke richtsnoeren, is de entiteit die belast is met de naleving van de governancevereisten op groepsniveau. Hoofdstuk I: Algemene vereisten inzake governance 1. De raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de onderneming, een passende interactie hebben met de door die organen ingestelde comités, alsook met het senior management en met andere personen binnen de onderneming die een sleutelfunctie vervullen, waarbij deze proactief om informatie worden gevraagd en waarbij die informatie zo nodig op de proef wordt gesteld. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de verantwoordelijke entiteit, een passende interactie hebben met de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leidingen van alle andere entiteiten binnen de groep, waarbij in het geval van onderwerpen die gevolgen kunnen hebben voor de groep, proactief om informatie wordt gevraagd en waarbij de besluitvorming over onderwerpen die van invloed kunnen zijn op de groep op de proef wordt gesteld. Circulaire Blz. 4/17 NBB_2013_20 18 december 2013

5 2. Organisatorische en operationele structuur Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming beschikken over een organisatorische en operationele structuur gericht op het ondersteunen van haar strategische doelstellingen en activiteiten. Wanneer zich veranderingen voordoen in de strategische doelstellingen of activiteiten van de onderneming of in het voor de onderneming relevante ondernemingsklimaat, moeten dergelijke structuren binnen een redelijke termijn aan die veranderingen kunnen worden aangepast. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de verantwoordelijke entiteit, beoordelen welke gevolgen veranderingen in de structuur van de groep hebben voor de duurzame financiële positie van de betrokken entiteiten, en tijdig de noodzakelijke aanpassingen doorvoeren. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de verantwoordelijke entiteit, toereikende kennis hebben van de organisatorische inrichting van de groep, het bedrijfsmodel van de verschillende entiteiten, de banden en relaties die tussen de entiteiten bestaan, en de risico's die voortvloeien uit de structuur van de groep, om ervoor te zorgen dat passende maatregelen worden genomen. 3. Sleutelfuncties Overeenkomstig de artikelen 44, 46, 47 en 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de ondernemingen de volgende sleutelfuncties naar behoren inrichten: de risicobeheerfunctie, de compliancefunctie, de interneauditfunctie en de actuariële functie. Overeenkomstig de artikelen 44, 46, 47, 48 en 246 van de Solvabiliteit II- richtlijn moet de verantwoordelijke entiteit de volgende sleutelfuncties naar behoren inrichten: de risicobeheerfunctie, de compliancefunctie, de interneauditfunctie en de actuariële functie. 4. Besluitvorming Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming ervoor zorgen dat ten minste twee personen de onderneming daadwerkelijk besturen. Dit betekent dat bij elk belangrijk besluit van de onderneming ten minste twee personen die de onderneming daadwerkelijk besturen, betrokken moeten zijn geweest voordat het besluit wordt uitgevoerd. 5. Documenteren van de genomen besluiten Overeenkomstig artikel 41 en artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming besluiten die worden genomen op het niveau van de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding, naar behoren documenteren. Uit deze besluitvormingsdocumenten moet blijken hoe de informatie uit het risicobeheersysteem in de besluitvorming is meegenomen. 6. Interne toetsing van het governancesysteem Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de onderneming, de reikwijdte en frequentie van de interne toetsingen van het governancesysteem bepalen, waarbij rekening wordt gehouden met de aard, omvang en complexiteit van de activiteiten, zowel op het niveau van individuele ondernemingen als op het niveau van de groep, alsook met de structuur van de groep. Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de reikwijdte, bevindingen en conclusies van de toetsing naar behoren worden gedocumenteerd en aan de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval aan de effectieve leiding van de onderneming, worden gerapporteerd. Adequate terugkoppeling is nodig om ervoor te zorgen dat vervolgacties worden ondernomen en vastgelegd. NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 5/17

