AGENDAPUNT 7 ONTWERP. Onderwerp: Inkoopbeleid Nummer: Voorstel

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR AGENDAPUNT 7 Onderwerp: Inkoopbeleid Nummer: In D&H: Steller: T. Bruno In Cie: BMZ Telefoonnummer: SKK Afdeling: MO In AB: Portefeuillehouder: P. Poelmann Geheim: ja nee ONTWERP Voorstel gelet op de voortdurende harmonisatie van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van waterschappen, gecoördineerd door de Unie van Waterschappen en gelet op de nieuwe aanbestedingswet die per 1 april 2013 is ingegaan, wordt u voorgesteld om het volgende te besluiten: 1. Vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Waterschappen 2013, gecoördineerd door de Unie van Waterschappen, onder intrekking van het huidige vastgestelde Aanbestedingsbeleid Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden voor werken, diensten en leveringen d.d. 22 september 2010 met nummer DM Vaststellen van de uniforme inkoopvoorwaarden voor waterschappen voor diensten, leveringen en ICT, aangereikt door de Unie van Waterschappen, onder intrekking de Algemene inkoopvoorwaarden 2010 van de waterschappen vastgesteld op 7 februari Advies commissie BMZ SKK Reactie college op advies commissie

2 INLEIDING Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Tegelijkertijd traden ook het Aanbestedingsbesluit, de Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement voor werken 2012 (ARW 2012) in werking. De Aanbestedingswet implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijnen en vervangt het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en de Wet implementatie rechtsbescherming aanbestedingen (Wira). In de Aanbestedingswet wordt via een algemene maatregel van bestuur (het Aanbestedingsbesluit) een tweetal richtsnoeren verplicht gesteld: de Gids Proportionaliteit en (voor aanbestedingen voor werken onder de Europese drempels) het ARW In de Aanbestedingswet 2012 zijn in deel 1 algemene bepalingen opgenomen, zowel voor aanbestedingen boven als onder de Europese drempels. Sommige van die bepalingen vergen, evenals de genoemde richtsnoeren (Gids Proportionaliteit en de ARW 2012), nader beleid. Reden waarom het inkoopbeleid van HDSR aan de veranderingen moet worden aangepast. In de zomer van 2012 is een gezamenlijke werkgroep van waterschappen onder paraplu van de Unie, Inkoopbeleid van start gegaan die als onderdeel van het project inkoopprofessionalisering waterschappen ten doel had om een geharmoniseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid te ontwikkelen. De VNG (vereniging Nederlandse gemeenten) publiceerde rond die tijd een model Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor decentrale overheden (met name gemeenten). Dit model is (juridisch) getoetst en door de Unie geschikt bevonden als kader voor de waterschappen. Uit efficiency overwegingen en met het oog op het streven naar uniformiteit (zoals de nieuwe aanbestedingswet ook vraagt van de aanbestedende diensten) is besloten door de Unie om het VNG model te gebruiken om nieuw inkoopbeleid ontwikkelen. De werkgroep heeft de SIA (Subwerkgroep Inkoop en Aanbesteden van de Unie) geadviseerd een geharmoniseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de waterschappen te baseren op het VNG model. Achtergrond VNG model In aanvulling op de nieuwe Aanbestedingswet heeft de minister van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie beleidsmaatregelen voorgesteld. Deze beleidsmaatregelen moeten richting geven aan de praktijk van aanbesteden en verdere professionalisering ondersteunen en stimuleren. Het aanvullend beleid omvat onder andere het VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid. In 2010 sloot de VNG hierover een convenant met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In juli 2012 heeft de VNG een model inkoop- en aanbestedingsbeleid gepubliceerd. Het VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft uniformering van decentrale overheden (m.n. gemeenten) ten doel. Door het VNG model als uitgangspunt te nemen voor een geharmoniseerd waterschapsbeleid voor inkoop en aanbesteden dragen de waterschappen bij aan de uniformering van decentrale overheden. Daartoe is getracht zo dicht mogelijk bij het oorspronkelijke VNG model te blijven. Niettemin hebben er aanpassingen plaats moeten vinden om het VNG model geschikt te maken voor de waterschappen. Het eerste concept van het geharmoniseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid is middels de SIA verspreid en beoordeeld in RSI (regionale samenwerkingsverbanden waterschappen. HDSR heeft zitting in het RSI West) verband. Het concept is positief ontvangen. De commentaren die via de SIA zijn teruggegeven aan de werkgroep zijn verwerkt in het huidige Geharmoniseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de waterschappen. De Unie van Waterschappen heeft het uniforme inkoopbeleid inmiddels vastgesteld. Nu is het de beurt aan de afzonderlijke waterschappen om dit vast te stellen. Opbouw Het Geharmoniseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid is als volgt opgebouwd: 1. Doelstellingen; wat is het te bereiken doel (hoofdstuk 2); 2. Juridische uitgangspunten: hoe gaat HET WATERSCHAP om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3); 3. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat HET WATERSCHAP om met de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4); 4. Economische uitgangspunten: hoe gaat HET WATERSCHAP om met de markt en leveranciers? (zie verder hoofdstuk 5); 5. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt HET WATERSCHAP in? 6. Raakvlakken met eigen organisatie (welke onderdelen van de eigen organisatie)

