Kwaliteitsplan. Project. Connect

Transcriptie

1 Kwaliteitsplan Project Connect 30 juni

2 INHOUD 1 Inleiding Beschrijving van het project Het Project De projectorganisatie De fasen van het project De faseovergangen De procedures DP-procedures BF-procedures MP-procedures De afwijkingsprocedures De producten De managementproducten Het projectplan Kwaliteitseisen Templates Het proces Het kwaliteitsplan Kwaliteitseisen Templates Het proces Het exploitatieplan Kwaliteitseisen Templates Het proces Het communicatieplan Kwaliteitseisen Templates Het proces De evaluatie Kwaliteitseisen Templates Het proces De samenwerkingsovereenkomst Kwaliteitseisen Templates Het proces De specialistische producten Het concept Kwaliteitseisen Templates Het proces De blauwdrukken Kwaliteitseisen Templates Het proces De projecten Kwaliteitseisen Templates Het proces De demo Kwaliteitseisen Templates Het proces Het implementatieplan Kwaliteitseisen Het proces juni

3 4 Opslag en beheer van de projectresultaten Slot Bijlagen Prince2 Templates Werkopdracht Controlelijst producten Fase eindrapport Afwijkingsrapport Hoofdlijnen rapport Afwijking van specificatie Project aandachtspunt Wijzigingsvoorstel risico Risicologboek Project logboek Kwaliteitslogboek Kwaliteitsbeoordelingsformulier juni

4 1 Inleiding Het project Societ-i heeft als doelstelling het opleveren van een digitaal leermiddel voor het verwerven van de Leer- en Burgerschapscompetenties in het MBO. Om dit leermiddel te ontwikkelen is een consortium van zeven ROC s in zee gegaan met E-TV en uitgeverij Wolters-Noordhof. Deze uitgever heeft al veel ervaring met de productie van digitale leermiddelen. Ook bij de deelnemende ROC s is ervaring op dit gebied aanwezig. De deelname van E-TV waarborgt de kwaliteit van de audiovisuele elementen in het leermiddel. De deelnemende ROC s zijn: ROC van Amsterdam ROC Midden Nederland Leeuwenborgh opleidingen Drente College Gilde Opleidingen Graafschap College Albeda College Daarnaast treedt Cinop op als ondersteuner en klankbord voor het project. Voor de financiering van het project is een subsidieaanvraag gedaan bij Kennisnet, welke is goedgekeurd op basis van het projectplan. Daarnaast dragen de ROC s en de uitgever zelf bij in de kosten. Deze kosten verwacht men te kunnen terugverdienen uit de opbrengsten van het leermiddel. Uitvoering en kwaliteitsbewaking van het project geschiedt volgens de prince2 management principes. Uitgangspunt hierbij is het vastleggen van de projectvoering en het vastleggen van wijzigingen op de projectvoering door middel van de bij prince2 gebruikelijke templates. Voor een nadere uitleg omtrent deze methodiek wordt verwezen naar de literatuur. Het kwaliteitsplan heeft tot doel te waarborgen dat de kwaliteit die met de opdrachtgevers is overeengekomen ook wordt geleverd. Het kwaliteitsplan heeft betrekking op alle activiteiten binnen het project, producten van het project en sluit zoveel mogelijk aan op de bedrijfsstandaarden en / of de kwaliteitssystemen van de deelnemende partners. Er is een beschrijving van het project en een beschrijving van de fasen en de faseovergangen. Tevens zijn er beschrijvingen van de procedures en de afwijkingsprocedures. Er zijn kwaliteitsbeoordeling procedures voor: - de kwaliteit van het projectmanagement - de kwaliteit van de (deel)producten. Bij de controleprocedures voor de kwaliteit van de (deel-)producten wordt een onderscheid gemaakt tussen een algemene procedure voor alle typen producten en een methode voor kwaliteitscontrole die specifiek voor documenten toepasbaar is (Kwaliteitsbeoordeling). 30 juni