6 7. Beleidslijnen Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming alle als onderdeel van het governancesysteem vereiste beleidslijnen zowel onderling met elkaar in overeenstemming brengen als met de ondernemingsstrategie. In elke beleidslijn moet een duidelijke omschrijving worden gegeven van ten minste: a. de met de beleidslijnen nagestreefde doeleinden; b. de taken die moeten worden uitgevoerd en de persoon of functie die daarvoor verantwoordelijk is; c. de processen en rapportageprocedures die moeten worden toegepast; en d. de verplichting van de desbetreffende organisatorische eenheden om de personen die verantwoordelijk zijn voor de risicobeheer-, de interneaudit-, de compliance- en de actuariële functie, in kennis te stellen van alle relevante feiten die nodig zijn voor de uitvoering van hun taken. Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in schriftelijk vastgelegde beleidslijnen waarin de sleutelfuncties aan de orde komen, ook ingaan op de positie van de personen die de betreffende functies vervullen, hun rechten en bevoegdheden. 8. Noodplannen Overeenkomstig artikel 41 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming de risico s identificeren waarvoor noodplannen moeten worden opgesteld, die terreinen beslaan waarop zij zichzelf kwetsbaar acht, en deze noodplannen regelmatig evalueren, bijwerken en testen. Hoofdstuk II: Deskundigheid en betrouwbaarheid 9. Deskundigheidsvereisten Overeenkomstig artikel 42 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming ervoor zorgen dat de personen die de onderneming daadwerkelijk besturen of andere sleutelfuncties vervullen, met inbegrip van de leden van de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de onderneming, "deskundig" zijn, en dat daarbij rekening wordt gehouden met de respectieve taken die aan individuele personen zijn toegekend, een en ander om een passende diversiteit in kwalificaties, kennis en relevante ervaring te waarborgen, zodat de onderneming professioneel wordt bestuurd en er op professionele wijze toezicht op wordt gehouden. Overeenkomstig artikel 42 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming waarborgen dat de leden van de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding, gezamenlijk beschikken over de geschikte kwalificaties, ervaring en kennis met betrekking tot ten minste: a. de verzekerings- en financiële markten; b. de ondernemingsstrategie en het bedrijfsmodel; c. het governancesysteem; d. financiële en actuariële analyses; en e. regelgevingskader en -vereisten. 10. Betrouwbaarheidsvereisten Overeenkomstig artikel 42 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming bij het beoordelen of een persoon "betrouwbaar" is, daarbij tevens een beoordeling van de eerlijkheid en financiële soliditeit van die persoon betrekken, een en ander op basis van relevante bewijsmiddelen over zijn karakter, persoonlijk gedrag en gedrag bij de uitoefening van activiteiten binnen een onderneming, waaronder begrepen informatie over criminele, financiële en toezichtsaspecten, ongeacht de jurisdictie waaronder de feiten vallen. Of een delict is verjaard, is afhankelijk van het nationaal recht of de nationale praktijk. Circulaire Blz. 6/17 NBB_2013_20 18 december 2013

7 11. Beleidslijnen en procedures inzake de deskundigheid en betrouwbaarheid Overeenkomstig de artikelen 41 en 42 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming beschikken over een beleidslijn inzake deskundigheids- en betrouwbaarheidsvereisten waarin ten minste het volgende staat beschreven: a. de procedure voor het beoordelen van de deskundigheid en betrouwbaarheid van de personen die de onderneming daadwerkelijk besturen of andere sleutelfuncties vervullen, zowel bij de selectie voor de specifieke positie als doorlopend tijdens het dienstverband; b. de situaties die aanleiding geven tot een herbeoordeling van de deskundigheids- en betrouwbaarheidsvereisten; en c. de deskundigheids- en betrouwbaarheidsprocedures voor het beoordelen van de deskundigheid en betrouwbaarheid van overig relevant personeel dat niet onderworpen is aan de vereisten van artikel 42 van de Solvabiliteit II-richtlijn, volgens interne normen, zowel bij de selectie voor de specifieke positie als doorlopend tijdens het dienstverband. 12. Uitbesteding van sleutelfuncties Overeenkomstig de artikelen 42 en 49 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming de deskundigheids- en betrouwbaarheidsprocedures toepassen bij de beoordeling van de personen die door een dienstverlener of subdienstverlener te werk zijn gesteld voor het uitvoeren van een uitbestede sleutelfunctie. Overeenkomstig de artikelen 42 en 49 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming binnen de onderneming een persoon aanstellen met algehele verantwoordelijkheid voor de uitbestede sleutelfunctie, en ervoor zorgen dat die persoon deskundig en betrouwbaar is en beschikt over voldoende kennis van en ervaring met de uitbestede sleutelfunctie om de prestaties en resultaten van de dienstverlener op de proef te kunnen stellen. Hoofdstuk III: Risicobeheer 13. Rol van de raad van bestuur binnen het risicobeheersysteem Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de raad van bestuur van de onderneming de eindverantwoordelijkheid dragen voor de effectiviteit van het risicobeheersysteem, door het vaststellen van de risicobereidheid en de algemene risicotolerantielimieten van de onderneming, en door het goedkeuren van de overkoepelende strategieën en beleidslijnen voor risicobeheer. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de raad van bestuur van de verantwoordelijke entiteit verantwoordelijk zijn voor de effectiviteit van het risicobeheersysteem van de hele groep. Dit risicobeheersysteem omvat ten minste: a. de strategische besluiten en beleidslijnen betreffende het risicobeheer op groepsniveau; b. het bepalen van de risicobereidheid en de algemene risicotolerantielimieten van de groep; en c. het onderkennen, meten, beheren, monitoren en rapporteren van de risico's op groepsniveau. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de verantwoordelijke entiteit ervoor zorgen dat de bedoelde strategische besluiten en beleidslijnen in overeenstemming zijn met de groepsstructuur, de omvang en de specifieke kenmerken van de entiteiten binnen de groep. Zij moet er tevens voor zorgen dat de specifieke activiteiten, die materieel zijn, en de daarmee verband houdende risico's van elke entiteit in de groep, zijn afgedekt, en dat bovendien een geïntegreerd, consistent en efficiënt risicobeheersysteem binnen de groep wordt geïmplementeerd. 14. Beleidslijn inzake risicobeheer Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming een beleidslijn inzake risicobeheer vaststellen die ten minste: NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 7/17

8 a. de risicocategorieën en de methoden voor het meten van risico's bepaalt; b. omschrijft hoe de onderneming elke relevante risicocategorie, elk risicogebied en elke potentiële aggregatie van risico s beheert; c. het verband beschrijft tussen de beoordeling van de algehele solvabiliteitsbehoeften, zoals vastgesteld bij de prospectieve beoordeling van de eigen risico's van de onderneming (op basis van de ORSA-principes), de reglementaire kapitaalvereisten en de risicotolerantielimieten van de onderneming; d. de risicotolerantielimieten voor alle relevante risicocategorieën vaststelt, overeenkomstig de algehele risicobereidheid van de onderneming; en e. de frequentie en inhoud beschrijft van de regelmatige stresstests, alsook de situaties die een adhocstresstest rechtvaardigen. 15. Risicobeheerfunctie: algemene taken Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming de risicobeheerfunctie verplichten om de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding, te rapporteren over risico s die als potentieel materieel zijn geïdentificeerd. De risicobeheerfunctie moet ook rapporteren over andere specifieke risicogebieden, zowel op eigen initiatief als op verzoek van de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de verantwoordelijke entiteit ervoor zorgen dat het risicobeleid binnen de hele groep consistent wordt toegepast. 16. Beleidslijn met betrekking tot het beheer van het verzekeringstechnisch risico en het reserveringsrisico Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in haar beleidslijn voor risicobeheer, ten aanzien van het verzekeringstechnische risico en het reserveringsrisico ten minste het volgende opnemen: a. de verschillende soorten verzekeringsactiviteiten die de onderneming uitoefent en de kenmerken ervan, zoals het soort verzekeringsrisico dat de onderneming bereid is te aanvaarden; b. de wijze waarop de toereikendheid van de premie-inkomsten ter dekking van verwachte schaden en kosten wordt gewaarborgd; c. het identificeren van de risico's die voortvloeien uit de verzekeringsverplichtingen van de onderneming, met inbegrip van de ingebouwde opties en gegarandeerde afkoopwaarden die in haar producten zijn opgenomen; d. hoe de onderneming, bij het proces van het ontwikkelen van een nieuw verzekeringsproduct en de berekening van de premies, rekening houdt met de beleggingsbeperkingen; en e. hoe de onderneming bij het proces van het ontwikkelen van een nieuw verzekeringsproduct en de berekening van de premies, rekening houdt met herverzekering of andere risicolimiteringstechnieken. 17. Beleidslijn met betrekking tot het beheer van het operationeel risico Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in haar beleidslijn voor risicobeheer, ten aanzien van het operationeel risico ten minste het volgende opnemen: a. het vaststellen van de operationele risico's waaraan de onderneming is of kan worden blootgesteld en de beoordeling van de wijze waarop die risico's kunnen worden gemitigeerd; b. de activiteiten en interne processen voor het beheer van operationele risico s, waaronder het ITsysteem ter ondersteuning van die activiteiten en interne processen; en c. de risicotolerantielimieten voor de belangrijkste operationele risicogebieden van de onderneming. Circulaire Blz. 8/17 NBB_2013_20 18 december 2013