3 Wat zijn de belangrijkste veranderingen in de nieuwe Aanbestedingswet ten opzichte van bestaande regelgeving: 1. De wet verplicht een aanbestedende dienst te motiveren waarom hij voor een bepaald type procedure kiest en welke ondernemers hij toelaat tot de procedure. 2. De wet verbiedt het onnodig samenvoegen van opdrachten. Het opknippen van opdrachten ten gunste van het MKB is verplicht, tenzij gemotiveerd kan worden dat dit niet passend is. 3. De wet bepaalt dat eisen, voorwaarden en criteria in redelijke verhouding moeten staan tot het voorwerp van de opdracht. 4. De standstill/bezwaartermijn wordt verlengd van 15 tot 20 kalenderdagen na verzending van de gunningsbeslissing. 5. Verplicht gebruik van het model Eigen Verklaring. Er is een model voor boven en een model voor onder de Europese aanbestedingsdrempels. 6. De Gedragsverklaring Aanbesteden komt in plaats van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG, VOG-rp). 7. De wet kent specifieke regels voor aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempels. 8. De wet bepaalt dat aanbestedende diensten de administratieve last zoveel mogelijk moeten beperken. Aanbestedingsstukken moeten kosteloos ter beschikking worden gesteld. 9. De wet verplicht een aanbestedende dienst zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te genereren met de publieke middelen. Het gebruik van EMVI (economisch meest voordelige inschrijving) als gunningscriterium is bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempels in beginsel verplicht gesteld. 10. Geschiktheidseisen mogen bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempels geen betrekking meer hebben op de omzet. 11. (Voor)aankondigingen en aankondigingen van gegunde opdrachten moeten plaatsvinden via TenderNed, het elektronisch systeem voor aanbestedingen. Dit zijn behoorlijke wijzigingen in de wet. Daarom sluit het oude inkoopbeleid niet meer aan bij de nieuwe wet, waardoor dit moet worden aangepast. Bijkomend voordeel is dat het nieuwe inkoopbeleid is opgesteld samen met andere waterschappen en daardoor sprake is van harmonisatie van inkoopbeleid tussen waterschappen. Daarmee beantwoorden we ook aan de wensen van het bedrijfsleven waardoor de administratieve lasten afnemen. Dit past ook geheel in het beleid van de rijksoverheid. ARGUMENTEN 1. Unie van Waterschappen: harmonisatie van inkoopbeleid en bagatelgrenzen. Met ingang van 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet 2012 (AW2012) met bijbehorende Uitvoeringsregelingen in werking getreden. Het inkoopbeleid van HDSR dient op deze veranderende wetgeving- en regelgeving te worden aangepast. 2. Daarnaast wordt binnen de Unie van Waterschappen al enige jaren gewerkt aan het programma professionaliseren inkoop en aanbesteden. Eén van de thema s hierbij is het harmoniseren van Inkoopen aanbestedingsbeleid en de inkoopvoorwaarden van de waterschappen. 3. Bovenstaande heeft geleid tot een model uniform Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de waterschappen gebaseerd op een model Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Door zowel vanuit de VNG als vanuit de Unie van Waterschappen (UvW) een gelijk model als uitgangspunt te hanteren, zal de uniformiteit naar de markt toe bevorderd worden en zullen samenwerkingsmogelijkheden worden verruimd. RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN De uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft raakvlakken met het programma Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen evenals het toepassen van de Maatschappelijke Kosten-Baten Analyse en de certificering Kwaliteit, Arbeidsomstandigheden en Milieu (KAM). Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit geheel aan bij de missie en visie van het waterschap. De missie van het waterschap is in 2007 vastgesteld door het bestuur waarbij de kernwaarden zijn: duurzaamheid, kwaliteit, resultaatgerichtheid, innovativiteit en efficiency. Conform de begroting 2013 is het streven om voor de productgroepen waarvoor AgentschapNL duurzaamheidscriteria heeft vastgesteld, 100% duurzame inkoop te realiseren

