Nieuwsbrief 8. Nieuwe opdrachten. Willems Nederland & Partners. Met trots presenteren wij de 8ste nieuwsbrief

Transcriptie

1 Willems Nederland & Partners management & advies Nieuwsbrief 8 Met trots presenteren wij de 8ste nieuwsbrief van Willems Nederland & Partners. Wij wensen u veel leesplezier. Voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van de nieuwsbrief kunt u en naar info@willemsnederland.nl. Wij zijn altijd benieuwd naar uw mening. Jan Willems, Peter Rhebergen, Mark Dam en Syco Fennema Sinds het uitkomen van onze laatste nieuwsbrief zijn enkele kortlopende opdrachten uitgevoerd bij de Provincie Zuid-Holland, bij de gemeente Amersfoort en bij de Gezondheidsdienst voor Dieren. Daarnaast zij de volgende langer lopende opdrachten gestart. In dit nummer: Risicoanalyse ICT-plannen GD Projectmanager GD Plantenziektekundige Dienst: Cliënt export Ontwikkeling Kennisbank Ontsluiting Kennisbank Projectbesturing Provincie Zuid-Holland Projectmanager Business Excellence Thema-artikel Batenmanagement En verder PRINCE2 Practitioners Opdrachtgever aan het woord Risicoanalyse ICT-plannen GD Nieuwsbrief 8 - APRIL 2010 De Gezondheidsdienst voor Dieren (GD) in Deventer staat aan de vooravond van een ingrijpend veranderingstraject. Om succesvol een nieuwe koers te kunnen gaan varen, is vernieuwing van de ICT-omgeving van de GD noodzakelijk. Voor die vernieuwing zijn plannen opgesteld, die de nodige investeringen vergen en waarvan de uitvoering meerdere jaren zal beslaan. Aan Willems Nederland is gevraagd een risicoanalyse uit te voeren op de plannen en om te komen met aanbevelingen voor het veranderingstraject.

2 rekenmethode om per bedrijf, en in de toekomst bedrijven van informatie voorzien over toe kaarten en de gehanteerde systematiek. Daarna is zelf mogelijk per dier, te kunnen registreren wat te passen gewasbeschermingsmiddelen. achtereenvolgens: het antibioticum gebruik is geweest. Daarvoor bestaat al jaren een database waaruit Een verbeterslag uitgevoerd op de de gevraagde informatie kan worden geleverd. projectorganisatie, de mijlpalenplanning en op In opdracht van het gefuseerde Momenteel wordt een project uitgevoerd om deze de beschrijving van de rollen per mijlpaal. FrieslandCampina (FC) stelt de GD per 1 mei een informatie voor geïnteresseerden te ontsluiten De informatie vastgelegd op nieuw zogenaamde Continu Dier Monitor op voor alle via internet. Willems Nederland levert de ontwikkelde projectkaarten. bedrijven die leveren aan FC. In deze monitor projectleider. Een verbeterslag uitgevoerd op de krijgen alle bedrijven een cijfer waaruit de organisatie en verslaglegging van risico- en De risicoanalyse wordt uitgevoerd onder leiding van Jan Willems. Verder zijn bij de uitvoering van kwaliteit van de bedrijfsvoering per bedrijf blijkt. Willems Nederland is door de GD gevraagd voor Ontsluiting Kennisbank issuemanagement. de analyse Rob Kool en Guido Bayens betrokken. Rob is als associé van Willems Nederland deze drie projecten een projectmanager te leveren. Dit mede vanwege de ervaring die Willems Binnenkort beschikt de PD over een PM Business Excellence veelvuldig betrokken geweest bij het opstellen en Nederland eerder heeft opgedaan in de landbouw gemoderniseerde gewasbeschermingskennisbank. uitvoeren van grootschalige ICT-programma s. sector als geheel en ook binnen de GD. Onder gebruikers van deze informatie leeft ACC in Heerlen is Guido is een zeer ervaren adviseur op het gebied de wens om de gewasbeschermingsgegevens een callcenter dat zich van ICT-architectuur. Hij heeft onder meer leiding gegeven aan het team dat de NORA (Nederlandse Cliënt Export met behulp van webapplicaties te ontsluiten naar bedrijfsinformatiesystemen van richt op de zorgsector. Het is in 2005 opgericht Overheids Referentie Architectuur) heeft andere