9 Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming beschikken over processen voor het vaststellen, analyseren en rapporteren van voorvallen met een operationele risicocomponent. Hiertoe moet de onderneming een proces inrichten voor het registreren en monitoren van dergelijke voorvallen met een operationele risicocomponent. Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, voor het beheer van de operationele risico's, een geschikt aantal stressscenario's ontwikkelen en analyseren. Deze stressscenario s zijn ten minste gebaseerd op de volgende benaderingen: a. het falen van een sleutelproces, of het wegvallen van sleutelpersoneel of een sleutelfunctie; en b. het optreden van onvoorziene externe gebeurtenissen. 18. Beheer en documentatie van de risicolimiteringstechnieken Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, ten behoeve van een juist gebruik van herverzekering en andere risicolimiteringstechnieken, alle toegepaste risicolimiteringstechnieken op hun effectiviteit analyseren en beoordelen, en deze analyses en beoordelingen documenteren. 19. Herverzekering en andere risicolimiteringstechnieken - beleidslijn inzake risicobeheer Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in haar beleidslijn inzake risicobeheer, ten aanzien van de risicolimiteringstechnieken ten minste het volgende opnemen: a. het vaststellen van het niveau van risico-overdracht dat gezien de vastgestelde risicolimieten van de onderneming passend is en het soort herverzekeringsovereenkomsten dat gezien het risicoprofiel van de onderneming het meest geschikt is; b. de beginselen voor de selectie van bij dergelijke risicolimiteringstechnieken betrokken partijen en de procedures voor het beoordelen en monitoren van de financiële kredietwaardigheid en diversificatie van de herverzekeringspartijen; c. de procedures voor het beoordelen van een effectieve risico-overdracht en de wijze waarop rekening wordt gehouden met het basisrisico; en d. het liquiditeitsbeheer om elke timing mismatch tussen betalingen van schadegevallen en schadevergoedingen uit hoofde van herverzekering te verhelpen. 20. Beleidslijn met betrekking tot het afgestemd beheer van activa en passiva Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in haar beleidslijn inzake risicobeheer, ten aanzien van het afgestemd beheer van activa en passiva (ALM, asset-liability management) ten minste het volgende opnemen: a. een beschrijving van de procedure voor het vaststellen en beoordelen van verschillende vormen van mismatch tussen activa en passiva, in ieder geval met betrekking tot de vervaldata en valuta's; b. een beschrijving van de risicolimiteringstechnieken die worden gebruikt en het verwachte effect van de relevante risicolimiteringstechnieken op het afgestemd beheer van activa en passiva; c. een beschrijving van bewust toegestane mismatches; en d. een beschrijving van de methodologie die aan de stress- en scenariotests ten grondslag ligt en de frequentie waarmee deze tests moeten worden uitgevoerd. 21. Beleidslijn met betrekking tot het beheer van het beleggingsrisico Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in haar beleidslijn inzake risicobeheer, ten aanzien van beleggingen ten minste het volgende opnemen: NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 9/17

10 a. het niveau van veiligheid, kwaliteit, liquiditeit, rendement en beschikbaarheid dat de onderneming voor de activaportefeuille als geheel nastreeft en de manier waarop de onderneming voornemens is deze doelstellingen te bereiken; b. haar kwantitatieve limieten ten aanzien van activa en risicoposities (exposures), met inbegrip van de verplichtingen die niet op de balans zijn opgenomen, die moeten worden vastgesteld om de onderneming te helpen zeker te stellen dat zij het voor de portefeuille gewenste niveau van veiligheid, kwaliteit, liquiditeit, rendement en beschikbaarheid van de portefeuille bereikt; c. het in aanmerking nemen van de omgevingsfactoren op de financiële markten; d. de voorwaarden waaronder de onderneming activa als zekerheid kan stellen en activa kan uitlenen; e. de relatie tussen het marktrisico en andere risico's in ongunstige scenario's; f. de procedure voor het adequaat waarderen en verifiëren van beleggingsactiva; g. de procedures voor het bewaken van het rendement van de beleggingen en, voor zover nodig, het herzien van het beleid;en h. hoe ervoor wordt gezorgd dat de activa in het belang van de verzekeringnemers en begunstigden worden geselecteerd. 