4 FINANCIËLE CONSEQUENTIES (niet van toepassing) KANTTEKENINGEN Indien het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid niet vastgesteld wordt, blijft het oude beleid van toepassing met als gevolg dat het Hoogheemraadschap niet voldoet aan nieuwe wet- en regelgeving. Dit is geen optie. Tevens wordt er geen invulling gegeven aan het harmonisatiebeleid van de Unie van waterschappen. UITVOERING Alle benodigde maatregelen voor implementatie van de nieuwe wet zijn al getroffen. Voor het operationele deel van inkoop voldoen we wel aan de wet per 1 april 2013 omdat de nieuwe inkoopdocumenten inmiddels zijn afgestemd op de nieuwe aanbestedingswet. COMMUNICATIE De inkoopadviseur zal in samenspraak met het inkoopplatform de communicatie binnen HDSR over de wijzigingen en effecten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid met de afdelingen verzorgen. Aan de externe communicatie wordt i.s.m. de afdeling communicatie invulling gegeven. BIJLAGE(N) nee ja, namelijk: 1. Inkoop en Aanbestedingsbeleid Waterschappen Inkoopvoorwaarden voor diensten, leveringen en ICT (als onderdeel van bijlage 1). TER INZAGE ja, namelijk tekst nieuwe aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit bij Bestuurszaken, kamer Dijkgraaf en hoogheemraden, dijkgraaf, P.J.M. Poelmann secretaris-algemeen directeur a.i., drs. J. Miedema

5 Inkoop en Aanbestedingsbeleid Waterschappen 2013 Auteur T. Bruno Registratienummer DM Datum 21 maart 2013 Versie 1.0 Status Definitief Afdeling MO 1

6 Voorwoord De Unie van Waterschappen (UvW) stimuleert de verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk van de waterschappen. Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van het naleven van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering te ondersteunen en meer uniformiteit tussen waterschappen en andere overheidsinstellingen te bevorderen. Op 28 juni 2013, in de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen, is het uniform inkoopen aanbestedingsbeleid vastgesteld. Het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het model inkoop- en aanbestedingsbeleid dat in juni 2012 door de VNG is vastgesteld. Om efficiënt te werken en als overheid niet twee keer het wiel uit te vinden is dit model als uitgangspunt genomen voor een model inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de waterschappen. Door zowel vanuit de VNG als vanuit de UvW een gelijk model als uitgangspunt nemen, zal de uniformiteit naar de markt toe bevorderd worden en zullen samenwerkingsmogelijkheden verruimd worden. Op enkele punten heeft de UvW toevoegingen gedaan aan het VNG model om het model (meer) geschikt te maken voor de inkooppraktijk van de waterschappen. Het beleid is in lijn met de nieuwe aanbestedingswet die per 1 april 2013 in werking is getreden. Verder beogen de waterschappen (net als de VNG) de volgende doelstellingen te bereiken met het model: - Op een goede en verantwoorde wijze inkopen en aanbesteden; - Aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit; - Niet alleen bijdragen aan mogelijke besparingen, maar tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten realiseren; - Mogelijkheden om bij het aanbesteden van opdrachten een rol toe te bedelen aan de marktpartijen (bijvoorbeeld innovatief aanbesteden). Met dank aan de VNG voor het ter beschikking stellen van het model. 2

7 Inhoudsopgave Voorwoord...2 Inhoudsopgave...3 Inleiding Definities Doelstellingen Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Uniforme documenten Algemene beginselen bij Inkoop Grensoverschrijdend belang Waardebepaling van een opdracht Mandaat en volmacht Afwijkingsbevoegdheid Toetsing Aanpassen beleid Ethische en ideële uitgangspunten Integriteit Duurzaam inkopen Innovatie Economische uitgangspunten Product- en Marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Lokale economie en MKB Samenwerken Bepalen van de inkoopprocedure Raming en financiële budget