5 2 Beschrijving van het project 2.1 Het Project Het project Societ-i heeft een digitaal leermiddel Connect voortgebracht waarmee vorm gegeven kan worden aan het onderwijs waarmee deelnemers de leer- en burgerschapscompetenties kunnen verwerven. Omdat Leer- en Burgerschapscompetenties betrekking hebben op actuele ontwikkelingen binnen de maatschappij moet de leerstof waar mogelijk aansluiten bij relevante thema s in het nieuws. Het internet is het meest geschikte medium om dit te waarborgen. De te ontwikkelen leerstof dekt systematisch de Leer- en Burgerschapscompetenties uit de domeienen van het Brondocument Burgerschap. Dit biedt ROC s de zekerheid dat al het noodzakelijke wordt behandeld. Het materiaal is dan flexibel inzetbaar en arrangeerbaar (opleiding op maat). Bovendien sluit het aan bij bestaande digitale content; Elobase, Zorgplaza etc (uitwisselbaarheid). Het is makkelijk te actualiseren. Projecten zijn het uitgangspunt. Deelnemers gaan aan de slag met werkelijke situaties, zowel binnen als buiten de beroepscontext. Ter ondersteuning wordt er theorie met interactieve vragen aangeboden. Het product dat door dit project moet worden opgeleverd behelst een website met kennisdomeinen, individuele opdrachten en groepsopdrachten die gebaseerd zijn op het Brondocument Burgerschap en kent een algemeen deel dat sectoroverstijgend is en specifieke delen die zijn toegespitst op de verschillende sectoren. De looptijd van het project is een jaar, in welk jaar er een digitale projectenbank ontwikkeld en gevuld wordt. In eerste instantie wordt het concept ontwikkeld. Op basis hiervan wordt een blauwdruk gemaakt. Het concept en de blauwdruk vormen samen het overzicht van de te realiseren content. Op basis hiervan worden de projecten ontwikkeld die de vulling van de projectenbank zullen vormen. 2.2 De projectorganisatie Het project is georganiseerd volgens de Prince2 methodiek en omvat: - de stuurgroep; hierin heeft elke deelnemer een vertegenwoordiger. De stuurgroep kom maandelijks bij elkaar. - de projectleider - de projectondersteuning wordt verzorgd door Wolters-Noordhoff - de teamleiders; dit zijn de vertegenwoordigers van de deelnemers in de stuurgroep. - ROC van Amsterdam; verantwoordelijk voor het concept en de blauwdruk - ROC Midden Nederland; verantwoordeloijk voor het kwealiteitsplan - Leeuwenborgh opleidingen; verantwoordelijk voor de projectleiding - Drente College; verantwoordelijk voor het communicatieplan - Gilde Opleidingen; verantwoordelijk voor de samenwerkingsovereenkomst - Graafschap College; verantwoordelijk voor het exploitatieplan - Albeda College; verantwoordelijk voor de evaluatie - de projectmedewerkers; docenten van de verschillende ROC s 30 juni

6 2.3 De fasen van het project Het project is gestart in november 2005 en zal doorlopen tot en met december De verschillende fasen behelzen het volgende: Initiatiefase Deze fase verliep van november 2005 tot januari In deze fase is het volgende aan de orde gekomen: - De verschillende partijen zijn benaderd om deel te nemen aan het project. - De penvoerder van het project is benoemd - De projectleider is aangesteld - Het voorlopige projectplan is geschreven - De aanvraag voor financiering is gedaan bij Kennisnet - De go or no go beslissing is genomen op basis van de toekenning van de aanvraag. Opstartfase Deze fase verliep in de maand januari In deze fase is het volgende aan de orde gekomen: - Het vastleggen van de samenwerking tussen de verschillende partners - De toekenning van de aanvraag door Kennisnet - Het opstellen van het concept Uitvoeringsfase Deze fase verloopt in de maanden februari tot mei In deze fase komt het volgende aan de orde: - het opstellen van het definitief projectplan - het opstellen van het kwaliteitsplan - het opstellen van het exploitatieplan - het opstellen van het communicatieplan - het vaststellen van het concept - het opleveren van de blauwdrukken voor de eerste twee domeinen Test- en implementatiefase Deze fase verloopt in de maanden mei tot november In deze fase komt het volgende aan de orde: - het opleveren van de de defintieve plannen - het opleveren van projecten uit de eerste twee domeinen - het maken van een demo - het testen van de demo - het opstellen van het implementatieplan Opleverfase Deze fase verloopt in de maanden juli tot december In deze fase komt het volgende aan de orde: - het aanpassen van leermiddel aan de hand van de testresultaten van de demo - het uitbouwen van het model - het uitbouwen van de content Afsluitfase Deze fase verloopt in december In deze fase komt het volgende aan de orde: - het opstellen van een evaluatierapport betreffende de producten - het opstellen van een lessons learned rapport betreffende de processen - het ontslaan van de projectleider - het opheffen van de stuurgroep - het instellen van de gebruikersgroep - het opstellen van het onderhoudsplan 30 juni

