Inhoudsopgave. Bijlage: opzet Open Space Bijlage: foto s... 11

Transcriptie

1 Verslag Open Space bijeenkomst 9 januari

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Randvoorwaarden... 3 Thema 1: Lidmaatschap... 4 Thema 2: Bibliotheek als kennisbrenger... 4 Thema 3: Serious Gaming... 4 Thema 4: Je mooiste momenten in de Bibliotheek... 5 Thema 5: De Bibliotheek moet blijven... 5 Thema 6: De Bibliotheek als ontmoetingsplek/cultuurhuis... 6 Thema 7: Samenwerking met commerciële partijen... 6 Thema 8: Leesbevordering en educatie voor de jeugd... 7 Thema 9: Cultuurhuis en gebouw... 7 Thema 10: samenwerking met verenigingen... 8 Thema 12: Rol van de Bibliotheek bij digitale ontwikkelingen... 9 Thema 13: Drempel verlagen... 9 Algemeen opgehaalde suggesties Verantwoording Dankwoord Bijlage: opzet Open Space Bijlage: foto s

3 Inleiding In januari 2016 heeft de Bibliotheek Meerssen een Open Space bijeenkomst georganiseerd om samen met Bibliotheekleden, burgers, verenigingen, politici en andere belanghebbenden van gedachten te wisselen over de gezamenlijke behoeftes rondom de dienstverlening van de toekomstige Bibliotheek. Het is bekend dat wij op korte termijn het huidige pand moeten verlaten, en dit is een uitermate geschikt moment om na te denken over de eisen die aan een nieuw onderkomen en aan de inrichting daarvan gesteld moeten worden. Tijdens de Open Space bijeenkomst is in subgroepen gesproken over allerlei aspecten van de Bibliotheek, van huisvesting tot inrichting, en van dienstverlening tot mogelijke samenwerkingspartners. In de bijlage treft u kort informatie over de opzet van een Open Space Conferentie. In dit verslag treft u een overzicht van de overwegingen en aanbevelingen; op verzoek sturen wij u graag een fotoverslag van alle subsessies toe. Randvoorwaarden Het bestuur van de Bibliotheek is geïnteresseerd in alle suggesties, en wil deze zo veel mogelijk gebruiken om invulling te geven aan de toekomstige Bibliotheek. Wij hanteren daarbij wel een aantal randvoorwaarden: - Wij willen als Bibliotheek een volwaardige en kwalitatief hoogstaande bibliotheekvoorziening bieden, en zijn ook met de gemeente overeengekomen dat wij als Bibliotheek gecertificeerd zullen blijven en alle kernfuncties van een openbare bibliotheek zullen bieden. Deze wettelijk vastgelegde kernfuncties zijn: a. ter beschikking stellen van kennis en informatie; b. bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie; c. bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur; d. organiseren van ontmoeting en debat; en e. laten kennis maken met kunst en cultuur. - Alle suggesties worden getoetst aan het financiële kader dat ons door de gemeente gesteld is. Eind 2014 is ons meegedeeld dat in 4 jaar de subsidie geleidelijk afgebouwd wordt naar 62,5 % van de subsidie in 2014 (die al slechts 78 procent van de subsidie in 2012 bedroeg). De Bibliotheek ontvangt haar subsidie voor het uitvoeren van een opdracht voor de Gemeente Meerssen. Deze opdracht is kaderstellend voor de toekomst. Tevens worden de suggesties getoetst aan de wettelijke kaders waar wij als Bibliotheek mee te maken hebben. 3