22. Beleidslijn met betrekking tot het beheer van het liquiditeitsrisico Overeenkomstig artikel 44 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in haar beleidslijn inzake risicobeheer, ten aanzien van het liquiditeitsrisico ten minste het volgende opnemen: a. de procedure voor het vaststellen van het niveau van mismatch tussen de inkomende en uitgaande kasstromen met betrekking tot zowel activa als passiva, met inbegrip van de verwachte kasstromen uit hoofde van directe verzekerings- en herverzekeringsovereenkomsten, zoals vorderingen, voortijdige beëindigingen of afkopen; b. het in aanmerking nemen van de totale liquiditeitsbehoefte voor de korte en middellange termijn, met inbegrip van een passende liquiditeitsbuffer voor het opvangen van liquiditeitstekorten; c. het in aanmerking nemen van het niveau en de monitoring van liquide activa, met inbegrip van de kwantificering van potentiële kosten en financiële verliezen die voortvloeien uit een gedwongen verkoop; d. het vaststellen van de alternatieve financieringsinstrumenten en de kosten daarvan; en e. het in aanmerking nemen van het effect van verwachte nieuwe activiteiten op de liquiditeitspositie. Hoofdstuk IV: Het «prudent person»-beginsel en het governancesysteem 23. Beheer van beleggingsrisico's Overeenkomstig artikel 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming zich niet volledig afhankelijk stellen van informatie van derde partijen, zoals financiële instellingen, vermogensbeheerders en ratingbureaus. De onderneming moet in het bijzonder een eigen reeks kernrisico-indicatoren ontwikkelen, die is aangepast aan haar beleidslijn inzake risicobeheer en aan haar ondernemingsstrategie. Bij het nemen van beleggingsbeslissingen houdt de onderneming rekening met de aan beleggingen verbonden risico's en gaat zij er niet automatisch vanuit dat de risico's adequaat worden meegenomen in de kapitaalvereisten. 24. Beoordeling van niet-routinematige beleggingsactiviteiten Overeenkomstig artikel 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, voorafgaand aan een belegging of beleggingsactiviteit met een niet-routinematig karakter, ten minste het volgende beoordelen: Circulaire Blz. 10/17 NBB_2013_20 18 december 2013

11 a. het vermogen van de onderneming tot het verrichten van de belegging of het uitvoeren van de beleggingsactiviteit en tot het voeren van het beheer hierover; b. de risico's die specifiek met de belegging of beleggingsactiviteit zijn verbonden en het effect van de belegging of beleggingsactiviteit op het risicoprofiel van de onderneming; c. het afstemmen van de belegging of beleggingsactiviteit op de belangen van de begunstigden en verzekeringnemers, op de door de onderneming gestelde beperkingen ten aanzien van de verplichtingen die kunnen worden aangegaan en op een efficiënt portefeuillebeheer; en d. het effect van de belegging of beleggingsactiviteit op de kwaliteit, de veiligheid, de liquiditeit, het rendement en de beschikbaarheid van de activa van de portefeuille als geheel. Overeenkomstig artikel 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming beschikken over procedures die vereisen dat, in het geval dat een dergelijke belegging of beleggingsactiviteit een significant risico met zich brengt of tot een aanmerkelijke verandering van het risicoprofiel leidt, de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de onderneming, van dat risico of die verandering in het risicoprofiel in kennis worden gesteld. 25. Fractieverzekeringen en aan een index gekoppelde verzekeringen Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moeten de beleggingen van de onderneming uit hoofde van fractieverzekeringen en aan een index gekoppelde verzekeringen worden geselecteerd in het belang van de verzekeringnemers en begunstigden, daarbij rekening houdend met alle bekendgemaakte beleidsdoelstellingen. Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, bij fractieverzekeringsactiviteiten, de beperkingen - met name de liquiditeitsbeperkingen - die verband houden met fractieverzekeringen, in aanmerking nemen en beheren. 26. Activa die niet zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming procedures ten uitvoer leggen, beheren, bewaken en controleren voor beleggingen die niet zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt dan wel voor complexe producten die moeilijk te waarderen zijn. Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming activa die zijn toegelaten tot de handel, maar waarin niet of op een onregelmatige basis word gehandeld, op dezelfde manier behandelen als activa die niet zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt. 27. Afgeleide instrumenten Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, wanneer zij gebruik maakt van afgeleide instrumenten, in overeenstemming met haar beleidslijn inzake risicobeheer ten aanzien van beleggingen procedures ten uitvoer leggen teneinde toezicht uit te oefenen op de resultaten van deze afgeleide instrumenten. Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, in het geval zij afgeleide instrumenten gebruikt om een doeltreffend portefeuillebeheer te bevorderen, aantonen hoe zij de kwaliteit, de veiligheid, de liquiditeit of het rendement van de portefeuille verbetert zonder dat dit een significante negatieve invloed heeft op deze aspecten. Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, indien afgeleide instrumenten worden gebruikt om risico's te verminderen dan wel indien deze als risicolimiteringstechniek worden gebruikt, de redenen voor het gebruik van afgeleide instrumenten documenteren, en aantonen dat er daadwerkelijk sprake is van een effectieve risico-overdracht. NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 11/17

12 28. Gesecuritiseerde instrumenten Overeenkomstig de artikelen 44 en 132 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, indien zij in gesecuritiseerde instrumenten belegt, een goed inzicht hebben in haar eigen belangen en in de belangen van de initiator of sponsor ten aanzien van die gesecuritiseerde instrumenten, en die belangen adequaat op elkaar aansluiten. Hoofdstuk V: Eigenvermogensvereisten en governancesysteem 29. Beleid inzake kapitaalbeheer Overeenkomstig de artikelen 41 en 93 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming een beleid inzake kapitaalbeheer ontwikkelen dat ten minste de navolgende elementen omvat: a. een beschrijving van de procedure om te waarborgen dat de eigenvermogensbestanddelen, zowel bij de emissie als daarna, aan de vereisten voldoen van de geldende kapitaal- en uitkeringsregeling en om te zorgen dat deze op de juiste wijze ingedeeld worden indien dit op grond van die regeling is voorgeschreven; b. een beschrijving van de procedure om toezicht te houden op de emissie van de eigenvermogensbestanddelen in overeenstemming met het kapitaalbeheerplan voor de middellange termijn; c. een beschrijving van de procedure om te waarborgen dat de voorwaarden voor alle eigenvermogensbestanddelen duidelijk en ondubbelzinnig zijn in relatie tot de criteria van de geldende kapitaalregeling; en d. een beschrijving van de procedures om: i. te waarborgen dat bij het in aanmerking nemen van de kapitaalpositie rekening wordt gehouden met alle beleidsmaatregelen of -uitingen betreffende de dividenden op gewone aandelen; en ii. situaties vast te stellen en te documenteren waarin de uitkering van eigenvermogensbestanddelen naar verwachting uitgesteld of geannuleerd zal worden. 30. Kapitaalbeheerplan voor de middellange termijn Overeenkomstig de artikelen 41 en 93 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming een kapitaalbeheerplan voor de middellange termijn ontwikkelen, waarop toezicht wordt uitgeoefend door de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de onderneming, en waarin ten minste de volgende aspecten in overweging worden genomen: a. alle geplande kapitaalemissies; b. de looptijd van de eigenvermogensbestanddelen van de onderneming, waarbij rekening wordt gehouden met zowel de contractuele looptijd als de eventuele mogelijkheden voor een vervroegde terugbetaling of aflossing; c. de wijze waarop een emissie, aflossing of terugbetaling dan wel enige andere variatie in de waardering van een eigenvermogensbestanddeel van invloed is op de toepassing van limieten in de geldende kapitaalregeling; en d. de toepassing van het uitkeringsbeleid. Overeenkomstig de artikelen 41 en 93 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming in het kapitaalbeheerplan rekening houden met de output van het risicobeheersysteem en met de resultaten van de prospectieve beoordeling van de eigen risico's (op basis van de ORSA-principes). Circulaire Blz. 12/17 NBB_2013_20 18 december 2013