7 2.4 De faseovergangen De overgang naar de volgende fase vereist het afsluiten van een fase en het initiëren van een fasenplan voor de volgende fase. Gezien de geringe omvang van het project is hier gekozen voor een andere aanpak. De stuurgroep ontvangt lopende het project de verslaglegging van de projectleider. Op de stuurgroepbijeenkomsten wordt aan de hand van de notulen de voortgangscheck gedaan, zowel van de oplevering van de managementproducten als van de specialistische producten. De stuurgroep accordeert middels het goedkeuren van de notulen de voortgang van het project. Lopende de vergaderingen worden indien nodig de diverse managementproducten bijgesteld naar de actualiteit en wordt het risicolog bijgehouden. Indien nodig wordt een afwijkingsplan opgesteld De oplevering van de specialistische producten verloopt volgordelijk. Elk product wordt door de stuurgroep beoordeeld en dient te worden goedgekeurd alvorens definitief te worden vastgesteld. Vaststelling gebeurt door opname hiervan in de notulen. 2.5 De procedures De volgende processen zijn in dit project van belang: - het dirigeren van het project (DP) - het beheersen van de fasen (BF) - het managen van de productoplevering (MP) - het managen van de faseovergangen (MF) - het afsluiten van het project (AP) De bijbehorende procedures worden hieronder beschreven DP-procedures De stuurgroep stelt vast aan welke teams de opdrachten voor de deelproducten worden verstrekt. Zij gaat hierbij uit van het projectplan. Op basis hiervan wordt bepaald wat de oplevertermijn van een deelproject is. De managementproducten worden feitelijk parallel opgeleverd. Zij worden opgeleverd aan de stuurgroep, die de producten vaststelt. De specialistische producten worden volgordelijk opgeleverd. Zij worden opgeleverd aan de stuurgroep, die de producten vaststelt BF-procedures In de lopende opdrachten komen aandachtspunten naar voren (project issues). Deze projectissues worden ter kennisname doorgegeven aan de projectleider. De projectleider beoordeelt de issue middels een impactanalyse. Op grond van de uitkomst hiervan handlet hij op een van de volgende manieren de issue af: - de aard en omvang van de issue zijn van dien aard dat de impact gering is. De projectleider neemt zelf de noodzakelijke beslissing. 30 juni

8 - de aard en omvang van de issue zijn zodanig dat de projectleider de stuurgroep inschakelt door middel van: - consultatie per - uitnodiging voor een bijeenkomst van de stuurgroep voor een go or no go beslissing De stuurgroep bekijkt per fase de voortgang en oplevering van de producten. Hierbij wordt de check uitgevoerd op de uitgangspunten. Hierbij worden de resultaten van de klankbordgroep meegenomen. Indien hierbij grote afwijkingen geconstateerd worden wordt gebruik gemaakt van de procedures voor afwijkingen. Indien de producten kloppen met de uitgangspunten en opgeleverd zijn binnen de tijd en het budget autoriseert de stuurgroep de volgende fase. Deze beslissing wordt vastgelegd in de notulen van de vergadering van de stuurgroep MP-procedures De oplevering van de managementproducten verloopt parallel. De oplevering van de specialistische producten verloopt in fasen. De oplevering van een product vereist altijd een go or no go beslissing van de stuurgroep. Deze beslissing wordt genomen op basis van de kwaliteitseisen. De goedkeuring wordt gegeven op basis van het doorlopen van de cyclus fasebeheersing productoplevering. Deze cyclus wordt zo vaak doorlopen tot de stuurgroep concludeert dat aan de kwaliteitseisen, vermeld in het kwaliteitsplan, is voldaan. De goedkeuring wordt vastgelegd in de notulen van de vergaderingen van de stuurgroep. 2.6 De afwijkingsprocedures Bij de teams die de deelproducten uitwerken kunnen zich problemen voordoen die tot gevolg hebben dat het resultaat een afwijking gaat vertonen die de grenzen van de bandbreedte overschrijdt. Deze issue wordt gemeld aan de projectleider. De projectleider heeft de volgende mogelijkheden tot zijn beschikking: - de projectleider hanteert de procedures voor het fasebeheer. - De projectleider verwijst de issue terug naar de stuurgroep. De stuurgroep heft de volgende mogelijkheden: - Zij hanteert de kwaliteitseisen en neemt een go or no go beslissing - Zij bestudeert de impact van de issue ne neemt op grond hiervan een ad hoc beslissing 30 juni