organisaties. Die kunnen de zo om zorgverzekeraar opgesteld. Bij de Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) en afgenomen gegevens gebruiken in hun eigen VGZ te ondersteunen de Plantenziektenkundige Dienst (PD) is al informatiesystemen. Gegevens kunnen worden bij de opvang van Projectmanager GD langere tijd een systeem in ontwikkeling dat de productie van exportcertificaten automatiseert. verrijkt met gegevens uit andere bronnen en als diensten worden verkocht. Gegevens het telefoonverkeer in verband met de Will Slenders De ontwikkeling is nu voor de PD in de fase kunnen ook worden gebruikt om selecties t.b.v. invoering van de basisverzekering. Sindsdien is gekomen van inregelen en in gebruik nemen van specifiek gebruik te maken, zoals handhaving het dienstenpakket sterk uitgebreid. Zo worden Bij de Gezondheids- fytosanitaire certificaten voor de verschillende van regelgeving. Willems Nederland leverde zorginstellingen ondersteund met een 7 keer 24 dienst voor Dieren handelssectoren, zoals bijvoorbeeld aardappelen, een adviseur voor een haalbaarheidstudie die uurs meldkamer, waarbij domotica (het op afstand (GD) lopen binnen de sierteelt en bloembollen. Invoering van Cliënt uitsluitsel moet geven over wensen, verwachte beheersen van het huishouden) en beeldtelefonie afdeling Herkauwers Export betekent grote veranderingen voor de opbrengsten in de sector, kosten en organisatie geïntegreerd zijn. ACC Heerlen weet innovatieve (runderen, schapen, werkwijze in de sector bij zowel de exporteurs als van exploitatie en beheer. contactcenter ontwikkelingen te combineren met geiten) diverse kleinere bij de inspectiediensten. Willems Nederland levert het kwaliteitsdenken uit de zorg. Mark Dam projecten. een projectadviseur die ondersteunt bij het sturen op de tijdige oplevering conform de gestelde Projectbesturing bij de PZH Enerzijds vanwege groei maar anderzijds om Voor de schapen en geiten is per 1 januari de functionele eisen. meer continuïteit te kunnen bieden, is gestart met registratie van alle dieren verplicht geworden De provincie Zuid-Holland voert binnen het de invoering van procesmanagement. en de druk binnen de sector, mede door de ontwikkelingen rond de Q-koorts, is groot om Ontwikkeling Kennisbank Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) een groot aantal projecten uit, die bijdragen aan Willems Nederland levert een consultant/ projectmanager voor het project Business dit snel te implementeren. De GD ontwikkeld realisatie van de beleidsdoelen Ecologische Excellence. Het project heeft als doelstelling SG-Online om de sector een op maat gesneden Tot één van de Hoofdstructuur, Recreatie om de Stad en Vitaal de performance van de totale organisatie oplossing te bieden. wettelijke taken Platteland. De programmamanager ILG heeft te verbeteren. Hiervoor zijn de processen van de PD behoort Willems Nederland ingeschakeld om de control herontworpen, zijn de TVB s (taken, Binnen de rundersector wordt de registratie van het beheer van de over de projecten te verbeteren. Vanaf oktober verantwoordelijkheden en bevoegdheden) het antibioticum verbruik steeds belangrijker. gewasbeschermings is een team van Willems Nederland bepaald, documenten gestandaardiseerd en wordt In samenspel met andere partijen in de sector kennisbank. Hiermee hiermee bezig. In eerste instantie zijn ruim 60 een performancemodel ontwikkeld. Na de fase (bedrijven, dierenartsen en belangengroeperingen) ontwikkelt de GD een registratiesysteem en Peter Rhebergen worden overheden en geïnteresseerde projectkaarten geanalyseerd en is advies uitgebracht over het in stappen verberen van de van ontwerp en ontwikkeling is gestart met de implementatie. 2 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 8 APRIL 2010 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 8 APRIL

