AUTO EN FISCUS Nieuwe spelregels voor zakelijk autogebruik

Transcriptie

1 AUTO EN FISCUS Nieuwe spelregels voor zakelijk autogebruik Per 1 januari 2004 zijn de fiscale spelregels voor zakelijk autogebruik opnieuw ingrijpend gewijzigd. De bijtelling wegens privé-gebruik auto wordt op één uniform percentage van 22% gesteld, het woon-werkverkeer wordt volledig als zakelijk autogebruik erkend en de belastingvrije kilometervergoeding wordt van 0,28 teruggebracht tot 0,18. De nieuwe regeling is een stuk eenvoudiger, maar daar hangt wél een prijskaartje aan: veel automobilisten moeten de optimale regeling voor het zakelijk autogebruik in hun concrete situatie opnieuw bepalen. Deze brochure biedt u daarbij de helpende hand, met een overzicht van de wettelijke regeling voor zakelijk autogebruik in 2004.

2 INHOUDSOPGAVE AUTO EN FISCUS... 1 Nieuwe spelregels voor zakelijk autogebruik... 1 Woon-werkverkeer... 2 Privé-gebruik auto... 3 Een vaste bijtelling van 22%...3 Ter beschikking staan / stellen...4 Bijtelling naar tijdsgelang... 4 TIP: één auto, twee automobilisten... 4 Let op: meer dan één auto voor privé-gebruik... 5 De cataloguswaarde... 5 Tegenbewijs: geen of een beperkte bijtelling... 5 Eigen bijdrage... 7 Een auto in privé of van de zaak: herstel?... 8 Kostenvergoeding... 9 Van 0,28 naar 0, Lagere km-vergoeding; meer aansprakelijkheid?... 9 Woon-werkverkeer Per 1 januari 2004 wordt alle woon-werkverkeer weer volledig als zakelijk aangemerkt. Voor de praktijk betekent dat een sterke vereenvoudiging: een automobilist hoeft voor de bijtelling privé-gebruik auto niet langer na te gaan of een zakelijke rit toch niet als woon-werkverkeer moet worden aangemerkt. Bijvoorbeeld vanwege de 60-dagenregeling, de rayongedachte, bij ritten naar meer dan één arbeidsplaats, bij omrijkilometers en ga zo maar door. Doordat het woon-werkverkeer volledig als zakelijk wordt aangemerkt, kan daarvoor vanaf 1 januari 2004 een belastingvrije vergoeding van maximaal 0,18 per kilometer worden verstrekt. Die vrije vergoeding geldt ongeacht de afstand of het gebruikte vervoermiddel (behoudens vervoer per taxi, boot of vliegtuig). Voor werknemers biedt dat perspectief op een vrije vergoeding voor alle daadwerkelijk verreden woon-werkkilometers. Ook als zij per fiets naar kantoor komen! Die vrije vergoeding komt aanzienlijk hoger uit dan het in voorgaande jaren geldende reiskostenforfait. Wordt het woonwerkverkeer per openbaar vervoer afgelegd, dan geldt een keuzeregime: de werkgever kan ofwel de vrije vergoeding van 0,18 per kilometer verstrekken, ofwel de werkelijke kosten van het openbaar vervoer. Ook voor IB-ondernemers brengt de nieuwe regeling voordeel als zij het woon-werkverkeer met een privé vervoermiddel afleggen: zij kunnen onverkort 0,18 per kilometer in aftrek brengen op de winst uit onderneming. De voorheen geldende beperkte aftrek voor de kosten van