8 5.7. Eerlijke mededinging en commerciële belangen Organisatorische uitgangspunten Inkoopproces Inkoop in de organisatie Verantwoordelijken...21 Inkoopadviseur...23 Inkoopplatform...23 Inkopers...24 Concerncontrol...24 Handboek Inkoop & aanbesteden Dossiervorming Contract- en leveranciersmanagement...25 Bijlage 1 Formulier 1 voorstel Inkoop...26 Bijlage 2 Formulier 2 voorstel inkoop...28 Bijlage 3 Inkoopvoorwaarden voor diensten...30 Bijlage 4 Inkoopvoorwaarden voor leveringen...36 Bijlage 5 Inkoopvoorwaarden voor ICT...40 Bijlage 6 Inkoopvoorwaarden voor externe Inhuur

9 Inleiding Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (hierna HDSR) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij HDSR plaatsvindt en moet worden gezien als toetsingskader. HDSR leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient HDSR continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van HDSR. Daarnaast gaat HDSR bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van: 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat HDSR om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3); 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat HDSR om met de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4); 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat HDSR om met de markt en leveranciers? (zie verder hoofdstuk 5); 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt HDSR in? (zie verder hoofdstuk 6). Inkooppakket strategieën Aanvullend op dit beleid is het mogelijk dat HDSR alleen of in samenwerking met andere waterschappen/aanbestedende diensten per inkooppakket of een samenstelling van inkooppakketten opstelt. Handboek inkoop en aanbesteding In een separaat handboek Inkoop en aanbesteden zullen de HDSR uitvoeringsregels (processen en handelingen) ten aanzien van inkoop van Werken, Diensten en Leveringen worden uitgewerkt. Op deze wijze wordt een scheiding aangebracht tussen beleid (wat) en uitvoering (hoe). De scheidslijn tussen beiden is niet altijd even strikt te maken en er kan enige overlap bestaan. 5

10 1. Definities In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Contractant De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van HDSR. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Inkoop Rechtshandelingen van HDSR gericht op de Verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een Of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van HDSR voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2013 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Ondernemer Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. HDSR Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

11 2. Doelstellingen Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. HDSR leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt HDSR efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. HDSR houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (regionale) Ondernemers tot opdrachten van HDSR. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen HDSR en de Contractant. HDSR spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan HDSR ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwerven Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van HDSR. Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van HDSR en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van HDSR. e. HDSR stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel HDSR als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. HDSR verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. Concreet kan HDSR hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). HDSR maakt gebruik van de model eigen verklaring conform weten regelgeving. 7

12 f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan het realiseren van het algemene beleid van HDSR. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. g. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan innovatief en innovatiegericht inkopen. Om deze doelstellingen te realiseren streeft ernaar HDSR zoveel mogelijk samen te werken met marktpartijen en andere overheden. Kennisuitwisseling staat daarbij centraal. h. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan Duurzaamheidswinst De uitdaging waarvoor HDSR staat, vraagt om inkoopbeleid dat verspilling tegengaat en tegelijkertijd innovatie bevordert. Een inkoopbeleid dat duurzaam ondernemerschap in de hele keten bevordert. 8

13 3. Juridische uitgangspunten 3.1. Algemeen juridisch kader a. HDSR leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door HDSR restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante weten regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012 en bijbehorende AMvB 1 : dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Rechtsbeschermingrichtlijn ). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Waterschapswet: het wettelijke kader voor waterschappen. Algemene wet Bestuursrecht: het wettelijk kader voor de algemene beginselen van behoorlijk bestuur Uniforme documenten HDSR gebruikt uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. HDSR past bij betreffende inkopen in ieder geval toe: Aanbestedingsreglement werken 2013 ( ARW 2013 ) 2 ; Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken. 3 Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken 4 ; (doelstelling van de richtsnoeren is het bevorderen van uniformiteit en naleving aanbestedingspraktijk) 1 De Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) is thans nog niet inhoudelijk vastgesteld. 2 Dit document is thans nog niet inhoudelijk vastgesteld (tot vaststelling wordt gebruik gemaakt van het ARW 2005) en zal mogelijk ook ARW 2013 genoemd worden. 3 Dit document is thans nog niet inhoudelijk vastgesteld.. 9

