KU LEUVEN ERASMUS+ PROGRAMMA. STUDIEVERBLIJF IN HET BUITENLAND TIJDENS DE 3 e BACHELORFASE (ACADEMIEJAAR )

Transcriptie

1 FACULTEIT BIO-INGENIEURSWETENSCHAPPEN KU LEUVEN ERASMUS+ PROGRAMMA STUDIEVERBLIJF IN HET BUITENLAND TIJDENS DE 3 e BACHELORFASE (ACADEMIEJAAR ) INFORMATIEBROCHURE VOOR STUDENTEN 2 e BAC

2 INLEIDING Het ERASMUS+ Programma (European Action Scheme for the Mobility of University Students) wil de mobiliteit van studenten in Europa bevorderen. ERASMUS+, de opvolger van Erasmus, is het actieprogramma van de Europese Commissie dat samenwerking op het gebied van onderwijs ondersteunt. Dit programma beslaat alle onderwijssectoren en niveaus, van de kleuterschool tot volwassenenonderwijs. Het ERASMUS+ Programma maakt het mogelijk dat studenten gedurende een bepaalde periode van hun opleiding aan een buitenlandse universiteit kunnen verblijven en daar colleges volgen of stage lopen. Dit buitenlandse verblijf wordt erkend door de thuisuniversiteit als een integraal onderdeel van het eigen studieprogramma. #uitwisseling #verblijf #statuut #beurs #studiepunten #quoteringssystemen Deelnemen aan een ERASMUS+ uitwisseling betekent aan de Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen (FBIW) dat je gedurende het eerste semester van de derde bachelorfase aan een Europese universiteit, waarmee de faculteit een uitwisselingsakkoord heeft afgesloten, gaat studeren. De periode die je daar gaat doorbrengen, wordt omschreven als een ERASMUS+ verblijf. Om aan een uitwisseling deel te kunnen nemen moet je eerst het ERASMUS+ statuut verkrijgen. Dit verkrijg je als je geselecteerd wordt voor een universiteit. Je ERASMUS+ beurs hangt af van het inkomen van je ouders, de bestemming én van het beschikbare budget. Met de invoering van het ERASMUS+ programma (sinds het academiejaar ) werd ook een nieuwe procedure ingevoerd om studiepunten op een officiële manier over te dragen tussen universiteiten uit verschillende landen binnen de Europese Unie. Dit systeem voor de overdracht van studiepunten wordt meestal omschreven door middel van het letterwoord ECTS (European Credit Transfer System). Je moet ervoor zorgen dat je voldoende studiepunten verzamelt (op basis van equivalente vakken) zodat je, samen met de studiepunten van het tweede semester in Leuven, aan het totaal van 180 studiepunten voor de bacheloropleiding komt. Binnen het ECTS-systeem wordt een relatieve omzettingstabel gehanteerd die toelaat om de verschillende quoteringssystemen in diverse Europese landen op elkaar af te stemmen. Dit impliceert dat een buitenlandse quotering voor de geleverde prestatie niet automatisch integraal wordt overgenomen maar dient omgezet te worden naar een equivalente quotering aan onze faculteit. Meer info vind je op de ERAMUS+ webpagina van de faculteit. 2