9 3 De producten Het project levert twee soorten producten op: - de managementsproducten - de specialistische producten 3.1 De managementproducten Het projectplan In het projectplan zijn de te realiseren producten, activiteiten, planning, organisatie, kwaliteit en de begroting opgenomen. Het plan vormt de basis voor een met Kennisnet te sluiten overeenkomst voor het uitvoeren van het project Kwaliteitseisen - voldoen aan de uitgangspunten van prince-2 - voldoen aan de (aanvullende) eisen van kennisnet Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Op basis van de Prince2 projectmanagementmethodiek zal een Project Initiation Document worden opgesteld. Dit beschrijft alle processen, procedures en producten. Ook de documenten waar naar verwezen wordt in de PID, zoals een kwaliteitsplan en een communicatieplan zullen hier een onderdeel van zijn. Het projectplan wordt vastgesteld door de stuurgroep Het kwaliteitsplan Het kwaliteitsplan beschrijft de criteria waaraan de op te leveren producten moeten voldoen, en de wijze waarop deze toetsing zal plaatsvinden Kwaliteitseisen - voldoen aan de gangbare prince-2 templates voor een kwaliteitsplan - objectief meetbaar geformuleerd 30 juni

10 Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Het kwaliteitsplan wordt opgesteld op basis van de Prince2 projectmanagementmethodiek. Het kwaliteitsplan beschrijft de fasen van het project, de faseovergangen en de procedures die nodig zijn om dit te beheersen. Het plan beschrijft de kwaliteitseisen die gesteld worden aan alle processen, procedures en producten. Het plan beschrijft ook de wijze waarop gemeten wordt of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan. Het kwaliteitsplan wordt vastgesteld door de stuurgroep Het exploitatieplan In het exploitatieplan moeten de te ontwikkelen content, de beoogde doelgroep, de organisatie, de activiteiten en de financiële resultaten aan bod komen Kwaliteitseisen - overdraagbaar naar andere consortia die op een vergelijkbare manier aan de slag willen met content - concurrerend in prijsstelling Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces In nauwe samenwerking met Wolters-Noordhoff zal een business plan worden opgesteld waarin economische haalbaarheid, marketing en promotie worden vastgelegd. Op basis van ervaringsgegevens van o.a. Wolters-Noordhoff zal een raming worden gemaakt van de te verwachten inkomsten, rekening houdend met de marktpotentie van dit materiaal en de marketingkracht van WN. Dit afgezet tegen verkoopprijs en verkoopkosten. Tevens wordt een marketing- en promotieplan opgesteld dat inzicht geeft in de inspanningen die gedaan zullen worden om het materiaal breder te laten gebruiken dan alleen door de consortiumpartners. Het exploitatieplan wordt door de werkgroep opgeleverd aan de stuurgroep en daar vastgesteld. 30 juni

11 3.1.4 Het communicatieplan Het communicatieplan benoemt de doelgroepen, communicatiekanalen, boodschappen, en het plannen van de te ondernemen activiteiten Kwaliteitseisen - voldoen aan de gangbare prince-2 templates voor een communicatieplan - objectief meetbaar geformuleerd Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Het communicatieplan wordt opgesteld op basis van de Prince2 projectmanagement methodiek. Na oplevering wordt dit door de stuurgroep besproken en vastgesteld De evaluatie Het evaluatierapport bevat een beschrijving van het proces dat is doorgemaakt en een evaluatie van de resultaten die zijn bereikt. Beschreven worden tevens de resultaten van een testronde onder potentiële gebruikers (zowel docenten als deelnemers) Kwaliteitseisen - beschrijft het proces dat doorlopen is in dit project - beschrijft wat er goed en wat er minder goed/fout is gegaan - beschrijft de lessons learned Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Op basis van de Prince2 methodiek zal een Lessons Learned rapport worden opgesteld. Dit rapport heeft betrekking op de processen waarmee het project gestuurd wordt. Op basis van de Prince2 methodiek wordt eveneens een evaluatierapport opgesteld waarin de opgeleverde producten worden besproken. De inhoud van beide rapporten zal beschikbaar worden gesteld op basis van het communicatieplan. 30 juni