14 Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden: AWIV. AWVODI, AWIVI, en/of door HDSR opgestelde contracten/overeenkomsten/opdrachtverstrekkingen. Algemene voorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het ter beschikking stellen van arbeidskrachten. De documenten uit DM en n-office. Hierin zijn standaarddocumenten opgenomen voor alle soorten marktbenadering en overige acties binnen het inkoopproces. Gids Proportionaliteit; HDSR verklaart het ARW 2013, met uitzondering van de bepalingen inzake de aan werken gerelateerde leveringen en diensten, van toepassing op al hun aanbestedingen op het gebied van werken boven de Europese drempelwaarden. Daarbij geldt ook het pas toe of leg uit principe. Dat wil zeggen dat afwijken is toegestaan, mits gemotiveerd Algemene beginselen bij Inkoop a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht HDSR neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-Discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Objectiviteit: De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een inschrijver geschikt is, dienen relevant te zijn voor de te verstrekken opdracht. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het onderwerp van de opdracht. HDSR past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de behoeften van HDSR. Het handboek Inkoop en Aanbesteden voorziet in de verdere uitwerking voor de inrichting van de Inkoopprocessen. b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur HDSR neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, vertrouwensbeginsel. 10

15 3.4. Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past HDSR de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal HDSR een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal HDSR verplicht publiceren op Tenderned(bij Europese aanbestedingen) en/of in/op andere gebruikelijke media en websites (bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen) Waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (excl.btw) te worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt bepaald door alle gelijksoortige behoeften van HDSR over de gehele contractperiode op te tellen. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden wordt gezien als één opdrachtgever. De opdracht mag niet in onderdelen worden gesplitst (geknipt) met de bedoeling om onder een drempelbedrag te blijven. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van HDSR. HDSR wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 11

16 3.7. Afwijkingsbevoegdheid Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van het geval, kan men vooraf gemotiveerd afwijken van de gestelde inkoopprocedure, voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Toetsing van de motivatie om af te wijken vindt plaats door de afdeling Management Ondersteuning (MO). De medewerker die een afwijking wil voorstellen dient daartoe een memo afwijking aanbestedingsregels in. De secretaris-algemeen directeur ontvangt de memo inclusief MO toets. De secretaris-algemeen directeur bepaalt of de motivatie voldoet aan wet- en regelgeving. Indien de motivatie voldoet wordt het afwijkingsverzoek ter goedkeuring aan het college aangeboden. Uitzondering geldt voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten. Hiervoor kunnen bedragen tot aan de Europese aanbestedingsdrempel, onderhands enkelvoudig opdrachten worden verleend. Onder spoedeisende omstandigheden verstaat HDSR omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat. Dit laat onverlet dat het College te allen tijde goedkeuring dient te verlenen. Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen en Aanbestedingswet daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden. In principe wordt niet afgeweken van de inkoopvoorwaarden van het waterschap. Indien onverhoopt toch een uitzondering gemaakt moet worden dan is dat alleen mogelijk met toetsing door inkoopadviseur én juridische zaken Toetsing Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn in het handboek inkopen en aanbesteden procedures en formats opgenomen die een correct verloop van het aanbestedingsproces waarborgen. Het handboek zal steeds aan ontwikkelingen, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen aangepast worden. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid maakt onderdeel uit van de accountantscontrole Aanpassen beleid Het vaststellen van wijzigingen aan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur mandateert het College om dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderdingen in wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak en de daaruit voortvloeiende jurisprudentie) deze aanpassingen vereisen (bijvoorbeeld aangepaste 12

17 drempelbedragen). Het Algemeen Bestuur wordt via het College zo spoedig mogelijk geïnformeerd over eventuele aanpassingen. 4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1. Integriteit a. HDSR stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent, dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes naar zowel interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen de inkoopfunctie. b. HDSR contracteert enkel met integere Ondernemers. HDSR wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden. HDSR heeft ook een contract en leveranciers managementsysteem waarmee leveranciers beoordeeld kunnen worden. De beoordelingen worden gebruikt bij het selectieproces bij aanbestedingen. Als er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan de directie een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) Duurzaam inkopen a. Bij inkopen neemt HDSR milieuaspecten in acht. HDSR heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. HDSR streeft er naar om in % duurzaam in te kopen, conform het Klimaatakkoord Unie en Rijk Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het Inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu én sociale aspecten. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende: Bij de product- en marktanalyse inventariseert HDSR welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; voor Werken vind dit plaats in de voorontwerpfase. 13