3 Thema-artikel thema-artikel Door Jan Willems BATEN- MANAGEMENT Veranderdoel 1 Veranderdoel 2 J F M A M J J A S O N D Resultaatgebied 1 Project 1 Impl 1 Oogst 1 Resultaatgebied 2 Project 2 Impl 2 Oogst 2 Resultaatgebied 3 Project 3 Impl 3 Oogst 3 Resultaatgebied 4 Project 4 Impl 4 Oogst 4 De effectenkalender Steeds meer organisaties beleggen de uitgevoerd. De in een bepaald project te monitoren van het realiseren van de baten door om besparing van kosten en middelen. In het realisatie van strategische, politieke realiseren baten worden in de business case het project in de organisatie. vervolg van deze notitie worden besparingen doelstellingen in een programma of in geval van grote organisaties zelfs in meerdere van het project opgenomen. En zowel in het project als in de organisatie wordt vervolgens De effectenkalender als voorbeeld genomen. programma s. In programma s worden alle projecten en activiteiten, die bijdragen aan de strategische doelstellingen, integraal aangestuurd. Programmamanagement verantwoording afgelegd over en gestuurd op het realiseren van de baten. Daarbij worden verschillende hulpmiddelen ingezet, die hierna nader worden toegelicht. De in de businesscases van de projecten opgesomde baten/effecten worden opgenomen in de effectenkalender. Hierin worden de Gebruik de effectenkalender om baten te incasseren is in de afgelopen jaren snel meer volwassen geworden. Dat wordt ook De business case beoogde baten, op basis van de planning van de projecten, uitgezet in de tijd. Bij de uitvoering van het programma zal duidelijk door de aandacht voor en de De kalender wordt vervolgens gebruikt om steeds worden gestuurd op de elementen Tijd, ontwikkeling van nieuwe methodes voor In een business case wordt een analyse te bezien wat er allemaal moet gebeuren, Geld en Kwaliteit in de projecten. Afwijkingen programmamanagement. Dat wil niet zeggen opgesteld van kosten en baten. In het algemeen naast het opleveren en implementeren van de van de planning van projecten moeten worden dat alle facetten van het sturen en uitvoeren is het een economische beoordeling, dat wil projectresultaten, om de baten ook werkelijk vertaald in de effectenkalender en dus ook in van programma s voldoende aandacht hebben zeggen dat er een geconsolideerde opstelling te kunnen incasseren. Het kan daarbij de besparingsplannen. gekregen. Met name het in de organisatie realiseren van de gewenste effecten of baten wordt gemaakt van de geldwaarde van alle voor- en nadelen. gaan om aanvullende activiteiten, binnen het programma of in de betreffende directie of Vaststellen van gerealiseerde baten blijft in de verschillende methodieken een afdeling, maar ook om beheersmaatregelen om ondergeschoven kindje. risico s af te dekken, enzovoort. Beoogde baten hebben nogal eens de neiging Integraal concept Hulpmiddelen worden ingezet om baten te realiseren De betreffende activiteiten en maatregelen moeten in goed overleg worden opgenomen in het programmaplan en/of in de plannen van om weg te vloeien. Soms gebeurt dat al voor de start van een project doordat de betrokken lijnorganisatie de verwachtingen Batenmanagement start bij het vertalen van de het betreffende organisatieonderdeel. v.w.b. het behalen van de resultaten naar strategische doelstellingen, die de organisatie in het programma wil behalen, naar de effecten In een programma is het gewenst dat er een De plannen per organisatieonderdeel beneden probeert bij te stellen. Ook tijdens de uitvoering van het project kunnen de of baten die daarvoor in de organisatie moeten business case op programmaniveau wordt doelstellingen makkelijk uit het oog worden worden gerealiseerd. Hoewel ook kwalitatieve gemaakt. Baten daaruit worden toegewezen De effectenkalender wordt vertaald in verloren en verschuift de focus van