Inhoudsopgave. 1. Inloggen Wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten Inloggen in je eigen team 3

Transcriptie

1 HANDLEIDING RIS

2 Inhoudsopgave 1. Inloggen Wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten Inloggen in je eigen team 3 2. Het hoofdmenu Dossier zoeken Dossier aanmaken 5 3. De checklist Voorblad Personalia Leefvelden Leefvelden invullen per gezinslid Samenvatting 7 4. Plan van aanpak Een situatie vanuit de checklist toevoegen Actie toevoegen Actie handmatig toevoegen Plan van aanpak bewerken Actiepunten bewerken Actiepunten afronden Actiepunten wissen Plan van aanpak oproepen Koelkastversie Hulplijnen Hulplijnen zoeken Contacten Contactmoment aanmaken Contactmoment bewerken Zelfredzaamheidsmatrix (ZRM) Netwerk Professioneel netwerk Informeel netwerk Pop-up blokkering Dossier Statusbalk Werknotitie Bijlage toevoegen Navigatiebalk Medewerkersoverzicht Helpdesk 17 2

3 1. Inloggen Om gebruik te kunnen maken van het registratiesysteem moet internet worden opgestart en moet de volgende URL worden ingetypt: Het inlogscherm: Wanneer je voor de eerste keer inlogt dien je je adres in te vullen. Het adres wordt verstrekt door je begeleider Wachtwoord wijzigen Als je voor de eerste keer inlogt dien je je wachtwoord te wijzigen. Je wachtwoord kun je op ieder gewenst moment ook aanpassen via blauwe poppetje rechtsboven in het scherm aan te klikken: Vul, indien bekend, tevens je telefoonnummer in, de afdeling (locatie) waar je werkzaam bent en wat je werkdagen zijn Wachtwoord vergeten Wanneer je je wachtwoord vergeten bent kun je via de knop wachtwoord vergeten in het inlogscherm een nieuw wachtwoord toegestuurd krijgen via de mail. Eventueel kan je werkbegeleider het wachtwoord resetten Inloggen in je eigen team Vervolgens kom je op de pagina organisaties. Hier kun je aangeven bij welk team je hoort. Ieder project heeft een aantal teams; deze teams kunnen alleen dossier van het eigen project inzien en bewerken. 3

4 2. Het hoofdmenu Na het inloggen kom je in het hoofdmenu. Vanuit het hoofdmenu vinden alle activiteiten plaats. Afhankelijk van je rechten is het mogelijk dat niet alle knoppen zichtbaar zijn. Voorbeeld van een hoofdmenu: 2.1 Dossier zoeken Voordat je een nieuw dossier aanmaakt, controleer je eerst in het zoekscherm in Mijn dossiers eerst of er niet al een dossier bestaat met deze naam. Zoeken kan op één of meerdere zoekcriteria zoals getoond in onderstaand scherm. Gevonden dossiers worden getoond in de rechterkant van het scherm. Als de naam nog niet bekend is in het systeem, kies je voor nieuw dossier aanmaken. Als er al een dossier bestaat kun je er voor kiezen in het bestaande dossier verder te gaan of alsnog een nieuw dossier aan te maken (bijvoorbeeld in geval van kamerbewoning op hetzelfde adres als het gaat om een andere cliënt). 4

5 2.2. Nieuw dossier aanmaken Wanneer je kiest voor het aanmaken van een nieuw dossier kom je in het basisscherm: Klik op Checklist aanmaken en invullen om zo de checklist te openen en deze voor ieder gezinslid in te vullen. 3. De checklist De checklist bestaat uit het voorblad, personalia pagina, leefvelden en een samenvatting. Na het invullen van de checklist kan een Plan van Aanpak worden gegenereerd op basis van de ingevulde gegevens. Via volgend onderdeel of het menu rechts van het scherm kun je doorklikken naar het volgende onderdeel. Ingevulde gegevens worden dan automatisch opgeslagen. Nadat de gehele checklist is ingevuld, klikje op opslaan en afsluiten om terug te keren naar het hoofdmenu. De checklist kan geprint worden (indien gewenst geanonimiseerd) Voorblad Bij het openen van de checklist kom je op het eerste blad, het voorblad. Hier vul je de gegevens van de hoofdbewoner in. Vul altijd het bovenste blok volledig in. Bij werkbegeleider vul je de naam in van jouw begeleider; dat is de hoofdverantwoordelijke voor het dossier. 5