18 In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen, minimaal voor de productgroepen waarvoor criteria bekend zijn (zie HDSR kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van etc.). HDSR zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan hij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van HDSR en zijn werkwijze. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de RAW-Catalogus Bepalingen Duurzaam Inkopen. Daarnaast heeft de UvW een beslistool opgesteld die met het oog op Werken het meest duurzame ontwerp kan identificeren. Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met de bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. Meerkosten dienen in verhouding tot de opdracht te staan. De richtlijn die hierbij gehanteerd wordt komt uit het MVObeleid van HDSR. Duurzaam is niet per sé duurder. Door duurzaam in te kopen kunnen overheden hun invloed gebruiken om duurzame ontwikkelingen in ondernemingen te bevorderen. b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en indien passend social return. HDSR onderschrijft het belang van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op de wet- en regelgeving. Opdrachtnemers van HDSR worden geacht zich te houden aan gangbare normen en waarden op het gebied van arbeid (een en ander overeenkomstig de conventies van de International Labour Organization). Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden (arbo) of andere onethische praktijken worden niet getolereerd en kunnen leiden tot uitsluiting bij inschrijving en ontbinden van bestaande overeenkomsten. 4.3 Innovatie HDSR moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat HDSR ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product. 14

19 Voor het aanbesteden van Werken gaat HDSR investeren in zijn ontwikkeling om zoveel mogelijk geïntegreerde contracten op basis van het UAV-GC 2005 toe te passen. Voor het vaststellen welke contractvorm het meest geschikt is om de werkzaamheden te laten uitvoeren maakt HDSR daarbij gebruik van het afwegingsmodel. Doel van het afwegingsmodel is het onderbouwen van een beslissing welke marktbenadering in het gegeven project het beste toegepast kan worden. Het model helpt hierbij om een heldere en duidelijke verantwoording van deze beslissing vast te leggen in een inkoopplan: 15

20 5. Economische uitgangspunten 5.1. Product- en Marktanalyse a. Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. HDSR acht het van belang om de markt te kennen door indien mogelijk een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie a. HDSR acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. HDSR streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. HDSR moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. b. HDSR kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van HDSR door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. HDSR kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers Lokale economie en MKB a. HDSR heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en HDSR moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of 16

21 mondiale kansen laten liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop en sluit aan op de doelstelling van HDSR m.b.t. duurzaamheid. b. HDSR heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen krijgen. HDSR houdt echter bij zijn inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan HDSR doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de ( administratieve) lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria Samenwerken HDSR hanteert als uitgangspunt dat het oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerken binnen de eigen organisatie als voor samenwerken met andere Waterschappen of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden m.b.t. de inkoopsamenwerking kunnen structureel zijn of incidenteel, maar hebben allen ten doel om door middel van samenwerking inkoopvoordelen voor alle waterschappen te realiseren. Dit alles voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is Bepalen van de inkoopprocedure Ingevolge de Aanbestedingswet moet de aanbestedende dienst een bewuste keuze maken over de wijze waarop hij een opdracht in de markt wil zetten. Bij een aanbesteding boven de Europese drempelwaarden is de keuze beperkt tot in de wet toegestane procedures, maar binnen de gegeven mogelijkheden dient wel een bewuste keuze gemaakt te worden. Objectieve gronden voor keuze procedure In de Gids Proportionaliteit is ten aanzien van de keuze voor de procedure voorschrift 3.4A opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de aanbestedende dienst bij de keuze van de procedure in ieder geval de volgende aspecten moet betrekken: omvang van de opdracht transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers aantal potentiële inschrijvers gewenst eindresultaat complexiteit van de opdracht type van de opdracht en het karakter van de markt. Ten slotte kunnen ook de volgende aspecten nog een rol spelen: baten en lasten van een bepaalde procedure kenmerken van de sector (bv. omvang en structuur van de markt, handelspraktijken, enz.) 17