12 3.1.6 De samenwerkingsovereenkomst De overeenkomst kent minimaal de volgende elementen: - de duur van de samenwerking na het gereedkomen van het project (minimaal 2 jaar); - de eigendomsverhouding betreffende de content; - welke promotieactiviteiten, door wie; - onderhoud en beheer van content, door wie, voor welke rekening, hoe lang; - evaluatiemomenten; - opzeggingsmogelijkheden Kwaliteitseisen - inhoudelijk voldoen aan bovenstaande punten - hanteerbaar voor zowel de roc s als de contentontwikkelaar Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Binnen de stuurgroep zullen de aspecten als hierboven beschreven (eigendom enz.) uitgebreid bediscussieerd worden. Hierbij zal gekeken worden naar bestaande vergelijkbare overeenkomsten. Op basis hiervan wordt een conceptovereenkomst opgesteld, die juridisch getoetst wordt. Besluitvorming vindt in de stuurgroep plaats. 3.2 De specialistische producten Het concept Het concept beschrijft de uitgangspunten waarop het leermiddel gebaseerd is. Het beschrijft de benadering die gekozen is om de leerling te prikkelen en uit te dagen tot het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden. In het concept wordt de te ontwikkelen content ten minste op het niveau van leeractiviteiten beschreven Kwaliteitseisen - aansluiting bij brondocument leren en burgerschap - alle onderdelen uit het brondocument afdekken - geschikt voor alle doelgroepen die met burgerschapscompetenties te maken krijgen - de aldus geformuleerde content moet maakbaar zijn - De te realiseren content zal voldoen aan de metadatastandaarden van Edustandaard. 30 juni

13 Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Het concept wordt ontwikkeld door een groep docenten die aangestuurd wordt door een teamleider vanuit de stuurgroep. Er wordt aangesloten bij het Brondocument leren en burgerschap. Op basis hiervan wordt een inventarisatie gemaakt van de leeractiviteiten die nodig zijn om een deelnemer deze competenties te laten verwerven. In het project zal met inhoudsdeskundigen gekeken worden of de indeling die het Brondocument hanteert ook de meest voor de hand liggende indeling is voor de leeractiviteiten. Het product wordt opgeleverd aan de stuurgroep. De stuurgroep beoordeelt de kwaliteit en stelt het product vast De blauwdrukken Het overzicht bevat in elk geval een gedetailleerde blauwdruk en een per onderdeel uitgewerkt overzicht van didactische uitgangspunten. In het overzicht wordt nadrukkelijk rekening gehouden met studielast per onderdeel en het leerniveau waarop het is ingedeeld. De blauwdrukken dekken tezamen alle domeinen van de leer- en burgerschapscompetenties en geven de contentontwikkelaars een handvat voor het schrijven van de leerinhoud Kwaliteitseisen - Geschikt voor BOL en BBL studenten - Passen bij verschillende leerstijlen - Aansluiten bij belevingswereld studenten - Visueel en Tekstueel - Moet recht doen aan niveauverschillen tussen leerlingen - Moet verschillende werkvormen bevatten - Moet logboek / portfolio-element bevatten - Leerstof moet via verschillende wegen te ontsluiten zijn - Leerstof moet leiden tot het zelf ervaren van Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Uitgaande van het concept worden de blauwdrukken ontwikkeld door een groep docenten die aangestuurd wordt door een teamleider vanuit de stuurgroep. Het product wordt opgeleverd aan de stuurgroep. De stuurgroep beoordeelt de kwaliteit en stelt het product vast. Hierbij neemt de stuurgroep het commentaar van de klankbordgroep mee. 30 juni