13 Hoofdstuk VI: Interne controles 31. Internecontroleomgeving Overeenkomstig artikel 46 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming het belang van het uitvoeren van adequate interne controles bevorderen door ervoor te zorgen dat alle personeelsleden zich bewust zijn van hun rol binnen het internecontrolesysteem. De controleactiviteiten moeten afgestemd zijn op de risico's die voortvloeien uit de te controleren activiteiten en processen. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de verantwoordelijke entiteit voor een consequente tenuitvoerlegging van de interne controlesystemen binnen de gehele groep zorgen. 32. Monitoring en rapportage Overeenkomstig artikel 46 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming ervoor zorgen dat de monitoring- en rapportagemechanismen van het internecontrolesysteem de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding, voorzien van alle relevante informatie die noodzakelijk is voor het besluitvormingsproces. Hoofdstuk VII: Interneauditfunctie 33. Onafhankelijkheid Overeenkomstig artikel 47 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming ervoor zorgen dat de interneauditfunctie, bij het uitvoeren van een audit en bij het evalueren van en het rapporteren over de auditresultaten, niet beïnvloed wordt door het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding, die afbreuk zouden kunnen doen aan de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van die interneauditfunctie. 34. Beleidslijn inzake interne audit Overeenkomstig de artikelen 41 en 47 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming over een beleidslijn inzake interne audit beschikken die ten minste de volgende gebieden bestrijkt: a. de voorwaarden waaronder de interneauditfunctie om advies of ondersteuning verzocht kan worden dan wel verzocht kan worden om andere speciale taken te verrichten; b. indien toepasselijk, interne regels waarin de procedures worden beschreven die de persoon die verantwoordelijk is voor de interneauditfunctie moet volgen voordat hij de toezichthoudende autoriteit informatie verstrekt; en c. indien toepasselijk, de criteria voor het rouleren van de taken van het personeel. Overeenkomstig de artikelen 41 en 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de verantwoordelijke entiteit waarborgen dat de beleidslijn inzake audit op het niveau van de groep beschrijft hoe de interneauditfunctie: a. de interneauditactiviteiten binnen de hele groep coördineert; en b. de naleving van de interneauditvereisten op groepsniveau waarborgt. 35. Taken van de interneauditfunctie Overeenkomstig artikel 47 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming vereisen dat de interneauditfunctie ten minste: NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 13/17

14 a. een auditplan opstelt, ten uitvoer legt en bijhoudt, waarin de auditwerkzaamheden voor de komende jaren zijn vastgelegd, waarbij alle activiteiten en het volledige governancesysteem van de onderneming in aanmerking worden genomen; b. een risicogebaseerde benadering hanteert bij het bepalen van haar prioriteiten; c. over het auditplan rapporteert aan de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding van de onderneming; d. een interneauditrapport uitbrengt aan de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding, op basis van de resultaten van de werkzaamheden die in overeenstemming met punt a) zijn uitgevoerd, met daarin de bevindingen en aanbevelingen, met inbegrip van de voorziene termijn voor het oplossen van tekortkomingen en van de personen die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van die tekortkomingen, alsmede informatie over het gevolg dat is gegeven aan de auditaanbevelingen; e. het interneauditrapport jaarlijks voorlegt aan de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding; en f. verifieert in hoeverre de besluiten die door de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding, worden genomen op basis van de aanbevelingen genoemd onder punt d), worden nageleefd. Overeenkomstig artikel 47 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming ervoor zorgen dat de interneauditfunctie, indien noodzakelijk, audits kan uitvoeren die niet in het auditplan zijn opgenomen. Hoofdstuk VIII: Actuariële functie 36. Taken van de actuariële functie Overeenkomstig artikel 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming passende maatregelen nemen om potentiële belangenconflicten aan te pakken indien de onderneming besluit om aanvullende taken of activiteiten toe te voegen aan de taken en activiteiten van de actuariële functie. Overeenkomstig artikel 246 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de verantwoordelijke entiteit verlangen dat de actuariële functie advies geeft over het herverzekeringsbeleid en het herverzekeringsprogramma voor de groep als geheel. 