22 geografische ligging van de plaats van de uitvoering Drempelwaarden Naast de objectieve gronden kunnen ook drempelbedragen richtinggevend zijn voor het bepalen van de te gebruiken procedure. In de Gids Proportionaliteit is met kleurenschema s aangegeven bij welk bedrag een bepaalde procedure (met name onder de Europese drempels) proportioneel is. Schema drempelbedragen van inkoopprocedures (Beslisboom) (Bedragen zijn Werken Leveringen Diensten exclusief BTW) Enkelvoudig Tot Tot Tot Meervoudig Nationaal Europees Vanaf Vanaf Vanaf b diensten Voor 2b diensten geldt een verlicht regime. HDSR zal voor 2b diensten in principe het verlicht regime toepassen maar kan altijd voor een zwaarder regime kiezen. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag HDSR vraagt tenminste aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag HDSR vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers 5 een Offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal HDSR conform het Schema drempelbedragen van inkoopprocedures, nationaal aanbesteden. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal HDSR in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving Raming en financiële budget Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële 5 Deze aantallen komen uit de Gids Proportionaliteit.. 18

23 haalbaarheid van de opdracht te bepalen. HDSR wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden Eerlijke mededinging en commerciële belangen HDSR bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door proportioneel, objectief, transparant, nondiscriminerend en transparant te handelen, bevordert HDSR een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). HDSR wenst geen Ondernemers te betrekken in zijn Inkoopproces die de mededinging vervalsen. 19

24 6. Organisatorische uitgangspunten 6.1. Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Stap Fase Inkoopproces Toelichting 1. Voortraject - Bepalen van inkoopbehoefte - Bepalen van het aanbod (bijv. via bedrijfskolom-, product- en marktanalyse - Raming en bepalen van het financiële budget - Keuze inkoopprocedure of aanbestedingsprocedure 2. Specificeren - Opstellen van eisen en wensen - Omschrijven van de opdracht - Opstellen Offerteaanvraag 3. Selecteren - Eventuele voorselectie leveranciers - Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed - Offertes evalueren - Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van aanbestedingsregelgeving) - Gunning aan winnende Inschrijver 4. Contracteren - Informeren afgewezen leveranciers - Tekenen (raam) overeenkomst met winnende Inschrijver (Contractant) - Registreren getekende overeenkomst 5. Bestellen - Uitvoeren van de opdracht - Eventueel met het doen van bestellingen 20

25 6. Bewaken - Bewaken termijnen - Controleren nakoming afgesproken prestaties - Tijdige betaling facturen 7. Nazorg - Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen, looptijd - Evalueren overeenkomst met Contractant 6.2. Inkoop in de organisatie De inkoopfunctie bij HDSR is georganiseerd volgens het gecoördineerde decentrale model. De landelijke trend bij overheden is dat inkoop steeds meer volgens het centraal geleide inkoopmodel wordt gepositioneerd in de organisatie. In de nabije toekomst dient HDSR een keuze te maken tussen het decentrale inkoopmodel en het centraal geleide inkoopmodel Verantwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat op aangeven van interne klanten. Interne klanten zijn zowel ambtelijk als bestuurlijk. Gecoördineerd decentrale inkoopmodel ( huidige situatie) HDSR kent een gecoördineerd decentraal inkoopmodel. Dit betekent dat iedere afdeling zelf integraal verantwoordelijk is voor het inkoopproces en voor de uitvoering van het inkoopbeleid van HDSR. Binnen de afdeling is het afdelingshoofd eindverantwoordelijk. De budgethouder is binnen zijn of haar mandaat eindverantwoordelijk. Bij inkoopactiviteiten dient er een startdocument inkoop te worden ingevuld die daarna door de leden van de inkoopcommissie afzonderlijk wordt ondertekend. Organisatie De inkoopfunctie is het geheel van activiteiten dat gericht is op het verwerven van goederen, diensten en werken en vormt een geïntegreerd onderdeel binnen de organisatie. De volgende vier partijen maken onderdeel uit van de organisatie rondom inkoop. Inkoopadviseur Inkoopplatform Budgethouders Inkopers 21