3 FAQ #wie #bestemmingen #equivalentie #grades #beurzen #taalvereisten #statuut #verzekering 1. Wie komt in aanmerking om in het kader van ERASMUS+ naar het buitenland te gaan? Studenten uit de 2 e bachelorfase kunnen het ERASMUS+ statuut aanvragen om in de 3 e bachelorfase op ERASMUS+ uitwisseling te gaan. Er zijn echter een aantal vereisten: A. Studenten mogen maximaal twee niet-tolereerbare tekorten hebben op OPO s van het eerste semester van de 1 ste en 2 e bachelorfase, om een aanvraag te mogen indienen. B. Moet je sowieso nog OPO s van het eerste semester in tweede zit afleggen, dan mag je enkel een aanvraag indienen voor buitenlandse partners waar het academiejaar start na de deliberatie van de tweede zittijd (september) in Leuven. Dit sluit dus onder meer de Scandinavische landen uit, waar het academiejaar reeds start in augustus. C. Om uiteindelijk ook op ERASMUS+ te gaan is het vereist dat je voor het eerste semester van de derde bachelorfase het standaardtraject volgt, met het vaste vakkenpakket. Dit wil dus zeggen dat je op alle vakken van het eerste semester van de 1 ste en 2 de bachelorfase geslaagd moet zijn of getolereerd. Naar tekorten van het tweede semester wordt niet gekeken. 2. Welke bestemmingen zijn mogelijk? ERASMUS+ is een Europees programma, dat gefinancierd wordt door de Europese Commissie. Dit houdt in dat ERASMUS+ studenten aan een aantal Europese universiteiten kunnen studeren, namelijk in alle lidstaten alsook in één van de volgende landen: Bulgarije, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Roemenië, Turkije en Kroatië. Je kan enkel naar welbepaalde universiteiten gaan waarmee de faculteit overeenkomsten heeft afgesloten. Een jaarlijks geactualiseerd overzicht van deze ERASMUS+ partnerinstellingen kan je raadplegen op de facultaire ERASMUS+ website. 3. Is de inhoud van het studieprogramma aan de buitenlandse universiteit vrij te kiezen? Dit is niet het geval. Als algemene regel geldt namelijk dat er moet voldaan zijn aan het principe van de gelijkwaardigheid of equivalentie: het programma dat je aan de buitenlandse universiteit volgt, moet evenwaardig zijn aan het programma dat je aan de thuisuniversiteit zou volgen qua inhoud, algemeen niveau, werkvormen en studiebelasting (+/- 30 ECTS-credits per semester). Per partneruniversiteit worden een aantal vastgelegde pakketten aan OPO s, afgestemd op de bacheloroptie, ter beschikking gesteld. Geactualiseerde informatie over deze instellingen/pakketten zal op de facultaire ERASMUS+ website meegedeeld worden of is verkrijgbaar via de ERASMUS+ verantwoordelijken. 4. Worden de in het buitenland behaalde resultaten aangepast? De meeste Europese landen hanteren een verschillend examen- en evaluatiesysteem. De evaluatie van ERASMUS+ studenten gebeurt volgens het systeem van de gastinstelling. Het ECTS-systeem biedt een omrekeningssleutel waarmee de buitenlandse studieresultaten worden ingepast in het eindresultaat van het studiejaar aan de thuisinstelling. De zogenaamde ECTS-graden zijn gebaseerd op de verdeling van de resultaten voor geslaagde studenten: A (hoogste 10%), B (25%), C (30%), D (25 %), E (10%). F (fail) betekent niet geslaagd. De puntenmarges die overeenkomen met deze graden verschillen van instelling tot instelling. Voor FBIW worden deze berekend op basis van de punten voor de relevante vakken behaald gedurende 5 jaar. De aan de gastinstelling behaalde resultaten worden omgezet naar de, volgens de ECTS-indeling, overeenkomstige KU Leuven punten. Deze conversietabel kan je steeds op de facultaire ERASMUS+ webpagina raadplegen. 5. Kan je voor dit verblijf in het buitenland financiële steun krijgen? Eens je het ERASMUS+ statuut krijgt toegewezen, maak je kans op een ERASMUS+ beurs. De beursbedragen zijn relatief laag. Het is niet de bedoeling om alle kosten te dekken die je tijdens je buitenlandse verblijf zal maken. Wel moeten ze worden opgevat als hulpmiddel om de bijkomende kosten van een studieverblijf in het buitenland te dekken (reiskosten, uitgaven voor een taalcursus, kosten als gevolg van een hogere levensstandaard in het gastland). Met het ERASMUS+ statuut word je als ERASMUS+ student erkend, waardoor je je aan de 3