14 3.2.3 De projecten Deze worden met de bijbehorende leerstof geschreven door de contentontwikkelaar van de uitgever en valt buiten de scope van dit project Kwaliteitseisen - Aansluiten bij actualiteit - Aansluiten bij de blauwdrukken - Visueel en Tekstueel - Moeten zowel voor niveau 1 als voor niveau 4 bruikbaar zijn. - Moet verschillende werkvormen bevatten - Moet zelfreflectie bevatten - Moet logboek / portfolio-element bevatten - Leerstof moet via verschillende wegen te ontsluiten zijn - Leerstof moet leiden tot het zelf ervaren van Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces De projecten worden door de contentontwikkelaar aangeleverd bij de uitgever. De uitgever hanteert de kwaliteitsprocedures behorend bij prince De demo Dit is een cd-rom of website met volledig werkende software en een beperkte hoeveelheid content. De demo moet geïnteresseerden Inzicht verschaffen in de werking van het leermiddel wat betreft usability, didactiek en inhoud Kwaliteitseisen Aan de demo kunnen inhoudelijke en technische kwaliteitseisen gesteld worden. Inhoudelijk: - er moeten 1 of 2 kant en klare projecten in zitten - de demo moet gebruiksklaar zijn om uit te testen - er moet een handleiding zijn - er moet een instructie voor docenten zijn - er moet een instructie voor systeembeheerders zijn. Technisch: - Filmpjes, foto s en geluid moeten streaming zijn en binnen redelijke tijd binnen komen - technisch feilloos werkend - goede afspiegeling van het gehele product - moet doelgroep uitnodigen om met het product te willen werken 30 juni

15 Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Wolters-Noordhof produceert in samenwerking met E-TV de software en de inhoud (tekst, beeld, bewegend beeld, audio). Het product wordt opgeleverd aan de stuurgroep. De stuurgroep beoordeelt de kwaliteit en stelt het product vast Het implementatieplan Is een rapport met aanbevelingen en suggesties over de wijze waarop het leermiddel in het onderwijs kan worden ingezet. Dit bevat technische, organisatorische en didactische aspecten.het doel hiervan is het bieden van ondersteuning bij de implementatie van het leermiddel in verschillende onderwijsomgevingen Kwaliteitseisen - handreiking voor diverse doelgroepen: docenten, ict-dienst, coördinatoren - begeleidt de technische implementatie - begeleidt de organisatorische implementatie - begeleidt docenten op het didactische vlak Templates In hoofdstuk 6 zijn de bijbehorende prince2 templates opgenomen die in dit project gebruikt dienen te worden Het proces Op basis van de ervaringen die Wolters-Noordhoff heeft met de implementatie met van elektronische leermiddelen alsook de ervaringen met de producttest wordt een document opgesteld dat een handleiding kan dienen voor het probleemloos invoeren van het leermiddel. 30 juni

16 4 Opslag en beheer van de projectresultaten Alle resultaten van het project worden digitaal opgeslagen. Het archief zal geplaatst worden op kennisnet. Alle gegevens zijn te vinden in de groepentool bij: groepen.kennisnet.nl De beheerder van de gegevens gedurende de looptijd van het project is de projectleider. Na afsluiting van het project wordt deze taak overgedragen aan de gebruikersgroep. 30 juni

17 5 Slot Het onderhavige project kent een korte looptijd en heeft een geringe omvang. Dat heeft ertoe geleid dat niet alle aspecten van Prince2 volledig zijn toegepast, maar slechts die onderdelen die bijdragen aan een goed verloop van het project. Het betrekkelijk gering aantal deelnemers aan het project heeft geleid tot een uiterst efficiënte projectstructuur waarbij de deelproducten snel zijn opgeleverd. 30 juni

18 6 Bijlagen Prince2 Templates 6.1 Werkopdracht Work Package Project: Team / Project medewerker: Product Beschrijving: Datum: Project manager / Team manager: Paraaf PM / TL: Log nummer: Te gebruiken Technieken, Processen en Procedures Relatie met andere activiteiten en te onderhouden contacten Afspraken Quality review Rapportage eisen Wekelijks: Timesheets Overige eisen / afspraken Product Checklist Product Naam Prod Nr. Geschatte ontwikkel uren Datum afgerond Geschatte uren Quality review Datum afgeronde Quality review Bijlage(n) : Product Descriptions, Timesheets, Stage Plan 30 juni

19 6.2 Controlelijst producten Product Checklist Product Prod Naam nr Concept Gereed Plan Bestee d Datum Kwaliteitsbeoordelin g Gereed Definitieve versie Gereed Plan Besteed Plan Bestee d 30 juni