26 Drempelbedragen De volgende drempelbedragen gelden (excl BTW) bij Europese aanbestedingen: Werken: Leveringen Diensten De bagatelgrens voor leveringen en diensten is gesteld op euro en voor werken op Uitzonderingen op het handhaven van deze bagatelgrenzen zijn: Verplichtingen c.q. inkopen tot 1.000,-. Dan hoeft geen verplichtingenadministratie bijgehouden te worden. In het geval van dwingende spoed en dringende reden. Motiveringsplicht Het transparantiebeginsel vereist een objectieve beoordelingsmethode die ook achteraf controleerbaar is. De door de HDSR gevolgde beoordelingsmethode moet daarom als voldoende objectief kunnen worden aangemerkt. In de motivering van de afwijzingsbeslissing dient op grond van de aanbestedingswet verder te worden benoemd op welke wijze de beoordeling heeft plaatsgevonden en hoe de aanbestedende dienst tot bepaalde scores en/of waardeoordelen is gekomen. Aan de hand hiervan dient te kunnen worden nagegaan op welke wijze de beoordeling van de inschrijving van de afgewezen partij tot op niveau van subcriterium heeft plaatsgevonden en hoe deze beoordeling zich verhoudt tot die van de winnende partij. Een aanbestedende dienst is echter niet verplicht om ter zake vertrouwelijke en/of concurrentiegevoelige informatie van de winnende inschrijver bekend te maken. De toekenning van scores mogen mede worden gebaseerd op een onderlinge vergelijking van de verschillende inschrijvingen. Kortom, de aanbestedende dienst dient haar beoordeling afdoende te kunnen motiveren. Bij gunning op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving heeft de aanbestedende dienst daarbij overigen een zekere mate van beoordelingsvrijheid. Wat mag een aanbestedende dienst buiten de motivering houden? Uit de aanbestedingswet vloeit voort dat de aanbestedende dienst bepaalde gegevens betreffende de gunning van de overheidsopdracht niet mag meedelen indien openbaarmaking van die gegevens: De toepassing van de wet in de weg staat; In strijd is met het openbaar belang; Schadelijk is voor rechtmatige commerciële belangen; en/of Afbreuk doet aan een eerlijke mededinging 22

27 Inkoopadviseur De inkoopadviseur houdt zich bezig met strategisch en tactisch inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarbij adviseert en coördineert de inkoopadviseur de procedures die op inkoop en aanbesteding betrekking hebben en ondersteunt afdelingshoofden en projectleiders bij (Europese) aanbestedingen. Het doel is om de organisatie te stimuleren tot professioneel inkoopgedrag onder meer door het vergroten van bewustwording van effectieve inkoop en het stimuleren dat verschillende afdelingen samenwerken bij het inkopen bij dezelfde of een klein aantal leveranciers. Daarnaast ondersteunt en begeleidt de inkoopadviseur de afdelingen bij complexe contracten en grote aanbestedingen. Ter ondersteuning beheert de inkoopadviseur de huidige inkoopinstrumenten en houdt zich bezig met het ontwikkelen van nieuwe instrumenten. Ten behoeve van sturing en verantwoording zullen prestatie-indicatoren worden ingezet en wordt een inkooprapportagesysteem ontwikkeld en beheerd. Op basis van prestatiemetingen en aan de hand van externe ontwikkelingen signaleert de inkoopadviseur verbetergebieden en draagt zorg voor implementatie. De inkoopadviseur toetst alle inkoopvoorstellen en meldingen boven de bagatelgrenzen (bijlage 1). Deze toets is met name gericht op het beoordelen of de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. Tevens bevatten de voorstellen informatie over het verwachte percentage duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De inkoopadviseur is verantwoordelijk voor het beheren en het stimuleren van het gebruik van diverse documenten ten behoeve van inkoop en aanbestedingen. Bij het opstellen hiervan schakelt de inkoopadviseur één of meerdere leden van het inkoopplatform (uit de lijn) in. Inkoopplatform Suggesties, voorstellen en ideeën van de inkoopadviseur worden aan het inkoopplatform voorgelegd en besproken. Procedurele en inhoudelijke knelpunten van afdelingen en de betreffende medewerkers worden in het inkoopplatform aan de orde gesteld. Vervolgens worden adviezen besproken op welke wijze gehandeld zou moeten worden. Bijvoorbeeld via een separate mailbox worden vragen uit de organisatie aan het inkoopplatform kenbaar gemaakt. Ook brengen leden van het platform problemen en marktontwikkelingen ter bespreking in. Budgethouders Budgethouders (afdelingshoofden en projectleiders) beoordelen alle inkoopvoorstellen en meldingen die door de inkopers van hun eigen afdeling worden aangeleverd. De toets bij inkopen boven de bagatelgrens is met name gericht op het beoordelen of de kosten ten laste van het genoemde budget/project kunnen worden gebracht en of er budget ofwel krediet beschikbaar is (bijlage 1). Bij alle inkopen onder de bagatelgrenzen die door middel van een voorstel worden aangevraagd (bijlage 2), toetst de budgethouder tevens of de aanbestedingsprocedure juist is en correct wordt vormgegeven. 23