3 het woon-werkverkeer per privé-personenauto -met aftrekbedragen gelijk aan het reiskostenforfait- is vervallen. Door de gelijke behandeling van woon-werkverkeer en zakelijk verreden kilometers vanaf 1 januari 2004 heeft de carpoolregeling haar betekenis verloren. Deze administratief ingewikkelde regeling is afgeschaft. Privé-gebruik auto Een vaste bijtelling van 22% De automobilist die een auto van de zaak voor privé-doeleinden mag gebruiken, bespaart zich de kosten van het gebruik van een privé-auto. Dat voordeel wordt bij werknemers als inkomen in natura in de heffing van inkomstenbelasting betrokken. Voor IB-ondernemers wordt het voordeel in aanmerking genomen door een correctie op de winst uit onderneming toe te passen: een gedeelte van de kosten van de auto van de zaak wordt als onttrekking bij de winst geteld. Het voordeel van het privé-gebruik auto wordt voor werknemers én voor IB-ondernemers vanaf 1 januari 2004 forfaitair bepaald op 22% van de cataloguswaarde van de auto. Voor 2004 en de daaropvolgende jaren geldt één uniform percentage. De variabele bijtelling die per 1 januari 2001 is ingevoerd, met een hoger percentage voor de bijtelling van 10% oplopend tot 25% naarmate het privé-gebruik van de auto toeneemt, is vervallen. De forfaitaire bijtelling van 22% geldt óók voor bestelauto s. De specifieke regelingen voor een lagere bijtelling bij bestelauto s -sinds 1 januari 2002: van 10% of 2,5% over een cataloguswaarde van niet meer dan zijn ingetrokken. De wet kent een complexe omschrijving van het begrip bestelauto, maar voor toepassing van de bijtelling privé-gebruik auto volstaat een eenvoudige toets: de bijtelling treft uitsluitend auto s die met een rijbewijs B(E) mogen worden bestuurd. Voor motorfietsen, vrachtauto s en bussen geldt de forfaitaire bijtelling derhalve niet.

4 Ter beschikking staan / stellen De bijtelling wegens privé-gebruik auto komt slechts aan de orde als de werkgever zijn werknemer een auto voor zakelijke én voor privé-doeleinden ter beschikking stelt. Voor IBondernemers formuleert de wet dit anders: de auto moet de ondernemer ook voor privédoeleinden ter beschikking staan. Het ter beschikking stellen of staan houdt volgens de wetgever in dat de werknemer / de ondernemer de auto zowel voor zakelijke doeleinden als voor privé-doeleinden mag gebruiken, waarbij alle kosten, lasten en afschrijvingen voor rekening komen van degene die de auto ter beschikking stelt. Onder ter beschikking stellen valt ook de situatie waarin de automobilist alle kosten van zijn privé-auto -eventueel verminderd met een bedrag voor privé-gebruik- vergoed krijgt. Dit kan zich met name voordoen als de werkgever een aantoonbaar te hoge vergoeding voor autokosten aan een werknemer verstrekt zodat hij in wezen alle kosten van diens privé-auto draagt. Bijtelling naar tijdsgelang Indien de automobilist niet het gehele jaar de beschikking heeft over een auto van de zaak, moet de bijtelling voor privé-gebruik naar tijdsgelang worden toegepast. Het ter beschikking stellen of ter beschikking staan van een auto vergt niet dat de auto ook daadwerkelijk voor privé wordt gebruikt. De bijtelling is ook aan de orde als de auto van de zaak tijdelijk niet gebruikt wordt wegens ziekte, vakantie of een langdurige dienstreis aan het buitenland. Zelfs niet als het fysiek onmogelijk was om in die periode de auto voor privédoeleinden te gebruiken, bijvoorbeeld bij een langdurig buitenlandse dienstreis, terwijl de auto van de zaak op het parkeerterrein bij de luchthaven geparkeerd staat. In deze situaties kan een bijtelling naar tijdsgelang slechts worden verkregen als de auto gedurende de bedoelde periode wordt ingeleverd bij de onderneming zodat de werkgever de auto op elk tijdstip door een ander kan laten gebruiken. Het enkel stallen van de auto bij de werkgever én het in bewaring geven van de autosleutels en papieren is ontoereikend, zo blijkt uit de rechtspraak. TIP: één auto, twee automobilisten De Hoge Raad heeft beslist dat wanneer een werkgever een auto van de zaak ter beschikking stelt aan een echtpaar voor gezamenlijk gebruik, met zich mee brengt dat de bijtelling privégebruik van de auto aan ieder van de partners voor de helft wordt toegerekend. Daarbij is de mate van privé-gebruik van ieder der partners niet van belang; slechts hun gezamenlijke privégebruik bepaalt de omvang van de bijtelling. Deze uitspraak biedt perspectief voor een directeur-grootaandeelhouder van een BV waarbij de partner in de BV meewerkt, én voor de IB-ondernemer met een meewerkende partner. De meewerkende partner zal veelal in een lager tarief vallen, waardoor minder belasting verschuldigd is over de helft van de bijtelling.