4 gastuniversiteit kan inschrijven zonder dat je het inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit moet betalen. Je betaalt alleen inschrijvingsgeld aan KU Leuven. Dit is een aanzienlijk voordeel, omdat in vele landen het inschrijvingsgeld beduidend hoger ligt dan in Vlaanderen. In Vlaanderen worden deze ERASMUS+ beursbedragen gekoppeld aan het gezinsinkomen. Wie een studietoelage krijgt van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, krijgt een hogere ERASMUS+ beurs (omdat de ouders minder verdienen), wie geen studietoelage krijgt van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, krijgt een lagere ERASMUS+ beurs. Sinds 2014 zijn de beurzen ook afhankelijk van jouw bestemming. Trek je naar een land dat als duurder bestemd staat tov België, dan krijg je zo een iets hogere beurs. Het beursbedrag was voor tussen 235 en 335 euro per maand (+100 euro voor studenten met een studietoelage). De bedragen voor zijn nog niet gekend, deze zullen we pas in 2017 kennen. De ERASMUS+ beurzen worden elk jaar opnieuw bekeken door het Ministerie van Onderwijs, er zijn dus steeds wijzigingen mogelijk. In het beste geval krijg je in juli bericht over het beursbedrag, in het slechtste geval in september. Het ERASMUS+ beursbedrag wordt in twee delen uitbetaald (deel 1 is 80% en wordt meestal uitbetaald in november en in ieder geval pas nadat je de taaltest afgelegd hebt, deel 2 is de overige 20% en wordt op het einde van de uitwisseling uitbetaald). Dit laatste deel krijg je pas na het invullen van de online enquête van het nationaal agentschap én na het invullen van het tweede deel van de taaltest waar je via bericht van krijgt in maart, april. Dit gebeurt via je KU Leuven adres, niet via je privémailadres! Het resultaat dat je behaalde op de taaltesten heeft geen invloed op het al dan niet krijgen van een beurs of op het beursbedrag. 6. Wat zijn de taalvereisten? Aan de meeste universiteiten in Europa worden de te volgen vakken gewoonlijk alleen in de plaatselijke onderwijstaal gedoceerd. In de Scandinavische en Centraal Europese landen is het vakkenaanbod in het Engels meestal ruimer. We raden aan dat je, bij het maken van een keuze, vooraf nagaat in welke taal/talen de vakken van een bepaald pakket gedoceerd worden. Alle studenten die naar het buitenland gaan dienen zich vóór aanvang van het semester een goede basis van de lokale onderwijstaal eigen gemaakt te hebben, liefst door taalcursussen. Door onze faculteit wordt geen financiering voorzien voor dergelijke taalcursussen. Ook worden geen studiepunten toegekend voor taalvakken van de courante EU-talen (Engels, Frans, Spaans, Italiaans, Duits) die worden opgenomen. Ingenieurstechnische taalvakken en de niet-courante EU-talen worden uitzonderlijk nog toegestaan, maar enkel indien dit zo in het studiepakket opgenomen werd. We raden je dus ten zeerste aan om tijdig een taalcursus te volgen om goed voorbereid te kunnen vertrekken. Er worden verschillende taalcursussen aangeboden door het ILT. Meer info hierover vind je op inschrijven kan tot 16 februari. 7. Wanneer moet je een aanvraag indienen? De hele procedure wordt doorlopen in het jaar dat voorafgaat aan het eigenlijke verblijf in het buitenland. Dus als je tijdens het academiejaar , in de derde bachelorfase, naar het buitenland wil, moet je in de loop van dit academiejaar ( ), in de tweede bachelorfase, je officiële aanvraag voor het ERASMUS+ statuut indienen. 8. Kan je meerdere keren gebruik maken van het ERASMUS+ Programma? Sinds het academiejaar heb je als student aan de FBIW twee verschillende tijdstippen om naar een buitenlandse partnerinstelling op ERASMUS+ uitwisseling gaan. In de derde bachelorfase heb je de mogelijkheid om een vakkenpakket op te nemen aan een andere Europese universiteit. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om in de tweede masterfase op ERASMUS+ uitwisseling te gaan in het kader van het masterproefonderzoek. Hierbij wordt aan de buitenlandse partnerinstelling alleen gewerkt aan de masterproef en worden verder geen OPO s opgenomen. Zulke uitwisseling gebeurt op initiatief van de FBIW masterproef-promotor. Enkel zij-instromers kunnen in de masterfase op uitwisseling gaan om een vakkenpakket op te nemen. Dat vakkenpakket wordt dan ad hoc uitgewerkt. In het nieuwe ERASMUS+ Programma dat in 2014 gelanceerd werd, zal het mogelijk zijn om tijdens elke fase van je opleiding (bachelor/master/doctoraat) het ERASMUS+ statuut aan te vragen. Het is dus mogelijk een tweede maal het statuut van ERASMUS+ student te verkrijgen. Je kan dus EN in je derde bachelorfase op ERASMUS+ uitwisseling 4