4 - Het bestuur streeft ernaar om ondanks de bezuinigingen geen personeel te ontslaan; wij zijn erg blij met ons professionele team, aangevuld met de onmisbare vrijwilligers, en wij hechten er aan niet gedwongen te ontslaan. Thema 1: Lidmaatschap Achtergrond: Op dit moment werkt de Bibliotheek met lidmaatschappen, maar zijn de meeste activiteiten zowel toegankelijk voor leden als niet-leden, waarbij diverse kortingsregelingen gelden De financiering van de Bibliotheek bestaat maar voor ca 10 % uit lidmaatschapsgelden. Suggestie: - Het betaalde lidmaatschap vervangen door een algemeen lidmaatschap dat geldt voor alle inwoners van Meerssen. Dit zou dan een basislidmaatschap betreffen, waarbij per dienst wordt bijbetaald; diensten zijn dan bijvoorbeeld het lenen van boeken, het bijwonen van lezingen of het volgen van cursussen. Hiervoor is het nodig dat de dienstverlening van de Bibliotheek wordt geherdefinieerd. Bijkomend voordeel is dat als iedereen jaarlijks een lidmaatschapspasje krijgt, er minimaal 1 keer per jaar een contactmoment met de gehele doelgroep is. Thema 2: Bibliotheek als kennisbrenger Achtergrond: De Bibliotheek heeft als kernfuncties: het ter beschikking stellen van kennis en informatie en het bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie. Suggesties: - De Bibliotheek zou deze rol gedeeltelijk kunnen invullen door zich op te stellen als kennismakelaar: het verbinden van burgers met instanties die kennis kunnen brengen - Daarnaast liggen er voor de Bibliotheek taken in het aanbieden van media en het verzorgen van lezingen en workshops. Aandachtspunten: - Contacten onderhouden met mogelijke kennisbrengers - Nauw contact met onderwijs houden - Toezicht houden op betrouwbaarheid van informatie - Logische kennisplek worden voor alle leden van alle doelgroepen aansluiting zoeken bij alle doelgroepen - Organiseren van activiteiten in alle 5 de kernen van Meerssen eventueel spreekuren in de 5 kernen Thema 3: Serious Gaming Achtergrond: Spelen is een heel effectieve manier van leren. Jongeren leren en spelen digitaal, in de vorm van gamen. Zij spelen deze games niet alleen,zij maken ook hun eigen games en creëren hun eigen spelregels. De Bibliotheek biedt op dit moment in de Gamecorner toegang tot enkele 4

5 goedgekeurde games aan, deze consoles worden vooral door jongeren gebruikt om te testen of zij deze games zelf zouden willen aanschaffen. Het Stella Maris faciliteert groepen jongeren die gamen - via LAN parties- en jongeren die zelf games bouwen. Hogeschool Zuyd heeft een groep DEMON waarin games worden gemaakt. Suggesties: - Haal Stella Maris gamers naar de Bibliotheek; trek facilitering van gaming naar de Bibliotheek - Betrek jongeren door hun zelf het begrip Digitale Bibliotheek te laten vormgeven, laat hun een beslissingstool bouwen - Nodig DEMON uit bij Open Dag Thema 4: Je mooiste momenten in de Bibliotheek Achtergrond. De Bibliotheek opent de weg naar nieuwe werelden, en biedt beleving. Dit kan in de vorm van het lenen van boeken maar net zo goed in andere vormen, zoals lezingen door schrijvers, kunstenaars of acteurs, muziek, exposities, leesclubs of bijvoorbeeld deelname aan een kinderboekenjury. Al deze diensten horen bij de kerntaken van de Bibliotheek. Suggesties: - Uitdragen dat de Bibliotheek de weg opent naar nieuwe werelden en beleving biedt - Overige kerntaken duidelijk profileren Thema 5: De Bibliotheek moet blijven Achtergrond: De Bibliotheek kan fungeren als een belangrijke ontmoetingsplek en biedt zowel lezen als lezingen als diensten (plus overige diensten), maar lang niet iedereen weet wat de Bibliotheek allemaal biedt. Door de link met andere bibliotheken is er een bijna onbeperkte toegang tot boeken. Suggesties om nieuwe / andere doelgroepen te bereiken: - Informeren via Geulbode / website / social media - Laaggeletterden opsporen via algemeen maatschappelijk werk - Laaggeletterde ouders opsporen via scholen - Tijdens bijeenkomsten in gemeenschapshuizen voor ouderen informeren over activiteiten Bibliotheek Informeren over activiteiten: - Digitale nieuwsbrief inzetten - Tijdens bijeenkomsten in gemeenschapshuizen voor ouderen vragen om suggesties voor activiteiten Mogelijke activiteiten: - Avond over gebruik van social media - Ideeënbus in Bibliotheek plaatsen 5