5 Let op: meer dan één auto voor privé-gebruik IB-ondernemers en DGA s van een BV kunnen geconfronteerd worden met een meervoudige bijtelling voor privé-gebruik van de auto. De bijtelling is in beginsel van toepassing op iedere auto die in de onderneming of de BV aanwezig is én die de ondernemer of de DGA voor privédoeleinden ter beschikking staat. Indien de ondernemer of de DGA en zijn gezinsleden meer dan één auto voor privé-doeleinden kunnen gebruiken, moet de bijtelling voor meerdere auto s worden toegepast. Financiën heeft voor deze gevallen als beleid dat de bijtelling -in het kader van een redelijke wetstoepassing- in beginsel voor twee auto s moet worden toegepast, tenzij sprake is van een alleenstaande ondernemer of DGA of als er in het gezin slechts één persoon een rijbewijs heeft. Tegenbewijs is mogelijk. De cataloguswaarde De bijtelling wordt berekend over de cataloguswaarde van de auto, bij een personenauto inclusief BTW en BPM, bij een bestelauto inclusief BTW. De cataloguswaarde is de prijs die de importeur of de fabrikant voor de betreffende auto heeft vermeld in de officiële Nederlandse prijscourant. Beslissend is de catalogusprijs ten tijde van de afgifte van het kentekenbewijs deel I. De prijs waarvoor de personenauto daadwerkelijk is gekocht, is voor de berekening van de bijtelling derhalve niet van belang. Tot de grondslag voor de bijtelling behoren ook de kosten (inclusief BTW en BPM) van accessoires die de dealer op de auto heeft gemonteerd vóórdat een kenteken aan de auto is toegekend. Deze verhoging blijft beperkt tot de accessoires die in de prijscourant van de fabrikant van de betreffende auto zijn opgenomen. Voor auto s die meer dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen, geldt de waarde in het economisch verkeer als grondslag voor de bijtelling. Bij een afwisselend gebruik van meerdere auto s voor privé-doeleinden dient de bijtelling te worden gesteld op 22% van de gewogen gemiddelde catalogusprijs van alle auto s die de betrokkene voor privé-doeleinden ter beschikking staan. Financiën heeft een specifieke regeling getroffen voor het privé-gebruik van de auto voor werknemers van autodealers. Tegenbewijs: geen of een beperkte bijtelling De bijtelling wegens privé-gebruik auto is een weerlegbaar forfait: de automobilist kan trachten aan te tonen dat het privé-gebruik in zijn situatie een lagere bijtelling dan de standaard 22% rechtvaardigt. Omgekeerd kan de inspecteur trachten aan te tonen dat de bijtelling hoger moet zijn dan die 22%. Hieronder volgt een opsomming van de toegelaten bewijsmiddelen om aan te tonen dat een lagere bijtelling gerechtvaardigd is.

6 Rittenadministratie Bij een rittenadministratie moeten de in het kader vermelde gegevens zowel voor zakelijke als voor privé-ritten worden vermeld. Daarmee is een rittenadministratie niets anders dan een sluitende kilometeradministratie. Een blackbox-systeem kan volgens Financiën slechts een bijdrage leveren aan het voeren van een adequate rittenadministratie; een sluitend bewijs van zakelijk autogebruik kan daarmee niet worden verkregen. De rittenadministratie dient in beginsel gedurende de gehele gebruiksperiode (per kalenderjaar) te worden bijgehouden. De belastingrechter heeft enkele malen een uitzondering op deze regel toegestaan. Een rittenadministratie Bij een rittenadministratie dienen ten minste de volgende gegevens te worden vastgelegd: merk, type en kenteken van de auto; periode van terbeschikkingstelling van de auto; per rit: (1) de datum, (2) de begin- en eindstand van de kilometerteller, (3) begin- en eindadres, (4) de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke én (5) het karakter van de rit. Bepaalde personenauto s Voor bepaalde personenauto s mag worden aangenomen dat zij voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden aan werknemers ter beschikking worden gesteld. Financiën noemt daarbij als voorbeeld de personenauto s die zijn ingericht en als zodanig uiterlijk kenbaar zijn om te worden gebruikt door: de politie, de brandweer, voor het vervoer van zieken, gewonden, stoffelijke overschotten, gevangenen, zieke en gewonde dieren, of voor geldtransporten, indien die auto s (nog) voldoen aan de voorwaarden voor teruggaaf van de BPM. Eén van de voorwaarden voor die teruggave is dat de personenauto uitsluitend bedrijfsmatig wordt gebruikt voor het specifieke doel.