6 3.2 Personalia De familienaam en voorna(a)m(en) worden automatisch overgenomen uit het voorblad. In het blad Personalia kun je ook overige gezinsleden opgeven. Belangrijk: Als er een kind in het gezin aanwezig is, vul dan altijd de geboortedatum in. Op die manier wordt er automatisch een herinnering gemaakt voor de verjaardagsdoos Leefvelden We kennen de volgende leefvelden: Wonen, Administratie & financien, Werk & opleiding, Opvoeding, Gezondheid, Sociaal Functioneren en Gezondheid. Vul de vragen in die van belang zijn. Als een situatie van toepassing is, geef dit dan aan bij actie door op situatie te klikken. Vink vervolgens de situatie aan, bijvoorbeeld: Inschrijving GBA is niet overeenkomstig woonsituatie. Dit komt later terug in het Plan van Aanpak. Zo worden alle leefvelden doorlopen. 6

7 Leefveld invullen per gezinslid Bij alle leefvelden, met uitzondering van het leefveld Wonen, kun je aangeven voor welke persoon in het gezin je de checklist invult. Dit is van belang als er bijvoorbeeld meerdere kinderen in het gezin aanwezig zijn, of als er per gezinslid sprake is van verschillende problematiek. Voorbeeld leefgebied Opvoeding: In te vullen voor vader, partner, kinderen. Tevens is in te vullen of het vanuit het oogpunt van de leerkracht, student of een ander persoon wordt ingevuld Samenvatting Na het invullen van de checklist kun je op het laatste blad, de samenvatting, een algemeen beeld en gemaakte afspraken noteren. Wat je hier invult komt niet terug in het Plan van Aanpak. 4. Plan van Aanpak Via het tabblad PvA kom je in het plan van aanpak. Hier kun je: - acties vanuit een situatie uit de checklist toevoegen aan het Plan van Aanpak - handmatig acties toevoegen aan het Plan van Aanpek 4.1. Een situatie vanuit de checklist toevoegen Via Klik hier om een actie vanuit een situatie aan het Plan van Aanpak toe te voegen (de bovenste optie) kom je in een scherm waarbij alle (sub)doelen weergegeven staan die je hebt ingevuld in de checklist. 7

8 De punten zijn gesorteerd in de volgorde van de checklist, dus op leefgebied en daarbinnen op volgorde van de vragen. Per doel/subdoel kun je aangeven welke actie je moet ondernemen (dat kunnen er meerdere zijn) en wat de zwaarte is: Licht / middel / zwaar Actie toevoegen Geef aan welke actie je moet ondernemen, pas de zwaarte aan, en klik op toevoegen. De actie verdwijnt dan uit deze lijst en wordt zichtbaar in het Plan van Aanpak. Werk alle actiepunten die van toepassing zijn op deze manier af Actie handmatig toevoegen Je kunt ook een actie handmatig toevoegen aan het Plan van Aanpak. Bijvoorbeeld als er een situatie is die niet terugkomt in de checklist. Deze functionaliteit werkt exact hetzelfde al die hiervoor is beschreven; alleen geef je nu zelf aan om welk doel en subdoel het gaat. 8