5 gaan EN in de tweede masterfase in het kader van je masterproefonderzoek EN tijdens je doctoraatsopleiding indien van toepassing. 9. Ben ik verzekerd? Alle info betreffende de verzekeringen vind je op: 5

6 DE AANVRAAGPROCEDURE #uitwisselingsakkoorden #mogelijkebestemmingen Als je naar het buitenland wil gaan, zal je in contact komen met de Dienst Internationalisering van de KU Leuven en de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken (Kristel Rock en Matt Tips). Zij verschaffen de nodige informatie over de FBIWpartneruniversiteiten, begeleiden de toewijzingsprocedure en de uitwisseling zelf. Er wordt ook op toegezien dat jouw examenuitslagen behaald aan de gastuniversiteit tijdig aan KU Leuven worden overgemaakt. #facultaireprocedure #stappenplan De facultaire procedure voor het aanvragen van een ERASMUS+ uitwisseling is samengevat in onderstaande tabel. Fase Wat Wie Wanneer 1 Voorstelling van het ERASMUS+ Programma Faculteit LBK Internationaal 24 november Definitieve bekendmaking mogelijke gastinstellingen Faculteit 15 februari 2017 EXTRA Extra voorstelling van het ERASMUS+ Programma, met overzicht definitieve mogelijke gastinstellingen 3 Infosessie invullen van buitenlandaanvraag in van het formulier "Intentie- KU Loket, uploaden aanvraag" en motivatie 4 Invullen van buitenlandaanvraag in KU Loket, uploaden van het formulier "Intentie-aanvraag" en motivatie. 5 Bekendmaking op de facultaire ERASMUS+ website van de goedgekeurde aanvragen. Faculteit LBK Internationaal 20 februari 2017, u Celestijnenlaan 200C, Auditorium B Faculteit 24 februari 2017, 12.30u PC Lokaal Student Deadline: 1 maart 2017 Faculteit 31 maart Rangschikking van de kandidaten Facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken 7 Indienen van Application Form en Learning Rock, LI-lokaal Toekenning beurzen Dienst Internationalisering 9 Invullen van studieprogramma in ISP Student via KU Loket 10 Invullen formulier Changes to the Original Learning Agreement Student 11 Confirmation of stay Internationalisering 12 Elektronisch verslag van je verblijf doormailen en officiële documenten Kristel Rock Via KU loket Maart 2017 April 2017 Juli september 2017 Begin oktober 2017 Zo snel mogelijk na begin lokale academiejaar Zodra beschikbaar Onmiddellijk na terugkeer 6