7 Specifieke aspecten Ook specifieke aspecten van een auto van de zaak kunnen een bijtelling voor privé-gebruik voorkomen. Stel, uw auto van de zaak heeft gescheurde en met vet besmeurde stoelen. Het is dan niet aannemelijk dat u de auto voor privé-doeleinden gebruikt. Ook als de werkgever de auto van de zaak niet verzekerd heeft voor niet-gecontroleerde dienstreizen kunt u bijtelling voor privé-gebruik voorkomen. Contract De bijtelling kan ook worden vermeden -met name bij bestelauto s- indien werkgever en werknemer contractueel overeenkomen dat de werknemer de auto van de zaak uitsluitend voor zakelijke doeleinden (inclusief woon-werkverkeer) mag gebruiken. Vereist is dan wel dat werkgever en werknemer een passende straf afspreken voor het geval de werknemer de afspraken niet nakomt en de auto toch voor privé-doeleinden gebruikt. Als passende straf heeft Financiën genoemd het betalen van een boete aan de werkgever, of het niet meer ter beschikking stellen van de auto voor het woon-werkverkeer. Hét voordeel van een contractueel verbod van privé-gebruik is dat de werknemer geen kilometeradministratie hoeft bij te houden. Maar Financiën gaat er wél vanuit dat de werkgever controleert of de werknemer de gemaakte afspraken nakomt en hij de auto van de zaak daadwerkelijk niet voor privé-doeleinden gebruikt. Gebeurt dat niet, dan zal de inspecteur nader bewijs kunnen opvragen om de werknemer te laten aantonen dat hij de auto (nagenoeg) niet voor privé gebruikt. Bij die bewijsvoering is met name van belang hoe de werknemer en zijn gezinsleden de objectief gebruikelijke privé-kilometers -volgens het CBS zo n km per jaar- afleggen als dat niet met de auto van de zaak gebeurt. Om dat aan te tonen zal de werknemer of zijn partner veelal een auto in privé moeten hebben, die voor het privé-gebruik -mede gelet op grootte en samenstelling van het gezin- geschikt is. De vereiste controle op naleving van het verbod tot privé-gebruik maakt deze regeling ontoegankelijk voor de DGA van een BV. Consistente en geloofwaardige verklaringen Als tegenbewijs kan tenslotte nog worden genoemd de consistente en geloofwaardige verklaringen van automobilisten, al dan niet ondersteund met getuigenverklaringen. De rechtspraak biedt hiervan in diverse uitspraken een fraai, gevarieerd beeld. Deze uitspraken zijn zonder uitzondering strikt feitelijk en bieden geen algemeen toepasbare regels. Eigen bijdrage Automobilisten kunnen de bijtelling voor privé-gebruik auto beperken door jaarlijks een eigen bijdrage aan de werkgever te betalen voor de kosten van het privé-gebruik van de auto. Deze eigen bijdrage komt in mindering op de forfaitaire bijtelling. Let op: deze aftrek wordt uitsluitend verleend indien en voor zover de eigen bijdrage betrekking heeft op het privé-gebruik; een bij-

8 drage in de kosten van het zakelijk autogebruik, waaronder het woon-werkverkeer, is niet aftrekbaar. Een aftrek voor in privé betaalde autokosten is -na het afschaffen van de aftrek voor beroepskosten per 1 januari niet meer mogelijk. Deze aftrekbeperking kan in goed overleg met de werkgever worden vermeden door de in privé betaalde kosten over de werkgever te leiden en die om te bouwen tot een eigen bijdrage voor het privé-gebruik van de auto van de zaak. Een werkgever kan de door de werknemer in privé betaalde kosten voor het gebruik van de auto van de zaak desgewenst wél onbelast vergoeden, beter gezegd terugbetalen. Denk aan parkeergelden, de kosten van de wasstraat, etcetera. De eigen bijdrage kan niet al te hoog zijn. Indien de eigen bijdrage om en nabij gelijk is aan de forfaitaire bijtelling, kan de inspecteur op grond daarvan (gemotiveerd) het standpunt innemen dat de automobilist kennelijk veel privé-gebruik maakt van de auto van de zaak: de (aftrekbare) eigen bijdrage zit immers uitsluitend op de kosten van het privé-gebruik! Het is verstandig om hier een veilige marge aan te houden en de eigen bijdrage niet hoger te stellen dan circa 60% van de bijtelling. Een auto in privé of van de zaak: herstel? De IB-ondernemer die een auto zowel voor zakelijke als voor privédoeleinden gebruikt, heeft de keuze om die auto binnen de grenzen van de redelijkheid tot zijn bedrijfsvermogen dan wel zijn privévermogen te rekenen. De Hoge Raad heeft begin 1996 beslist dat een ondernemer voor het zakelijk gebruik van zijn privé-personenauto 0,28 -vanaf 2004: 0,18- per zakelijk verreden kilometer bij zijn onderneming kan declareren, ongeacht de werkelijke autokosten en zonder daarbij rekening te moeten houden met het autokostenforfait. Binnen de onderneming kunnen deze autokosten als bedrijfskosten worden opgevoerd. Na deze principiële beslissing kiezen IB-ondernemers er steeds vaker voor om de auto tot hun privé-vermogen te rekenen vanwege het daarmee te behalen fiscale voordeel. In reactie daarop wil de inspecteur de door de ondernemer gebruikte privé-auto steeds vaker tot het verplichte bedrijfsvermogen rekenen. De belastingrechter heeft die ontwikkeling een duidelijke halt toegeroepen en beslist dat de auto slechts tot het verplichte bedrijfsvermogen behoort als die op jaarbasis voor minder dan 500 km voor privé-doeleinden wordt gebruikt.