de effecten kunnen worden meegenomen gaat aan projecten. In de opzet van het project dient plannen per directie of afdeling, waarin de gewenste effecten naar het alleen maar het concept uit van het zoveel mogelijk vervolgens weer een, meer gedetailleerde, baten en de daarvoor uit te voeren (deel) behalen van het projectresultaat. En tijdens kwantificeren van de te behalen baten. business case te worden gemaakt. projecten en activiteiten zijn opgenomen. en na de implementatie blijkt maar al te vaak De organisatie moet instemmen met de daarin De baten kunnen van heel verschillende aard dat er weerstanden optreden om de baten, Voor het realiseren van de baten worden benoemde concrete baten/effecten. Vervolgens zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om verkorting bijvoorbeeld in het terugbrengen van het aantal binnen het programma projecten en activiteiten is de business case het startpunt voor het van levertijden, om groei van de productie of FTE s, werkelijk te realiseren. 4 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 8 APRIL 2010 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 8 APRIL

4 thema-artikel En verder Fasttrack cursus PRINCE2 Daarom dient er een strak proces te programmastuur-groep) de baten worden Voorbeelden daarvan zijn: Aan de slag met batenmanagement worden ingeregeld om de beoogde effecten goedgekeurd. Het kan echter ook zijn fusietrajecten; te verwezenlijken. Het gaat hierbij om de dat er (negatieve) verschillen tussen de programma s en projecten voor het Willems Nederland ondersteunt volgende stappen. geplande en gerealiseerde baten worden vernieuwen van producten, processen en organisaties bij het inrichten en uitvoeren geconstateerd. Dan zal in het MT of de geautomatiseerde systemen; van batenmanagement. Dat kan zijn in de Stap1: Op basis van de effectenkalender en programmastuurgroep moeten worden afslankingsoperaties; vorm van workshops voor het identificeren op basis van de plannen van het betreffende vastgesteld of er aanvullende maatregelen trajecten in het kader van de brede en analyseren van mogelijke baten. Maar ook organisatieonderdeel kan worden vastgesteld moeten worden genomen of dat genoegen heroverweging, die momenteel onder meer kan ondersteuning worden geboden bij het wanneer baten moeten worden gerealiseerd. wordt genomen met de gerealiseerde baten. bij gemeenten en provincies spelen. opstellen van business cases, bij de inrichting De businesscase dient een zakelijke rechtvaardiging te geven voor het project Stap 4: Tenslotte dienen de effecten van de gerealiseerde baten te worden verwerkt in de budgetten van het betreffende organisatieonderdeel. Overigens kan dit ook op voorhand gebeuren in het jaar dat de baten moeten worden Aansluiting bij methodes van programma- en projectmanagement Batenmanagement zou een onderdeel moeten zijn van alle programma s. In principe sluit het goed aan bij van de systematiek van batenmanagement en bij de uitvoering ervan. PRINCE2 Practitioners Willems Nederland & Partners past in de gerealiseerd. Dat levert een extra stimulans op de verschillende methodes van programma s en projecten die zij uitvoert voor het tijdig en volledig realiseren van de programmamanagement. In de methode de methodieken MSP (managing succesfull Maar er dient gemeten te worden of de baten gewenste effecten. MSP (Managing Succesfull Programs) programs) en PRINCE2 toe. Eind 2009/begin ook werkelijk (volledig) kunnen worden geïncasseerd. Normaal gesproken wordt door het organisatieonderdeel hierover Mogelijke toepassingen van het concept van batenmanagement en de daaraan gelieerde methode voor projectmanagement, PRINCE2, vormt de business case het uitgangspunt voor alle 2010 heeft een tweede groep, in dit geval van 11 geassocieerden, de fasttrack cursus Foundation en