9 4.3. Het Plan van Aanpak bewerken In het Plan van Aanpak zie je vervolgens alle punten terugkomen die je vanuit de checklist en eventueel handmatig hebt toegevoegd Actiepunten bewerken Nu kun je per actiepunt via bewerk gegevens - aangeven wanneer het actiepunt afgerond moet zijn en door wie hij uitgevoerd gaat worden. Door op de rechterpijl te drukken sla je op en keer je terug naar het Plan van Aanpak, door op de linkerpijl te drukken annuleer je en keer je terug naar het Plan van Aanpak. 9

10 Actiepunten afronden Als een actie is afgerond, kun je via status aangeven dat de actie afgerond is. Geef aan op welke datum de actie is afgerond. Het actiepunt verdwiijnt dan uit het Plan van Aanpak Actiepunten wissen Indien een actie foutief is aangemaakt (bijvoorbeeld niet van toepassing blijkt te zijn) kun je deze ook verwijderen. Dit doe je door bij de status wissen te klikken Plan van Aanpak oproepen Als alle sub(doelen) en actiepunten compleet zijn, kun je het Plan van Aanpak opvragen en uitprinten. In dit Plan van Aanpak staan oa de gegevens van de bewoner, aanmelder, begeleider, etc. Dit plan wordt door de begeleider en de bewoner ondertekend Koelkastversie Voor de cliënt kun je de koelkastversie uitprinten. Dit is een versimpeld plan van aanpak die de cliënt bij wijze van spreken op de koelkast kan hangen om zo in één oogopslag te zien welke (sub)doelen er zijn afgesproken en voor welke termijn. 10

11 5. Hulplijnen In het systeem hebben we een bibliotheek aan Hulplijnen. Dat kunnen handige websites zijn met informatie over een bepaald onderwerp, maar ook formulieren om bijvoorbeeld een uitkering of toeslagen aan te vragen. De hulplijnen zijn te vinden in het tabblad Plan van Aanpak, onderaan de pagina Hulplijnen zoeken Op dit moment, augustus 2014, zijn 1041 hulplijnen beschikbaar. Via het zoekveld bovenaan kun je het trefwoord typen, waarna opties gefilterd worden. Zo zie je in het voorbeeld onder dat over het onderwerp verhuizing 15 hulplijnen beschikbaar zijn, variërend van inschrijving tot een woning inrichten. 6. Contacten Onder het tabblad contacten kun je ieder contactmoment wat je hebt met de bewoner registreren. Ieder contactmoment (huisbezoek, telefonisch, etc) wat je hebt met je client over dit actiepunt vul je hier in. Op die manier hou je een logboek bij van alles wat je voor je client per (sub)doel hebt gedaan. 11

12 6.1. Contactmoment aanmaken De datum en wijze van contact zijn verplichte invulvelden. Onderaan het verslag kun je aanvinken over welk (sub)doel het contact heeft plaatsgevonden Contactmomenten bewerken Indien er iets aan het contactmoment moet worden gewijzigd, kun je dit via de knop bewerken doen. Een contactmoment kan alleen gewist worden door een beheerder Contactmoment zoeken Indien er meerdere contacten zijn kun je via het zoekveld een trefwoord invullen, zodat er gefilterd wordt op relevante contacten. Als je met de muis op het?-icoon staat, wordt het gehele tekstveld getoond. 7. Zelfredzaamheidsmatrix Onder het tablad ZRM kun je, per gezinslid, de zelfredzaamheidsmatrix invullen Wanneer er een minderjarig gezinslid aanwezig is, staat het vakje ouderschapssupplement standaard aangevinkt. Via de knoppen Inzien en daarna bewerken kan de matrix bewerkt of verwijderd worden. Via de knop nieuw kan er, bijvoorbeeld na een half jaar en bij het afsluiten, de matrix opnieuw worden ingevuld. Zo kun je de gegevens met elkaar vergelijken. 12