37. Coördinatie van de berekening van de technische voorzieningen Overeenkomstig artikel 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming vereisen dat de actuariële functie alle strijdigheden met de vereisten als neergelegd in de artikelen 76 tot en met 85 van de Solvabiliteit II-richtlijn betreffende de berekening van de technische voorzieningen identificeert en waar nodig, corrigerende maatregelen voorstelt. Overeenkomstig artikel 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming vereisen dat de actuariële functie tussen twee berekeningsdata een verklaring geeft voor alle belangrijke gevolgen van veranderingen in gegevens, methodes of veronderstellingen op het bedrag van de technische voorzieningen, indien die al op basis van Solvabiliteit II-grondslagen worden berekend. 38. Gegevenskwaliteit Overeenkomstig artikel 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming vereisen dat de actuariële functie de consistentie beoordeelt tussen enerzijds de interne en externe gegevens die bij de berekening van de technische voorzieningen worden gebruikt en anderzijds de normen voor de gegevenskwaliteit als neergelegd in de Solvabiliteit II-richtlijn. Indien van toepassing, doet de actuariële functie aanbevelingen over interne procedures om de gegevenskwaliteit te verbeteren, teneinde te waarborgen dat de onderneming in staat is om aan de desbetreffende Solvabiliteit II-vereiste te kunnen voldoen zodra de Solvabiliteit II- richtlijn van toepassing is. Circulaire Blz. 14/17 NBB_2013_20 18 december 2013

15 39. Beleidslijn voor het aangaan van verzekeringstechnische verplichtingen en herverzekeringsovereenkomsten Overeenkomstig artikel 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming vereisen dat de actuariële functie, wanneer deze zijn advies over de beleidslijn voor het aangaan van verzekeringstechnische verplichtingen en herverzekeringsovereenkomsten uitbrengt, daarbij de onderlinge verbanden in aanmerking nemen tussen deze en de technische voorzieningen. 40. De actuariële functie van een onderneming die zich in een proces van preapplicatie voor het gebruik van een intern model bevindt Overeenkomstig artikel 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming, gedurende het proces van preapplicatie voor het gebruik van een intern model, vereisen dat de actuariële functie een bijdrage levert aan het specificeren welke risico s, die onder zijn expertisegebied vallen, onderdeel zijn van het interne model. De actuariële functie moet ook bijdragen aan de wijze waarop de onderlinge afhankelijkheid tussen risico s en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze risico s en andere risico s worden afgeleid. Deze bijdrage is op een technische analyse gebaseerd en moet de ervaring en expertise van de actuariële functie weerspiegelen. 41. Actuariële rapportage aan de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding Overeenkomstig artikel 48 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming vereisen dat de actuariële functie ten minste eenmaal per jaar schriftelijk rapporteert aan de raad van bestuur en het directiecomité, in voorkomend geval de effectieve leiding. In het rapport worden alle materiële taken beschreven die door de actuariële functie zijn uitgevoerd en de bijbehorende resultaten, waarbij eventuele tekortkomingen duidelijk in kaart worden gebracht en aanbevelingen worden gedaan over de wijze waarop die tekortkomingen gecorrigeerd kunnen worden. Hoofdstuk IX: Uitbesteding 42. Kritieke of belangrijke operationele functies en activiteiten Overeenkomstig artikel 49 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming vaststellen en documenteren of een uitbestede functie of activiteit een kritieke of belangrijke functie of activiteit is. Dit dient te geschieden aan de hand van de vraag of de desbetreffende functie of activiteit van essentieel belang is voor de bedrijfsvoering van de onderneming in de zin dat de onderneming zonder deze functie of activiteit niet in staat zou zijn om haar diensten aan de verzekeringnemers te verlenen. 43. Aangaan van verzekeringstechnische verplichtingen Overeenkomstig artikel 49 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de onderneming erover waken dat de activiteiten van een tussenpersoon die geen werknemer van de onderneming is en die gemachtigd is om namens en voor rekening van de onderneming verzekeringen af te sluiten en schaden uit te keren, voldoen aan de uitbestedingsvereisten. 44. Uitbesteding binnen een groep Overeenkomstig artikel 49 van de Solvabiliteit II-richtlijn moet de verantwoordelijke entiteit, indien sleutelfuncties binnen de groep worden uitbesteed, documenteren welke functies verband houden met welke rechtspersoon. Daarnaast moet die entiteit waarborgen dat door dergelijke akkoorden geen afbreuk wordt gedaan aan de uitvoering van die sleutelfuncties op het niveau van de onderneming. NBB_2013_20 18 december 2013 Circulaire Blz. 15/17