Practioner PRINCE2 gevolgd. gerapporteerd, bijvoorbeeld in een maand- of projecten. kwartaalrapportage. Het concept van batenmanagement kan eenvoudig worden toegepast in programma s. In PRINCE2 wordt nadrukkelijk aangegeven Stap 2: Vervolgens dient onafhankelijk In grote organisaties kan het ook over dat de business case een zakelijke te worden vastgesteld of dit ook werkelijk programma s heen in de totale portfolio van rechtvaardiging dient te geven voor het (volledig) is gebeurd. Dat kan bijvoorbeeld projecten worden gebruikt. project. En aangezien de business cases door de controller van de organisatie of door Meer in het algemeen kan worden gesteld ook de basis vormen voor het opzetten van de (interne) accountantsdienst. dat het concept bij uitstek geschikt is voor batenmanagement in een programma of een het monitoren van en sturen op effecten organisatie is er bij deze methodes dus een Stap 3: Dan kunnen op het niveau die worden beoogd in de uitvoering van sprake van een goede fit met het integrale van de organisatie (in het MT of in de (meerjarige) strategische/politieke trajecten. concept van batenmanagement. 6 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 8 APRIL 2010 Willems Nederland & Partners nieuwsbrief 8 APRIL

5 En Verder Dirk Jan van der Linden - opdrachtgever aan het woord Stelselwijziging Kinderopvang Afgelopen zomer ben ik begonnen als project-manager bij de Directie Kinderopvang bij het ministerie van OCW om het Landelijk Register Kinderopvang en de Gemeenschappelijke Inspectieruimte te realiseren. Zoals u wellicht weet is kinderopvang een instrument dat de arbeidsparticipatie van ouders moet vergroten. Voor die kinderopvang kunnen ouders een zogenoemde kinderopvangtoeslag ontvangen van de Belastingdienst. De afgelopen 3 jaren is het bedrag dat aan kinderopvangtoeslagen wordt uitgekeerd gestegen van 800 miljoen naar 3 miljard. Dat bedrag moet in het kader van de bezuinigingen omlaag. Daarnaast zijn er ook zorgen ontstaan over de kwaliteit van de kinderopvang. Dit heeft geleid tot een wijziging van het stelsel van kinderopvang. Met ingang van 1 januari 2010 kan er pas kinderopvangtoeslag worden uitgekeerd als de kinderopvangvoorziening na controle door de GGD en een goedkeurende beschikking van de gemeente is opgenomen in het Landelijk Register Kinderopvang. Daarnaast wordt de zogenoemde Gemeenschappelijke Inspectieruimte Kinderopvang ontwikkeld, dat het inspectie- en handhavingsproces van GGD-en en gemeenten moet ondersteunen. Het Landelijk Register is dit voorjaar opgeleverd en de Gemeenschappelijke Inspectieruimte wordt eind dit jaar opgeleverd. Samen met de stichting ICTU, de ontwikkelaar/ bouwer van de Gemeenschappelijke Inspectieruimte, hebben we geconcludeerd dat we voor het ontwikkeltraject een zware en ervaren projectmanager nodig hadden. Voor dat soort functies heb ik in het verleden meerdere malen met succes een beroep gedaan op Willems Nederland & Partners. Zo ook in dit geval. Petro Kesseler is aangesteld als projectmanager en hij heeft vier dingen gedaan die voor project van essentieel belang zijn. 1. Hij heeft het Landelijk Register en de Gemeenschappelijke Inspectieruimte ontkoppeld, waardoor we conform de wettelijke eisen het Landelijk register dit voorjaar konden realiseren. 2. Hij heeft een zeer sterk team om zich heen verzameld en ingegrepen waar nodig. 3. Hij heeft met behulp van de PRINCE2 methodiek een strakke projectorganisatie en werkwijze neergezet met heldere producten en faseovergangen. 4. Hij heeft zeer consequent volgens deze werkwijze de afgesproken producten neergezet. Daarmee is het eerste gedeelte van het project, het Landelijk Register Kinderopvang, succesvol opgeleverd. Willems Nederland & Partners management & advies Pastoor Petersstraat MX Rijssen Tel. / Fax: info@willemsnederland.nl