13 8. Netwerk In het tabblad Netwerk kun je zowel het formele als het informele netwerk van je cliënt inzichtelijk maken. Met de knop nieuw kun je een ketenpartner toevoegen. Geef daarbij aan of het om een professioneel of informeel netwerk gaat Professioneel netwerk Het overzicht is gevuld door onze meest gebruikte ketenpartners/diensten en is gecategoriseerd op alfabet. Mocht een bepaalde partner hier niet tussen staan, kan deze door de werkbegeleider toegevoegd worden Informeel netwerk Onder het informeel netwerk kun je personen toevoegen die bewoner wel eens helpen, zoals bijvoorbeeld familie, een buurman, etc. 13

14 8.3. Pop-up blokkering Afhankelijk van de instellingen van de computer waar je op werkt, zal het niet altijd mogelijk te zijn om een formeel of informeel netwerk toe te voegen. Dit komt doordat pop-ups worden geblokkeerd. Deze kun je (tijdelijk) toestaan via een knopje bovenin je scherm. 9. Dossier Het tabblad dossier is een samenvatting van de mogelijkheden met betrekking tot dit dossier. Afhankelijk van je rechten is het onder andere mogelijk om: - een samenvatting van het dossier openen - het dossier over te dragen aan een collega; - te zien hoeveel acties er open staan (rappeldata); - een bijlage toevoegen aan het dossier; - verhuizingen van bewoners aangeven; De naam van de werkbegeleider is altijd zichtbaar in de balk onder de tabbladen. In dit laatste tabblad, het dossier tabblad, staat aangegeven welke collega s of studenten aan het dossier werken. 10. Statusbalk De statusbalk is altijd onderin je scherm zichtbaar en laat zien in welke fase het dossier zich bevindt. 11. Werknotitie Het tabblad werknotitie kun je zien als een post-it op je dossier. Aan dit tabblad zijn geen herinneringen gekoppeld. Wanneer je iets hebt ingevuld verschijnt er een sterretje in de rechter bovenhoek van het tabblad. Het datumveld is een verplicht veld. Indien je daar niks invult wordt standaard de datum van invullen aangehouden. 14

15 Belangrijk: Dit tabblad is je eigen persoonlijk notitie blad. Wanneer een cliënt eventueel om inzage van zijn / haar dossier vraagt, hoef je dit onderdeel niet mee te geven. 12. Bijlage toevoegen Via het tabblad Dossier en de knop Bijlage kun je een document aan het dossier koppelen. De bijlage wordt dan vanaf je computer geüpload en in het systeem opgeslagen. Deze bijlage kun je bewerken, maar een bijgewerkte versie kan pas in het systeem worden opgeslagen als je hem eerst op je computer opslaat als en vervolgens opnieuw aan het systeem hangt. 15

16 13. Navigatie balk Via het kruimelspoor in de navigatie balk kun je zien waar je op dit moment bent in het systeem. Het vetgedrukte onderdeel is de huidige pagina. Door op de verschillende onderdelen te klikken kun je door de schermen bladeren. Je kunt ook steeds één scherm terug springen door op de rode knop rechtsboven in te klikken. Belangrijk: Let er op dat je niet via de reguliere terug knop in je internet browser terug gaat, maar via de navigatiebalk! 14. Medewerkersoverzicht Via het hoofdmenu, de knop Kennisbank kun je in het medewerkersovericht. In dit overzicht zijn alle gebruikers van het systeem gealfabetiseerd (op voornaam) weergegeven. Als je op de naam van een medewerker klikt, kun je zien bij wel team en locatie hij/zij hoort en op welke werkdagen hij/zij aanwezig is. 16

17 15. Helpdesk Via het hoofdmenu, de knop de helpdesk kun je een mailtje sturen naar de helpdesk van Inforing. Mocht je in een dossier aan het werk zijn en een mail naar de helpdesk moeten sturen omdat er bijvoorbeeld data is weggevallen, kun je via de knop SOS rechts bovenin je scherm een melding sturen naar de helpdesk. Geef altijd aan om welk dossiernummer het gaat. 17