6 - Via social media vragen om ideeën voor nieuwe activiteiten Overige suggesties: - Lidmaatschap tussen 12 en 18 hoeft niet gratis Thema 6: De Bibliotheek als ontmoetingsplek/cultuurhuis Achtergrond: De Bibliotheek is veel meer dan een doorgeefluik voor boeken, de Bibliotheek opent werelden; door de inzet van professionele krachten en van vrijwilligers kan de Bibliotheek informatie daadwerkelijk (helpen) ontsluiten. De Bibliotheek heeft oa een maatschappelijke functie. Suggestie voor het informatie ontsluiten: - Aandacht blijven besteden aan professionaliteit want door de inzet van professionele krachten en van vrijwilligers kan de Bibliotheek informatie daadwerkelijk (helpen) ontsluiten. Suggesties ter invulling van de maatschappelijke functie: - Plek voor opvoedingsvragen - Tegengaan van laaggeletterdheid - Helpen met budgettering - Meer samenwerken met andere disciplines die raken aan cultuur - Samenwerken met horeca, VVV, bank, reisbureau Thema 7: Samenwerking met commerciële partijen Achtergrond: de Bibliotheek wordt grotendeels uit publieke middelen gefinancierd; en zou graag met andere partijen willen samenwerken om: - Drempel te verlagen - Nieuwe mensen naar binnen te krijgen - Aanbod te verbreden - Continue openingstijd te bieden Hoe kunnen we op een correcte manier samenwerken met commerciële partijen, welke partijen zijn interessant, en wat zijn mogelijke valkuilen? Suggesties m.b.t. mogelijke partijen: - Horeca (koffie, lunch) - Boekhandel - Kantoorboekhandel - Reisbureau - Speel-o-Theek - Huiswerkbegeleiding - IT Cursusaanbieder - IT Verkoop - Game-shop - Wereldwinkel 6

7 Aandachtspunten : - let op dat je geen partijen bevoordeelt zonder dat daar beleid onderligt - Hanteer aanbesteding voor groot-meerssen, nodig hiervoor bekende partijen uit maar geef ook nog onbekende partijen de mogelijkheid om kennis te nemen en in te schrijven - Beleid zou kunnen zijn: stimuleren van jonge ondernemers Mogelijke valkuilen: - Beperkte openingstijden zijn voor veel commerciële partijen niet interessant; zorg dus voor winwin waarin de Bibliotheek langer open kan zijn door inzet van de samenwerkingspartners Thema 8: Leesbevordering en educatie voor de jeugd De Bibliotheek heeft een wettelijke taak op het gebied van bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur, en de jeugd is daarvoor de aangewezen doelgroep. Op dit moment lopen er diverse voorschoolse projecten en projecten met basisscholen; de link met het voortgezet onderwijs dreigt verloren te gaan als de Bibliotheek uit het huidige pand weggaat. De Bibliotheek zoekt naar manieren om voor de jeugd nog interessanter te zijn, en wil haar aanbod richting de jeugd ook nog verbreden. Wat zijn mogelijkheden? Suggesties voor verbreding van aanbod jeugd: - Link met Speel-o-Theek (educatief, ruilaanbod, mede gericht op motoriek van kinderen); winst zou liggen in het bereiken van een andere doelgroep en het verlagen van drempels - Voorlezen aanbod uitbreiden - Gamen (inhoud en techniek, Combineren van spelen en leren) - Workshops Social Media voor jeugd - Informatie Social Media door vakkrachten - Combineren van spelen en leren: drempel verlagen en mensen trekken - Aanwezigheid van pedagoge tijdens inloopuren voor jonge ouders Thema 9: Cultuurhuis en gebouw De Bibliotheek heeft o.a. een maatschappelijke functie. Door te kiezen voor huisvesting in een multifunctioneel gebouw op een centrale plek kan op een aantal fronten voordeel worden behaald: - Laagdrempelige toegang voor andere doelgroepen - Meer mogelijke contactmomenten met Meerssenaren - Synergie met omgeving: aanzuigende werking voor elkaar gebruiken - Exploitatiekosten lager. 7

8 Thema 10: samenwerking met verenigingen Als de Bibliotheek nog intensiever zou samenwerken met verenigingen zou dit voor zowel de Bibliotheek als de vereniging van meerwaarde moeten zijn. Samenwerkingsmogelijkheden zijn bijvoorbeeld: - Fysiek gebruiken van dezelfde ruimte - Samen activiteiten aanbieden - Inhoudelijk ondersteunen van elkaars activiteiten - Elkaars programma s bekendmaken De Bibliotheek werkt al met veel partners samen zoals: - Basisscholen - Voortgezet onderwijs: Stella Maris - Verpleeghuizen - Vrouwengilde (kern) Meerssen - Heemkundevereniging (kern) Meerssen - Vrienden van de Bibliotheek - Stella Academia - Meerssen in de Ban van - CJG Met bestaande partners kan gekeken worden naar een intensivering van de samenwerking. Mogelijke nieuwe partners zijn: - IVN (denk aan startpunt natuurwandeling, link met natuurinfo Bibliotheek of poëzieroute Leporello) - Erfgoedhuis - Zij Actief uit andere kernen - Heemkundeverenigingen andere kernen - Seniorenverenigingen - Milieudefensie - Rechtswinkel - Vrijwilligerscentrale - Trajekt - Speel-o-theek - Douzelage - Muziekverenigingen (denk aan uitvoeringen, lezingen, lessen) - Jeugdsportverenigingen (denk aan workshops met sporthelden, link met sportinfo Bibliotheek, samen topsport kijken) - Kiwanis - Hobbyclubs (link met de informatieve media) - Toneelverenigingen\carnavalsverenigingenschutterijen - Religie / Spiritualiteit 8