9 De ondernemer die een auto binnen de grenzen van de redelijkheid tot zijn bedrijfs- of zijn privé-vermogen heeft gerekend, kan die keuze niet zonder meer herzien: dat is slechts mogelijk als er sprake is van een bijzondere omstandigheid. Zo n omstandigheid is bijvoorbeeld een ingrijpende wijziging van het gebruik, of een ingrijpende wijziging in de rechtsverhouding ten opzichte van het object. Een wetswijziging kan onder voorwaarden ook als bijzondere omstandigheid gelden, waarmee een herziening van de keus kan worden gerechtvaardigd. Kostenvergoeding Van 0,28 naar 0,18 De maximale belastingvrije vergoeding voor autokosten wordt per 1 januari 2004 van 0.28 verminderd tot 0,18. De nieuwe vergoeding is afgestemd op de gemiddelde variabele kosten van een middenklasse auto. Net als in voorgaande jaren kan er naast het normbedrag géén aanvullende vergoeding worden verstrekt voor specifieke kosten, zoals parkeer- en tolgelden. Het normbedrag van 0,18 geldt vanaf 2004 ook voor andere vormen van autogebruik, bijvoorbeeld voor de aftrek van buitengewone uitgaven of aftrekbare giften. De werkgever die een vrije autokostenvergoeding verstrekt, zal periodiek moeten verifiëren of de door de werknemer gedeclareerde kilometers ook daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden (inclusief woon-werkverkeer) zijn verreden. Een dergelijke check dient eveneens plaats te vinden als een IB-ondernemer een aftrek claimt voor het zakelijk gebruik van zijn privé-auto. Lagere km-vergoeding; meer aansprakelijkheid? Een werkgever kan aansprakelijk worden gesteld voor de schade die een werknemer lijdt als gevolg van een verkeersongeval tijdens de uitoefening van zijn werk. Ook als de werknemer bij die zakelijke rit gebruik maakt van zijn privé-personenauto! In deze laatste situatie kan de werkgever die aansprakelijkheid slechts vermijden door de werknemer een adequate vergoeding voor dat zakelijk autogebruik te geven. Vereist is dan -zo heeft de Hoge Raad beslist- dat in die autokostenvergoeding een compensatie is begrepen voor (een evenredig deel van) de kosten van een ongevallenverzekering. En dat was in de berechte casus, waarin de werkgever de werknemer de standaardvergoeding van 0,28 per zakelijk verreden kilometer had toegekend, niet het geval. Als de werkgever vanaf 2004 een autokostenvergoeding van 0,18 per km. gaat hanteren, neemt het risico toe dat hij aansprakelijk kan worden gesteld voor de personen- én zaakschade van de werknemer als die met zijn privé-personenauto tijdens een zakelijke rit bij een verkeersongeval is betrokken. De financiële gevolgen van zo n aansprakelijkheidsstelling kunnen zeer omvangrijk zijn. Een verstandige werkgever zat dit risico afdekken door een passende verzekering te sluiten.

10 COLOFON Auteur: Mr. J. Zwagemaker SRA: Telefoon: Website: , SRA Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. De uitgever heeft bij de samenstelling van deze uitgave naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid gestreefd, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen hiervan.