7 Stap 1: Voorstelling van het ERASMUS+ Programma Op 24 november 2016 nodigen de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken en LBK Internationaal de geïnteresseerde studenten uit voor een algemene informatievergadering over het ERASMUS+ Programma aan FBIW. Stap 2: Definitieve bekendmaking mogelijke gastinstellingen De lijst van de mogelijke gastinstellingen wordt op de facultaire ERASMUS+ website geplaatst. De week hierop zal de faculteit nog een EXTRA infosessie organiseren om deze finale mogelijkheden voor te stellen, en de procedure nog eens te overlopen. Stap3: Infosessie ivm het invullen van je buitenlandaanvraag in je KU Loket De ERASMUS+ verantwoordelijken leggen je uit hoe je de buitenlandaanvraag precies moet invullen en welke documenten precies moeten geüpload worden. Een overzicht van de te uploaden documenten vind je op de facultaire ERASMUS+ website. Meer informatie betreffende de buitenlandaanvraag krijg je op de infosessie, maar al deze info vind je ook online. Stap 4: Indienen van de intentie-aanvraag en motivatie Dit is een cruciale fase in de hele aanvraag- en toewijzingsprocedure. Zodra je weet naar welke bestemming(en) je met een geschikt vakkenpakket wenst te gaan, vul je het formulier "Intentie Aanvraag" in (Bijlage 1 als voorbeeld). Je moet dit document zelf uploaden in je KU Loket. Zowel de intentie-aanvraag als de motivatiebrief moeten slechts éénmaal geüpload worden. Stap 5: Bekendmaking van de geselecteerde kandidaten Op basis van de informatie verstrekt in de intentie-aanvraag en motivatie wijzen de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken de bestemming(en) toe. Wanneer er voor een bepaalde universiteit meer kandidaten zijn dan beschikbare plaatsen, dan vormen de behaalde studieresultaten, de motivatiebrief en de bachelor-optie de voornaamste criteria om de kandidaten aan een bepaalde universiteit toe te wijzen. Voor studenten aan wie geen van de door hun opgegeven bestemmingen kon toegewezen worden, kan uitgekeken worden naar een alternatieve bestemming, steeds in samenspraak. De lijst met de geselecteerde kandidaten wordt via de facultaire ERASMUS+ website bekend gemaakt. Stap 6: Rangschikking van de kandidaten Op basis van een aantal criteria (studieresultaten, motivatie, kennis van de onderwijstaal in het betrokken land) wordt door de facultaire ERASMUS+ verantwoordelijken een interne rangschikking opgesteld. Deze rangschikking is belangrijk omdat, indien het aantal aanvragen groter is dan het aantal beschikbare beurzen, de studenten die hoger gerangschikt staan op de lijst een grotere kans maken om effectief een beurs te krijgen. De rangschikking wordt door de ERASMUS+ verantwoordelijken overgemaakt aan de Dienst Internationalisering eind maart Stap 7: Indienen van Application Form en Learning Agreement Op je Application Form, die je meestal kan terugvinden op de website van de gastuniversiteit, vul je de ERASMUS+ gegevens van de KU Leuven, van de faculteit en je persoonlijke gegevens in. Met dit formulier vraag je aan de universiteit van bestemming de toestemming om bij hen gedurende een periode als ERASMUS+ student te studeren. Dit formulier wordt samen met je Learning Agreement naar de universiteit van bestemming gestuurd door Kristel Rock. Beide formulieren moet je binnenbrengen op het Erasmussecretariaat in de loop van april In het zogenaamde Learning Agreement (= de leerovereenkomst) geven de beide universiteiten die betrokken zijn bij jouw uitwisseling (KU Leuven en de gastuniversiteit) hun akkoord voor jouw studieprogramma (= equivalente vakkenpakket) zoals vermeld op het formulier. De Learning Agreement kan je downloaden van de facultaire ERASMUS+ website. Het eerste deel van dit formulier moet je vervolledigen met het studieprogramma dat je aan de gastuniversiteit zal volgen en zelf handtekenen. Indien de gastuniversiteit zelf een Learning Agreement aanbiedt dan mag je dat document gebruiken. 7

8 Stap 8: Toekenning ERASMUS+ statuut en (eventueel) ERASMUS+ beurs De officiële toekenning van het ERASMUS+ statuut en de uiteindelijke toekenning van een ERASMUS+ beurs (evenals de omvang van deze beurs) worden je tussen juli en september 2017 meegedeeld door de Dienst Internationalisering. Denk eraan dat je het attest betreffende je Erasmus+ statuut nodig hebt om je aan de gastuniversiteit in te schrijven! Stap 9: Invullen van ISP Je mag niet vergeten om net zoals alle andere studenten je ISP (eerste en tweede semester) in KU Loket in te voeren. De vakken die je uitwisselt moet je met een vliegtuigje aanduiden. Stap 10: Indienen van het formulier Changes to the Original Learning Agreement Indien ná aankomst aan de gastuniversiteit jouw studieprogramma gewijzigd moet worden, dan neem je zo snel mogelijk contact op met Matt Tips of Kristel Rock. Er wordt dan samen gezocht naar een alternatief. Daarna breng je de nodige wijzigingen aan in het tweede deel van je ERASMUS+ Learning Agreement, samen met je handtekening en de handtekening van de facultaire/departementale ERASMUS+ coördinator van de gastuniversiteit en stuur je het formulier zo snel mogelijk na de start van het academiejaar terug naar Kristel Rock. Na ondertekening van het document wordt het je via teruggestuurd zodat je het kan uploaden in je KU Loket. Stap 11: Document Confirmation of stay Van de Dienst Internationalisering krijg je het document Confirmation of stay. Dit moet je laten invullen door het lokale International Office, je stuurt dit document terug naar de Dienst Internationalisering van de KU Leuven zodra het ingevuld werd door je gastuniversiteit. Stap 12: Verslag en officiële attesten indienen Er wordt je gevraagd een kort verslag te schrijven over je verblijf (praktische tips voor vertrek, aankomst, verblijf, contactpersonen, adressen, enz.). Dit verslag verstuur je elektronisch naar Kristel Rock. Indien officiële documenten m.b.t. je examenpunten aan jou werden overhandigd, dan breng je deze onmiddellijk zelf binnen. 8