9 - Kunstkringen - Koren (denk bijv aan bladmuziek of voorzang ontsluiten via Bibliotheek) - Gezondheidsinformatiepunt - Informatie personaliseren - Boekenveilingen - Aansluiten op zelfstudie (bijv LOI) - Verloskundigen - Particuliere kinderopvang - Buitenschoolse opvang - Peuterspeelzalen Suggestie: mensen die wel dezelfde hobby hebben maar elkaar niet kennen bij elkaar brengen via leeshistorie. Thema 12: Rol van de Bibliotheek bij digitale ontwikkelingen Achtergrond: De Bibliotheek is een plek waar mensen kennis kunnen maken met nieuwe media en ondersteuning kunnen krijgen bij het gebruik van media en software. Suggesties: - zorg voor grote bekendheid en heel lage drempels - zet in op ondersteunende rol in vertaalslag - blijf actief nieuwe ontwikkelingen doorgeven zodat er geen digitale kloof ontstaat - mediacoach moet permanent aanwezig zijn om vragen te beantwoorden Thema 13: Drempel verlagen Door te zorgen dat mensen om andere redenen binnenkomen bij de Bibliotheek wordt bekendheid vergroot en de drempel verlaagd. Suggesties: - Stempunt bij verkiezingen - Speel-o-theek - Vergaderruimte voor gemeente en voor verenigingen - Informatiecentrum voor zorginstanties - Klanteninformatiecentrum voor gemeente - Testruimte voor gamers 9

10 Algemeen opgehaalde suggesties Meer bekendheid geven aan - Bibliotheekapp - Lenen van digitale boeken - Georganiseerde activiteiten - Denk aan nieuwe Nederlanders Verantwoording De inhoud van dit rapport is direct ontleend aan de verslagen die de deelnemers aan de Open Space zelf hebben geschreven. Voor belangstellenden is een fotoverslag met daarin deze handgeschreven verslagen beschikbaar. Dankwoord Het bestuur van de Bibliotheek Meerssen is heel blij met het feit dat er zoveel mensen kwamen meedenken, en dankbaar voor alle suggesties. Wij voelen ons gesteund door de resultaten van de Open Space en vooral door de betrokkenheid bij de Bibliotheek die de individuele deelnemers hebben laten zien. Het bestuur dankt de alle deelnemers (waarvan meer dan 30 externen) van harte voor hun enthousiaste inbreng en hun suggesties zoals in dit rapport weergegeven. Verder dankt het bestuur de personen die betrokken waren bij de zorgvuldige voorbereiding van de Open Space: betrokken bibliotheekleden, bibliotheekmedewerkers maar ook, en in het bijzonder, de medewerkers van Contorno ( die een persoonlijke begeleiding en professionele hulp hebben gegeven. Meerssen, januari

11 Bijlage: opzet Open Space Open Space is een (werk)conferentiemodel dat ontwikkeld is door Harrison Owen (USA). De Open Space aanpak maakt het mogelijk om in een informele sfeer met elkaar het gesprek aan te gaan, gedachten te delen en samen tot aanbevelingen te komen. Tijdens een Open Space bijeenkomst brengen de deelnemers zelf de thema s aan waarover zij in gesprek willen gaan, uiteraard binnen het hoofdthema zoals dat door de organisatie is opgesteld. Tijdens een aantal gespreksrondes wordt in kleine -steeds wisselende- groepen gewerkt, waarbij er diverse sub-sessies tegelijkertijd plaatsvinden. De sub-sessies worden geleid door de deelnemer die het thema heeft ingebracht. Iedere nieuwe gespreksronde heeft nieuwe thema s, een andere groepssamenstelling en andere sub-sessieleiders. Deelname aan de sub-sessies is volledig open; deelnemers kunnen per ronde aan een of meer subsessies deelnemen, maar zijn niet verplicht deel te nemen en ook niet verplicht om de hele tijd bij een sessie te blijven; zij kunnen tussentijds wisselen van sessie. Dit bevordert de kruisbestuiving van ideeën. Aan het einde van elke sub-sessie wordt een kort verslag gemaakt; de verslagen van de sub-sessies van 9 januari 2016 zijn verwerkt in het voorliggende verslag, en zijn in de vorm van een fotoverslag nog op te vragen bij de Bibliotheek Meerssen. 11

12 Bijlage: foto s 12