20 6.3 Fase eindrapport End Stage Report Project: Project manager: Paraaf PM: Fase: Raportage periode: Datum: Bereikte resultaten Belangrijkste cijfers van de afgelopen periode Doorlooptijd: Kosten: Uren Geld Gepland (in dagen of euro s) Werkelijk (in dagen of euro s) Afwijkingen in deze fase Total project afwijking Uitleg:. Gebeurtenissen van invloed op de voortgang van het project (negatief en positief) Toetsing business case en risico s (zijn ze nog steeds valide en acceptabel?) Analyse van project issues en de uitkomsten (in deze fase) Totaal # Project Issues: 9999 % Request for Change: 99 % Toegewezen: 99 % Uitgesteld : % Off-Specification: 99 % Toegewezen: 99 % Uitgesteld : % Vragen: 99 % 99 % 99 % Statistieken kwaliteits beoordeling (in deze fase) Totaal # controls performed: 9999 Gemiddeld # follow-up actions n.a.v Kwaliteits juni

21 beoordeling: Percentage van totaal # uren besteed aan kwaliteits beoordeling: % onterecht geaccepteerde producten (Off- Spec.) 99 % 99 % Appendix: Next Stage Plan 30 juni

22 6.4 Afwijkingsrapport Exception Report Project: Fase: Projectmanager: Overschrijding: T / G / K / BC 1 Paraaf PM: Datum: Omvang afwijking Oorzaak afwijking Consequenties afwijking Alternatieven en effecten Aanbeveling van Projectmanager <alleen gebruiken bij onder/overschrijding afgesproken toleranties> Onderschrijding Overschrijding Binnen Budget 9999 K (xx %) 9999 K (xx %) Te vroeg Te laat Binnen Tijd xx weken (xx %) xx weken (xx %) 1 T=Tijd, G=Geld, K=Kwaliteit, BC= Business Case 30 juni

23 6.5 Hoofdlijnen rapport Highlight Report Project: Projectmanager: Paraaf PM: Fase: Rapportageperiod e: Datum: Wk 99 - Wk 99 Belangrijkste gebeurtenissen deze periode (mijlpalen, gereed product) Aandachtspunten en mogelijke problemen Vooruitblik naar komende periode <alleen invullen bij over/onderschrijding afgesproken toleranties> Onderschrijding Overschrijding Binnen Budget K 9999 (xx %) K 9999 (xx %) Te vroeg Te laat Binnen Tijd xx weken (xx %) xx weken (xx %) 30 juni

24 6.6 Afwijking van specificatie Off-Specification Productnaam: Datum geïdentificeerd: Datum laatste update: Productnummer: Issue Log nr: Impact 2 : T / G / K / O BC / R Beslissing 3 : T / A / U Prioriteit 4 : H / M / L Datum beslissing: Naam Beslisser: Paraaf Beslisser: Beschrijving afwijking van specificatie. Impact afwijking van specificatie (vb. Tijd, Geld, Kwaliteit, Omvang, Business Case, Risico s). Indien beslissing positief: toewijzingsdetails (wie, wat, wanneer) b.v. doorverwezen naar FOA Indien beslissing negatief: korte motivering (waarom is de OS afgewezen of uitgesteld). 2 T=Tijd, G=Geld, K=Kwaliteit, O=Omvang, BC=Business Case, R=Risico s 3 T=Toegewezen, A=Afgewezen, U=Uitgesteld 4 H=Hoog, M=Middel, L=Laag 30 juni

25 Ondernomen acties:. 30 juni

26 6.7 Project aandachtspunt Project Issue Indiener: Volgummer: Datum ingediend: Type 5 : RFC / OS / Prioriteit 6 : H / M / L V / Z / R Beslissing 7 : T / A / U Type (Anders):... Datum beslissing: Naam beslisser: Paraaf beslisser: Beschrijving Project Issue (wat, motivering, voor wie). Impact Analyse (vb. Tijd, Geld, Kwaliteit, Omvang, Business Case, Risico s). Indien beslissing positief: toewijzingsdetails (wie, wat, wanneer) Indien beslissing negatief: korte motivering (waarom is de PI afgewezen of uitgesteld). 5 RFC=Request for Change, OS=Afwijking van Specificatie, V=Vraag, Z=Uiting van Zorg, R=Risico 6 H=Hoog, M=Middel, L=Laag 7 T=Toegewezen, A=Afgewezen, U=Uitgesteld 30 juni