9 ERASMUS+ BELGICA Het Prins-Filipfonds lanceerde in 2004 ERASMUS Belgica. Via dit programma kunnen uitwisselingen worden georganiseerd tussen de instellingen van de drie gemeenschappen in België. Deze uitwisselingen worden georganiseerd conform de regels van de traditionele facultaire ERASMUS+ uitwisselingen, zoals beschreven in deze brochure. Op dit ogenblik is er een bestaande overeenkomst van FBIW met de UCL, Luik en Gembloux waarbinnen ERASMUS+ Belgica-uitwisselingen mogelijk zijn, maar alleen voor UCL bestaat er momenteel een uitwisselingspakket waarmee jij als Leuvense student naar Louvain-la-Neuve kan gaan. Er worden enkel studiebeurzen uitgereikt aan studenten die op kot gaan tijdens hun studie aan de partnerinstelling. De bedoeling van de financiële ondersteuning van het ERASMUS Belgica-programma door het Prins Filipfonds is de integratie in de andere gemeenschap te bevorderen, vandaar dat dit als voorwaarde wordt gesteld. Studenten die bijvoorbeeld van Leuven naar Louvain-la-Neuve pendelen, komen dus niet in aanmerking voor een beurs. Meer informatie is beschikbaar via de website van het Prins-Filipfonds. 9

10 FACULTEIT BIO-INGENIEURSWETENSCHAPPEN ERASMUS+ COÖRDINATIE FBIW Ir. Matt Tips Stafmedewerker Externe Relaties en Internationalisering Tel: Matt.Tips@kuleuven.be ERASMUS+ ADMINISTRATIE FBIW Mevr. Kristel Rock ERASMUS+ administratie Kasteelpark Arenberg 20 - Bus 2300 (bureel 00.01) B-3001 Heverlee Tel: Fax: Kristel.Rock@kuleuven.be Skype: Bioscience_Engineering_Leuven DIENST INTERNATIONALISERING KU LEUVEN Mevr. Elke Timmermans Tel : Fax : Elke.Timmermans@kuleuven.be Mevr. Gudrun Vandenabeele Tel : Gudrun.Vandenabeele@kuleuven.be ERASMUS+ WEBSITE FBIW ERASMUS+ BELGICA WEBSITE Prins Filipfonds: ERASMUS+ STUDENTENVERTEGENWOORDIGERS LBK Werkgroep Internationaal internationaal@landbouwkring.be 10

11 ERASMUS+ PROGRAMMA: INTENTIE-AANVRAAG 3 DE BACHELOR (BIJLAGE 1) FACULTEIT BIO-INGENIEURSWETENSCHAPPEN NAAM VOORNAAM STUDENTENNUMMER GEBOORTEPLAATS EN DATUM KOTADRES TEL. THUISADRES TEL. ADRES STUDIE-OPTIE BACHELOR STUDIERESULTATEN: BEHAALD PERCENTAGE 1 STE BACHELOR 1 STE ZIT 2 DE ZIT TAALKENNIS KEUZE UNIVERSITEIT 1 CODE: 2 CODE: 3 CODE: Gelieve dit formulier samen met een motivatie voor uw aanvraag (op ½ blz.) te uploaden via KU Loket, ten laatste op 1 maart 2017.